Informatiebeleid Veiligheidsregio Kennemerland 2008 2010 Eerst organiseren, dan digitaliseren Status: definitief Versie: 1.2 Datum: 19 aug. 08 Auteur: E. Veldhuizen 06-21200300 Informatiebeleidsplan 2008 2010 1/31
1.Algemeen Document historie Datum uitgave Versie Auteur Wijzigingen 5 maart 2008 V0.1 E. Veldhuizen Eerste opzet 11 maart 2008 V0.2 E. Veldhuizen Toevoegen landelijk beleid GHOR en AZN Aanpassingen n.a.v. opmerkingen F. Schippers. Relatie naar informatieplan helder(der) 9 april 2008 V0.3 E. Veldhuizen Toevoegen van primaire bedrijfsprocessen. Aanpassingen nav opmerking F. Schippers/ I. vd Zande 21-apr-08 V0.4 E. Veldhuizen Aanpassingen primaire bedrijfsprocessen. Aanpassingen nav opmerkingen managers. 7-mei-08 V0.5 E. Veldhuizen Invoegen nieuwste organogram 3 juni 2008 V0.6 E. Veldhuizen Aanpassen organogram, aanpassen alinea s GGD, na directieoverleg. 10 juni 2008 V1.0 E. Veldhuizen Status definitief. Organogram verwijderd 19 aug. 2008 V1.1 en V1.2 E. Veldhuizen Kleine aanpassen tekst nav enkele opmerkingen uit het veld. Layout verbeterd. Informatiebeleidsplan 2008 2010 2/31
Inhoudsopgave 1. ALGEMEEN...2 2. INLEIDING...5 2.1. Doel van het informatiebeleid 2008-2010... 5 2.2. De scope van het informatiebeleid 2008-2010... 6 2.3. De totstandkoming van het informatiebeleid 2008-2010... 7 2.4. De plaats van het informatiebeleid in de organisatie... 8 3. LEIDENDE ONTWIKKELINGEN...9 3.1. Interne ontwikkelingen: Veiligheidsregio Kennemerland... 9 Het Contourenplan.... 9 Het regionale versterkingsplan 2008-2009... 9 3.2. Externe ontwikkelingen: Brandweer... 10 Brand-in.... 10 Informatie Meester.... 12 3.3. Externe ontwikkelingen: de GHOR en de AZN... 13 Werkplan 2007... 13 Startnotitie Informatievoorziening... 14 Het programma G-BIV... 14 Meerjarig beleidskader Ambulancezorg Nederland... 15 3.4. Externe Ontwikkelingen: GGD... 16 3.5. Externe ontwikkelingen: Multi ontwikkelingen... 16 De vrijblijvendheid voorbij... 16 Basisvereisten Crisismanagement. De decentrale normen benoemd... 17 NEC-Eexperimenten... 19 4. BELEIDSTHEMA S...20 4.1. Achterstallig onderhoud... 22 Digitaal werken GGD, Brandweer en Meldkamer... 22 Inhalen achterstandspositie ICT... 23 4.2. Toekomstbestendigheid... 24 Management informatie in orde... 24 Digitaliseren van de werkprocessen.... 24 Informatievoorziening burgers, bestuur en media... 24 Borgen MICK, leading practice... 25 Samenwerking, uitwisselen gegevens met veiligheidspartners... 25 Organisatie van de informatiehuishouding... 25 Informatiebeleidsplan 2008 2010 3/31
4.3. Van overheidswege... 26 Basisregistraties (verplicht 2009)... 26 E-kinddossier... 26 Geo informatie... 26 Net centrisch werken... 26 BSN... 26 4.4. Resumé... 27 5. BIJLAGE 1: PRIMAIRE BEDRIJFSPROCESSEN VRK...28 5.1. Primaire bedrijfsprocessen GHOR... 28 5.2. Primaire bedrijfsprocessen Brandweer... 29 5.3. Primaire bedrijfsprocessen GGD... 30 5.4. Primaire bedrijfsprocessen, een nabrander.... 31 Informatiebeleidsplan 2008 2010 4/31
2.Inleiding De Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) heeft de ambitie om ingaande 2010 bij één van de beste vijf veiligheidsregio s van Nederland te behoren. (Op die basis willen wij tot de kwalitatieve top-5 van Nederland gaan behoren. bron: Holland op z n veiligst.) Om op deze plaats te komen zal de aankomende jaren veel aandacht uit moeten gaan naar de digitalisering van de primaire en secundaire bedrijfsprocessen van de VRK. Zoals vermeld in Holland op z n veiligst zijn er twee aanleidingen voor de inrichting van de veiligheidsregio. In de eerste plaats is er de regionalisering van de brandweer, het samenvoegen van de GGD en en het project Territoriale Congruentie (TC) met alledrie de daarbij behorende veranderende werkwijzen in haar kielzog. In de tweede plaats heeft de VRK te kampen met zoals zij dat noemt achterstallig onderhoud.daarnaast heeft de Veiligheidsregio Kennemerland te maken met landelijke ontwikkelingen op het gebied van rampenbestrijding gebied zowel in de witte als in de rode kolom maar soms ook ontwikkelingen in de belendende kolommen als oranje en blauw. Het informatiebeleid is gebouwd op de gestelde ambities van de VRK en houdt daarnaast, met een schuin oog, de landelijke ontwikkelingen in de gaten. Dit beleidsplan borduurt niet voort op eerdere informatiemanagement beleidplannen. Het zal de eerste zijn in een reeks van beleidsplannen. Het informatiebeleid bestrijkt de planperiode 2008-2010. 