1/10 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 77/2012 van 26 september 2012 Betreft: aanvraag van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid om toegang te bekomen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op een bevolkingsonderzoek inzake baarmoederhalskanker (RN-MA-2012-283) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid ontvangen op 14/08/2012; Gelet op de bijkomende informatie ontvangen op 11/09/2012; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 07/09/2012;
Beraadslaging RR 77 /2012-2/10 Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 26 september 2012, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. Het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid, hierna de aanvrager, verzoekt om gemachtigd te worden om:. toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3 (niet geboorteplaats), 5 en 6 (niet de plaats van overlijden), WRR evenals de wijziging van deze gegevens automatisch te ontvangen; het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken; met het oog op de organisatie van een bevolkingsonderzoek inzake baarmoederhalskanker. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 2. De Administratie Gezondheidszorg van het Ministerie van de Vlaamse gemeenschap werd bij beraadslaging nr. 10/2004 gemachtigd om toegang te hebben tot een aantal informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer ervan te gebruiken met het oog op de uitbouw van een vaccinatiegegevensbank. Bij beraadslaging nr. 05/2005 werd het doeleinde waarvoor de machtiging werd verleend uitgebreid tot het verrichten van een bevolkingsonderzoek inzake borstkanker. 3. Ingevolge de reorganisatie van het Vlaams administratief landschap 1 heeft de aanvrager de bevoegdheden van de vroegere Administratie Gezondheidszorg inzake preventief gezondheidsbeleid 2 overgenomen. M.b.t. rechtsopvolging oordeelde de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in haar advies nr. 14/2004 van 25 november 2004 dat indien een bepaalde dienst of instantie voor een welbepaalde finaliteit over een machtiging beschikt, diens rechtsopvolger voor dezelfde finaliteit geen nieuwe machtiging moet vragen. 4. Vermits de aanvrager bijgevolg reeds over machtigingen beschikt kan het onderzoek van het Comité zich ertoe beperken na te gaan of: 1 Kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003 en het besluit van de Vlaamse Regering van 3 juni 2005 met betrekking tot de organisatie van de Vlaamse administratie. 2 Artikel 3, eerste lid, 2, van het besluit van 7 mei 2004 van de Vlaamse Regering tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap " Zorg en Gezondheid".
Beraadslaging RR 77 /2012-3/10 het doeleinde welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van artikel 4, 1, 2,WVP; de gegevens tot dewelke toegang wordt gevraagd en het gebruik van het identificatienummer in het licht van dit doeleinde toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn. A. DOELEINDE 5. De Vlaamse overheid wil vanaf het najaar van 2012 om de 3 jaar een Vlaams bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker organiseren. De doelgroep van dit onderzoek zijn vrouwen van 25 tot en met 64 jaar die niet recent (in de laatste 3 jaar) of nog nooit werden onderzocht en die woonachtig zijn in het Vlaamse Gewest of in het tweetalig gebied Brussel- Hoofdstad. 6. Dit bevolkingsonderzoek heeft drie belangrijke doelstellingen : het tegengaan van onderscreening door maximaal bereiken van de risicogroepen; het verminderen van overscreening; het verhogen van de kwaliteit van de screeningsactiviteit. 7. De doelgroep zal uit het door het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin beheerde Personenregister WVG worden geselecteerd. De aanvrager bezorgt dit bestand aan zijn onderaannemer 3 (= verwerker) die instaat voor het beheer van dit bestand en de uitnodiging van de vrouwen. Dit bestand zal, mits machtiging door het Sectoraal comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid, worden aangevuld met gegevens van de Private Stichting Kankerregister 4. Er zal tevens geregistreerd worden welke vrouwen hebben gemeld hebben dat zij geen uitnodigingen meer wensen te ontvangen. Alzo wordt uit het doelgroepenbestand een deelbestand, het zogenaamde uitnodigingsbestand, gedestilleerd met namen en adressen van vrouwen die moeten uitgenodigd worden. 8. Het is de bedoeling dat de uitgenodigde vrouwen zich aanbieden bij de huisarts of gynaecoloog voor een uitstrijkje. De huisarts of gynaecoloog neemt het uitstrijkje. Hierbij wordt de 3 Zal vermoedelijk het Consortium van erkende regionale screeningscentra van de Vlaamse Gemeenschap vzw zijn met wie een overeenkomst bestaat voor het verrichten van de eerste fase van het onderzoek in 2012. Deze vzw is ook de enige kandidaat voor de erkenning en dus uitvoering van het verder onderzoek met ingang van 2013. 4 Deze gegevens moeten toelaten de vrouwen met baarmoederhalskanker en vrouwen die in de laatste drie jaar een uitstrijkje kregen of nog in opvolging zijn voor een afwijking aan de baarmoederhals te identificeren. Zij moeten niet meer uitgenodigd worden.
