Beschrijving Serviceportaal KVK Middelgroot Serviceportaal Kamer van Koophandel (KVK) / Opstellen XBRL Jaarrekening (versie 20190412) Inhoud 1. Het dashboard 2. Meertaligheid 3. Het opstellen van een jaarrekening 4. Toelichting op het invoeren 5. Het overzichtsscherm 6. Het xbrl-document 7. De bestanden van de accountant 8. Het uploaden van bestanden 9. Het verzenden van bestanden 10. De verzendstatus 11. Vragen en antwoorden
Het dashboard Om via het portaal stap voor stap het proces te doorlopen, wordt als eerste scherm het dashboard getoond. Vanuit dit scherm kan je per aangegeven stap de benodigde handelingen verrichten om tot een succesvol ingestuurde jaarrekening te komen en de bijbehorende bestanden. Je kan altijd terug naar het dashboard door op de betreffende link te klikken bovenin het scherm. Via de knop Creëer nieuwe rapportage kan je een nieuw concept aanmaken. Je kan de naam van een aangemaakt concept naderhand nog wijzigen. Indien je op een eerder moment een formulier (deels) hebt ingevuld, kan je verder gaan met invullen (zie onderstaande knop met de pen). Je kan het concept ook verwijderen (zie prullenbak-knop).
Meertaligheid In het portaal kan gekozen worden voor Nederlands en Engels. De functie voorziet in een mogelijkheid om het opstellen van de jaarrekening in het Engels uit te voeren. Standaard is de taal ingesteld op Nederlands. Wanneer je een jaarrekening wil opstellen in het Engels, dien je op het dashboard om te schakelen naar Engels. Dit doe je door rechtsboven op de knop English te klikken. Het omschakelen van de taalkeuze kan je alleen via het dashboard doen en niet tijdens het invullen. Het opstellen van een jaarrekening Geef een naam op voor je concept en klik dan op de knop Creëer nieuwe rapportage. Er verschijnt een scherm waarmee je kan aangeven welk type formulier je gaat gebruiken: Je kan een nieuw, leeg formulier gaan invullen met de jaarrekeninggegevens. Het formulier kent een navigatiestructuur aan de linkerkant. Deze is per scherm aanklikbaar. Linksboven is een functie aanwezig om dit menu in te klappen, zodat zoveel mogelijk gegevens zichtbaar worden:
Onder- en bovenaan het menu is een Vorige/Volgende knop, waarmee je kan bladeren en daarmee gelijk de ingevoerde gegevens vastlegt. Onder- en bovenaan het menu is een Opslaan knop, waarmee je tussentijds de gegevens kan bewaren. Rechtsboven is een Validatie overzicht knop om de resultaten van de validaties te kunnen weergeven; hiermee navigeer je naar het validatiescherm. Dit kan alleen als alle verplichte velden zijn ingevuld. Rode meldingen dien je op te lossen alvorens je verder kan gaan. Dit kan je direct doen door op de rode melding te klikken en het hoofdstuk te openen waarop de melding betrekking heeft. Ook kan je terug naar het invullen van de rapportage door te klikken op de Bewerken knop linksonder. Gele meldingen zijn waarschuwingen waarop de validatie je attendeert. Mogelijk dien je hier actie op te ondernemen maar het is niet verplicht om deze op te lossen om door te gaan.
