Jaarverantwoording 2014 GHOR Amsterdam-Amstelland algemeen met specificatie voor Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland Opsteller: Ria Logtenberg Datum: 23 maart 2015 Versie: 1.1 Inleiding GHOR Amsterdam-Amstelland (GHOR AA) verantwoordt jaarlijks haar activiteiten aan VRZW, op basis van het onderliggende convenant. Dit gebeurt over het eerste en over het tweede trimester en over het gehele jaar. De verantwoording wordt gerelateerd aan de afspraken over de planning voor het lopende jaar met nadrukkelijk aandacht voor de urenafspraken met VRZW. De verantwoording heeft het karakter gekregen van een algemene jaarverantwoording van het GHOR-bureau over haar activiteiten en prestaties, in aanvulling op de stukken die deeluitmaken van de P&C-cylus van de GGD Amsterdam, Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland en Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland. Er wordt gewerkt met een verantwoordingssystematiek, gerelateerd aan de producten van de GHOR. Doel is om inzicht in de prestaties te geven, de kwaliteit (bij de marap over het hele jaar) en de kosten. In 2014 waren de kostenplaatsen nog niet gerelateerd aan de producten, en werken we nog met een urenverantwoording. Vanaf 2015 zijn de kosten wel aan de producten verbonden. Hieronder wordt de productstructuur weergegeven. Dit is de hoofdindeling voor de verantwoording. Productstructuur: Product 1. Organiseren van rampen bestrijden & crisis beheersen in acute en publieke gezondheidszorg 1.a Inzetbare GHOR-functionarissen ( incl bijdragen aan voorbereiding op crisisbestrijding en implementatie planvorming) 1.b Voorbereiding van de witte keten: afspraken/convenanten 1.c Evaluatie van inzetten Product 2.Advisering aan overheden ihkv risicobeheersing en -bestrijding 2a. advisering evenementen aan gemeenten 2b. advisering aan /bijdragen aan planvorming van veiligheidsregio's VrAA en VrZW (oa: RRP, RCP, MJB, netwerkdagen) 2c. overige advisering ihkv risicobeheersing en crisisbestrijding aan VrAA en VrZW of gemeenten binnen VrAA en VrZW Product 3. Taken voor GGD's binnen de Vr's 3a. Taken voor de GGD Amsterdam: Crisisplan, GROP, Opleiden, trainen en oefenen 3b. Taken voor GGD Zaanstreek-Waterland: Opleiden, trainen en oefenen GROP Bedrijfsvoering Onder bedrijfsvoering vallen: management (excl uren hoofd), planning & control, communicatie (oa website), juridisch beleid, onderhoud van externe contacten en secretariaat. In 2014 zijn de uren begroot, gerelateerd aan producten. Een volgende stap, die in 2015 wordt gezet, is om de kosten ook daaraan toe te rekenen. Dit zal in de jaarcyclus voor VrAA gebeuren. Daarom wordt hier ook expliciet verwezen naar de jaarcyclus van VrAA voor de betreffende informatie. 1
Leeswijzer Deze jaarverantwoording geeft inzicht in: 1) Hoofdlijnen 2014 2) Inzetten 2014 3) Verantwoording speerpunten: resultaten en prestaties: er wordt verantwoording afgelegd over de speerpunten, die gesteld zijn in het jaarplan 2014. 4) Prestatie indicatoren: de prestatie-indicatoren worden gepresenteerd, voor zover deze voor 2014 reeds inzichtelijk zijn. 5) Urenverantwoording en managementrapportage: In deze marap wordt het aantal uren vergeleken met het begrote aantal uren, en daarbij wordt specifiek gekeken naar de afspraken met VRZW, die ten aanzien van producten zijn gemaakt. Verder wordt ingegaan op de formatie. 