Aanbestedingsbeleid Drechtsteden Evaluatie van het oude beleid, input voor het nieuwe beleid Het Servicecentrum Drechtsteden (SCD) voert het aanbestedingsbeleid uit van de zes Drechtsteden gemeenten en de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (hierna te noemen: Drechtsteden). In het kader van het project Inkoop Nieuwe Stijl wordt het aanbestedingsbeleid geactualiseerd. Naast de nieuwe wettelijke bepalingen is een evaluatie onder de gebruikers en beslissers van het huidige beleid belangrijk om zo eventuele knelpunt aan te pakken. Hoe bekend is het huidige aanbestedingsbeleid? En welke suggesties en verbeterpunten zijn er voor het nieuwe beleid? Inhoud: 1. Conclusies 2. Bekendheid speerpunten 3. Aanbestedingsbeleid algemeen Opzet van het onderzoek We hebben voor de evaluatie zowel kwalitatief onderzoek (onder bestuurders) als kwantitatief onderzoek (onder het ambtelijk apparaat) uitgevoerd. Voor het kwalitatieve deel hebben we acht (groeps)interviews gehouden met in totaal twaalf wethouders. 1 Tijdens de interviews werden zij bijgestaan door iemand van het ambtelijk apparaat die aan het project Inkoop Nieuwe Stijl (INS) deelneemt. 12 Voor het kwantitatieve deel hebben we alle medewerkers benaderd die opdrachten verstrekken of geld uitgeven namens één van de zes Drechtsteden gemeenten, Dienst Gezondheid & Jeugd Zuid-Holland Zuid, Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid of de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden. Van de 457 ambtenaren die we benaderd hebben, zijn er 138 die hebben meegewerkt aan het onderzoek. Dat is een respons van 30%. 2 Om een onderscheid te maken tussen het kwantitatieve en kwalitatieve deel van ons onderzoek, presenteren we de resultaten van de interviews met de bestuurders (het kwalitatieve deel) apart in gele kaders. 1 Conclusies Het huidige aanbestedingsbeleid is redelijk goed bekend bij de ambtenaren die er in hun werk (veel) mee te maken hebben. Bestuurders zijn er vooral in hoofdlijnen mee bekend. Van de drie bestuurlijke speerpunten in het beleid is Social Return on Investment (SRoI) onder ambtenaren het meest bekend, gevolgd door het stimuleren van lokale en regionale bedrijvigheid en duurzaamheid. De ruime meerderheid is ook bekend met de voorgeschreven en, de mogelijkheid om van het beleid af te wijken en de Algemene Inkoopvoorwaarden (AIV). Wel geven zes op de tien ambtenaren aan graag meer informatie of een training te willen over het aanbestedingsbeleid, met name over duurzaam inkopen en de selectie- en gunningcriteria. Ook de bestuurders geven aan dat het goed is om het nieuwe beleid breed onder de aandacht te brengen. De drie speerpunten worden door bestuurders (in verschillende mate) erg belangrijk gevonden. Dat de bekendheid onder ambtenaren redelijk groot is, betekent echter niet dat de speerpunten ook altijd worden nageleefd. SRoI en het stimuleren van lokale en regionale bedrijvigheid worden het meest toegepast. Respectievelijk 78% en 81% van de ambtenaren past dit (soms) toe. Met duurzaamheid wordt duidelijk minder rekening gehouden (36%). De meest genoemde reden om de speerpunten niet (altijd) toe te passen, is dat niet ieder product/dienst zich er voor leent. Bij duurzaamheid speelt daarnaast de lage bekendheid een rol. De bestuurders geven aan dat er vooral pragmatisch omgegaan moet worden met het toepassen van de speerpunten. In de nieuwe aanbestedingswet wordt het voor meervoudig onderhands aanbesteden van werken verhoogd en is er de mogelijkheid om opdrachten op te delen in percelen. Twee veranderingen die door de bestuurders en veel ambtenaren van harte worden toegejuicht. 1 De keuze voor de wethouders is een interne keuze van de gemeenten geweest. Het zijn veelal wethouders die iets met inkoop, aanbesteden, duurzaamheid, sociaal of economie te maken hebben. 2 Vanwege de relatief lage respons hebben we een kleinschalig non-responsonderzoek gehouden onder 18 respondenten, verspreid over de zes gemeenten. De meest genoemde reden om de vragenlijst (nog) niet te hebben ingevuld, is het feit dat men te weinig kennis heeft van het beleid of zegt er zelf niets mee te maken te hebben. Hiermee dient rekening gehouden te worden bij de interpretatie van de resultaten. Het % bekendheid zal in werkelijkheid dus vaak iets lager zijn. 1
