4.1 Personeelsbeleid: 1.5.6 teamwerk 1 van 7 TEAM WERKINSTRUCTIES COMMUNICATIE: Communicatie vinden wij erg belangrijk zowel tussen pm-ers en ouders, ouders onderling maar ook tussen pm-ers onderling. Om te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn aan deze doelen blijft werken moet er voldoende overleg zijn. Daarnaast is het hebben van de juiste informatie een belangrijk middel om te kunnen overleggen en communiceren. Hieronder bespreken wij de informatiemiddelen en de overlegmomenten die onze organisatie kent met daarbij de besluitvorming. Overlegmomenten: DAGELIJKSE OVERLEGMOMENTEN 1. Goedemorgenboek: elke ochtend voor 8.00 noteren van boodschappen van die ochtend naar de rest van het team. Deelnemers: locatiemanager en teamleden Verslaglegging: Goedemorgenboekje: Hierin schrijf je alle boodschappen van ouders en collega s die je die ochtend hebt gehoord als je het dagverblijf hebt geopend. Je kunt er ook zaken inschrijven die voor de volgende dag van belang zijn als de desbetreffende collega er niet is. Iedereen moet s morgens het goedemorgenboekje hebben gelezen en op de hoogte zijn van de boodschappen die erin staan. Ook het MT kan dit boekje gebruiken om iets mede te delen. 2. Overdracht naar collega s: gehele dag door overdracht naar collega s en noteren van afspraken. Deelnemers: locatiemanager en teamleden Verslaglegging: overdrachtschriften In je overdrachtsschrift schrijf je alle afspraken bijv: voor intakegesprek, overgangsgesprek. Ook de overdracht naar je collega leg je hierin vast. 3. Informatieborden: nieuwe informatie wordt opgehangen Overbrengen van informatie naar rest van het team Deelnemers: locatiemanager en teamleden Verslaglegging: teaminformatieborden Iedereen is verplicht de informatieborden in de gaten te houden. Er is een ruimte voor mededelingen vanuit het MT en/of Or. Deze ruimte wordt beheerd door MT en Or. Je mag hier dus niks bijhangen of weghalen. Daarnaast is er ruimte om berichten naar elkaar op te hangen of algemene zaken. Iedereen is vrij hier zaken op te hangen. Degene die een bericht ophangt/schrijft, zorgt er ook voor dat het gedateerd blijft. 4. Overdrachtsschriften naar ouders: volgens rooster beschreven in pedagogisch plan Overbrengen van informatie aan de ouders over de dag van het kind Deelnemers: pm-ers en eventueel ouders die terug schrijven Verslaglegging: schrift zie pegagogisch werkplan voor verdere instructies en ouders
4.1 Personeelsbeleid: 1.5.6 teamwerk 2 van 7 TWEEWEKELIJKSE OVERLEGMOMENTEN: 1. Ochtendvergadering 30 à 45 minuten: gericht op het bespreken van de kleine huishoudelijke activiteiten Deelnemers: locatiemanager en één lid van de groepteams Verslagvorm: weekverslag formulier voor de inbrengende punten, de locatiemanager notuleert en deelt later verslag uit voor invalmap: notulen. Locatiemanager Besluitvorming: binnen de bevoegdheden neemt locatiemanager besluit, daarbuiten worden zaken teruggespeeld naar het mt, alwaar een besluit wordt genomen. Doorspelen van bijzonderheden betreffende de doelgroepen via weekverslagformulier Op het weekverslagformulier vul je per doelgroep in wat je te melden hebt aan het team en de locatiemanager binnen de vergadering. Op deze manier kun je niks vergeten te melden aan het team. Als er iets in de vergadering van belang is dat jij terug moet koppelen naar bijvoorbeeld de ouders dan schrijf je dit ook weer hier op en heb je ook notulen naar je collega toe. Als je het gedaan hebt, streep je het met marker weg. Op deze manier kun je niet vergeten iets uit te voeren. Op dit formulier geef je ook aan of er werkinstructies zijn waar je in de praktijk tegenaan loopt en die volgens jou niet en/of onvoldoende functioneren. 