STICHTING PODIA HEEMSTEDE JAARVERSLAG PERIODE 1 JANUARI 31 DECEMBER 2018 DEEL 1 Activiteitenverslag 2018 DEEL 2 Financieel verslag 2018 Secretariaat: Romeinlaan 5, 2105 SN Heemstede 1
INHOUDSOPGAVE Titel pagina 1. Bestuur 3 2. Doelstelling 3 3. Stichting 3 4. Prestaties 4 5. Locaties 4 6. Relatie WIJHeemstede 4 7. Subsidie 5 8. PR-/marketing 5 9. Bestuurlijke zaken 5 10. Vriendengroepen 5 11. Samenwerking 6 12. Vrijwilligers 6 13. Programmeurs 6 14. Balans per 31-12-2018 7 15. Toelichting Balans 8 16. V&W-rekening 2018 en Begroting 2020 9 17. Toelichting V&W-rekening 2017 10 18. Toelichting Begroting 2020 11/12 2
Deel 1 Activiteitenverslag Gebruikte afkortingen: SPH = Stichting Podia Heemstede TDL = Theater de Luifel OK = Oude Kerk 1. Bestuur Bestuurssamenstelling Voorzitter: Erik Groot vanaf: 26-02-2010 lid (voorzitter vanaf 1.1.2014) Secretaris: Els Teske vanaf: 01-05-2017 Penningmeester: Fred Schriever vanaf: 01-09-2017 Algemeen lid: Dorien van Beek vanaf: 01-12-2016 Algemeen lid: Rick Verstraten vanaf: 18-12-2017 tot 30 april 2018 Aantal vergaderingen: Gedurende het kalenderjaar 2018 heeft het bestuur 14 keer vergaderd. 2. Doelstelling De stichting heeft als doel: het verzorgen van een cultureel aanbod in Heemstede op de thans bestaande podia, de OK en TDL te Heemstede en/of op eventuele nieuwe podia teneinde een zo groot mogelijk deel van de bevolking van Heemstede (en omgeving) te bereiken. 3. SPH De statuten zijn laatstelijk gewijzigd bij akte van 10 juni 2013. Ingeschreven bij KvK, nummer 34222630. De ANBI status is in 2012 bij beschikking van 19 december 2012 door de Belastingdienst toegekend onder nummer 84729. Fiscaal: BTW nummer 81431844. 4. Prestaties Podium Voorstellingen Bezoekers Theater De Luifel 34 5539 De Oude Kerk 24 2711 Totaal 58 8250 3
5. Locaties SPH heeft geen accommodaties in bezit. Voor het geven van voorstellingen wordt de ruimte gehuurd van OK en TDL. Hieronder volgt een overzicht van de activiteiten per podium. Theater De Luifel SPH huurt TDL voor gemiddeld 40 voorstellingen per kalenderjaar. In 2018 hebben 34 voorstellingen plaatsgevonden, omdat het culturele seizoen (september tot en met mei) niet gelijk loopt met het kalenderjaar. De zaal biedt plaats aan 200 bezoekers. Rekening houdend met plaatsen voor techniek, impresariaat, eigen medewerkers en genodigden, betekent dit een netto beschikbaarheid voor bezoekers van 185 plaatsen. De Oude Kerk In De OK is plaats voor 295 bezoekers. In 2018 hebben 24 concerten plaatsgevonden. Mede door het aantrekken van 2 nieuwe coördinatoren zijn alle voorstellingen en concerten goed verlopen. 6. Relatie WijHeemstede Met WijHeemstede zijn vier overeenkomsten gesloten voor het verrichten van diensten op het gebied van: Voorstellingen in TDL Financiële administratie Kaartverkoop PR-/marketing Administratie vrienden 7. Subsidies De subsidie van de gemeente Heemstede bedraagt 100.000 per jaar. 8. Public relations/marketing PR-/marketingactiviteiten richten zich op het vergroten van de naamsbekendheid van Podia Heemstede. Hiervoor worden o.m. de volgende middelen ingezet: persberichten en advertenties in huis-aan-huisbladen, posters bij lokale ondernemers, frames, driehoeksborden en social media: Facebook en Instagram. Alle inspanningen leiden naar de website podiaheemstede.nl waarop alle voorstellingen zijn vermeld en waar bezoekers kaarten kunnen bestellen. Om een professionaliseringsslag te maken is per 1 oktober een marketing-coördinator (op basis van overeenkomst van opdracht) 4
