Nota van inlichtingen behorende bij de uitnodiging tot inschrijving: Interactieve schoolborden. Ref. nr 139.09 Leiden 26-08-2009 Geachte dames en heren, conform 6.3 van de Uitnodiging tot inschrijving had u de mogelijkheid om tot en met 19 augustus per e-mail vragen te stellen naar aanleiding van bovengenoemde aanbesteding. Hierbij doen wij u de vragen met bijbehorende antwoorden toekomen. 1. Vraag: In het aanbestedingsdocument schrijft u specifiek één type interactief bord voor, inclusief merknaam en typeomschrijving. Zoals u weet is dat niet toegestaan volgens Europese aanbestedingsregels. Er zijn gelijkwaardige producten op de markt die bovendien goedkoper zijn. We verzoeken u in de Nota van Inlichtingen uitdrukkelijk te verklaren dat het nondiscriminatiebeding in artikel 6.8 (pag. 11 van het aanbestedingsdocument) ook van toepassing is op de omschreven interactieve borden en dat het is toegestaan alternatieven aan te bieden. Zoals e.e.a. nu beschreven is, zien we ons genoodzaakt bezwaar aan te tekenen bij de daartoe bevoegde instanties. Het is inderdaad toegestaan een alternatief aan te bieden. Inschrijver dient dan uieraard wel de vergelijkbaarheid zowel technisch als qwa bediening aan te tonen. 2. Vraag: U vraagt een traploze hoogteverstelling op kolommen, waarvan 2 stuks in verrijdbare variant. Deze combinatie is vooralsnog niet mogelijk en bovendien zou het geheel door de toegepaste contragewichten erg zwaar worden. Mag voor de verrijdbare oplossing een andere hoogteverstelling worden aangeboden, zoals een verenmechanisme? Dit is geen probleem. 1
3. Vraag: In het aanbestedingsdocument lijkt het alsof de speakers op de projector moeten worden gemonteerd. Dit lijkt me niet de meest logische plaats. Kunt u aangeven waar de luidsprekers gemonteerd dienen te worden? Op het bord, op de muur, etc. De speakers dienen op de beweegbare constructie geplaatst te worden. 4. Vraag : Aan wat voor soort wanden/muren dienen de borden geïnstalleerd te worden.? Het gaat hier om diverse wandsoorten van beton tot metal-stud constructie. 5. Vraag: Wordt de noodzakelijke 230v spanningsaansluiting door de e-installateur gerealiseerd op de aangegeven plaatsen? De spanningsaansluitingen zijn reeds aanwezig binnen een afstand van max. 3m. 6. Vraag: Wordt het systeem bediend met de afstandbediening van de projector, of dient er een bedieningspaneel geïnstalleerd te worden, waarop de projector aangestuurd en het volume geregeld kan worden? Het systeem wordt hoofdzakelijk aangestuurd door middel van de erop aangesloten PC. 7. Vraag: Hoe dienen de aansluitingen afgewerkt te worden? De VGA en USB aansluiting afwerken in een opbouw wanddoos? Aansluitingen afwerken door middel van een opbouw wanddoos en kabels erheen voeren door een deugdelijk bevestigde wandgoot. 8. Vraag: Is het ook gewenst een video aansluiting met audio te installeren om eventueel een dvd speler of iets dergelijks aan te kunnen sluiten op de projector? Ja, dit is gewenst. 2
