RICHTLIJNEN VOOR FINANCIELE EN INHOUDELIJKE AFREKENING VAN STEDENFONDS SUBSIDIEOVEREENKOMSTEN Stad Gent Strategie en Coördinatie Strategische Subsidies Versie maart 2014 1
Inhoud Inleiding 3 1. Timing 5 2. Inhoudelijke rapportering 6 3. Financiële afrekening 8 3.1. Af te rekenen bedragen 8 3.2. Eventuele wijzigingen 9 3.3. Financiële bewijsstukken 10 3.3.1. In te sturen financiële documenten 3.3.2. Documenten ter inzage (bij boekhouding) 4. Financieel-technische aspecten 13 4.1. Financieel-technische voorwaarden 13 4.2. Specifieke voorwaarden per kostensoort 15 5. Opvolging, controle en sancties 20 6. Nog vragen? 22 2
Inleiding De Stad Gent sloot met uw organisatie een subsidieovereenkomst voor bepaalde duur af met middelen uit het Vlaamse Stedenfonds. In deze overeenkomst worden de te leveren prestaties en de meetindicatoren en de hiertegenover staande middelen die uw organisatie hiervoor (jaarlijks) ontvangt, vastgelegd. Deze overeenkomst bevat beknopt een aantal essentiële elementen betreffende de inhoudelijke en financiële rapportering over en controle op de uitvoering. In deze brochure worden deze verder toegelicht. Doelstelling van voorliggende richtlijnen voor de afrekening van subsidieovereenkomsten Deze richtlijnen hebben tot doel de verwachtingen van de Stad Gent m.b.t. de inhoudelijke en financiële rapportering van subsidieovereenkomsten te duiden. Deze richtlijnen moeten worden beschouwd als een leidraad en vervangen geenszins de afspraken in de subsidieovereenkomst en de toepasselijke wetgeving. 3
Toepasselijke wetgeving: Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op toekenning en op de aanwending van sommige toelagen Wet van 7 juni 1994 betreffende wijziging van het koninklijk besluit van 31 mei 1933 betreffende de verklaringen te doen in verband met subsidies, vergoedingen en toelagen van elke aard, die geheel of gedeeltelijk ten laste van de Staat zijn. het Decreet van 15 juli 2011 houdende vaststelling van de algemene regels waaronder in de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest periodieke plan- en rapporteringsverplichtingen aan lokale besturen kunnen worden opgelegd (Planlastendecreet) Decreet van 13 december 2002 tot vaststelling van de regels inzake de werking en de verdeling van het Vlaams Stedenfonds. De basis: het opportuniteitsprincipe Het basisprincipe voor het verstrekken en dus ook verantwoorden van subsidies is het opportuniteitsprincipe. Hiermee bedoelen we dat de inhoudelijke rapportering en de financiële afrekening nauw met elkaar verbonden zijn. Immers, alle uitgaven die afgerekend worden op de subsidie dienen inhoudelijk gelinkt te zijn met de doelstellingen waarvoor de middelen ter beschikking zijn gesteld. Artikel 3 van de wet van 1983 stelt: Iedere trekker van een toelage [ ] moet de toelage gebruiken voor het doel waarvoor zij is toegekend en moet, tenzij hij erdoor of krachtens de wet van vrijgesteld is; het gebruik ervan rechtvaardigen. 4
1. TIMING Er dient per kalenderjaar, waarin de subsidieovereenkomst loopt, gerapporteerd te worden. De financiële afrekening en inhoudelijke verslaggeving van jaar X wordt aan de bevoegde, projectopvolgende, stedelijke dienst (de promotor in de subsidieovereenkomst) bezorgd ten laatste op 31 maart van jaar X+1. De evaluatieflow die doorgaans gevolgd wordt is: 31/3/X+1 Indienen inhoudelijke en financiële verantwoording bij promotor 31/5/X+1 Eerstelijnscontrole door dienst + evaluatiegesprek 15/6/X+1 Tweedelijnscontrole door Stedenfondscoördinatie Voor de Gentse Feesten: terugkoppeling evaluatie + betaalbaar stellen saldo Van deze data kan worden afgeweken. Desgevallend wordt dat opgenomen in de subsidieovereenkomst. Dit kan ook later per mail aangevraagd worden bij de promotor mits grondige argumentatie. 5
