- Jaarverslag 2016 Rekenkamercommissie Sittard-Geleen en Stein COMMISSIE ~~~~RD-GElEEN r 't" '.m,,"". "., Sittard-Geleen Gemeente Stein 7
COMMISSIE ~W;~RD-GELEEN Jaarverslag 2016 Rekenkamercommissie Sittard-Geleen en Stein Contact: Secretaris Thijs Deckers rekenkamer@sittard-geleen.nl Postbus 18 6130 AA Sittard Jaarverslag 2016
COMMISSIE ~~~~RO-GElEEN 1 Inleiding De gemeenteraden van Sittard-Geleen en Stein hebben besloten om met ingang van de raadsperiode 2014-2018 een gezamenlijke rekenkamercommissie te vormen welke bestaat uit een externe voorzitter en externe leden. De samenstelling, taken en bevoegdheden van deze rekenkamercommissie zijn vastgelegd in de Verordening Rekenkamercommissie Sittard-Geleen en Stein 2014 welke op 5 juni 2014 door de raad van Sittard-Geleen is vastgesteld en op 4 december 2015 door de raad van Stein. In artikel12, lid 10 van deze verordening is bepaald dat de rekenkamercommissie elk jaar v66r 1 april een verslag opstelt van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar. Daarnaast is in artikel 15, lid 3 bepaald dat de rekenkamercommissie elk jaar, eveneens v66r 1 april, een financiele verantwoording over het voorgaande jaar bij de gemeenteraad indient. Deze is in het jaarverslag ge"integreerd en opgenomen in paragraaf 5. 2 Samenstelling De Rekenkamercommissie Sittard-Geleen en Stein heeft gedurende het he Ie jaar 2016 de volgende samenstelling gehad: Voorzitter: Leden: de heer Ir. M.A.E.M. (Thijs) Heijnen de heer A.J. (Bert) Holman MAC de heer drs. G.J.M. (Jurrien) Biessen De griffier van de gemeente Sittard-Geleen is op grond van artikel 13, lid 1 van de in paragraaf 1 genoemde verordening verantwoordelijk voor de invulling van een functioneel onafhankelijk secretariaat dat de rekenkamercommissie ondersteunt. De rol van ambtelijk secretaris van de rekenkamercommissie is in heel 2016 waargenomen door de heer drs. W.H.M. (Wil) Voorter. Jaarverslag 2016 2
COMMISSIE ~~lj~rd-geleen 3 Onderzoeken Behalve het onderzoek naar Subsidiebeleid/Beleidsgestuurde Contract Financiering zijn de onderzoeken zonder inschakeling van externe onderzoekers uitgevoerd door de leden van de Rekenkamercommissie Sittard-Geleen en Stein. Naast onderzoeken die in 2016 zijn opgestart was er ook sprake van doorloop van reeds in 2015 opgestarte onderzoeken. 3.1 Doorloop onderzoeken 2015 In 2016 zijn de volgende onderzoeken budgettair gezien ook op het onderzoeksbudget Ligne (Sittard-Geleen) Het onderzoek verricht die in 2015 zijn opgestart en welke van 2015 drukken: naar het project Ligne is op 14 maart 2016 feitelijk afgerond met de aanbieding aan het college voor bestuurlijk wederhoor. Na ontvangst van de bestuurlijke reactie op 25 mei 2016 is het rapport van een nawoord voorzien en op 1 juli 2017 aangeboden aan de raad. Op 24 november 2016 heeft de Rekenkamercommissie een toelichting gegeven in de commissie CSSV. Het rapport Ligne is nog niet behandeld in de gemeenteraad. Nazorg-onderzoek (Sittard-Geleen) Deze quick-scan naar de opvolging van een tweetal onderzoeken van de voormalige Rekenkamercommissie Sittard-Geleen: "Minder is beter" en "Behandeling bezwaarschriften" is op 10 mei 2016 aangeboden voor wederhoor en na ontvangst van de bestuurlijke reactie op 31 mei is de rapportage op 11 juli 2016 aangeboden aan de raad. Gemeenschappelijke regelingennerbonden partijen (Sittard-Geleen) Het betreft een interactief onderzoek waarvoor in de loop van 2016 een drietal bijeenkomsten met raadsleden zijn georganiseerd. Op basis van de aandachtspunten van de Raad op basis van deze bijeenkomsten is de onderzoekaanpak nader uitgewerkt in twee deelonderzoeken naar "Risicomatrix en Informatievoorziening Verbonden partijen" en "Evaluatie van de Kadernota Verbonden Partijen". In verband met deze nadere uitwerking is de begroting voor het onderzoek bijgesteld en zijn tevens middelen uit het onderzoeksbudget voor 2016 hiervoor benut. De beide deelonderzoeken zullen begin 2017 worden afgerond. 3.2 Onderzoeken opgestart in 2016 In 2016 zijn de volgende nieuwe onderzoeken opgepakt: Subsidiebeleid/Beleidsgestuurde Contract Financiering (Sittard-Geleen) Jaarverslag 2016 3
