Technisch Handboek Donderdag 26/09/2013 Vrijdag 27/09/2013 10.00 20.00u 10.00 18.00u Brussels Expo Hall 4 1
Algemene informatie 3 Organisatie 3 Beurshal 3 Partners 3 Data en tijden 4-5 Opbouw 4 Beursdagen 5 Afbouw 5 Beurssecretariaat 5 All-in module 6-7 Gebruiksregels 6 Standaard All-in pakket 6 Afmetingen 7 Wandbedrukkingen 7 All-in Plus module 8-9 Gebruiksregels 8 Standaard All-in Plus pakket 8 Afmetingen 9 Space Plus module 10 Gebruiksregels 10 Standaard Space Plus pakket 10 Technisch plan 11-12 Instructies 11 Voorbeeld 11 Technisch plan van uw stand 12 Bijbestellingen 13 Technisch reglement 14 Veiligheidscharter 15 Checklist 16 Praktische informatie 17 Grondplan 17 Plattegrond van het complex 17 2
Algemene informatie Beurs: HVAC 2013 Datum: 26-27 september 2013 Openingsuren: 26/09/2013: 10.00u - 20.00u 27/09/2013: 10.00u - 18.00u Beurshal: Brussels Expo - Paleis 4 Beste exposant Dit technisch handboek bevat belangrijke informatie om uw deelname aan HVAC 2013 voor te bereiden. Lees het aandachtig door en noteer de deadlines. Indien u nog vragen heeft, aarzel dan niet om ons te contacteren. Wij wensen u veel succes met de voorbereidingen en een geslaagde beurs. Organisatie OPERATIONS: SALES: Joelle Blokland Steven Behaegels Operations Coordinator Sales Executive Joelle.blokland@easyFairs.com Stven.behaegels@easyFairs.com T +32 (0)3 280 53 52 T +32 (0)3 280 53 29 F +32 (0)3 280 53 53 F +32 (0)3 280 53 53 MARKETING: Daniel Clovin Karen Rammeloo Marketing & Operations Manager Marketing Assistent Daniel.Clovin@easyFairs.com Karen.Rammeloo@easyFairs.com T +32 (0)3 280 53 37 T +32 (0)3 280 53 63 F +32 (0)3 280 53 53 T + 32 (0)3 280 53 53 Beurshal Brussels Expo - Paleis 4 Belgiëplein 1 1020 Brussel T +32 (0)2 474 82 63 www.brusselsexpo.be Partners Horeto Expo Brussels expo Belgiëplein 1020 Brussel T +32 (0)2 474 88 50 F +32 (0)2 474 83 95 Valverde Evert van de Beekstraat 46 1118 CL Schiphol T +31 (0)20 6538555 F +31 (0)20 6537658 www.valverde.nl Enkel heftrucks van Valverde hebben toegang tot het beurscomplex 3
Data en tijden Deadline voordeeltarief op bijbestellingen + indienen layouts 26 augustus Deadline om technisch plan & standontwerp in te dienen 26 augustus Afsluting webshop 16 september Opbouw Space Plus easyfairs 24 & 25 september All in & All in Plus 25 september Beurs 26 & 27 september Afbouw 27 & 28 september Opbouw Hieronder vindt u de opbouwdagen en uren. Uitzonderingen op deze tijden zijn te overleggen : Joelle.Blokland@easyfairs.com ALL-IN ALL-IN PLUS SPACE PLUS ef Dinsdag 24/09 - - 08.00u - 22.00u Woensdag 25/09 08.00u - 22.00u 08.00u - 22.00u 08.00u - 22.00u Om uw materiaal te lossen, kan u met uw wagen tot dicht bij de hallen rijden. Deze zones zijn enkel voor laden en lossen, parkeren is niet toegelaten. Handling Als u een heftruck nodig heeft om zware materialen op uw stand te plaatsen, raden we u aan vooraf een afspraak te maken met de handling firma. Machines die niet door de gangpaden passen, kunnen tijdens de vooropbouw op de stand geplaatst worden. Maar dit enkel na schriftelijke aanvraag en toestemming van de organisatie (Joelle.Blokland@easyfairs.com). Valverde Evert van de Beekstraat 46 1118 CL Schiphol Tel: +31 (0)20 6538555 Fax: +31 (0)20 6537658 Op een later tijdstip volgt nog meer gedetailleerde info van Valverde Ivm de op en afbouwmodaliteiten. 4
