JAARVERSLAG POBD 2018

Transcriptie

1 JAARVERSLAG POBD 2018 Inleiding De POBD is een vereniging van ondernemers, die met elkaar willen werken aan het stimuleren van het winkel- en horecabezoek aan de Dordtse binnenstad en het verhogen van de bestedingen in die binnenstad. Dat doet ze door activiteiten, evenementen, campagnes en projecten te initiëren, te (laten) organiseren en financieel te ondersteunen. Dit verslag beschrijft kort het boekjaar 2018, een jaar van afronden en voorbereiden. Afronden van de eerste reeks van 4 jaren waarvoor het convenant met de gemeente is afgesloten. Voorbereiden op de toekomst in dezelfde of wellicht verbeterde vorm. Als basis voor dit verslag geldt het Jaarplan 2018, dat op de ALV van 29 november 2017 werd gepresenteerd. Sindsdien is er door de leden van het bestuur, samen met de leden van de Werkgroepen in de diverse deelgebieden, hard gewerkt om de doelstellingen van de POBD te realiseren. Dit werk beschrijven we graag opnieuw in 3 paragrafen: Realisatie van ambities - Procesgang - Resultaten. Het verslag eindigt met een toelichting op de financiën en korte update naar Het bestuur van de vereniging POBD, Namens deze Arien van Pelt, Voorzitter (vanaf 12 april 2018) POBD-Jaarverslag 2018 CONCEPT 1

2 1. Realisatie van ambities Het werk is inhoudelijk gestart vanuit het Jaarplan Dat kende de volgende hoofdpunten: Continuering van de promotie-activiteiten op deelgebied niveau Focus op twee eigen binnenstadsbrede evenementen (Dordt Fit en Dordt Pakt Uit) Afronding sfeerverlichting Uitbreiding samenwerking met Dordrecht Marketing (promotiecampagnes) Ondersteuning derden-activiteiten In gebruik name passantentelling Versterking werkgroepen Promotie De kleinschalige promotie-initiatieven op het niveau van de deelgebieden, die we onderscheiden in het Kernwinkelgebied, is voortgezet. De praktijk liet daarbij in 2018 bij alle deelgebieden een divers beeld zien. Hierbij is ingezet op o.a. verbetering van de POBD-website, facebook, Instagram, grote en kleinschalige mailings en advertenties en billboards. Dordt Pakt Uit DPU-2018 heeft met een kleiner budget toch een betere spreiding gehad. Dit was mede te danken aan de inzet van diverse werkgroepen die actief inbreng gehad hebben. De voorbereiding voor de editie DPU-2019 start al in januari om de inbreng en de belangen van alle werkgroepen te maximaliseren. Dordt Fit Een nieuw evenement dat al voor de uitvoering succesvol bleek qua animo, zowel bij de ondernemers als de sportverenigingen. Het succes laat zich ook kennen in het besluit om dit tot jaarlijks terugkerend evenement te benoemen. Een van de leerpunten was dat qua timing de septembermaand beter past, zodat sportverenigingen meer aan directe ledenwerving kunnen doen. Een tweede verbeterpunt is de spreiding van de sport-presentaties over de hele binnenstad; ook hier zijn betere afspraken over gemaakt. Sfeerverlichting Eind 2017 brandde de sfeerverlichting op alle geplande plaatsen. De aanblik van deze aantrekkelijke bijdrage heeft geleid tot contacten met diverse ondernemers uit niet aangesloten winkelgebieden. Succes maakt vrienden en samen wordt gewerkt aan een uitbreiding van het te verlichten gebied. Eind november 2018 kon de verlichting weer ontstoken worden. Dordrecht Marketing In 2018 is opnieuw nadruk gelegd op de samenwerking met Dordrecht Marketing bij het ontwikkelen en uitvoeren van promotiecampagnes. Het attractief communiceren over de winkelbeleving in Dordrecht Centrum werd uitgevoerd via o.a. bushokjes reclame op enkele toegangswegen naar de binnenstad, continuïteit in adverteren in H-A-H-media, inzet van een Vlogger om de jongere generatie beter te bereiken, postercampagnes voor evenementen, extra items in de digitale versie van Maggezien en meer. De focus lag daarbij op het prikkelen van bewoners in de buitenwijken van Dordrecht en in Zwijndrecht en Papendrecht met leuke beelden en slogans over winkelen in de Dordtse binnenstad. Maar ook de regio Rijnmond werd bereikt via de radio in dat gebied. POBD-Jaarverslag 2018 CONCEPT 2

