PRIVACY- EN COOKIEVERKLARING EIFD Dit is de Privacy- en ckieverklaring van het Examen Instituut Financiële Dienstverlening (hierna k: EIFD, ns f wij ). Wij zijn ns er van bewust dat je vertruwen stelt in EIFD. Wij zien het dan k als nze verantwrdelijkheid m je privacy te beschermen. In deze verklaring laten we je weten welke gegevens we verzamelen als je gebruik maakt van nze diensten f nze website bezekt. Ok leggen wij uit waarm we deze gegevens verzamelen en he we hiermee nze dienstverlening en juw gebruikservaring verbeteren. Wij den dit vanuit nze privacymissie: De kernwaarden vertruwen en respect zijn de basis van de bedrijfsmissie van EIFD. Wij gaan integer, transparant en zrgvuldig m met de aan ns in bewaring gegeven persnsgegevens van nze (ptentiële) klanten, leveranciers en medewerkers. De privacywetgeving, waarnder de Algemene Verrdening Gegevensbescherming (AVG), is hierin leidend. De medewerkers van EIFD zijn bvendien gehuden aan Privacygedragsregels. We raden je aan de hele verklaring te lezen, maar hier vind je alvast een paar links naar belangrijke nderwerpen: Welke persnsgegevens verwerken we Vr welk del verwerken we persnsgegevens Waarm mgen we deze persnsgegevens verwerken Bezekgedrag Cmmunicatie He lang bewaren wij je gegevens Wat zijn je rechten als betrkkene He kun je gebruik maken van je rechten He beveiligen wij je gegevens Wat gebeurt er als mijn gegevens zijn gelekt Hyperlinks Aan wie geven we je gegevens dr Internatinale drgifte Ckies Wijzigingen He kun je ns bereiken
VERZAMELING EN GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS Inleiding Het EIFD is gespecialiseerd in dienstverlening vr het behalen van je nieuwe Wftberepskwalificaties & PE-examens. Wij verzrgen de lgistiek ten beheve van Wftexaminering en verwerken persnsgegevens ten beheve van examinering. Het gaat m Wft-examens met wettelijke plicht vr adviseurs (inhud bepaald dr de verheid) en examens in het kader van de Eurpese regelgeving nder Mifid. De relatie die EIFD met je heeft, kan verschillend zijn. Wij beschikken ver je persnsgegevens, mdat je examen(s) bij ns aflegt, individueel f via je werkgever. In dit laatste geval hebben wij ze sms ntvangen van je werkgever, in plaats van rechtstreeks van ju. Ok als je een vertegenwrdiger van de werkgever als pdrachtgever bent, hebben wij persnsgegevens van je. Welke persnsgegevens verwerken we Dit zijn de persnsgegevens die we van je kunnen verwerken, afhankelijk van de relatie die we met je hebben: cntactgegevens (NAWTE) gebrtedatum en -plaats geslacht BSN inhud van cmmunicatie IBAN examenresultaten diplma pnamen inkmende gesprekken gezndheidsgegevens (ingeval van dyslexie / gezichtsbeperking) Vr welk del verwerken we persnsgegevens De verwerking van persnsgegevens vindt plaats ten beheve van de vlgende specifieke delen: uitveren van vereenkmsten en pdrachten, zals examineringen nderhuden cntact verrichten administratieve en financiële handelingen bezwaar- en berepsprcedures nakmen wettelijke verplichtingen tekennen en beheren van je accunt z efficiënt mgelijk maken en verbeteren van nze dienstverlening (technisch) de beveiliging van nze website, nze prducten en dienstverlening en het tegengaan van fraude en misbruik daarvan ter verbetering van nze website
Waarm mgen we deze persnsgegevens verwerken De AVG geeft zes redenen (grndslagen) vr het mgen verwerken van persnsgegevens. Wij verwerken je persnsgegevens p basis van nderstaande drie grndslagen: de verwerking van je persnsgegevens kan ndig te zijn m een vereenkmst uit te veren, waarbij jij als betrkkene partij bent, f in de fase daarvr m tt de vereenkmst te kmen; bijvrbeeld het afleggen van een examen; de gegevensverwerking kan ndzakelijk zijn m te vlden aan een wettelijke verplichting van EIFD als verantwrdelijke. Het kan dan bijvrbeeld gaan m accuntantscntrle, belastingcntrle, uitveren van audits, het pnemen van je