OPENBAAR CENTRUM VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN SINT-NIKLAAS De Raad voor Maatschappelijk Welzijn

OPENBAAR CENTRUM VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN SINT-NIKLAAS De Raad voor Maatschappelijk Welzijn Zitting van 27 februari 2014 De zitting heeft plaats in de raadzaal van het OCMW, Lod. de Meesterstraat 3 te Sint- Niklaas. Aanwezig: Mike Nachtegael, voorzitter Jan Van Peteghem, Martine De Bondt, Geertje Afschrift, Walther Bruwiere, Liliane Verbeke, Jens Vrebos, Filip Herman, Bernd Van Besauw, Johan Uytdenhouwen, Yvan De Bruyne, Viv Van Dingenen en Koen De Smet, leden Tjeu van Diessen, secretaris De heer Mike Nachtegael, voorzitter, verklaart de zitting voor geopend om 20.05 uur. A G E N DA : OPENBARE ZITTING Notulen raadszittingen goedkeuring 1. Conceptnotulen OCMW-raad van 30.01.2014 (openbare zitting) goedkeuring Walther Bruwiere heeft een opmerking bij pagina 13, punt 16, maaltijden aan huis. Daaruit blijkt dat hij les zou hebben gekregen dat de keuken slechts 4 dagen per week open is. Hij is zelf begonnen met dit te zeggen, dus hij wist dat. Het verslag is niet altijd een letterlijke weergave van wat gezegd is, maar soms zijn er intentionele dingen. Toch zal hij, mits opname van deze opmerking, het verslag goedkeuren. De conceptnotulen van de OCMW-raad van 30.01.2014 (openbare zitting) worden met eenparigheid van stemmen goedgekeurd. 2. Mededelingen door de heer voorzitter Volgende punten worden van de agenda afgevoerd: 1

Werken 7. Bouw wzc Het Lindehof perceel omgevingsaanleg - PV van voorlopige oplevering goedkeuring - vrijgave 50% borgstelling beslissing - overzicht van eindafrekening kennisneming stand van zaken 8. wzc Het Lindehof - verrekeningen : intrekking nr 64 en goedkeuring nrs 64A/91B/93A/95A/120B/127A/156A/181B/192A/194C/196B/200A/202A - overzicht van eindafrekening Algemene Bouw Maes bespreking beslissing 10. Opdracht tot opmeting Ter Bekesite (Sinaai) Personeel 17. Uitbetaling verlofsaldo statutaire personeelsleden - beslissing Voor de informatieve bijeenkomst voor Gemeente- en OCMW-raadsleden verschuift de datum van maandag 10 maart naar woensdag 19 maart. In het bijzonder comité van 13 februari is een toelichting gegeven van het bureau Brut over de ontwikkeling van de site Ter Beke. Deze presentatie staat ook op de website, in een speciaal daarvoor opgezet deel. Deze presentatie is in bijna gelijke vorm gegeven aan de stuurgroep. Brut zal op 17 maart de presentatie, zoals gegeven aan de Raad, ook aan het college geven. Want de besluitvorming over de site zal in nauw overleg met de stad moeten gebeuren. In januari zijn Bernd, Liliane en Martine verjaard. Aan het eind van deze raadszitting trakteren zijn op zout, zoet en een drankje. De voorzitter feliciteert hen met hun verjaardag (applaus). Financiën 3. EMIR cliëntrapportage serviceovereenkomst In toepassing van Europese regelgeving moeten de nodige stappen genomen worden om over bepaalde financiële producten te rapporteren. Zelf rapporteren zou duur en complex zijn. Daarom gebeurt het via de bank. De vorige keer was de vraag, wat het kost. Want in de overeenkomst stond dat wij aansprakelijk zijn voor fouten. De financieel beheerder heeft daarover gezegd dat de bank deze service kosteloos aanbiedt. En een tweede opmerking was of er feitelijk geen risico bestaat. Yvan De Bruyne verwijst naar de mail die op 28 januari is gekomen om de overeenkomst toch te behandelen, voor de zitting van het BC van 13 februari 2014. Hij vraagt of dit contract al getekend is. 2

De voorzitter antwoordt dat hij niet getekend heeft. Wel is er door de financieel beheerder al een actie ondernomen. Hij heeft het bedrag dat aan de registratie moet worden betaald reeds overgeschreven. Yvan De Bruyne is van mening dat op deze manier geen geldige beslissing genomen kan worden. In deze rapportage instappen, is geen probleem, maar de werkwijze vindt hij niet correct. De voorzitter antwoordt dat een dergelijke wijze van besluitvorming juridisch correct kan verlopen, als er dingen over in het huishoudelijk reglement staan. Dat is momenteel nog niet voorzien. Johan Uytdenhouwen sluit zich namens zijn fractie aan bij de opmerkingen van Yvan De Bruyne. De Raad: Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 24 januari 2008 om een raamcontract afgeleide producten ondernemingen af te sluiten met ING; Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 17 september 2009 waarbij aan de heren voorzitter en secretaris volmacht werd verleend om het aangepaste raamcontract afgeleide producten rechtspersonen (editie 2008) te ondertekenen; Overwegende dat de raad van de Europese Unie op 4 juli 2012 formeel ingestemd heeft met de verordening 648/2012 van het Europees Parlement van 29 maart 2012 betreffende OTC-derivaten, centrale tegenpartijen en transactieregisters, ook bekend als de European Market Infrastructure Regulation (EMIR); Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 12 december 2013 waarbij het raamcontract afgeleide producten rechtspersonen in overeenstemming wordt gebracht met deze verordening; Overwegende dat het nieuwe artikel 18 Rapportageverplichting van het raamcontract de mogelijkheid voorziet om de verplichting tot rapportering van derivatentransacties aan een transactieregister te delegeren aan ING; Gelet op de wet van 8 juli 1976 op de OCMW's, aangevuld met latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, aangevuld met latere wijzigingen; Overwegende dat de raad van het OCMW van Sint-Niklaas voor dit punt in openbare zitting vergaderde; Op voorstel van de heer voorzitter; Besluit eenparig: Artikel 1: De rapportageverplichtingen die voortvloeien uit EMIR-verordening EU 648/2012 te delegeren aan ING Bank. Art. 2: 3