2.1.Doel van het informatiebeleid 2008-2010. Het doel van dit beleidsplan is het vaststellen van de strategie en het benoemen van de aandachtsgebieden op het gebied van informatisering en digitalisering van de Veiligheidsregio Kennemerland Strategie draait in essentie om de vraag: wat doe je niet. Strategie is niet iets toevalligs. Het is een bewust, doelgericht proces. Strategie draait om keuzes en om de vraag: op welke ontwikkelingen in de sector of de OOV-omgeving wil je inspelen en welke activiteiten ga je daarvoor ontwikkelen? Wat doe je wel en -vooral ook- wat doe je niet? Dit informatiebeleid beoogt een houvast te zijn bij vragen als: op welke manier, waarmee en binnen welke randvoorwaarden de informatisering en automatisering als strategisch middel kan worden ingezet zodat de ambitie wordt gerealiseerd. Daarmee levert het een verbetering van het strategic alignment in de organisatie (de samenhang tussen ICT en organisatie) Kiezen voor een strategische informatiseringrichting betekent automatisch dat weloverwogen en bewust gekozen wordt om aspecten niét uit te voeren. Informatiebeleidsplan 2008 2010 5/31
2.2.De scope van het informatiebeleid 2008-2010 Voorliggend informatiebeleid heeft betrekking op de volledige breedte van de warme en koude organisatie van de veiligheidsregio Kennemerland. Het plan benoemt de informatiseringvraagstukken aan de VRAAGzijde van de organisatie. Informatiebeleidsplan 2008 2010 6/31
2.3.De totstandkoming van het informatiebeleid 2008-2010 De volgende twee ontwikkelingen zijn leidend geweest bij de totstandkoming van het informatiebeleid: 1) Interne ontwikkelingen Veiligheidsregio Kennemerland 1) Holland op z n veiligst. Contourenplan inrichting Veiligheidsregio Kennemerland. 2) Regionale Versterking Veiligheidsregio Kennemerland 2008 2009. Versie 6.2 25 feb. 2008. 3) Interregionaal versterkingsplan 2) Externe ontwikkelingen informatiebeleid landelijke Brandweer organisaties(s) 1) Brand-in. V1.0 dec. 2006 2) Informatie Meester 3) BRIL informatiebeleid landelijke GHOR en AZN organisatie(s) 1) Werkplan 2007 van de Programmaraad informatievoorziening 2) Starnotitie Informatievoorziening juni 2007 3) G-BIV. Geneeskundige Bestuurlijke informatievoorziening van BZK 4) Meerjarig beleidskader Ambulancezorg Nederland Informatiebeleid GGD-landelijk Informatiebeleid MULTI Bij het samenstellen van dit plan was er nog geen geaccordeerd landelijk GGD beleid. Wel zijn er een aantal I-gerelateerde projecten in gang gezet. 1) De vrijblijvendheid voorbij 2) Basisvereisten Crisismanagement. De decentrale normen benoemd 3) Netcentrisch werken. Brief BZK: Voorziening landelijke crisisinformatie. 17-03-2008. 4) AMvB Kwaliteit. ( Ontwerp nota van toelichtingen besluit veiligheidsregio s ) Informatiebeleidsplan 2008 2010 7/31
2.4.De plaats van het informatiebeleid in de organisatie Het informatiebeleid is een afgeleide van het VRK bedrijfsbeleid en de externe ontwikkelingen in het domein. Het beschrijft de richting van de informatiehuishouding voor de VRK op de lange termijn. Het Informatiebeleid resulteert, na goedkeuring, in het informatieplan. Daarin wordt de gekozen richting vertaald naar I-programma s en/of projecten. Het is goed denkbaar dat I-gerelateerde projecten óók voorkomen in de VRK inrichtingsplannen. Het is daarom van groot belang de samenhang en de overlap tussen de projecten te bewaken en te monitoren. Het informatiebeleid is het kompas, het geeft richting zonder precieze coördinaten. Het informatieplan is de plattegrond, gebaseerd op de kaders uit het informatiebeleidsplan. Informatiebeleidsplan 2008 2010 8/31
3.Leidende ontwikkelingen In hoofdstuk drie worden zowel de interne alsook de externe ontwikkelingen genoemd die van invloed zijn op het regionale informatiebeleid 2008 2010. Interne ontwikkelingen: Veiligheidsregio Kennemerland (3.1) Externe ontwikkelingen: Brandweer (3.2) GHOR en AZN (3.3) GGD (3.4) Multi ontwikkelingen (3.5) 3.1.Interne ontwikkelingen: Veiligheidsregio Kennemerland Hieronder zijn de voor het informatiebeleid belangrijkste uitgangspunten uit de visie van het contourenplan ( Holland op z n veiligst) en het Versterkingsplan (2008-2009) overgenomen: Het Contourenplan. Majeure operaties die de organisatie van het werk diepgaand beïnvloeden. Zoals territoriale congruentie, regionalisering en integratie van de GGD en. Het resultaat is een sterk vergrote organisatie. Inhalen van achterstallig onderhoud. Het versterken van de samenhang tussen de onderdelen en het vermogen tot innoveren. De VRK kan niet meer volstaan met een volgende rol. Zij zal meer een leidende, proactieve rol moeten gaan oppakken. Het gaat oa om het toekomstbestendig maken van de organisatie. De bedrijfsvoering moet