9. Vraag: Dient het verrijdbare onderstel ook van het type 5 vlaks kolomsysteem te zijn? Het op het verrijdbare onderstel gemonteerde bord dient een vijf vlaks bord te zijn. 10. Vraag: In het verleden hebben wij het meegemaakt dat verrijdbare onderstellen niet of moeilijk door de deurposten past. Wat is de afmeting van de kleinste posten waar het bord geplaatst moet kunnen worden? De dagmaat van de kleinste doorgang is 100 cm. 11. Vraag: In de uitnodiging tot inschrijving wordt specifiek gevraagd naar een bepaald type digitaal schoolbord van het merk Smart. Het vragen naar een bepaald merk is in strijd met de wet op non-discriminatie (artikel 23 lid 11 en 12 van het BAO). Zou u daarom inschrijvers de mogelijkheid kunnen geven om naast het Smart 680 77 inch bord ook een alternatief (digitaal schoolbord van een ander merk) aan te bieden? Indien akkoord met dit voorstel, zou u dan ook aan kunnen geven hoe de beoordelingsprocedure in dat geval in zijn werk gaat? Zie vraag 1. 12. Vraag Een van de gunningscriteria is de algehele indruk van de inschrijving (paragraaf 3.3). Wanneer zo omschreven, lijkt dit ons geen objectief criterium. Kunt u nader toelichten wat hier exact onder wordt verstaan en hoe dit criterium wordt dit beoordeeld? Algehele indruk van de inschrijving: De zorgvuldigheid waarmee de inschrijving is opgesteld. Onder andere rekening houdend met de vorm in paragraaf 3.4 3
13. Vraag: Er wordt gevraagd om een prijs op te geven voor het onderhoud van respectievelijk 22 en 25 borden na een jaar (prijzenblad, bijlage F). Zou u nader kunnen omschrijven wat u onder onderhoud verstaat? Wat verwacht u specifiek van een leverancier? Dit om een eerlijk vergelijk te kunnen maken tussen de verschillende inschrijvingen en te voorkomen dat de zogenaamde appels met peren worden vergeleken. Wij verwachten dat de beamer in die staat gehouden wordt conform de specificaties van de fabrikant. 14. Vraag Er wordt gevraagd om een prijs op te geven voor een totale leverantie van 47 stuks waarvan 2 uitgerust met een verrijdbaar frame. Zou u nadere technische specificaties kunnen geven m.b.t. dit verrijdbaar frame (moet dit bijvoorbeeld in hoogte verstelbaar zijn, beschikken over een verenmechaniek etc.)? Dit om een eerlijk vergelijk te kunnen maken tussen de verschillende inschrijvingen en te voorkomen dat de zogenaamde appels met peren worden vergeleken De constructie dient gelijk te zijn aan de vaste borden met die restrictie dat er in plaats van een pylonen constructie en een verrijdbare constructie onder gemonteerd is. Dus ook een hoogte verstelling. 15. Vraag Op blz. 4, 2.2 Project staat geschreven: Smart 680 77 inch bord inclusief educatief softwarepakket. Kunt u aangeven wat u bedoelt met educatief softwarepakket en/of wat de eisen zijn van dit pakket? Het betreft de door de leverancier meegeleverde software van het bord. 16. Vraag; Op blz. 4, 2.2 Project wordt een aparte aanbieding gevraagd voor jaarlijks onderhoud aan de beamer waarbij inbegrepen een service contract. Kunt u gespecificeerd aangeven wat u verstaat onder 1. Jaarlijks onderhoud en 2. Een service contract? Jaarlijks onderhoud is preventief onderhoud. Een service contract is correctief onderhoud. 4
Vraag;17: In Bijlage F, Prijzenblad vraagt u om een prijs van onderhoud na een jaar/per jaar. Doelt u hierbij op het onderhoud en service contract zoals gesteld op blz 4, 2.2 Project? Hoeveel jaar wilt u gebruik kunnen maken van dit contract? Onderhoudskosten gaan in na 1 jaar, en lopen gedurende de levensduur van de borden. 18.Vraag: In Bijlage F, Prijzenblad vraagt u om een prijs voor vervanging inclusief installatie defecte beamerlamp. Als ik deze zin goed lees, vraagt u hier om een prijs voor het plaatsen van een defecte beamerlamp!? Moet de vraag zijn: installatie inclusief vervanging defecte beamerlamp en is dit dan een apart geprijsde optie of zit dit inbegrepen in het onderhoud/service contract? Dit betreft installatie van een nieuwe beamerlamp ter vervanging van de defecte beamerlamp. Voor het tweede deel zie vraag 16. Dit zijn materiaal kosten binnen het correctieve onderhoud. 