2. Mededelingenbrief De locatiemanager geeft op papier huishoudelijke mededelingen door die in de personeelsruimte hangen. 3. Inwerkoverleg: Evaluatie van het leerproces en nakijken van opdrachten Deelnemers: pm-er en degenen die ingewerkt wordt: Verslagvorm: Stagiaire weekverslagformulier Inzagerecht: Alle werknemers betrokken bij het inwerkproces Als je een nieuwe medewerker begeleid hou je om de twee weken een gesprek. Verdere instructies kun je vinden in de functioneringsprocedure. MAANDELIJKSE OVERLEGMOMENTEN: 1. Talentenclubs overleg, Doelen jaarlijks gezamenlijk vaststellen en per talentenclub (ICT, PR en Communicatie, Management, Organisatie (inc administratie), ZaaiGoed, Activiteiten, 8+, Stagiaires, ) zorgdragen dat de gestelde doelen worden behaald. Organisatie breed de rode lijn uitzetten, beleid wordt door alle lagen gedragen doordat elke laag is vertegenwoordigd in TC. Deelnemers: Alle Mt leden, directie, afvaardiging pedagogisch medewerkers per locatie Eén pedagogisch medewerker van talentenclub Verslagvorm: Op computer in Pm map talentenclubs Inzagerecht: Alle betrokkenen Besluitvorming: Gezamenlijk, de directie heeft doorslaggevende stem Rapporteren: alle betrokkenen
4.1 Personeelsbeleid: 1.5.6 teamwerk 3 van 7 2. MT vergadering Ontwikkelen, evalueren en bijstellen van diverse beleidszaken en dagelijkse gang van zaken aan de hand van weekverslagformulier. Deelnemers: locatiemanager van de vestigingen, algemeen directeur, adjunct directeuren. algemeen directeur, bereidt overleg voor, vaste agenda Verslagvorm: notulen, actielijst Inzagerecht: MT Besluitvorming: een besluitvormend MT neemt in zijn geheel besluiten bij consensus /meerderheid van stemmen. De algemeen directeur heeft doorslaggevende stem. MT bestaat uit de algemeen directeur de adjunct directeuren en de locatiemanager. Het MT houdt twee keer per maand een vergadering. Tijdens de ochtendvergaderingen word je op de hoogte gehouden van waar het MT mee bezig is. Ook kun je op de ochtendvergadering via de locatiemanager vragen inbrengen in het MT. Je krijgt dat zo spoedig mogelijk via de ochtendvergadering je antwoord terug. De verslagen hiervan vind je op de site onder het kopje mededelingen van MT. 3. OR vergadering evalueren van de diverse onderdelen van het bedrijf. Deelnemers: Or leden. voorzitter Or. Verslaglegging: notulen, actielijst, verslagen op de site. Inzagerecht: Or leden. Besluitvorming: een besluitvormend Or neemt in zijn geheel besluiten bij consensus/meerderheid van stemmen. Rapporteren: aan alle personeelsleden/de achterban 4. Overleg vergadering Or overleg met het bestuur om de diverse onderdelen van het bedrijf door te spreken. Deelnemers: Or leden en de algemeen directeur/directie. voorzitter Or. Verslagvorm: notulen, actielijst, verslagen op de site. Inzagerecht: Or leden en algemeen directeur/directie. Besluitvorming: een besluitvormend Or neemt in zijn geheel besluiten bij consensus/meerderheid van stemmen. Rapporteren: aan alle personeelsleden/de achterban TWEE MAANDELIJKSE OVERLEGMOMENT: 1. Bso vergadering per Bso gericht op het bespreken van bso activiteiten en gang van zaken op de betreffende Bso. Deelnemers: assistent locatiemanager en pm-ers Bso, zo nodig locatiemanager. Verslagvorm: notulen en actielijst. assistent locatiemanager. Inzagerecht: alle Bso medewerkers van de betreffende Bso. Besluitvorming: binnen de bevoegdheden neemt assistent locatiemanager besluit, daarbuiten worden zaken teruggespeeld naar het Mt alwaar een besluit wordt genomen.
