Aan: Gemeenteraad Montferland Auteur: T.M.J.M. Evers Telefoonnummer: (0316) 291 310 Onderwerp: Raadsbrief evaluatie NK wielrennen 2017 Datum: 26-09-2017 Portefeuillehouder: Wethouder Loeff-Hageman Registratienummer: 17int04028 Geachte gemeenteraad, Aanleiding Bij brief van 30 augustus hebben wij uw raad tussentijds geïnformeerd over de stand van zaken rondom de evaluatie van het NK Wielrennen 2017. Daarin hebben wij u gemeld dat wij nog niet over alle relevante informatie beschikten om uw raad goed te kunnen informeren. Inmiddels hebben wij meer inzicht in de onderzoeksresultaten van externen en hebben wij inzicht in de financiële resultaten. Deze bestuurlijke evaluatie is gebaseerd op de vragen uit onze brief van 28 juni jl. Evaluerende vragen 1. Is het evenement met side-events succesvol geweest? Zijn alle doelen behaald? Het NK Wielrennen 2017 met alle side-events is succesvol geweest. Een belangrijk doel, het goed en veilig organiseren van de wedstrijden, is behaald. In het kader van het NK Wielrennen zijn er veel side-events georganiseerd, voorafgaande en tijdens het NK Wielrennen. De sideevents zijn georganiseerd voor de vele doelgroepen, die Montferland rijk is. Er waren activiteiten voor kinderen van het basis- en het middelbare onderwijs, mensen met een verstandelijke beperking, mobiele senioren en senioren uit een zorginstelling. Er is ook een NK Toertocht georganiseerd, die voor iedereen toegankelijk was. Enthousiastelingen uit het hele land hebben genoten van ons mooie Montferland en hebben tevens het NK parcours kunnen verkennen. Zoals ook blijkt uit de dankbrief van de Koninklijke Nederlandse Wieler Unie, zijn er veel positieve reacties uit de wielerwereld gekomen. In het bijgevoegde verslag is een uitgebreide terugblik op het NK Wielrennen opgenomen. Het is gebleken dat veel van deze side-events zo enthousiast zijn ontvangen, dat de betrokken partijen hier graag een structureel vervolg aan willen geven. Recentelijk heeft de provincie Gelderland het regionaal fietslabel ontvangen van de wereld wielerbond UCI. De promotie van Montferland als fietsgemeente van Gelderland lijkt geslaagd. 2. Wat is de economische en toeristische impact? Als voorwaarde van de financiële ondersteuning van de provincie Gelderland heeft een economische effectmeting plaatsgevonden. De vraagstelling is zo opgesteld dat die ook toeristisch is toegespitst op Montferland. De enquêtes zijn de afgelopen periode verwerkt. Tevens hebben we aangegeven van welke partijen binnen en buiten Gelderland gebruik is gemaakt om het evenement mogelijk te maken. Op basis van deze informaties is een eerste analyse gemaakt. Het gezamenlijk aantal bezoekers, dat het NK Wielrennen in Montferland heeft bezocht op woensdag 12 juni, zaterdag 24 juni en zondag 25 juni 2017, is geschat op 17.000. Het gemiddelde waarderingscijfer, dat bezoekers gaven voor het hele evenement, was een 7,7. De media-aandacht wordt uitgedrukt in een waarde, die uit verschillende componenten bestaat. Voorbeelden hiervan zijn publicaties in de regionale of landelijke media zoals de - 1
Gelderlander of de NOS. De NOS heeft een live uitzending verzorgd van 4 uur en 40 minuten. De Elite Vrouwen (24 juni) Live uitzending 450.000 kijkers en 704.000 kijkers bij het Sportjournaal. De Elite Heren (25 juni) Live uitzending 572.000 kijkers en 1.234.000 bij de samenvatting (exclusief de kijkers via Internet). Via Eurosport is een bereik geweest van 6,2 miljoen kijkers vanuit verschillende Europese landen. Het definitieve rapport wordt medio oktober verwacht. De stagiair van het NK is nog bezig met het laatste deel van een onderzoek vnl. onder onze ondernemers en gericht op het realiseren van regionale economische impact. Het NK is als een nulmeting gebruikt en uitgezocht is hoe economische impact georganiseerd wordt bij sportevenementen in onze gemeente. Het definitieve verslag wordt medio oktober verwacht. 