Beraadslaging RR 77 /2012-4/10 gebruiksaanwijzing voor afname gevolgd, zoals bepaald in de Europese aanbevelingen. Het uitstrijkje wordt nadien bezorgd aan het laboratorium voor pathologische anatomie waar de huisarts/gynaecoloog mee samenwerkt. Bij een afwijkend resultaat krijgt de vrouw een resultaatsmededeling van haar behandelende arts. 9. Het onderzoek zoals dit hierboven werd geschetst, is reglementair omkaderd door het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid. Dit decreet, waarvan het toepassingsgebied zich uitstrekt tot het Vlaams Gewest en het tweetalig gebied Brussel- Hoofdstad (zie de artikelen 9 en 10) zegt meer in het bijzonder in artikel 31: De Vlaamse Regering kan initiatieven nemen om te komen tot een programmatisch bevolkingsonderzoek. Deze onderzoeken betreffen georganiseerde opsporingsacties in het kader van de ziektepreventie. 10. Dat decreet is met betrekking tot de preventie inzake kanker zeer expliciet: Art. 68. De Vlaamse Regering neemt initiatieven ter preventie van kanker. Die initiatieven kunnen betrekking hebben op: 1 het voorkomen van kanker door in te grijpen op determinanten en bronnen van gevaar of bedreigende factoren; 2 het opsporen van kanker in een zo vroeg mogelijk stadium. 11. Het gaat om een welbepaalde en uitdrukkelijk omschreven doeleinde. De verwerkingen die de aanvrager daartoe verricht zoals geschetst in de aanvraag zijn voor wat de gegevens betreft die geen betrekking hebben op de gezondheid, gestoeld op artikel 5, eerste lid, c) en e), WVP. Voor zover het Sectoraal comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid de aanvrager machtigt om gegevens te ontvangen vanwege de Private Stichting Kankerregister, zal de verwerking van die gegevens - die betrekking hebben op de gezondheid - gegrond zijn op artikel 7, 2, d), WVP. 12. Louter volledigheidshalve wenst het Comité m.b.t. de denkpiste waarvan in de aanvraag gewag wordt gemaakt, namelijk de mogelijkheid om de behandelende geneesheren te informeren over welke vrouwen zij moeten uitnodigen, reeds het volgende op te merken. 13. Het informeren van de behandelende geneesheren vereist dat de aanvrager voor alle vrouwen opgenomen in het uitnodigingsbestand zal moeten uitvlooien wie hun behandelende geneesheer of gynaecoloog is en deze informatie ook bewaren. Het Comité ziet hiervan niet direct de meerwaarde in. Hij kan immers iedereen die opgenomen is in het uitnodigingsbestand rechtstreeks schriftelijk bereiken. Het is een WVP-basisregel dat niet meer gegevens mogen worden
Beraadslaging RR 77 /2012-5/10 verzameld dat deze die nodig zijn om het doeleinde te bereiken (artikel 4, 1, 3,WVP). In die optiek strookt het nagaan en registreren van de behandelend geneesheer of gynaecoloog van elke vrouw die in het uitnodigingsbestand zit niet met voormeld artikel. Daarenboven dienen de gegevens die men verwerkt nauwkeurig te zijn (artikel 4, 1, 4, WVP). Gelet op het feit dat heel wat personen geen vaste geneesheer of gynaecoloog hebben en dus regelmatig beroep doen op iemand anders impliceert dat de informatie waarover de aanvrager beschikt per definitie onnauwkeurig zal zijn. B. PROPORTIONALITEIT B.1 Ten overstaan van de gegevens 14. De aanvrager wenst een toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3 (niet geboorteplaats), 5 en 6 (niet de plaats van overlijden), WRR, namelijk de naam en voornamen; het geslacht; de geboortedatum; de hoofdverblijfplaats; de datum van overlijden. 15. Het Comité oordeelt, rekening houdend met de toelichting verschaft in de aanvraag, dat een toegang tot de hiervoor vermelde gegevens, gelet op de nagestreefde doeleinde, proportioneel, ter zake dienend en niet overmatig is (artikel 4, 1, 3, WVP). 16. De aanvrager wenst tevens de wijzigingen van deze gegevens automatisch te ontvangen zodat vrouwen maximaal worden bereikt (minimaliseren van het aantal brieven dat niet kan worden besteld omdat de betrokkene niet langer op het opgegeven adres woont). Daarnaast merkt het Comité op dat de mededeling van de wijzigingen tevens vermijdt dat uitnodigingen worden verstuurd aan personen die inmiddels overleden zijn. 17. Het Comité oordeelt, rekening houdend met de toelichting verschaft in de aanvraag, dat een automatische mededeling van de wijzigingen van de gegevens tot dewelke de aanvrager toegang wordt verleend, gelet op het nagestreefde doeleinde, proportioneel, ter zake dienend en niet overmatig is (artikel 4, 1, 3, WVP). B.2. Ten overstaan van het identificatienummer