Beursdagen Op beursdagen wordt de hoofdingang van de beurs 1 uur voor aanvang van de beurs geopend voor exposanten voor de laatste voorbereidingen. Tijdens de beursdagen mogen er geen wagens naast de hallen parkeren. Personenwagens worden op de exposantenparking toegelaten op vertoon van hun parkeerkaart. BEZOEKERS EXPOSANTEN Donderdag 26/09 10.00 20.00 09.00 20.00 Vrijdag 27/09 10.00 18.00 09.00 18.00 Afbouw Hieronder vindt u de afbouwtijden. (Uitzonderingen op deze tijden zijn te overleggen : Joelle.Blokland@easyfairs.com ) Vrijdag 27/09 ALL-IN ALL-IN PLUS SPACE PLUS ef 18.00u 22.00u 18.00u 22.00u 18.00u 22.00u OPGELET Personenwagens + vrachtwagens <6m Vrijdag 27/09 19.00u 22.00u 19.00u 22.00u 19.00u 22.00u Vrachtwagens >6m Zaterdag 28/09 8.00u - 12.00u 8.00u - 12.00u 8.00u - 12.00u - Om uw materiaal te laden, kan u met uw wagen tot dicht bij de hallen rijden. Deze zones zijn enkel voor laden en lossen, parkeren is niet toegelaten. Wij vragen exposanten om zoveel mogelijk af te bouwen na de beurs. Onze leveranciers starten onmiddellijk na sluiting van de beurs met het afbouwen van de standen. Wij raden daarom iedereen aan om waardevolle voorwerpen zo snel mogelijk van de stand te halen. Meldingen van diefstal of beschadiging worden enkel aanvaard tijdens de beurs en gedurende de afbouwperiode en niet op een later tijdstip. Beurssecretariaat Tijdens de op en afbouw en gedurende de beursdagen zal onze Operations Coordinator al uw vragen beantwoorden. Tijdens de opbouw kan u zich wenden tot het beurssecretariaat. Hier kan u ook nog last minute extra items bestellen. Vanaf de start van de beurs kan u voor al uw vragen terecht op het Info Point. 5
All-in module Gebruiksregels Om het hergebruik van alle elementen van uw stand (wanden, meubels, etc.) te kunnen garanderen, vragen we om al het gehuurde materiaal in dezelfde staat terug te bezorgen. Het is niet toegelaten in de wanden of meubels te boren, spijkeren of er iets op te kleven dat vlekken achterlaat. Standaard All-in pakket 16m² AXEL JEROOM TESS Tafel AXEL Stoel JEROOM Brochurerek TESS Spot (14,5 W) Stopcontact (1000 W) Parkeerkaart Uitnodigings kaarten 1 2 1 2 1 1 250 17 tem 23m² 1 2 1 3 1 1 250 24m² 1 2 1 4 1 1 250 25m² 2 4 2 4 2 2 500 Het is niet mogelijk materialen uit het standaardpakket te ruilen voor andere bijbestellingen. De maximale bouwhoogte is 3.5m Ook inbegrepen: Witte MDF wanden (hoogte : 2.5m) 2 naambordjes met firmanaam en standnummer Frieslijst (verplicht!) Blauwe tapijttegels Let op, het is niet mogelijk om een andere tapijtkleur te bestellen Tapijttegels wegnemen wordt niet toegelaten Opname in de beurscatalogus Dagelijks stofzuigen Draadloze internetverbinding Marketingtools Niet contractuele afbeelding 6
Afmetingen Vooraanzicht Panelen (breedte x hoogte) Zichtbare oppervlakte paneel (breedte x hoogte) Fries (hoogte) Staander tussen 2 panelen 100cm x 250cm 95.4cm x 236cm 7cm 4.55cm Wandbedrukkingen U kan uw stand nog beter personaliseren door uw wanden te laten bedrukken. U kan dit doen door via My easyfairs (webshop) het gewenste aantal bedrukte wanden te bestellen (Categorie «Planten & Decoratie»). Daarna kan u de lay-outs verzenden naar Joelle.Blokland@easyfairs.com vóór 26/08/2013. De prijs hiervoor bedraagt 100,00 per paneel. (Let op : deuren van bergingen kunnen niet bedrukt worden!) Layouts niet aangeleverd vóór de deadline, 26/08/2013, kunnen niet meer verwerkt worden. Voor bestanden die door ons nog moeten opgemaakt worden, wordt een éénmalige kost van 120 /opmaak aangerekend. Gelieve rekening te houden met onderstaande specificaties voor het aanleveren van de bestanden: bestanden aanleveren per paneel opmaken in schoon formaat (zichtmaat) 954mm x 2360mm + afloop/bleed 3mm aan elke zijde (= tot. formaat inclusief 3mm bleed langs elke kant wordt dan 960mm x 2366mm) zonder snijtekens of andere druktechnische markeringen van alle teksten een lettercontour maken houd rekening met de staander tussen de panelen van 4.55cm bestanden mogen aangeleverd worden in.pdf bestanden aanleveren op ware grote = 100% of op 50% en dit noteren in de bestandsnaam : bv. 50pct Panelen meenemen is niet toegestaan. 7