Aan de heren secretaris en voorzitter volmacht te geven om de Cliëntrapportage Serviceovereenkomst met ING te ondertekenen en een LEI aan te vragen. 4. Aanpassing code budgethouders goedkeuring beslissing De Raad: Gelet op de wet van 8 juli 1976 op de OCMW's, aangevuld met latere wijzigingen; Gelet op de wet op de overheidsopdrachten; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, aangevuld met latere wijzigingen; Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Overwegende dat de raad van het OCMW van Sint-Niklaas voor dit punt in openbare zitting vergaderde; Op voorstel van de heer voorzitter; Besluit eenparig: Enig Artikel: Goedkeuring te verlenen aan de Code Budgethouders, bijgevoegd in bijlage. 4

Code Budgethouders 1. Wat is budgethouderschap? Budgethouderschap houdt in dat de bevoegdheid tot het beheer van een taakstellend budget wordt overgedragen aan budgethouders. Een budget is taakstellend omdat het een norm inhoudt waarvan de budgethouder de realisatie nastreeft. De doelstelling is dus niet enkel binnen de perken van het budget blijven maar ook met dat budget een doel bereiken. Voorbeeld: het budget is normaal voldoende om 100 maaltijden te realiseren. Je slaagt erin het budget slechts voor 80% te gebruiken (wat O.K. is want je blijft binnen het budget) maar je hebt slechts 70 maaltijden gerealiseerd. Het resultaat is, getoetst aan de norm 100% van het budget = 100 maaltijden, toch slecht! Concreet betekent dit dat de budgethouder sedert het OCMW-decreet, samen met de secretaris en de financieel beheerder, in overleg met het managementteam, een rol speelt in de hele financiële cyclus van het onderdeel van het OCMW waarvoor hij/zij bevoegd wordt, met name: - in functie van het verlenen van advies aan het managementteam bij de opmaak van het meerjarenplan, de budgetten, budgetwijzigingen en interne kredietaanpassingen die opgesteld worden door de secretaris en de financieel beheerder - raadpleging van de boekhouding - facturatie van de te ontvangen bedragen die betrekking hebben op het hem of haar toevertrouwde budget - bij delegatie in toepassing van artikel 52 lid 4 van het OCMW-decreet, het aangaan van de verbintenissen overeenkomstig het hem of haar toevertrouwde budget, voor zover het gaat om een opdracht die past binnen het begrip dagelijks bestuur of die nominatief in het budget is opgenomen. - bij delegatie in toepassing van artikel 52 lid 4 van het OCMW-decreet, bepalen van de wijze van gunnen, het vaststellen van de voorwaarden, toewijzen en uitvoeren van de opdracht, goedkeuring van de te betalen bedragen voor zover het gaat om een opdracht die past binnen het begrip dagelijks bestuur of die nominatief in het budget is opgenomen. - advies verlenen in verband met beslissingen die het resultaat beoogd door het beheerde budget kunnen beïnvloeden, dit houdt in dat wie een beslissing voorstelt te agenderen deze impact inschat en bijgevolg voorlegt voor advies aan de budgethouder op wiens budget deze impact zich kan voordoen. - oordelen en beoordeeld worden op de realisatie van de resultaten. 2.Voor welke budgetten is welke budgethouder bevoegd in OCMW St-Niklaas. Het OCMW-decreet (art.52, eerste en vierde lid) voorziet een getrapte delegatie door de secretaris aan personeelsleden nadat hijzelf delegatie van de Raad kreeg. De rechtstreekse delegatie door de Raad aan personeelsleden in toepassing van artikel 161, 3 kan slechts nog met betrekking tot bepaalde projecten en houdt geen bevoegdheid in om verbintenissen aan te gaan. Omwille van de samenhang van de activiteiten binnen een bepaald beleidsveld ligt het wel voor de hand te vertrekken van het begrip beleidsveld om de actieradius van de budgethouder te bepalen. Binnen deze beleidsvelden en -items kan verder gedefinieerd worden, of horizontaal over de 5

