TENNIS NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING Datum: Donderdag 16 februari 2017 Locatie: Noorderhof Tijd: 20.00 uur Voorzitter: Piet Veltman Secretaris/notulist: Hans Smedema Penningmeester: André Huiskamp Wedstrijdtennis : Kris Roode AGENDA 1.Opening en vaststellen agenda. De voorzitter opent de vergadering om 19.45 uur. Het vereiste quotum van 25 stemgerechtigde leden is niet aanwezig. De voorzitter sluit de vergadering en conform de statuten wordt de tweede vergadering met dezelfde agenda gehouden. Deze vergadering kan geldige besluiten nemen. 2. Ingekomen stukken en mededelingen. Er zijn zeven afzeggingen en twee binnengekomen stukken. Mascha Gonggrijp vraagt of bij meerdere leden uit een gezin een korting op het abonnementsgeld mogelijk is. Er is een concept baanreglement opgesteld om de gang van zaken over het gebruik van de banen (nog) duidelijker te verwoorden. Het concept wordt geaccordeerd. Voorzitter memoreert het recente overlijden van André Braaksma en vraagt om 1 minuut stilte. 3. Verslag Algemene Leden Vergadering op 18 februari 2016. Er zijn geen op- of aanmerkingen en het verslag wordt geaccordeerd. 4. Verslag kascommissie over 2016 en benoeming kascommissie 2017. De kascommissie bestaat uit Marleen Bajema en Hielke Hoekstra. De commissie heeft vastgesteld dat de administratie compleet is en nauwkeurig wordt bijgehouden. De penningmeester wordt décharge verleend. De kascommissie 2017 zal bestaan uit Marleen Bajema en Ans Toepoel. 5. Vaststellen financieel jaarverslag over 2016. De penningmeester geeft een toelichting op het jaarverslag. De inkomsten van de goldcard gaan voor het tennissen in de hal (periode 1 oktober tot 1 april) naar Challenge. Voor 2016 was dit een bedrag van E. 6640. Er is een bedrag van bijna E. 12.000 aan liquide middelen. Ondanks vele acties om meer leden te krijgen is het al enkele jaren een stabiel aantal, namelijk rond de 330. In de loop van het jaar komen er zo n 75 leden bij maar om diverse redenen is dit ook het aantal opzeggingen voor 1 december. Het bestuur gaat onderzoeken of er mogelijkheden zijn om het ledenaantal structureel te verhogen. Gedacht wordt aan het aanleggen van padelbanen omdat deze sport snel in populariteit stijgt en wij mogelijk als eerste vereniging in Leeuwarden hiertoe besluiten. 6. Vaststelling contributie en begroting 2017. De contributie wordt in 2017 niet gewijzigd. De penningmeester geeft een uitleg over de begroting voor 2017. Vraag van Hielke Hoekstra of het mogelijk is om donateur te worden. Antwoord: donaties zijn altijd welkom en worden als zodanig verantwoord. 7. Activiteiten van het bestuur in 2016. Met behulp van een powerpoint-presentatie (opgesteld door Eko Kooistra) wordt het afgelopen verenigingsjaar gepresenteerd en waar nodig toegelicht. AED. Er is nog niet voldoende inzage in wie opgeleid zijn om de AED te kunnen gebruiken. Er zijn vier aanwezigen die interesse hebben om opgeleid te worden. Actie bestuur. Overeenkomst LTV en Challenge. In 2016 is zeer intensief overleg geweest over het aanpassen van de bestaande overeenkomst. In de OVK worden diverse onderwerpen formeel vastgelegd en dan met name over de toewijzing van inkomsten en uitgaven. De situatie op De Bontekoe is tamelijk complex omdat er drie partijen actief zijn: LTV als tennisvereniging, STB als eigenaar van de hal en Challenge als huurder van de hal en tevens belast met het geven van tennisinstructie (zowel voor leden als deelnemers TTHN), exploitatie van de bar, de ledenadministratie plus het verenigingsmanagement. Vanwege de vertrouwelijkheid van deze OVK worden er geen details gegeven maar er is wel een mogelijkheid tot inzage via de secretaris.frans Arends geeft een uitleg over zijn (nieuwe) organisatie Challenge. Kris Roode geeft een toelichting op de competities in 2016 en 2017. In de voorjaarscompetitie hebben in beide jaren 27 teams gespeeld. In 2016 is ons jeugdteam kampioen geworden. In de nieuwe KNLTB-najaarscompetitie spelen negen teams mee. Het finaleweekend van de Friesland Cup zal in september op ons park worden gespeeld. 8. Samenstelling bestuur en commissies. Er is een naamoverzicht van de leden van het bestuur en van de diverse commissies. Alhoewel er een behoorlijk aantal leden actief is in bestuur en commissies is er veel werk te verrichten om alles binnen de vereniging soepel te laten verlopen. De commissies zijn de sponsorcommissie (SC), de communicatiecommissie (CC) en de activiteitencommissie (AC). Een jeugdcommissie is belangrijk voor het promoten van het tennis LTV de Bontekoe Magere Weide 28915 AR Leeuwarden T 058 213 6166 clubvan50@ltvdebontekoe.nl bontekoe.nl /LTVdeBontekoe
