With a little Help from Wennen aan Office 2010 John Spronk Er wordt door veel mensen opgezien tegen de overstap naar Office 2010 omdat het er zo anders uitziet dan het vertrouwde Office 97. Degenen die thuis al werken met Office 2007 klagen soms dat ze maar niet kunnen wennen aan het Lint en/of moeilijk vertrouwde opdrachten kunnen terugvinden. Voor beide categorieën gebruikers is op de site van Microsoft veel nuttig materiaal te vinden waarmee je het jezelf een stuk makkelijker kunt maken. Mijn ervaring is echter dat veel mensen hier geen gebruik van maken. Dat kan liggen aan gemakzucht, desinteresse of onwetendheid en misschien nog andere oorzaken. Aan mogelijke onwetendheid gaan we in dit artikel in ieder geval iets doen. De eerlijkheid gebied namelijk te zeggen dat er zoveel informatie op de site te vinden is dat je wel eens op het verkeerde spoor gebracht wordt. Het startpunt Als je alleen geïnteresseerd bent in het onderdeel 'Aan de slag met Word 2010' kun je de Help van Word 2010 openen en klikken op het eerste onderdeel 'Aan de slag met Word'. Je moet dan wel de on-line Office Help actief hebben (dit is de standaardinstelling) Een andere manier om toegang te krijgen naar nog meer informatie is te surfen naar http://office.microsoft.com. Je komt dan op de Office Startpagina terecht. In dit scherm moet je in de rubriek 'Help en ondersteuning' zijn. Als je in die rubriek kiest voor Word kom je in een pagina 'Aan de slag met Word'. 2
Vervolgens kun je het beste klikken op het eerste item Aan de slag met Word. Je komt dan terecht in een vergelijkbaar overzicht als in de Help-functie met diverse artikelen en trainingen. Sommige artikelen zijn bedoeld als basis en andere voor meer ervaren gebruikers die overstappen naar Word 2010. Ik vind het altijd moeilijk om een scheidslijn te trekken. Ik denk dat ook ervaren gebruikers in alle artikelen zinvolle informatie tegen zullen komen. De meesten hebben zichzelf ooit Word geleerd zonder echt een cursus te volgen (net zoals ik) en dan merk je dat bepaalde zaken op die manier nooit aan bod gekomen zijn. Bovendien kan een werkwijze uit een oude versie van Word door de nieuwe interface nu achterhaald zijn. Ik zal er een paar artikelen uitlichten die volgens mij voor iedereen van belang zijn. 'Stap over naar Word 2010' Het Openingsscherm van deze training zegt eigenlijk al voldoende: Als u van Word 2003 of eerder overstapt naar Word 2010 en u de weg weet in Word, maar deze nieuwste versie beter wilt leren kennen, dan is dit de juiste cursus voor u. Het halfuurtje dat deze cursus duurt verdien je ongetwijfeld dik terug zodra je met Word en de andere Office-onderdelen aan de gang gaat. De cursus bestaat uit Engels gesproken filmpjes die voorzien zijn van Nederlandse ondertiteling. Er wordt overigens wel gebruik gemaakt van de Nederlandse versie van Word. Let ook op de knoppen rechtsonder het afspeelvenster. Diegenen die het Engels voldoende machtig zijn kunnen de ondertitels eventueel uitschakelen. Verder kun je de filmpjes vergroten tot volledig scherm zodat je beter kunt volgen wat er op het scherm gebeurd. 3
Je kunt ook zelf oefenen met behulp van een oefendocument en bijbehorende instructies. Maar de beschrijving op de site is wat verwarrend. Op de eerste plaats staat er dat je Outlook 2010 geïnstalleerd moet hebben (dat moet natuurlijk Word zijn) en Word mag niet openstaan om de oefensessie te starten. Verder kost wel een beetje moeite om de instructies naast het oefendocument in beeld te krijgen. De instructies worden namelijk niet in de Help-functie getoond zoals wordt gesuggereerd in de probleemoplosser, maar als een apart browserscherm. 'Nieuw in Word 2010 voor upgraders van 2003' Als je snel een overzicht wilt van de belangrijkste verbeteringen ten opzicht van eerdere Word-versies is dit een aardige inleiding. Overigens is er wel overlap en zijn er ook verschillen met het artikel 'Wat is er nieuw in Word 2010' dus eigenlijk moet je ze allebei lezen om alle (in de Help gedocumenteerde) wijzigingen te lezen. Dit zijn Excel werkbladen die je met Excel 2010 moet openen waarna je in het tabblad Introductie kunt lezen hoe je ze moet gebruiken. Het idee is simpel, kies het oude menu of de oude knoppenbalk in de 2003 versie en je ziet waar de opdracht staat in de 2010 versie van het programma of dat de opdracht in deze versie is vervangen door een andere opdracht of helemaal is vervallen. 