beter. Reguliere instrumenten als informatievoorziening op personeelsgebied en op financieel gebied komen onvoldoende uit de verf. Zorgdragen voor een correcte beheersinformatie. Informatiemanagement is van strategisch belang voor de gehele organisatie. Informatiemanagement strekt zich uit over álle onderdelen en alle werkprocessen van de organisatie. Het MICK is uitgegroeid tot een landelijk leading practice. Het gaat erom dat professionals en beleidsmedewerkers dusdanig over hun werk rapporteren dat deze toegankelijk en bruikbaar is voor medewerkers. De komst van nieuwe ontwikkelingen zoals het Elektronisch Kind Dossier (EKD). Overzicht, innovatie en planning is in de rode kolom krachtig gecombineerd. Het regionale versterkingsplan 2008-2009. In 2009 is de rampenbestrijding op orde, en eind 2010 is de regio integraal professioneel georganiseerd. Voor versterking van de informatievoorziening wordt zoveel mogelijk afgestemd met de buurregio s. Informatiebeleidsplan 2008 2010 9/31
Voorgesteld wordt om binnen de VRK in 2008 2009 een risicobeheersingsysteem te ontwikkelen en te implementeren. Het verdient de voorkeur om dit samen met Schiphol te ontwikkelen. Preparatie: de VRK draagt zorg voor verstrekking van acute en adequate informatie aan de bevolking, bestuur en media. Inzetten tweede Commandoruimte (triport-2), inclusief licenties, verbindingen, toepassingen etc. Uitrusten van de voertuigen met MDT s, aanbrengen onderliggend netwerk. Analyseren en beschrijven informatie organisatie (warme kant). Aanschaf en implementatie van CIMS, Crisis Informatie Management Systeem. Borging MICK, aangaande applicaties, systemen en beheer. Cellbroadcasting bij acute informatievoorziening aan bevolking. Automatische informatieverstrekking aan media, voorlichters en bestuur. 3.2.Externe ontwikkelingen: Brandweer Brand-in. Eén van de doelstellingen van het project Brand-in (2006) was Aan te geven en te onderbouwen wat nodig is om de informatievoorziening voor de brandweerkorpsen samenhangend in te kunnen richten en daarmee de knelpunten op te lossen. Dit in de vorm van een informatiearchitectuur. Dit heeft geresulteerd in een resultaten en aanbevelingen document. De aanbevelingen hieruit worden hieronder opgesomd: Informatiebeleidsplan 2008 2010 10/31
Uit de resultaten en ervaringen van het project Brand-in volgen deze aanbevelingen. Alle punten zijn van groot belang en hebben hoge urgentie. 1. Stroomlijnen van digitale gegevensuitwisseling met gemeenten. Overal waar nog gefaxt, gebeld of gepost wordt, is winst te behalen. Kijk waar samen met gemeenten informatie digitaal uit te wisselen is. 2. Voorbereiden op het verplichte gebruik van basisregistraties. Vanaf 2009 is het gebruik van de basisregistraties wettelijk verplicht. Alle ICT toepassingen die authentieke gegevens (personen, gebouwen, percelen, ) gebruiken moeten daarom aangepast worden. Stel hiervoor een impactanalyse op (impact is zeer groot). 3. Maak geografische informatie digitaal beschikbaar. Adequate risicoanalyse voor een gebied is alleen mogelijk met actuele, juiste, volledige, digitale geografische informatie, inclusief aanrijroutes, kabels/leidingen, etc. 4. Versoepelen van gegevensuitwisseling in vergunningenprocessen. Dit levert tijdwinst op door de hogere beschikbaarheid van juiste en actuele gegevens, waardoor achterstand in vergunningadviezen tot het verleden zal behoren. Daarvoor is een landelijk standaard datamodel Vergunningen nodig en goede aansluiting op ICT toepassingen. 5. Stroomlijnen van gegevens over bluswatervoorzieningen. Overal waar gegevens over bluswater nog handmatig worden bijgehouden, moet dit vertaald worden naar digitale oplossingen, met afspraken met leveranciers zoals drinkwaterbedrijven. 6. Landelijke harmonisatie van procesmodellen, gegevensmodellen, datamodellen. Stel op basis van de Brand-in resultaten landelijke standaarden op voor proces-, gegevens- en datamodellen, en stel deze standaarden vast. 7. Standaardisatie van gegevensuitwisseling met veiligheidspartners. Dit wordt voor de veiligheidssector geregeld in het BZK traject Informatie Basis-voorziening Veiligheid (IBV). Maak met BZK afspraken over gebruik van deze basisvoorzieningen waar nuttig en beschikbaar. Voorbeeld: auto s knippen. Direct weten bij welk merk wáár geknipt kan worden dankzij juiste, actuele gegevens. 8. Bundel de beperkt aanwezige expertise. Om landelijke zaken van de grond te trekken is het noodzakelijk dat de daarvoor beperkt aanwezige formatie wordt gebundeld in een doe team. Het effect van 5 fulltimers in een doe team is veel groter dan van 25 personen die binnen 0,2 FTE landelijk moeten coördineren en initiatieven van de grond trekken. Informatiebeleidsplan 2008 2010 11/31