beleidsvelden en -items heen vastgelegd, of gekoppeld worden aan bepaalde grensbedragen of adviezen. Het OCMW Sint-Niklaas kent heel wat beleidsvelden. Binnen sommige beleidsvelden wordt subanalytisch gewerkt, met beleidsitems. Het budgethouderschap, dat principieel aan de Raad is toegewezen, en de bevoegdheid om verbintenissen aan te gaan kan dan worden gedelegeerd aan het Vast Bureau of een Bijzonder Comité of aan de secretaris. Indien de Raad deze mogelijkheid voorziet kunnen deze verder delegeren aan de secretaris en de secretaris kan verder delegeren aan personeelsleden van het OCMW. Dit is enkel mogelijk voor wat onder het begrip dagelijks bestuur valt, zoals de Raad dit omschrijft (zie bijlage 1), binnen de perken vastgesteld door de Vlaamse Regering. Deze formule laat toe dat de secretaris vlot inspeelt op specifieke noden en stemt ook overeen met wat voorheen van toepassing was inzake budgethouderschap ingevolge het decreet van 17 december 1997. Het jaarlijks rapport omtrent de uitvoering van het budgethouderschap dat het OCMWdecreet nu voorziet, laat de Raad toe tevens voldoende zicht te houden op deze delegaties. Samengevat: In het OCMW Sint-Niklaas koppelen we het budgethouderschap zoveel als mogelijk aan beleidsvelden en -items en werken we (behoudens voor wat betreft secretaris) met getrapte delegatie : 1. van de Raad aan Het Vast Bureau en Bijzondere Comité s en aan de secretaris. 2. van de secretaris aan personeelsleden. Wijzigingen in de loop van het jaar worden door de secretaris gemeld via een dienstmededeling die tevens op een voor ieder personeelslid raadpleegbare map op de gedeelde mappen wordt geplaatst. Jaarlijks wordt het actuele overzicht aan de Raad meegedeeld in het rapport omtrent de uitvoering van het budgethouderschap. Daarnaast kent het decreet het rechtstreeks door dit decreet toegewezen budgethouderschap (bijvoorbeeld inzake dagelijks personeelsbeheer). Concreet : Volgende budgetten, inclusief de vermelde bevoegdheden in toepassing van artikel 52, lid 4 van het OCMW-decreet, worden binnen het begrip dagelijks bestuur toegewezen als volgt : 2.1 Personeelsleden door de secretaris toegewezen: Departementschef sociale dienstverlening Beleidsveld (BV) - BBC 0900 Sociale bijstand 0904 Activering van tewerkstelling 0909 Overige verrichtingen inzake sociaal beleid 0930 Sociale Huisvesting * advies inzake betalingen maatschappelijke dienstverlening en samenwerkingsovereenkomsten die tot de bevoegdheid van dit comité 6

behoren. Administratief en facilitair coördinator Directeur seniorenzorg Hoofd voedingsdienst Diensthoofd technische dienst Departementschef ICT Preventieadviseur Beleidsveld (BV) - BBC 0119 Overige algemene diensten/item: logistiek 0119 Overige algemene diensten/item wagenpark 0953 Woon- en zorgcentra 0951 Dienstencentra 0954 Dagverzorgingscentra 0943 Gezinshulp 0946 Thuisbezorgde maaltijden 0948 Poetsdienst 0947 Klusjesdienst 0949 Overige gezinshulp 0959 Overige verrichtingen betreffende ouderen 0952 Assistentiewoningen 0950 Ouderenwoningen * als hiërarchisch hogere budgethouder (zie punt 3 modaliteiten) * enkel als hiërarchisch hogere budgethouder (zie punt 3 modaliteiten) Beleidsveld (BV) - BBC 0119 Overige algemene diensten/item: centrale keuken * Het hoofd voedingsdienst is tevens horizontaal budgethouder voor alle budgetten die verband houden met voeding. Beleidsveld (BV) - BBC 0119 Overige algemene diensten/item: Technische dienst 0119 Overige algemene diensten/item: Magazijn niet-voeding Beleidsveld (BV) - BBC 0119 Overige algemene diensten/item: ICT Beleidsveld (BV) - BBC 0115 Welzijn op het werk Departementschef algemene zaken Beleidsveld (BV) - BBC 7

2.2 Financieel beheerder 050 Patrimonium zonder maatschappelijk doel 0100 Politieke organen 0110 Secretariaat 0112 Personeelsdienst en vorming 0119 Alle andere items dan ICT, technische dienst, magazijn niet-voeding, logistiek, wagenpark en centrale keuken. * als hiërarchisch hogere budgethouder (zie punt 3. modaliteiten) Beleidsveld (BV) - BBC 0111 Fiscale en financiële diensten 2.3 Secretaris * voor het departement financiën (o.m. kosten dagvaardingen, programmatuur ) voor zover deze verband houden met om zijn opdrachten die hij in volle onafhankelijkheid dient uit te oefenen. * voor het (mede)goedkeuren van facturen waaraan specifieke betalingsvoorwaarden aan verbonden zijn. Beleidsveld (BV) - BBC 0114 Organisatiebeheersing * voor alle items die niet zijn gedelegeerd, voor receptiekosten en voor het dagelijks personeelsbeheer (art. 85 OCMW-decreet). Dit is uitgewerkt in het Huishoudelijk Reglement * als hiërarchisch hogere budgethouder (zie punt 3. modaliteiten) * De secretaris wordt eveneens (in toepassing van art. 162 4 van het OCMW-decreet) gemachtigd de betaling goed te keuren van uitgaven die binnen de bevoegdheid van de Raad, het Vast Bureau of het Bijzonder Comité vallen) vallen. Dit is bijvoorbeeld het geval voor de personeelskosten (lonen ), maatschappelijke dienstverlening en facturen investeringsuitgaven waarvoor de Raad, het Bijzonder Comité Sociale Dienst of het Vast Bureau bevoegd zijn. Voor de maatschappelijke dienstverlening en samenwerkingsovereenkomsten die tot de bevoegdheid van dit comité behoren worden aan deze voorstellen tot betaling het advies gehecht van de departementschef sociale dienst of zijn vervanger. 2.4 Beleidsinstanties Voorzitter * voor de dringende steunverlening en, wanneer het geringste uitstel onbetwistbaar schade zou veroorzaken, de gunningsprocedure en de 8