19Vraag: In 2.2 wordt benoemd dat een SMARTboard 680 77 inch inclusief educatief softwarepakket gewenst is. Verderop in de aanbesteding, onder 6.6, is te lezen dat hiervoor gelezen mag worden SMARTboard 680 77 inch of gelijkwaardig inclusief educatief softwarepakket. Wordt een Touch sensitive bord van hetzelfde formaat als gelijkwaardig gezien? Zie vraag 1. 20.Vraag: In 2.2 wordt de gewenste levering omschreven, hierbij wordt gesproken over een pylonenconstructie. Wat wordt hiermee bedoeld? Dit is een op de vloer rustende constructie gefixeerd aan de wand. 5
21.Vraag: In 2.2. wordt bij het stereo speakersysteem aangegeven dat dit systeem voldoende vermogen dient te hebben, kunt u hier specifieker in zijn? De speaker dienen een dusdanig geluidsniveau te hebben dat een volle klas met 30 leerlingen zowel gesproken woord als ook muziek goed kunnen horen. 22.Vraag In 3.2.7 wordt gesproken over het implementatieplan dat van de inschrijver verwacht wordt. Op welke criteria wordt dit plan beoordeeld? De mate waarin inschrijver blijk geeft een implementatieplan te kunnen opstellen, rekening houdend met de door aanbesteder genoemde aspecten 23.Vraag Is het toegestaan meerdere aanbiedingen te doen? Dit is toegestaan. 24.Vraag U verwacht een aparte aanbieding voor het onderhoud aan de beamer. Wat wordt hiervan verwacht? Zie vraag 13. 25.Vraag: Is de Koper er zich van bewust dat de keuze voor de beamer ook gevolgen heeft voor het te plegen onderhoud eraan? Koper is zich dit ter dege bewust. 26.Vraag: Aansluitend op de vorige vraag, DLP beamers worden ook wel onderhoudsvrij genoemd, in tegenstelling tot LCD beamers. Als de aanbieding een DLP beamer bevat, mag het onderhoud dan voor een bedrag van 0,- worden aangeboden, zonder dat daar iets tegenoverstaat? Inschrijver biedt het onderhoudstarief aan, zowel preventief alsook correctief. Zie vraag 16. Tegen die tariefstelling dient derhalve preventief en indien noodzakelijk correctief onderhoud te worden uitgevoerd. 6
27.Vraag: Graag ontvangen wij meer informatie betreffende het gewenste traploos schuifbaar kolomsysteem met dubbelzijdige vijfvlaks borden w.o. het in gebruik zijnde merk, type, leverancier en het toegepaste mechanisme (veren of contragewicht) Een voorbeeld leverancier is Youboard te Moordrecht. 28.Vraag: Voor de calculatie van de installatie ontvangen wij graag aanvullende informatie over; 1. Type wand/muur (steen, gips, systeemwand) Zie vraag 4. 2. Hoogte vloer tot (systeem) plafond Varieerend van 3.00 tot 3.60 m1. 3. Aanwezigheid van systeemplafond Dit is alleen in de nieuwbouw aanwezig. 4. Aanwezigheid van 220V voedingspunten Zie vraag 5. 5. Afwerking van bekabeling, aanleggen wandgoot Zie vraag 7 6. Afstand projector PC/laptop (totale lengte) Te rekenen op maximaal 3 m1. 7