4.1 Personeelsbeleid: 1.5.6 teamwerk 4 van 7 Rapportage: locatiemanagern bso OVERLEGMOMENTEN PER KWARTAAL 1. Groot TEAM overleg ( in maand mei, juli,okt, dec): Afhankelijk van het onderwerp van de vergadering o.a. scholing, evaluatie, teambuilding. Vast punt per jaar: pedagogisch beleid en toetsing daarvan. Evalueren van de diverse onderdelen van het kwaliteitssysteem aan de hand van de evaluatieprocedure: jaarplanning evaluatie. Deelnemers: locatiemanager van de vestigingen, het team, directeur, adjunct directeuren. locatiemanager bereidt overleg voor, agenda volgens onderdelen kwaliteitsregistraties/kwaliteitsstelsel Verslagvorm: notulen, actielijst Inzagerecht: MT, team en directie Besluitvorming: een besluitvormend team neemt in zijn geheel besluiten bij consensus/meerderheid van stemmen over het advies dat in mt wordt besproken. De algemeen directeur heeft vetorecht. Deze vergadering is in de avonduren. Je uren kun je schrijven als overuren en krijg je terug in vrije tijd. Voor invulinstructies zie onderdeel verlof Een vast onderdeel van de avondvergaderingen is de jaarlijkse evaluatie van het pedagogisch plan. Tijdens deze vergadering (met algemeen directeur, locatiemanager en alle personeelsleden van de vestigingen) wordt het pedagogisch plan zo nodig met elkaar bekeken. Het is de bedoeling dat je van tevoren het pedagogisch plan nog eens kritisch doorleest en controleert of je nog steeds wel op deze beschreven manier werkt. Je kunt suggesties inbrengen en of knelpunten behandelen. Aan de hand van de uitkomsten van deze vergadering, wordt het pedagogisch plan aangepast en in herziende versie in de groepen gepresenteerd. 2. Pop A en Pop B en Pop C (voortgangs)gesprekken beoordelen van nieuwe medewerkers en meegeven van leerdoelen Deelnemers: Locatiemanager en nieuwe medewerker Verslaglegging: beoordelingsformulier Inzagerecht: Mt en nieuwe medewerker Besluitvorming: Locatiemanager neemt besluiten binnen bevoegdheden. Als je nieuw in dienst bent, begeleiden we je en beoordelen je voortgang ( zie inwerkprocedure en functioneringsprocedure) Je krijgt tijdens elk gesprek een overzicht van de beoordeelde werkzaamheden en leerdoelen voor de volgende periode. Bespreek tijdens deze gesprekken goed als er zaken zijn, die je in je functioneren kunnen beïnvloeden. De locatiemanager kan je helpen hier iets aan te doen. Blijf niet met zaken zitten, want daar heb je uiteindelijk alleen jezelf mee. 3. Stagiaireoverleg: Evaluatie van het leerproces en de begeleiding Deelnemers: Stagecoördinator, (locatiemanager na overleg met stagecoördinator) betrokkenen van de scholen, pm-er van de groep en de stagiaire Verslagvorm: stagebegeleiderbeoordelingsformulier
4.1 Personeelsbeleid: 1.5.6 teamwerk 5 van 7 Inzagerecht: Besluitvorming: mt, betrokken vertegenwoordigers van de scholen, begeleiders en stagiaires betrokkenen nemen besluiten bij consensus. Als men er niet uitkomt heeft stagecoördinator / locatiemanager doorslaggevende stem. Per kwartaal houdt de stagecoördinator een gesprek met alle stagiaires. Op deze manier kan zij controleren of de stagiaires goed op schema zijn met opdrachten en goed begeleid worden. Zij probeert eventuele problemen boven tafel te krijgen en een vertrouwenspersoon voor de stagiaire te vormen ( zie stagiaire beleid) 4. Groot MT overleg ( in maand april, juni,okt, dec): Evalueren van de diverse onderdelen van het kwaliteitssysteem aan de hand van de evaluatieprocedure: jaarplanning evaluatie. Deelnemers: locatiemanager (één per vestiging) directie, personeelsinwerker, kwaliteitsmedewerker. Daarnaast medewerker belast met kwaliteitscontrole die verslag doet van bevindingen. algemeen directeur, bereidt overleg voor, agenda volgens onderdelen kwaliteitsregistraties Verslagvorm: notulen, actielijst Inzagerecht: MT Besluitvorming: een besluitvormend MT neemt in zijn geheel besluiten bij consensus/meerderheid van stemmen. De algemeen directeur heeft doorslaggevende stem. 5. Ouderraad: Deelnemers: Verslaglegging: Inzagerecht: Besluitvorming: Het evalueren van beleidszaken en adviseren naar de algemeen directeur Algemeen directeur en ouders Nieuwsbrief en de site één van de ouders, gekozen door de leden van ouderraad alle werknemers, leden van de raad en overige ouders (openbaar) een besluitvormende ouderraad neemt in zijn geheel besluiten bij consensus/meerderheid van stemmen. De algemeen directeur heeft vetorecht. Bij afwezigheid van de algemeen directeur neemt voorzitter besluiten binnen bevoegdheden. Overige zaken worden teruggespeeld naar MT waarbinnen een besluit wordt genomen. Als pm-er heb je bij dit overleg geen taken. Het kan wel zijn dat jouw ideeën, suggesties bij de oudercommissie ter discussie worden gesteld. Via de ochtendvergadering ( of jaarlijkse bijeenkomst over het pedagogisch beleid) kun je zaken inbrengen en antwoord terug verwachten 6. Oudercommissie het evalueren van beleidszaken en adviseren naar de Ouderraad. Deelnemers: locatiemanager en ouders. Verslaglegging: notulen. één van de ouders, gekozen door de leden van oudercommissie. Inzagerecht: leden van de oudercommissie en overige ouders (openbaar). Besluitvorming: een besluitvormende oudercommissie neemt in zijn geheel besluiten bij consensus/meerderheid van stemmen. Overige zaken worden teruggespeeld naar ouderraad en/of MT waarbinnen een besluit wordt genomen.
