Transport & Logistics Antwerpen. 22, 23 & 24 september 2015 Antwerp Expo

Transcriptie

1 Transport & Logistics Antwerpen 22, 23 & 24 september 2015 Antwerp Expo 1

2 INDEX 1. PRAKTISCH BEURSHAL DATUM EN OPENINGSUREN CONTACT 3 2. GET STARTED DEADLINES ALGEMENE STANDINFORMATIE 6 All-in stand All-in Plus stand Space Only 2.3 ELEKTRICITEIT PRINTWERK OPBOUW EN AFBOUW PARKEREN EVENTREGLEMENT MY EASYFAIRS WEBSHOP STANDBEMANNING VISIT CONNECT APP PROMOTIETOOLS KLANTEN EN PROSPECTS UITNODIGEN 17 Print & Online 5.2 VISIBILITEIT VERHOGEN 18 Print & Online 5.3 ONLINE365 PACKS ONSITE PROMO PACKS ONSITE BEDRIJFSFILM FOLLOW-UP BIJLAGEN 23 2

3 1. PRAKTISCH Beste exposant Wij helpen u graag om uw beursdeelname zo aangenaam én succesvol mogelijk te maken. Dit handboek geeft een overzicht van alle mogelijkheden. Aarzel niet contact met ons op te nemen in geval van vragen. Wij wensen u alvast veel succes met de voorbereidingen en een geslaagde beurs! Het Transport & Logistics team 1.1 BEURSHAL 1.2 DATUM EN OPENINGSUREN Antwerp Expo - Hal 1, 2, 3 & 4 Jan Van Rijswijcklaan 191 BE-2020 Antwerpen Dinsdag 22 september :00-20:00 Woensdag 23 september :00-20:00 Donderdag 24 september :00-18: CONTACT MARKETING Vragen over: uitnodigingskaarten, alle promotietools, My Easyfairs, Visit Connect App & Easyfairs App Yana Broodhaers Marketing Event Executive yana.broodhaers@easyfairs.com Bianca Peeters Marketing Event Manager +32 (0) bianca.peeters@easyfairs.com OPERATIONS Vragen over: webshop, opbouw & afbouw, handling Philip VandenBergen Operations Executive (Space Only standen) philip.vandenbergen@easyfairs.com Joelle Blokland Operations Executive (All-in en All-in Plus standen) +32 (0) joelle.blokland@easyfairs.com SALES Vragen over: Online365 & Onsite Promo Packs, standwijzigingen & standformaat Kobe Engels Account Manager +32 (0) kobe.engels@easyfairs.com Véronique Lietaer Account Manager +32 (0) veronique.lietaer@easyfairs.com 3

4 LOGISTIEK & HANDLING Vragen over: heftrucks bij opbouw en afbouw, opslag tijdens de beurs. Enkel heftrucks van Valverde zijn toegestaan in de eventlocatie Valverde Zekeringstraat 36B 1014BS Amsterdam +31 (0) CATERING Vragen over: catering op de stand Meeza zal met u contact opnemen over haar aanbod. Tijdens de beurs krijgt u gratis koffie en thee op vertoon van uw exposantenbadge. Meeza / catering Jan Van Rijswijcklaan Antwerpen +32 (0) nicolas.stas@artexis.com HOTEL Wenst u een hotelovernachting te boeken? Via onze partner Ramada Plaza kan u reserveren aan voordeeltarief. Klik hier om te boeken. Beurssecretariaat (voor alle operationele en logistieke vragen tijdens de opbouw & afbouw en tijdens de beurs) 4 Business Point (voor alle sales en marketingvragen tijdens de beurs)

5 2. GET STARTED 2.1 DEADLINES 24/07/2015 Aanleveren database gratis postmailing Pg /08/2015 Vervolledigen online profiel (via My Easyfairs) Pg /08/2015 Bestellen extra standmateriaal tegen vroegboektarief (via webshop in My Easyfairs) Pg /08/2015 Aanleveren standontwerp (Space Only/eigen standbouw) Pg. 8 28/08/2015 Aanleveren standplan (All-in, All-in Premium en All-in Plus) Pg /08/2015 Aanleveren lay-out banners en/of wanden Pg /08/2015 Doorgeven ophangpunten Pg. 9 28/08/2015 Bestellen heftruck (Valverde) Pg /09/2015! Webshop wordt afgesloten! Pg /09/2015 Inschrijven standbemanning Pg. 15 5

