Dragon1 EA Tool Business case webbased EA tool Een webbased EA tool geschikt voor elke architectuurmethode! uw organisatie, datum, versie #.#, documentstatus eigenaar/budgetverantwoordelijke: Kies op deze sheet de titel en ondertitel voor de business case presentatie die bij uw organisatie past
Waarom een business case? Een goede business case maakt inzichtelijk dat investeringen legitiem zijn in het licht van de bedrijfsdoelstelling. Een goede business case geeft daarom antwoord op de volgende vragen: 1. Welk probleem wordt hiermee opgelost of welke kans wordt hiermee benut? Wat is het probleem en is dat wel het echte probleem? Is de oplossing of het project iets dat bijdraagt aan de organisatie als geheel? 2. Wat zijn de huidige uitgangspunten? Wat zijn de cijfers en aannames om het project of de oplossing op te baseren? Wat gebeurt er als we niets doen? 3. Wat zijn de verwachte kosten en opbrengsten? Waar komen de cijfers vandaan? Zijn ze (intern) getoetst? Kloppen de cijfers nog steeds vandaag de dag? 4. Hoe draagt dit project of de oplossing bij aan de strategische doelstellingen? Waar staat de organisatie, als het er op aan komt, nou echt voor? En draagt dit project of de oplossing daar nu daadwerkelijk aan bij? Past het echt binnen de strategie? 5. In hoeverre draagt het project of de oplossing bij aan de Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen doelstellingen? Wat draagt dit project of oplossing bij aan een betere wereld? Wat zouden we kunnen doen om dat (nog meer) het geval te laten zijn? 6. Wat zijn de risico s? Wat zijn de risico s betreffende de oplossing of het project (scope, tijd, geld, resources etc.). Wat is de impact op de organisatie als geheel als dit project of de oplossing niet slaagt? Bron: Peter Siks, initiatiefnemer van www.simpel veranderen.nl
Inhoud 1. Managementsamenvatting 2. Aanleiding en doel van de business case 3. Ondernemingsdoelstellingen 4. Vraagstuk / Probleemdefinitie / Kans 5. Trends en Ontwikkelingen 6. Projectdoelstellingen 7. Productoplossing 8. Kosten- en batenanalyse 9. Voordelen 10. Aandachtspunten 11. Alternatieven 12. Voorstel voor keuze en aanpak 13. Investeringsbeslissing Zet indien u wenst hier uw eigen inhoudsopgave neer
1. Managementsamenvatting Alles overwegend is het voorstel van [de afdeling strategie en beleid] aan het [managementteam] als volgt: Schaf een 5-user licentie van Dragon1 EA Tool aan inclusief upgrade protection en een onderhoudscontract van drie jaar. Spreek af dat Dragon1 EA Tool met name wordt gebruikt voor het visualiseren en communiceren van strategie, beleid, architectuur, ontwerp, ICT-innovatie en bedrijfsbesparingen richting directie, management, ontwikkelaars en leveranciers. Dit zodat deze belanghebbenden toekomstvastere keuzes kunnen maken op basis van gemeenschappelijk inzicht en overzicht. Neem twee weken de tijd om Dragon1 EA Tool zorgvuldig te implementeren. Voer parallel daaraan de bestaande architectuurproducten en architectuurdocumenten in Dragon1 EA Tool in. Laat de primaire gebruikers trainen en coachen in praktisch gebruik. Stel beleid op voor het gebruik van Dragon1 EA Tool door verschillende gebruikersgroepen, waaronder auditors, architecten, proceseigenaren, managers, beleidsmedewerkers, programma-managers, projectleiders, ontwikkelaars, externen en leveranciers. Benoem een pilot project waar Dragon1 EA Tool gelijk zijn waarde voor kan laten zien. Kies hier een managementsamenvatting die bij uw situatie past (c) Copyright 2011, Paauwe Group BV. Alle rechten voorbehouden www.paauwe.info www.dragon1.com
2. Aanleiding en doel van de business case De organisatie is tot het inzicht gekomen dat: Van visie, strategie en beleid nauwelijks aansprekende visualisaties beschikbaar zijn op basis waarvan door directie en management besloten en gestuurd wordt en dat dit verbeterd dient te worden. De complexe ICT-omgeving niet in beeld is en elk maand weer complexer wordt, en er weinig standaardisatie en hergebruik is. Het processenlandschap niet in beeld is en er te weinig efficiënt wordt gewerkt in de processen. De toegevoegde waarde van architecten en architectuur en kwaliteit van managementinformatie onvoldoende meetbaar is en vergroot dient te worden. Hergebruik van managementinformatie en documentatie voor architectuur nauwelijks plaatsvindt en dat dit vergroot dient te worden. Managementinformatie en -documentatie voor architectuur nauwelijks gestandaardiseerd is en dat hier een volgende stap in gezet dient te worden. Er veel verschillende bronnen zijn voor managementinformatie en architectuurdocumentatie en dat er voortaan één enkele bron dient te gelden. Werken onder architectuur randvoorwaarde is voor het slagen van projecten en dat daar een volgende stap in gezet dient te worden. Goede managementinformatie randvoorwaarde is voor het effectief kunnen sturen van innovatie en besparingen en dat daar meer werk van gemaakt dient te worden. Kies hier een aanleiding of doel dat bij uw situatie past