3. Waarom is de financiële overschrijding ontstaan? Was dit te voorzien of te plannen? Om deze vraag te beantwoorden dienen we eerst naar de begrotingsopzet te kijken. Zoals eerder gemeld, is de NK-begroting ambitieus en achteraf gezien (te) optimistisch geraamd. Uit ervaringen elders is gebleken, dat de noodzakelijke kostenramingen nauwlettend verband houden met de aard en inrichting van het parcours. Met name posten, zoals verkeer, veiligheid en hospitality, waren bijvoorbeeld moeilijk vooraf te ramen. Gelukkig hebben zich géén incidenten voorgedaan op en rond het parcours. Maar met name deze verkeers- en veiligheidsmaatregelen hebben wel tot een forse overschrijding op de begroting geleid (directe en indirecte kosten). De inzet van de eigen ambtelijke organisatie is overigens niet expliciet gecalculeerd zoals we ook niet met andere evenementen doen. Als we naar de feitelijke uitgaven kijken, dan zien we het volgende. Uitgaven De begroting van ca. 510.000 had een open en voorlopig karakter op basis van het uitgangspunt dat veel zaken nog niet in te schatten waren en - lopende het proces - bijgestuurd konden worden. De werkelijke, direct aan het evenement verbonden uitgaven, bedragen ca. 614.000, een overschrijding van ca. 104.000. Voorzienbaarheid uitgaven In vergelijking met voorgaande NK-wielerrondes met lange routes in het buitengebied kent het intensieve rondje Montferland door de dorpskernen en door de bossen verhoudingsgewijs veel oversteken en verkeers- en veiligheidsvoorzieningen. Bovendien kon de openbare weg op de route van het parcours gedurende de wedstrijd niet toegankelijk zijn. Dit heeft een grotere inzet van intern en extern personeel gevraagd dan was voorzien. Vanwege het feit dat de gemeente beleidsbepaler, financier, organisator, vergunningverlener en handhaver was, is integraal advies aan de VNOG gevraagd. De inzet van vrijwilligers is door wettelijke eisen tegengevallen en er zijn meer professionele (en betaalde) krachten ingezet. Ten aanzien van de verkeersregelaars is de deelname van eigen vrijwilligers vooraf wellicht ook te positief ingeschat. De algemene veiligheidseisen voor een wedstrijdparcours, het advies van de VNOG en de daarop gebaseerde evenementenvergunning zijn bepalend geweest voor met name de genomen verkeers- en veiligheidsmaatregelen. De vraag kan ook gesteld worden in welke mate er is geleerd van diegenen, die ons zijn voorgegaan in eerdere trajecten zoals de gemeenten Goeree-Overflakkee en Emmen. Omdat het zoals gezegd - gaat om verschillende en moeilijk vergelijkbare wielercircuits, zijn de ramingen en werkelijke uitgaven voor de organisatie van met name verkeer en veiligheid dit ook. Wij weten niet hoe de veiligheidsaspecten door de andere gemeenten bij de vergunningverlening zijn beoordeeld en bovendien hebben wij een eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van verkeer en veiligheid. De financiële overschrijding was samenvattend weliswaar gedeeltelijk te voorzien, maar daarvoor was een aantal posten als P.M. post opgenomen in de (voorlopige) begroting. De hoogte van de overschrijding was niet goed te voorzien of te plannen. Toelichting veiligheid / beveiliging Een van de veiligheidseisen betrof de aanstelling van een veiligheidscoördinator. Om tevens de vragen van bewoners en ondernemers op te vangen en hiervoor zoveel mogelijk maatwerk te kunnen verzorgen, is ongeveer een maand voor aanvang van het evenement de veiligheidscoördinator extra ingezet om de gemeente hierin te ondersteunen. - 2