2 Bekendheid speerpunten We beginnen met de bekendheid met de drie speerpunten uit het huidige beleid: duurzaamheid, Social Return on Investment (SRoI) en het stimuleren van lokale en regionale bedrijvigheid. In paragraaf 3 gaan we in op enkele algemene uitkomsten over het aanbestedingsbeleid. Onder andere de toepasbaarheid van het beleid en de ondersteuning vanuit Team Inkoop (SCD) komen dan aan de orde. In tabel 1 vindt u alvast een samenvattend overzicht, dat we verder in de factsheet uitwerken. Tabel 1 Bekend met % duurzaamheid ambitie:duurzaam inkomen 62 Social Return on Investment verplichting: SRoI 81 stimuleren lokale en regionale bedrijvigheid de mogelijkheid om lokale/regionale bedrijvigheid te stimuleren 74 het feit dat het door de wetgeving ook begrensd wordt 69 de verplichting om daar waar mogelijk bij onderhandse aanbestedingen minimaal één lokale/regionale partij uit te nodigen 61 aanbestedingsbeleid algemeen en 94 inkoopvoorwaarden van de GRD 76 mogelijkheid tot afwijken 91 wanneer u mag afwijken 72 wat juiste argumenten zijn 65 In hoeverre zijn bestuurders bekend met het beleid? De meeste bestuurders die we gesproken hebben zijn in hoofdlijnen bekend met het huidige aanbestedingsbeleid. Ze hebben allemaal wel eens gehoord van de drie speerpunten van het beleid en geven aan met name kennis te nemen van aanbestedingen wanneer er gevolgen zijn voor hun eigen portefeuille. Een wethouder geeft aan: ik hoef en wil ook niet op de hoogte zijn van alle inkoopprocedures. Een ander zegt: ik ken het zelf niet in detail, maar wie het moet weten binnen de organisatie zal het zeker weten. Ook geven sommige wethouders aan dat het een integriteitkwestie is. Als bestuurder wil ik me niet te nadrukkelijk bemoeien met aanbestedingen (zeker niet met sturing). Dit heeft vooral te maken met integriteit. Wel zijn er verschillen tussen de wethouders. De ene wethouder is duidelijk meer op de hoogte van het beleid dan de andere. Een wethouder geeft dan ook aan: het zou goed zijn om ook wethouders die niet inhoudelijk betrokken zijn bij het aanbestedingsbeleid kennis te laten nemen van het beleid. De aanvang van de nieuwe collegeperiode is hiervoor een mooi moment. Ook verschillen de wethouders in hun mening welk speerpunt het belangrijkst is. Dit heeft uiteraard te maken met hun portefeuille en eigen interesse. Duurzaamheid Gemeenten en de GR Drechtsteden hebben de ambitie om in 2015 100% duurzaam in te kopen. 3 De gemeente Dordrecht heeft deze ambitie al sinds 2010. De ambitie is vastgelegd in het huidig aanbestedingsbeleid. Gemeenten kopen 100% duurzaam in indien zij de duurzaamheidcriteria van Agentschap.nl toepassen. Zes op de tien ambtenaren die met inkoop te maken hebben (62%) geven aan bekend te zijn met de ambitie van 100% duurzaam inkopen. In de meeste gevallen worden de criteria m.b.t. duurzaam inkopen van Agentschap.nl (voorheen SenterNovem) niet toegepast: 21% geeft aan dit niet te doen en maar liefst 43 % weet het niet of heeft geen mening (figuur 1). Eén op de vijf ambtenaren geeft wel aan altijd de criteria toe te passen wanneer dit mogelijk is. 3 Voor de Dienst Gezondheid & Jeugd ZHZ en de Omgevingsdienst ZHZ geldt dat er bij het inkopen van producten en diensten zoveel mogelijk sprake moet zijn van duurzaam inkopen. 2