3 De activiteiten/evenementen van derden-organisaties Dit jaar was er financiële steun voor: Big Rivers - met een extra podium op het Scheffersplein een goede inbreng voor dat werkgebied. Stichting Intocht Sinterklaas - puzzeltocht voor met bijbehorend prijzenfestival op 2 december. Dordt in Stoom - kon door onze bijdrage haar accenten meer verleggen naar het winkelcentrum. Passantentelling Verspreid over het kernwinkelgebied verzamelen 12 wifi-registratiepunten informatie over de passage van het publiek. Hieruit kan kennis worden gedestilleerd over publiekstromen in de binnenstad. Dit jaar zijn de eerste rapportages beschikbaar gekomen. Inmiddels is contact gelegd met enkele andere gebruikers (gemeentes) om te leren van hun ervaringen. Mede daardoor zijn er al aanvullende doelstellingen gedefinieerd bij de planning voor de diverse te organiseren evenementen. Versterking werkgroepen Alle werkgroepen hebben nieuwe instructies gekregen voor versterking van het financieel beheer. Direct resultaat hiervan is de oplevering van de jaarstukken eind januari Daarnaast is er gekozen om te organiseren evenementen te voorzien van doelstellingen vooraf en meting van resultaten achteraf: waarom geven we euro s uit en wat hebben we daarvan binnengehaald. Detaillering activiteiten werkgroepen Deelgebied Voorstraat West/Grote Spuistraat De Moeder- en Vaderdag actie is gevoerd om klanten meer winkels te laten verkennen door uitgifte van verwijsbonnen naar aangesloten winkels in het deelgebied. Met het We love summer festival werden bezoekers vermaakt door diverse Sing-a-Song-writers. Bij Dordt in Stoom reed er een stoomtreintje door de straten om nieuwe bezoekers aan te voeren vanuit de grenzen van dit werkgebied. De BuitenSpeelDag op de kop van Voorstraat West is verder uitgebouwd tot een herkenbaar evenement. Daarnaast is een eerste poging gewaagd om volwaardig aan te sluiten bij de grotere POBD-evenementen Dordt Fit en Dordt Pakt Uit. Door het jaar heen is veel energie gestopt in de verbetering van de onderlinge communicatie, met als doel verhoging van de saamhorigheid en samenwerking, en de aankleding van het winkelgebied (bloembakken, coniferen, kerstbomen). Met het Langste Straatgedicht Aller Tijden heeft deze werkgroep vele dichters weten te enthousiasmeren. De inbreng was afkomstig van het winkelend publiek en ondernemers, van jong (9) tot oud (87), van stadsdichter tot amateur-poeet. De 10,5 meter stadsgedicht zijn meegegeven aan Sinterklaas. Een afschrift is te vinden op de eigen website. Deelgebied Vriesestraat/Voorstraat Midden Op straatniveau werden in 2018 verschillende acties georganiseerd; met Moederdag konden de kinderen gratis op de foto, tijdens Pasen liep er een gezellige groep paashazen door de straten en konden kinderen geschminkt worden. Om de straten aantrekkelijk te houden werd weer geïnvesteerd in de vlaggen en de rode lopers, zwarte ballonen met Black Friday en de bloemetjes werden in juni weer uitgereikt aan winkeliers. De Stralende Zomer Feestdag in juni was een echte sfeermaker; op een zomerse zaterdag was er gezellige muziek, een Zuid-Europese sfeer in de Vriesestraat door een gedekte tafel midden op straat met slingers, persoonlijke aandacht voor de consument door een hapje en een drankje. Hoewel dit winkelgebied buiten de route van de kerstmarkt valt, werd het publiek tijdens dit succesvolle evenement door de juiste straatactiviteiten ook naar deze straten getrokken. POBD-Jaarverslag 2018 CONCEPT 3