3. Onderneming/bedrijfsdoelen en/of doelstellingen Doel 1: Innovatie Het voorbestaan van de organisatie vraagt om noodzakelijke innovatie die goed gestuurd dient te worden op succes en resultaat. Doel 2: Besparing De organisatie moet meer gaan doen met minder. Daarom dient effectief gestandaardiseerd en hergebruikt te gaan worden om dit voor elkaar te krijgen. Doel 3: Efficiency De organisatie moet doelmatiger worden. Daarom dient gekozen te worden voor de juiste middelen om een bepaald doel te bereiken. Doel 4: In Control De organisatie dient haar mensen en middelen conform beleid optimaal te kunnen inzetten en bijsturen ten behoeve van het realiseren van de ondernemingsdoelen. Hier de ondernemingsdoelen en/of -doelstellingen vermelden die de basis vormen voor deze business case
4. Vraagstuk / Probleemdefinitie / Kans In de organisatie hebben we, gezien de ondernemingsdoelstellingen, de volgende problemen en kansen: De ICT-omgeving is complex en er ontbreekt een totaaloverzicht. Het processenlandschap is onvoldoende in beeld. De relatie en afhankelijkheid van processen naar ICT toe is niet in beeld. Beter zicht op ICT en de processen vanuit architectuur maakt het nemen van beslissingen en het sturen van innovatie en besparing door directie en bestuur veel efficiënter en effectiever. De architectuurvisualisaties van de architecten sluiten echter niet of onvoldoende aan op de belevingswereld van bestuur en directie en worden daarom niet gebruikt. Verschillende architectuurdocumenten en architectuurproducten tussen interne architecten, externe architecten en leveranciers sluiten onvoldoende op elkaar aan. Door dit te verbeteren kan veel efficiënter en effectiever worden gewerkt. Er wordt veel minder dan mogelijk en is afgesproken hergebruik gemaakt van bestaande architectuurdeelproducten. Er wordt niet of nauwelijks gestuurd op basis van inzicht en overzicht verkregen uit architectuurdocumentatie of managementinformatie. Dit vraagstuk is komen vast te staan in/bij op: [document] Kies hier problemen of kansen die bij uw situatie passen
5. Trends en Ontwikkelingen Werken onder architectuur wordt steeds belangrijker omdat eigenaarschap en inkopen van standaardoplossingen in de organisatie nog steeds een probleem vormt. De architectuur van de organisatie is te complex en te belangrijk om gefragmenteerd en inconsistent in losse Word- en PowerPointbestanden te staan. EA tooling wordt door Gartner steeds meer gezien als randvoorwaardelijk voor het effectief werken onder architectuur. De 5 of 10 interne architecten en 5 tot 10 externe architecten van leveranciers kosten per jaar xxx en kunnen met een investering van xxx meetbaar productiever worden. Steeds meer tools worden webbased in het kader van green IT. Kies hier de trends en ontwikkelingen die binnen uw blikveld liggen
6. Doelstelling(en) van deze oplossing of het project Doelstelling 1 - Zorgen voor betere architectuurvisualisaties die worden gebruikt ter ondersteuning van beslissingen door directie en management en het sturen van innovatie in projecten. Doelstelling 2 - Zorgen voor het in beeld brengen en houden van de ICT-omgeving en het processenlandschap. Doelstelling 3 - Zorgen voor meer hergebruik van managementinformatie en architectuurdocumentatie ten behoeve van minder informatie en documenten die samen consistenter zijn. Doelstelling 4 - Zorgen voor meer standaardisatie van managementinformatie en architectuurdocumentatie waardoor managers, architecten en projecten efficiënter gaan werken. Vermeld hier de doelstelling(en) van dit project / de oplossing