gunning van overheidsopdrachten Vast Bureau * als hiërarchisch hogere budgethouder (zie punt 3 modaliteiten) * de gunningsprocedure en de gunning van overheidsopdrachten in geval van dwingende en onvoorziene omstandigheden (art. 52 laatste lid van het OCMW-decreet). * de uitvoering van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van alle overheidsopdrachten in verband met het investeringsbudget die niet onder het begrip dagelijks bestuur (zie bijlage 1) vallen of die nominatief vermeld worden in het budget. In het geval echter van meerwerken, die de 10 procent van de oorspronkelijke toewijzing overschrijden (met een minimum van 5.000 euro), of meerwerken die in hun totaliteit 10 procent zullen overschrijden, wordt dit, vóór de aanvang van de meerwerken, voorgelegd aan de Raad. * de uitvoering van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van alle overheidsopdrachten in verband met het exploitatiebudget die niet onder het begrip dagelijks bestuur vallen (hoger dan 85.000 ). 1 Uitzondering op deze regel: - wanneer de Raad in de beslissing om een procedure in te zetten beslist dat de toewijzing door de Raad zelf zal gebeuren. - wanneer blijkt dat de kostprijs de raming met meer dan 30% overschrijdt. In dat geval moet het dossier opnieuw worden voorgelegd aan de Raad, die beslist over al dan niet toewijzing. Uitzonderingen: - indien het bedrag dat de raming overschrijdt niet hoger is dan 5.000 euro, kan het Vast Bureau toch overgaan tot toewijzing, ook al betekent dit een overschrijding van de raming met 30% of meer - indien het bedrag dat de raming overschrijdt hoger is dan 50.000 euro, moet het dossier opnieuw voor de Raad worden gebracht, ook al betekent dit een overschrijding van de raming met minder dan 30%. Bijzonder Comité voor de sociale dienst Raad voor Maatschappelijk Welzijn *inzake maatschappelijke dienstverlening (inclusief opdrachten ten voordele van privé-instellingen (samenwerkingsovereenkomsten) die tot de bevoegdheid van het Bijzonder Comité van de sociale dienst behoren). 1 Dit bedrag komt overeen met de recente wijziging van het grensbedrag bij onderhandelingsprocedure in de wetgeving overheidsopdrachten. 9

* Alles wat niet werd gedelegeerd, inzonderheid van wat werd uitgesloten van het begrip dagelijks bestuur. Het bepalen van de wijze van gunnen, het vaststellen van de voorwaarden is die gevallen bijgevolg voorbehouden aan de Raad. *als hiërarchisch hogere budgethouder (zie punt 3 modaliteiten) 10

3. De modaliteiten van dit budgethouderschap : A. Hiërarchie Hiërarchie schematisch: Raad Vast Bureau/Bijzonder Comité Voorzitter Directeur seniorenzorg Administratief en facilitair coördinator BV 119/logistiek, 119/ wagenpark, 953, 951, 954, 943, 946, 947, 948, 949, 959, 952, 950, 992 Secretaris Financieel Beheerder BV 114 BV 111 Departementschef algemene zaken BV 50, 100, 110, 112, 119/andere Hoofd voedingsdienst BV 119/Centrale Keuken Departementschef ICT BV 119/ICT Diensthoofd technische dienst BV 119/Technische dienst 119/Magazijn niet-voeding Departementschef sociale dienstverlening BV 900, 901, 902, 904, 909, 930 Preventieadviseur 115 (In vet: de hiërarchisch hogere budgethouder) (In vetjes, de hiërarchisch hogere budgethouder) Vooreerst is het nuttig een hiërarchie onder de budgethouders vast te leggen om medehandtekening of vervanging volgens een geijkt schema te laten verlopen: bij ziekte of afwezigheid wordt een budgethouder vervangen door de hiërarchisch hogere budgethouder, bij afwezigheid van de secretaris, de financieel beheerder en omgekeerd. B. Vanaf 8.500 moet het voorafgaand akkoord van de hiërarchisch hogere budgethouder bekomen worden (tenzij binnen een eerder afgesloten raamcontract) Basisschema : - de budgethouder bestelt tot 8.500 (excl.b.t.w.) na raadpleging van ten minste 3 leveranciers, die goederen/diensten die met aangenomen factuur kunnen gegund worden en bestelt tot 85.000 (excl. B.T.W.), goederen en diensten die kunnen gegund worden via voorafgaandelijke procedure overheidsopdrachten door de Raad op afroep (raamcontract). 11