De gegevens worden met het klikken op Volgende / Vorige opgeslagen. Indien je de browsersessie beëindigt, kan je bij een terugkeer na inloggen, je aangemaakte concept weer openen en je ingevulde gegevens weer kunnen benaderen en aanpassen. Er vindt geen automatische opslag plaats. Toelichting op het invoeren Lees onderstaande tips punten aandachtig door. Deze zijn van belang voor een optimaal gebruik van het portaal tijdens het invoeren van gegevens. Nr. Toelichting 1. 2. 3. 4. Een veld wat verplicht is wordt aangegeven met een asterisk *. Je krijgt een foutmelding (rood) als dit veld niet is ingevuld. Sommige velden moeten voldoen aan een juiste invoer. Denk aan postcode, enkel numerieke velden, bedragen zonder decimalen. De datum wordt met behulp van een kalenderfunctie vanzelf goed ingevuld. Totalen en balansvelden worden niet gecontroleerd en vooringevuld. Zorg er daarom voor dat de gegevens zo compleet mogelijk zijn ingevuld. Deze formules zullen te zijner tijd toe worden gevoegd aan de applicatie om meer ondersteuning te kunnen bieden. Sommige velden bevatten een keuzelijst. Hieronder zijn de belangrijkste genoemd met daarbij de keuze voor een juiste invoer: SBI-code: selecteer de omschrijving die van toepassing is. Je kan dit ook direct intypen en dan zoekt de lijst de bijbehorende waarde op.
Nr. Toelichting Datum vaststelling Op pagina van Informatie over de Rapportage (tweede pagina) wordt de volgende datum uitgevraagd: 5. Deze datum mag na downloaden én ondertekenen naderhand NIET meer aangepast worden met een nieuwe gedownloade xbrl van deze jaarrekening. Het leidt dan tot een ongeldig bestand. Geef aan dat deze is vastgesteld en neem deze datum te allen tijde op, ook al ligt deze in de toekomst. Aanmaken tabelrijen 6. Op enkele schermen staan tabellen die je met rijenkan uitbreiden. Zorg ervoor dat de verplichte velden in zo n aangemaakte rij ook daadwerkelijk zijn ingevuld. In bovenstaand voorbeeld dient dus een waarde te worden ingevuld in het veld waar Samenstelling directie, het bestuur en het toezichthoudend orgaan staat. Dit is de titel van de regel. Met behulp van het vuilnisbakje kan je een aangemaakte regel weer verwijderen. Percentagevelden Voor de volgende velden geldt dat een percentage altijd moet worden ingevuld met decimalen. Als dit niet gebeurt, treedt er tijdens het verzenden een fout op. 7. Bijvoorbeeld: 20% moet ingevoerd worden als 0.2 5% moet ingevoerd worden als 0.05 etc. Dit betreft de volgende velden:
Nr. 7. Toelichting Effectieve rentevoet Belastingen, toepasselijke belastingtarief Belastingen, effectieve belastingtarief Immateriële vaste activa, afschrijvingspercentage, einde van reeks Immateriële vaste activa, afschrijvingspercentage, start van reeks Immateriële vaste activa, afschrijvingspercentage Vastgoedbeleggingen, afschrijvingspercentage Vastgoedbeleggingen, afschrijvingspercentage, einde van reeks Vastgoedbeleggingen, afschrijvingspercentage, start van reeks Fusies en overnames, percentage van de verkregen zeggenschap in het belang Negatieve goodwill, afschrijvingspercentage Materiële vaste activa, afschrijvingspercentage Materiële vaste activa, afschrijvingspercentage, einde van reeks Materiële vaste activa, afschrijvingspercentage, start van reeks Rechtspersoon, aandeel in geplaatst kapitaal Rechtspersoon, aandeel in stemrecht Leningen, voorschotten en garanties ten behoeve van bestuurders en commissarissen, rentevoet Netto-omzet, verhoudingscijfer voor wijziging ten opzichte van vorige periode Verloopoverzichten Enkele tabellen zoals Materiële Vaste Activa zijn horizontaal te schuiven. 8. 9. Finale controle op verplichte velden Bij het doorklikken van de laatste pagina Overige gegevens, zal het hele formulier snel worden gecontroleerd op het alsnog ontbreken van verplichte velden. Mocht er nog een blokkerende fout optreden, dan springt de applicatie terug naar de eerste waargenomen fout. Na het correct invoeren hiervan en als alle fouten zijn gecorrigeerd, kan je via het menu gewoon weer verder naar de laatste pagina 10. Velden Enkelvoudig / Geconsolideerd : verplicht Het formulier bevat alle velden voor zowel een Enkelvoudige als Geconsolideerde Balans. Je kan op de eerste pagina aangeven welk type van toepassing is. Je vult alleen die velden voor het type in wat voor jou van toepassing is.