Informatie Meester. Informatie Meester is het meerjaren beleidsplan informatiemanagement voor de brandweer. (2006-2012). Het credo is: In het document Informatie Meester worden vier plateaus onderscheiden: Plateau 1 Landelijk informatiebeleid (2007) Draagvlak bij bestuurders, RCC, regionale informatiemanagers en de programmaraden en netwerken Optuigen centrale regiefunctie Vormgeven landelijk informatiebeleid Plateau 2 Harmonisatie (2008) Uniformiteit van kwaliteit van de informatiemanagers (kennis & kunde) Landelijke keuzes voor systemen Gekozen systemen uitgerold over de gehele brandweer Standaardisering van werkprocessen Uniforme aansluiting op basisregistraties Keuze voor partners (inkoopkracht mogelijk op ontwikkeling & beheer Plateau 3 reguliere processen (2010) Prioriteitstelling van verbetertrajecten in primaire proces Realiseren van verbetertrajecten Uniforme aansluiting op (resterende) basisregistraties (verplicht vanuit overheid) Eén interface binnen Brandweer Nederland Innovatiefunctie inrichten Plateau 4 reguliere processen (2012) Uniforme aansluiting van de brandweer op systemen van andere Veiligheidspartners Afstemming van werkprocessen met partner Informatiebeleidsplan 2008 2010 12/31
En daarnaast worden een twintigtal projecten opgesomd. Er is nog geen algehele overeenstemming over de verdeling van de projecten over de plateaus heen. Project 1: Architectuur Informatie Basisvoorziening Veiligheid (AIBV) Project 2: Basisregistraties. 2009 Project 3: Brandweer 100% mobiel. Project 4: Compete. Project 6: GEO architectuur. Project 7: Grootschalig oefenen. Project 8: Grondslag Meldkamerdomein. Project 9: Uitwerking I-architectuur. Project 10: Informatiebeleid. Project 11: Informatiebeveiliging. Project 12: Managementinformatie Meldkamer. Project 13: CINS. Netcentrisch werken. Project 14: NMS; basis voor leverancierselectie. Project 15: NMS: implementatie. Project 16: Opzetten en inrichten vraagorganisatie. Project 17: Requirements Crisisinformatiesysteem Project 18: R&D bij vraagorganisatie. Project 19: Sherpa. Project 20: Stafsectie Informatievoorziening. Project 21: Voertuig volgsysteem. Project 22: Webservices. 3.3.Externe ontwikkelingen: de GHOR en de AZN Werkplan 2007. De Programmaraad Informatievoorziening heeft voor 2007 drie aandachtsgebieden: 1) Verbeteren van de Informatievoorziening Octopus. Systeem voor Ambulancebijstand en gewondenspreiding. Landelijk systeem voor slachtofferregistratie. Het zgn. SVS-project E-spoed programma. Onder andere borgen van werkwijzen omtrent de slachtofferregistratiekaart. Continuïteit in systemen en bijbehorende Fall back regelen. 2) Meldkamerdomein Ontwikkelen van een kaderstellend informatiemodel. 3) Ontwikkelingen volgen NMS Crisisbeheersing Terrorismedreiging Buitenlandproblematiek/ grensstreekproblematiek Informatiebeleidsplan 2008 2010 13/31
Startnotitie Informatievoorziening De startnotitie geeft een opsomming van de taken van de programmaraad informatievoorziening. Als belangrijkste taak ziet zij zich gesteld om de regierol te gaan invullen en aansluiting te vinden bij veiligheidspartners en omgeving. Tot slot worden de aandachtsgebieden van het programma van de G-BIV 2006 (Geneeskundige Bestuurlijke informatievoorziening van BZK) opgesomd. Het programma G-BIV Samen met de partners GHOR/RGF, vts Politie Nederland, Nictiz en het ministerie van VWS heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken het programma G-BIV opgezet voor meer eenheid door informatie. G-BIV doet dit door (regionale) initiatieven in het land te faciliteren, te stimuleren, bruggen te bouwen en door subsidie te verlenen als initiatieven wezenlijke bijdrages leveren aan betere landelijke informatievoorziening in de opgeschaalde acute zorg keten. (https://www.nictiz.nl/?mid=82&pg=99&doc=10) Deze bijdrages zijn verwoord in de volgende G-BIV thema's voor 2007: Kernprocessen GHOR Focus op de ondersteuning van de kernprocessen van de GHOR door de drie kernsystemen: Ambulancebijstand, Gewondenspreiding en Slachtofferregistratie. Hoe krijgen de functionarissen binnen de regio met deze systemen voldoende informatie? Ziekenhuis in Opschaling Na een melding van de Meldkamer Ambulancezorg kan een ziekenhuis ervoor kiezen om het Ziekenhuis Rampen Opvangplan (ZiROP) in werking te stellen. Digitale Registratie in het werkveld Steeds vaker worden digitale hulpmiddelen in het werkveld gebruikt. Kunnen deze helpen om informatie sneller