Figuur 1 Toepassen van criteria Agentschap.nl 19% ja, altijd soms wel, soms niet nee, nooit weet niet/ geen mening 43% 17% 21% Zes op de tien ambtenaren zijn bekend met de ambitie van hun gemeente om 100% duurzaam in te kopen. In de meeste gevallen worden de criteria m.b.t. duurzaam inkopen niet (altijd) toegepast. Op de vraag waarom zij de duurzaamheidcriteria niet (altijd) toepassen, geven de meesten aan niet (voldoende) op de hoogte te zijn van de criteria. Een ander antwoord dat veel gegeven wordt, is dat het niet altijd past en dus afhankelijk is van het soort product/dienst dat wordt ingekocht. Een enkeling geeft ten slotte aan dat ze de tijd en/of het geld er niet (altijd) voor hebben en/of duurzaamheid van minder belang voor hen is. Pragmatisch omgaan met duurzaamheid Alle wethouders vinden het goed dat duurzaamheid één van de drie speerpunten van het aanbestedingsbeleid is. Dat moet ook zeker zo blijven. Wel worden er een aantal kanttekeningen bij het speerpunt geplaatst. Zo is het bijvoorbeeld lastig om op duurzaamheid te controleren. Het is niet alleen lastig om in de uitvoering van een product te zien hoe duurzaam het is, maar ook het productieproces. Hier heb je vaak geen zicht op. Ook moet het volgens de meesten geen hoofddoel op zich zijn, maar één van de EMVI criteria. We moeten zakelijk zijn. Er moet een balans zijn tussen duurzaamheid, comfort en gebruiksgemak. De criteria van Agentschap.nl vinden vrijwel alle wethouders niet veel voorstellen en te mager. Dat moeten we niet willen. Als een bedrijf aan de regels voldoet, wil dat nog niet zeggen dat er heel duurzaam te werk wordt gegaan. Het is veel belangrijker dat er bewust aandacht gegeven wordt aan duurzaamheid en dat het bijvoorbeeld als paragraaf wordt opgenomen in een kwaliteitshandboek. Volgens de wethouders moet duurzaamheid dus vooral tussen de oren van mensen komen te zitten. Mensen moeten het nog meer in hun vingers krijgen en we moeten hen handvatten bieden. Een andere wethouder zegt: we moeten verder gaan dan de eisen van Agentschap.nl. Duurzaamheid mag van de meeste wethouders geld kosten. Als iets duurzamer is, maar meer kost (ook in exploitatie) heb ik dat er graag voor over. Dit moet in de begroting ingecalculeerd worden. Als iedereen dat doet, neemt het productievolume toe en wordt een product vanzelf goedkoper. Een andere wethouder geeft aan: als gemeente hebben we een voorbeeldfunctie en dan mag duurzaamheid best geld kosten. Wel geven de meeste wethouders aan dat hun (kleine) gemeente niet voorop hoeft te lopen qua duurzaamheid. We hoeven niet voorin te zitten, maar moeten meespringen op de rijdende trein. Eén wethouder vindt dat duurzaamheid geen geld mag kosten. Social Return on Investment De regeling Social Return on Investment (SRoI) houdt in dat bij opdrachten met een waarde van meer dan 50.000, die betrekking hebben op het uitvoeren van werken of het verlenen van diensten, een percentage van 5% dient te worden verricht door werknemers uit de doelgroep van SRoI 4. Indien SRoI op een opdracht van toepassing is verklaard, dient dit bij de uitvoeringsinstantie van SRoI, Baanbrekend Drechtsteden, te worden gemeld. Zij zijn belast met het invullen van SRoI en de controle op de daadwerkelijke uitvoering ervan. Ook bij dit speerpunt geeft een ruime meerderheid (82%) aan ermee bekend te zijn. Een ruime meerderheid past het ook toe (figuur 2). Degenen die het niet (altijd) toepassen geven aan dat niet ieder product/dienst zich hiervoor leent (bijvoorbeeld bij specialistisch werk). 4 De doelgroep van SRoI bestaat uit: werklozen, leer/werkplekken i.h.k.v. de beroepsbegeleidende leerweg (BBL) en W.S.W. gerechtigden. 3