aangetrokken; de opdracht van de coördinator is om het bezoekersaantal van met name De Oude Kerk te vergroten. De maandelijkse Sirenemail is vervangen door een twee wekelijkse Nieuwsbrief. De Nieuwsbrief wordt samengesteld door een redactieteam Nieuwsbrief. Daarnaast is een PR-marketingteam opgericht. Dit team bespreekt de te versturen persberichten naar de media en de acties rondom specifieke concerten. Er is een PR-marketingplan opgesteld. Op 21 mei was de Open Dag van SPH in TDL ter promotie van het seizoen 2018-2019. De leden van de Heemsteedse Kunstkring zijn jaarlijks afnemers van een aantal voorstellingen. Op de jaarlijkse bijeenkomst van de HKK wordt door de programmeurs van diverse theaters uit de omgeving reclame gemaakt voor de te houden voorstellingen SPH is er ook dit jaar weer in geslaagd om adverteerders te werven. 9. Bestuurlijke zaken Het bestuurslid R. Verstraten is, om persoonlijke reden, per 1 mei gestopt met zijn werkzaamheden voor SPH. De ontstane vacature is niet opgevuld. 10. Vriendengroepen De vriendengroep SPH bestaat sinds de zomer van 2015. De vriendengroep en de vriendengroep plus bestaan uit ongeveer 300 leden. Vrienden hebben voorrang bij het bestellen van kaarten voor het nieuwe theaterseizoen. Via nieuwsbrieven worden de vrienden op de hoogte gehouden van de aankomende voorstellingen en concerten en speciale acties. 11. Samenwerking Er is regelmatig overleg met andere aanbieders van cultuur zoals WijHeemstede, Boekhandel Blokker en de bibliotheek. Met het Prinses Christina Concours wordt samengewerkt in het kader van de programmering. De Heemsteedse Kunstkring neemt gemiddeld 10 voorstellingen/concerten af. Met WijHeemstede vindt per kwartaal overleg plaats tussen het bestuur SPH en de financieel en facilitair managers. De contracten over de door WijHeemstede te leveren diensten worden alsdan besproken. Stichting J.O.H. (Jonge Ondernemers Heemstede). Stichting Vrienden Oude Kerk Heemstede. 5
Samen met andere cultuurorganisaties binnen Heemstede zijn er bijeenkomsten geweest bij de Gemeente Heemstede om o.a. op de hoogte te zijn van elkaars activiteiten. In 2018 is een start gemaakt met de voorbereiding van het Adriaan Pauwjaar 2020. Podia Heemstede participeert actief. Het bereiken van de jeugd, en in zijn algemeenheid het bereiken van meerdere doelgroepen, heeft permanent de aandacht van het bestuur. 12. Vrijwilligers Binnen SPH zijn ruim 25 vrijwilligers actief aan de slag. Zonder deze groep zou SPH niet kunnen bestaan. Zij zijn onder meer belast met financiële zaken, kassa-activiteiten, PR- /marketing, en begeleiding van het publiek en artiesten op theateravonden en tijdens concerten. Er zijn 2 nieuwe coördinatoren aangetrokken. In april is een vrijwilligersbeleid vastgesteld. 13. Programmeurs De programmeurs van TDL en De OK verzorgen de programma s op beide podia. De insteek is en blijft om een zo breed mogelijk en kwalitatief hoogwaardig aanbod te presenteren. 6