4.1 Personeelsbeleid: 1.5.6 teamwerk 6 van 7 Overlegmomenten 2 keer per jaar 1. Kindbesprekingen met onderdeel groepsteamoverleg evalueren ontwikkelingsproces van ieder kind op de groep. Deelnemers: vaste pm-ers van een groep. Verslaglegging: Bespreking kinderen formulier. Inzagerecht: mt, betrokken pm-ers, ib-ers. Besluitvorming: Betrokkenen nemen besluiten bij consensus. Als men er niet uitkomt heeft de locatiemanager doorslaggevende stem. Ldg overlegt zo nodig met ib-er. Rapportage: Mt en ib-er 2. Groepsteamoverleg onderdeel van kindbesprekingen evalueren van de samenwerking en werkzaamheden op de groep. Tijdens de 2 jaarlijkse kindbesprekingen bespreken pm-ers van de groep elkaars functioneren op het gebied van omgaan met de kinderen, ouders en elkaar. Deelnemers: vaste pm-ers van een groep. Verslaglegging: groepsteamverslag formulier. Inzagerecht: mt, betrokken pm-ers. Besluitvorming: betrokkenen nemen besluiten bij consensus. Als men er niet uitkomt heeft de locatiemanager doorslaggevende stem. Rapportage: Mt Tijdens de dagelijkse gang van zaken is er niet altijd gelegenheid om eens met je vaste collega s te overleggen over jullie samenwerking en de dagelijkse gang van zaken. Toch is het belangrijk om regelmatig naar elkaar uit te spreken wat je van elkaar vindt en de manier waarop jullie samen werken of met de kinderen omgaan. Aan de hand van het groepsverslagformulier houden jullie een gesprek en leggen jullie dit vast in je verslag. Natuurlijk is het best moeilijk om eerlijk tegen elkaar te zijn. Toch moet je proberen van deze gelegenheid gebruik te maken en te zeggen wat je dwars zit. Op die manier kan er wat veranderen. Op het groepsverslagformulier kun je aangeven als je hulp wilt van een locatiemanager als jullie er samen even niet uit komen. Het is natuurlijk ook een moment om je collega eens een compliment te maken en aan te geven wat je in hem/haar waardeert. JAARLIJKSE OVERLEGMOMENTEN 1. Functioneringsgesprekken: informeren van elkaar over de samenwerking en gang van zaken binnen de organisatie, tweerichtingsverkeer en gericht op de toekomst Deelnemers: locatiemanager en pm-er Verslaglegging: functioneringsgesprekformulier/pap formulier Inzagerecht: mt en betrokken pm-er Besluitvorming: betrokkenen nemen besluiten bij consensus. Als men er niet uitkomt heeft algemeen directeur doorslaggevende stem. 2. Beoordelingsgesprekken: beoordelen van de werkzaamheden van de pm-er, eenrichtingsverkeer en gericht op het verleden Deelnemers: locatiemanager en pm-er Verslagvorming: Pop formulier A, B, C
4.1 Personeelsbeleid: 1.5.6 teamwerk 7 van 7 Inzagerecht: Besluitvorming: mt en betrokken pm-er betrokkenen nemen besluiten bij consensus. Als men er niet uitkomt heeft algemeen directeur doorslaggevende stem. 3. Observatie/overgangsgesprekken: verslag uitbrengen naar ouders over de observatieresultaten van de kinderen en uitleg over de nieuwe groep Deelnemers: ouders/verzorgers en één van de pm-ers van de groep Verslagvorming: observatieformulier Inzagerecht: mt, alle werknemers, betrokken ouders Besluitvorming: betrokkenen nemen besluiten bij consensus. Wij streven ernaar de overlegmomenten zoveel mogelijk onder werktijd plaats te laten vinden. Dit moet wel mogelijk zijn en niet leiden tot hoge werkdruk voor de andere collega s. Als dit niet mogelijk is wordt er voor een avond gekozen. Voor de grotere vergaderingen wordt bewust voor een avond gekozen om in alle rust zich op de onderwerpen te kunnen concentreren. De avondvergaderingen beginnen meestal om 18.45 uur. Als het korte onderwerpen zijn streven we ernaar om 20.00 uur klaar te zijn in verband met de extra uitbetaling na 20.00 uur. Soms lukt dit niet en gaan we langer door, uiterlijk tot 22.30 uur. We proberen het aantal vergaderingen zo minimaal mogelijk te houden. Gezien onze eisen met betrekking kwaliteit en scholing is het noodzakelijk regelmatig bijeenkomsten of scholingen te houden. Mail Via de mail kun je corresponderen met het MT over bijvoorbeeld het toelichten van bijzonder verlof, ideeën aandragen of vragen stellen. Informatie over de organisatie en werkzaamheden en de nieuwsbrieven staan allemaal op de site. Op die manier kun je rustig alle informatie lezen op een moment waarop het jou uitkomt.