Handleiding diplomaregister voor onderwijsinstellingen In deze handleiding leest u welke diplomagegevens in het diplomaregister staan en hoe u gebruik kunt maken van het diplomaregister. De handleiding bevat ook een beschrijving van de correctieprocedure voor het diplomaregister. Wat staat er in het diplomaregister? Gegevens Het diplomaregister bevat persoonsgegevens en diplomagegevens. De diplomagegevens zijn onder andere de naam van de onderwijsinstelling, de naam van de opleiding en het examenjaar. Het register bevat dus wel de gegevens van diploma s, maar geen digitale versies van papieren diploma s. Diploma s Het diplomaregister bevat de gegevens van diploma s van door de overheid gefinancierde Nederlandse opleidingen (bekostigd onderwijs). De volgende onderwijssoorten en jaren zijn opgenomen: Onderwijssoorten Vanaf Wetenschappelijk onderwijs 1996* Hoger beroepsonderwijs 1996 Middelbaar beroepsonderwijs 2007 Voortgezet algemeen volwassenenonderwijs 2007 Voortgezet onderwijs 2006 Voortgezet onderwijs staatsexamen 2011 Voortgezet speciaal onderwijs 2012 Voortgezet speciaal onderwijs staatsexamen 2011 Nederlands als tweede taal staatsexamen 2011 Inburgeringsexamen 2007 * Levensbeschouwelijke opleidingen vanaf 2010 12285
Cijferlijst Van de diploma s in het voortgezet onderwijs zijn ook de vakken en cijfers opgenomen. Van de andere onderwijssoorten zijn die gegevens niet opgenomen. Diploma niet in het register Zoekt u een diploma van een onderwijssoort en periode uit de bovenstaande lijst? En staat dit diploma toch niet in het diplomaregister? Dan heeft DUO de gegevens nog niet van de school of onderwijsinstelling ontvangen. Hoe werkt het diplomaregister? Wat kunt u met het diplomaregister? Met het diplomaregister heeft u direct toegang tot diplomagegevens. U kunt zo direct op individueel niveau controleren of een leerling of student voldoet aan de (nadere) vooropleidingseisen van een opleiding. Houd er rekening mee dat u de gegevens niet vanuit het diplomaregister met een machine-naar-machinekoppeling kunt importeren. U moet de gegevens zelf overnemen uit het register. Welke gegevens kunt u bekijken? Medewerkers van scholen en onderwijsinstellingen hebben toegang tot de gegevens die ze nodig hebben voor de aanmelding- en selectieprocedure. De autorisatie is afhankelijk van de onderwijssoort van uw school of onderwijsinstelling. hoger onderwijs: toegang tot alle diplomagegevens, behalve inburgeringsexamens. middelbaar beroepsonderwijs: toegang tot alle diplomagegevens, behalve de gegevens van het hoger onderwijs, de inburgeringsexamens en de NT2-examens. voortgezet algemeen volwassenenonderwijs, voortgezet onderwijs, en voortgezet speciaal onderwijs: toegang tot diplomagegevens van het voortgezet algemeen volwassenenonderwijs, het voortgezet onderwijs en het staatsexamen voortgezet onderwijs. Een voorbeeld: Als een medewerker van een vavo-onderwijsinstelling de gegevens bekijkt van een diplomahouder die een diploma in het voortgezet onderwijs en het hoger onderwijs heeft, dan ziet deze medewerker alleen de gegevens van het diploma van het voortgezet onderwijs. Een medewerker van een instelling in het hoger onderwijs ziet de gegevens van beide diploma s. Melding aan de diplomabezitter Ook diplomahouders kunnen hun gegevens in het diplomaregister bekijken. Dit doen ze in Mijn DUO, het beveiligde selfserviceportaal van DUO. Als u de gegevens van een leerling of student bekijkt op de beveiligde site, dan wordt dit gemeld in Mijn DUO. Een leerling of student kan dus zien welke school of onderwijsinstelling zijn gegevens heeft bekeken, en wanneer. 2
Gebruikmaken van het diplomaregister Hoe komt u in het diplomaregister? Als u gebruik wilt maken van het diplomaregister, moet u geautoriseerd zijn voor de beveiligde site. Daarnaast moet de beheerder van de beveiligde site van uw school of instelling u ook de rol toewijzen waaraan de toegang tot het diplomregister hangt (DR_Raadpleger). Bent u nog niet geautoriseerd? Met het aanmeldformulier en de gebruikersovereenkomst kunt u autorisatie aanvragen. Hoe de beveiligde site werkt, ziet u in de handleiding en de demo. In de beveiligde site Als u bent ingelogd in de beveiligde site, vindt u de link naar het diplomaregister in het linker menu. Het onderstaande overzicht is een voorbeeld. Wat u ziet in dit menu, wordt bepaald door de autorisaties die u heeft. 3
Klik op de link Diplomaregister, en daarna op Raadplegen diploma s. U komt dan op de pagina Persoon selecteren. Persoon selecteren Onder Persoon selecteren kunt het persoonsgebonden nummer (burgerservicenummer of onderwijsnummer) van de leerling of student invoeren. Per keer kunt u de gegevens van één leerling of student opzoeken. Vul het nummer in, en druk daarna op de button Selecteren. U komt dan op het scherm Raadplegen diploma s. Raadplegen diploma s Op het scherm Raadplegen diploma s staan bovenin de pagina de persoonsgegevens van de leerling of student. 4