Om de veiligheid te kunnen garanderen en daarmee de doorgang van activiteiten te borgen is op het laatste moment ook extra beveiliging ingezet bij de publiekspleinen in s-heerenberg en Zeddam. Tevens zijn na afstemming met de KNWU alsnog extra (betaalde) motorrijders ingezet. Toelichting vrijwilligers / verkeersregelaars Na een positieve bijeenkomst in oktober 2015 waar om draagvlak is gevraagd bij de wielergerelateerde verenigingen uit het (directe) gebied van Montferland is veel enthousiasme ontvangen. Er was draagvlak voor de prille ideeën en voor ondersteuning in de voorbereiding en uitvoering. Tijdens de haalbaarheidsfase en rond de zomervakantie 2016 zijn er met de grote wielerverenigingen gesprekken gevoerd om rollen en mogelijkheden af te stemmen. In het voorjaar van 2017 zijn diezelfde clubs (via de besturen) concreet gevraagd om inzet van vrijwilligers en verkeersregelaars. Deze exercities hebben helaas onvoldoende vrijwilligers en verkeersregelaars vanuit de verenigingen opgeleverd. Om het NK Wielrennen uiteindelijk mogelijk te maken, is gebruik gemaakt van verschillende groepen mensen: professionals, die ingehuurd zijn ter voorbereiding en coördinatie tijdens het NK, event-makers (vrijwilligers) onder andere ter ondersteuning tijdens het NK voor gastheerschap, klein logistiek, sociale media, pers en de dopingcontroles. Daarnaast was er veel inzet nodig van verkeersregelaars. Het parcours van het NK Wielrennen werd gemiddeld bewaakt door va. 80 verkeersregelaars. Deze mensen waren of van de politie, ingehuurde (professionele) verkeersregelaars, vrijwillige gecertificeerde verkeersregelaars of zogenaamde evenementenregelaars. Het bleek een grote uitdaging de verkeerregelaars te regelen. De organisatie heeft geprobeerd zoveel mogelijk vrijwillige gecertificeerde verkeersregelaars en evenementenregelaars te regelen via de besturen van de verschillende verenigingen en scholen uit de regio. Uiteindelijk had dit onvoldoende effect, waardoor op een laat moment toch meer (professionele) verkeersregelaars ingehuurd moesten worden. Aan inkomstenkant zien we het volgende plaatje. Inkomsten De raming van de te realiseren inkomsten bedroeg ca. 510.000. De werkelijke, direct aan het evenement verbonden opbrengsten, bedragen ca. 375.000, een tegenvaller van ca. 135.000. Voorzienbaarheid inkomsten Op voorhand werden de geraamde sponsorgelden als reëel en haalbaar ingeschat. De bedragen aan sponsoring werden verkaveld in eenheden van 5.000-7.000, 5.000-10.000 en 25.000. Realisatie daarvan zou in de periode maart april 2017 plaatsvinden. Wat mogelijk meespeelt bij de tegenvallende inkomsten is het feit, dat in die periode gelijktijdig andere evenementen in onze gemeente zijn gehouden. Ook hebben diverse ondernemers zelf activiteiten georganiseerd t.b.v. het NK wielrennen, waardoor de bijdrage aan sponsorgelden lager is dan verwacht. Ondanks veel en extra acquisitie activiteiten van een ingehuurd extern bureau, hebben commerciële partijen minder belangstelling getoond dan oorspronkelijk werd verwacht. Toelichting sponsoring De private inkomsten van het NK bestonden uit sponsoring, bartering (besparingen) en verkoop van arrangementen. In een vroeg stadium is op basis van ervaringen een inschatting gemaakt van de te verwachte private middelen. Sponsoring In een vroeg stadium is ervoor gekozen om contact te leggen met een aantal grote potentiele partners. Het feit dat er nog een groot evenement (Landjuweel) was in de gemeente, leidde ertoe dat partijen - bij voorkeur - niet eenmalig een dergelijke sponsorrelatie wilde aangaan. Daarbij werkte het feit, dat wij toch als gemeente op de stoep stonden, niet in ons voordeel. Begin april 2017 heeft de stuurgroep besloten dat er inzet nodig was van een gespecialiseerd bureau. Uiteindelijk hebben we een partij bereid gevonden, die geprobeerd heeft in een ultieme poging nieuwe partners te vinden en het sluiten van overeenkomsten met de beoogde partners in een stroomversnelling heeft gebracht. - 3