2. INHOUDELIJKE RAPPORTERING Er wordt door de promotor een sjabloon ter beschikking gesteld voor de inhoudelijke en financiële verantwoording, de evaluatiefiche voor organisaties. Dit sjabloon is ook terug te vinden via www.gent.be > Bestuur > Ondersteuning > Financieel > Subsidies > Stedenfonds. De basis voor het opmaken van de inhoudelijke verantwoording zijn de overeengekomen prestaties, zoals opgenomen in de subsidieovereenkomst. Het inhoudelijk verslag is dus niet hetzelfde als het jaarverslag van de organisatie. De Stad Gent subsidieert immers enkel een deel van de werking. Indien u dit echter wenst, kan u het jaarverslag, projectverslagen, beeldmateriaal, informatief meesturen met de evaluatiefiche. Dit vervangt de door u in te vullen evaluatiefiche echter niet. De bedoeling van de inhoudelijke verantwoording is aan te geven of de prestaties volledig/deels/niet behaald werden. De afgesproken indicatoren zijn de toetssteen om dit aan af te meten. In het geval deze niet (volledig) behaald werden, dient beargumenteerd te worden waarom niet en in het geval van meerjarige overeenkomsten welke acties en bijsturingen ondernomen worden om deze in het volgende werkingsjaar wel volledig te kunnen behalen. Indien de vooropgestelde doelstellingen niet zijn gehaald, en dit kan niet of onvoldoende gemotiveerd worden, dan kan worden overgegaan tot (gehele of gedeeltelijke) terugvordering van de middelen. 6
Er wordt o.a. expliciet ingegaan op de gebruikte werkwijze en de behaalde resultaten en, afhankelijk van de te behalen prestaties, de bereikte doelgroep, eventuele relevante samenwerkingsverbanden met andere partners,. De link met de strategische en operationele doelstelling van het Stedenfonds, waartoe de in de subsidieovereenkomst geformuleerde prestaties moeten bijdragen, zou in principe rechtstreeks moeten kunnen gelegd worden in de inhoudelijke rapportering. Het inhoudelijke verslag houdt daarnaast ook een (zelf)evaluatie in van de realisaties: afwijkingen t.o.v. de oorspronkelijke doelstellingen dienen dan ook te worden gemotiveerd, voorstellen voor nieuwe methodieken, nieuwe indicatoren, kunnen worden gemaakt. In het inhoudelijke verslag wordt ook verduidelijkt hoe de personeelsinzet over gesubsidieerde activiteiten ingezet werd. Voor meer informatie over het verantwoorden van personeelskosten: zie p. 19. 7
3. FINANCIËLE AFREKENING 3.1. Af te rekenen bedragen In elke subsidieovereenkomst staat het toegekende subsidiebedrag per jaar. Dit bedrag is opgesplitst naar personeel- en werkingskosten. Overheadkosten bedragen max. 15% van het afgerekende subsidiebedrag. Ze worden toegekend obv de afgerekende en aanvaarde personeels- en werkingskosten. Bij de afrekening wordt een afwijking van maximum 10% in de verdeling tussen werkings- en personeelskosten toegestaan zonder dat daarvoor voorafgaandelijke toestemming nodig is. Meerjarige subsidieovereenkomsten bevatten in principe enkel het startbedrag. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd met 0,6%. Opgepast! Indien de gesubsidieerde activiteiten opbrengsten genereren dienen deze te worden ingebracht in de afrekening. Het uiteindelijk te ontvangen subsidiebedrag bedraagt het verschil tussen de aanvaarde uitgaven en de gegenereerde ontvangsten. Een voorbeeld: een organisatie ontvangt 1000 EUR subsidie om een product te ontwikkelen. Dit product wordt verkocht aan 20 EUR per stuk. Men verkoopt 10 stuks. De afrekening van dit project: 1200 EUR aan uitgaven 200 EUR aan gegenereerde ontvangsten. Toegekende subsidie: 1000 EUR. 8
3.2. Eventuele wijzigingen Indien tijdens de uitvoering van de subsidieovereenkomst blijkt dat de verdeling van het toegekende budget over personeels- en werkingskosten door externe of gewijzigde omstandigheden niet meer correct is, stuurt de uitvoerder per mail een gemotiveerd verzoek om te mogen afwijken van de vooropgestelde verdeling. Het verzoek wordt opgestuurd naar de bevoegde stedelijke dienst (de promotor ) en naar de Stedenfondscoördinator. Slechts na formeel akkoord van de Stad kan de gevraagde wijziging als definitief worden beschouwd. Opgepast! Wijzigingen kunnen niet meer worden aangevraagd na 31/10 van het betrokken werkjaar. 9