op de juiste plaats te hebben en beter deelbaar te maken, ook tijdens opschaling? Partners in Hulpverlening De partners van de GHOR in de opgeschaalde meldkamer hebben ook informatie nodig over de activiteiten van de witte kolom. Welke zijn dit en hoe moet de informatie worden aangeleverd? Informatie voor het Openbaar Bestuur Gemeenten zijn een belangrijke partner voor de hulpverleningsdiensten, zeker ook voor de witte kolom. Wat is voor hen de beste manier om de benodigde informatie te verkrijgen? Realiseren randvoorwaarden Zorgen voor randvoorwaarden die de succesvolle overgang van project naar beheer waarborgen. Dit is een uiteenlopend aantal onderwerpen, variërend van veilige mobiele communicatie tot heldere procesbeschrijvingen. Informatiebeleidsplan 2008 2010 14/31
Meerjarig beleidskader Ambulancezorg Nederland Ambulancezorg is actief in zowel de keten van acute zorg als de keten van openbare orde en veiligheid. Deze dubbele identiteit heeft grote invloed op de activiteiten op het terrein van ICT en informatiebeleid: de belangen en uitgangspunten zijn vaak verschillend en op het gebied van IT-architectuur zijn er twee werelden. Data en informatie mogen niet uit het domein van de veiligheid respectievelijk de zorg vloeien, maar bij grootschalige omstandigheden moet de informatie wel samenkomen. Men onderkent een beperkt aantal belangrijke ankerpunten zoals de meldkamervisie, de samenwerking met de GHOR en het toenemende belang van elektronische uitwisseling met zorgpartners. Op het terrein van ICT- & informatiebeleid spelen zes actuele thema s: 1. juiste tijd, juiste locatie Positionering AVLS/GIS Zichtbaar maken van patiënten en slachtoffers Bezetting van ambulances inzichtelijk maken Octopus (gewondenspreiding) 2. gebruiken & doorgeven Elektronisch patiënten dossier Ambunet Uniforme koppeling GBA/Vecozo 3. opschaling = capaciteit Octopus Inzetten traumahelicopters en reguliere voertuigen vanuit iedere meldkamer Afspraken over alarmering en opschaling 4. goede informatie Eenduidig begrippenkader Automatisch genereren van gegevens 5. informatiemiddelen Bouwen van een solide basis, professionaliseren van beheer Samenwerken met ketenpartners 6. Financiering Helderheid in verantwoordelijkheid en financiële sturing oa VWS, BZK, Openbaar Bestuur. gebruiken & doorgeven goede informatie juiste locatie, juiste tijd ict- & informatie -beleid financiering opschaling = capaciteit informatiemiddelen Informatiebeleidsplan 2008 2010 15/31
3.4.Externe Ontwikkelingen: GGD Bij het samenstellen van voorliggend informatiebeleid had GGD Nederland nog geen vastgesteld landelijk informatiebeleid. Wel zijn er een aantal initiatieven te noemen die gericht zijn op het verbeteren van de informatiehuishouding en het digitaliseren van de bedrijfsprocessen. Een korte, niet volledige opsomming: 1.TBC 2.Publieksinformatie en sociale kaart 3.Infectieziektebestrijding 4.EKD 5.Soa 6.Digitalisering reizigerszorg 7.GGD kennisnet 8.Burger Service Nummer 3.5.Externe ontwikkelingen: Multi ontwikkelingen De vrijblijvendheid voorbij De ACIR heeft een analyse gemaakt van de bestaande knelpunten en de achterliggende oorzaken op basis van deskresearch ten aanzien van de gehele keten en de ketenpartners, en door een groot aantal gesprekken bij ministeries en betrokken partijen in het veld. De belangrijkste knelpunten in de informatievoorziening vallen in twee categorieën uiteen: 1. Het hebben van informatie: beschikbaarheid en toegankelijkheid van correcte en volledige informatie voor een effectieve uitvoering van taken en ten behoeve van besluitvorming; 2. Het delen van deze informatie tussen betrokken partijen: ketenpartners, regio s, door de hiërarchische lijn, tussen ministeries, via en door de meldkamer en eventueel ter beschikking stellen van de pers. De ACIR doet op basis van haar analyse van knelpunten en achterliggende oorzaken de volgende aanbevelingen aan de minister van BZK: Uniformeer de informatievoorziening landelijk; Borg informatiemanagement bestuurlijk en operationeel op tenminste regionaal niveau; Organiseer een stok achter de deur om besluitvorming af te dwingen, indien eenduidigheid achterwege blijft. Informatiebeleidsplan 2008 2010 16/31
