Service Portfolio - Ontwikkelingsprojecten 1 Scope en doel Dit aanbod omvat alle activiteiten die nodig zijn om een ontwikkelingsproject (Project) te realiseren. Het omvat het volledige traject vanaf de (behoeften)analyse en het uittekenen van de oplossing tot en met het testen en in productie brengen van de nieuwe bedrijfstoepassing of de nieuwe release. Dit betekent echter niet dat het volledige in een Projectvoorstel omschreven Project in één keer moet besteld worden. Zo kan bijv. de bestelling van een eerste Projectfase beperkt worden tot het uitvoeren van een gedetailleerde behoeftenanalyse om pas daarna de bestelling te plaatsen voor een Projectfase m.b.t. de uitvoering. Ontwikkelingsproject dient men ruim te interpreteren: het gaat om activiteiten die betrekking hebben op applicatieve oplossingen die op basis van pakketsoftware en/of op maat ontwikkelde software gerealiseerd worden ten behoeve van de ondersteuning van de bedrijfsvoering. - Het bereik van een een ontwikkelingsproject omvat in principe het volledige traject van (behoeften)analyse en het uittekenen van de oplossing tot en met het testen en in productie brengen van de nieuwe toepassing of de nieuwe release, maar kan eventueel ook beperkt worden tot een deel hiervan. Het bereik kan ook opleiding, begeleiding van de uitrol en de ingebruikname van de bedrijfstoepassing en andere meer raadgevende en hoofdzakelijk conceptuele activiteiten (bijv. in kaart brengen en optimaliseren van bedrijfsprocessen) omvatten. Het uitgangspunt blijft echter wel dat de Klant de verantwoordelijkheid blijft houden voor het bepalen van de behoeften, voor het aansturen en beheren van het globale veranderingstraject (ook voor de niet-it-aspecten) en voor de uiteindelijke acceptatie. - Naar soort toepassing kan het gaan om zeer diverse technologie en samenstelling van oplossingen die gerealiseerd worden: maatontwikkelingen, zoals.net of java applicaties, maar ook om het realiseren van oplossingen op applicatieplatformen of frameworks (voorbeelden: ECM platformen en daarop gebaseerde frameworks die dienstig kunen zijn om toepassingen op te bouwen, zoals MS Sharepoint, emc Documentum, BI of informatieverwerkingsplatformen als IBM Cognos en IBM Information Server Datastage, GIS-frameworks of - platformen, Oracle Apex gebaseerde toepassingen, enz.) en in het bijzonder ook ERP applicatieve oplossingen, gebaseerd op en/of gebruik makend van bijvoorbeeld Oracle Peoplesoft, Oracle Financials, enz. - De platformen waar de bedrijfstoepassingen op moeten draaien zijn ook divers. Het betreft vooral servers, maar daarnaast ook mainframe, PC s en mobiele toestellen. Dit heeft ook een impact naar de te gebruiken ontwikkelings- en test-omgevingen. Zo werd voor de bestaande mainframetoepassingen bijv. gebruik gemaakt van CA-gen en Cobol als ontwikkelingsomgeving en van DB2, IDMS en IMS als databases. - Het hoeft niet steeds te gaan om volledig afgeronde functionele gehelen die ten volle een endto-end klantenoplossing bieden, maar het kan ook gaan om wezenlijke componenten van zulke oplossing, bijvoorbeeld componenten (services) in een SOA omgeving (service georienteerde architectuur). - De projecten kunnen gevraagd / uitgevoerd worden, gebruik makend van verschillende ontwikkelingsmethodologieën, inclusief agile ontwikkelingsmethoden afhankelijk van de behoeften van de Klant. - De ontwikkelingsprojecten kunnen zowel betrekking hebben op de ontwikkeling van nieuwe bedrijfstoepassingen als op belangrijke verbeteringen, aanpassingen en uitbreidingen aan bestaande toepassingen. Het betreft dus onderhoudsopdrachten die voldoende groot zijn om de uitvoering ervan zinvol in competitie te kunnen stellen en die een projectmatige aanpak vergen. Het kan bij applicatie onderhoud gaan om de analyse, design, ontwikkeling en implementatie van functionele en/of technische verbeteringen die de performantie of de Pagina 1 van 10