3.3. Financiële bewijsstukken Wet van 14 november 1983: art. 5 1 ieder rechtspersoon die, zelfs onrechtstreeks, een toelage heeft gekregen van een art. 1 bedoelde verstrekker, moet elk jaar zijn balans en rekeningen alsook een verslag inzake beheer en financiële toestand aan de verstrekker bezorgen. Gebaseerd op de vernoemde wettelijke bepalingen dienen volgende stukken te worden ingediend en/of ter plaatste bij de begunstigde te controleren zijn: 3.3.1. In te sturen financiële documenten een overzicht van de totaal afgerekende personeels- en werkingskost de grootboekrekeningen (of kasboek voor organisaties zonder dubbele boekhouding) waarbij elke kostenpost uitgesplitst is over de verschillende subsidiebronnen van de organisatie zodat duidelijk zicht wordt gegeven welke kosten gelinkt zijn aan welke subsidies dit om dubbel-subsidiëring te kunnen uitsluiten. Bij voorkeur wordt er analytisch per subsidiebron geboekt zodat de gevraagde rapportering voor elke subsidieverstrekker identiek en transparant kan verstrekt worden. indien de Stedenfondssubsidie minder dan 5% van de omzet van de derde bedraagt: detail van de grootboekrekening waarop alle subsidieontvangsten van de organisatie worden geboekt (ifv risico-analyse op dubbelsubsidiëring), in combinatie met een verklaring op eer dat de 10
afgerekende kosten niet door andere subsidiebronnen worden betoelaagd. Dit kan enkel op expliciet verzoek van de derde en in overleg tussen promotor en derde. verklaring van toegepaste verdeelsleutels (zowel voor werking als personeel) De (voorlopige) jaarrekening van jaar X dient te worden ingediend in volgende gevallen: BEDRAG JAARREKENING in te sturen? Tot 8.500 EUR Eenmalig Nee Niet eenmalig* Nee Tot 25.000 EUR Eenmalig Nee Niet eenmalig Ja Meer dan 25.000 EUR Eenmalig Ja Niet eenmalig Ja *= niet eenmalig: indien eenzelfde organisatie voor dezelfde prestatie meermaals (bv. over meerdere jaren) een subsidie ontvangt, dan moeten die subsidiebedragen bij elkaar opgeteld worden om na te gaan of de organisatie zijn jaarrekening dient in te sturen. Indien de jaarrekening raadpleegbaar is op de balanscentrale, kan dit aangevinkt worden op de evaluatiefiche voor organisaties. Deze hoeft dan niet meer afzonderlijk meegestuurd. Indien de definitieve jaarrekening nog niet neergelegd is op het moment van verantwoording, kan de evaluatieprocedure (en saldo-uitbetaling) van het werkjaar X toch al afgerond worden. 11
De derde vult op de evaluatiefiche in wanneer de definitieve jaarrekening wordt neergelegd en stuurt deze na. Het voorschot voor jaar X+1 kan pas uitbetaald worden nadat eerst gecontroleerd is of de jaarrekening van jaar X ingediend is en of er geen sprake is van een negatief overgedragen resultaat. 3.3.2. Documenten ter inzage (bij boekhouding) Het gedetailleerde kostenoverzicht van de ingebrachte kosten + de originele bewijsstukken (facturen, loonstaten, ) jaarloonstaten per medewerker en de aansluiting van de loonstaten met de personeelskosten die ingebracht worden indien van toepassing: afschrijvingstabel + geldende waarderingsregels De bewijsstukken worden door de bevoegde stedelijke diensten steekproefsgewijs en ter plaatse gecontroleerd voor 15 mei N+1. Noot: in overleg met de bevoegde stedelijke dienst kan beslist worden ook alle kopies van de financiële bewijsstukken in te sturen. 12
4. FINANCIEEL TECHNISCHE ASPECTEN 4.1. Financieel-technische voorwaarden m.b.t. kosten die ingediend worden voor subsidiëring Bewijsstukken dienen steeds betrekking te hebben op prestaties binnen de referteperiode (indien meerdere jaren: per kalenderjaar) van de overeenkomst (vb. facturen voor prestaties december van het refertejaar N, pas ontvangen in januari van het daaropvolgende jaar N+1, kunnen voor het refertejaar N nog ingebracht worden.) Om dubbelsubsidiëring uit te sluiten, dient er een unieke link voorzien te worden tussen de originele bewijsstukken en de afgerekende kosten in de financiële verantwoording. Dit kan een nummering zijn op factuur, een