Basisvereisten Crisismanagement. De decentrale normen benoemd Uit verschillende onderzoeken, evaluaties en doorlichtingen komt naar voren dat de kwaliteit van een aantal processen binnen de rampenbestrijding/crisisbeheersing op lokaal & regionaal niveau onvoldoende is. Na het verschijnen van het rapport Melding en Opschaling dat in 2001 door de toenmalige Inspectie Brandweerzorg en Rampenbestrijding is opgesteld zijn er uiteenlopende rapporten uitgebracht die de gebrekkige effectiviteit van de volgende processen centraal stellen: melding & alarmering; op- & afschaling; leiding & coördinatie; informatiemanagement. Basisvereisten Crisismanagement betreffen een beperkte set op termijn juridisch te verankeren kwantitatieve en kwalitatieve normen voor de voorwaardenscheppende processen binnen de rampenbestrijding/crisisbeheersing, waaraan iedere veiligheidsregio onder operationele omstandigheden moet kunnen voldoen. Nb: met informatiemanagement wordt in deze context de operationele informatie bedoeld, in de warme organisatie. Tijdens een crisis of ramp. Informatiebeleidsplan 2008 2010 17/31
Voor het proces informatiemanagement gelden de volgende voorwaarden: Prestaties 1. gegevens uit meldingen en andere (aangeboden) gegevens over de situatie worden zo snel mogelijk geregistreerd; 2. aanvullende gegevens die nodig zijn worden zo snel mogelijk opgevraagd uit databestanden, via verkenning door aanwezige eenheden, e.a.; 3. gegevens die op een gegeven moment beschikbaar komen worden zo snel mogelijk gevalideerd; 4. alle beschikbare gegevens, de genomen besluiten, de voortgang en de resultaten van elk stadium van de crisismanagementcyclus worden zo snel mogelijk geconcentreerd op één centraal punt; 5. de beschikbare gegevens worden zo snel mogelijk geanalyseerd en verwerkt tot informatie, en deze informatie wordt zo snel mogelijk beoordeeld; 6. de beschikbare informatie wordt zo snel mogelijk verwerkt in een totaaloverzicht van het incident, de effecten en het verloop van de bestrijding, dat voortdurend wordt geactualiseerd en voor alle belanghebbenden continu toegankelijk is of tijdig beschikbaar wordt gesteld; 7. de verantwoordelijke sleutelfunctionarissen en (andere) belanghebbende organisaties worden tijdig geattendeerd op het totaalbeeld en daarna steeds op de mutaties hierin die voor hen relevant zijn; 8. de informatie is effectief beveiligd. Informatiebeleidsplan 2008 2010 18/31
NEC-Eexperimenten De constatering dat de netcentrische werkwijze er toe leidt dat belangrijke informatie over de feitelijke ontwikkeling van een incident snel de juiste plaatsen bereikt is van groot belang. Het betekent dat deze werkwijze een belangrijke bijdrage kan leveren aan de oplossing van de belangrijkste knelpunten in de informatievoorziening: het niet hebben van informatie en het niet delen van informatie (rapport ACIR, 2005). NEC experimenten nu in 9 regio s + 5 geïnteresseerde Raad MIV ziet NEC-experimenten als mogelijke invulling van Landelijke Eisen Crisis Management Systeem NEC-experimenten bewijzen meerwaarde voor veld in Voyager oefening Beter netwerk, betere informatie, betere beslissingen Meer tijdwinst door snellere informatievoorziening DCC s positief over NEC-experimenten IASV wordt nu verder uitgewerkt samen met 4 regio s Informatiebeleidsplan 2008 2010 19/31
4. Beleidsthema s Zoals hiervoor geschetst spelen er vele, regionale en landelijke, thema s op informatiserings gebied. De ontwikkelingen zijn lang niet altijd gelijkgericht of van vergelijkbaar kaliber. Gezien de beperkte middelen, menscapaciteit en draagvermogen van de organisatie is het belangrijk in alle wensen, ontwikkelingen en initiatieven een keuze te maken. Het beleidsthema voor het regionale informatiebeleid 2008 2010 is: Eerst organiseren, dan digitaliseren Het ondersteunen van de VRK-bedrijfsprocessen met geautomatiseerde systemen, architecturen en communicatiemiddelen is pas zinnig als de primaire bedrijfsprocessen van de VRK bestaan uit een (waarde)keten van logisch met elkaar verbonden activiteiten. Zolang het werk bestaat uit geïsoleerde op zichzelf staande activiteiten die geen onderdeel uitmaken van een procesgang bestaat het gevaar dat je geïsoleerd en autonoom gaat digitaliseren. Voor de planperiode 2008 2010 zullen die ontwikkelingen worden meegenomen die minimaal één van de procesgangen van de VRK ondersteunt en tevens bijdragen tot: 1. Het ambitieniveau van de Veiligheidsregio Kennemerland. 2. De totstandkoming en wording van één organisatie. Met één identiteit. 3. De mate waarin het primaire bedrijfsproces of de uitvoering van de professie wordt ondersteund. 4. De landelijke ontwikkelingen in de rode kolom. 5. De landelijke ontwikkelingen in de witte kolom. 6. Multi ontwikkelingen. Informatiebeleidsplan 2008 2010 20/31
De drie beleids thema s voor 2008 2010 zullen zijn: 1) Achterstallig onderhoud (4.1) 2)Toekomstbestendigheid (4.2) 3) Van Overheidswege (4.3) Informatiebeleidsplan 2008 2010 21/31