FFINANCIEEL VERSLAG STICHTING PODIA HEEMSTEDE Balans Balans Balans Balans 31 dec 18 31 dec 17 31 dec 18 31 dec 17 Activa Passiva Vlottende activa Eigen vermogen Algemene reserve 26.921 26.823 Debiteuren 613 0 Crediteuren 33.015 20.391 Vooruitbetaald 300 300 Vooruitontvangen 39.013 36.190 BTW 2.378 1.966 Kortlopende schulden 26.258 21.113 Liquide middelen Kas Oude Kerk 125 125 Kas de Luifel 444 444 Rabobank, lopende rekening 12.574 28.950 Rabobank, bedrijfsspaarrekening 100.004 60.000 ING, lopende rekening 8.737 5.732 ING zakelijk kwartaal spaarrekening 32 7.000 Totaal activa 125.207 104.517 Totaal passiva 125.207 104.517 7
Vastgesteld in de bestuursvergadering van Stichting Podia Heemstede op 14 mei 2019 E. Groot, voorzitter, E.J.A. Teske, secretaris F. Schriever, penningmeester D. van Beek, algemeen bestuurslid Toelichting Balans per 31 dec. 2018 Eigen vermogen Algemene reserve Saldo 1 januari 2018 26.823 Toevoeging batig saldo 2018 98 Saldo per 31 december 2018 26.921 8
Verlies-en winstrekening 2018 en begroting 2020 Stichting Podia Heemstede Begroting Rekening Begroting Begroting 2018 2018 2019 2020 Lasten 1 Voorstellingen 101.610 99.481 112.000 115.000 2 Programmeur 22.800 23.200 24.000 24.000 3 Huur locaties 31.020 31.954 32.000 32.000 4 Techniek 17.550 18.168 15.000 15.000 5 Pauzedrankjes 13.750 14.578 14.500 16.000 6 Publiciteit 25.100 33.780 30.000 40.000 7 Kaartverkoop 15.500 18.561 17.000 18.000 8 Administratie 6.400 6.709 6.800 6.800 9 Bestuur/commissies e.d. 8.250 7.167 8.000 8.000 10 Evenementen 0 11 Algemene kosten 10.500 2.131 7.500 5.000 Batig saldo 98 Totale lasten 252.480 255.827 266.800 279.800 Baten 12 Recettes 142.695 140.752 155.000 155.000 13 Sponsoring/vrienden SPH 11.500 15.075 9.000 15.000 advertenties, rente e.d. 14 Subsidie gemeente Heemstede 98.285 100.000 100.000 100.000 Nadelig saldo 2.800 9.800 Totale baten 252.480 255.827 266.800 279.800 9
Toelichting verlies- en winstrekening 2018 Het kalenderjaar 2018 is afgesloten met een batig saldo van 98,=. Dat is dus nauwelijks een afwijking van het gebudgetteerde resultaat van 0,=. Onderliggend zijn er echter wel enkele verschillen van de rekening ten opzichte van de begroting die een nadere toelichting behoeven. 6.Publiciteit Zoals wij reeds in ons jaarverslag 2017 hebben aangekondigd hebben wij onze activiteiten op het terrein van de Publiciteit aanzienlijk opgevoerd. In de loop van het jaar hebben wij een externe professionele kracht ingehuurd die op parttime basis zich richt op het verhogen van onze naamsbekendheid en middels specifieke acties de kaartverkoop van met name de voorstellingen in De Oude Kerk tracht te vergroten. Wij zullen in de loop van 2019 het effect hiervan evalueren om te beoordelen of het zinvol is daar mee door te gaan. Uiteraard zijn daar extra kosten aan verbonden en dat verklaart het verschil tussen de begroting en de rekening. 7.Kaartverkoop Door prijsaanpassingen van de externe dienstverlener op het terrein van de kaartverkoop zijn de kosten meer gestegen dan was voorzien. Tevens speelt het gebruik maken van meer faciliteiten een rol bij het verschil tussen de rekening en de begroting. 