Handleiding VO-MBO 2013 Handleiding Intergrip Auteur: Helpdesk Intergrip Auteur: Helpdesk Intergrip Contact: 0318-86 00 52 / supervisor@intergrip.nl Contact: 0318-86 00 52 / supervisor@intergrip.nl Versiedatum: 19 maart 2011
Inhoudsopgave 1. Inloggen 2 2. Indeling systeem 3 3. Te behandelen leerlingen 4 4. Vervolgkeuze toevoegen 6 5. Alle leerlingen 9 6. Nieuwe leerling toevoegen 10 7. Leerlinggegevens opvragen 12 8. Vervolgkeuze wijzigen 14 9. Historisch overzicht keuzes en statussen 15 10. Status zelf toekennen 16 11. Rapportage - Uitstroomgegevens 16 12. Rapportage Voortgang 18 13. Rapportage Export 19 14. Overig- gebruikersbeheer 21 15. Overig- Gebruikersinstellingen 22 16. Uitloggen 22 17. Overige Intergrip producten 24 2 3
1. Inloggen Om in te loggen in Intergrip heeft u een inlognaam en wachtwoord nodig. Deze heeft u ontvangen via de mail. In deze mail staat ook de link waar u naartoe kunt gaan om in te loggen. Indien u geen account heeft ontvangen, kunt u contact opnemen met de projectleider. Eventueel kan er ook contact worden opgenomen met de technische helpdesk. Deze contactgegevens staan op de voor- en achterzijde. 2. Indeling systeem Bovenbalk Bovenin de pagina vindt u altijd de naam en het logo van het project. In de grijze balk bovenaan de pagina staat uw naam, het stysteem en de naam van uw school. Tevens heeft u aan de rechterkant de mogelijkheid om uit te loggen. Verder staan hier de gegevens van de helpdesk. De knop help leidt u naar de handleidingen en de plek om tickets in te dienen. Tickets dient u in wanneer u een vraag of opmerking over het systeem heeft. Ook kunt u rechtstreeks contact opnemen met de helpdesk via de e-mail of telefoon. Als laatste in de bovenbalk staat de barometer. Deze meter geeft de status van uw school weer. Menu Het menu bestaat uit tabbladen en pagina s. Als u met de muis over een tabblad gaat, verschijnen de pagina s die eronder vallen. Inhoud pagina Onder het menu staat de inhoud van de pagina. Op deze pagina staat het filter gevolgd door de te behandelen leerlingen. Met het filter kunt u op vervolgkeuze, status en klas (voor leerplicht ook op gemeente) filteren. Ook kunt u hier op naam zoeken. 4 5
3. Te behandelen leerlingen Bij de te behandelen leerlingen ziet u direct de leerlingen die nog aandacht behoeven. Afhankelijk van het moment in het traject wordt de pagina aangepast. In het begin ziet u de leerlingen die nog geen vervolgkeuze hebben. Naarmate het traject vordert komen hier de leerlingen te staan die afgewezen, afgemeld en onbekend zijn bij het MBO. 6 7
4. Vervolgkeuze toevoegen Indien een leerling nog geen vervolgkeuze heeft, kunt u deze toevoegen door op de knop + vervolgkeuze te klikken. U komt dan op een pagina waarin u de vervolgkeuze kunt invullen. In het geval dat een leerling naar het MBO gaat, zijn er geen andere velden verplicht. Voor uw eigen administratie kan het handig zijn om deze overige velden in te voeren. Informatie die u invult in het opmerkingenveld is niet zichtbaar voor bv. een Leerplichtambtenaar. Wanneer van de MBO school een crebolijst is ingeladen, treft u bij de velden sector en opleiding ook een uitklapscherm aan zodra u in het veld begint met typen. Het kan zijn dat de sector en/of opleiding waar uw leerling naartoe gaat er niet bij staat. In dat geval typt u zelf de sector/ opleiding in in het veld en klikt u op opslaan om de informatie op te slaan. Om een vervolgkeuze in te vullen, kunt u beginnen met het typen van de vervolgkeuze. U hoeft maar een gedeelte van de naam van de vervolgkeuze in te voeren. Als voorbeeld gaat de leerling naar ROC Midden Nederland. We typen de letters mi waarna de juiste optie verschijnt. U klikt nu op de schoolnaam ROC Midden Nederland en de juiste school is geselecteerd. U kunt met de knop opslaan de keuze opslaan. De leerling kan ook een andere keuze hebben als bv. HAVO, particulier onderwijs, defensie, etc. Deze overige keuzes kunt u opdezelfde manier toevoegen. Voert u de vervolgkeuze Onderzoek bij LP/RMC in, dan bent u verplicht om in het toelichtingenveld de reden hiervan in te vullen. 8 9
U kunt ook alle overige keuze oproepen door bij de instructies op de link overige vervolgkeuzes te klikken. 5. Alle leerlingen Het volgende scherm verschijnt dan waarin u een van de keuzes kunt aanklikken. Het systeem vereist bij het aangeven van deze keuze dat er minimaal 1 extra veld moet worden ingevuld. De pagina alle leerlingen is bijna gelijk aan de pagina te behandelen leerlingen met als enig verschil dat hier alle leerlingen kunnen worden gevonden. Hier is het mogelijk om op vervolgkeuze, status, klas, naam en BSN (voor leerplicht ook op gemeente) te zoeken/selecteren. 10 11