4.1.Achterstallig onderhoud Het wegwerken van achterstallig onderhoud is één van de aanleidingen voor de herinrichting van de VRK. Aandachtsgebieden zijn de samenhang van de organisatie en het wegwerken van de eilandencultuur en geïsoleerde activiteiten. Het wegwerken van achterstallig onderhoud heeft in het informatiehuishouding domein te maken met het reduceren van alle handmatige, foutgevoelige en arbeidsintensieve handelingen. Digitaal werken GGD, Brandweer en Meldkamer Hiertoe zullen de primaire werkprocessen van de VRK moeten worden geïdentificeerd en geanalyseerd. Veel activiteiten in de kolommen zijn op zichzelfstaande handelingen. Sommige van deze handelingen komen in aanmerking om als eerste te worden gedigitaliseerd. Omdat ze bijvoorbeeld bestaan uit handmatig repetitief en arbeidsintensief werk. Alvorens uitspraken te doen over moet eerst in kaart worden gebracht WELKE primaire processen er zijn in de VRK en HOE deze vorm zijn gegeven in de huidige situatie. Zoals voor de brandweer is gedaan in brand-in. Nb: In bovenstaand figuur is nog geen procesgang beschreven, wel de losse activiteiten. Om het ambitieniveau van de VRK te bereiken zullen die bedrijfsprocessen moeten worden aangewezen die, indien ze sterk, betrouwbaar en robuust georganiseerd zijn, leiden naar de top 5 van veiligheidsregio s van Nederland. Informatiebeleidsplan 2008 2010 22/31
Kortom: geef aan welke bedrijfsprocessen het meest pregnant zijn. Die processen komen in aanmerking voor een business proces analyse en dáárop volgt een advies over digitalisering. Zo wordt dan de gangbare volgorde gevolgd: informatieanalyse volgt op businessproces analyse. De resultaten van de businessproces analyses worden ook gebruikt in lange termijn informatie aanbevelingen voor de planperiode 2008 2010. Voorbeeld van programma s: Analyseren primaire bedrijfsprocessen GHOR. o Spoedeisende Medische hulpverlening o Psycho Sociale Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen o Preventieve Openbare Gezondheidszorg (POG) o.. Analyseren primaire bedrijfsprocessen GGD. o Volgen en signaleren van ontwikkelingen in de gezondheidstoestand van jeugdigen en van gezondheidsbevorderende en -bedreigende factoren; Jeugdgezondheidszorg o Het bevorderen van medisch-milieukundige zorg, o.. Analyseren primaire bedrijfsprocessen AZ. o Zorgindicatie, -toewijzing en coördinatie o Uitvoering van ambulancezorg o Evaluatie en nazorg o. Analyseren primaire bedrijfsprocessen Brandweer. o Opleiden en oefenen o Verstrekken en beheren vergunningen o.. Zie voor een compleet overzicht van de primaire bedrijfsprocessen van de VRK: Bijlage 1 Inhalen achterstandspositie ICT Programma s Keuze in landelijke (NORA, IBV, I-ASV) architectuur Standaardisatie Eén ICT voor de VRK OOV-net, Brandweernet, GEMnet Doorlichten ICT afdeling op taakafbakening en werkafspraken (bronhouders (dataeigenaren), consolidatie applicaties, standaarden, inkoopproces) Informatiebeleidsplan 2008 2010 23/31
4.2.Toekomstbestendigheid In Holland op z n veiligst wordt benadrukt dat de VRK naar een vlaggendragerpositie wil groeien, waarbij het bedrijfsmatig handelen van de organisatie versterkt moet worden. Voor het informatiebeleid betekent dat in de planperiode 2008 2010 initiatieven ontplooid worden die de toekomstvastheid en professionaliteit van de VRK ondersteunen. Dit kan echter niet eerder dan dat de primaire bedrijfsprocessen bekend zijn en in kaart zijn gebracht. De samenhang tussen de werkwijzen, de middelen die worden gebruikt, de spelers in de processen en de volgordelijkheid en afhankelijkheid in activiteiten moet inzichtelijk zijn. Management informatie in orde Goede managementinformatie is cruciaal. Het geeft inzicht in de manier waarop de organisatie functioneert: waarom zij presteert zoals zij presteert. In de planperiode zal de managementinformatie verder worden verbeterd. Mede door het analyseren van de primaire bedrijfsprocessen zal boven tafel komen welke stuurinformatie nodig is om het bedrijfsproces te managen. Digitaliseren van de werkprocessen. Zoals hierboven al vermeld moeten in eerste instantie de primaire bedrijfsprocessen in kaart worden gebracht. Dáárna volgt een informatieanalyse en de oplossingsalternatieven. Die primaire VRK bedrijfsprocessen die bestaan uit een (waarde)keten van logisch met elkaar verbonden activiteiten komen in de planperiode in aanmerking om te worden ondersteund met geautomatiseerde middelen. Zie voor een compleet overzicht van de primaire bedrijfsprocessen van de VRK: Bijlage 1 Informatievoorziening burgers, bestuur en media Speerpunten uit het versterkingsplan zijn: De VRK draagt zorg voor acute informatievoorziening aan de bevolking. De VRK draagt zorg voor goede en snelle informatieverstrekking aan de media/voorlichters en haar bestuur. In de planperiode wordt de informatievoorziening aan de diverse doelgroepen sterk verbeterd en ondersteund met geautomatiseerde middelen. Informatiebeleidsplan 2008 2010 24/31