stabiliteit van de toepassing verbeteren, of die er functionaliteit aan toevoegen, wijzigen of verwijderen. Van de ICT-Dienstverleners wordt verwacht dat ze zich voortdurend bijscholen om op elk ogenblik tijdens de looptijd van de Overeenkomst ervaring te hebben met technologieën die op dat ogenblik binnen de markt als standaard kunnen beschouwd worden (bv actueel JAVA,.Net, technologieën m.b.t. cloud en mobile, PHP, ) en daarnaast dat zij zich laten bijstaan door gespecialiseerde Onderaannemers indien dit voor specifieke competenties noodzakelijk blijkt. De ICT-Dienstverleners zijn verplicht om waar dit zinvol is maximaal hergebruik te maken van bestaande ontwikkelingen (al dan niet open source) en maximaal gebruik te maken van gemeenschappelijke ICT-omgevingen. In het geval de exploitatie van een door de ICT-Dienstverlener te ontwikkelen bedrijfstoepassing, zal worden gerealiseerd door de Exploitant ICT-Contract 2015, of een andere dienstverlener van de Klant, zal de ICT-Dienstverlener samen werken met de Exploitant ICT-Contract 2015, of die andere dienstverlener teneinde het in exploitatie nemen van de ontwikkelde bedrijfstoepassing door de Exploitant zo optimaal als mogelijk te laten verlopen; de samenwerking gebeurt reeds van bij de opmaak van de offerte en in ieder geval bij de ontwikkeling door de ontwikkelteams. Er kan beroep gedaan worden op de Exploitant ICT-contract 2015 voor het ter beschikking stellen van o.a. test- en acceptatieomgevingen, het consulteren van reeds bestaande broncode, enz. 2 Geconcretiseerd door Een Project zal in principe steeds starten met een Werkaanvraag voor het opmaken van een Projectvoorstel. Nadien volgen dan één of meerdere Werkaanvragen voor de bestelling van opeenvolgende fasen (overeenkomstig de offerte) of voor het bestellen van wijzigingen. Afhankelijk van het type Werkaanvraag (zie ook rubriek 3 voor meer toelichting), zijn minstens de hierna vermelde elementen op te geven door de Klant: Voor de Werkaanvraag voor de opmaak van een Projectvoorstel: Identificatiegegevens van de Klant: naam van de organisatorische eenheid die de Werkaanvraag indient en de naam van de persoon die de organisatorische eenheid vertegenwoordigt en bevoegd is om met betrekking tot dit Project de beslissingen te nemen (projectleider van de Klant) zoals het plaatsen van de bestellingen en het ondertekenen van het PV van Oplevering; Antwoordtermijn of uiterste antwoorddatum: - Antwoordtermijn: termijn waarover de ICT-Dienstverlener beschikt om een Projectvoorstel in te dienen; - uiterste antwoorddatum: de datum (en tijdstip) waarop het Projectvoorstel uiterlijk bij de Klant moet zijn; Projectsituering: o o Relevante situering en duiding van het project, met o.a.: omschrijving van de huidige situatie: duiden van de huidige problematiek; omschrijving van de gewenste situatie: geven van een visie van waar men naartoe wil en omschrijving van wat men wil bereiken (doelstellingen); Andere relevante informatie (op te nemen als bijlagen of referentie naar toegankelijke documentatie); Werkproducten: de verwachte, op te leveren resultaten van de activiteiten binnen een Werkaanvraag met de bijbehorende acceptatiecriteria; Prijsvorming: resultaatverbintenis/middelenverbintenis; De Klant geeft in de Offertevraag aan of het geheel een opdracht betreft in resultaatsverbintenis, Pagina 2 van 10
tegen een totale prijs. In het andere geval kan hij desgewenst gedeelten van de opdracht aanduiden waarvoor hij een totaalprijs (som over geheel) in het Projectvoorstel wenst te bekomen. Waarborg: al dan niet met waarborg na in productiename (default, indien niets anders gepreciseerd in de opdracht door de Klant: een waarborgperiode van 90 dagen) Locatie van uitvoering van de activiteiten door de ICT-Dienstverlener: in welke mate de uitvoering ter plaatse bij de Klant dient te gebeuren, en waar deze locatie zich dan wel situeert en eventuele specifieke modaliteiten en voorzieningen die de Klant daartoe voorziet. Licenties: eventuele licenties die van klantzijde beschikbaar zullen worden gesteld om gebruikt te worden. Specificaties inzake de exploitatie: de Exploitant en de exploitatiemodaliteiten: - waar en door wie het eindresultaat in exploitatie zal worden genomen, in detail te benoemen en te omschrijven indien het een andere Exploitant betreft dan deze die in kader van ICTcontract 2015 wordt aangesteld. - eventuele specifieke modaliteiten van exploitatie die van belang zijn voor de opdracht (bijv. 24x7, ). - Aanduiding of er al dan niet een indicatieve offerte van de Exploitant gewenst is voor het beheer van de ontwikkelde bedrijfstoepassing na in productie stelling. Bijzondere karakteristieken of vereisten: De Klanten kunnen voor diverse opdrachten specifieke karakteristieken vastleggen ( technische klantvereisten ), die de specifieke gewenste dienst verder indelen aan de hand van niet-functionele karakteristieken. Bijv. - de target omgeving, indien gekend, bijv. MS SQLServer, OracleEE, Solaris-Windows-Linux- ZOS systeem, - de applicatielaag programmeertaal. Bijv.:.Net, J2EE, enz., - de methodiek (vereist / voorkeur). Bijv. Agile, - eventuele verwachtingen met betrekking tot hergebruik, zoals opgelegd hergebruik van bestaande software of componenten (informatie daarover toe te voegen of beschikbaar te stellen). Bijlagen: een lijst van documenten, die als bijlage (of via een referentie (link) naar een elektronische versie in een daarvoor geëigend systeem dat voor alle voor alle partijen toegankelijk is) zijn opgenomen (bijvoorbeeld bestaande toepassingsdossiers of projectdossiers, ). De volledigheid en de mate van detail waarin bovenstaande elementen beschreven dienen te worden, is afhankelijk van het type Project en van het feit of het om een nieuwe toepassing gaat dan wel om een aanpassing aan de bestaande ICT-infrastructuur/toepassing. Voor Werkaanvragen voor bestelling van de uitvoering van een Project(fase): Verwijzing naar het Projectvoorstel Voor Werkaanvragen voor de bestelling van een projectwijziging: het bestelde Project waarop de wijziging betrekking heeft een vooraf opgesteld wijzigingsvoorstel, dat werd opgesteld als onderdeel van wijzigingsbeheer in de projectuitvoering, en dat het doel, het bereik en de impact van de wijziging op alle projectaspecten (planning, scope, kosten, ) helder beschrijft. Pagina 3 van 10
Voor Applicatieonderhoud in Waarborg: Classificering voor uitvoering, van correctief onderhoud tijdens de waarborg: - hoogdringend: onverwijld door te voeren correctie,( emergency release ) - normaal: releasematig door te voeren correctief onderhoud, op een normale manier, gepland, door te voeren i.s.m. de Exploitant.en de Klant. 3 Uitvoeringsmodaliteiten 3.1 Werkaanvraag voor opmaken van een Projectvoorstel (via Minicompetitie) Alvorens een Project te laten uitvoeren door de ICT-Dienstverlener, moet de Klant een Projectvoorstel aan de ICT-Dienstverlener vragen.. Een Projectvoorstel geeft o.a. aan tegen welke prijs en met welke uitvoeringstermijn de ICT-Dienstverlener een Project dient uit te voeren. Het Projectvoorstel omvat minstens een volledig uitgewerkt projectplan met o.a. een duidelijke omschrijving van de te verrichten activiteiten, de op te leveren Werkproducten, de planning (GANTT) en de prijs. Het Projectvoorstel moet vergelijkbaar zijn met een Project Initiatie Document zoals beschreven in PRINCE2. Bij een Project heeft de Klant steeds een bepaald resultaat en een bepaalde doelstelling voor ogen. In functie van het gewenste resultaat en van de vertreksituatie zullen meer of minder activiteiten moeten uitgevoerd worden. Het voorwerp van het uit te voeren Project dient steeds in voldoende detail bepaald te worden teneinde een correcte Minicompetitie mogelijk te maken. Dit geldt ook indien de ontwikkeling zelf met een agile ontwikkelingsmethodologie wordt uitgevoerd. Naast de generieke Werkproducten die bij ieder Project noodzakelijk zijn in het kader van het projectbeheer (onder andere het projectplan) zijn er ook een reeks specifieke Werkproducten die in het kader van het Project zullen moeten geleverd worden. Deze specifieke Werkproducten kunnen voor elk Project verschillend zijn en worden gepreciseerd in het Projectvoorstel. De uitvoering van een Project gebeurt, afhankelijk van het type Project, in één of meerdere fasen en resultaatgericht, waarbij het aandeel van de projectmanagement-activiteiten steeds in verhouding zullen staan tot het uit te voeren werk. Het voor projectmanagement aangerekend bedrag mag maximaal 15% zijn van de totale prijs voor het Project. Het aandeel projectmanagement kan per fase in een Project hoger of lager liggen, maar voor het