kostenlijst, een aparte analystische code, Facturen en onkostennota s dienen steeds een gedetailleerde omschrijving te bevatten. Bvb. bij honoraria dient een duidelijke omschrijving van de activiteit met eventueel vermelding van gepresteerde uren, onderdelen van de opdracht enz. vermeld te zijn. Facturen dienen op naam van de subsidieontvanger te worden opgemaakt. In principe dient elke organisatie, voor zover 50% van de middelen uit subsidies/toelage/financiering van de overheid bestaat de wetgeving overheidsopdrachten te respecteren. Zelfs indien dit niet het geval is moet voor alle aankopen werken/leveringen/diensten van 13
meer dan 8.500 EUR excl. BTW aangetoond kunnen worden dat er een marktbevraging is gebeurd. Dit houdt o.a. in dat offertes bij verschillende firma s zijn opgevraagd + dat er een motivering is van de uiteindelijke leverancierskeuze. Organisaties die een deel van de uitvoering van de subsidieovereenkomst via onderaanneming aan een andere organisatie doorgeven sluiten met deze organisatie ook een subsidieovereenkomst af. Bovendien dienen deze onderaannemers aan alle inhoudelijke en financiële rapporteringsverplichtingen te voldoen zoals de hoofdaannemer t.o.v. de Stad. De controle op naleving hiervan rust bij de hoofdaannemer. De hoofdaannemer stelt alles in het werk om de naleving van deze verplichtingen door de onderaannemer te bewerkstelligen. Indien na aangetekend schrijven van de hoofdaannemer de onderaannemer in gebreke blijft, brengt de hoofdaannemer de bevoegde stedelijke dienst hiervan zo snel mogelijk op de hoogte. Tot 5 jaar na einde overeenkomst moeten de originele bewijsstukken ter inzage worden bewaard. Bij een eventuele controle kan gevraagd worden betalingsbewijzen voor te leggen. 14
4.2. Specifieke voorwaarden per kostensoort Overheadkosten bedragen max. 15% van het afgerekende subsidiebedrag. Ze worden toegekend op basis van de aanvaarde personeels- en werkingskosten. Een voorbeeld: Er werd een overeenkomst afgesloten voor een bedrag van 100 EUR. Er kan dus 85 EUR aan personeels- en werkingskosten worden afgerekend. Na financiële controle wordt echter slechts 80 EUR weerhouden. Dit betekent dat slechts 12 EUR (= 15% van het afgerekende en weerhouden bedrag) aan overhead toegekend kan worden. In totaal ontvangt deze organisatie dus 80+12=92 EUR aan subsidie. De overheadkosten worden als flatrate toegkend en dienen niet gestaafd te worden met verantwoordingsstukken. Overheadkosten bestaan limitatief uit volgende posten. Deze kosten kunnen dus niet ingediend worden onder de werkingskosten. kosten voor (mede)gebruik van gebouw (huur, EGW, onderhoud- en servicekosten) kosten voor administratie en beheer van de organisatie (secretariaat, personeelsbeheer en directie) personeelsleden die zowel instaan voor het algemeen beheer (inhoudelijk/zakelijk) als voor de realisatie van de projecten kunnen ingebracht worden voor een deel van hun prestaties mits deze expliciet gemotiveerd 15
worden (omschrijving link met prestaties overeenkomst & tijdsinvestering). kosten voor telefonie, kopie en IT (incl. afschrijvingen) kosten voor kantoormateriaal (incl. afschrijvingen) verzendingskosten representatiekosten (recepties, geschenken, ) verzekeringen (behalve vrijwilligersverzekering voor projectmedewerkers) Indien voorafgaandelijk een akkoord werd bereikt met de promotor en de Stedenfondscoördinatie dat bepaalde kosten, rechtstreeks gerelateerd aan het realiseren van een specifieke prestatie, niet als overhead worden meegerekend, dan vallen deze buiten de max. grens van 15%. Deze kosten moeten expliciet zijn opgenomen in de subsidieovereenkomst, als uitzondering op artikel 1. Afschrijvingen kunnen worden ingebracht volgens de afschrijfregels die in de boekhouding van de organisatie worden gehanteerd. 16
