Promotie Ondernemers Binnenstad Dordrecht Jaarplan 2015 (eerste versie op hoofdlijnen) Versie 2.0 27 maart 2015
1. Inleiding De POBD is een vereniging die als doel heeft het winkel- en horecabezoek aan de Dordtse binnenstad te stimuleren. Dat doet ze door activiteiten, evenementen en projecten te helpen en laten organiseren en financieel te ondersteunen. Behoefte aan ondernemersfonds Door teruglopende bestedingen en toename van internetwinkelen, staan winkelcentra in heel Nederland al enige jaren onder druk. Andere tijden vragen om andere oplossingen, maar marketing en promotie blijven ook in de toekomst een belangrijk onderdeel van het stimuleren van de binnenstadseconomie. Veel ondernemers zijn bereid om daar aan bij te dragen, maar willen daarbij wel regie houden op de besteding van de middelen. Vanuit die gedachte is behoefte ontstaan aan een ondernemersfonds waarmee ondernemers zelf kunnen investeren in gezamenlijke marketing en promotie. Rol van de POBD De primaire rol van de POBD is het ondernemersfonds en andere bronnen van inkomsten te beheren, en ervoor te zorgen dat het geld besteed wordt aan activiteiten die bijdragen aan meer bezoek aan het centrum. Dat gebeurt door het verstrekken van opdrachten aan organiserende partijen en het financieel ondersteunen van activiteiten van derden zoals evenementenorganisaties of ondernemers die iets in hun eigen straat willen organiseren. De POBD is dus eerder een partij die opdracht of subsidie geeft, en in mindere mate een organisatie die zelf uitvoert. De POBD heeft daarom ook geen centrummanager in dienst. Concrete activiteiten De POBD richt zich zowel op binnenstadsbrede activiteiten als op lokale initiatieven op straatniveau. Dat kunnen grotere of kleinschalige evenementen zijn, incidentele acties zoals een moederdagpresentje of langduriger projecten zoals een gezamenlijk spaarsysteem of het organiseren van workshops voor ondernemers die meer uit social media willen halen. Alles wat bijdraagt aan meer bezoek kan op de agenda komen. De activiteiten in de deelgebieden worden in de werkgroepen bedacht en uitgevoerd in afstemming met de ondernemers uit het betreffende gebied. Het uitvoeringsprogramma voor het binnenstadsbrede deel wordt vastgesteld door de Algemene Leden Vergadering. Dit document is een eerste versie waarin op hoofdlijnen het binnenstadsbrede programma wordt beschreven. 2. Organisatie Iedere ondernemer in het kernwinkelgebied die een aanslag voor de reclamebelasting ontvangt kan lid worden van de POBD. Het betreft dus niet alleen winkeliers maar ook ondernemers uit de horeca, dienstverlening en andere economische sectoren en branches. Bestuur De ondernemers die zich aangemeld hebben als lid geven tijdens de oprichtingsvergadering hun mandaat aan het kandidaat-bestuur. Het bestuur van de POBD bestaat uit 5 leden. De voorzitter is het boegbeeld van de vereniging, behartigt de belangen door overleg met externe partijen en stuurt op een goede samenwerking en afstemming binnen de vereniging. Bestuurders kunnen ondernemers zijn uit het kernwinkelgebied maar ook externen die worden voorgedragen door de leden. Werkgroepen Het kernwinkelgebied is opgedeeld in vier deelgebieden die ieder een eigen werkgroep hebben. Deze worden gevormd door ondernemers uit het gebied, eventueel aangevuld met vrijwilligers van buiten, en voorgezeten door één van de vier overige bestuursleden. De werkgroepen opereren zelfstandig 2