Figuur 2 Toepassen van SRoI 18% ja, altijd soms wel, soms niet nee, nooit weet niet/ geen mening 4% 16% 62% Acht op de tien ambtenaren kennen de term SRoI. De meerderheid (62%) past het ook altijd toe. De meeste ambtenaren maken een melding bij Baanbrekend Drechtsteden wanneer op een opdracht SRoI van toepassing is verklaard. Bijna negen op de tien doen dit (87%). De meesten controleren echter niet zelf op de invulling en uitvoering. Maar liefst 63% geeft aan het nooit te doen en nog eens 13% soms. Alle overigen weten het niet. SRoI regiobreed een belangrijk speerpunt Alle wethouders vinden SRoI een erg belangrijk speerpunt, ook regiobreed. We zitten met veel mensen die buiten de boot vallen en daar moet je als gemeenten wat mee. Anders komen ze op een andere manier op je bordje. De uitvoering van SRoI is vaak niet op orde en het is lastig om erop te controleren. Ook vraagt een wethouder zich af wat het effect van SRoI precies is. Dit zou door Team Inkoop meer inzichtelijk gemaakt mogen worden. De wethouders vinden dat er pragmatisch en zorgvuldig met SRoI omgegaan moet worden. Een wethouder geeft aan: er moet flexibeler omgegaan worden met SRoI. Ik ben tegen het inzetten van mensen om het inzetten van mensen. Niet elke klus leent zich ervoor. Er wordt momenteel aan een document gewerkt (SRoI Nieuwe Stijl) om een systeem te ontwikkelen waarbij bij ondernemers standaard een vast percentage aan SRoI moeten afdragen. Als ondernemers SRoI niet willen of kunnen inzetten, gaat het geld in een potje dat ingezet wordt om de doelgroep van SRoI op te leiden en op een andere manier aan het werk te krijgen. De meningen over een dergelijk systeem zijn verdeeld. De meeste wethouders zijn voorstander, maar een enkeling zet er vraagtekens bij. Het is een soort afkopen en daar creëer je geen betrokkenheid mee. Ook moet er ruimte blijven voor onze eigen leerwerkbedrijven en stages. Een andere wethouder zegt: afromen kan niet het doel van SRoI zijn. Een wethouder die voorstander is, geeft wel aan dat er gradatie in mogelijk moet zijn. Deze wethouder en nog een andere wethouder zijn ook voorstander om meer in te besteden. De wethouders zien graag dat voor SRoI de eigen kaartenbak van de regio gebruikt wordt. Juist voor deze mensen is het belangrijk dat ze binding hebben met de regio. En het is duurzaam. Andere punten die ieder door één wethouder genoemd worden, zijn: bereken SRoI niet over het gehele aanbestedingsbedrag maar alleen over de loonsom; trek de ondergrens van 5% omhoog (een andere wethouder geeft juist aan dat het percentage niet te hoog moet zijn); zorg voor een directe koppeling tussen het beleid en SRoI. Deze taak moet niet alleen bij Baanbrekend Drechtsteden liggen. zorg voor een keurmerk voor sociale ondernemers die voldoen aan SRoI. beboet gemeenten wanneer SRoI niet wordt toegepast (eenzelfde boete die bedrijven krijgen wanneer zij in de uitvoering SRoI niet (voldoende) toepassen). Stimuleren van lokale en regionale bedrijvigheid Gemeenten, de Dienst Gezondheid & Jeugd Zuid-Holland Zuid, de omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid en de GR Drechtsteden mogen lokale en regionale economische bedrijvigheid stimuleren. De mogelijkheden om dit te kunnen doen worden echter begrensd door wetgeving. Een voorbeeld om regionale economische bedrijvigheid te stimuleren is de verplichting (indien mogelijk) om bij onderhandse aanbestedingen één 4
of meerdere regionale bedrijven uit te nodigen. De meeste ambtenaren zijn van dit alles op de hoogte. Drie kwart van de ambtenaren is bekend met de mogelijkheid om lokale en regionale bedrijvigheid te stimuleren. Zeven op de tien geven aan bekend te zijn met de beperkingen van de wetgeving over dit onderwerp en zes op de tien zijn bekend met de verplichting om minimaal één lokale of regionale partij te betrekken (tabel 2). Drie kwart van de ambtenaren is bekend met de mogelijkheid om lokale en regionale bedrijvigheid te stimuleren. Het speerpunt staat hoog in het vaandel. De meerderheid houdt er (bijna) altijd rekening mee. Tabel 2 Bekend met % de mogelijkheid om lokale/regionale bedrijvigheid te stimuleren 74 het feit dat het door de wetgeving ook begrensd wordt 69 de verplichting om daar waar mogelijk bij onderhandse