HANDLEIDING DUOPOOLING.NL Inloggen. 1 Nadat u een inlogcode heeft ontvangen kunt u gebruik gaan maken van de geautomatiseerde gegevensuitwisseling via duopooling.nl. Met de toegezonden inlogcode en het wachtwoord logt u in op de site, die dan nog geen gegevens bevat. Schoolgegevens. Allereerst klikt u op het tabblad schoolgegevens en vervolgens op wijzigen. Hier ziet u uw schoolgegevens. Controleer -en wijzig zo nodig- uw gegevens en sla de wijzigingen op. Het is van belang om deze gegevens correct ingevuld te hebben, omdat andere scholen deze gegevens nodig hebben voor het versturen van de examenwerken waarvoor uw school de 2 e correctie gaat verrichten. Uw brinnummer kunt u niet wijzigen. Als dat niet correct is neemt u contact op met Duopooling.nl Uw gegevens. Klik op het tabblad eigen gegevens en vervolgens op wijzigen. Hier ziet u de gegevens die u heeft opgegeven bij uw aanmelding. Deze gegevens kunt u hier wijzigen. Tevens kunt u hier uw wachtwoord wijzigen. Als u uw wachtwoord wijzigt onthoud of noteer dan uw nieuwe wachtwoord. Wij hebben dat wachtwoord niet en wij sturen u ook geen bevestiging. Wel kunt u op de homepage een nieuw wachtwoord aanvragen. Sla uw wijzigingen op. Importeren van examengroepen. U kunt de vakken, examinatoren en examengroepen in één keer importeren met behulp van een csv bestand. U kunt dat csv bestand wellicht exporteren uit uw schooladministratiesysteem (Magister biedt daartoe uitgebreide mogelijkheden) of uit uw roosterprogramma. Maar zelfs als dat allemaal niet kan, kunt u zelf in Excel alle benodigde gegevens zetten, dit opslaan als csv bestand (opslaan als en kies csv) en vervolgens importeren in Duopooling. Daarvoor hebben wij al een sjabloon voor u gemaakt dat u kunt downloaden en waarin u uw gegevens kunt invoeren. Ga daarvoor naar examengroepen intern en klik op importeren groepen en klik op het onderstreepte voorbeeldbestand in de tekst. Over het importeren van groepen is een instructievideo beschikbaar op de site onder het tabblad Help en op de homepage onder hoe werkt duopooling. Wij adviseren u deze video te bekijken alvorens u begint met het importeren van gegevens. Na het importeren zijn alle gegevens van uw school voor de 2 e correctie in één keer beschikbaar: eindexamengroepen, aantal leerlingen per cluster/klas, examinatoren en hun contactgegevens, de vakken met vak codes etc.
Handmatig invoeren van uw examengroepen. 2 Als u besluit uw groepen handmatig in te voeren, dan dient u eerst de vakken en de examinatoren toe te voegen. Toevoegen van vakken. Klik op het tabblad vakken. U ziet nog geen vakken. Klik op toevoegen vak. Vul de omschrijving van het vak en de afkorting in, zoals die op uw school gangbaar zijn. Doe dit voor alle vakken waarin leerlingen centraal schriftelijk eindexamen afleggen. U kunt de gegevens van een vak wijzigen door op de omschrijving (onderstreept) van het vak te klikken. Een vak verwijderen kunt doen door op het prullenbakje rechts te klikken. Toevoegen van examinatoren. Klik op examinatoren. U ziet hier nu alleen uw eigen gegevens. Ook al bent u geen examinator. Verwijder deze gegevens niet, omdat deze gegevens zijn gekoppeld aan uw registratiegegevens en zonder deze kunt u niet meer inloggen. Klik op toevoegen examinator. Hier vult u de gegevens van uw examinatoren in en sla deze op. De rood omrande velden zijn verplicht. Deze gegevens zijn noodzakelijk om tot uitwisseling te kunnen komen. Het e-mailadres is ook een verplicht veld. Via dit e- mailadres ontvangt de examinator een persoonlijke inlogcode en wachtwoord. Daarmee kan ook hij/zij inloggen op de site. Daar kan door de examinator worden gekeken naar de eigen gegevens en op een later tijdstip naar de contactgegevens van zijn of haar gecommitteerde (2 e corrector) en naar de gegevens van de school waaraan het examenwerk moet worden gestuurd. Evenzo kan de examinator de contactgegevens inzien van de afzender van het eindexamenwerk waarvoor hij/zij de 2 e corrector is. Uw examinatoren kunnen op duopooling.nl niets wijzigen. Dat kan alleen de aangemelde coördinator, u dus. U kunt de gegevens van uw examinatoren later weer wijzigen door op de naam of voorletters (onderstreept) te klikken en verwijderen kan door het prullenbakje aan te klikken. Importeren examinatoren. U kunt uw examinatoren ook importeren met behulp van een csv bestand. Ga daarvoor naar examinatoren en klik op importeren examinatoren en klik op het onderstreepte download voorbeeldbestand bovenaan in het pop-up venster, of pas de headers aan voor uw bestand. Over het importeren van examinatoren is een instructievideo beschikbaar op de site onder het tabblad Help en op de homepage onder hoe werkt duopooling. Wij adviseren u deze video te bekijken alvorens u begint met het importeren van examinatoren.