All-in Plus module Gebruiksregels Om het hergebruik van alle elementen van uw stand (wanden, meubels, etc.) te kunnen garanderen, vragen we om al het gehuurde materiaal in dezelfde staat terug te bezorgen. Het is niet toegelaten in de wanden of meubels te boren, spijkeren of er iets op te kleven dat vlekken achterlaat. Standaard All-in Plus pakket ANTEA INDA JORNT PEDRO VERSE SANDY IMELDA Tafel ANTEA Stoel INDA Koelkast JORNT Brochurerek PEDRO Barkruk VERSE Vuilbak SANDY Balie IMELDA 2 6 1 3 2 1 1 Spot (300W) 1 spot/10m² Plant LAURIER Het is niet mogelijk materialen uit het standaardpakket te ruilen voor andere bijbestellingen. Het all-in plus pakket omvat geen wandbedrukkingen of wateraansluiting meer. De maximale bouwhoogte is 4m 2 Parkeerkaarten 3 Uitnodigings kaarten 500 Ook inbegrepen: Trussconstructie (hoogte: 4m) Banner met uw layout aan elke open zijde Blauwe tapijttegels Let op, het is niet mogelijk om een andere tapijtkleur te bestellen 1 Berging met deur en slot 1 Elektriciteitsaansluiting met schakelbord (6KW) Dagelijks stofzuigen van het tapijt Draadloze internetverbinding Opname in de beurscatalogus Marketingtools Niet contractuele afbeelding De banners zijn 1m hoog en steeds 65cm korter dan de volledige lengte van de open zijde. Op te maken in schoon formaat 25% (= zichtformaat delen door 4) Met afloop/bleed van 0,75mm aan elke zijde Zonder snijtekens of andere druktechnische markeringen Geen tekst of logo 6cm rondomrond aan de buitenzijde van het bestand Mail uw layouts naar Joelle.Blokland@easyfairs.com in PDF, 150dpi, 100% vóór 26/08/2013 8
Afmetingen Vooraanzicht Panelen (breedte x hoogte) Zichtbare oppervlakte paneel (breedte x hoogte) Staander tussen 2 panelen Banner (hoogte) 100cm x 250cm 95.4cm x 236cm 4.55 cm 100cm U kan uw stand nog beter personaliseren door uw wanden te laten bedrukken. U kan dit doen door via My easyfairs (webshop) het gewenste aantal bedrukte wanden te bestellen (Categorie «Planten & Decoratie»). Daarna kan u de lay-outs verzenden naar Joelle.Blokland@easyfairs.com vóór 26/08/2013. De prijs hiervoor bedraagt 100,00 per paneel. (Let op : deuren van bergingen kunnen niet bedrukt worden!) Layouts niet aangeleverd voor de deadline, 26/08/2013, kunnen niet meer verwerkt worden. Voor bestanden die door ons nog moeten opgemaakt worden, wordt een éénmalige kost van 120 /opmaak aangerekend. Gelieve rekening te houden met onderstaande specificaties voor het aanleveren van de bestanden: bestanden aanleveren per paneel opmaken in schoon formaat (zichtmaat) 954mm x 2360mm + afloop/bleed 3mm aan elke zijde (= tot. formaat inclusief 3mm bleed langs elke kant 960mm x 2366mm) zonder snijtekens of andere druktechnische markeringen van alle teksten een lettercontour maken houd rekening met de staander tussen de panelen van 4.55cm bestanden mogen aangeleverd worden in.pdf bestanden aanleveren op ware grote = 100% of op 50% en dit noteren in de bestandsnaam : bv. 50pct Panelen meenemen is niet toegestaan. 9