6 2.2 ALGEMENE STANDINFORMATIE Items ruilen of crediteren is niet mogelijk. Laat het ons vooraf weten als u niet alle items gebruikt. Gelieve het materiaal op uw stand in dezelfde staat achter te laten, zodat we alles kunnen hergebruiken. Boren, schroeven of spijkeren in wanden is niet toegestaan. Beschadigde wanden worden doorgerekend aan 50 per paneel. Haal tijdens de opbouw op het beurssecretariaat gratis haken of dubbelzijdige tape om posters op te hangen. All-in stand Standaard inbegrepen in uw standformule: - Witte modulaire standbouw, 250cm hoog (inclusief 10cm hoge aluminium frieslijst) - Zichtmaat per paneel: 95.4cm breed x 240cm hoog - Tapijttegels - Groen naambord met firmanaam en standnummer - Dagelijks stofzuigen - Gebruik van wifi (niet geschikt voor livestreaming) Een aantal items zijn afhankelijk van uw standgrootte. In onderstaande tabel ziet u op welke aantallen u recht heeft m² 17-23m² 24-35m² >36m² Stoel Kelly Tafel Calais Brochurerek Aida Parkeerkaart Spots, LED Stroom, 1kW 1 1 Stroom, 3kW 1 1 DEADLINE 28 augustus 2015 Standplan (pg ) mailen naar joelle.blokland@easyfairs.com 6

7 All-in Plus stand Standaard inbegrepen in uw standformule: - Trussconstructie, 400cm hoog - Achterwand in witte modulaire standbouw, 250cm hoog - Berging van 2 bij 1m met afsluitbare deur in modulaire standbouw - Tapijttegels - Banner met logo aan elke open zijde - 1 spot 300W per 10m², aan de trussconstructie - Stroomtoevoer 6kW inclusief schakelbord - Dagelijks stofzuigen - Gebruik van wifi (niet geschikt voor livestreaming) - 2 parkeerkaarten Stoel Kelly 6 Tafel Calais 2 Brochurerek Aida 3 Balie Patricia 1 Barkruk Sam 2 Vuilbak transparant 1 Koelkast 140 wit 1 Plant 2 DEADLINE 28 augustus 2015 Standplan (pg ) mailen naar joelle.blokland@easyfairs.com. DEADLINE 28 augustus 2015 Lay-outs Banners all-in plus mailen naar joelle.blokland@easyfairs.com. De banners zijn 100cm hoog en steeds 10cm korter dan de volledige lengte van de open zijde. Per open zijde wordt een aparte banner geproduceerd. (Voorbeeld : uw stand is 5x6m. Uw banners meten dus 4,90m breed x 1m hoog en 5,90m breedx 1m hoog) Opmaak op 25% van de ware grootte Met afloop/bleed van 1.25mm rondom Zonder snijtekens of andere druktechnische markeringen Alle tekst in lettercontouren Bij opmaak geen tekst en logo s plaatsen op minimum 6cm van elke zijde van de zichtmaat Voor bestanden die nog door ons moeten worden opgemaakt, rekenen we een bedrag van

8 Space Only Deze module bevat 2 parkeerkaarten maar geen wanden, meubelpakket, tapijt of elektriciteit. Gebruik van wifi (niet geschikt voor livestreaming) is wel ingebrepen. De maximale bouwhoogte is afhankelijk van de beurshal en van de locatie van uw stand. Het is niet mogelijk berghokken, wanden, spots en stopcontacten te bestellen voor een Space Only module. Easyfairs dient vooraf alle ontwerpen goed te keuren. Mail uw standontwerp ter goedkeuring naar philip.vandenbergen@easyfairs.com. Gelieve een impressie en een technische tekening met duidelijk aangegeven maatvoering aan te leveren. Voor meer informatie, neem contact op met philip.vandenbergen@easyfairs.com. DEADLINE 28 augustus 2015 Standontwerp mailen naar philip.vandenbergen@easyfairs.com. DEADLINE 28 augustus 2015 Ophangpunten mailen naar philip.vandenbergen@easyfairs.com. Opgelet : ophangpunten zijn niet in alle hallen mogelijk. Vraag uw ophangpunten goed vóór de deadline aan zodat we de mogelijkheden kunnen nakijken. Op zoek naar een partner met expertise voor een mooie en representatieve stand? Alline Standbouw is de gewenste partner van Easyfairs in het verzorgen van uw stand. Wenst u een vrijblijvend voorstel te ontvangen? Neem contact op met Alline Standbouw via easyfairs@alline.be. 2.3 ELEKTRICITEIT Per All-In stand is een 230V aansluiting inbegrepen. Hierop kan u zonder problemen een laptop, een tv-scherm en een koelkast aansluiten. Als u via ons spotjes bijbestelt, sluiten wij deze aan en gaat het verbruik hiervan niet van uw aansluiting af. U kan via de webshop drie verschillende hoofdaansluitingen bestellen: Met schakelbord Zonder schakelbord met CEE Een machine aansluiting met 300mA differentieel! Let op dat u de juiste aansluiting bestelt. Bij twijfel, contacteer joelle.blokland@easyfairs.com. Veel gebruikte items en hun verbruik: Koelkast Max 200W Waterkoker Max 2000W Plasma TV Max 250W Espresso/Nespresso apparaat Max 2000W LED TV Max 100W Senseo Max 1500W Laptop Max 100W Telefoonoplader Max 20W Eigen verlichting : nagaan bij uw leverancier. 8