aanbestedingen minimaal één lokale/regionale partij uit te nodigen 61 Het stimuleren van lokale en regionale bedrijvigheid hebben de meesten hoog in het vaandel staan. De meerderheid houdt er (bijna) altijd rekening mee (figuur 3). Het meest genoemde criterium om een lokale of regionale partij uit te nodigen (en te kiezen), is dat de kwaliteit (kennis en kunde) goed moet zijn, tegen een goede prijs. Veelal gebeurt dit op basis van goede ervaringen (ook van anderen) uit het verleden. Ook wordt genoemd dat het fijn is dat deze bedrijven lokale/regionale kennis hebben, wat sneller kunnen leveren en de lokale en regionale werkgelegenheid op deze manier wordt gestimuleerd. Op de vraag op welke wijze zij lokale en regionale economische bedrijvigheid stimuleren bij openbare en Europese aanbestedingen, antwoorden de meesten dat zij hier geen ervaring mee hebben. Een aantal ambtenaren geeft aan het niet te doen omdat het niet kan vanwege de wetgeving. Degenen die de lokale en regionale economische bedrijvigheid wel proberen te stimuleren, geven aan dit vooral te doen door lokale en regionale bedrijven op de hoogte te brengen van de aanbesteding. Figuur 3 Stimuleren van lokale en regionale bedrijvigheid 15% ja, altijd soms wel, soms niet nee, nooit weet niet/ geen mening 4% 39% 42% Niet iedereen kiest (altijd) voor een lokale of regionale partij. Dit heeft vooral te maken met het feit dat niet ieder product/dienst voorhanden is in de regio of wel aanwezig is, maar van onvoldoende kwaliteit. Met name bij specialistisch werk is dit geval. Daarnaast noemen een aantal ambtenaren de goede ervaringen met bedrijven elders in het land als reden om bij deze bedrijven te blijven en niet verder te zoeken lokaal of in de regio. 5
Gelijke geschiktheid: kies voor lokaal/regionaal Het stimuleren van de lokale en regionale bedrijvigheid is voor alle wethouders een belangrijk speerpunt. Het is goed voor de werkgelegenheid en het (sociale) arbeidsmarktbeleid. De meesten merken wel op dat de prijs-kwaliteitverhouding niet vergeten mag worden en concurrentie goed is. Een wethouder geeft aan: je moet ondernemers scherp houden. Ik houd van gezonde concurrentie. Een andere wethouder zegt: ik vind dat we het water over moeten. We gunnen het onze bedrijven ook om elders te werken. Maar bij gelijke geschiktheid moeten we natuurlijk lokale en regionale bedrijven stimuleren. Voor een andere wethouder is het niet zo eenvoudig. Het is dubbel. Aan de ene kant wil je de lokale economie stimuleren, aan de andere kant is het als gemeente goed om gepaste afstand te houden. Zo komen we weer op de integriteitkwestie. Een bijkomend voordeel dat veel wethouders noemen van lokale en regionale ondernemers is dat zij vaak een betere kwaliteit leveren. Lokale en regionale partijen hebben meer binding, meer oog voor resultaat en het voorkomen van overlast (ook vanwege de kans op slechte reclame), en hebben een gevoel van trots. Ik ben een groot voorstander van EMVI. Op deze manier kun je het kaf van het koren scheiden. Ik heb er goede ervaringen mee. Bewoners zijn tevreden en er is nauwelijks extra ambtelijke inzet nodig. Een andere wethouder is ook groot voorstander van EMVI: als je op EMVI gunt, maken lokale en regionale partijen meer kans. Andere voordelen die worden genoemd, zijn: duurzamer, praktischer in de nazorg en sponsoring. Om de lokale en regionale bedrijvigheid in de toekomst verder te stimuleren zal het van 250.000 voor onderhands aanbesteden van werken omhoog gaan en kan er gewerkt gaan worden met percelen. Bovendien zorgt het voor minder administratieve lasten. Twee veranderingen die alle wethouders van harte toejuichen. Een wethouder stipt ten slotte nog aan dat gemeenten beter moeten gaan communiceren over welke resultaten er geboekt zijn. Waar worden lokale en regionale bedrijven ingezet? Waar niet? En waarom niet? In het verlengde