gegevens in landelijke registers f het drgeven van examenresultaten aan de Dienst Uitvering Onderwijs (DUO); wij kunnen k een gerechtvaardigd belang hebben bij het verwerken van je persnsgegevens. Vrwaarde is dat juw fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder wegen. Je kunt hierbij denken aan: het beschermen van nze financiële belangen; het verwerken van gegevens (inlgnamen/wachtwrden) ten beheve van de beveiliging van nze netwerk- en infrmatiesystemen; het ju faciliteren bij het afleggen van (een) examen(s), van inschrijving tt daadwerkelijk starten/afrnden van een examen; het pnemen van inkmende telefngesprekken m de kwaliteit te mnitren; het vrkmen van fraude. Bezekgedrag Bezekers van nze website veren persnsgegevens in wanneer ze nze website, prducten en services gebruiken, f inlggen p hun accunt. Met betrekking tt je bezekgedrag leggen wij infrmatie vast, zals URL, IP-adres, brwsertype, taal, datum en duur van het bezek. Deze gegevens wrden gebruikt m futen te analyseren en nze nline dienstverlening te verbeteren, maar k vr de bestrijding van c.q. cntrle p fraude, misbruik en/f neigenlijk gebruik van accunts. Cmmunicatie Wanneer je ns een e-mail f ander bericht stuurt, is het mgelijk dat we die berichten bewaren. Sms vragen wij je naar je persnlijke gegevens die vr de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mgelijk je vragen te verwerken en je verzeken te beantwrden. He lang bewaren wij je gegevens Wij verwerken je persnsgegevens niet langer dan ndzakelijk is vr de genemde delen. Wij bewaren je accunt en de daaraan gekppelde gegevens zals
examenresultaten tt vijf jaar na je laatste inlg. Het kan k z zijn dat een langere bewaartermijn wettelijk verplicht f tegestaan is. Dit geldt bijvrbeeld vr gegevens die vlgens de fiscale wetgeving langer meten wrden bewaard, meestal zeven jaren. Wat zijn je rechten als betrkkene EIFD wil je in staat stellen cntrle te hebben ver je eigen persnsgegevens. Als betrkkene heb je nder de AVG de vlgende rechten: inzage in je persnsgegevens beperking van typen verwerkingen rectificatie van niet klppende f nvlledige persnsgegevens verdracht van je persnsgegevens in machineleesbare vrm bezwaar maken tegen verwerkingen wissen van al je persnsgegevens (vergetelheid) Je hebt dus het recht m kstels een eerste - kpie in een gangbare elektrnische vrm f p papier te ntvangen van alle persnsgegevens die wij van je hebben. Bij additinele kpieën kunnen wij ksten in rekening brengen. Dit zullen wij natuurlijk eerst met je afstemmen. Ok kun je vragen m je persnsgegevens in te zien, te laten crrigeren, te laten wissen f in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vrm te ntvangen m aan een andere partij ver te (laten) dragen. EIFD zal wanneer je gebruik maakt van je recht p beperking, bezwaar f verwijdering de verdere verwerking van je persnsgegevens waar mgelijk stppen. Indien wij kunnen aantnen dat nze gerechtvaardigde belangen zwaarder wegen dan juw belangen f grndrechten en juw fundamentele vrijheden, zal de verwerking wrden vrtgezet. Indien je verzek terecht is, treffen wij (kstels) maatregelen die ndig zijn m je persnsgegevens vr de betreffende deleinden niet meer te verwerken. Ok kunnen wettelijke bewaartermijnen met zich meebrengen dat wij bij je verzek m verwijdering van je gegevens tch verplicht zijn bepaalde persnsgegevens te blijven bewaren ttdat de wettelijke bewaartermijn is verstreken. Denk in dit geval weer aan fiscale gegevens vr de Belastingdienst. He kun je gebruik maken van je rechten Je kunt je wensen kenbaar maken dr een e-mail sturen naar privacy@eifd.nl. Omdat wij zeker meten weten dat je k echt degene bent die je zegt te zijn, kunnen wij je vragen een kpie van je identiteitsbewijs mee te sturen, waarp je pasft en BurgerServiceNummer (BSN) nherkenbaar zijn gemaakt. Hiervr kun je bijvrbeeld de App KpieID van de Rijksverheid gebruiken.