9 2.4 PRINTWERK Optie a: bedrukte wanden Standpanelen kunnen full colour bedrukt worden ( 100 per paneel). Een bergingdeur kan NIET bedrukt worden. Specificaties voor het aanleveren van printwerk: Bestanden aanleveren per paneel in pdf. Opmaak paneel 954mm x 2400mm + 5mm afloop/bleed langs alle kanten (totale afmeting incl. bleed wordt dus 964mm x 2410mm). Geen snijtekens of andere druktechnische markering. Teksten in lettercontouren. Aanleveren in pdf op 100% of op 50%. Indien u op 50% aanlevert, afloop verkleinen naar 2.5mm en vermelden in de bestandsnaam: 50pc. Staander tussen de panelen is 45.5mm breed en kan NIET bedrukt worden. Panelen meenemen, is helaas niet toegestaan. Voor bestanden waaraan wij nog opmaak/dtp-werk moeten doen, wordt in regie gerekend. Hiervan stellen we u vooraf op de hoogte. Voor meer informatie en prijzen, neem contact op met joelle.blokland@easyfairs.com. DEADLINE 28 augustus 2015 Lay-outs mailen naar joelle.blokland@easyfairs.com. Optie b: optopper U heeft nu de mogelijkheid om een visual als optopper op uw stand te plaatsen. Dit zijn panelen van 1m hoog, de breedte is afhankelijk van uw standgrootte en uw wensen. Specificaties : Beelden aanleveren in pdf 100 DPI op 100% Klaar voor druk Real size Prijzen : 3m breed x 1m hoog = 275 4m breed x 1m hoog = 325 5m breed x 1m hoog = 395 4m breed x 1,5m hoog = 400 5m breed x 1,5m hoog = 455 Voor meer informatie en prijzen, neem contact op met joelle.blokland@easyfairs.com DEADLINE 28 augustus 2015 Lay-outs mailen naar joelle.blokland@easyfairs.com 9

10 Optie c: voorzet frame met naadloze print De print is op een doek, wat door middel van een pees aan alle zijden strak in het aluminium frame wordt vastgetrokken. De staanders zijn niet zichtbaar; het doek valt voor de wand langs. Het doek is na afloop uw eigendom, het frame is bezit van onze standbouwer. Prijzen : 300 voor een 2 meter brede wand 450 voor een 3 meter brede wand 600 voor een 4 meter brede wand Alle frames zijn 250cm hoog, net als de standbouw. Prijzen zijn op basis van printklare bestanden. Er zijn meer formaten mogelijk, hierover kunt u contact met ons opnemen Specificaties voor het aanleveren van printwerk naadloze print: Bestanden aanleveren per paneel in pdf. Geen snijtekens of andere druktechnische markering. Teksten in lettercontouren. Aanleveren in pdf op 100% of op 50%. Indien u op 50% aanlevert, vermelden in de bestandsnaam: 50pc. Minimaal 100DPI op 100% Voor meer informatie en prijzen, neem contact op met joelle.blokland@easyfairs.com DEADLINE 28 augustus 2015 Lay-outs mailen naar joelle.blokland@easyfairs.com LET OP : alle printwerk opties zijn enkel te bestellen door klanten met een all-in of all-in plus stand! 10

11 2.5 OPBOUW EN AFBOUW Zat. 19/09 Ma. 21/09 Di. 22/09 Woe. 23/09 Do. 24/09 Vrij. 25/09 Opbouw Space Only 14:00-20:00 08:00-20:00 Opbouw: All-in & All-in Plus 08:00-20:00 Openingstijden beurs 10:00-20:00 10:00-20:00 10:00-18:00 Afbouw (wagens max. 6m) Afbouw (vrachtwagens vanaf 6m) 18:00-19:30 08:00-12:00 19:30-22:00 08:00-12:00 Het is niet toegestaan om af te bouwen voor de officiële sluitingstijd van het event. Alle materialen dienen uiterlijk 25 september om 12:00 uur afgevoerd te zijn. Al het overblijvende materiaal dat vrijdag 25 september om 12:00u nog aanwezig is, wordt verwijderd. Onze leveranciers starten onmiddellijk na afloop van de beurs met het afbouwen van de standen. Haal daarom waardevolle voorwerpen zo snel mogelijk van uw stand. Huurmateriaal zoals balies en toonbanken worden meteen na sluitingstijd opgehaald, gelieve deze tijdig leeg te maken. Levering standtoebehoren Het leveren van machines of standtoebehoren op zaterdagochtend 19 september is alleen toegestaan als dit via Valverde verloopt. Standtoebehoren dienen op een pallet geseald en gelabeld te zijn. We accepteren geen losse items. Zaterdag 19 september is GEEN opbouwdag voor All-in en All-in Plus standen. Alleen heftrucks en palletwagens van Valverde zijn toegestaan in de eventlocatie. Neem tijdig contact op met Valverde om uw handling te reserveren. Laden en lossen Zowel bij op- als afbouw werken we met laad- en lospassen. Deze pas geeft u maximaal 1,5 uur de tijd om te laden/lossen op het terrein naast de hal. Er wordt gewerkt in kleurzones, zodat u kan lossen bij de deur het dichtst bij uw stand. Als uw auto leeg is, kan u gratis parkeren op het terrein van Camping Vogelzang. Het is niet toegestaan om vrachtwagens op het terrein van Antwerp Expo te laten staan wegens beperkte beschikbare ruimte. Gelieve zo snel mogelijk te reageren indien u gebeld wordt om uw voertuig ergens anders te parkeren, zodat uw collega-exposanten ook tijdig hun stand kunnen inrichten. Gelieve steeds de instructies van de parkeerbegeleiders te volgen. Tijdens de afbouw is het laad- en losterrein het eerste anderhalf uur (tot 19.30u) alleen toegankelijk voor personenwagens en busjes tot maximaal 6 meter. Na 19.30u worden er vrachtwagens groter dan 6 meter toegelaten, alleen als er plaats is. 11