4 De werkgroep concludeert dat het een actief jaar was, met aantrekkelijke activiteiten, waarbij het een uitdaging blijft winkeliers te enthousiasmeren voor een actieve rol bij de uitvoering van de activiteiten. Deelgebied Statenplein, -plaats, Scheffersplein, Voorstraat Augustijn In juli werd voor de zevende keer het kunstevenement City Art Fair Dordrecht gehouden, een kunstfair in een ontspannen en frisse omgeving en een hoeveelheid aan originele kunst, met bij voorkeur kunstenaars uit Dordrecht en regio. In 2018 zorgde het grote aanbod van schilderijen, fotografie, sculpturen en keramiek ervoor dat iedereen wel iets van zijn smaak kon vinden. Dit jaar zijn er in de Voorstraat Augustijn vooral leuke winkels bijgekomen en de straat ziet er ook steeds gezelliger en groener uit. In goede samenwerking met de gemeentelijke groenvoorziening zijn er in de afgelopen jaren grote plantenbakken geplaatst. Voor 2019 is het streven om nog meer plantenbakken te plaatsen zodat deze straat de groenste winkelstraat van het kernwinkelgebied binnenstad Dordrecht zal worden. Deelgebied Achterom, Bagijnhof Visstraat, Sarisgang Dit werkgebied was de drijvende kracht achter enkele grote, stadsbrede evenementen. Daarnaast is er een veiling gehouden van kado-artikelen van winkeliers waarbij de opbrengst ( 1250,00 ) beschikbaar is gesteld aan de Stichting ALS. Ook in dit werkgebied is gekozen om de aankleding tijdelijk te verbeteren door het plaatsen van kerstbomen. Winkelend publiek werd uitgedaagd om selfies te posten waarmee kerstpakketten konden worden gewonnen voor de leukste inzending. 2. Procesgang Het POBD-bestuur heeft meer de samenwerking gezocht met andere organisaties. In 2018 is er een actieve rol gespeeld bij de volgende organisaties: Adviesraad Detailhandel De adviesraad geeft bij aanvraag van ondernemers, betreffende vestiging of vergunningen die afwijken van het bestaande bestemmingsplan schriftelijk advies aan het college. Zij vergadert enkele keren per jaar en geeft bij elke aanvraag zoveel als mogelijk binnen 2 weken schriftelijk advies. Het POBD is hier nadrukkelijk aanwezig en levert hiermee een belangrijke bijdrage en inzichten namens de binnenstad winkeliers om de adviesraad te voorzien van ideeën en advies. Platform Binnenstadsmanagement Bij het Platform Binnenstadsmanagement is de POBD weer een aanjagende partij geworden. Er is weer aansluiting bij partijen gevonden en intensieve samenwerkingen zijn opgestart, zoals bijvoorbeeld het overleg met de Horeca. Capaciteit Binnen de diverse werkgroepen bestaan er grote verschillen qua inzet van winkeliers. Het besef van samen sterk is aanwezig en groeit nog steeds, maar het zijn de sterke schouders die de lasten dragen van de taken die voorliggen om activiteiten te ontplooien. Bij de ene werkgroep lukt het soms beter om mensen te mobiliseren dan bij de andere werkgroep. Coachend begeleiden van kleine initiatieven blijkt een sleutel tot succesvolle inbreng van aanhakende winkeliers. POBD-Jaarverslag 2018 CONCEPT 4