TENNIS voor de jeugd maar deze commissie bestaat nog niet. Er zijn op dit moment vier leden opgeleid om als verenigings competitieleider (VCL) te kunnen functioneren. Voor spreiding van de werklast zijn meerdere VCL-ers gewenst. 9. PAUZE met koffie en gebak. 10. Presentatie plannen sponsorcommissie (SC). De SC heeft een concept contract opgesteld waarmee zij voor een periode van 3 jaar sponsoren zoekt die een reclamebord in de hal krijgen voor een totaalbedrag van E. 1000. In een later stadium zullen ook reclames op de buitenbanen aangeboden worden. Voor promoting van het jeugdtennis is De club van 50 opgericht. Voor een jaarbedrag van E. 50 zal in brede zin het jeugdtennis ondersteund en gepromoot worden. 14. Rondvraag Marjolein Wachter vraagt om de AED niet in de barruimte op te hangen maar in de gang omdat de bar vaak afgesloten is als er geen horeca-personeel is. Actie bestuur. 15. Sluiting van de vergadering. De voorzitter sluit de vergadering om 22.00 uur en nodigt alle aanwezigen uit voor een hapje/drankje in onze eigen clubruimte. Tytsjerk, januari 2018 Hans Smedema (secretaris) 11. Presentatie plannen communicatiecommissie (CC). De CC is belast met de interne en externe communicatie. Op korte termijn zal er een klanttevredenheidsonderzoek worden gedaan. De vereniging heeft behoefte aan het verkrijgen van inzicht in onze leden: wie zijn onze leden, wat doen zij en wat willen zij bijdragen aan de vereniging? Er komt dit jaar een nieuwe website. 12. Presentatie plannen activiteitencommissie (AC). Voor een tennisvereniging is het van groot belang dat er een aantal gedifferentieerde activiteiten ontplooid worden die bedoeld zijn om de samenhang binnen de vereniging te vergroten. Vaste onderdelen zijn het openingstoernooi, het competitie-slottoernooi, de tossavonden, evenementen voor de jeugd, KNLTB-toernooi voor senioren, enz. De AC heeft nog behoefte aan extra mankracht om al deze evenementen goed te kunnen organiseren. 13.Padelcommissie (PC). Deze commissie onderzoekt of het wenselijk en haalbaar is om op ons sportpark twee padelbanen aan te leggen en tegelijkertijd het huidige mini-baantje voor de jeugd te vernieuwen. Voor dit project is inmiddels door een externe financier een bedrag van E. 5000 tot E. 7500 toegezegd. Belangrijke vragen zijn of er voldoende draagkracht is voor deze plannen en in hoeverre financiering mogelijk is. Omdat het ledenaantal van onze vereniging al jaren stabiel is en het streven gericht is op meer leden (= meer reuring en meer inkomsten) is de cruciale vraag ook of padel een dusdanige aantrekkingskracht heeft op onze omgeving (Leeuwarden plus 15 kilometerzone is 150.000 personen en 25.000 HBO-studenten) dat wij aanmerkelijk meer leden/sporters zullen zien komen. Op andere locaties in het land blijkt padel een grote aantrekkingskracht te hebben, zowel op tennissers als op andere sporters.
TENNIS WAT HEEFT HET BESTUUR BEREIKT VANAF 2014? Agendapunt 7 Toelichting tijdens de ledenvergadering op 15 februari 2018 1. Clubhuis a. Clubhuis verfraaid in opvallende kleuren b. Terras vernieuwd c. Nieuw meubilair voor binnen en buiten d. Schilderijen van Doet Boersma (expositie) e. Vloer achter de bar vernieuwd 2. Infrastructuur a. Warmwater voorziening kleedkamers vernieuwd b. LED verlichting in de hal gerealiseerd c. Overleg met nieuwe eigenaar van het park (contacten) 3. Organisatie a. Verantwoordelijk voor Infra (Hans Vossenberg) b. Idem als parkcommissaris (Harm Toepoel) c. Gewijzigd arbeidscontract (Georg Oele) d. Meer vrijwilligers actief e. Commissies ingesteld voor sponsoring, communicatie en interne communicatie en tennisevents 4. Tennis activiteiten o.a. a. Groot aantal competitieteams b. Focus op studentenleden c. Toss avond op woensdag populair d. Clubactiviteiten voor allen e. Openingstoernooi f. Eindtoernooi competitieslot 5. Samenwerking Magere Weide met diverse partijen 6. Toekomst a. Beleidsplan (niet afgerond) b. Ledenbehoud en ledenwerving c. Onderzoek aanleg padelbanen d. Idem aanleg minibaan e. Opstellen ledenprofielen LTV de Bontekoe Magere Weide 28915 AR Leeuwarden T 058 213 6166 clubvan50@ltvdebontekoe.nl bontekoe.nl /LTVdeBontekoe