Voorbeeld: het hoofd voedingsdienst bestelt vlees zonder voorafgaand akkoord, hoewel de factuur per maand méér dan 10.000 kan bedragen omdat dit op basis van een door de Raad besliste en door het Vast Bureau toegewezen aanbesteding gebeurt. - de budgethouder bestelt tot en met 85.000 (excl. B.T.W.), na raadpleging van ten minste 3 leveranciers en op zicht van een offerte, goederen en diensten mits voorafgaand akkoord van de hiërarchisch hogere budgethouder (dit akkoord is een onderdeel van het intern controlesysteem en wordt hierbinnen nader uitgewerkt). C. Boven 85.000 is de Raad bevoegd, en wordt het visum van de financieel beheerder bekomen De financieel beheerder verleent een voorafgaand visum (art. 162 2 van het OCMWdecreet) voordat enige verbintenis wordt aangegaan voor de voorgenomen uitgaven die 85.000 excl. BTW overtreffen. Engagementen gelijk of lager dan 85.000 en aanstellingen waarvan de duur niet meer bedraagt dan één jaar worden uitgesloten van de visumverplichting. Contracten van onbepaalde duur worden voor de toepassing van deze bepaling gelijkgesteld met een aanstelling van meer dan één jaar. Bij opeenvolgende contracten voor dezelfde functie moet de totale duur worden aangenomen voor de toepassing van deze bepaling. Zijn tevens uitgesloten van visumverplichting, zelfs indien de aanstellingen voor méér dan één jaar gebeurt : 1 een tewerkstelling met toepassing van artikel 60, 7, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; 2 een tewerkstelling ter uitvoering van andere dan in het 1 vermelde werkgelegenheidsmaatregelen van hogere overheden voor maximum 4 jaar in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vermeld in hoofdstuk IV, afdeling 1, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn of in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vermeld in artikel 8, 9 of 13, van de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie. Investeringssubsidies worden nooit uitgesloten van de visumverplichting. Uitgesloten van visumverplichting is de toekenning van leefloon op basis van de wet. 12

Wijze van aanvragen en verlenen van het visum Het visum kan per mail worden aangevraagd door de budgethouder of de aankoopdienst. Bij de aanvraag wordt het volledige dossier dat aan het bevoegde beslissingsorgaan zal voorgelegd worden, toegevoegd. De aanvrager vult tevens de gegevens in, voorzien in het model voor aanvraag visum in dat beschikbaar is op de gedeelde mappen. De financieel beheerder beschikt over 3 werkdagen om zijn visum af te leveren. Deze termijn wordt gestuit en begint pas opnieuw te lopen nadat het dossier werd vervolledigd én nadat de nodige adviezen zijn toegevoegd waarvoor bij de aanvraag van het visum werd gemeld dat ze nog in onderzoek zijn. De financieel beheerder stelt de vraag om het dossier te vervolledigen binnen de voormelde 3 werkdagen. De financieel beheerder kan deze termijn met 3 werkdagen verlengen indien geen hoogdringendheid werd ingeroepen. Dit visum kan eveneens per mail worden verstrekt aan wie het visum verzocht. Het visum wordt tevens, ofwel aangebracht op het voorgelegde stuk met vermelding van nr. en datum, ofwel worden diezelfde gegevens vermeld in het motiverend gedeelte van de beslissing indien het een beslissing van de Raad, het Vast Bureau of een Bijzonder Comité betreft. Indien het visum, gemotiveerd, wordt geweigerd, wordt tezelfdertijd een afschrift bezorgd aan de secretaris. Algemene bemerkingen 1. Voor langlopende contracten wordt de waarde berekend op het totaal bedrag voor de hele looptijd. Indien de looptijd onbepaald is (bijvoorbeeld omdat het contract onbepaald verlengbaar is), moet op 4 jaar gerekend worden. 2. De beslissingen, contracten of bestelbons worden door de budgethouder ondertekend in toepassing van art. 183, 3 van het OCMW-decreet dat luidt : De beslissingen, de akten en de briefwisseling van personeelsleden aan wie bevoegdheden werden gedelegeerd of toevertrouwd, worden door die personeelsleden ondertekend. De bestelgemachtigde bereidt enkel de bestelbons voor ter goedkeuring en ondertekening door de budgethouder, en beslist en ondertekent dus nooit zelf. 3. Alle bestellingen onder de 5.000 (excl. BTW) zijn werkingsuitgaven voor zover ze niet zijn opgenomen in een investeringsbudget. Bij afzonderlijke bestelaanvragen, waarvan de waarde lager is dan 5.000, maar die deel uitmaken van een investeringsbudget, dient het geheel bekeken te worden. Vanaf 5.000 is het een investeringsuitgave als het gaat om een duurzame verbetering of uitbreiding van het patrimonium die over meerdere jaren dienstig of nuttig blijft en daarom afgeschreven wordt. In principe zijn deze uitgaven opgenomen in het investeringsbudget. 4. De budgethouders kunnen bestelgemachtigden aanwijzen die de bestelaanvraag kunnen aanmaken (de aankoopdienst en de informaticadienst krijgen een kopie van de mail waarbij zij worden aangewezen), de budgethouder blijft bevoegd voor het goedkeuren (valideren) van de bestelling en de goedkeuring van de factuur. Budgethouders zijn in elk geval bestelgemachtigd voor alles wat via interne facturatie op het beleidsveld komt waarvoor zij verantwoordelijk zijn. 13