totale Project dient het maximaal percentage gerespecteerd te worden. Enkel in uitzonderlijke gevallen en op basis van concrete argumenten kan hier in het Projectvoorstel van afgeweken worden. Als onderdeel van de beschrijving van de Serviceorganisatie zal de ICT-Dientverlener ook een sjabloon voor Projectvoorstellen opstellen en beheren. Hierin dient bepaald te worden welke elementen minstens dienen opgenomen te worden in een Projectvoorstel. De Klant staat centraal m.b.t. de specificatie van de verwachtingen en de vereisten, en zal ook alle Werkproducten accepteren; voor beide zal hij een gedegen begeleiding krijgen vanwege de ICT- Dienstverlener. Om voor elk individueel ontwikkelingsproject de gevraagde concurrentie te kunnen realiseren, werd de Overeenkomst gesloten met meerdere ICT-Dienstverleners. Voor elke individuele opdracht zal de Klant dan ook via een Minicompetitie een Projectvoorstel vragen aan alle gecontracteerde ICT- Dienstverleners en zal de Klant op basis van de in rubriek 3.1.2 bepaalde gunningscriteria bepalen welke ICT-Dienstverlener het voor de Klant economisch meest voordelige Projectvoorstel heeft ingediend en dus bij wie de uitvoering van het Project zal worden besteld. Hiervoor wordt de in rubriek 3.1.1 beschreven procedure gevolgd. Pagina 4 van 10
3.1.1 De procedure voor de Minicompetitie: De procedure van de Minicompetitie verloopt als volgt: - Oproep tot indiening van een Projectvoorstel: De Klant stuurt de Werkaanvraag met het verzoek tot het opmaken van een Projectvoorstel, tegelijktertijd naar alle ICT-Dienstverleners waarmee deze Overeenkomst werd afgesloten. Dit gebeurt via e-mail naar de per ICT- Dienstverlener hiervoor afgesproken e-mail-adressen. Als bijlage bij deze e-mail geeft de Klant alle informatie mee die nodig is opdat de ICT-Dienstverleners een degelijk Projectvoorstel zouden kunnen opstellen. (zie ook rubriek 2 Geconcretiseerd door ). - Vragen en antwoorden m.b.t. de Werkaanvraag: tenzij anders bepaald door de Klant, beschikken de ICT-Dienstverleners over een periode van 10 Werkdagen vanaf de datum van verzending van de voormelde Werkaanvraag, om eventuele vragen te stellen ter verduidelijking van de in de Werkaanvraag opgenomen informatie. De Klant zal vervolgens alle vragen beantwoorden, om vervolgens alle vragen en antwoorden (zonder indicatie van de vraagsteller) tegelijkertijd aan alle ICT-Dienstverleners te bezorgen via e-mail. De Klant beschikt hiervoor in principe over 5 Werkdagen. Indien het beantwoorden van de vragen meer tijd vergt voor de Klant, dan zal de termijn voor het indienen van het Projectvoorstel ook verlengd worden met de extra tijd die de Klant heeft genomen zodat de ICT-Dienstverleners nog over minstens 15 Werkdagen kunnen beschikken na ontvangst van de antwoorden. - Antwoordtermijn: het Projectvoorstel zal binnen een door de klant opgelegde termijn of tegen een vaste datum (due date) worden voorgelegd. Deze termijn moet voldoende lang zijn rekening houdend met elementen zoals de complexiteit van het voorwerp van het Project en de benodigde tijd voor de toezending van de offertes. De minimale antwoordtermijn is 30 Werkdagen. Deze termijn is te rekenen vanaf de aanvraagdatum (datum van het verzenden van de Werkaanvraag). - Indiening en opening van de Projectvoorstellen: De door de hiertoe gemachtigde personen van de ICT-Dienstverlener goedgekeurde Projectvoorstellen worden ingediend via e-mail op het e-mailadres dat is opgegeven in de Werkaanvraag binnen de in de Werkaanvraag vermelde antwoordtermijn; onmiddellijk na ontvangst van een offerte, verzendt de Klant naar de betrokken ICT-Dienstverlener een bevestiging van deze ontvangst met vermelding van datum en tijdstip. De Projectvoorstellen worden door de Klant slechts geopend na het verstrijken van de antwoordtermijn. - Beoordeling van de Projectvoorstellen door de Klant: de Klant zal in eerste instantie de regelmatigheid van het Projectvoorstel nakijken en vervolgens de Projectvoorstellen evalueren op basis van de gunningscriteria (zie rubriek 3.1.2). - Optioneel: De Klant kan beslissen om over de ontvangen Projectvoorstellen te onderhandelen met de verschillende ICT-Dienstverleners. Tijdens