7. De productoplossing Om de vier doelstellingen te realiseren past de volgende oplossing: Een EA tool die ondersteunt in het maken van aansprekende architectuurvisualisaties. Een EA tool die beschikt over een flexibele database waarin alle managementinformatie en architectuurdocumenten kunnen worden opgeslagen. Een EA tool die ondersteunt in het publiceren en communiceren van managementinformatie en architectuurdocumentatie. Een EA tool die webbased is en die goed is te integreren met andere applicaties waarin managementinformatie en architectuurdocumentatie aanwezig is. Een EA tool die op een juiste wijze de interne wijze van werken onder architectuur ondersteunt en aanvult. Een EA tool die goed is te implementeren in de organisatie en op een eenvoudige manier is te beheren. Een EA tool waar een uitstekende service bij wordt geboden en waar veel doorontwikkeling in zit. Een EA tool waar een methode achter schuil gaat. Om deze redenen gaat de voorkeur uit naar Dragon1 EA Tool, een webbased EA tool gebaseerd op een nieuwe methode voor visuele enterprise architectuur. Dragon1 EA Tool bestaat uit 5 webapplicaties, heeft de focus op het maken van architectuurvisualisaties en integreert op basis van Web 2.0 standaarden met elke andere professionele tool. Kies hier eisen die u stelt aan een EA tool
8. Kosten- en batenanalyse 1 uur informatie van een project kwijt zijn of deze informatie laten opzoeken door een architect kost de organisatie xxx euro. Maandelijks zijn we daarom # uur en xxx euro kwijt aan verloren informatie, informatie dubbel te maken en het zoeken naar informatie door de 5 of 10 architecten. Dragon1 EA Tool kost bij 5 users XXX en bij 10 users XXXX. Naar verwachting levert Dragon1 EA Tool veel efficiency op en gaan de visualisaties die ermee gemaakt worden een grote rol spelen bij besluitvorming en sturing van projecten. Dit maakt dat Dragon1 EA Tool, onder andere door het geven van beter inzicht en overzicht bij het management, zichzelf binnen een maand terugverdient omdat betere beslissingen zijn te nemen en showstoppers zijn te voorkomen. Wat kosten uw architecten en architectuur? En wat levert het op?
9. Dragon1 EA Tool - Voordelen Ondersteunt in het maken van aansprekende architectuurvisualisaties. Beschikt over een flexibele database waar alle managementinformatie en architectuurdocumenten in kunnen worden opgeslagen. Ondersteunt in het publiceren en communiceren van managementinformatie en architectuurdocumentatie. Is webbased en is goed te integreren met andere applicaties waarin managementinformatie en architectuurdocumentatie aanwezig is. Ondersteunt en vult op een juiste wijze de interne wijze van werken onder architectuur. Is goed te implementeren en te beheren in de organisatie. Wordt een uitstekende service bij geboden en er zit veel doorontwikkeling in. Gaat een methode achter schuil. Benoem hier de voordelen die u ziet met Dragon1 EA Tool
10. Dragon1 EA Tool - Aandachtspunten Introduceert een nieuwe manier van kijken en werken in de organisatie. Maakt de organisatie aan alle kanten transparant en visueel. Geeft directie en management het stuur van veranderingen in handen. Maakt andere tools overbodig. Maakt de competenties van managers, beleidsmedewerkers en architecten inzichtelijk. Kies hier welke aandachtspunten u ziet
11. Dragon1 EA Tool - Alternatieven MS Office met PowerPoint / Visio / Excel / Access Plaats hier de EA tools of substituten voor Dragon1 EA Tool
12. Voorstel voor keuze en aanpak Alles overwegend is het voorstel van [de afdeling strategie en beleid] aan het [managementteam] als volgt: Schaf een 5-user licentie van Dragon1 EA Tool aan inclusief upgrade protection en een onderhoudscontract van drie jaar. Spreek af dat Dragon1 EA Tool met name wordt gebruikt voor het visualiseren en communiceren van strategie, beleid, architectuur, ontwerp, ICT-innovatie en bedrijfsbesparingen richting directie, management, ontwikkelaars en leveranciers. Dit zodat deze belanghebbenden toekomstvastere keuzes kunnen maken op basis van gemeenschappelijk inzicht en overzicht. Neem twee weken de tijd om Dragon1 EA Tool zorgvuldig te implementeren. Voer parallel daaraan de bestaande architectuurproducten en architectuurdocumenten in Dragon1 EA Tool in. Laat de primaire gebruikers trainen en coachen in praktisch gebruik. Stel beleid op voor het gebruik van Dragon1 EA Tool door verschillende gebruikersgroepen, waaronder auditors, architecten, proceseigenaren, managers, beleidsmedewerkers, programma-managers, projectleiders, ontwikkelaars, externen en leveranciers. Benoem een pilot-project waar Dragon1 EA Tool gelijk zijn waarde voor kan laten zien. Benoem hier hoe u met Dragon1 EA Toolbox aan de slag wilt gaan
13. Investeringsbeslissing Project: Aanschaf en implementatie Dragon1 EA Tool Organisatie X Doelstelling: Doelstelling 1 Doelstelling 2 Doelstelling 3 Benefits: Voordelen Opbrengsten (ook de niet-financiële opbrengsten) Activiteiten: Activiteit 1 Activiteit 2 Activiteit 3 Deliverables: Product 1 Product 2 Product 3 Advies aan MT Investment: In geld en in uren Plaats hier de zaken die maken dat u kiest voor Dragon1 EA Tool