Beraadslaging RR 77 /2012-6/10 18. De gegevens van de vrouwen die worden uitgenodigd voor een onderzoek naar baarmoederhalskanker zullen tevens genoteerd worden in Heracles, gegevensbank die tevens wordt gebruikt in het kader van het onderzoek naar borstkanker. Daarin zal tevens worden genoteerd welke vrouwen te kennen hebben gegeven dat zij niet meer willen uitgenodigd worden. 19. Het Comité stelt vast dat een persoon aan de hand van het identificatienummer van het Rijksregister precies kan worden geïdentificeerd. Dit betekent dat zowel misverstanden die kunnen ontstaan n.a.v. homonymie en foutieve schrijfwijzen als dubbele registratie worden uitgesloten. Gelet op het doeleinde periodieke uitnodiging van de vrouwen die deel uitmaken van de doelgroep en die niet hebben laten weten dat zij niet meer willen uitgenodigd worden met het oog op een gezondheidscontrole oordeelt het Comité dat het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. B.3 Ten overstaan van de frequentie van de toegang en de duur van de machtiging 20. Er wordt een wekelijkse toegang tot de informatiegegevens gevraagd. Enerzijds omdat de doelgroep van dit bevolkingsonderzoek voortdurend wijzigt: elke dag worden vrouwen 25 jaar, 65 jaar. Anderzijds worden er voortdurend uitnodigingscycli opgestart, naar analogie met de organisatie van het bevolkingsonderzoek inzake borstkanker. 21. Het Comité oordeelt dat een wekelijkse toegang tot de gegevens, gelet op de nagestreefde doeleinde, proportioneel, ter zake dienend en niet overmatig is (artikel 4, 1, 3, WVP). 22. De aanvrager wenst dat hem een machtiging voor onbepaalde duur wordt verleend omdat het programma strekkende tot opsporing van baarmoederhalskanker niet in de tijd is beperkt. Het Comité stelt vast dat het doeleinde waarvoor de aanvrager een toegang wenst te bekomen niet in de tijd bepaalbaar is. In het licht hiervan is een machtiging van onbepaalde duur gepast (artikel 4, 1, 3, WVP). B.4. Ten overstaan van de bewaringstermijn 23. Volgens de aanvraag zullen de gegevens worden bewaard tot de betrokkene hetzij 65 jaar wordt, hetzij overlijdt. De gegevens van deze personen zullen anoniem 5 worden gemaakt zodat ze nog kunnen worden gebruikt voor statistische- en beleidsdoeleinden. 5 Het Comité vestigt er voor alle duidelijkheid de aandacht op dat onder anoniem wordt verstaan: gegevens die niet met een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon in verband kunnen worden gebracht en derhalve geen persoonsgegevens zijn (zie artikel 1, 5, van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens).
Beraadslaging RR 77 /2012-7/10 24. Gelet op het feit dat: het de bedoeling is om vrouwen tot ze 65 jaar worden om de 3 jaar aan te sporen om mee te werken aan een onderzoek om baarmoederhalskanker op te sporen; de gegevens van de vrouwen die weigeren, nuttig zijn om het screeningsprogramma te kunnen evalueren, bijvoorbeeld, nagaan of er meer kankers zijn in de regio s met meer weigeringen; is de vooropgestelde bewaringstermijn in beginsel conform aan artikel 4, 1, 5, WVP. B.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 25. Volgens de aanvraag zullen de gegevens worden meegedeeld aan de onderaannemer (= verwerker) van de aanvrager. Vermits eerstgenoemde handelt onder toezicht en verantwoordelijkheid van de aanvrager, roept deze mededeling geen bijzondere opmerkingen op. 26. Daarnaast wordt er gesteld dat de gegevens intern worden gebruikt met het oog op het uitzuiveren van het Personenregister WVG. Dit register wordt evenwel beheerd door het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, dat strikt genomen een derde is. Deze operatie moet dus als een mededeling aan derden worden gekwalificeerd. 27. Het Comité stelt vast dat het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin gemachtigd is om toegang te hebben de informatiegegevens van het Rijksregister en het identificatienummer ervan te gebruiken om vanuit het Personenregister WVG teneinde de behoorlijk gemachtigde actoren binnen het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin een vlotte en uniforme service m.b.t. Rijksregistergegevens te verstrekken. Om die service optimaal te leveren, o.a. met respect voor het proportionaliteitsbeginsel, moet het departement weten welke vrouwen hebben laten weten dat zij niet meer wensen te worden uitgenodigd. Hun gegevens zullen niet langer aan de aanvrager worden verstrekt. Dit is slechts mogelijk voor zover deze bijvoorbeeld het identificatienummer van dergelijke vrouwen doorgeeft. Gelet op de doeleinden met het oog op dewelke aan beide actoren een machtiging werd verleend, geeft dit geen aanleiding tot bijzondere bedenkingen. 28. Uit de aanvraag blijkt eveneens dat de aanvrager de intentie heeft om het identificatienummer van het Rijksregister mee te delen aan de Private Stichting Kankerregister om het doelgroepenbestand uit te zuiveren, voor zover hij door het Sectoraal comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid gemachtigd wordt om gegevens uit het kankerregister te ontvangen.