Nr. Toelichting Voorlopig nog niet kopiëren uit Word 11. Het kopiëren van teksten en lijsten uit tekstprogramma s zoals Word wordt ten zeerste afgeraden. Dit zou kunnen leiden tot een foutief xbrl bestand! Word maakt gebruik van tekens die niet utf /unicode compliant zijn. Maak gebruik van de applicatie Wordpad of Kladblok om daar de teksten in te zetten en van daaruit te kopiëren. 12. Tabellen met Presentatievolgorde In enkele tabellen in de Balans zoals : Toelichting aandeel resultaat van deelnemingen in de winst-en verliesrekening Bijzondere posten Financiële instrumenten/specificatie staat een kolom Presentatievolgorde. Vul per regel alleen voor huidig boekjaar de presentatievolgorde in, laat de presentatievolgorde in voorgaand boekjaar leeg. 13. 14. Organisatiegegevens Deze komen uit het Handelsregister. Zijn deze niet correct? Geeft u dan de wijzigingen zo spoedig mogelijk dooraan KVK. Dan komen deze, na verwerking in het Handelsregister, bij het opstellen of bewerken gecorrigeerd in de jaarrekening terug. Grijs Sommige velden staan op grijs (voorinvullen). In dat geval staat de sommatie van het veld dan op een andere pagina. Voorbeeld: op een KVK klein-publicatiestukken rapportage staat op de balans het veld Andere wettelijke reserves op grijs.
Het overzichtsscherm Nadat je jouw rapportage hebt ingevuld en gevalideerd, wordt uiteindelijk het overzichtsscherm getoond. Hierop staan alle door jouw ingevoerde gegevens. Rubrieken die niet zijn ingevuld, worden ter volledigheid vooralsnog wel vermeld. Controleer de gegevens. Je kan de gegevens bewerken met behulp van de knop links (helemaal) onderaan de pagina: Bewerken. Je hebt de mogelijkheid om een printopdracht uit te voeren. Het is ook mogelijk om het overzichtsscherm zoals getoond als.pdf op te slaan. Ook hiervoor geldt: geen extra opmaak of presentatie. In geval van grote tabellen bestaat de kans dat deze deels wegvallen omdat de breedte van de tabel de afdrukmarges overschrijdt. Vervolgens heb je de mogelijkheid om de gegevens te bevestigen en de rapportage dus als compleet (voltooid) aan te merken. De rapportage is dan afgerond en voltooid. Na het voltooien kom je terug op het dashboard. Je ziet hier de voltooide rapportage(s) staan in de lijst Voltooide jaarrekeningen.
Je kan de jaarrekening als XBRL-bestand downloaden door middel van de knop rechts van de voltooide rapportage. Het bestand wordt gedownload naar de standaardmap downloads op je pc, tenzij je een andere instelling hebt gedaan voor de browser. Het xbrl-document Het gedownloade bestand in xbrl-formaat moet naar de accountant worden gestuurd (via e-mail bijvoorbeeld) zodat deze de jaarrekening kan controleren en ondertekenen. Het advies is om, na het opsturen van het bestand naar de accountant, het oorspronkelijk gedownloade bestand in een andere map op te slaan. Dit om te voorkomen dat je per abuis een ouder of een niet ondertekend bestand gebruikt. Maak hiervoor bijvoorbeeld een map archief aan. De bestanden van de accountant De accountant stuurt alle bestanden weer naar je terug. Dit is dan de set die gebruikt moet worden voor de volgende stap. Je ontangt van de accountant drie bestanden: Het jaarrekeningbestand wat is gecontroleerd en waarop is getekend (formaat.xbrl) Een bestand van de controle- c.q. accountantsverklaring (formaat.xbrl) Een bestand van de handtekening (formaat.xml) Het is van belang dat alléén deze bestanden worden gebruikt. De bestanden worden gevalideerd op specifieke kenmerken. Iedere afwijking resulteert mogelijk in een fout. Het uploaden van bestanden De vereiste, van de accountant ontvangen, bestanden dienen te worden geüpload in het portaal. Ieder bestand moet je apart uploaden in de volgorde zoals hierboven beschreven. Kies voor Het uploaden en verzenden van rapportage op het dashboard. Het is ook mogelijk dat de vereiste bestanden al in je bezit zijn. Dan kan je de voorgaande stappen overslaan en gelijk overgaan tot Het uploaden en verzenden van rapportage.