maar zijn op deze manier wel verankerd met het bestuur waar de afstemming op hoofdlijnen plaatsvindt. De werkgroepen ontvangen hun jaarlijkse budget in één keer en stellen op basis van de beschikbare gelden een jaarprogramma op dat zij afstemmen met de ondernemers uit het betreffende gebied. Het jaarprogramma van een werkgroep hoeft dus niet worden goedgekeurd door het bestuur of de Algemene Ledenvergadering. De werkgroep legt achteraf verantwoording af over de besteding van de gelden. Geen overhead De organisatie kent behalve wat algemene kosten geen kosten voor overhead. De bestuurders doen hun werk onbezoldigd en er is geen vaste uitvoeringsorganisatie. Alle benodigde capaciteit wordt ingehuurd waar en wanneer nodig. Relatie met gemeente De POBD is een vereniging die zelfstandig opereert. Het zijn de leden die bepalen hoe het geld besteed wordt. De gemeente is de partij die de reclamebelasting int. Zij maakt de ontvangen gelden na aftrek van de gemaakte inningskosten over naar de POBD in de vorm van een subsidie. Aan deze subsidie is een uitvoeringsovereenkomst gekoppeld waarin de POBD aangeeft hoe zij de ontvangen gelden wil gaan besteden in dat jaar. Concreet is dat de begroting die behoort bij het jaarprogramma. De inhoud van dat jaarlijkse uitvoeringsprogramma wordt bepaald door de leden van de POBD. 3. Uitvoeringsprogramma op hoofdlijnen 3.1 Algemeen en incidenteel Een deel van het budget wordt gereserveerd voor algemene kosten zoals het voeren van de administratie. Daarnaast is er een bedrag nodig om onvoorziene kosten of incidentele kansen te kunnen financieren. 3.2 Communicatie De communicatie van de POBD bestaat voor een groot deel uit interne communicatie die als doel heeft alle ondernemers geïnformeerd en betrokken te maken en te houden. In ieder geval wordt daarbij gebruik gemaakt van een website en van mailings. De website biedt ruimte voor vergaderstukken, algemene informatie over het functioneren van de POBD en een archief met alle nieuwsbrieven. Daarnaast biedt de website een platform voor enquêtes en forumdiscussies waarmee op eenvoudige wijze draagvlak gepeild kan worden. De website is openbaar toegankelijk maar het is geen marketingtool en niet gericht op de consument. Voor de marketing naar de consument toe zijn er andere websites en social media beschikbaar. Het is uiteraard wel belangrijk dat de Dordtse binnenstad op die media (onder andere beheerd door Dordrecht Marketing) goed gecommuniceerd wordt. Het is een taak voor de POBD om erop hierop toe te zien dat hun boodschap gecommuniceerd wordt en hierover ook aanvullende afspraken te maken waar nodig. Zo n 10-12 maal per jaar wordt er een nieuwsbrief verstuurd met relevante nieuwsberichten. Deze. worden zowel digitaal als analoog verzonden naar alle ondernemers in het kernwinkelgebied en andere belangstellenden. Naast de interne communicatie worden er ook persberichten opgesteld ten behoeve van de activiteiten en evenementen die onder de vlag van de POBD worden georganiseerd. Om de voortgang en een consistente toonzetting van de communicatie te borgen wordt een externe communicatieadviseur ingeschakeld die zorg draagt voor het bijhouden van de website en het schrijven van nieuwsbrieven en persberichten. Daarnaast wordt jaarlijks een bedrag gereserveerd voor technisch onderhoud en doorontwikkeling van de website. 3