11.Algemene kosten Bij het maken van de begroting was de grens tussen publiciteit en algemene kosten enigszins vaag waardoor zoals ook in het jaarverslag 2017 reeds is vermeld dit geen scherpe weergave van de beide kostensoorten was. Bij de rekening is het onderscheid wel strak aangehouden waardoor er een ander beeld ontstaat. 12.Recettes In het voorjaar van 2018 zijn er enkele voorstellingen minder dan gebruikelijk in De Luifel geweest. Dit had te maken met ziekte van de artiesten. Daardoor is de recette wat lager uitgevallen dan begroot. 13.Sponsoring etc. Wij hebben in 2018 een subsidie van 4.508,00 ontvangen van het Fonds Podium Kunsten. Dat verklaart grotendeels het verschil tussen de rekening en de begroting. 14.Subsidie gemeente Heemstede Door de inflatiecorrectie die de gemeente heeft toegepast op verstrekte subsidies is het toegekende bedrag iets hoger dan het aangevraagde bedrag. De verschillen in andere kostenposten zijn niet van dien aard dat daar een aparte toelichting bij wordt gegeven. 10
Toelichting bij de begroting 2020 Algemeen De meeste begrotingsposten zijn vergelijkbaar met 2019. Een nadere toelichting wordt daarom alleen gegeven bij de posten die significant afwijken. 1.Voorstellingen Omdat wij in de begroting 2019 reeds een behoorlijke kostenstijging hebben verwerkt nemen wij aan dat voor 2020 geen extra stijging in rekening zal worden gebracht door de uitvoerende artiesten. 6.Publiciteit. In de toelichting op de V&W-rekening 2018 is vermeld dat wij een professionele kracht hebben ingehuurd om onze activiteiten op het terrein van de publiciteit te intensiveren. Daardoor zullen er extra middelen nodig zijn en is derhalve deze post verhoogd. Indien bij de in 2019 te houden evaluatie blijkt dat deze extra kosten niet het gewenste effect hebben zullen wij ons beraden over de dan te nemen maatregelen. 11.Algemene kosten Omdat in 2018 is gebleken dat de algemene kosten aanzienlijk lager zijn dan was verwacht hebben wij voor 2020 deze post opnieuw bijgesteld. 12.Recettes Aangezien wij voor 2019 reeds een aanzienlijke stijging van de recettes hebben gebudgetteerd vinden wij het niet verantwoord aan te nemen dat deze verwachte stijgende lijn in hetzelfde patroon zich voortzet. Ook al omdat de recettes in 2018 geen aanleiding geven al te hoog gespannen verwachtingen ten aanzien hiervan te hebben. Weliswaar gaan wij er vanuit dat de verhoogde publiciteitsinspanningen hun vruchten zullen afwerpen, maar dat zit voor een groot deel ook al verwerkt in de begroting 2019. 13.Sponsoring etc. Wij hebben de toezegging van het Fonds Podiumkunsten ook in 2019 een subsidie te ontvangen. Ten tijde van het maken van de begroting 2019 was dat nog niet bekend. Deze post zal dus in 2019 hoger zijn dan destijds begroot. Voor 2020 hebben wij deze subsidietoezegging niet en zal deze post in principe dus lager moeten zijn. Gelet echter op onze inspanningen om het aantal vrienden te vergroten en meer advertenties te kunnen verkopen, vinden wij het verantwoord deze post op dit niveau te handhaven. Nadelig saldo. De extra kosten voor publiciteit zijn vooralsnog niet structureel omdat de evaluatie zal moeten uitwijzen of wij op deze voet verder gaan. Omdat het derhalve min of meer een 11
experiment is vinden wij het verantwoord daar een deel van ons bescheiden eigen vermogen voor in te zetten. 12