12 2.6 PARKEREN Parkeren en toegang Tijdens op- en afbouw Tijdens de op- en afbouw is parkeren gratis en wordt er met polsbandjes gewerkt. Die bandjes worden uitgegeven op bedrijfsnaam/standnummer, samen met de laad- en lospassen op de parking. Zorg dat uw koerier/transporteur hiervan op de hoogte is. Personenwagens en aanhangwagens kunnen s nachts helaas niet op de parking blijven staan. Tijdens de beursdagen Toegang tot de exposantenparking is alleen mogelijk op vertoon van een parkeerkaart. In uw standpakket zijn één of meerdere parkeerkaarten inclusief. Het terrein rondom Antwerp Expo wordt als exposantenparking gebruikt. Indien dit vol is, worden de overige wagens op Camping Vogelzang geplaatst. LET OP: het is onvermijdelijk dat er exposanten op de Camping geparkeerd worden. Extra parkeerkaarten worden niet verkocht, er zijn gratis parkeerplaatsen rondom Antwerp Expo of u kunt voor 5,- per dag op Camping Vogelzang parkeren (contant te betalen bij oprijden). Parkeerkaarten worden niet opgestuurd, u kan deze tijdens de opbouw op maandag 21 september bij het beurssecretariaat ophalen. Personenwagens en aanhangwagens kunnen helaas s nachts niet op de parking blijven staan. Service tijdens opbouw en beurs Tijdens de opbouwdagen: beurssecretariaat (aan ingang 2) Tijdens de beurs: beurssecretariaat (aan ingang 2) Openingstijden beurssecretariaat: Zat. 19/09 14:00-20:00 Ma. 21/ Di. 22/09 Woe. 23/09 Don. 24/ U kan tijdens de opbouw aan het beurssecretariaat exposantenbadges en parkeerkaarten ophalen. Ook kan u nog standmateriaal bijbestellen uit een beperkt assortiment. Alles dient ter plaatse afgerekend te worden via contante betaling : bankkaart (Maestro) of credit card (VISA of Master Card). Uw contactpersonen kunnen tijdens de opbouw soms moeilijk bereikbaar zijn per telefoon. Zij staan u graag persoonlijk te woord bij het beurssecretariaat. Ook zullen er geregeld mensen van Easyfairs door de hal lopen (herkenbaar aan hun badge). Heeft u een vraag of een probleem, aarzel dan niet om hen aan te spreken. Bij eventuele klachten neemt u tijdens de opbouw of de beurs contact op met de Operations Coordinator op het beurssecretariaat. Klachten die ons bereiken na de beurs, kunnen niet meer behandeld worden wegens gebrek aan aantoonbaarheid. 12