29.Vraag; Op pagina 4, hoofdstuks 2.2 geeft u aan dat de inschrijver een apart aanbieding dient te maken voor jaarlijks onderhoud op de beamer. Op het prijzenblad, bijlage F wordt echter gesproken over onderhoud op het bord. Klopt het dat hier onderhoud op de beamer bedoeld wordt? Dit is correct. 30.Vraag: Als ondersteuning van onze aanbieding voor jaarlijks onderhoud willen Wij een concept Service Level Agreement bijvoegen. Waar kunnen wij dit SLA invoegen? Het SLA hoeft niet meegestuurd te worden. Dit wordt niet meegenomen in de beoordeling. 31.Vraag: In de omschrijving van de door u gewenste configuratie wordt niet aangegeven of de speakersets aan het bord of aan de muur moeten worden bevestigd. Dit geldt ook voor de 2 verrijdbare oplossingen. Welke keuze geniet uw voorkeur? Zie vraag 3. 32.Vraag: Indien Inschrijver ervoor kiest om haar inschrijver te doen tezamen met een onderaannemer, stelt u het dan op prijs wanneer zij achter tabblad 1 een ondertekende uitvoeringsverklaring onderaanneming bijvoegt waaruit blijkt wie haar beoogd onderaannemer is? De naam van de onderaannemer is verplicht. Zie hoofdstuk 5. 8
33.Vraag; Mag Inschrijver erop vertrouwen dat er een proces-verbaal van opening wordt opgesteld en dat alle inschrijvende partijen hiervan een kopie ontvangen? Nee, dat mag inschrijver niet. Inschrijvers aan wie de opdracht niet wordt gegund ontvangen een mededeling over het voornemen tot gunning met een motivering van keuze. 34.Vraag Inschrijver kan in hoofdlijnen instemmen met de bijgevoegde algemene inkoopvoorwaarden. Desondanks heeft zij een aantal vragen en/of tekstsuggesties. Worden eventuele door u in de Nota van Inlichtingen aangegeven positieve antwoorden c.q. akkoord bevonden tekstwijzigingen onveranderd opgenomen in de na selectie te sluiten overeenkomst? De in paragraaf 6.3 van de Uitnodiging tot inschrijving beschreven informatie-uitwisseling betreft inhoudelijke aspecten, aspecten rond de aanbestedingsprocedure en onduidelijkheden in de Uitnodiging tot Inschrijving. Uw vraag heeft betrekking op de Inkoopvoorwaarden Leveringen; voor uw opmerkingen aangaande die voorwaarden is ruimte op invulbijlage E. De opmerkingen van de beoogde opdrachtnemer komen aan de orde in de verificatiefase, het overleg van aanbesteder en beoogd opdrachtnemer tijdens de standstillperiode. 35.Vraag. Hoewel inschrijver begrip kan opbrengen voor (fatale) termijnen en nakoming van contractuele verplichtingen verzoekt zij u er mee in te stemmen dat er een ingebrekestelling vooraf gaat aan het inroepen van de aan u toekomende rechten in geval van verzuim. Bent u hiertoe bereid? Zie antwoord 34. 9
36.Vraag: De te sluiten overeenkomst alsmede de in Nederland geldende wet bieden voldoende mogelijkheden om nakoming, ontbinding en/of schadevergoeding te vorderen. Bent u bereid de boetebepalingen te laten vervallen dan wel hier een maximum aan te verbinden welke gerelateerd is aan de factuur die betrekking heeft op het specifieke deel van de overeenkomst? 37.Vraag: Bent u bereid om de meldingstermijn te wijzigen in 60 dagen na installatiedatum? 38.Vraag: Gezien de investeringen die met deze opdracht gepaard gaan verzoekt Inschrijver u een eigendomsvoorbehoud op te nemen in de overeenkomst. Bent u hiertoe bereid? 39.Vraag: Inschrijver heeft begrip voor uw verrekeningsbevoegdheid. In verband met de overzichtelijkheid van de boekhouding verzoekt Inschrijver enkel te verrekenen nadat zij de verbeurde boete heeft aangezegd aan Inschrijver en daarvoor een factuur heeft ontvangen c.q. heeft opgesteld. Kunt u hiermee instemmen? 