Servicedocument Voor het opnemen van een continuïteitsparagraaf in het Geïntegreerd Jaardocument 2013 en verder MBO Raad maart 2014
Inleiding Voor u ligt het servicedocument voor het opnemen van een continuïteitsparagraaf in het Geïntegreerd Jaardocument (GJ) over 2013 en verder. Dit servicedocument is opgesteld door de MBO Raad en is bedoeld voor de door het Rijk bekostigde mbo-instellingen. In dit document staat beschreven welke informatie in het GJ opgenomen kan worden onder het kopje Continuïteitsparagraaf. Aanleiding voor dit servicedocument is het voornemen om vanaf verslagjaar 2014 in het Richtlijn Jaarverslaglegging Onderwijs (RJO) een vaste invulling voor een continuïteitsparagraaf op te nemen en voor verslagjaar 2013 dit te doen als aanvullende maatregel. Zoals reeds vermeld in het Onderwijscontroleprotocol zal er voor verslagjaar 2013 sprake zijn van een hierop aanvullende brief van OCW (referentie 554828 gedateerd 20-12-13) welke de besturen inderdaad vlak voor de Kerst hebben ontvangen. De MBO Raad had in 2013 met een tiental bestuurders uit het veld reeds een eigen uitwerking van de vulling van deze continuïteitsparagraaf ter hand genomen. Vervolgens is dit gepresenteerd op de AV van de MBO Raad van 26 november 2013 en unaniem aangenomen door de leden. Bij kennisname van de brief van 20 december 2013 is door de MBO Raad scherp gereageerd naar OCW over de beperkte reikwijdte van het aangegeven format. Immers, de directe aanleiding voor het opstellen van een systeem om de continuïteit van onderwijsinstellingen te stimuleren wordt ingegeven door het faillissement van de Amarantis Onderwijsgroep, de risico s die dit heeft meegebracht voor de gehele onderwijssector en specifiek het mbo en de uiteindelijke reactie van de overheid hierop door het aanscherpen van regelgeving. De minister heeft uiteindelijk gereageerd op 10 februari 2014 door aan te geven, dat niet het format leidend is maar de aard van de verwachte informatie. Dit maakt het in de optiek van de MBO raad vervolgens mogelijk het door het mbo zelf ontwikkelde model voor verslagjaar 2013 te gebruiken. Vanuit OCW is tevens toegezegd het gebruik van de continuïteitsparagraaf per sector te evalueren vooraf aan een definitieve opname in het RJO. Het model past goed bij de wensen van de overheid en het idee van zelfregulering wordt als wenselijk gezien. De uitgangspunten van dit model zijn: Inhoud in nauwe aansluiting met interne oriëntatie van instellingen en risico management. Maakt onderlinge vergelijking tussen instellingen mogelijk. Compacte omvang met heldere uitgangspunten. Sluit adequaat aan bij de ontwikkeling governance in de sector. Maximale bruikbaarheid voor alle partijen. Opname in de continuïteitsparagraaf in het GJ. Ontwikkelingsperspectief. De continuïteitsparagraaf in een GJ behelst zowel een kwalitatieve als een kwantitatieve deel. Servicedocument MBO Raad Continuïteitsparagraaf GJ pagina 1 van 7
In dit document is beschreven welke kwalitatieve én kwantitatieve informatie in het GJ opgenomen dient te worden. Voor de kwantitatieve informatie worden de indicatoren en de berekening ervan beschreven. De indicatoren hebben primair betrekking op het mbo of het mbo-gedeelte van de instelling. De continuïteitsparagraaf is strategisch van aard. Het gaat om de (continuïteit van de) instelling in zijn geheel; het anticiperen op de context; en met name over hoe het bestuur hier tegen aan kijkt. Dit dient in de continuïteitsparagraaf duidelijk naar voren te komen. Servicedocument MBO Raad Continuïteitsparagraaf GJ pagina 2 van 7
Kwalitatief deel Beschrijf de context waarbinnen uw instelling opereert. Bevindt u zich in een groei, krimp of een stabiele regio? Met welk beleid anticipeert u hierop? Geef bovendien aan hoe u een vertaalslag naar beleid maakt van deze omstandigheden met een verbinding naar de kwaliteit van uw instelling. Daarbij is het wenselijk de kwaliteit van de instelling te verbinden met de (te behalen) onderwijsrendementen. Tevens schetst u de belangrijkste gewenste ontwikkeling van deze rendementen in samenhang met leerlingenprognoses. Hierin dient u ook aandacht te besteden aan de rendementen in samenhang met de outputbekostiging. Voorts geeft u op belangrijke inzichten zoals de tevredenheid deelnemers (JOB), tevredenheid personeel (MTO) en tevredenheid stakeholders aan welke consequenties u voor uw toekomstig beleid verbindt aan de resultaten. Bij specifieke verbetertrajecten op kwaliteit benoemt u de belangrijkste uitgangspunten. Hiermee