13 2.7 EVENTREGLEMENT Alle zichtbare zijden van de stand boven 250cm grenzend aan buurstanden moeten worden afgewerkt in het wit zonder enige vorm van logo-uiting. Maximale bouwhoogte voor space only stands is afhankelijk van de locatie in de hal; neem hiervoor contact op met de organisatie. Maximale bouwhoogte voor inbouw stands is 400cm. Alle eigen standbouw (space only en inbouw!) dient vooraf goedgekeurd te zijn door de beursorganisator. Indien u een eilandstand heeft, mag maximaal 50% van de open zijde dichtgebouwd worden. De wanden kunnen niet verwijderd worden. Elke vorm van dakconstructie is alleen toegestaan na goedkeuring van de beursorganisator. Commerciële acties mogen niet buiten de stand worden gevoerd zonder toestemming van de beursorganisator. Demomateriaal wordt in de stand geplaatst, niet in de gangpaden. Beamers en lichteffecten buiten de stand zijn niet toegelaten. Versterkt geluid dient tot een minimum beperkt te worden en mag omringende standen niet hinderen. Indien hierover klachten zijn, kan de organisatie te allen tijde besluiten het geluid uit te schakelen. (Vergeet SABAM en de billijke vergoeding niet als u muziek afspeelt op uw stand!) Eigen heftrucks en/of elektrische palletwagens zijn niet toegestaan in de hal. Contacteer daarvoor Valverde. Schroeven, boren of spijkeren in het materiaal van Easyfairs is niet toegestaan. Beschadigde materialen worden gefactureerd aan 50 per paneel. De organisatie is niet verantwoordelijk voor verlies of diefstal. Balies en/of berghokken zijn huurmaterialen waarvan wij niet kunnen garanderen dat het een veilige bergplaats is voor uw waardevolle spullen. Laat waardevolle spullen nooit onbeheerd achter! Omruilen of terugbetalen van standaard of gehuurd materiaal is niet mogelijk. Bij annulering van gehuurd materiaal zijn wij genoodzaakt annuleringskosten door te rekenen: > tot 2 weken voor de beurs: 50% annuleringskosten > vanaf 2 weken voor de beurs: 100% annuleringskosten Restafval dat achterblijft na de beurs wordt gefactureerd aan de klant voor 12,50 per m³. Gasflessen zijn enkel toegestaan na schriftelijke aanvraag en goedkeuring van de beursorganisator. Klachten over gehuurde materialen kunnen enkel in behandeling genomen worden indien deze gemeld worden tijdens de opbouw of tijdens de beurs zelf, niet op een later tijdstip wegens gebrek aan aantoonbaarheid. Tijdens op- en afbouw zijn de hallen niet toegankelijk voor kinderen onder de 16 jaar. Voor standen groter dan 72m² is het VERPLICHT een brandblusser op de stand te hebben. Als u niet over een brandblusser beschikt, kan u deze via onze webshop kopen (Technische uitrusting brandblusser). Er wordt gecontroleerd op de aanwezigheid van brandblussers tijdens een algemene veiligheidsronde. 13

14 3. MY EASYFAIRS My Easyfairs is een handig online platform waarmee u uw beursdeelname (online) in de kijker kan zetten. U beschikt over een eigen online bedrijfspagina waar u onder andere uw activiteiten en producten kan weergeven. Inloggen Ga naar en log rechts bovenaan in op My Easyfairs. Na het inloggen, klikt u op de beursnaam. To-do lijst De to-do lijst geeft u een overzicht op de taken die u al heeft voltooid ( ) en de taken die u nog moet voltooien ( ). Admin menu Hier kan u: Het (reeds bestelde) standmateriaal bekijken Controleer uw bestelde items Standbemanning registeren Registreer standpersoneel Extra standmateriaal bestellen in de webshop Bestel extra items 3.1 WEBSHOP Bestel tijdig alle extra s die u nodig heeft voor uw stand aan een vroegboektarief. Voeg verschillende items toe door op het groene karretje te klikken. Vervolgens klikt u op de rode knop bevestigen om uw aankoop te voltooien. DEADLINE 28 augustus 2015 Einde vroegboektarief voor extra standmateriaal DEADLINE 11 september 2015 Afsluiten webshop De webshop sluit op vrijdag 11 september om uur. Vanaf dan kan u enkel nog tijdens de opbouw bij het beurssecretariaat bijbestellingen doen. 14

15 3.2 STANDBEMANNING Registreer uw standbemanning Tijdens de beursdagen heeft u een exposantenbadge nodig. Registreer dus vooraf uw standbemanning. Bij aankomst op de beurs, al vanaf de eerste opbouwdag, printen wij aan de hand van deze registraties uw exposantenbadges af. Het opbouwpersoneel wordt niet geregistreerd via dit systeem, zij ontvangen ter plekke een polsbandje. Ga naar: Registreer standpersoneel. U wordt automatisch aangemeld in het registratiesysteem. Daar klikt u bovenaan op het tabblad Personeel. Manuele invoer Klik op Persoon toevoegen en voer uw standpersoneel manueel in. OF Opladen via Excel Klik op Standpersoneel importeren en daarna op Downloaden. Bewaar het Excelbestand op uw computer. Vul alle verplichte velden in (zie tabblad 2 in het Excelbestand) en sla het bestand terug op. Nu kan u alles in één keer opladen. Kies voor Upload en selecteer uw ingevulde Excelbestand. Alle gegevens staan nu in de overzichtlijst en u kan alle registraties tegelijk printen. DEADLINE 18 september 2014 Inschrijven standbemanning 15