'Menu- en werkbalkopdrachten vinden in Office 2010' Dit artikel is een must voor iedereen die moeite heeft om in de nieuwe interface zijn/haar weg te vinden. In dit artikel vind je twee hulpmiddelen. Op de eerste plaats een interactieve handleiding om opdrachten uit de oude interface te laten demonstreren in de nieuwe interface. Zie het aparte kader hierover. Wil je meer een rechttoe rechtaan overzicht van de opdrachten vanuit de oude menu s en werkbalken naar de nieuwe interface kun je afdrukbare overzichten per programma downloaden. Referentiewerkmappen 4
Nogmaals: Opdrachten die niet in het Lint staan Ik heb gemerkt dat veel mensen denken dat alle opdrachten via het Lint zijn uit te voeren. Hoewel dat voor veel opdrachten geldt, zeker als je de contextgevoelige tabs meetelt die alleen verschijnen als je bijvoorbeeld een afbeelding selecteert, zijn bepaalde opdrachten nergens in het Lint terug te vinden. In de vorige CE schreef ik al dat je bijvoorbeeld de knop Stijl uit de lijst Opdrachten die niet in het Lint staan kunt toevoegen aan het Lint of de werkbalk Snelle toegang. Bij het Lint heb je de keuze om je eigen opdrachten toe te voegen aan een nieuw tabblad of aan een nieuwe groep. Helaas heb je niet de mogelijkheid om opdrachten toe te voegen aan de bestaande groepen, probeer je dat toch dan krijg je een foutmelding. Omdat de menu s van Office 2003 behoorlijk lijken op die van Office 97 zijn de werkmappen ook voor Office 97 gebruikers een goede hulp. Helaas is de volgorde van de opdrachten volstrekt willekeurig noch alfabetisch noch in de volgorde van de oude menustructuur waardoor je soms nodeloos moet zoeken. Wat dat betreft waren de 2007 versies van deze werkmappen logischer opgebouwd. Verder is er niet echt een onderscheid gemaakt tussen gangbare opdrachten en nauwelijks gebruikte Word-functies. Tenslotte Ik hoop dat dit artikel jullie verder helpt bij het maken van de overstap naar Office 2010. De tijd die je hierin investeert verdien je naar mijn mening dubbel en dwars terug omdat je productiever zult zijn en minder gefrustreerd. Mochten er vragen over blijven laat het ons weten, dan proberen wij in de komende CE s deze te beantwoorden. 5
Office 2010 Interactieve handleiding bij het lint In het artikel heb je kunnen lezen dat er interactieve handleidingen zijn voor de meest gebruikte Office-toepassingen. Aan de hand van de Wordvariant laten we je zien hoe dit eruit ziet. Want hier geldt zeker dat beelden meer zeggen dan woorden. 1 Stap 1: Na het aanklikken van de link voor het openen van de interactieve handleiding voor Word verschijnt dit scherm. Druk op de knop Starten. Stap 2: Het scherm van Word 2003 verschijnt en het is de bedoeling dat je een opdracht selecteert waarvan je wilt weten waar deze in de nieuwe versie zit. Stap3 en 4: Kies een opdracht en je ziet in het oranje kader de uitleg waar dit in de nieuwe versie zit. Klik je op de opdracht dan krijg je gedemonstreerd waar de opdracht zit met een samenvatting van wat er gebeurd is. Stap 5 en 6: De handige opdracht AutoOpmaak waarmee je bijvoorbeeld heel makkelijk overbodige alinea-tekens aan het eind van iedere regel kunt wissen is in Word 2010 goed verstopt maar nog wel aanwezig! Stap 7: Een aantal opdrachten is niet meer in Word 2010 aanwezig. 2 3 4 5 6 7 6
Vanuit dit scherm (afbeelding 7 vorige pagina) laten we ook zien dat je de interactieve handleiding kunt downloaden naar je pc zodat je niet on line hoeft te zijn om deze te kunnen gebruiken. Klik op de knop installeren. Stap 1: Een beetje vreemde melding maar we stemmen maar toe. Stap 2: Weer een vreemde melding maar gewoon doen wat er op het scherm staat. Stap 3: Je kunt bepalen waarvandaan je de interactieve handleiding straks kunt starten. Stap 4: De interactieve handleiding wordt nogmaals gestart, maar nu direct vanaf je computer. Je ziet nu ook een verwijderknop om hem eventueel weer van je pc te verwijderen. 1 2 3 4 7