Onder personeelskosten wordt begrepen: loonkost (brutoloon + RSZ werkgever) werkgeversaandeel maaltijdcheques ecocheques vakantiegeld eindejaarsvergoeding hospitalisatieverzekering woonwerkverkeer kosten voor medisch sociaal toezicht beheerskosten voor sociaal secretariaat De organisatie geeft op de evaluatiefiche voor organisaties een overzicht van het personeel dat afgerekend wordt op de subsidieovereenkomst. Er wordt per werknemer vermeld: periode tewerkstelling ifv de overeenkomst, omschrijving van de taken ifv de overeenkomst en aandeel ingebracht in de subsidieovereenkomst. Eventuele specifieke vermeldingen worden ook weergegeven (loopbaanvermindering, zwanger-schapsverlof, enz). Loonkosten dienen steeds verantwoord te worden via bewijsstukken zoals afgeleverd door het sociaal secretariaat. Enkel voor de provisie vakantiegeld wordt de opbouw van reserves als kost aanvaard. Deze reserves kunnen niet gecumuleerd worden of overgedragen worden naar een volgend werkjaar. Zij mogen enkel betrekking hebben op prestaties van personeelsleden die vervat zitten in de beleidsovereenkomst en hebben enkel betrekking op de referteperiode van de overeenkomst. De reserve wordt 17
toegekend op basis van het attest van het sociaal secretariaat. Verbrekingsvergoedingen worden niet als kost aanvaard. Verdeelsleutels: bij alle kosten die via verdeelsleutel worden toegewezen wordt een verklaring van deze verdeelsleutel gegeven 18
5. OPVOLGING, CONTROLE EN SANCTIES Na het indienen van de afrekening bij de bevoegde stedelijke dienst (de promotor ), is het mogelijk dat deze dienst, al dan niet vergezeld door de coördinatie Stedenfonds (indien van toepassing), bij de organisatie langskomt voor een evaluatiegesprek ter plaatse. Dit overleg wordt minstens een week op voorhand telefonisch of per mail vastgelegd. Het evaluatiegesprek behandelt het inhoudelijke luik van de subsidieovereenkomst waarbij een finale round up wordt gemaakt van wat afgesproken werd in de subsidieovereenkomst (zijn de vernoemde prestaties gerealiseerd: naar methodiek, doelpubliek, eindresultaat, wat moet eventueel worden bijgestuurd en hoe kan dit gebeuren, ). Vanuit de inhoudelijke evaluatie wordt de link gemaakt met de financiële afrekening. De controle op de afrekening gebeurt (steekproefsgewijs) op de originele stukken. Hierbij kan ook gevraagd worden om inzicht te geven in de boekhouding van de organisatie, eventuele afrekeningen aan andere overheden te bekijken (ifv het uitsluiten van dubbelsubsidiëring) of het naleven van de wetgeving overheidsopdrachten. Na deze evaluatie maakt de bevoegde stedelijke dienst een verslag op waarin het de conclusies formuleert m.b.t. de inhoudelijke en financiële rapportering. De bevoegde stedelijke dienst bezorgt ten laatste op 1 juni, tenzij anders afgesproken, een evaluatiefiche aan de Stedenfondscoördinatie. Voor alle Stedenfonds-subsidies wordt na overleg met en 19
na fiat van de Stedenfondscoördinatie besloten welk saldobedrag er uitbetaald kan worden. Immers: indien er onvoldoende inhoudelijke en financiële bewijsstukken zijn die de ontvangen subsidie verantwoorden kan geconcludeerd worden dat het saldo niet wordt uitbetaald of dat er middelen worden teruggevorderd. De organisatie wordt hiervan schriftelijk door de betrokken dienst op de hoogte gebracht (kopie van de evaluatiefiche). Indien de afrekening niet tijdig of niet correct wordt ingediend kan, na aangetekend schrijven, overgegaan tot terugvordering van het volledige voorschot. Op vraag van en na controle door de Vlaamse administratie kan deze na controle bij de Stad Gent alsnog een bepaald bedrag van de subsidieontvanger terugvorderen. Ook andere controle-instanties zoals het Rekenhof kunnen bij de Stad en/of de organisaties komen controleren. 20
6. NOG VRAGEN? Voor vragen i.v.m. de verantwoording van jullie overeenkomst nemen jullie in eerste instantie contact op met de betrokken stadsdienst die de overeenkomst afsloot (de promotor ). Indien er bijkomende vragen zijn met betrekking tot het Stedenfonds kan ook contact worden opgenomen met de coördinatie Stedenfonds van de Stad Gent. Contactpersoon is Ariana Tabaku (09/266 57 36 of strategie.subsidies@gent.be). 21
22