hiervan vindt hij het ook wel eens lastig om aan lokale bedrijven uit te leggen waarom een opdracht hen niet gegund is. Hoe leg je een bedrijf uit dat iets niet gegund wordt omdat het bepaalde certificaten niet heeft. Terwijl je weet dat de kwaliteit even goed is. Kortom, hoe kun je ervoor zorgen dat kwalitatief goede bedrijven wel kunnen meedingen in de toekomst (ongeacht of zij gecertificeerd zijn) en je bedrijven met weinig of geen kwaliteit uitsluit van een aanbestedingsprocedure? Lokaal versus regionaal We hebben alle wethouders gevraagd wat zij verstaan onder lokaal en wat onder regionaal. Vrijwel alle wethouders zien hun eigen gemeente als lokaal en de andere Drechtsteden gemeenten als regionaal. Twee wethouders (van dezelfde gemeente) spreken liever van de Drechtsteden als lokaal en Zuid-Holland Zuid als regionaal. Ook sommige anderen geven aan dat hier niet te strak naar gekeken moet worden. Ondanks de grote overeenstemming, is discussie nog altijd mogelijk. Zo ziet één wethouder een dochteronderneming van een landelijk concern dat gevestigd is in de regio niet als een regionaal bedrijf. Een regionale speler moet volgens deze wethouder echt verbonden zijn aan de regio. Anderen vinden dit van minder belang en geven aan dat het vooral gaat om waar eigen inwoners werken. Veel Dordtenaren werken in Zwijndrecht en andersom. Veel nieuwe Dordtenaren hebben weinig werkverbondenheid met de stad. 3 Aanbestedingsbeleid algemeen In deze paragraaf gaan we in op andere zaken van het huidige aanbestedingsbeleid, zoals de en, procedures en de toepasbaarheid van het beleid. Aanbestedingsprocedures en en In het aanbestedingsbeleid zijn verschillende procedures opgenomen met bijbehorende en. In hoeverre zijn ambtenaren hiermee bekend en hoe denken zij hierover? Ruim negen op de tien ambtenaren (94%) zijn bekend met de en (zie figuur 4). Ongeveer de helft (47%) vindt dat de en in verhouding staan tot de in te kopen levering, dienst of werk. Een kwart vindt van niet en alle anderen hebben geen mening of weten het niet. De meest genoemde opmerking is dat de 6
en voor enkelvoudig en meervoudig onderhands aanbesteden te laag zijn, waardoor er te snel openbaar moet worden aanbesteed. Een verhoging van de bedragen levert meerdere voordelen: minder administratieve lasten, het stimuleren van lokale en regionale economische bedrijvigheid en meer kwaliteit. Bijna alle ambtenaren weten van de vastgestelde en af. De meest genoemde opmerking is dat de en voor enkelvoudig en meervoudig onderhands aanbesteden te laag zijn. Figuur 4 Aanbestedingsvormen met bijbehorende en aanbestedingsvorm werken leveringen diensten 2B-diensten Europees (met of zonder voorselectie) openbaar (met of zonder voorselectie) meervoudig onderhands (minimaal 3 offertes) enkelvoudig onderhands (minimaal 1 offerte) * Europese Commissie > het door de < het door de > het door de < het door de > het door de < het door de > het door de (beperkt regime) - < 250.000 < 125.000 < 125.000 > het door de < 50.000 < 25.000 < 25.000 < 25.000 Verhoog Zoals we eerder al aangaven zijn alle wethouders voorstander van het feit dat het van 250.000 voor onderhands aanbesteden van werken omhoog gaat. Afwijken van het beleid Het kan voorkomen dat het aanbesteden volgens de voorgeschreven aanbestedingsvorm niet doelmatig is ten opzichte van de voordelen van een andere aanbestedingsprocedure. Dit kan bijvoorbeeld met de waarde van de opdracht te maken hebben of met de aard van het werk. In uitzonderingsgevallen kan worden afgeweken van de vastgestelde procedures. Hiervoor dient verplicht advies aangevraagd te worden bij Team Inkoop van het SCD. Weten ambtenaren dat ze in bepaalde gevallen mogen afwijken van het Aanbestedingsbeleid? Weten ze ook wanneer ze dat mogen en welke argumenten ze dan kunnen opvoeren? Negen op de tien ambtenaren die wel eens iets inkopen geven aan bekend