5 Op deze wijze ontwikkelen werkgroepen hun eigen evenementen en activiteiten, waarbij soms aangesloten wordt bij binnenstadbrede evenementen. Zolang ondernemen dagelijks werk blijft, zal er altijd schaarse capaciteit overblijven om gemeenschappelijke taken op te pakken. Communicatie Via nieuwsbrieven en digitale kanalen is weer meer gecommuniceerd. Daarnaast hebben werkgroepen daar waar mogelijk persoonlijke contacten onderhouden met ondernemers in hun werkgebied. Bij enkele bezoeken is de grote weerzin tegen belastingheffing een pijnlijke blokkade gebleken om een goed gesprek te voeren. Procedures van begroting en verantwoording De opgelopen vertraging voor de verantwoording van 2016 en 2017 heeft de eerste helft van 2018 volop de aandacht van het (nieuwe) bestuur gehad. Daaruit voortvloeiend zijn nieuwe werkafspraken gemaakt die er toe moeten leiden dat diverse zaken verbeteren: Actueler inzicht bij bestuur en werkgroepen over de lopende budgetten Snellere betaling van facturen door Administratiekantoor Strakkere controle op juistheid van boekingen door werkgroepen Afronding verantwoording binnen acceptabele termijn (< 2 maanden) door bestuur Bezetting bestuur Het bestuur van de POBD is in 2018 ingrijpend gewijzigd. De voorzitter is afgelost en de vacature van penningmeester is ingevuld. Daarnaast is Jaap Huisman teruggevraagd om als adviseur het bestuur te ondersteunen. Binnen de werkgroepen hebben ook gezonde functiewisselingen plaatsgevonden. Alleen de werkgroep Scheffersplein/Statenplein is nog niet goed ingevuld; het bestuur heeft inmiddels ver gevorderde contacten met enkele bereidwillige/enthousiaste ondernemers uit dat gebied. De overvloed aan werkzaamheden, inclusief diverse administratieve taken, waren in voorgaande jaren de reden van een niet gezonde werklast voor de bestuursleden. Mede daardoor hebben enkele problemen zich voor kunnen doen in die periode. Om hierin structureel verbetering aan te kunnen brengen is er gekozen voor de inrichting van een POBD-secretariaat. Dit secretariaat draagt zorg voor deugdelijke voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen, complettering en beheer van de ledenadministratie, beheer van het archief en de communic atie naar de leden. 3. Resultaten Samenvattend kunnen we stellen dat 2018 een jaar van oppakken en verbeteren is geweest. De financiën zijn nu onder controle en de samenwerking binnen het bestuur en met de werkgroepen is significant verbeterd. Bewaking van de werklast van bestuursleden is nu geborgd door op gezette tijden ook nee te zeggen tegen uitnodigingen en goede initiatieven. De zichtbaarheid van het POBD is verbeterd door bewuster op te treden in de communicatie naar buiten. We staan voor de behaalde resultaten; in de pers, maar ook in de overleggen met de ondernemers onderling en de contacten met derden. De ontvangen terugkoppeling leert dat het POBD hierin succesvol opereert. Uiteraard is er een herhaling van successen te melden waar we in dit verslag niet verder op in willen gaan. Met de sfeerverlichting en de grote eigen evenementen (DPU, Dordt FIT), heeft het POBD zich Dordt-breed goed op de kaart gezet. In de werkgebied zijn lokale successen behaald en worden enthousiaste nieuwe initiatieven ontplooid. POBD-Jaarverslag 2018 CONCEPT 5

6 4. Financiële verantwoording De POBD heeft 2018 afgesloten met een positief saldo van Bij de jaarlijkse inkomsten zijn enkele meevallers genoteerd dankzij een later extra gemeentelijke afdracht Reclamebelasting over 2017 en De werkgroepen hebben dit jaar veel activiteiten ontplooid en daarbij ook veel geld besteed. De reservepositie van het POBD is bij het jaareinde echter onveranderd groot gebleven door de niet begrote en laat ontvangen extra gemeentelijke bijdrage over 2016 en De organisatiekosten zijn verhoogd door de oprichting en inzet van het secretariaat. Hiervoor zijn interne bezuinigingen gepleegd. 5. Vooruit kijken In het Jaarplan 2019 heeft het POBD-bestuur geschetst hoe het werk voort gaat, zowel op het niveau van de deelgebieden als binnenstadsbreed. We zetten in op eigen evenementen Dordt Fit, Dordt Smult en Dordt Pakt Uit. De terughoudendheid in de cofinanciering van evenementen van derdenorganisaties blijft, met uitzondering van de Sinterklaasintocht. Ook de grotere inzet op campagnes in samenwerking met Dordrecht Marketing gaat door. Verder wordt 2019 het jaar van de doorstart. Het POBD is aangesloten bij het gemeentelijke initiatief van de nieuwe binnenstad. Waartoe dat zich zal ontwikkelen is nog niet helder, maar alle partijen zijn hoopvol gestemd. Deze nieuwe ontwikkeling kan rekenen op de volle aandacht van het POBD en de daarbij behorende ondernemers. In 2019 zal het financieel beheer van het POBD verder vorm krijgen met de nieuwe afspraken die intern daarover gemaakt zijn. POBD-Jaarverslag 2018 CONCEPT 6