40.Vraag: Inschrijver ook begrip voor de onbeperkte aansprakelijkheid ter zake de directe- en letselschade. Echter een ongelimiteerde aanspraak ter zake is voor Inschrijver niet verzekerbaar. Als gevolg hiervan moet Inschrijver een onverantwoord risico accepteren. Inschrijver verzoekt u dan ook te overwegen een beperking van de aansprakelijkheid op te nemen in de concept raamovereenkomst, inhoudende dat Inschrijver aansprakelijk is voor de directe schade veroorzaakt door schuld van haar en/of haar personeel, met een maximum van 2.500.000 voor materiële schade en 500.000,-- voor dood of letsel aan personen. Kunt u daarmee akkoord gaan? 41.Vraag: Voorts zou Inschrijver het waarderen wanneer de uitsluiting van aansprakelijkheid voor indirecte en gevolgschade daaronder begrepen, winstderving, verlies aan data, bedrijfsstagnatie in de overeenkomst wordt opgenomen. Kunt u hiermee instemmen? 10
42.Vraag; Inschrijver heeft begrip voor uw mogelijkheid tot ontbinding van de te sluiten overeenkomst. Inschrijver zou echter graag de bevestiging van u ontvangen dat u uw ontbindingsbevoegdheid enkel zult gebruiken op het moment dat Inschrijver na ingebrekestelling haar verplichtingen niet kan nakomen. Kunt u deze bevestiging aan Inschrijver verstrekken? 43.Vraag: Mag Inschrijver erop vertrouwen dat u in bepaling 12.3 spreekt over directe zeggenschap en wijzigingen die buiten het concernverband liggen van Inschrijver? 44.Vraag Is de veronderstelling juist dat de terugbetalingsverplichtingen betrekking zullen hebben op reeds betaalde doch nog niet geleverde diensten en zaken? 45.Vraag: Inschrijver is afdoende verzekerd tegen allerhande risico s. Om die reden is zij van oordeel dat de verlangde aanvullende zekerheid middels cessie bij voorbaat in deze fase prematuur is. Inschrijver verzoekt u afstand te doen van de cessie bij voorbaat van alle aanspraken ter zake van uitkering(en) van verzekeringspenningen. Bent u hiertoe bereid dan wel kan dit artikel worden beperkt tot een bevoegdheid in geval van gerede twijfel aan solvabiliteit van Inschrijver en/of zij weigert in geval van een schadevoorval dit voorval te melden bij haar verzekeringsmaatschappij waarbij zij tevens verzoekt eventuele uitkeringen rechtstreeks aan u te voldoen? 46.Vraag: Mag Inschrijver erop vertrouwen dat haar Inschrijver met eenzelfde vertrouwelijkheid wordt behandeld als u van Inschrijver verwacht ex bepaling 19? Voor de vragen 36 t/m 46 geldt hetzelfde als voor vraag 35: Zie antwoord 34 11
47.Vraag Educatief software pakket? Welke pakketten verwacht u? Zie vraag 15. 48.Vraag: Vijfvlaksbordsysteem: De linker en rechte whiteboarden moeten die blanco zijn of met raster / lijnen Uitgangspunt is blanco. 49:Vraag: Type beamer: Heeft u een voorkeur of zijn wij daar vrij in. Voorkeur betreft enkel de ultra short throw uitvoering conform verdere specificaties. 50.Vraag; Levertijden: 22 borden najaar 2009. In welk tijdsbestek moeten deze 22 borden geïnstalleerd worden. Graag data s Exacte data zijn nog niet bekend. 51.Vraag: 25 borden 2010. In welk tijdsbestek moeten deze 25 borden geïnstalleerd worden. Graag data s Exacte data zijn nog niet bekend 52.Vraag: Opleidingen: Trainingen ingebruikname borden; Is er behoefte binnen stedelijk Gymnasium om cursussen voor onderwijzers te volgen? Nee, hieraan is geen behoefte. 12
53.Vraag: Verrijdbaar frame; Moet er een speakersysteem op dit frame zitten. Voor de geluidsoverdracht is het noodzakelijk dat de speakers op het frame zitten. I 54.Vraag Is er een lift aanwezig indien het frame op verschillende verdiepingen gebruikt wordt? Zo ja wat zijn de formaten van de liftdeuren. Verplaatsing over verdiepingen is niet aan de orde. 13