16 4. VISIT CONNECT APP U wenst meer te weten over de bezoekers die u over de vloer heeft gehad tijdens de beurs? U wilt achteraf geen stapeltjes visitekaartjes mee naar kantoor nemen? Maak dan gebruik van de Visit Connect App om bezoekersgegevens eenvoudig te verzamelen én op te volgen. Download de app op uw smartphone of tablet, activeer uw licentie(s) en u bent klaar om bezoekerbadges te scannen op de beurs. Nadien heeft u alle gegevens van de gescande bezoekers in uw bezit. Bekijk de video voor een beknopte introductie: Hoe ga ik van start? 1) Enkele weken voor de beurs ontvangt u een mailtje met een handleiding en uw licentie(s). 2) Download de Visit Connect App. 3) Open de app en activeer de licentie die u per mail van ons ontvangen heeft door de QR-code te scannen. Vul uw naam en uw adres in, hiermee kunt u na het scannen de verzamelde leads exporteren. Activeer de licentie enkel op het toestel waarmee u bezoekers gaat scannen. De licentie kan na de activatie NIET meer gebruikt worden op een ander toestel. U ontvangt standaard 1 gratis licentie waarmee u de app op 1 toestel kan gebruiken. Bij een Online365 Plus Pack krijgt u 3 licenties, bij een Online365 Premium ontvangt u er 5. Meer info over deze Packs op pagina 20. 4) Van zodra uw licentie geactiveerd is, tikt u op de QR-code rechts bovenaan en richt u de camera op de QR-code van de bezoekersbadge om deze te scannen. Alle gegevens worden op uw toestel bewaard. Bij vragen over de Visit Connect App, kunt u steeds terecht bij uw marketingcontactpersoon: Yana Broodhaers ( of yana.broodhaers@easyfairs.com) 16

17 5. PROMOTIETOOLS 5.1 KLANTEN EN PROSPECTS UITNODIGEN Exposantenpakket Begin augustus ontvangt u 100 gepersonaliseerde uitnodigingskaarten die u kunt uitdelen en versturen naar klanten, prospecten, partners om uw stand te promoten. Stickers kunnen gratis besteld worden. Wenst u gratis extra uitnodigingskaarten en/of stickers te bestellen? Stuur dan een mailtje naar yana.broodhaers@easyfairs.com. Postmailing Wij verzorgen gratis een postmailing op basis van uw database. Deze personen ontvangen een uitnodiging uit uw naam, door ons opgemaakt en volledig op onze kosten. Deze gegevens worden enkel gebruikt voor het versturen van uw uitnodigingen. Indien één van uw contacten de beurs bezoekt, komt hij/zij automatisch in onze bezoekersdatabase terecht. Hoe gaat u te werk? Gebruik deze template, vul aan met uw gegevens en mail ons het bestand. Let wel: maximaal 500 adressen alle kolommen zijn verplicht: download deze template kolom taal : enkel Nederlands (NL) of Frans (FR) kolom land : enkel België (BE), Nederland (NL) of Luxemburg (LUX) DEADLINE 24 juli 2015 Uw database in een Excelbestand mailen naar yana.broodhaers@easyfairs.com. handtekening, en website Promoot uw deelname in uw handtekening en in die van uw collega s. Download hier één van onze banners en voeg uw registratielink toe. Nodig uw klanten en prospects uit via een ing. Promoot uw deelname ook op uw website en/of op andere websites. Registratielink toevoegen in handtekening of banner Kopieer de registratielink en ga naar de instellingen om uw handtekening te wijzigen. Typ een korte tekst zoals Registreer hier, selecteer deze tekst met uw muis en klik vervolgens op het icoon om een link toe te voegen. Daar plakt u de registratielink. U kan de link ook bij de banner toevoegen. Klik op de reeds toegevoegde banner in uw handtekening en klik vervolgens op het icoon om een link toe te voegen. Daar plakt u de registratielink. Tenslotte kan u de link testen door een testmail naar uzelf te sturen. 17

18 Waar vind ik mijn registratielink? Laat klanten en prospects registreren voor een bezoek via uw unieke registratielink. Deze link is rechtstreeks gekoppeld aan uw account, zodat u kan nakijken wie er via uw link heeft geregistreerd. Log in op My Easyfairs en klik op de beursnaam. Ga naar: Bekijk mijn voorgeregistreerde bezoekers. Klik vervolgens bovenaan op het tabblad Registraties. 1) Kopieer uw unieke registratielink (door op het icoontje te klikken): nodig met deze link uw klanten en prospects uit voor een bezoek. Maak meerdere links aan indien gewenst. 2) Uw voorgeregistreerde bezoekers: bekijk hier iedereen die zich via uw link heeft geregistreerd. Bekijk de statistieken of download deze lijst naar Excel. 5.2 VISIBILITEIT VERHOGEN Beurscatalogus Elke bezoeker ontvangt aan de ingang een gedrukte beurscatalogus waarin u als exposant gratis vermeld staat met uw bedrijfsgegevens en standnummer. Een juiste bedrijfsnaam in My Easyfairs zorgt voor een juiste vermelding in deze catalogus. Eens de catalogus in druk gegaan is, kan hier niets meer aan aangepast worden. Kijk dus zeker uw gegevens en uw online profiel tijdig na. Naast een exposantenlijst met bedrijfsgegevens zal deze beurscatalogus ook bestaan uit achtergrondartikels, interviews en een overzicht van de nieuwigheden. DEADLINE 13 augustus 2015 Vervolledig uw online profiel. Graag wat meer visibiliteit? Neem contact op met onze cataloguspartner TransportMedia, uitgever van verschillende magazines, o.a. Transport Management en Logistics Management, en van televisieuitzendingen zoals Logistics.TV op Kanaal Z. Meer info? Neem contact op met Ludo Vranken op +32 (0)497/ of info@transportmedia.be. 18