Helaas is gebleken dat de animo onder het (regionale en landelijke) bedrijfsleven (w.o. ook de wielersponsors) klein was. Debet hieraan zijn geweest de vele internationale wielerevenementen, die Nederland de laatste jaren binnen zijn landsgrenzen heeft gehad en de hospitality mogelijkheden die er langs het parcours waren, bijv. via horeca ondernemers. Daarnaast is zichtbaarheid van dure reclamedragers door het lange parcours onzeker. Barters Een aantal grote partners heeft het NK mogelijk gemaakt, doordat wij met hen een zgn. barter afspraak hebben gemaakt. Wij hebben (voor de organisatie noodzakelijke) goederen en diensten ontvangen, die een waarde vertegenwoordigen, zonder dat we daarvoor een rekening hebben gekregen. Barters zie je dus niet terug in de afrekening. Arrangementen Naast de sponsoring was het doel om via de verkoop van losse VIP arrangementen inkomsten te realiseren. Veel potentiele partners besloten echter hun gasten op locaties in het gebied aan het parcours uit te nodigen. Dit heeft een zeer positief effect voor de ondernemers in het gebied gehad maar had een minder gunstig effect op de verkoop van onze arrangementen. Samenvatting financieel plaatje september 2017 Uitgaven geraamd werkelijk verschil Algemene organisatiekosten 262.000 287.000 25.000 N Publieke zaken en p.r. 20.000 27.000 7.000 N Commerciële zaken en sportmarketing 2.000 13.000 11.000 N Verkeer en accommodaties 132.000 238.000 106.000 N * Wedstrijdzaken 19.000 12.000 7.000 V Events 75.000 37.000 38.000 V Subtotaal directe uitgaven 510.000 614.000 104.000 N Aanvullende verkeersmaatregelen 0 110.000 110.000 N Aanvullende veiligheidsmaatregelen 0 51.000 51.000 N Subtotaal indirecte uitgaven 0 161.000 161.000 N Inkomsten geraamd werkelijk verschil Sponsoren 150.000 29.000 121.000 N Barterdeals 25.000 0 25.000 N Begroting gemeente Montferland 125.000 125.000 0 Subsidie provincie 90.000 90.000 0 Sponsoring provincie 110.000 110.000 0 Arrangementen en overigen 10.000 21.000 11.000 V Totaal directe inkomsten 510.000 375.000 135.000 N Totaal financieel tekort 400.000 N De uitgaven, direct verbonden aan het NK wielrennen, zijn met ca. 104.000 overschreden ( 614.000 in plaats van de voorlopig geraamde 510.000). Daarnaast zijn er indirecte en aanvullende gemeentelijke kosten gemaakt i.v.m. verkeers- en veiligheidsmaatregelen zoals toegelicht ten bedrage van ca. 161.000. De inkomsten, direct verbonden aan het NK wielrennen, zijn met ca. 135.000 lager uitgevallen dan geraamd ( 375.000 in plaats van 510.000). *Volledigheidshalve willen wij melden dat we over bepaalde door ons bestreden facturen in gesprek zijn met enkele partijen. Voor het totale financiële tekort op uitgaven en inkomsten hebben wij in de bestuursrapportage een bedrag verwerkt en gedekt ter hoogte van 400.000 (= 104.000 + 161.000 + 135.000). Al eerder hebben wij aangegeven dat het organiseren van dergelijk topsportevenement eens in de paar jaar kan plaatsvinden. Wij vinden daarom gepast komende 2 jaar geen topsportevenementen naar onze gemeente te halen en de budgetten hiervoor te laten vrijvallen ten gunste van de gemeentebegroting. - 4