1. Hoofdlijnen 2014 Voor de GHOR stond het jaar 2014 in het teken van een aantal feestelijke evenementen, met de nodige impact op de veiligheid. Zo was er de komst van Obama naar Amsterdam, tijdens de NSS. Ook de Koningsdag was een feestelijke dag die de nodige aandacht en capaciteit vroeg, met name in de voorbereiding - zo kwam de koning naar Amstelveen, en waren er in Amsterdam ook veel evenementen. Daarnaast was er natuurlijk ook de Dam-tot-Damloop. Eind 2014 was er de interregionale netwerkdag met Veiligheidsregio's Amsterdam-Amstelland, Zaanstreek-Waterland en Kennemerland, over risico's in het Noordzeekanaalgebied en SAIL2015. GHOR AA leverde de projectleider, mede omdat de GHOR al voor twee van de drie regio's werkt en ook door beide regio's bekostigd. Helaas werden deze mooie activiteiten overschaduwd door het neergehaalde vliegtuig MH17, wat voor de GHOR werk met zich meebracht - met name de herdenking van de slachtoffers in de RAI. Ook was er de gasexplosie in Diemen, waarbij helaas ook dodelijke slachtoffers te betreuren waren. In het kader van de uitbraak van ebola in Afrika is door de GHOR samengewerkt met de GGDafdeling infectieziekten, ter voorbereiding op mogelijke ziektegevallen in onze regio. Deze hebben zich niet voorgedaan. De meeste inzetten van de GHOR waren gerelateerd aan geplande activiteiten als Koningsdag en de NSS. Daarnaast is er in beide regio's waar de GHOR werkzaam is nog een aantal ongeplande inzetten geweest. De GHOR heeft een nieuw functiehuis ingevoerd voor de piketfuncties, in lijn met de vernieuwde crisisstructuur in beide regio's en landelijke ontwikkelingen. 2. Inzetten 2014 Er is een aantal malen opgeschaald in de regio's VrAA en VRZW. Hieronder het totaaloverzicht, vergeleken met voorgaande jaren, en een chronologisch overzicht van de GRIP-situaties in 2014. Omschrijving 2012 2013 2014 Aantal inzetten OvDG 727 158 141 GRIP situaties in VrAA 18 12 9 GRIP situaties in VrZW 8 9 9 Totaal aantal GRIP situaties 26 21 18 2
Datum Omschrijving GRIP Gemeente 01-01-2014 persoon te water en vermist GRIP 1 Zaanstad 05-03-2014 Café brand met asbest GRIP 1 Krommenie 16-03-2014 Zeer grote brand GRIP 1 Volendam 23-03-2014 Grote brand GRIP 1 Oostzaan 24-03-2014 Bommelding politie bureau Lijnbaansgracht GRIP 1 Amsterdam 24-03-2014 Bezoek Barack Obama Rijksmuseum/NSS GRIP 4 Amsterdam 01-04-2014 grote brand GRIP 1 Wormerveer 11-04-2014 gaslek GRIP 1 Amsterdam 26-04-2014 Bezoek Koninklijke Familie Amstelveen/ GRIP 4 Amstelveen/Koningsdag Amsterdam 28-04-2014 Grote brand / OGS GRIP 1 Wormerveer 25-06-2014 Bommelding Bijenkorf GRIP 1 Amsterdam 07-08-2014 Zeer grote brand GRIP 1 Uithoorn 04-09-2014 gasexplosie/neergestorte lift Beukenhorst GRIP 2 Diemen 18-09-2014 Zeer grote brand, OGS GRIP 1 Amsterdam 07-11-2014 Grote brand GRIP 1 Wormerveer 10-11-2014 Grote brand GRIP 1 Zaandam 12-11-2014 Grote brand GRIP 1 Aalsmeer 10-12-2014 Uitval NUTS voorzieningen (gas) GRIP 1 Landsmeer Opmerking [LR1]: Na vaststelling doucment - dit was geen bommelding, maar een verdacht pakket in een auto. Wat opvalt, is dat de forse daling in OvDG inzetten van 2013 ten opzichte van 2012, zich in 2014 nog heeft doorgezet. Deze komt door scherpere criteria voor inzet en registratie specifiek voor de GHOR vanaf 2012. De opschalingen naar GRIP 4 waren gepland: het betrof het bezoek van president Obama en de NSS en het bezoek van koning Willem-Alexander en Koningsdag. De andere inzetten zijn vrijwel allemaal afgehandeld in GRIP 1. Alleen voor Diemen is verder opgeschaald. Voor meer informatie over de inzetten wordt verwezen naar de jaarstukken van beide regio's. 3