19 Beurswebsite Ga naar uw My Easyfairs account en klik op de beursnaam. Vervolledig uw basisprofiel: Klik op de afbeelding en voeg uw eigen logo/afbeelding toe. Voer de gewenste bedrijfsnaam in. (Deze naam verschijnt op de frieslijst van uw stand tijdens de beurs, in de gedrukte beurscatalogus en op de beurswebsite.) Voer de categorieën in waarin u actief bent (max. 3). Voer uw bedrijfsomschrijving in. Voer uw contactgegevens in. DEADLINE 13 augustus 2015 Vervolledig uw online profiel. Alle informatie die u oplaadt, is beschikbaar op de beurswebsite én op de Easyfairs app (voor bezoekers). De beurswebsite is beschikbaar in 3 talen, u bepaalt zelf in welke talen (NL/FR/EN) u uw informatie wenst toe te voegen. Het spreekt voor zich dat u meer visibiliteit heeft als u de informatie in de 3 talen oplaadt. Vul uw pagina aan met bijkomende info: Onderaan de pagina kan u afspraken, producten, nieuws en vacatures toevoegen. Print voor al uw product QR codes uit die u op uw producten in uw stand bevestigt. Zo kunnen bezoekers ze scannen met de Easyfairs app. De gescande producten worden hierin opgeslagen en zijn na de beurs nog steeds te raadplegen. 19

20 5.3 ONLINE365 PACKS Elke exposant beschikt over een Online365 pack (een uitgebreid instappakket). Met de Plus en Premium packs kan u nog meer voordeel halen uit uw deelname. Extra voordelen Online365 Plus Pack 3 Visit Connect licenties i.p.v. 1 Met het Online365 Plus Pack heeft u 3 licenties voor de Visit Connect app. Zo kan u bezoekers scannen met 3 toestellen (smartphone of tablet) i.p.v. met 1 toestel. Zichtbaarheid van uw logo Met het Online365 Plus Pack is het logo van uw bedrijfsprofiel zichtbaar op gehele beurswebsite en in de online exposantenlijst. Uw logo verschijnt ook op de online en onsite plattegronden én in de zoekresultaten van uw producten, waardoor u optimale zichtbaarheid genereert. Dat betekent meer bezoekers op uw eigen webpagina én op uw stand. Vacaturetool Plaats vacatures op de beurswebsite. Een zeer gerichte manier om toptalent aan te trekken. Voor meer informatie over Online365 Plus, neem contact op met kobe.engels@easyfairs.com. 20

21 Extra voordelen Online365 Premium 5 Visit Connect licenties i.p.v. 1 Met het Online365 Plus Pack heeft u 5 licenties voor de Visit Connect app. Zo kan u bezoekers scannen met 5 toestellen (smartphone of tablet) i.p.v. met 1 toestel. Wie heeft mijn producten gescand? Met het Online365 Premium Pack kan u informatie over bezoekers verkrijgen die u wellicht niet gesproken heeft, maar die wel interesse in uw product hebben getoond. U kan een lijst downloaden in My Easyfairs van bezoekers die uw producten via de QR code op de beurs hebben gescand, waardoor uw follow-up een stuk gerichter en efficiënter is. Optimale visibiliteit van uw product Bovendien kan u uw product laten verschijnen in de productscroller op gehele beurswebsite. Voor meer informatie over Online365 Premium, neem contact op met kobe.engels@easyfairs.com. 5.4 ONSITE PROMO PACKS Plaats uw deelname gedurende de hele beurs in de schijnwerpers Onsite Promo Pack - Lanyard (! Reeds verkocht) Onsite Promo Pack - Leafleting Onsite Promo Pack - Ad Voucher (! Nog maar 2 beschikbaar) Naast de 3 bovenstaande packs denken we ook graag mee om visibiliteit op maat aan te bieden. Voor meer informatie hierover, neem contact op met kobe.engels@easyfairs.com. 5.5 ONSITE BEDRIJFSFILM Maak uw eigen bedrijfsfilm Bent u op zoek naar extra publiciteit en professioneel filmmateriaal dat u zelf kan gebruiken binnen uw marketingcampagne? Tijdens de beurs is er een cameraploeg aanwezig en Easyfairs geeft u de mogelijkheid om tijdens de beurs een bedrijfsfilm te laten maken. Voor een kleine investering ( 200) kan u een eigen reportage op de beursvloer laten maken. Het eindresultaat is geheel rechtenvrij en 100% uw eigendom. Voor meer informatie of reservatie, mail naar yana.broodhaers@easyfairs.com. 21