6. Nieuwe leerling toevoegen Mocht u na het inladen van de lijst nog een leerling toe willen voegen aan uw account dan kunt u dat op de volgende manier doen: Onder het tabblad leerlingen of bij de quicklinks ziet u het submenu nieuwe leerling. Wanneer u daarop klikt ziet u het volgende scherm. U kunt hier de gegevens van de leerling invoeren en vervolgens klikken op opslaan. De leerling staat nu in uw account. Wanneer een leerling verhuist, is het belangrijk dat u de adresgegevens van de leerling wijzigt. Zo komt de leerling in het juiste gemeente account terecht. Leerlinggegevens past u op de volgende manier aan: U klikt op nieuwe leerling en komt terecht op een pagina in het gebruikersbeheer. In de menu-balk klikt u op leerlingen. U ziet nu een overzicht van al uw leerlingen. Achter iedere leerling ziet u een potloodje staan. Als u daar op klikt, heeft u de mogelijkheid de gegevens aan te passen. 12 13
7. Leerlinggegevens opvragen Door op de knop leerlinggegevens te klikken wordt de rest van de gegevens getoond. Van de leerlingen worden meerdere gegevens opgeslagen. Deze zijn niet altijd zichtbaar in het overzicht. U kunt in het overzicht op de pagina s te behandelen leerlingen en alle leerlingen op het vergrootglas achter de naam van een leerling klikken. De eerste gegevens van de leerling verschijnen dan samen met de vervolgkeuze(s) van de leerling. In dit geval heeft de leerling 2 vervolgkeuzes. Wanneer u leerlinggegevens wilt aanpassen klikt u op het gele potloodje dat u ziet staan achter de naam van de leerling. Ook in het gebruikersbeheer (waar u o.a. via de quicklinks terecht komt) kunt u leerlinggegevens wijzigen. 14 15
8. Vervolgkeuze wijzigen 9. Historisch overzicht keuzes en statussen Wanneer u leerlinggegevens opvraagt komt u ook bij een overzicht uit waar u de mogelijkheid heeft om eerder ingevoerde gegevens bij de vervolgkeuze te wijzigen. Onderstaand ziet u het scherm dat u in het voorgaande hoofdstuk ook zag. Achter de vervolgkeuze ziet u een geel potloodje staan. Om het complete overzicht van de statussen per vervolgkeuze van een leerling te bekijken klikt u op het groene pijltje. U ziet dan onderstaand scherm met daarin de informatie over de vervolgkeuze en de status(sen). Wanneer u daarop klikt komt u in het scherm vervolgkeuze wijzigen. U ziet dat u daarin de mogelijkheid heeft om de gegevens als sector, opleiding,leerweg etc te wijzigen. Het is niet mogelijk om de vervolgkeuze zelf te wijzigen. Wanneer u de vervolgkeuze wilt wijzigen dient u een nieuwe vervolgkeuze toe te kennen. Dit doet u op de manier als in hoofdstuk 4 staat beschreven. 16 17
10. Status zelf toekennen In sommige gevallen dient u zelf de status toe te kennen. Het toekennen van een status kunt u doen op onderstaande plaats. 11. Rapportage - Uitstroomgegevens U kunt diverse rapportages uit het systeem halen. Via de pagina uitstroomgegevens kunt u zien waar de leerlingen naartoe gaan. De knoppen ingevuld en beste keuze tonen u het beeld van de eerst ingevulde keuze en de uiteindelijke (of huidige) keuze. 18 19
12. Rapportage Voortgang 13. Rapportage Export Op de pagina voortgang ziet u de status van de gehele regio (andere VMBO scholen). U kunt te allen tijde op de pagina export Excel-bestanden maken. Hierbij kunt u de bestanden per klas exporteren of van de gehele school. Ook kunt u een werkblad exporteren waarop alleen de naam en vervolgkeuzes staan, dus niet alle gegevens van de leerling. Met een totaalbestand kunt u eenvoudig rapportages en overzichten maken met het gebruik van filters en draaitabellen. Exporteer alle leerlingen geeft een totaalbestand met alle keuzes van de leerling. Exporteer beste keuzes geeft de keuze met de beste status terug (en dus maximaal 1 regel per leerling). 20 21
14. Overig- gebruikersbeheer Het aanmaken van een account voor uw collega s kunt u doen onder overig-> gebruikersbeheer. U komt dan op onderstaande pagina. Voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker klikt u op de button nieuwe gebruiker. 22 23
15. Overig- Instellingen Bij Instellingen kunt u uw persoonlijke gegevens wijzigen. Daarnaast heeft u op deze pagina de mogelijkheid om uw gebruikersnaam en wachtwoord te wijzigen. 16. Uitloggen U kunt uitloggen door rechts bovenin op uitloggen te klikken. 24 25
Oriëntatiedagen Overstap vo-mbo Warme overdracht Digitaal doorstroomdossier Uitval en Switch monitor 17. Overige Intergrip producten Mbo toekomst Voor meer informatie ga naar www.intergrip.nl/producten 26
Intergrip BV www.intergrip.nl Helpdesk : 0318-86 00 52 Tel: 0318-86 00 52 E-mail: info@intergrip.nl