3. Verantwoording speerpunten: resultaten en prestaties 2014 Prestaties/speerpunten voor 2014 Inzetbare GHOR-functionarissen Nieuwe functiehuis piketfunctionarissen implementeren, waaronder nieuwe functies Hoofd Informatiemanagement (HIN) en GHOR-centralist. Ten behoeve van aansluiting op de crisisstructuur in het nieuwe Regionale Crisisplan Informatiemanagement versterken: zowel in koude fase als warme fase. O.a. door preparatief vullen informatiesystemen Interregionale samenwerking met Veiligheidsregio Kennemerland zoeken bij deze speerpunten en bij kennis- en netwerkbijeenkomsten Voorbereiding van de witte keten Ketenpartners voorbereiden op een rolverandering GHOR in de koude fase: naar meer toezichthoudend Verhouding Traumacentra-GHOR, en ROAZ- Regiegroep Acute Zorg verhelderen en nieuwe invulling geven aan netwerk beheer ketenpartners Informatievoorziening t.b.v. ketenpartners in warme fase verbeteren Realisatie en nu onderdeel van going concern loopt door in 2015: interregionaal organiseren idem Takenpakket overdragen aan Ambulance Amsterdam (AA) AA voert het project "RAV voorbereid" uit. Dit zal in 2015 afgerond worden. Voldoen aan NEN7510- norm m.b.t. slachtofferregistratie realisatie in eindfase: jan of feb 2015 afronden Quick scan m.b.t. de stand van zaken zorgcontinuïteit verpleeg-,. Input voor prestaties verzorgingsinstellingen en thuiszorg 2015. 6. Inzet Tijdige opkomst, adequaat en professioneel handelen. Conform criteria 7. Evaluatie/EA Evalueren van inzetten conform procesbeschrijving (mono- en multidisciplinair) Professionaliseren van de multi-evaluatie, gericht op leren (Piketpool VrAA) 4. Planvorming Bijdragen aan multidisciplinaire planvorming en convenanten en implementatie van deze plannen, oa MJB VrAA, VrZW conform afspraak oa RCP Bijdragen aan organisatie netwerkdagen VrAA en VrZW (mogelijk netwerkdag Havenveiligheid van VrAA, VrZW en VrK gezamenlijk) 3. Advisering aan overheden en hulpverlenersorganisaties Procesbeschrijving opstellen en implementeren (intern GGD Amsterdam) Bijzondere evenementen: Koningsdag (Amstelveen) Proces en uitvoering evenementenadvisering VrZW versterken 8/9 Taken voor Partners GGD AA/TPA en GGD ZW/TPZ Beheren GROP, inclusief opleiden, trainen en oefenen voor beide regio's idem loopt Ontwikkelen van crisismanagement GGD Amsterdam visie ontwikkeling loopt door in 2015. Aansluiting op crisisplan GGD 10. Projecten Multidisciplinaire Kwaliteitszorg (VrAA) Multidisciplinaire Evenementenadvisering (VrAA) 5. Bedrijfsvoering Bewaken werkdruk en de balans tussen kwantiteit en kwaliteit Doorontwikkelen productbegroting: prestatie-indicatoren en uurtarief integreren Beheer debiteuren/crediteuren professionaliseren in beginfase verbeterplan met multi-partners opgesteld, realisatie in 2015 loopt conform planning: miv 2015 productbegroting hanteren loopt KIS in gebruik nemen dit is doorgeschoven naar 2015 4
4. Prestatie indicatoren De prestatie indicatoren van de GHOR zijn gebaseerd op de prestatie indicatoren die landelijk ontwikkeld zijn voor de GHOR (de zogenaamde Aristoteles indicatoren). Momenteel worden de indicatoren over 2014 geanalyseerd. Vandaar bevat onderstaand overzicht nog een aantal PMuitkomsten. Afspraken met ketenpartners (percentage van de ketenpartners waarmee actuele schriftelijke afspraken gemaakt, incl. verpleging/verzorging, etc). nb beperkt tot ketenpartners binnen Acute Zorg GHOR-advies bij evenementen: percentage van de relevante evenementen waarbij GHOR moet adviseren, de GHOR heeft geadviseerd 2012 2013 2014 Jaarrekening 60% 88% 88%* - 100% 100% Tijdige advisering m.b.t. evenementen en RO - 89% 92%** Continuïteitsplannen: percentage van de ketenpartners met een actueel - niet pm continuïteitsplan bekend Zirop: percentage van de ziekenhuizen in de regio dat beschikt