22 6. FOLLOW-UP Neem contact op met uw leads. Maak gebruik van leadforms die u voor opvolging rangschikt volgens criteria zoals interesse, budget, beslissingsbevoegdheid, geografie, productgroep enzovoort. Bedank na de beurs de bezoekers van uw stand. Contacteer ook uw voorgeregistreerde contacten die niet op uw stand geweest zijn. Verzameling en opvolging van uw sales leads worden zeer eenvoudig met onze Visit Connect App (zie pagina 16). Houd uw sales leads systematisch bij en meet uw ROI. Investering in deelname Aantal sales leads (en aantal nieuwe contacten) Waarde van de verkoop Kosten per lead = totale kost deelname gedeeld door aantal leads Gegenereerde media-aandacht Andere meetbare elementen (bv. aanwerving) Niet-meetbare voordelen (bv. goodwill en teamspirit) Werk steeds met meetbare doelstellingen! 22

23 GANGPAD 7. BIJLAGEN Standplan Vul de gegevens van uw bedrijf en de contactpersoon in en vermeld de datum. Vermeld uw standnummer. Teken uw stand. Gebruik stippellijnen voor de open zijden. Elk vakje van het rooster is 1m x 1m. Geef zoveel mogelijk informatie (gangpaden, buurstanden ). Teken (enkel als huurt via My Easyfairs) stopcontacten, elektriciteits-, perslucht- en wateraansluitingen, berging en schappen. Indien wij geen schets van uw berging ontvangen, wordt deze op de meest aangewezen plaats voor de organisatie geplaatst. het plan naar joelle.blokland@easyfairs.com of fax naar +32 (0) vóór 28/08/2015 We kunnen geen rekening meer houden met plannen die ons na deze datum bereiken. Dit is geen bestelformulier. Items (water-, perslucht-, elektriciteitsaansluiting, berghok,...) die u wenst te huren, dient u online te bestellen (My Easyfairs). Voorbeeld Firmanaam : Easyfairs nv Contactpersoon : Joelle Blokland Datum : 01/07/2015 Standnummer : B1001 Hoogte: 1.20m Voorbeeld Shelf E W GANGPAD 23

24 Standplan T&L Antwerpen 2015 Dit is geen bestelbon! Firmanaam: Contactpersoon: Datum: Standnummer: Legende E Elektriciteitsaansluiting Berghok e Stopcontact Shelf Schap H 2O Wateraansluiting Extra wand A Persluchtaansluiting naar joelle.blokland@easyfairs.com of fax naar +32 (0) vóór 28/08/

25 Verzekering INFORMATIE VERZEKERING Deze informatie is enkel van toepassing voor exposanten die via Easyfairs een verzekering hebben afgesloten. Dit kan u terug vinden op uw standfactuur. BASISDEKKINGEN : Situering : De dekking van de polis gaat in vanaf het magazijn van de verzekerde in de Benelux, Frankrijk of Duitsland (max. 2 dagen voor aanvang van de beurs) tot op de beurslocatie, inclusief het verblijf ter plaatse van maximum 1 week en de terugweg vanuit de beurs (tot max. 2 dagen na sluiting van de beurs). A) BURGERLlJKE AANSPRAKELlJKHElD : Beknopte omschrijving Het gedeelte B.A. betreft de schade tegenover derden en houdt ook een dekking na levering in, ten belope van per schadeclaim; Rechtsbijstand is verzekerd tot per claim en per verzekeringsjaar. Mochten er al andere dekkingen bestaan, hebben die voorrang. Vrijstelling: 250,00 B) DE GOEDEREN EN MATERIALEN OP DE BEURS : Beknopte omschrijving Het betreft uw goederen en deze waarvoor u aansprakelijk bent, voor de reis naar de beurs, het verblijf tijdens de beurs en de terugreis, zoals omschreven onder basisdekkingen laden en lossen zijn inbegrepen. Let op: voorwerpen die gemakkelijk meegenomen kunnen worden, mogen in geen enkel geval op de stand achtergelaten worden tijdens de periodes van montage en afbouw van de beursstand, noch tijdens de periodes van plaatsen, laden en lossen; de verzekerde is er bovendien toe gehouden permanent toezicht uit te oefenen op het verzekerde materiaal, in het bijzonder tijdens de handelingen van monteren, demonteren, plaatsen, laden en lossen. Standaard dekking: ,00 (totale waarde van de goederen en materialen). Hogere dekkingen : op aanvraag bij BVBA De Clercq Verstichel. Alle Risico s volgens Art 8. van de GOEDERENVERZEKERINGSPOLIS VAN ANTWERPEN met inclusief de aangepaste clausules op aanvraag bij BVBA De Clercq Verstichel te verkrijgen. Vrijstelling: 250,00 En bij schadegeval gelieve onmiddellijk Bruno Devooght om instructies te vragen : mail : bruno@declercq-verstichel.be tel : 09 / fax : 09 /

26 26

27 27

28 28

29 29