dient een schets van de instelling te ontstaan die in een breder context een toekomstig beeld schetst en de gemaakte keuzes om dit te realiseren motiveert. Het kwalitatieve deel is gebaseerd op de afgelopen 2 kalenderjaren, het lopende boekjaar en de komende drie jaren. Het kwalitatieve deel dient kort en bondig te zijn. Overlap met reeds bestaande informatie in het GJ moet zoveel mogelijk worden voorkomen. Besteed in het kwalitatieve deel (naast het bovengenoemde) in ieder geval ook aandacht voor de volgende thema s: Strategische personeelsplanning: De ontwikkeling van de personeelskosten en in FTE s in relatie tot groei en krimp. Vermelding van de inzichten in de leeftijdsverdeling van uw personeel, ook gerelateerd aan de verwachte in- door en uitstroom voor de komende jaren. Het beleid op de verhouding FTE in vaste dienst vs flexibel personeel in relatie tot de geprognotiseerde groei/krimp. Beleid op inhuur. Beleid ziekteverzuim en uw streven voor het cijfer voor de komende jaren. Strategische huisvestingplanning: Aangeven van de planning van het gebruik van M 2 en eventuele fricties benoemen. Geef uw beleid op het gebruik van M 2 aan in relatie tot flexibele aantallen M 2 en M 2 in eigendom. Geef de ontwikkeling van de M 2 prijs aan ten opzichte van de sectorgemiddelde (dit is terug te vinden in de instellingsrapportage financiële benchmark) en uw streven voor de komende jaren. Servicedocument MBO Raad Continuïteitsparagraaf GJ pagina 3 van 7
Kwantitatief deel Neem in uw GJ ook de volgende kwantitatieve informatie op. Dat kan samen met het kwalitatieve deel in één paragraaf (continuïteitsparagraaf). Het grootste deel van de indicatoren kunt u berekenen conform de opgaves en berekening voor de bouwsteen financiën van de benchmark mbo. Geef per indicator vervolgens aan of er risico s zijn en zo ja, wat uw instelling doet om deze risico s te beheersen. Indicatoren en definities continuïteit instelling De cijfers voor nummers 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9 en 11 kunt u berekenen conform de berekening voor de financiële benchmark. 1. Omzet private activiteiten als percentage totale omzet Omzet private activiteiten gedeeld door totale omzet (private + publieke activiteiten) maal honderd. Voor private activiteiten dient dezelfde interpretatie aangehouden te worden als voor de jaarrekening. 2. Gewogen deelnemers per FTE onderwijzend / direct onderwijsondersteunend personeel Gewogen aantal deelnemers wordt als volgt berekend. Deeltijd BOL en BBL worden met 0.35 vermenigvuldigd, voor AOC s met 0.5. BOL wordt met 1 vermenigvuldigd. Onder onderwijzend en direct onderwijsondersteunend personeel worden de volgende categorieën gerekend: Docenten, instructeurs, onderwijsassistenten, begeleiders beroepspraktijkvorming (bpv) en overig onderwijzend personeel, teamleiders, roosteraars, secretariële ondersteuners van het primaire proces, personeel innovatie, personeel kwaliteitszorg, personeel deelnemersadministratie en een deel van het ICT-personeel. Berekening: Gewogen aantal deelnemers gedeeld door aantal FTE onderwijzend en direct onderwijsondersteunend personeel. In het aantal fte dient rekening gehouden te worden met fte's uit inhuur, uitbesteding en (minus) detachering. 3. Gewogen aantal deelnemers per FTE beroepsonderwijs Het gewogen aantal deelnemers gedeeld door totale aantal FTE. Hierbij dient rekening gehouden te worden met inhuur/uitbesteding en (minus) detachering. 4. FTE tijdelijk als percentage totaal aantal FTE Aantal FTE personeel zonder vaste aanstelling gedeeld door totale FTE aan personeel (inclusief inhuur/detachering/aanstelling voor bepaalde duur minus uitgeleend personeel) vermenigvuldigd met honderd. Servicedocument MBO Raad Continuïteitsparagraaf GJ pagina 4 van 7
5. Kosten FTE in loondienst Totale loonkosten gedeeld door totale aantal FTE personeel in loondienst. Loonkosten bestaan uit salariskosten, vakantiegeld, uitgekeerd ziekengeld, overwerk, toeslag onregelmatige diensten, sociale lasten en pensioenpremies. Personele voorzieningen en overige personele kosten, bijvoorbeeld kosten voor jubilea vallen onder de post overige personele kosten en worden hierin niet meegeteld. 6. Aantal M² beroepsonderwijs per gewogen deelnemer Totale aantal M² gedeeld door totale aantal gewogen deelnemers. Voor de berekening van M 2 wordt gebruik gemaakt van NEN 2580. Uitgangspunt is het bruto vloeroppervlak. 