Daaronder staan de gegevens van de diploma s van deze diplomahouder. 5
Cijferlijst Als de cijferlijst van het diploma is opgenomen, ziet u onder de diplomagegevens de link Details staan. Om de gegevens van de cijferlijst te bekijken, kunt u op de link Details klikken. U komt dan op de pagina Raadplegen diploma s. Door op Terug te klikken, komt u weer op het scherm Raadplegen diploma s. 6
Diplomagegevens andere leerling of student Wilt u de gegevens van een andere leerling of student bekijken? Klik dan opnieuw op de link Raadplegen diploma s in het linker menu. U krijgt dan weer het scherm Persoon selecteren, waar u een nieuw persoonsgebonden nummer in kunt voeren. Uitloggen Wilt u uitloggen uit het diplomaregister en de beveiligde site? Klik dan rechts bovenin de pagina op Uitloggen. Meldingen diplomaregister Als u gebruikmaakt van het diplomaregister kunt u (fout)meldingen krijgen. Hieronder vindt u een overzicht van de meest voorkomende foutmeldingen en de betekenissen van deze meldingen. Melding bij het inloggen op de beveiligde site Het is niet mogelijk om in te loggen op de beveiligde site. U kunt later opnieuw proberen om in te loggen. 7
Geen gegevens/onvoldoende rechten Persoon selecteren Informatiemelding Aan dit burgerservicenummer zijn (nog) geen diplomagegevens gekoppeld of u heeft niet voldoende rechten om de diploma s te raadplegen. Kijk hier voor de lijst met onderwijssoorten en periodes die in het register zijn opgenomen. Persoonsgebonden nummer 101580009 Selecteren Als u deze melding krijgt, staan er geen gegevens van deze leerling of student in het diplomaregister, of deze persoon heeft alleen diploma s van een onderwijssoort waarvoor u niet geautoriseerd bent. Zie ook het kopje Welke gegevens kunt u bekijken. Persoon niet bekend De leerling of student staat niet in het diplomaregister. Niet alle diploma s zijn in het diplomaregister opgenomen. Zie ook het kopje Wat staat er in het diplomaregister?. 8
Onjuist nummer Het nummer dat u heeft ingevoerd, is geen persoonsgebonden nummer. Vul het juiste nummer in. Diplomagegevens niet beschikbaar De diplomagegevens van de leerling of student staan wel in het diplomaregister, maar zijn op dit moment niet beschikbaar. U kunt het op een later tijdstip nog een keer proberen. Correcties Als een diplomahouder ziet dat gegevens in het diplomaregister niet kloppen of ontbreken, dan kan hij in bepaalde gevallen een correctie aanvragen bij DUO. DUO vraagt dan aan de school of onderwijsinstelling die het diploma heeft afgegeven om de gegevens te controleren. DUO kan daarover dus ook contact opnemen met uw school of onderwijsinstelling. Hieronder leest u wat de correctieprocedure is. Soorten correcties De diplomahouder kan niet voor alle gegevens een correctie aanvragen. Als een onderwijsinstelling een andere dan de officiële naam gebruikt voor een opleiding, dan is de officiële naam in het diplomaregister leidend. Een diplomahouder kan ook geen correctie aanvragen op gegevens die DUO niet ontvangt, zoals de kwalificatie cum laude in het hoger onderwijs, of de cijferlijsten van andere onderwijssoorten dan het voortgezet onderwijs. Een diplomahouder kan bijvoorbeeld wel melden dat een diploma dat opgenomen had moeten zijn, ontbreekt. Of dat het examenjaar dat in het diplomaregister staat, niet juist is. De diplomabezitter gebruikt hiervoor het e-mailformulier in Mijn DUO. 9
Wat doet DUO? Als het correctieverzoek binnen is beoordeelt DUO het en stuurt het eventueel door naar de afdelingen IPO (voortgezet onderwijs en bve) of CRI-HO (hoger onderwijs). Het IPO neemt telefonisch contact op met vo- en bve-scholen over de correctie. Het CRI-HO stuurt een mail naar de onderwijsinstelling. Wat doet de school/onderwijsinstelling? De school of onderwijsinstelling controleert de gegevens. Als de gegevens niet kloppen, dan moet de school of onderwijsinstelling de juiste gegevens binnen vier weken naar DUO sturen. Vo- en bve-scholen moeten via de beveiligde site een batch leveren aan BRON. Ho-instellingen moeten via de beveiligde site een batch aanleveren aan het CRI-HO. Ze kunnen ook een mutatieformulier aanmaken. Het CRI-HO voert de mutatie dan handmatig door. DUO verwerkt en controleert de batch direct. Afhandeling Als de gegevens juist verwerkt zijn, dan is de correctieprocedure voor de school of instelling afgehandeld. DUO laat de diplomahouder weten dat de correctie is gedaan. Heeft de diplomahouder ten onrechte een correctie aangevraagd, omdat de gegevens in het diplomaregister wél juist zijn? Dan moet de school of instelling het IPO en/of het CRI-HO laten weten dat de gegevens in BRON/CRI-HO correct zijn. Hiermee is het (onterechte) correctieverzoek door de school of instelling afgehandeld. DUO neemt contact op met de diplomahouder. Contact Algemene informatie over het diplomaregister vindt u op www.duo.nl. Heeft u nog vragen? Dan kunt u ons bellen op het telefoonnummer (050) 59 99 000. U kunt ook een mail sturen naar diplomaregister@duo.nl. 10