3.3 Evenementen Er is een aantal binnenstadsbrede evenementen dat sinds enige jaren succesvol de binnenstad op de kaart zet. Deze evenementen werden in het verleden al ondersteund door de SCD en door individuele ondernemers. Ook de POBD wil structureel een bijdrage leveren aan evenementen als Dordt in de mode, Big Rivers, de intocht van Sinterklaas etc. De POBD is geen organiserende partij in deze maar ondersteunt financieel of betaalt voor specifieke acties die gekoppeld zijn aan deze binnenstadsbrede evenementen. 3.4 Doorontwikkelen bestaand Bepaalde bestaande evenementen of evenementen die in het verleden onvoldoende tot bloei konden komen wegens gebrek aan financiële middelen of organisatiekracht kunnen worden doorontwikkeld. Dit zal in een later stadium aan de leden worden voorgelegd. Wel wordt in de begroting een bedrag opgenomen voor doorontwikkeling van bestaande evenementen en activiteiten. 3.5 Gezamenlijke acties Acties die in het verleden op straatniveau werden georganiseerd in het kader van bijvoorbeeld Moederdag of Valentijnsdag winnen aan kracht wanneer ze binnenstadsbreed kunnen worden opgepakt. Deze acties worden onder regie van het bestuur verder in gang gezet op basis van input van de werkgroepen. 3.6 Nieuw te ontwikkelen De POBD wil 2 à 3 nieuwe activiteiten/evenementen laten ontwikkelen. De consument wil steeds weer iets nieuws dus vernieuwing is een voorwaarde voor herhalingsbezoek. De te ontwikkelen evenementen moeten de tijd krijgen om tot bloei te komen en dienen zeker in de eerste jaren maximaal begeleid te worden. Om optimaal gebruik te maken van kennis en ideeën van buiten de POBD, wordt het budget dat gereserveerd wordt voor dit onderdeel via een tender in de markt gezet. Via een openbare offerte-aanvraag wordt gevraagd om projectvoorstellen die bijdragen aan de doelstellingen van de POBD. Iedereen met een leuk idee dat voldoet aan de criteria kan een plan indienen. Of dat nu een collega-ondernemer of een commerciële evenementenorganisator is maakt niet uit. Alle goede plannen zijn welkom voor beoordeling. 4 Begroting De begroting voor 2015 is een eerste begroting op hoofdlijnen. Sommige onderdelen moeten nader worden uitgewerkt en in een later stadium aan de ledenvergadering worden voorgelegd, maar deze begroting geeft wel de kaders aan voor het programma van 2015. In haar Raadsvoorstel heeft het College van B&W de opbrengst van de reclamebelasting ingeschat op ruim 166.000. In verband met leegstand en nog in te houden inningskosten wordt dit bedrag met 10% verlaagd. Eventuele meevallers kunnen in de begroting voor 2016 worden meegenomen. Naast de opbrengst van de reclamebelasting kan de POBD beschikken over een structurele gemeentelijke subsidie van 65.000 per jaar. Op basis van deze gegevens kan in 2015 een geschat bedrag van ruim 214.000 worden besteed. Budget werkgroepen De helft van dit bedrag wordt verdeeld over de vier werkgroepen. Als verdeelsleutel wordt gekeken naar de hoeveelheid reclamebelasting die per gebied betaald wordt. Een gebied waar de ondernemers meer betalen zal dus naar verhouding ook meer budget krijgen bij het verdelen van de beschikbare gelden. De andere helft is beschikbaar voor binnenstadsbrede activiteiten en algemene zaken, en zal verdeeld worden conform onderstaande begroting op hoofdlijnen. 4
Begroting 2015 Inkomsten Reclamebelasting bruto volgens schatting gemeente Reclamebelasting na correctie voor leegstand en perceptiekosten Subsidie gemeente Dordrecht Begroot besteedbaar 166.325 149.693 65.000 214.693 Te verdelen over werkgroepen Binnenstadsbreed 107.346 107.346 Uitgaven binnenstadsbreed Algemeen & incidenteel Financiële administratie, verzekeringen & overige algemene kosten Communicatie Website, nieuwsbrieven en persberichten 8.500 Evenementen Dordt Pakt Uit Intocht Sinterklaas Sinterklaashuis Kerstmarkt en ijsbaan Dordt in de Mode Big Rivers Koningsdag Doorontwikkelen bestaande evenementen Nader in te vullen door ALV 4.000 750 750 3.000 33.500 Gezamenlijke acties Moederdag, Valentijnsacties etc. Nader in te vullen door ALV Nieuw te ontwikkelen Ontwikkelbudget, nader in te vullen door ALV 30.000 Totaal 107.000 5