Space Plus ef module Gebruiksregels Om het hergebruik van alle gehuurde items te kunnen garanderen, vragen we om al het gehuurde materiaal in dezelfde staat terug te bezorgen. Het is niet toegelaten erin te boren, spijkeren of er iets op te kleven dat vlekken achterlaat. Standaard Space Plus easyfairs pakket Deze module bevat geen meubelpakket. Let op, het is niet mogelijk berghokken, wanden, spots en stopcontacten te bestellen voor een Space Plus efmodule.! Het is verplicht uw standontwerp in te dienen ter goedkeuring (Joelle.Blokland@easyfairs.com) vóór 26/08/2013. De maximale bouwhoogte is afhankelijk van de locatie van uw stand maar wordt beperkt tot 4m. Contacteer Joelle Blokland voor meer informatie. Inbegrepen: 1 Elektriciteitsaansluiting 6kW Blauwe tapijttegels Draadloze internetverbinding Dagelijks stofzuigen van tapijt Marketingtools 500 uitnodigingskaarten 3 parkeerkaarten Vermelding in de beurscatalogus Niet contractuele afbeelding 10
Technisch plan Instructies Vul de gegevens van uw bedrijf en de contactpersoon voor de beurs in en vermeld de datum Zorg ervoor dat u het correcte standnummer vermeldt Teken uw stand. Gebruik stippellijnen voor de open zijden. Elk vakje van het rooster is 1m x1m Geef zoveel mogelijk informatie (gangpaden, buurstanden, ) Teken (enkel als u het huurt via My easyfairs) stopcontacten, elektriciteits-, perslucht en wateraansluitingen, berging en schappen. Indien wij geen schets van uw berging ontvangen, wordt deze op de meest aangewezen plaats voor de organisatie geplaatst. E-mail het plan naar Joelle.Blokland@easyfairs.com of fax naar +32 (0)3 280 53 53 vóór 26/08/2013 We kunnen geen rekening meer houden met plannen die ons na deze datum bereiken. Dit is geen bestelformulier. Items (water-, perslucht-, elektriciteitsaansluiting, berghok,...) die u wenst te huren, dient u online te bestellen (My easyfairs). Voorbeeld Firmanaam : easyfairs nv Contactpersoon : Joelle Blokland Datum : 01/08/2013 Standnummer : B1001 Hoogte: 1.20m Voorbeeld Shelf E W GANGPAD GANGPAD 11
Dit is geen bestelbon! Technisch plan van uw stand Firmanaam: Contactpersoon: Datum: Standnummer: Legende E e Elektriciteitsaansluiting Stopcontact Berghok H 2O Wateraansluiting Shelf Schap A Persluchtaansluiting W Extra wand E-mail naar Joelle.Blokland@easyFairs.com of fax naar +32 (0)3 280 53 53 vóór 26/08/2013 12
Bijbestellingen Na het boeken van uw stand, heeft u een link toegezonden gekregen voor «My easyfairs». U kunt met deze link inloggen op onze website. Contacteer de organisatie indien u de link nogmaals wenst te ontvangen. Hier kunt u informatie voor de online catalogus opladen en bijbestellingen plaatsen. Extra items zoals meubels, elektriciteit, parkeerkaarten, audiovisueel materiaal, dienen dus langs deze weg bijbesteld te worden. Meer uitleg over het gebruik van My easyfairs vindt u in het marketing handboek. Meubels die niet in de webshop staan, kunnen per mail (Joelle.Blokland@easyFairs.com) besteld worden. U kan terecht op www.exporent.be voor een volledig overzicht van het beschikbare meubilair. Het is verplicht ook deze bestellingen via easyfairs te laten verlopen. Parkeerkaarten worden niet vooraf opgestuurd. U komt ze afhalen op het beurssecretariaat tijdens de opbouw van de beurs. Deadline : bijbestellingen kunnen aan het voordeeltarief geplaatst worden tot 26/08/2013. Bestellingen die geplaatst worden na de deadline zijn onderhevig aan een prijstoeslag van 30%. De webshop op My easyfairs zal afgesloten worden op 16/09/2013. Vanaf dan kan u voor bestellingen nog terecht op het beurssecretariaat tijdens de opbouwdagen. easyfairs geeft echter geen garantie dat alle items nog verkrijgbaar zijn tijdens de opbouw. Indien u hierover vragen heeft : Joelle.Blokland@easyFairs.com! Klachten over standaard of gehuurd materiaal worden enkel aanvaard tijdens de opbouwperiode en tijdens de beurs, niet op een later tijdstip! 13