de onderhandelingen waarborgt de Klant de gelijke behandeling van de verschillende ICT-Dienstverleners. Na de onderhandelingen worden de ICT-Dienstverleners uitgenodigd om een verbeterd Projectvoorstel in te dienen (op dezelfde wijze als dit voor het initiële Projectvoorstel gebeurde). Dit verbeterd Projectvoorstel wordt dan opnieuw geëvalueerd op basis van de gunningscriteria, na voorafgaand nazicht van de regelmatigheid.. - Bij de ICT-Dienstverlener die het het ecomomisch meest voordelige Projectvoorstel heeft ingediend zal/zullen vervolgens door de Klant de Werkaanvraag of Werkaanvragen voor de uitvoering van het Project ingediend worden (zie verder). De ICT-Dienstverleners die niet het economisch voordeligste Projectvoorstel hebben ingediend, worden via e-mail op de hoogte gebracht van de gemotiveerde beslissing van de Klant. 3.1.2 Gunningscriteria Voor het beoordelen van de Projectvoorstellen zullen de volgende gunningscriteria gebruikt worden: Kwaliteit van het voorstel (40%): Het betreft hier de inhoudelijke kwaliteit van het Projectvoorstel Pagina 5 van 10
Totaalprijs (50%): Het betreft hier de totaalprijs voor de uitvoering van het Project Uitvoeringstermijn (10%): het betreft hier de door de ICT-Dienstverlener gegarandeerde uitvoeringstermijn voor de uitvoering van het Project alsook van de onderliggende Projectfasen indien van toepassing. 3.2 Werkaanvraag voor uitvoering van een Project of Projectfase 3.2.1 Algemeen Op basis van het via de Minicompetitie als meest voordelig beoordeeld Projectvoorstel kan de Klant de uitvoering van het Project (of van een of meerdere Projectfasen) bestellen. De datum van bestelling (dit is de datum van indienen van de bestel-werkaanvraag) is de startdatum voor de uitvoeringstermijn. Minstens op het einde van het Project, maar voor zover afgesproken bij de bestelling ook op het einde van een fase van het Project, wordt een Oplevering gevraagd van de betrokken Werkproducten. Enkel op basis van een PV van Oplevering kan een facturatie uitgestuurd worden. Om een Project te realiseren zal de ICT-Dienstverlener gebruik maken van een erkende projectmethodologie (PRINCE2 of gelijkwaardig) en van algemeen gangbare beste praktijken (bv.cmmi-dev). Het aspect ontwikkeling gebeurt bij voorkeur op basis van Agile methoden. Voor deze Projecten zal de ICT-Dienstverlener alle nodige hulpmiddelen voorzien m.b.t. ontwikkeling (zoals hulpmiddelen voor integratie, testing, monitoring, versiebeheer, issuebeheer, e.d.m.) die nodig zijn om op verantwoorde wijze en zoveel als mogelijk op een gestandaardiseerde manier, het beoogde eindresultaat te behalen. De ICT-Dienstverlener dient voor de uitvoering van deze Dienst Profielen in te zetten met de juiste competenties. De lijst van competenties met de detailomschrijving van de kwalificaties worden opgenomen in het gedeelte Serviceorganisatie. Voor elk Project wordt afgesproken welke specifieke overlegstructuren er voorzien worden en wat hun respectievelijke bevoegdheden zijn. Voor elk Project zal er minstens een Project stuurgroep voorzien worden die formele beslissingen kan nemen met betrekking tot het Project. In die Project stuurgroep zal minstens de projectleider van de Klant en de projectleider van de ICT-Dienstverlener zetelen. Minstens bij mijlpalen, dient een Project stuurgroep samengeroepen te worden om het afsluiten van de vorige fase en de start van de volgende fase goed te keuren. Daarnaast moet er regelmatig ad hoc contact zijn tussen de beide projectleiders. Bij de start van het Project wordt de base line voor uitvoering vastgelegd, conform aan het goedgekeurde Projectvoorstel. Deze kan nadien enkel gewijzigd worden bij formeel goedgekeurde wijzigingen aan het projectplan. Tijdens de realisatie van het Project zal de ICT-Dienstverlener aan de Klant rapporteren conform de afspraken die gemaakt zijn in het Projectvoorstel. Minimaal zal de projectleider van de Klant regelmatig een voortgangsrapportering t.o.v. van het oorspronkelijk projectplan ontvangen. De vooruitgangsrapportering moet de actuele situatie vergelijken met de base line. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van earned value berekeningen. Bijkomende rapporteringseisen kunnen per Project worden afgesproken. Na afwerking van de verschillende in het Projectvoorstel vermelde Werkproducten (inclusief Projectdocumenten) vraagt de ICT-Dienstverlener aan de Klant om de Oplevering op basis van de overeengekomen acceptatiecriteria. Voorafgaand zullen (gedeeltelijke) acceptatietesten plaats vinden.. In het Proces Verbaal van Oplevering wordt bevestigd dat de in de offerte voorziene Werkproducten kwaliteitsvol werden gerealiseerd en dat het voor facturatie voorgestelde bedrag overeenkomt met de offerte en de gerealiseerde. Het Proces Verbaal van Oplevering (of van weigering van Oplevering) wordt binnen de dertig Kalenderdagen (cfr artikel 150 van de AUR) die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het Project, Projectfase of Pagina 6 van 10
Werkaanvraag, opgesteld en aan de ICT-Dienstverlener bezorgd tenzij in het Projectvoorstel een andere regeling is afgesproken. 3.2.2 Aandachtspunten m.b.t. in productie stelling en overdracht naar de Exploitant De Projecten worden uitgevoerd met het oog op het bekomen van degelijke werkende software die vlot operationeel gemaakt wordt en ook vlot exploiteerbaar blijft, in de voor het projectresultaat beoogde doelomgeving. Het in beheer nemen van nieuwe applicaties of omgevingen zal in afstemming moeten gebeuren met de Exploitant. Om een vlotte in productie stelling en overdracht naar de Exploitant te verzekeren, worden bij voorkeur van bij het begin de nodige afspraken gemaakt worden met de teams die zullen instaan voor de exploitatie. Voor bedrijfstoepassingen die nadien beheerd zullen worden door de Exploitant ICT-contract 2015 is vanuit de Exploitant ICT-contract 2015 een aanbod voorzien ter ondersteuning van de ontwikkeling, test, acceptatie en in productiestelling (test- en ontwikkelingsservers, testware, ). Ingeval een andere Exploitant door de Klant werd aangeduid, zal de Klant dit bij de opdrachtstelling duidelijk aangeven en expliciteren welke de voorwaarden en modaliteiten zijn die terzake gelden, en hoe de samenwerking dient te verlopen. Bijzondere aandachtspunten: Tijdig betrekken van de Exploitant. Bij voorkeur gebeurt het betrekken van de toekomstige exploitant reeds vroeg in het ontwikkelingstraject, opdat de nodige specifieke testen en exploitatieverrichtingen tijdig kunnen worden voorbereid en ingepland, en de technische en niet-functionele vereisten voldoende vroeg in het ontwikkelingstraject ondubbelzinnig duidelijk zijn voor alle partijen. Onafhankelijkheid. Het feit dat een Exploitant moet worden betrokken in het project, doet niets af aan de verwachting die in het algemeen geldt: de op te leveren software dient maximaal onafhankelijk te zijn van de specifieke omgeving, het specifieke platform en de specifieke exploitant. Dit moet toelaten dat een verandering van IT omgeving en ook van Exploitant, zonder grote problemen kan plaatsvinden. De processen en procedures die bij de ontwikkelingsprojecten worden gehanteerd, zullen een maximale onafhankelijkheid borgen, bijv. door de exploitatiespecifieke aspecten af te zonderen van de rest van de ontwikkelde oplossing. Dat kan bijv. gaan om monitoring-specifieke toevoegsels. 3.3 Werkaanvraag voor de bestelling van een projectwijziging In de loop van de uitvoering van een Project, kan het nodig blijken dat relatief belangrijke wijzigingen aan een Project nodig zijn die formeel dienen te worden besteld en doorgevoerd. Voor relatief kleine wijzigingen, in het bijzonder in het geval een agile ontwikkelingsmethodologie gevolgd wordt, wordt het wijzigingsbeheer uitgevoerd als onderdeel van de gewone uitvoering van het Project. Projectwijzigingen die een wezenlijke impact hebben op de projectuitvoering, worden conform methodologisch bepaalde processen van wijzigingsbeheer (zie bijv. PRINCE-2) voorbereid. Deze voorbereiding resulteert in het opstellen van een onderbouwd en helder wijzigingsvoorstel vanwege de ICT-Dienstverlener, dat aan de Klant wordt voorgelegd voor goedkeuring en bestelling. De uitvoering van zulke projectwijziging kan besteld worden door de Klant, door het indienen van een Werkaanvraag voor projectwijziging. De wijziging wordt vervolgens in het Project doorgevoerd, conform het goedgekeurde en bestelde Pagina 7 van 10
wijzigingsvoorstel. De wijziging zelf wordt volledig geïntegreerd in de (aangepaste) uitvoering van het Project. Een Werkaanvraag voor projectwijziging wordt op zich niet apart opgeleverd. Ook een opdracht vanwege de Klant om het Project voortijdig te beëindigen, wordt als een dergelijke formeel te bestellen wijziging beschouwd. Wijzigingen mogen echter niet van die aard zijn dat ze het resultaat van de oorspronkelijke Minicompetitie zouden in het gedrang brengen. Indien dit wel het geval zou zijn, dan dient een nieuw Project (met een nieuwe Minicompetitie) opgestart te worden. 3.4 Correctief onderhoud tijdens waarborgperiode Dit betreft activiteiten die betrekking hebben op het herstellen van fouten of het wegwerken van tekorten in de door de betrokken ICT-Dienstverlener eerder ontwikkelde applicatie(s) of verbeteringen, die aan het licht komen binnen de toepasselijke waarborgperiode. Tenzij de Klant er bij de opdrachtdefinitie expliciet van afziet, zal de klant voor elk product dat gerealiseerd wordt en ook in productie wordt geplaatst, vanaf de datum dat het in productie werd gesteld, een garantie bekomen: gedurende 90 kalenderdagen na in productiename. Tijdens deze periode zal de opdrachtnemer instaan voor het correctief onderhoud betreffende de goede werking en inherente kwaliteit van de ontwikkelde producten. Eventuele incidenten of op andere wijze naar boven komende gebreken aan de producten, dienen gedurende de waarborgperiode kosteloos te worden verholpen. De normale gang van zaken is dat de fouten vanuit exploitatie-gerelateerde processen (i.c. Incident Management) van de Exploitant, al dan niet i.s.m. de Klant, naar boven komen. De ICT Dienstverlener zal door de de Exploitant (dit kan de Klant zelf zijn) op de hoogte worden gebracht van incidenten of problemen die zich voordoen, die te wijten zijn aan fouten in de toepassing, en die bijgevolg door de ICT Dienstverlener hersteld horen te worden om een goede werking te verzekeren. Aan deze kennisgeving (en registratie) wordt door de ICT-Dienstverlener zonder verdere voorafgaandelijke administratieve (bestel-)procedure een gepast uitoeringsgevolg gegeven, overeenkomstig de classificatie (hoogdringend of normaal) die aan de oplossing van de vastgestelde gebreken wordt gegeven door de Exploitant of de Klant. 4 SLA 4.1 Tijdige uitvoering van Projecten / Projectfasen Beschrijving en definitie Deze Service Indicator meet de verhouding tussen de afgesproken projectduur en de effectieve projectduur. Indien een Project bestaat uit verschillende afzonderlijk op te leveren Projectfasen dat geldt deze Service Indicator voor elke op te leveren fase. De uitvoeringstermijn start op het ogenblik van de bestelling van het Project (of de betrokken fase) en loopt tot op het ogenblik van de Oplevering van het Project (of de betrokken fase). Service Level De procentuele verhouding tussen de effectieve projectduur (in Werkdagen) voor het Project (of de betrokken fase) en de afgesproken projectduur moet kleiner of gelijk zijn aan 100%. Randvoorwaarden, assumpties en uitzonderingen In het Projectvoorstel wordt de base line -planning opgenomen. Deze planning dient zo realistisch mogelijk te zijn, rekening houdend met eventuele risicofactoren zoals het gebruik van nieuwe technologie. De planning dient alle activiteiten te omvatten vanaf de bestelling tot de Oplevering. De base line van een Project kan enkel herzien worden via een beslissing van de Project stuurgroep. Hierbij kunnen eventuele vertragingen te wijten aan de Klant, alsook de gevolgen van eventuele Pagina 8 van 10
belangrijke wijzigingen in rekening gebracht worden. Meetelementen en methode Op het ogenblik van de bestelling van een Project (of een fase) wordt de besteldatum geregistreerd als aanvangsdatum van het Project (of van de fase). Op basis van deze aanvangsdatum en de in het Projectvoorstel opgenomen planning worden de geplande data geregistreerd voor elke voorziene mijlpaal, waaronder de geplande datum van Oplevering van het Project (of de fase). Naarmate het Project (of de fase) uitgevoerd wordt, worden de effectieve data voor elk van de mijlpalen geregistreerd. Op het ogenblik van de Oplevering van het Project (of de fase) wordt dan de effectieve doorlooptijd in Werkdagen, tussen de startdatum van de fase uit de baseline (en voor de eerste fase is de startdatum steeds de besteldatum) en de datum van Oplevering, vergeleken met de geplande doorlooptijd in Werkdagen voor dezelfde periode. 5 Prijsmechanisme Voor een Project wordt steeds afgerekend op basis van de Eenheidsprijzen opgenomen in het Projectvoorstel, eventueel gewijzigd via formeel goedgekeurde wijzgingen. De uiteindelijk te betalen prijs voor de uitvoering van het Project (of de Projectfase) bestaat uit de volgende delen : De prijs voor de te leveren Producten (Hardware/Software); De prijs voor de door de te leveren prestaties; Voor wat betreft de prijs van de prestaties, zijn er per fase twee opties : in resultaatsverbintenis tegen vaste prijs of in middelenverbintenis. Voor de Projecten of Projectfasen die in resultaatsverbintenis uitgevoerd worden, wordt de uiteindelijk te betalen prijs bepaald door de forfaitaire prijs die bepaald werd in het Projectvoorstel. Voor de Projecten of projectfasen die in middelenverbintenis uitgevoerd worden, wordt de uiteindelijk te betalen prijs bepaald door het reëel gepresteerde aantal mensdagen per Profiel en hun Eenheidsprijs en de werkelijk geleverde Producten met hun Eenheidsprijs. Dit wordt gestaafd op basis van timesheets van de door ICT-Dienstverlener personeel i.k.v. de opdracht geleverde prestaties met voldoende detail over de uitgevoerde activiteiten, om aan de Klant toe te laten de betreffende prestaties correct te situeren - die wekelijks aan de projectleider van de Klant ter goedkeuring dienen voorgelegd. Bij Projectfasen in middelenverbintenis kunnen eventueel wel bepaalde delen in resultaatsverbintenis gevraagd en/of aangeboden worden. Een indicatieve offerte van de toekomstige Exploitant wordt als bijlage toegevoegd. De Klant kan echter via deze Overeenkomst geen bestelling plaatsen voor de exploitatiediensten. Dit moet gebeuren via het contract dat met de Exploitant is of wordt afgesloten. De indicatieve offerte kan hierbij echter wel als basis dienen 6 Vertragingsboete Er zijn vertragingsboetes mogelijk, conform Art 154 AUR. 7 Facturatie Zie Basiscontract Pagina 9 van 10
8 Rapportering Tijdens de uitvoering van een Project dient in in een voor de Klant en e-ib online toegankelijk Ondersteunend Systeem een projectfolder up-to-date gehouden te worden met minstens de volgende elementen: Het goedgekeurde Projectvoorstel De eventueel goedgekeurde wijzigingen De baseline planning + actuele planning (GANTT) Het verslag van o.a. stuurgroep vergaderingen Voortgangsrapporteringen De documentaire Werkproducten De PV s van Oplevering De Klant (voor de door hem aangevraagde Projecten) en e-ib (voor het geheel van de aangevraagde Projecten) dienen daarnaast op ieder ogenblik online toegang te krijgen tot de het door de ICT- Dienstverlener voor de overkoepelende projectopvolging gebruikte Ondersteunend Systeem. Dit moet toelaten om een rapport te genereren met minstens de volgende elementen : Identificatie van het programma waartoe het Project behoort (optioneel en in te geven door de Klant); Identificatienummer van het Project (Werkaanvraagnummer); Korte omschrijving van het Project; Identificatie van de Klant; Identificatie van de ICT-Dienstverlener Datum Aanvraag Projectvoorstel; Datum beschikbaarheid bestelbaar Projectvoorstel; Datum vastlegging (door Klant in te geven datum); Identificatie van de fase; Korte omschrijving van de fase; Datum bestelling (van de uitvoering van het Project als geheel of van de betrokken fase); Datum Oplevering (geplande en actuele) (van de fase of van het Project); Waarde van het project (in EUR); RAG (Red-Amber-Green) status; %_complete; Earned Value parameters (aangepast aan de voor het Project gebruikte methodologie); Projectkenmerken (bijv. toegepaste methode, relevant voor statistiek); Toepassingskenmerken (toegepaste technologie, enz.) Deze informatie dient met het oog op de overkoepelende kwaliteitscontrole door e-ib ook dagelijks aangeleverd te worden en opgeladen te worden in DDC-DWH. Pagina 10 van 10