Let op: afhankelijk van de grootte van een bestand, kan het enige seconden duren voordat het portaal reageert en je ziet dat het bestand daadwerkelijk is opgenomen. De volledige set aan bestanden (dus inclusief het jaarrekeningbestand zelf) die u van de accountant heeft ontvangen, is voorwaardelijk voor een geldige aanlevering aan de digipoort. Het verzenden van bestanden Nadat alle bestanden zijn geüpload, kan je de set verzenden. Na het verzenden, krijg je een bevestigingsscherm. De melding bevat een zogeheten proceskenmerk. Noteert u deze voor de zekerhied. In het geval dat de applicatie uitvalt heeft u altijd nog het kenmerk voor communicatie met de helpdesk. Je keert na het sluiten van dit scherm terug naar het dashboard.
De verzendstatus Op het dashboard verschijnt, na verzenden, de actuele verzendstatus. Je kan de status vernieuwen door op het icon te klikken zoals hieronder aangegeven: Hieronder is een lijst met alle mogelijke meldingen en wat dit voor u betekent. Melding Betekenis Er zijn nog geen verzonden documenten. Status kan nog niet opgehaald worden. "Rapportage is verzonden en is nog onderweg. "Rapportage is ontvangen. Er is een functioneel probleem met het ingestuurde bestand "Er heeft zich een technisch probleem voorgedaan Je hebt met je account nog geen bestanden verzonden via dit portaal. Het portaal is nog bezig om de actuele status van de verzonden bestanden op te vragen uit het systeem. De bestanden die je hebt verzonden, zijn aangeboden aan het systeem om uiteindelijk geleverd te worden aan KVK. Je hoeft niets te doen. De bestanden zijn succesvol afgeleverd aan KVK. Je hoeft niets te doen. Algemene foutmelding: dit kan een fout zijn in de bestanden zelf. Algemene foutmelding. Dit komt door een technische storing. Je dient het uploaden en verzenden opnieuw uit te voeren.
Vragen en antwoorden 1. Waarvoor dient het Serviceportaal Opstellen XBRL Jaarrekening? Als ondersteuning voor het kunnen indienen van een jaarrekening in het kader van Standard Business Reporting (SBR). Het is nu mogelijk om een jaarrekening in XBRL formaat te zetten. Hiervoor is het volledig invullen van het formulier in het Serviceportaal een voorwaarde. 2. Wat kan ik met het Serviceportaal Opstellen XBRL Jaarrekening? Je kan een jaarrekening voor de volgende typen opvoeren: Middelgrote rechtspersonen - generiek Middelgrote rechtspersonen publicatiestukken Commerciële stichtingen en verenigingen Middelgrote en grote organisaties zonder winststreven Toegelaten instellingen volkshuisvesting Fondsenwervende instellingen Vennootschappen onder firma & commanditaire vennootschappen Coöperaties Middelgrote rechtspersoon - publicatiestukken Je kan een concept aanmaken, bewaren, hernoemen, wijzigen of verwijderen. Je kan een jaarrekening voorzien van accountantsverklaring en digitaal handtekening bestand uploaden en verzenden naar KVK. Je kan terugzien wat er na verzending met je bericht is gebeurd en wat de status ervan is. 3. Is het Serviceportaal in haar definitieve versie? Voor wat betreft vorm en functies. Het portaal zal enkele technische en functionele onderhoudsslagen ondergaan in 2019.