5. Elke budgethouder kan het diensthoofd van de aankoopdienst schriftelijk machtigen bestelaanvragen gedaan door een door hem aangestelde bestelgemachtigde in zijn opdracht te valideren (goed te keuren), dit diensthoofd ondertekent de bestelbon overeenkomstig de procedure aankopen, waarbij hij bevestigt dat de wetgeving overheidsopdrachten werd nageleefd. In de gevallen dat hij dit niet kan nagaan (bv. sommige aankopen op aangenomen factuur), tekent de budgethouder. 6. de te betalen facturen liggen ter inzage van de Raad tenzij de dringend te betalen facturen, welke steeds op de dienst financiën kunnen geconsulteerd worden overeenkomstig het huishoudelijk reglement. D. Adviezen - De preventieadviseur verstrekt advies overeenkomstig en in de gevallen in de wetgeving voorzien. - De budgethouder verleent voorafgaandelijk advies aan het bevoegde beslissingsorgaan, behoudens voor personeelsdossiers. Hij wordt uitgenodigd om advies te geven door diegene die het punt agendeert (indien dit de budgethouder zelf niet is). Het advies wordt verleend binnen de 8 dagen (bij gebreke waaraan het wordt geacht gunstig te zijn) en in elk geval vóór de verzending van de stukken naar de raadsleden: - T.a.v. het lastenboek inzake procedures overheidsopdrachten door de Raad te beslissen en waarbij bestelling op afroep mogelijk is voor goederen of diensten die de budgethouder zal bestellen. - T.a.v. investeringsuitgaven die zullen toegerekend worden op het beleidsveld of - item waarvoor de budgethouder instaat. E. Procedure Er wordt gebruik gemaakt van de aankoop- en bestelprocedures en van de procedure goedkeuring factuur en betaling. In de gevallen waar het bedrag van de toewijzing niet hoger ligt dan het bedrag van de raming, waarvoor al positief advies werd bekomen in het kader van een principebeslissing, hoeft niet opnieuw financieel advies gevraagd worden. F. Richtlijnen voor budgetaanpassingen of -verschuivingen in het exploitatiebudget Als gevolg van de invoering van de BBC zijn de regels voor budgetwijziging en kredietaanpassing gewijzigd. Enkel wanneer de rubrieken die voorkomen in de financiële nota van het budget overschreden worden, is een budgetwijziging of kredietaanpassing nodig, conform de bepalingen van het BBC-besluit. Aanpassingen in de budgetten die geen kredietaanpassing of budgetwijziging zijn, worden aanpassing van de raming genoemd. Het gaat hier over aanpassingen en verschuivingen van kredieten binnen de budgetten van budgethouders en tussen de budgetten van budgethouders, zonder dat de rubrieken die voorkomen in de financiële nota van het budget worden overschreden. Ieder bestuur bepaalt zelf de modaliteiten die van toepassing zijn op het kredietbeheer van budgethouders. Het OCMW Sint-Niklaas voorziet op dit punt volgende richtlijnen: 14

Kredietaanpassingen of -verschuivingen in rekeningen die beheerd worden door één budgethouder kunnen doorgevoerd worden mits akkoord van de betreffende budgethouder. Kredietaanpassingen of -verschuivingen tussen rekeningen die beheerd worden door verschillende budgethouders kunnen doorgevoerd worden mits akkoord van de betreffende budgethouders. Wanneer er geen akkoord is, wordt het voorstel voorgelegd aan het managementteam om een beslissing ter zake te nemen. Om voldoende transparantie te behouden worden alle kredietaanpassingen en - verschuivingen driemaandelijks gerapporteerd aan het Bijzonder Comité Financiën en Interne Organisatie, samen met de kwartaalrapporten. 15

Bijlage 1 Het begrip dagelijks bestuur bevat alle beheersdaden die geboekt worden op het exploitatiebudget of die in normale omstandigheden het OCMW niet jaaroverschrijdend binden en alle investeringen voor zover die in principe binnen hetzelfde boekjaar gerealiseerd of geleverd worden. In die zin beslist de Raad binnen het OCMW van Sint-Niklaas als dagelijks bestuur te beschouwen : 1. Investeringen : Geen : Alle investeringen zijn uitgesloten van het begrip dagelijks bestuur. Het bepalen van de wijze van gunnen, het vaststellen van de voorwaarden is bijgevolg voorbehouden aan de Raad. De uitvoering, gunning en toewijzing van de investeringen worden gedelegeerd naar het Vast Bureau met uitzondering van de meerwerken mbt deze investeringen die de 10 procent van de oorspronkelijke toewijzing overschrijden (met een minimum van 5.000 euro), of meerwerken die in hun totaliteit 10 procent zullen overschrijden worden niet gedelegeerd. 2. Exploitatie: - tot en met 85.000 (de afroep binnen een raamcontract dat toegewezen werd voor een bedrag hoger dan 85.000 wordt wel gedelegeerd naar de secretaris en de ambtenarenbudgethouders) met uitzondering van de hierna beschreven gevoelige dossiers. De uitvoering, gunning en toewijzing worden gedelegeerd naar het Vast Bureau, ook van de hiernavermelde gevoelige dossiers. - gevoelige dossiers : dit zijn onder meer: - alles met betrekking tot onderzoeksopdrachten - goedkeuren van een project dat niet voorzien is in de jaarplanning van het managementteam of in de beleidsnota. - beslissingen of projecten die afwijken van goedgekeurde beleidsdocumenten, inzonderheid de beleidsnota Bij gevoelige dossiers toetst de budgethouder af bij de voorzitter of er met betrekking tot de bestelaanvraag een principebeslissing nodig is, en neemt desgevallend het passend initiatief om de verdere procedure via de raad te voeren. Belangrijk is dat de budgethouder de opportuniteit in de ruime zin aftoetst. 16