Borgen MICK, leading practice In de planperiode is het MICK uitgegroeid tot een leading practice. Beheer van ondersteunende systemen en toepassingen zijn robuust en betrouwbaar georganiseerd en innovatieve state-of-the-art technologieën worden toegepast. Uitwisseling van gegevens is eenvoudig en wordt breed toegepast. Samenwerking, uitwisselen gegevens met veiligheidspartners Voor versterking van de informatievoorziening wordt zoveel mogelijk afgestemd met de buurregio s. Dat betekent een intensivering van de samenwerking op alle mogelijke raakvlakken: Samenwerken met veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland. Samenwerken met andere buurregio s. Landelijke samenwerking. Samenwerking Schiphol. Samenwerking Gemeenten. Samenwerken in regio met Politie. Organisatie van de informatiehuishouding De doelstelling voor de komende jaren is het verankeren van de informatiemanagement rol en de daarbijbehorende taken, bevoegdheden en aandachtsgebieden. Onderdelen van het domein van informatiemanagement zijn onder andere: vraagarticulatie, functioneel beheer, leveranciersmanagement, portfolio management, stuurgroep rol, bewaken I-aspect in projecten, life-cycle management, inbedden van I-evaluaties van (kleinere) incidenten en oefeningen. Informatiebeleidsplan 2008 2010 25/31
4.3.Van overheidswege Basisregistraties (verplicht 2009) In de komende planperiode wordt het gebruik van basisregistraties in de organisatie sterk uitgebreid met als doel het beter kunnen vinden, ontsluiten en uitwisselen van gegevens. Onder het mom: we hébben en délen de informatie. E-kinddossier Begin 2006 is besloten om over te gaan tot het ontwikkelen van één landelijk systeem voor het EKD JGZ. Na overleg tussen het Programmaministerie voor Jeugd en Gezin, VNG, GGD Nederland en ActiZ is besloten om een gefaseerde aanpak te kiezen. Daarbij worden drie fasen onderscheiden: digitalisering van de JGZ; uitwisseling van informatie binnen de JGZ en analyse van gegevens via de landelijke kop ; haalbaarheidsstudie ketenbrede informatie-uitwisseling binnen de jeugdsector. (Bron: http://www.jeugdengezin.nl/) Geo informatie Het digitaal beschikbaar stellen van Geografische informatie in de planperiode. Adequate risicoanalyse en risicobeheersing voor een gebied is alleen mogelijk met actuele, juiste, volledige, digitale geografische informatie, inclusief aanrijroutes, kabels/leidingen, etc. Geografische informatievoorziening wordt integraal met andere gegevensbronnen zoals procesgegevens of documenten beheerd en ontsloten. Door het maken van dit soort dwarsverbanden wordt meer informatie over- en ondersteuning van de processen in de veiligheidsketen gegenereerd. Net centrisch werken In de planperiode wordt haalbaarheidsstudie uitgevoerd met oog voor de organisatorische consequenties van het invoeren van de nieuwe Net centrische werkwijze filosofie. Daarnaast wordt onderzocht welke organisatorische, financiële en projecttechnische consequenties het netcentrisch werken heeft voor een gebied als Schiphol. BSN Burger Service Nummer. De Eerste Kamer heeft het wetsvoorstel burgerservicenummer in de zorg aangenomen. Dit wetsvoorstel regelt dat binnen de zorgsector gebruik kan worden gemaakt van het burgerservicenummer. Informatiebeleidsplan 2008 2010 26/31
4.4.Resumé Informatiebeleidsplan 2008 2010 27/31
5.Bijlage 1: primaire bedrijfsprocessen VRK. 5.1.Primaire bedrijfsprocessen GHOR Informatiebeleidsplan 2008 2010 28/31
5.2.Primaire bedrijfsprocessen Brandweer Informatiebeleidsplan 2008 2010 29/31
5.3.Primaire bedrijfsprocessen GGD Informatiebeleidsplan 2008 2010 30/31
5.4.Primaire bedrijfsprocessen, een nabrander. Opmerking: het is verleidelijk alle processen binnen een afdeling, zoals bijvoorbeeld de meldkamer, op te sommen. Het kenmerk van bedrijfsprocessen is nu eenmaal dat ze afdelingsoverschrijdend zijn en niet stoppen bij de grenzen van een afdeling. In dit laatste hoofdstuk is de meldkamer er echter wel uitgelicht om het specifieke karakter van de meldkamer te benadrukken. Een verzoek aan de lezers om in het achterhoofd te houden dat de meldkamer activiteiten schakels zijn in de keten van de opgesomde bedrijfsprocessen. Informatiebeleidsplan 2008 2010 31/31