te zijn met de mogelijkheid tot afwijken van het aanbestedingsbeleid. Voor drie kwart van hen is duidelijk wanneer ze mogen afwijken van het beleid, voor een kwart niet. Dit betekent dat voor 35% van de totale groep ambtenaren niet duidelijk is dat zij mogen afwijken en/of wanneer (figuur 5). Figuur 5 Bekend met mogelijkheid tot afwijken bekend met mogelijkheid en procedure 10% Voor 35% van de ambtenaren is het niet duidelijk dat zij van het aanbestedingsbeleid mogen afwijken en/of wanneer. alleen bekend met mogelijkheid, niet met procedure niet bekend met mogelijkheid 25% 65% Overigens geven zeven op de tien ambtenaren aan wel eens af te hebben geweken van het beleid: 65% met advies van Team Inkoop en 5% zonder advies. Voor vrijwel iedereen van hen (96%) was de procedure om af te wijken duidelijk. Maar wat zijn dan juiste argumenten om af te wijken? Zoals we eerder al aangaven is dat voor 35% van de ambtenaren niet duidelijk. Anderen geven aan dat ze wel weten welke argumenten ze kunnen gebruiken. De volgende verbeterpunten worden genoemd: flexibeler beleid: verhoog de en voor meervoudig onderhands aanbesteden; voorbeelden en richtlijnen presenteren (bijv. in een standaard document dat bij iedere aanbesteding moet worden doorlopen); 7
meer voorlichting. Algemene inkoopvoorwaarden Hoe denkt men over de algemene inkoopvoorwaarden (AIV)? En in hoeverre is men er mee bekend? Drie kwart van de ambtenaren is bekend met de AIV. Meer dan de helft (56%) past ze altijd toe en nog eens 15% soms (figuur 6). Degenen die ze niet (altijd) toepassen, geven aan dat het niet altijd mogelijk/relevant is, niet altijd duidelijk is of het om een levering of een dienst gaat, en de voorwaarden eenzijdig zijn. Figuur 6 Toepassen van inkoopvoorwaarden 25% Ongeveer de helft van de ambtenaren (56%) past de AIV altijd toe. ja, a ltijd soms wel, soms niet nee, nooit niet bekend met AIV 4% 15% 56% De AIV worden door veel opdrachtnemers geaccepteerd. Iets minder dan de helft van de ambtenaren die zelf (soms) de AIV toepassen wanneer zij een inkoopopdracht geven (46%) geeft aan dat opdrachtnemers de AIV altijd accepteren. De overige helft (54%) geeft aan dat het per opdrachtnemer anders is. Veel bedrijven (zoals nutsbedrijven) houden vast aan de eigen voorwaarden. Ook wordt het punt van volledige aansprakelijkheid niet altijd geaccepteerd door bedrijven. Behoefte aan ondersteuning De meerderheid van de ambtenaren is goed op de hoogte van de en, de mogelijkheid tot afwijken en de AIV. Ook de regel om Team Inkoop verplicht in te zetten bij Europese aanbestedingen is bij drie kwart van de ambtenaren bekend (tabel 3). Wat minder bekend zijn de aanmeldingsplicht via het digitale serviceplein voor alle inkoopactiviteiten (met meer dan één offerte) en het contractbeheersysteem Inconto. Het minst bekend is de regel om getekende contracten verplicht aan te leveren ten behoeve van het systeem Inconto bij Team Inkoop. Slechts een derde van alle ambtenaren kent deze regel. Zes op de tien ambtenaren zouden graag meer informatie of een training krijgen, met name over duurzaam inkopen en de selectie/gunningscriteria. Tabel 3 Bekend met ja nee verplichte inzet van Team inkoop bij Europese aanbestedingen 75 25 aanmeldingsplicht via het digitale serviceplein voor alle inkoopactiviteiten (met meer dan één offerte) 52 48 contractbeheersysteem Inconto 41 59 verplicht aanleveren van getekende contracten t.b.v. Inconto bij team Inkoop 34 66 Zes op de tien ambtenaren geven aan graag meer informatie of een training te willen over het aanbestedingsbeleid, met name over duurzaam inkopen en de selectie- en gunningcriteria (figuur 7). Bij de optie anders wordt genoemd: afwijken van het beleid (3x), contractbeheer(systeem) (3x) en algemene informatie (over nieuwe wetgeving) (2x). 8