Uiterlijk binnen vier weken nadat je je verzek hebt ingediend, zullen we schriftelijk reageren. Hierbij zullen we je in ieder geval laten weten he gevlg wrdt gegeven aan je verzek. Mcht je vinden dat EIFD de wettelijke bepalingen inzake de privacybescherming niet crrect heeft tegepast, dan kun je een klacht indienen bij nze Cmpliance & Privacy Officer (CPO). Ok kun je, wanneer EIFD je klacht niet naar tevredenheid plst, een klacht indienen bij de Autriteit Persnsgegevens f berep bij de rechter in te stellen. He beveiligen wij je gegevens EIFD heeft passende technische en rganisatrische maatregelen getrffen m een risicgebaseerd beveiligingsniveau te waarbrgen en ngerlfde tegang tt, aanpassing, penbaarmaking f verlies van je persnsgegevens te vrkmen. Je kunt daarbij denken aan tegangsbeleid tt nze kantren, autrisatie- en wachtwrdbeleid en encryptie de van infrmatie die wij verzenden. Je persnsgegevens wrden vanzelfsprekend pgeslagen p beveiligde servers in externe datacenters in de Eurpese Ecnmische Ruimte, waarvan dagelijks back-ups wrden gemaakt. De veiligheid van je persnsgegevens is natuurlijk k gebaseerd p geheimhuding van je inlggegevens. Deel deze gegevens dan k nit met iemand anders en ga er zrgvuldig mee m. Wij zullen je nit vragen m je wachtwrd f andere gevelige infrmatie aan ns te mailen. Wat gebeurt er als mijn gegevens zijn gelekt EIFD heeft een datalekprtcl, het Prces Meldplicht Datalekken. Op die manier weten alle medewerkers he te handelen bij een datalek. Van een datalek is sprake als er een inbreuk p de beveiliging van persnsgegevens plaatsvindt, die leidt tt enige ngerlfde verwerking daarvan. Het kan hierbij bijvrbeeld gaan m een diefstal van een laptp, een in de trein vergeten usb-stick f een e-mail die naar de verkeerde persn is verstuurd. Van een datalek is k sprake wanneer persnsgegevens in handen vallen van derden die geen tegang tt die gegevens mgen hebben. Wanneer een datalek heeft plaatsgevnden en er sprake is van (een aanzienlijke kans p) ernstige nadelige gevlgen vr de betrkkenen (de persnen van wie de gegevens zijn gelekt), dan meldt EIFD het datalek znder nredelijke vertraging en uiterlijk 72 uur nadat de inbreuk bij ns bekend is, aan de Autriteit Persnsgegevens. Als de inbreuk een hg risic met zich meebrengt vr de rechten en vrijheden van de betrkkenen, dan meldt EIFD dit aan de betrkkenen. Dat kan het geval zijn als: persnsgegevens van gevelige aard zijn gelekt, f de aard en mvang van de inbreuk leiden tt (een aanzienlijke kans p) ernstige nadelige gevlgen vr de bescherming van persnsgegevens. Persnsgegevens van gevelige aard zijn bijzndere persnsgegevens ver: gdsdienst f levensvertuiging;
ras; plitieke gezindheid; gezndheid; seksuele leven; lidmaatschap van een vakvereniging; strafrechtelijke gegevens; persnsgegevens die geen bijzndere persnsgegevens zijn maar wel van gevelige aard zijn (bijvrbeeld BSN, financiële gegevens, inlggegevens). Als het niet gaat m persnsgegevens van gevelige aard, dan meten wij het datalek misschien tch melden als de aard en mvang van de inbreuk dusdanig zijn dat die leiden tt (een aanzienlijke kans p) ernstige nadelige gevlgen vr de bescherming van persnsgegevens. Dit zal bijvrbeeld het geval zijn als: er bijznder veel persnsgegevens van grte grepen betrkkenen zijn gelekt (een bestand met veel srten gegevens van veel verschillende betrkkenen is aantrekkelijk vr drverkp); als de beslissingen die p basis van de betreffende gegevens genmen wrden ingrijpend zijn (bijvrbeeld als het gaat m financiële gegevens die wrden gebruikt vr een kredietwaardigheidsnderzek). Hyperlinks