COMMISSIE ~m~rd.geleen Na de opstart van dit onderzoek bleek dat bij veel betrokkenen toch twijfel heerste over de nut en noodzaak van dit onderzoek, omdat naar aanleiding van een eerder rekenkameranderzoek een traject gestart was om samen met een raadswerkgroep de BCF-systematiek te heroverwegen. Ook bij het Presidium bleek onvoldoende draagvlak voor dit onderzoek waarna de Rekenkamercommissie besloten heeft de uitvoering van het onderzoek te parkeren en het resterende budget voor ander onderzoek aan te wenden. Het onderzoek was het enige onderzoek in 2016 dat uitbesteed was aan een extern bureau (KplusV). Woonlastenontwikkeling (Sittard-Geleen en Stein) Dit betraf geen diepgaand onderzoek, maar een benchmark van de gemeente Stein en Sittard-Geleen met de overige Limburgse gemeenten op basis van de COELO - gegevens (2014-2015-2016) en de provinciale gegevens op de meest belangrijke heffingen en belastingen. De rapportages zijn op 1 juni 2016 aan beide gemeentebesturen aangeboden voor wederhoor. De colleges van Sittard-Geleen en van Stein hebben op respectievelijk 21 juni en 23 juni hierap gereageerd waarna op 29 juni 2016 de rapportages zijn aangeboden aan beide gemeenteraden. Steinerbos (Stein) Het onderzoek is kort voor de zomer opgestart en gezien de politiek-bestuurlijke actualiteit versneld uitgevoerd. Op 15 september 2016 is het onderzoek voor wederhoor aangeboden en na ontvangst van de bestuurlijke reactie op 28 september is het rapport op 6 oktober 2016 aangeboden aan de gemeenteraad. Besluitvorming in de gemeenteraad heeft op 20 oktober 2016 plaatsgevonden. Cultuurbedrijf De Domijnen (Sittard-Geleen) Dit onderzoek random het fusiepraces is volgens planning in de tweede helft van 2016 gestart en loopt door tot in 2017. Evaluatie Rekenkamercommissie (Algemeen) In dit onderzoek zal de gehanteerde werkwijze en het eigen functioneren tegen het licht gehouden worden waarbij ook de raadfracties en de beide griffiers zijn betrokken. Tevens zal onderzocht worden welke consequenties landelijke ontwikkelingen rondom rekenkamers hebben voor de Rekenkamercommissie Sittard-Geleen en Stein. Het onderzoek is eind 2016 opgestart en zal in de eerste helft 2017 worden aangeboden aan de beide raden. Decentralisaties in het Sociale Domein Omdat het onderzoek naar Subsidiebeleid/Beleidsgestuurde Contract Financiering is stopgezet ontstond er financiele ruimte voor een ander onderzoek voor de gemeente Sittard-Geleen. Op basis van gesprekken met afzonderlijke fracties en met het Presidium is gekozen voor een onderzoek naar de decentralisaties in het sociale domein. Er zal onderzocht worden hoe de landing van deze operatie binnen de gemeente Sittard-Geleen is verlopen en voor welke uitdagingen men nu staat. De exacte onderzoeksopzet zal begin 2017 worden opgesteld na een nadere verdieping Jaarverslag 2016 4
COMMISSIE ~~1J~RD-GEI. EN die eind 2016 is opgestart budget 2017 aangewend V~~r het volledige onderzoek zullen ook middelen uit het worden. 4 Overige werkzaam heden De Rekenkamercommissie Sittard-Geleen vergadert normal iter 1 x per maand, doorgaans in de avonduren in het stadhuis in Geleen. In 2016 heeft de commissie in totaal 14 reguliere vergaderingen commissie werden bijgewoond. De rekenkamercommissie gehouden welke allemaal door de voltallige hecht veel waarde aan wat er bij de individuele raadsfracties in beide gemeenten leeft. In navolging van de kennismakingsgesprekken in het eerste kwartaal van 2015 heeft de commissie ook in december 2016 weer afzonderlijke gesprekken gevoerd met een groot aantal fracties. Afronding van deze gesprekken heeft begin 2017 plaatsgevonden. Tijdens ontmoetingen is het functioneren van de rekenkamercommissie geevalueerd (mede in het kader van het onderzoek "Evaluatie Rekenkamercommissie") en is tevens ge'lnventariseerd aan welke onderzoeksonderwerpen onderzoeksprogramma 2017. behoefte was. Dit zal zijn vertaling vinden in het Naast de reguliere vergaderingen en genoemde kennismakingsbijeenkomsten hebben de voorzitter en de leden van de rekenkamercommissie afzonderlijk of gezamenlijk deelgenomen in tal van andere overleggen en zo op diverse momenten en in uiteenlopende gremia de rekenkamercommissie vertegenwoordigd. 