over een 100% 100% 100% actueel Zirop Geoefendheid 1e lijns ketenpartners: het percentage van de ketenpartners, waarmee schriftelijke afspraken zijn gemaakt, dat heeft geoefend zoals afgesproken in deze schriftelijke afspraken - 100% nvt: geen oefening geweest waar GHOR aan deelnam Geoefendheid sleutelfunctionarissen GHOR: het percentage van de GHOR 86% 96% 96% functionarissen dat is opgeleid, getraind en geoefend conform de hiervoor geldende eisen in het jaarplan OTO*** Tijdige opkomst bij GRIP-incidenten*** 95% 97% 94% Rooster piketfunctionarissen GHOR gevuld - 100% 100% Profcheck SIGMA medewerkers: percentage van de aangestelde SIGMAmedewerkers 100% 100% 100% heeft de tweejaarlijkse bekwaamheidstest (profcheck) met positief gevolg afgelegd Materieel GHOR: het percentage van de inzetten en oefeningen waarbij het benodigde rampenbestrijdingsmaterieel tijdig ter plaatse is 100% 100% 100% Evaluaties GRIP inzetten: percentage van de GRIP-inzetten dat binnen de GHOR (monodisciplinair) is geëvalueerd Evaluaties opleidingen, trainingen en oefeningen: het percentage van de opleidingen, trainingen en oefeningen dat (monodisciplinair) is geëvalueerd Verbeteracties uit opleidingen, trainingen en oefeningen: het percentage verbeteracties uit OTO dat binnen de looptijd is Verbeteracties uit GRIP-inzetten: het percentage van de verbeteracties uit GRIP-inzetten dat binnen de looptijd is (indien ze binnen de reikwijdte van het GHOR-bureau vallen) - 100% vanaf GRIP 2 - niet bekend 100% vanaf GRIP 2 100% 37% pm geen gegevens - pm 95% *De GHOR heeft met alle relevante partners in de Acute Zorg convenanten, maar wil ook nog convenanten sluiten met het AMC en VUMC in hun rol als traumaregio.vandaar komt dit percentage niet uit op 100% **Bij de bepaling van tijdige advisering is gerekend met de momenten die de aanvrager aangaf als gewenste reactietermijn. ***Voor de indicatoren waar gesproken wordt over GHOR-functionarissen is het percentage (net als in 2012 en 2013) selectief berekend van de GHOR functionarissen Alg. Cdt, DPG en OvDG. 5
5. Urenverantwoording en managementrapportage Uren die algemeen zijn voor VrZW en VrAA De meeste uren worden gelijk toegerekend aan VRZW en VRAA, bijvoorbeeld de meeste activiteiten ten behoeve van inzetbare GHOR-functionarissen en bedrijfsvoering. De poule van inzetbare functionarissen staat voor beide regio s 24x7 paraat. Ook de ketenregie wordt voor beide regio s gelijk georganiseerd. Bijeenkomsten en convenanten worden vaak voor de beide regio s georganiseerd en ontwikkeld. In de bedrijfsvoering wordt ook geen onderscheid tussen de regio s gemaakt. Uren specifiek VRZW Een aantal activiteiten zijn echter goed te onderscheiden: de advisering voor evenementen en ruimtelijke ordening, de planvorming, en bepaalde projecten. Daarnaast wordt er voor multidisciplinaire oefeningen veelal een specifieke capaciteitsvraag neergelegd bij de GHOR. Met VRZW is voor 2014 het volgende afgesproken wat betreft multidisciplinaire bijdragen (directeurenoverleg 15 april 2014): -Bandbreedte MOTO-VRZW: 600-800 uur -Bandbreedte multidisciplinaire projecten VRZW (VBu): 200-400 uur NB de adviestaak evenementen voor VRZW valt buiten deze afspraken, omdat deze taak buiten de scope van het veiligheidsbureau ZW valt. Wel zijn hier uren voor begroot door het GHOR-bureau. Cijfermatig overzicht 2014 - GHOR (Totaal, VrZw en VrAA) Product/resultaatgebied Totaal begroot 2014 uren jan uren jan uren t/m april t/m aug t/m 2014 jan dec tijdsbesteding tijdsbesteding realisatie tov begroot 2014 Product 1. Organiseren van rampen bestrijden & crisis