Bemerkingen : - Voor gevoelige dossiers toetst de budgethouder af bij de voorzitter of met betrekking tot de bestelaanvraag een principebeslissing nodig is, en neemt desgevallend het passend initiatief om de verdere procedure via de Raad te laten voeren (door het agenderen van de bestelaanvraag op de ontwerpagenda) en verder af te wikkelen. In uitvoering van art. 30 van het OCMW-decreet stelt de voorzitter de agenda van de Raad vast. - het is evident dat bij beslissingen die voor de start van het dossier aan de Raad worden voorgelegd, of bij beslissingen waarbij er overleg noodzakelijk is met vakbonden of stadsbestuur, de financiële consequenties in kaart worden gebracht op het moment dat de beslissing aan de Raad wordt voorgelegd. - Ingevolge het voorgaande behoren meerwerken inzake investeringsuitgaven tot de bevoegdheid van het Vast Bureau of de Raad. Hiervoor kan volgende beslissingsboom gebruikt worden: * belopen de méérwerken méér dan 50% van het oorspronkelijk toegewezen werk? Ja: nieuwe procedure te voeren via de Raad (tenzij overschrijding voorlopige hoeveelheden) omdat ook in het kader van de overheidsopdrachtenwetgeving geen onderhandelingsprocedure mogelijk is bij een overschrijding van + 50%. Neen: Het meerwerk kan door de Raad of het Vast Bureau toegestaan worden. * belopen de meerwerken, alle samen genomen, tot 50% van het oorspronkelijk toegewezen werk, maar méér dan 10% hiervan? Ja: het meerwerk kan worden toegewezen door de Raad, tenzij het bedrag van de meerwerken niet hoger is dan 5.000 euro. Dan kan het meerwerk worden toegewezen door het Vast Bureau. Neen: het meerwerk kan worden toegewezen door het Vast Bureau. * De meerwerken belopen, alle samen genomen, tot 10% van het oorspronkelijk toegewezen werk, maar méér dan 5.000? Ja : het meerwerk kan worden toegewezen door het Vast Bureau. Neen : het meerwerk wordt geregulariseerd door het Vast Bureau naar aanleiding van de goedkeuring van de factuur (tenzij de wijziging beleidsmatig gevoelig is doordat er bv. wordt afgeweken van expliciteit genomen opties). 17

5. Audits 2014 uitvoering audit energiebeheer en audit IT governance goedkeuring beslissing De voorzitter geeft een korte toelichting bij de audits die worden voorgesteld. De Raad: Gelet op de principebeslissing van de Raad van 10 december 2009, een positief advies van het overlegcomité Stad/OCMW van 2 februari 2010 en een definitieve beslissing van de Raad van 11 februari 2010 betreffende de oprichting en toetreding tot Audio; Gelet op het advies van het Managementteam van 7 februari 2014; Gelet op de wet van 8 juli 1976 op de OCMW's, aangevuld met latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, aangevuld met latere wijzigingen; Overwegende dat de raad van het OCMW van Sint-Niklaas voor dit punt in openbare zitting vergaderde; Op voorstel van de heer voorzitter; Besluit eenparig: Enig artikel: Goedkeuring uitvoering audit energiebeheer en audit IT-governance door Audio. Seniorenzorg 6. Prijsbepaling warme maaltijden aan huis beslissing De voorzitter herneemt de besluitvorming zoals die in de vorige Raad is genomen als gevolg van het faillissement van Delicatesse Catering. Het voorstel zoals het nu voorligt is een vereenvoudiging. Er wordt nu gewerkt met drie tarieven. Verder is er een voorstel om, afgaande op de financiële situatie, een differentiatie van tarieven te hanteren. Dat zijn 7 euro als standaardtarief, 6 euro voor iedereen die recht heeft op een verhoogde tegemoetkoming en dan 4,75 euro voor de mensen die recht hebben op IGO. Als de raad hiermee instemt, vertrekt er morgen nog een brief aan de cliënten. Daarin wordt duidelijk geschetst waarom de prijzen verhoogd worden. De cliënten krijgen de kans om hun huidige contract tot midden maart op te zeggen. Als zij opzeggen, kunnen zijn aan de oude tarieven nog twee weken maaltijden betrekken. Ze kunnen die periode ook gebruiken om elders een contract af te sluiten. 18