Technisch reglement Alle zichtbare zijden moeten worden afgewerkt Beamers en lichtinstallaties mogen enkel in de stand en mogen niet storend zijn voor andere exposanten Er mogen geen commerciële acties gevoerd worden buiten de stand, zonder toelating van de organisatie Gasflessen zijn enkel toegelaten na schriftelijke aanvraag en goedkeuring van de organisatie Geluidsinstallaties mogen enkel als deze niet storend zijn voor andere exposanten! VERGEET SABAM EN DE BILLIJKE VERGOEDING NIET, INDIEN ER MUZIEK WORDT GESPEELD OP UW STAND! Auto s parkeren wordt niet toegestaan in de hal Elke vorm van dakconstructie is enkel toegestaan na goedkeuring van de organisatie Schroeven, boren of spijkeren in easyfairs materiaal is niet toegestaan. Beschadigde materialen zullen worden gefactureerd aan de klant. ( 50/wand) Demomateriaal moet in de stand staan, niet in de gangpaden Omruilen of terugbetalen van standaard of gehuurd materiaal is niet mogelijk Bij annulering van gehuurd materiaal zijn wij genoodzaakt annulatiekosten aan te rekenen. => tot 2 weken voor de beurs: 50% annulatiekosten => 1 week voor de beurs: 100% annulatiekosten De organisatie behoudt zich het recht voor om artikels van alle aard, die storend zijn voor de organisatie of andere exposanten te verwijderen op elk ogenblik van de beurs De organisatie is niet verantwoordelijk voor verlies of diefstal Restafval dat achterblijft na de beurs wordt gefactureerd aan de klant. ( 12.50/m³) Is uw stand groter dan 72m²? De aanwezigheid van een brandblusser op stands groter dan 72m² is verplicht. Exposanten die niet over een brandblusapparaat beschikken, kunnen terecht in onze webshop (Technische uitrusting Brandblusapparaat) voor de aankoop van een poederblusser. De aanwezigheid van een brandblusapparaat zal door een erkend organisme opgenomen worden tijdens een algemene veiligheidsronde. 14
Gelieve dit document ingevuld terug te bezorgen via joelle.blokland@easyfairs.com of 03/280 53 53 15
Checklist Checklist Om uw beursvoorbereiding vlot te laten verlopen, geven we u hieronder nogmaals een overzicht van een aantal zaken die u zeker niet over het hoofd mag zien. Ac e Deadline Contact Heeft u de layouts voor uw banners aangeleverd? (enkel voor All-in Plus standen) Wenst u extra items zoals meubels, planten, redbox,... te bestellen? Heeft u een extra elektriciteitswater of persluchtaansluiting nodig? Heeft u extra parkeerkaarten nodig? Heeft u een brandblusapparaat nodig? (enkel voor standen >72m²) Heeft u een vorklift nodig om zware materialen op uw stand te zetten? Heeft u de namen voor de exposantenbadges geregistreerd? Heeft u uw technisch plan voor de nutsvoorzieningen ingediend? Heeft u uw standontwerp ingediend? (enkel voor Space Plus standen) 26/08/2013 26/08/2013 Let op: vanaf 27/08/2013 verhogen de prijzen +30%! 26/08/2013 Let op: vanaf 27/08/2013 verhogen de prijzen +30%! 26/08/2013 Let op: vanaf 27/08/2013 verhogen de prijzen +30%! 25/09/2013 26/08/2013 26/08/2013 Joelle Blokland E Joelle.Blokland@easyFairs.com My easyfairs Klik op de beursnaam Klik onder uw firmanaam op de blauwe knop Extra items bestellen My easyfairs My easyfairs My easyfairs Valverde Tel: +31 (0)20 653 85 55 My easyfairs Klik op de beursnaam Klik boven de kader op Schrijf uw personeel in Joelle Blokland F +32 (0)3 280 53 53 E joelle.blokland@easyfairs.com Joelle Blokland F +32 (0)3 280 53 53 E joelle.blokland@easyfairs.com 16
Praktische informatie Grondplan Hier vindt u de laatste update van het grondplan. Plattegrond van het complex 17