Toevoegen examengroepen. 3 Als u uw examinatoren en vakken heeft ingevoerd kunt u uw examengroepen gaan toevoegen. Klik op examengroepen intern en op toevoegen groep. De schoolsoort of afdeling kiest u uit een keuzelijst. Ook het vak kiest u uit een keuzelijst. Dit zijn de vakken die u eerder zelf heeft ingevoerd. Het aantal leerling en het veld klas/cluster vult u vrij in met de gegevens uit uw schooladministratie of uw roosterprogramma. De examinator kiest u uit de lijst met examinatoren die u zelf heeft ingevoerd. De school extern kunt u pas invullen als u van Duo weet aan welke scholen u uw werken moet sturen. De track & trace code en de datum vult u in als u het werk verstuurd. U slaat uw groepsgegevens op en vervolgt met het toevoegen van groepen, totdat u al uw examengroepen heeft ingevoerd. De eerste drie velden bij het invoeren zijn verplicht, omdat het systeem deze gebruikt voor de werking van het programma. U kunt uw examengroepen weer wijzigen door op het onderstreepte deel te klikken en verwijderen door op het prullenbakje te klikken. Als u met de cursor over de naam van de examinator gaat en over de naam van de school, dan ziet u een pop-up venster met de onderliggende gegevens. Uitwisselen gegevens. In maart krijgt u van Duo per schoolsoort en per vak de scholen waaraan u werk ter 2 e correctie moet versturen. De gegevens over de scholen waarvan u werk gaat ontvangen heeft u eigenlijk niet meer nodig. Dat regelt vanaf nu het systeem van Duopooling. U kunt deze gegevens wel gebruiken ter controle. Toevoegen scholen. Klik op het tabblad scholen en op toevoegen scholen. Door de eerste letters van uw 2 e correctieschool in te typen vindt u snel uw scholen. Denk daarbij aan eventuele voorvoegsels als: SG. CHR. RSG. CSG. SINT. DE, HET. Heeft u de school gevonden dan klikt u deze aan en slaat de school op. Zo verder voor alle scholen waaraan u werk gaat versturen. Alle scholen die u hier toevoegt ontvangen namens u een mail, waarin u hen uitnodigt gebruik te maken van Duopooling.nl voor het uitwisselen van de poolinggegevens. Koppelen scholen. Ga terug naar examengroepen intern en klik op het onderstreepte gedeelte van een examengroep. In het veld school extern kiest u nu de school uit de lijst die voor deze groep de 2 e correctie gaat verrichten. Klik de school aan en sla de gegevens op.
Koppelen gecommitteerden. 4 Zodra u de 2 e correctieschool heeft gekoppeld aan een examengroep ziet die school uw gegevens van die examengroep, inclusief de contactgegevens van de examinator door met de cursor over zijn/haar naam te gaan. De andere school kan nu een gecommitteerde aan deze groep koppelen. Evenzo ziet u de gegevens van de examengroepen waarvoor uw examinatoren gecommitteerden zijn. Aan deze groepen koppelt u uw examinatoren als gecommitteerde. Klik daarvoor op examengroepen extern en klik op het pennetje onder wijzig. In het veld gecommitteerde kunt uit de keuzelijst uw examinator kiezen die de 2 e correctie gaat verrichten. Klik deze aan en sla de gegevens op. Vanaf dat moment ziet de andere school op het scherm interne examengroepen uw examinator als 2 e corrector staan, inclusief de contactgegevens, door de cursor op de naam te plaatsen. Kort samengevat: Onder examengroepen intern ziet u de gegevens van de scholen waaraan u werk verstuurt. In het scherm examengroepen extern ziet u alle gegevens van de scholen waarvan u werk ontvangt. HET UITWISSELEN VAN POOLINGGEGEVENS IS HIERMEE VOLTOOID! MAAR ER KAN NOG MEER..
Printen. 5 Op duopooling.nl zijn verschillende sjablonen te downloaden en te koppelen (mailmerge) aan de gegevensbestanden om etiketten, lijsten, begeleidingsbrieven en verklaringen tweede correctie te printen. Gaat u daarvoor naar het tabblad printen onder examengroepen intern. Verzenddatum en track & tracenummer. Om de verzenddatum en het track & tracenummer in te voeren klikt u op examengroepen intern en klikt u in de meest linkse kolom op een examengroep (onderstreept) in het pop-up venster kunt u de verzenddatum en het t&t nummer invoeren en opslaan. Handig voor u zelf, want u kunt in één oogopslag zien dat het betreffende werk weg is. Handig ook voor de ontvangende school, want die kan vanaf dat moment zien dat het werk onderweg is en via t&t zelfs achterhalen waar de envelop zich bevindt. De school die het werk ontvangt, corrigeert en weer terugstuurt vult de datum van verzending en het t&t weer in en u kunt zien dat het werk er aan zit te komen. U hoeft dus niet meer achter uw werken aan te bellen. Als de werken weer op school terug zijn, dan vult u onder examengroepen intern de kolom datum retour in. Zo houdt u precies overzicht over welke werken nog retour moeten komen Het tweede tijdvak. Ook de gegevensuitwisseling voor het tweede tijdvak wordt nu makkelijker en sneller. Op de vrijdagmiddag of maandagochtend voor de herexamens past u alleen nog maar het aantal leerlingen aan. Bij de groepen waar geen leerlingen herexamen doen kunt u kiezen of u deze verwijderd of het aantal leerlingen op nul zet. Indien u het volgende schooljaar grotendeels dezelfde examengroepen verwacht is het misschien handig de groepen te laten staan en het aantal op nul te zetten. Dan hoeft u volgend jaar alleen wat aanpassingen te verrichten en niet alles opnieuw in te voeren of te importeren. In ieder geval kunnen zowel de 2 e correctiescholen, als uw examinatoren, als de gecommitteerden meteen zien of en hoeveel werken zij kunnen verwachten.