Liliane Verbeke heeft als bekommernis, dat er wellicht ook andere personen met een laag inkomen zijn die van dit aanbod willen genieten. Zijn er ook geen anderen die hierop willen instappen? En als ze dat willen, is dat dan mogelijk? De voorzitter zegt toe, dat deze mogelijkheid zal worden onderzocht. Johan Uytdenhouwen vraagt hoe lang het huidige contract loopt. Voor hoeveel jaar heeft Zwijndrecht de overeenkomst afgesloten? De secretaris antwoordt dat er een minimale periode van één jaar is die verlengd kan worden. Het OCMW van Sint-Niklaas is dus nu een engagement van één jaar aangegaan. Walther Bruwiere vraagt of aan de cliënten al gevraagd is of ze de maaltijden appreciëren. De voorzitter antwoordt dat er nog geen gestructureerd onderzoek is gebeurd, maar hij heeft vanuit verschillende hoeken al signalen gekregen dat cliënten tevreden zijn. Filip Herman wil toevoegen dat de basisprijs op 6,30 euro ligt, maar de hoogste tarieven op 7 euro. Wat gebeurt er als mensen rechtstreeks naar traiteur Ronny bellen, aan welke prijs krijgen ze dan maaltijden? Als ze bij rechtstreeks bestellen de maaltijden aan 6,30 euro krijgen, zou dat in de communicatie ook moeten worden meegegeven. Dan zouden cliënten eventueel ook in een dergelijke regeling kunnen stappen. De voorzitter antwoordt dat de prijs gecontroleerd zal worden. Maar een belangrijk punt is, dat in de brief uitdrukkelijk vermeld wordt dat men twee weken de tijd heeft om het contract kosteloos op te zeggen. Johan Uytdenhouwen vraagt of er een overeenkomst is tussen de afnemer en het OCMW-Sint-Niklaas waarin er periodes zijn. Waarom moet een cliënt dan akkoord gaan met het leveren van maaltijden aan een hogere prijs of het opzeggen van het contract? Vanuit de cliënt is dat toch niet logisch. Die heeft toch een overeenkomst met het OCMW? De voorzitter antwoordt dat het woord contract in deze, de situatie misschien wat vertekent. De secretaris vult aan dat er geen contract is tussen de cliënten en het OCMW. De maaltijden aan huis zijn een aanbod van het OCMW. Een cliënt mag dagelijks een maaltijd vragen, maar hij of zij heeft ook het recht om niets af te nemen. Er is dus niets op te zeggen. Geertje Afschrift vraagt of ze het goed begrepen heeft dat het voorstel een aanbod bevat van het OCMW om een overgangsperiode te hebben om de maaltijden aan de oude prijs verder te zetten, en het dus geen contractuele verplichting is. Johan Uytdenhouwen concludeert dat het een aanbod is, om een korte periode aan de oude prijs te bestellen. Bernd Van Besauw vraagt naar de logica van het voorstel. De voorzitter antwoordt dat de cliënten weten dat er een tariefaanpassing zit aan te komen. Wie verder gebruik wil maken van het aanbod, krijgt vanaf 1 maart de nieuwe prijs. Die datum is ook gekozen omdat de afrekeningen van traiteur Ronny per maand worden gegeven. Halverwege de maand veranderen, leidt tot grote administratieve problemen, omdat het OCMW niet weet wanneer de maaltijden die maand zijn genomen. 19

Maar als men wil opzeggen, krijgt men twee weken de tijd om een alternatief te zoeken. En alle maaltijden zijn dan tegen het oude tarief. De Raad: Gelet op de beslissing van de OCMW raad van 30/01/2014 om aan te sluiten bij het dossier groepsaankoop maaltijden aan huis gevoerd door OCMW Zwijndrecht en aan de daarin bedongen voorwaarden; Overwegende dat de kostprijs van de maaltijd bij de nieuwe leverancier 1,45 euro per maaltijd hoger ligt; Overwegende dat het huidige tekort voor de dienstverlening warme maaltijden aan huis niet mag stijgen; Gelet op de bespreking op het BC Eigendommen en Financiën dd. 13/02/2014; Gelet op de wet van 8 juli 1976 op de OCMW's, aangevuld met latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, aangevuld met latere wijzigingen; Overwegende dat de raad van het OCMW van Sint-Niklaas voor dit punt in openbare zitting vergaderde; Op voorstel van de heer voorzitter; Besluit eenparig: Artikel 1: de prijs voor een warme maaltijd vast te stellen op : - 6 euro per maaltijd voor Cliënten met voorkeurstarief mutualiteit - 7 euro per maaltijd voor Cliënten zonder voorkeurstarief mutualiteit Art. 2: Cliënten die kunnen aantonen dat zij beschikken over de Inkomens Garantie voor Ouderen (IGO), krijgen een korting en betalen 4,75 euro per maaltijd. Art. 3: De prijzen voor warme maaltijden zullen jaarlijks aangepast worden aan de index der consumptieprijzen. Werken 7. Bouw wzc Het Lindehof perceel omgevingsaanleg - PV van voorlopige oplevering goedkeuring - vrijgave 50% borgstelling beslissing - overzicht van eindafrekening kennisneming stand van zaken De oplevering staat nog niet op sharepoint omdat de aannemer op een aantal posten nog onjuiste bedragen had vermeld. Die moeten worden aangepast. Dit punt wordt van de agenda afgevoerd. 20