5 FinanciEHeverantwoording Conform artikel 15, lid 3 van de Verordening Rekenkamercommissie SiUard-Geleen en Stein 2014 wordt in deze paragraaf de financiele verantwoording afgelegd over 2016. De Rekenkamercommissie SiUard-Geleen beschikte in 2016 over een budget van in totaal 90.812,94; samengesteld uit een bed rag van 77.812,94 afkomstig uit de begroting van de gemeente SiUard-Geleen en een bed rag van 13.000 uit die van de gemeente Stein. Dit budget is op grond van artikel 15, lid 2 van de eerdergenoemde verordening bestemd voor vergoedingen voor de leden van de rekenkamercommissie, de ambtelijke ondersteuning, kosten voor eventuele onderzoeksmedewerkers en externe deskundigen en mogelijke andere uitgaven die de rekenkamer nodig acht voor de uitoefening van haar taak. Daarnaast was er een bedrag van 34.320,00 beschikbaar uit het budget van 2015 voor de afronding van een aantal onderzoeken uit het onderzoeksprogramma 2015. Hiermee kwam het totaal beschikbare onderzoeksbudget op 125.132,94. Begin 2016 heeft de rekenkamer een begroting opgesteld welke aan de beide gemeenteraden ter kennis is toegezonden. In het onderstaande overzicht zijn de gerealiseerde bedragen in 2016 gerelateerd aan de geraamde bedragen uit deze begroting (bedragen in euro's). Jaarverslag 2016 5
COMMISSIE ~~~~RD.GElEEN In enkele gevallen werd door Rekenkamercommissie besloten het onderzoek tussentijds enigszins aan te passen en in len geval (BCF, zie paragraaf 3.2) was er sprake van het stopzetten van het onderzoek. Dit leidde tot bijstellingen van de begrootte bedragen. Daarnaast kan opgemerkt worden dat onder "reiskosten" oak reisen parkeerkosten zijn opgenomen welke Lv.m. onderzoeken zijn gemaakt. Kostenpost Begroot Bijstelling Uitgaven tim 31/12/16 Verschil Presentiegelden 8.000,00 11.223,00-3.223,00 Reiskosten 1.000,00 1.484,62-484,62 Secretaris 20.000,00 18.150,40 1.849,60 NVRR 1.500,00 1.255,00 245,00 Onvoorzien 2.000,00 27,50 1.972,50 Aigemene Kosten 32.500,00 32.140,52 359,48 Kostenpost Begroot Bijstelling Uitgaven tim 31/12/16 Verplichtingen Onderzoeken Budqet 2015: Ligne 6.720,00 516,00 7.236,00 0,00 Verbonden 26.000,00 26.000,00 0,00 Partijen Nazorgonderzoek 1.600,00 563,00 2.163,00 0,00 Onderzoeken Budget 2016: Steinerbos 9.500,00 1.751,00 11.251,00 0,00 BCF 29.903,00-22.772,00 7.131,00 0,00 Evaluatieonderz. 3.605,00 1.081,50 2.523,50 Lokale lasten 5.150,00 5.150,00 0,00 De Domijnen 13.184,00 3.460,80 9.723,20 Aanvullend onderz 6.608,00 3.827,00 2.781,00 Verbonden Part. 3 D's 10.000,00 206,00 9.794,00 Totaal 112.270,00-19.942,00 Onderzoeken 92.328,00 67.506,30 24.821,70 Totaal uitgaven Verplichtingen in 2016 uit 2016 99.646,82 24.821,70 Totaal beschikbare budget: Totaal uitgegeven inclusief verplichtingen 125.132,94 124.468,52 (waarvan 34.320 00 verolichtinaen uit 2015) Jaarverslag 2016 6
COMMISSIE ~~';';~D.GElEEN Uit het financiele overzicht is af te leiden dat van het totale beschikbare budget (inclusief verplichtingen uit 2015) van 125.132,94 een bed rag van 124.468,52 is uitgegeven dan wei gereserveerd voor in 2016 aangegane verplichtingen (onderzoeken welke doorlopen in 2017 maar ten laste komen van het budget 2016). Dit betekent een onderuitputting van 664,42. De leden van de Rekenkamercommissie Sittard-Geleen en Stein voeren de onderzoeken uit op basis van een vooraf ingediende en geaccordeerde offerte ("fixed price") waarbij aan de hand van een raming van de benodigde ureninzet en de op grond van artikel 8 lid 1b (reglement van orde) genoemde uurvergoeding een totaalbedrag berekend wordt. Deze uurvergoeding is in 2014 vastgesteld op 100 en door indexering bedroeg deze vergoeding in 2016 103 per uur. Het in 2014 vastgestelde totaalbedrag van 125 voor het voorbereiden en bijwonen van een vergadering bedroeg in 2016 door indexering 129. De ge'lndexeerde bedragen worden berekend en aangeleverd door de financiele afdeling van de gemeente Sittard- Geleen. De jaarlijks beschikbare budgetten zijn tot nu toe overigens niet ge'indexeerd waardoor de beschikbare capaciteit ieder jaar een beeije afneemt. Jaarverslag 2016 7
COMMISSIE ~V,~RD.GElEEN Vastgesteld tijdens de vergadering van de Rekenkamercommissie op 25 april 2017; Y-V eijnen -- De secretaris, Drs. T. Deckers Jaarverslag 2016 8