7. Overhead personeelskosten in procenten Onder overhead worden de volgende categorieën gerekend. Administratief personeel, huisvestings- en facilitair personeel, personeel P&O, PR- en communicatie en een deel van het ICT personeel, directie en management inclusief kosten voor de secretariële ondersteuning van directie, management en CvB. Berekening: kosten personeel overhead gedeeld door totale personeelskosten maal honderd. Berekening deel van het ICT personeel: Het aantal devices dat in het primair proces en de ondersteuning wordt gebruikt. Het percentage devices dat gebruikt wordt in de ondersteuning, dat percentage van de personele ICT kosten wordt als indirect onderwijsondersteunend gealloceerd. 8. Liquiditeit. Liquiditeit (current-ratio) is binnen de mbo-benchmark gedefinieerd conform de definitie van DUO/CFI, te weten: vlottende activa gedeeld door de kortlopende schulden. 9. Rentabiliteit Rentabiliteit is binnen de mbo-benchmark gedefinieerd conform de definitie van DUO/CFI, te weten: het resultaat van de gewone bedrijfsvoering als percentage van de baten van de gewone bedrijfsvoering. 10. M² huur als percentage totale M² Aantal M² huur gedeeld door totale aantal M² (inclusief huur) maal honderd. 11. Gemiddelde huisvestingkosten per M² Dit betreft de totale huisvestingslasten (inclusief afschrijving gebouwen) per vierkante meter. Huisvestingskosten bestaan uit kosten van huur, verzekering, onderhoud, schoonmaak (materiaal), energie en water. Servicedocument MBO Raad Continuïteitsparagraaf GJ pagina 5 van 7
12. Herfinancieringsbehoefte als percentage totale jaaromzet De omvang van de herfinancieringsbehoefte in enig jaar als percentage van de totale omzet in hetzelfde jaar. Herfinancieringsbehoefte gedeeld door omzet maal honderd. Met herfinanciering wordt bedoeld het herfinancieren met vreemd vermogen van de reeds met vreemd vermogen gefinancierde leningen. 13. Investeringsbehoefte als percentage totale jaaromzet De omvang van de investeringsbehoefte in enig jaar als percentage van de totale omzet in hetzelfde jaar. Investeringsbehoefte gedeeld door omzet maal honderd. Om de Mbo-scholen van dienst te zijn heeft de MBO Raad een tool laten ontwikkelen die u kunt gebruiken voor de berekening indicatoren. De tool is te vinden op www.benchmarkmbo.nl. De gegevens van voorgaande jaren zijn reeds ingevuld vanuit de database van de benchmark. De tool is een instrument waarmee de scholen de ontwikkeling op een aantal indicatoren kunnen berekenen en weergeven. De tool is gedeeltelijk gebaseerd op kengetallen die ook door de Benchmark MBO worden berekend. Dit instrument maakt het mogelijk met een beperktere gegevens set een nauwkeurige benadering te geven van de uitkomsten van de Benchmark MBO. De uiteindelijke uitkomsten van de benchmark MBO kunnen afwijken van die van de door u ingevulde data, omdat er in de Benchmark MBO nog een validatieronde van de gegevens plaatsvindt en de set van gegevens aanmerkelijk groter is, waardoor de berekeningen kunnen afwijken. De vooraf ingevulde data zijn een hulpmiddel en de instelling kan er zelf voor kiezen deze aan te passen. Het is niet noodzakelijk deze te gebruiken. Handreiking invullen fte s (tabblad Prognose FTE) Op de sheet fte s dienen het aantal fte s inclusief inhuur en uitbesteding en minus detachering ingevuld te worden. Het betreft het aantal fte s van de totale instelling. Om een benadering van de fte uit inhuur en uitbesteding te benaderen zijn de volgende handvatten mogelijk behulpzaam. Omrekening van kosten van inhuur (PNIL) en uitbesteding naar FTE s De kosten van inhuur van fte s volgende de benchmark MBO worden als volgt berekend: Omrekening kosten naar fte s aantal fte inhuur = Kosten van inhuur gemiddelde personeelskosten personeelsfunctie + 20% aantal fte uitbesteding = Kosten van uitbesteding aandeel verhouding personeelskosten totale kosten gemiddelde personeelskosten personeelscategorie + 20% Servicedocument MBO Raad Continuïteitsparagraaf GJ pagina 6 van 7
Een indicatie voor de verhouding personeelskosten/totale kosten is circa 75%. Baten MBO: Onder baten MBO wordt verstaan de Rijksbijdrage beroepsonderwijs inclusief geoormerkte en nietgeoormerkte subsidies, de Overige overheidsbijdragen en -subsidies MBO, cursusgelden MBO, examengelden MBO en ouderbijdragen MBO. Vierkante meters: In de continuïteitsparagraaf vult u het gemiddeld aantal vierkante meters in voor het betreffende jaar voor de totale instelling. De definitie van vierkante meters is in het servicedocument vermeld. Servicedocument MBO Raad Continuïteitsparagraaf GJ pagina 7 van 7