Beraadslaging RR 77 /2012-8/10 29. De Private Stichting Kankerregister werd bij beraadslaging RR nr. 31/2009 gemachtigd om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op kankerregistratie. Het betreft dus een analoog doeleinde als dat waarvoor de aanvrager dit nummer wenst te gebruiken. Bijgevolg geeft deze eventuele mededeling geen aanleiding tot bijzondere opmerkingen. B.6. Netwerkverbindingen 30. In de aanvraag wordt melding gemaakt van een netwerkverbinding, namelijk met de onderaannemer (= verwerker) van de aanvrager. Vermits deze laatste werkt onder toezicht en verantwoordelijkheid van de aanvrager, kan dit niet gekwalificeerd worden als een netwerkverbinding 6. 31. Uit de aanvraag leidt het Comité af dat er een netwerkverbinding zal tot stand komen met de Private Stichting Kankerregister, voor zover er een machtiging wordt verleend door het Sectoraal comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid. Ze roept geen bijzondere bedenkingen op (zie punt 31). 32. Het Comité vestigt er volledigheidshalve de aandacht op dat: indien er later andere netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moeten brengen; het identificatienummer van het Rijksregister slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. C. INFORMATIEBEVEILIGING C.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 33. De aanvrager stelde geen persoon als consulent inzake informatieveiligheid voor aan het Comité. 34. De aanvrager wordt verzocht om dit vooralsnog te doen aan de hand van het formulier Voorstel tot aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging. 6 Een netwerkverbinding impliceert dat persoonsgegevens via onderlinge koppeling van informatiesystemen op geautomatiseerde wijze aan derden worden meegedeeld waarbij het rijksregisternummer van de betrokkenen als primaire sleutel wordt gebruikt.
Beraadslaging RR 77 /2012-9/10 C.2. Informatiebeveiligingsbeleid 35. Er werd geen informatie verstrekt m.b.t. het informatiebeveiligingsbeleid. 36. De aanvrager moet het behoorlijk ingevulde en ondertekende Conformiteitsverklaring inzake het informatiebeveiligingssysteem dat het voorwerp is van de machtigingsaanvraag voor toegang tot of verbinding met het Rijksregister bezorgen zodat het Comité kan beoordelen of aan zekere minimumvereisten werd voldaan. C.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en/of het identificatienummer gebruiken 37. Uit de aanvraag leidt het Comité af dat het personeelsleden van de onderaannemer (= verwerker) zijn die toegang zullen hebben tot de informatiegegevens en het identificatienummer gebruiken. 38. Het Comité wijst op de verplichting verwoord in de bepalingen van artikel 12 WRR en herinnert eraan dat de lijst van de personen voor wie de machtiging geldt ter beschikking van het Comité moet worden gehouden. 39. De personen die voorkomen op de hierboven vermelde lijst moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de gegevens waartoe zij toegang krijgen, te bewaren. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd worden. OM DEZE REDENEN het Comité, 1 machtigt het Agentschap Zorg en Gezondheid om voor het doeleinde vermeld onder hoofding A en onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging voor onbepaalde duur: wekelijks toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3 (niet geboorteplaats), 5 en 6 (niet de plaats van overlijden), WRR; de wijziging van deze gegevens automatisch te ontvangen; het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken;
Beraadslaging RR 77 /2012-10/10 Deze machtiging zal slechts uitwerking krijgen nadat het Comité aan de hand van de door het Agentschap Zorg en Gezondheid verstrekte inlichtingen en documenten heeft vastgesteld dat laatstgenoemde: over een consulent inzake informatieveiligheid beschikt die de nodige garanties biedt (punt C.1.); over een informatieveiligheidsbeleid beschikt (punt C.2); 2 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatieveiligheid die een impact kan hebben op de antwoorden die met het veiligheidsformulier aan het Comité werden verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatieveiligheid en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de veiligheid), het Agentschap Zorg en Gezondheid een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatieveiligheid naar waarheid moet invullen en aan het Comité bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren; 3 bepaalt dat wanneer het Comité het Agentschap Zorg en Gezondheid een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidsstatus toestuurt, deze laatste de lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon