Hosted Exchange Handleiding 1
Inhoud 1. Inleiding... 3 2. Installatie... 4 2.1 Vooraf... 4 2.1.1 Systeemeisen... 4 2.1.2 Firewall... 4 2.1.3 Migratie richtlijnen... 5 2.2 Mobile... 6 2.2.1 ActiveSync instellen... 7 2.3 Outlook configureren... 9 2.3.1 Outlook 2007 instellen (nieuwe installatie)... 9 2.3.2 Outlook instellen...10 2.3.3 Outlook start niet goed op...13 2.4 Outlook 2010 instellen (nieuwe installatie)...14 2.5 Outlook 2003 instellen (nieuwe installatie)...20 3. Configuratie (Outlook 2007)...23 3.1 Berichtregels (automatisch archiveren)...23 3.2 Delen van Agenda en E-mail...26 4. Gebruik van Outlook Web Access...32 5. Overzicht gegevens...33 5.1.1 Technische gegevens:...33 5.1.2 Algemene gegevens:...33 2
1. Inleiding Hartelijk dank voor uw keuze voor Hosted Exchange. U kunt waar u maar wilt alle functionaliteit van Outlook gebruiken met een desktop, laptop of met een PDA / Smartphone. U hebt de gegevens van uw contactpersonen altijd bij de hand en u kunt agenda s en documenten met collega s delen terwijl u onderweg bent. De gegevens van uw contacten, gedeelde mappen en berichten in uw mailbox zijn altijd up to date ongeacht hoe of waar u uw mailbox oproept. In deze handleiding staat omschreven hoe u Hosted Exchange kunt configureren, beheren en gebruiken. Mocht u na het doornemen van deze handleiding nog vragen en/of opmerkingen hebben, dan kunt u contact opnemen met de DaxisWeb Helpdesk. Deze is telefonisch en per e-mail te bereiken, zie hieronder de contactgegevens: E-mail: helpdesk@daxisweb.nl 3
2. Installatie Voordat u gebruik kunt maken van de volledige functionaliteit van Hosted Exchange, moet u eerst uw e-mail software of PDA instellen. 2.1 Vooraf Voorafgaand aan het installeren is het sterk aanbevolen om te controleren of uw computer aan de systeemeisen voldoet, en hoe u een eventuele migratie het beste kunt uitvoeren. 2.1.1 Systeemeisen Om gebruik te kunnen maken van Hosted Exchange moet het mogelijk zijn om een zogenaamde RPC via HTTP(S) connectie te maken. Daarom zijn de minimale systeemeisen voor het gebruik van Hosted Exchange op Windows; - Microsoft Outlook 2003 / Outlook 2007 / Outlook 2010 - Microsoft Windows XP SP1 met RPC patch (package 331320) 2.1.2 Firewall Mocht uw bedrijf gebruik maken van een firewall dan is het noodzakelijk dat onderstaande poorten niet geblokkeerd worden. TCP poort 443 - HTTPS, nodig voor Outlook RPC over HTTP, Outlook WebAccess en Outlook Mobile Als er binnen uw netwerk omgeving nog andere e-mail cliënts gebruikt worden, moeten ook onderstaande poorten open staan; TCP poort 25 - SMTP, standaard protocol om e-mail te versturen TCP poort 110 - POP3, standaard protocol om e-mail te ontvangen 4
2.1.3 Migratie richtlijnen Wanneer uw bedrijf een migratie gaat inplannen naar het DaxisWeb Hosted Exchange platform, kan het zijn dat u de oude e-mail mee wilt verhuizen naar uw Hosted Exchange account(s). Hieronder staat een voorbeeld stappenplan welke door uw systeembeheerder als richtlijn gebruikt kan worden: Stap 1: De oude e-mail moet worden verplaatst naar een lokaal.pst bestand Het is raadzaam om voor deze stap de berichten in de verwijderde items map te verwijderen. Hiermee kan eventueel ruimte bespaard worden. Stap 2: Hosted Exchange configureren middels de handleiding. Nb. Dit overschrijft eventuele andere Exchange accounts! Stap 3: Het bij stap 1 gemaakte.pst bestand moet weer gekoppeld worden. Stap 4: De benodigde items uit het.pst bestand kunnen nu gekopieerd worden naar uw Hosted Exchange account. TIP: Met het verwijderen van e-mails met grote bijlagen en items uit verwijderde items kan veel ruimte bespaard worden. 5
2.2 Mobile U kunt met Hosted Exchange ook e-mail ontvangen op uw PDA of Smartphone. Vraag uw telecom leverancier of uw toestel geschikt is voor Microsoft Pushmail. De meeste populaire toestellen zijn over het algemeen geschikt voor Microsoft Pushmail. Deze toestellen werken voornamelijk op Microsoft Windows Mobile 2005/5.x/6.x. Daarnaast is het belangrijk dat uw toestel een verbinding met het internet heeft, bijvoorbeeld via GPRS of UMTS. De meest recente toestellen zijn tegenwoordig ook geschikt voor WIFI netwerken. Zie hieronder de vereiste specificaties voor uw PDA / Smartphone; - Windows Mobile 5.0 of hoger - ActiveSync 3.7.1 of hoger - Internet Access (GPRS/UMTS/WIFI) 6
2.2.1 ActiveSync instellen U kunt op uw Smartphone/PDA uw Hosted Exchange diensten inzien middels ActiveSync. Let op: Om ActiveSync in combinatie met Hosted Exchange te gebruiken is minimaal ActiveSync versie 3.7.1 vereist. Volg onderstaande stappen om ActiveSync in te stellen voor gebruik van uw DaxisWeb Hosted Exchange account. Stap 1: Bij het eerste configuratiescherm van ActiveSync dient u het server adres in te voeren. Het server adres is: exchange.daxis.nl Vink ook de optie aan dat een SSL connectie vereist is (zie afbeelding). Stap 2: Op het volgende scherm moeten de inloggegevens ingegeven worden. U moet hiervoor de volgende gegevens gebruiken welke u terug kunt vinden op de accountstaat zoals ontvangen van DaxisWeb; User name: <uw accountname> Password: <uw wachtwoord> Domain: exchange.daxis.nl Vink ook de optie save password aan zodat uw wachtwoord bewaard blijft (zie afbeelding). 7
Stap 3: Op onderstaand scherm (zie afbeelding) kan er een keuze gemaakt welke gegevens er door ActiveSync opgehaald moeten worden. Stap 4: Als alle gegevens correct ingevuld zijn gaat ActiveSync de gegevens synchroniseren met Hosted Exchange. 8
2.3 Outlook configureren Als u kiest om een nieuw e-mail account binnen Outlook te configureren, moet u eerst naar het accountoverzicht binnen uw Outlook gaan. Waar dit overzicht zich bevindt, is afhankelijk van uw Outlook versie. Dan moet u een nieuw e-mail account aanleggen en kiezen voor de optie Microsoft Exchange-server, ga verder bij hoofdstuk 2.3.2. Gebruikt u Outlook voor de eerste keer, ga dan verder met hoofdstuk 2.3.1. 2.3.1 Outlook 2007 instellen (nieuwe installatie) Na het starten van Outlook krijgt u onderstaand scherm. Klik op volgende Deze gegevens hoeft u niet in te vullen, vink onderaan serverinstellingen of aan en klik op volgende. Nu kunt u verder bij hoofdstuk 2.3.2 Outlook instellen (bestaande Outlook) 9
2.3.2 Outlook instellen Selecteer Microsoft Exchange en klik op volgende, u krijgt dan dit scherm. In het daaropvolgende scherm dient u de gegevens van de Microsoft Exchange-server en de gebruikersnaam in te vullen. De Microsoft Exchange-server is: Ex2010.exchange.daxis.nl U moet het vinkje voor Exchange-modus met cache gebruiken aan laten staan(dit is standaard aangevinkt). Bij gebruikersnaam dient u uw Hosted Exchange e-mailadres in te geven, zoals in het voorbeeld (zie afbeelding). 10
Daarna moet aangegeven worden dat er gebruik gemaakt wordt van Exchange via het internet. U dient rechtsonder op Meer instellingen te klikken. Hier moet onder het tabblad Verbinding de optie Via HTTP verbinding maken met mijn Exchange-postvak aangevinkt worden (zie afbeelding). Daarna klikt u op Proxy-instellingen van Exchange, dan opent er een nieuw scherm. 11
U moet achter de https://xmail.daxis.nl invullen (zie afbeelding). Vink ook aan Bij snelle netwerken eerst verbinding maken via http, vervolgens via TCP/IP. Daarna kiest u bij Instellingen voor proxy verificatie voor basisverificatie in plaats van NTLM-verificatie. Nadat alles zoals hierboven ingesteld is en u op OK en daarna op toepassen en volgende klikt, wordt automatisch om uw wachtwoord gevraagd (zie afbeelding). Mocht dit niet het geval zijn, dan dient u eerst op naam controleren te drukken, dan krijgt u een nieuw schermpje waar u uw gebruikersnaam en wachtwoord moet invullen(zie afbeelding). U kunt nu gebruik maken van uw Hosted Exchange account. 12
2.3.3 Outlook start niet goed op Het kan voorkomen dat tijdens de configuratie van Outlook dat uw computer vastloopt of dat u per ongeluk het programma sluit. Na opnieuw starten werkt Outlook niet goed en sluit automatisch weer af. U dient dan via configuratiescherm naar e-mail (Vista Windows 7 / Post (XP) te gaan, zie afbeelding. (In Windows Vista en Windows 7, ga na configuratiescherm en zoek rechtsboven in op e- mail.) Klik op E-mailaccounts om verder te gaan met de configuratie. 13
2.4 Outlook 2010 instellen (nieuwe installatie) Start Outlook en daarmee start ook de wizard, kies volgende: Kies ja en druk op volgende: 14
Selecteer de handmatige configuratie en kies volgende: Kies Microsoft Exchange-server en weer volgende: 15
Geef de naam van de server op en uw eigen inlog-naam. Klik nog niet op volgende, maar eerst op meer instellingen: Selecteer het tabblad verbinding. Zet het vinkje bij de http-verbinding. Klik op de knop proxyinstellingen van exchange: 16
Zet daar het vinkje bij de snelle netwerken en vul de juiste url in voor de server xmail.daxis.nl en kies OK: Kies bij de melding over de wijzigingen weer ok: 17
Klik nu op volgende: Geef het bijbehorende wachtwoord op: 18
Voltooi de wizard door op de knop voltooien te klikken: De instellingen zijn klaar. 19
2.5 Outlook 2003 instellen (nieuwe installatie) Start Outlook en start de wizard: Kies Microsoft Exchange-server: 20
Geef de naam van de server op en uw eigen inlog-naam: Klik nog niet op volgende, maar eerst op meer instellingen en kies dan het tabblad beveiliging. Zet het vinkje bij gegevens coderen: Kies het tabblad verbinding en zet het vinkje bij de http-verbinding: 21
Klik op de knop proxy-instellingen van exchange. Zet daar het vinkje bij de snelle netwerken en vul de juiste url in voor de server xmail.daxis.nl: Druk op ok, en nog een keer op ok, en nu op volgende. De instellingen zijn klaar. 22
3. Configuratie (Outlook 2007) In dit stuk van de handleiding lichten we nader toe hoe u Outlook kunt configureren en geven u diverse uitgewerkte voorbeelden, zodat u Outlook naar uw eigen hand kan aanpassen. Dit is niet noodzakelijk om van onze Hosted Exchange services gebruik te kunnen maken. 3.1 Berichtregels (automatisch archiveren) Hieronder vindt u een voorbeeld van het instellen van automatisch archiveren in Hosted Exchange: Voorbeeld: Uw bedrijf met de domeinnaam bedrijf.xyz, heeft het algemene e-mailadres info@bedrijf.xyz in gebruik. U wilt dat alle mail van een afzender automatisch in de archiefmap terechtkomt. U gaat als volgt te werk. Stap 1. Klik op Regels en waarschuwingen in het menu item Extra van Outlook. (zie afbeelding) Stap 2. Klik op de knop: Nieuwe regel (zie afbeelding) 23
Stap 3. Klik dan op: Berichten van iemand naar een map verplaatsen. (zie afbeelding) Onderaan het venster bij stap 2 ziet u een blauwe link personen of distributielijst, klik erop. Stap 4. U krijgt nu het scherm Regeladres. Vul onderaan bij Van -> het afzender adres in van degene waarvan u de mail automatisch wilt archiveren. Klik daarna op de knop OK. 24
Stap 5. U bent terug in Wizard regels. Klik nu onderaan op: naam map (blauwe link) Stap 6. In het volgende scherm (zie afbeelding) selecteert u map waarin de mailtjes automatisch moeten worden gearchiveerd. Selecteer deze en klik op OK. Stap 7. U bent terug in Wizard regels. Klik nu onderaan op: volgende. Dan verschijnt dit controle venster. Klik vervolgens op Voltooien. De regel is aangemaakt! 25
3.2 Delen van Agenda en E-mail Binnen Hosted Exchange is het mogelijk om uw mailbox of delen daarvan te delen. Zo kan bijvoorbeeld iemand van het secretariaat de agenda bekijken van de directie. De rechten kunnen naar wens ingesteld worden. Mag het secretariaat de agenda alleen bekijken of is het ook toegestaan om onder bepaalde voorwaarden wijzigingen te maken? In het volgende stappenplan laten we zien hoe u een persoonlijke agenda kunt delen. Onderstaande methode kunt u ook toepassen op bijvoorbeeld de map Postvak-IN of Contactpersonen. Stap 1. Klik met uw rechter muisknop op uw persoonlijke agenda. Klik daarna met uw linkermuisknop op het menu item delen. Ps. Zet uw beeldinstellingen op mappenlijst (zie afbeelding), om uw agenda te delen. Klik links onderaan in uw beeldscherm op het tweede icoontje om de weergave op Mappenlijst te zetten. Stap 2. Wanneer u op Delen hebt geklikt (zie afbeelding boven), krijgt u het volgende scherm te zien (zie afbeelding onder). 26
In dit scherm kunt u precies instellen welke gebruiker toegang heeft tot uw agenda. Ook kunt u instellen onder welke voorwaarde een agenda gedeeld wordt. Via de knop toevoegen kunt u de gebruikers selecteren, die u toegang wilt geven. In de het volgende stappenplan laten wij u zien, hoe u op uw computer toegang kunt krijgen tot bijvoorbeeld een gedeelde agenda van een collega, wanneer uw collega deze gedeeld heeft met de juiste rechten op uw naam. Stap 1. Ga naar het menu item Bestand en klik op Openen (zie afbeelding), klik daarna op Map van een andere gebruiker. Stap 2. U krijgt nu het volgende venster in uw beeldscherm (zie afbeelding): 27
Via de knop Naam, kunt u de gebruiker selecteren. Wanneer u de naam al weet, kunt u deze ook gelijk invoeren. Bij Maptype kiest u het gewenste maptype (zie afbeelding). Klik op agenda, als u deze wilt inzien. Na het selecteren of invoeren van de gebruiker en het selecteren van het Maptype, klikt u op OK. Het is natuurlijk van belang dat u de juiste toegangsrechten heeft tot de map die u wilt inzien. Wanneer dit niet het geval is, krijgt u een melding dat toegang niet mogelijk is en dat de informatie niet gevonden kan worden. Wanneer u permanent een bepaalde folder of een hele mappenstructuur wilt openen van een collega, kunt u dat instellen via het configuratiescherm van Windows of vanuit Outlook. We gaan u nu laten zien hoe u dit kunt doen binnen Outlook. Voordat u deze instellingen gaat maken, dient de gebruiker waarvan u de mappen wilt openen, u toegangsrechten te geven op uw gebruikersnaam. Ga binnen Outlook naar het onderdeel E-mailaccounts via het menu Extra (zie afbeelding). Het volgende scherm verschijnt (zie afbeelding), klik nu op E-mailaccounts: Nu ziet u het volgende scherm (zie afbeelding). Klik nu op de knop volgende. Bij het volgende scherm (zie afbeelding) klikt u op knop Wijzigen. 28
Let op: Windows zal u vragen om uw Hosted Exchange gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren. Nu verschijnt het volgende scherm (zie afbeelding). Klik op de knop Meer instellingen. 29
Bij het volgende scherm (zie afbeelding), Klikt u op het tabblad Geavanceerd. Bij het volgende scherm (zie afbeelding), klikt u op de knop Toevoegen, bij onderdeel Postvakken, De volgende extra postvakken openen: 30
In het volgende scherm (zie afbeelding) voert u de naam in van de mailbox, die u wilt openen. Klik daarna op de knop OK Na het uitvoeren van deze handelingen heeft u permanent toegang tot de map of mappen van uw keuze. 31
4. Gebruik van Outlook Web Access U kunt uw e-mail vanaf elke willekeurige internetverbinding inzien met Outlook WebAccess (OWA). U kunt inloggen op onderstaande, beveiligde, webpagina om uw e-mail in te zien: https://xmail.daxis.nl U komt dan terecht op de inlogpagina (zie afbeelding) waar u met uw gegevens kunt inloggen. Als gebruikersnaam/username dient u uw volledige e-mailadres in te geven. Nadat u bent ingelogd kunt u uw e-mail, agenda en contactpersonen inzien en gebruiken. U kunt in Outlook WebAccess(OWA) geen gedeelde mappen inzien maar u kunt wel gewoon uw openbare mappen inzien. 32
5. Overzicht gegevens 5.1.1 Technische gegevens: Hosted Exchange Servernaam : http://exchange.daxis.nl Outlook webmail : https://xmail.daxis.nl/owa Exchange proxyserver : http://xmail.daxis.nl 5.1.2 Algemene gegevens: Telefoonnummers Supportlijn Daxis Web 0900-2025388 ( 0.30 p/m) 08:30-17:00 (ma t/m vr) helpdesk@daxisweb.nl Verkoop 0570 633242 verkoop@daxis.nl Openingstijden maandag t/m vrijdag: 08:30-17:00 Business Center Adresgegevens Daxis Business Center Maagdenburgstraat 22 7421 ZC Deventer Tel: 0570-633242 Fax: 0570-637062 http://www.daxis.nl/ verkoop@daxis.nl 33