4. Hoe is de communicatie met onze inwoners en bedrijven verlopen? Vanuit de gemeente is voornamelijk ingezet op de communicatie met de inwoners. Door middel van brieven (huis-aan-huis), diverse artikelen in de lokale kranten op verschillende momenten, de website van het NK en de inloopbijeenkomsten zijn de inwoners geïnformeerd. In het laatste traject van de uitvoering was een telefoonnummer beschikbaar waarop de mensen konden bellen met hun vragen. Naarmate de start van het evenement vorderde, is er veel maatwerk geleverd om het voor zoveel mogelijk mensen zo prettig en veilig mogelijk te laten verlopen. De bedrijven (vnl. toeristisch-recreatief) zijn door de organisatie via stakeholders, overige bedrijven (aan de route) zijn via de informatiekanalen van de inwoners geïnformeerd. 5. Hoe gaan we het profiel van Montferland als fietsgemeente verder ontwikkelen? Dat onze gemeente fietsgemeente van Gelderland wil worden, is door middel van het NK wielrennen 2017 meer dan duidelijk gecommuniceerd. Het is nu zaak het fietsknooppuntennetwerk op orde te houden, te zorgen dat de zgn. (fiets) Rondjes Montferland snel ontwikkeld worden en dat er gewerkt wordt aan het upgraden van de MTB route. Daarnaast is het starten van de visiegroep, die iets gaat vinden over de nabije toekomst van Montferland op het gebied van Recreatie & Toerisme, een positieve ontwikkeling op het juiste moment. Deze groep heeft als doel om eind 2017 met een toekomstvisie op de vrijetijdseconomie van Montferland te komen. Kortom: door een aantal concrete taken en projecten - in combinatie met het ontwikkelen van een bredere visie - zal er op relatief korte termijn duidelijkheid hierover komen. Vervolgtraject Deze evaluatie laat zien, dat het evenement als zodanig succesvol is verlopen. Maar het proces rondom dit project - voor onze gemeente in deze omvang en hoedanigheid nieuw en onbekend was helaas niet optimaal. Wij betreuren dit ten zeerste maar hebben ervaringen opgedaan. We moeten leren hoe de (financiële) beheersing van dergelijke projecten te verbeteren is in de toekomst. Tevens moeten we ons afvragen welke rol ons daarbij het beste past. Wij gaan met deze evaluatie aan de slag. Het doel is om de leer- en verbeterpunten in beeld te krijgen t.b.v. de (projectmatige) organisatie van toekomstige (top)sportevenementen in onze gemeente. Naast ons eigen leerproces is het raadzaam om in de toekomst na toewijzing van een dergelijk evenement meer bedrijven uit de regio tijdig te informeren over mogelijke betrokkenheid en zakelijke kansen. Nu hebben de ondernemers ook ervaren wat het voor hen kan betekenen en hebben ze gezien wat voor kansen het biedt. Ook dát leidt tot economische impact. Binnenkort zullen wij u nader informeren over de inhoudelijke resultaten van het evenement incl. de economische en toeristische impact voor Montferland als dé fietsgemeente van de provincie Gelderland. Tot slot. De Koninklijke Nederlandsche Wieler Unie (KNWU) heeft Montferland een bedankbrief gestuurd, waarin zij haar complimenten uit richting de gemeente en het organiserend comité. De KNWU heeft ontzettend veel positieve reacties gehad van de renners, ploegleiders en de jury en zijn erg content met het resultaat. De brief is als bijlage bijgevoegd aan deze raadsbrief. Zoals de KNWU het heeft omschreven en veel mensen het hebben ervaren; het was een prima en mooi evenement. Montferland, met haar bijzondere omgeving waardoor dit evenement zo heeft kunnen slagen, is volop genoemd en geroemd door de renners. Montferland heeft zich op en top kunnen presenteren en zich goed op de kaart gezet. Dit gevoel willen we graag vasthouden. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Montferland de secretaris, de burgemeester, T.M.J.M. Evers mr. P. de Baat MPM - 5