van derden Onze website kan links bevatten naar websites van derden. Deze Privacy- en ckieverklaring is niet van tepassing p die websites en EIFD aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid met betrekking tt de wijze waarp deze derden mgaan met je persnsgegevens. Wij adviseren je dan k m het privacy-beleid van alle websites die je bezekt, te raadplegen. Aan wie geven we je gegevens dr Wij delen je persnsgegevens niet met derde partijen, tenzij deze partij rechtstreeks betrkken is bij de uitvering van de vereenkmst die met EIFD is geslten f een wettelijke verplichting daarte bestaat. Denk daarbij aan je examenresultaten die met je werkgever als pdrachtgever kunnen wrden gedeeld. Vanwege wettelijke verplichtingen is het mgelijk dat wij persnsgegevens meten delen ten beheve van externe audits, de Belastingdienst f nze accuntant e.d. Verder zullen wij je persnsgegevens alleen aan derden verstrekken indien: wij daarvr uitdrukkelijke testemming van je hebben gekregen; wij een verzek krijgen van een tezichthudende autriteit f pspringsautriteit p basis van een wettelijke verplichting f een juridische uitspraak dit ndig acht m schade f fraude p te spren c.q. te vrkmen f m de veiligheid van het netwerk en de website te garanderen; verstrekking ndzakelijk is ter bescherming van de persnlijke veiligheid van klanten van EIFD;
wij (gedeeltelijk) wrden vergenmen dr een andere nderneming. In dat geval zullen mgelijk k je persnsgegevens wrden vergedragen aan die nderneming. Dit ndzakelijk is vr de uitvering van de vereenkmst met pdrachtgevers en bedrijfsvering in het algemeen. Indien EIFD een derde partij - een zgeheten verwerker - inschakelt vr het verwerken van juw persnsgegevens, dan wrdt via een Verwerkersvereenkmst gebrgd dat die derde-partij cnfrm de AVG en dit privacy- en ckiebeleid de persnsgegevens verwerkt. Internatinale drgifte EIFD geeft ter uitvering van vereenkmsten geen persnsgegevens dr aan bedrijven in landen buiten de EER. Daardr is de AGV van tepassing en is er steeds sprake van een adequaat beschermingsniveau. Wel kunnen je gegevens dr derden buiten de EU wrden pgeslagen wanneer in het cntact met je gebruik wrdt gemaakt van Ggle Analytics, LinkedIn f Facebk. Deze partijen zijn EU-VS Privacy Shield gecertificeerd, zdat zij zich zullen huden aan de Eurpese privacyregelgeving. Ckies Wij maken gebruik van ckies. Een ckie is een klein tekstbestand dat via je brwser p je cmputer, tablet f telefn wrdt pgeslagen. De ckies die wij gebruiken zijn ndzakelijk vr de technische werking nze website en zrgen vr een sneller en gemakkelijker gebruik ervan. De meeste brwsers zijn standaard ingesteld m ckies te accepteren, maar je kunt je brwser pnieuw instellen m alle ckies te weigeren f m aan te geven wanneer een ckie wrdt verznden. De exacte prcedure verschilt echter per brwser. Wij raden je k aan de instructies te vlgen en/f de helpfunctie van je brwser te gebruiken m het gewenste ckiegedrag in te stellen. Het is mgelijk dat smmige functies en services p nze website niet crrect functineren als ckies zijn uitgeschakeld in je brwser. Wijzigingen Deze privacy- en ckieverklaring kan p elk mment en znder nadere aankndiging wrden gewijzigd. Wij adviseren je dan k m deze privacy- en ckieverklaring regelmatig na te lezen.
He kun je ns bereiken Wij helpen je graag verder als je vragen f pmerkingen hebt naar aanleiding van deze privacy- en ckieverklaring. Dit zijn nze cntactgegevens: EIFD Cmpliance & Privacy Officer Oranjesingel 1 6511 NJ Nijmegen Telefnnummer algemeen: 088 8288 700 (9.00-17.00 uur) E-mailadres: privacy@eifd.nl