beheersen in acute en publieke gezondheidszorg Inzetbare GHOR-functionarissen 7173 30% 2211 4463 7549 31% 105% Voorbereiding van de witte keten 1155 5% 202 374 678 3% 59% Inzetten VrAA pm 50 57 39 0% nvt Inzetten VrZW pm 40 0% nvt Evaluaties van inzetten 879 4% 105 146 240 1% 27% Product 2.Advisering aan overheden ihkv risicobeheersing en -bestrijding Bijdragen aan Planvorming 1631 7% 336 802 1267 5% 78% bijdragen aan planvorming VrAA 936 973 4% 104% bijdragen planvorming VrZW 695 294 1% 42% Advisering 2547 11% 816 1461 2549 11% 100% Advisering VrAA 2212 2327 10% 105% Advisering VrZW 335 222 1% 66% Product 3. Taken voor GGD's binnen VrAA en VrZW Taken voor GGD A en ZW 1986 8% 639 1047 1731 7% 87% Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering 8719 36% 3845 6853 10341 42% 119% Totaal: 24090 8204 15203 24434 100% 101% Toelichting -Uren van bij de GHOR gedetacheerde medewerkers zijn in het jaaroverzicht niet meegenomen, omdat zij geen urenregistratie in Sisyphus hebben. 6
Dit betekent dat de uren voor de quickscan zorgcontinuïteit onder "voorbereiding van de witte keten" en een aantal uren voor evenementenadvisering hierin niet zijn opgenomen, en evenmin een aantal uren voor handboeken (inzetbare GHOR-functionarissen). 7
Uren specificatie voor VrZW Product/resultaatgebied VrZW begroting 2014 (uren) e 2014 uren begroot 2014 tov Inzetbare GHOR-functionarissen OTO organiseren multi VRZW 600 652 109% Inzet VRZW: inzet pm 40 nvt Evaluatie van inzetten VRZW: mono evaluatie 166 39 23% VRZW: multi evaluatie 100 1 1% Planvorming 695 294 42% VRZW: Regionaal Crisisplan 140 29 21% VRZW: Infectieziektencrisisbestr.plan 295 4 1% VRZW: Overig 260 261 100% Advisering VRZW adv. evenementen VRZW*1) 325 222 68% adviseren op. ruimte VRZW 10 0 0 Omdat de uren van externen in het jaaroverzicht niet is verwerkt, is het beeld niet helemaal compleet. Externen hebben gewerkt op de producten: inzetbare GHOR-functionarissen (handboeken), voorbereiding van de witte keten (quick scan zorgcontinuïteit) en op advisering evenementen. Het totaal aantal uren advisering evenementen VrZW is dus hoger dan in het overzicht is weergegeven. Deze constatering heeft geen betrekking op de uren waarvoor bandbreedtes zijn afgesproken. In de tussentijdse maraps van 2014 werd hier overigens wel bij stil gestaan. Conclusie, ten aanzien van de bandbreedtes: Zowel de uren voor MOTO als planvorming zijn binnen de bandbreedte uitgekomen. Hierop werkten geen externen, dus deze uren geven een feitelijke weergave. Er is wel een duidelijke afwijking bij planvorming zichtbaar van de realisatie versus de begroting. -Het Infectieziekten crisisbestrijdingsplan is ook dit jaar nog niet opgesteld, omdat nog steeds is gewacht op de landelijke beleidsontwikkelingen rond het RGODI. -Er zijn vanuit het Veiligheidsbureau minder uren voor het RCP gevraagd dan nodig gebleken. -Tot de categorie overig zijn onder meer de uren voor het regionaal risicoprofiel gerekend, als ongeveer 50% van de uren die besteed zijn aan de interregionale netwerkdag. De overige uren hiervoor zijn toegeschreven aan VrAA. De GHOR leverde hierbij de projectleider (ontkleurd) en een GHOR-vertegenwoordiger. Personeel/formatie De vacatures bij OTO zijn aan het begin van het jaar vervuld. Heel 2014 is een medewerker vanuit Brandweer Zaanstreek-Waterland bij de GHOR AA gedetacheerd, voor de quickscan zorgcontinuïteit en ondersteuning bij evenementenadvisering. Voor het actualiseren van de handboeken, in verband met de implementatie van het nieuwe functiehuis voor GHORfunctionarissen, is van een externe gebruik gemaakt. 8