Figuur 7 Aandeel medewerkers dat wat meer informatie zou willen over duurzaam inkopen selectie- en gunningscriteria 37% 33% aanbestedingsprocedure 19% SRoI 11% anders 12% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Toepasbaarheid Het huidige aanbestedingsbeleid is bedoeld om de drie bestuurlijke speerpunten (paragraaf 2) te ondersteunen. Maar vinden ambtenaren dit zelf ook? Helpt het aanbestedingsbeleid hen bij het realiseren van de bestuurlijke doelstellingen? Het aanbestedingsbeleid helpt ambtenaren vooral in het geval van het toepassen van SRoI (figuur 8). Iets meer dan de helft (54%) geeft aan dat het huidige beleid helpt om dit speerpunt toe te passen. Het stimuleren van de lokale en regionale economische bedrijvigheid staat op een tweede plaats en duurzaamheid staat op de derde plaats. Veel ambtenaren geven aan het niet te weten of geen mening te hebben. Vooral degenen die niet (goed) bekend zijn met de speerpunten. Figuur 8 Helpt het beleid bij het realiseren van doelstellingen voor? duurzaamheid SRoI lokale en regionale ec. bedrijvigheid ja nee 52% 34% 39% 54% 45% 44% weet niet/geen mening 14% 7% 11% De meeste reacties uit de markt hebben betrekking op SRoI en het stimuleren van lokale en regionale bedrijvigheid. Aan degenen die aangeven dat het aanbestedingsbeleid hen niet helpt bij te realiseren van (één van de) drie bestuurlijke doelstellingen, hebben we de vraag gesteld wat zij nodig hebben om het wel te realiseren. Voor alle drie de speerpunten geldt dat deze ambtenaren meer toelichting, uitleg, professioneel advies en handvatten willen krijgen. Vooral bij duurzaamheid wordt aangegeven dat het een containerbegrip is waarvan de criteria duidelijker omschreven moeten worden. Bij het stimuleren van de lokale en regionale economische bedrijvigheid wordt ten slotte door een enkeling nog het verhogen van het voor meervoudig onderhands aanbesteden genoemd en het maken van een duidelijk overzicht van lokale en regionale bedrijven en het aanbod dat zij hebben. Reacties vanuit de markt Een derde van de ambtenaren krijgt wel eens reacties vanuit de markt over het aanbestedingsbeleid. De meesten krijgen reacties over de speerpunten SRoI en het stimuleren van lokale en regionale bedrijvigheid (figuur 9). Over duurzaam inkopen krijgt men beduidend minder vragen of reacties. 9
Figuur 9 Aandeel medewerkers dat reacties krijgt over SRoI 46% stimuleren lokale/regionale bedrijvigheid 46% duurzaamheid 11% 0% 20% 40% 60% 80% 100% De reacties die men krijgt vanuit het veld zijn meestal niet louter positief. Vier op de tien ambtenaren die wel eens reacties krijgen over het beleid geven aan dat het om zowel positieve als negatieve reacties gaat. Nog eens vier op de tien (37%) geven aan dat het enkel om negatieve reacties gaat. De rest zegt krijgt overwegend positieve reacties over het beleid. Welke reacties krijgt men zoal? De meest gehoorde reactie van lokale en regionale ondernemers is dat zij vaak buiten de boot vallen. Daarnaast is een vaak gehoorde reactie dat SRoI erg lastig (of niet) toe te passen is. Lokale/regionale bedrijvigheid stimuleren bij gelijke geschiktheid Ook wethouders horen vanuit de markt wel eens geluiden dat ondernemers klagen waarom zij niet uitgenodigd zijn. Ze voelen zich niet altijd even betrokken en gekend. Als bestuurder vind ik het lastig om daarop aangesproken te worden. Twee wethouders noemen het idee om lokale en regionale ondernemers vooraf op de hoogte te brengen van een aanbesteding door hen een mail te sturen. Een andere wethouder reageert hierop en vindt dat ondernemers zelf proactief moeten zijn. Ondernemers moeten niet afwachtend zijn. Dat is geen ondernemerschap. Iedereen kan zelf via de aanbestedingskalender bijhouden wanneer de gemeente openbaar aanbesteed. drs. J.H. van Laarhoven, drs. S.A.W. van Oostrom - van der Meijden augustus 2013 Postbus 619 3300 AP Dordrecht (078) 770 39 05 ocd@drechtsteden.nl www.onderzoekcentrumdrechtsteden.nl 10