JaarveRslag2008 dé inkoopcoöperatie van de zorg
Raad van toezicht 2008 In 2008 bestond de raad van toezicht uit de volgende personen: De heer drs. M. de Bruine MBA (voorzitter), Voorzitter raad van bestuur Koninklijke Visio te Huizen Bestuurslid Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland sectie gehandicaptenzorg De heer mr. drs. F.J.M. Staal (vice-voorzitter), Voorzitter raad van bestuur De Riethorst Stromenland in Geertruidenberg sectie verpleging/verzorging De heer J.L. Schoevers (secretaris/penningmeester) De heer ir. G.H. Ter Avest (lid, afgetreden per 31 december 2008), Rentmeester Stichting Meerkanten Geestelijke Gezondheidszorg Flevo-Veluwe sectie geestelijke gezondheidszorg De heer drs. J.G. den Hollander (lid), Directeur bedrijfsvoering Diaconessenhuis Leiden Bestuurslid NVZ vereniging van ziekenhuizen sectie ziekenhuizen De heer drs. A.C.M. van Osch (lid), Lid raad van bestuur BrabantZorg te Veghel Bestuurslid Actiz sectie verpleging/verzorging Aanbestedingsteams 2008 Schoonmaakdienstverlening Jan van Haaster (HVO Querido) Kees Odijk (Bouman GGZ) Wim Smit (Stichting Humanitas) Aardgas (Europees en niet-europees) Daan van Ee (Alerimus) Hans de Krijger (GGZ Oost Brabant) Johannes Koudijzer (Careyn) Jan Willem Smeenk (Martini Ziekenhuis) Sylvia van der Woerd-Schat (OsiraGroep) Textielvoorziening Monique Schrijver (Driezorg, Stichting voor Wonen Zorg en Welzijn) Matty Lupker (Zorggroep Maas en Waal) Louis Beeking (Zorggroep Rijnmond) Rixt Hijlkema (Zorgspectrum Het Zand) Medische groothandel II Joost Holweg (Stichting IJsselmeerziekenhuizen) Frans Smits (Stichting IJsselmeerziekenhuizen) Edith van Duyn (Stichting IJsselmeerziekenhuizen) Jan Willem Smeenk (teruggetrokken, Martini Ziekenhuis) Conny Zwama (teruggetrokken, Martini Ziekenhuis) Zorg- en transferhulpmiddelen Ria Bosse, Ellen Broekhof, Ary Eikelenboom, Myrthe Jansen, Fred de Jong, Peter Hondebrink, Peter Lauteslager, Marianne van de Plas, Mieke Nieuwenstein, René Smit, Marjan Dulos, Hans van der Hammen (allen s Heeren Loo) Onderzoekshandschoenen Jan de Munck, Diaconessenhuis Meppel
Intrakoop Regterweistraat 11a 4181 CE Waardenburg Postbus 67 4180 BB Waardenburg T (0418) 65 70 70 F (0418) 65 70 80 E info@intrakoop.nl I www.intrakoop.nl
Intrakoop Missie Intrakoop wil voor zorgaanbieders het platform voor inkoop- en logistieke oplossingen zijn, waardoor zorgaanbieders tegen lagere, transparante en marktconforme integrale kosten hun middelen en diensten kunnen inzetten voor optimale dienstverlening aan hun cliënten. De coöperatie Intrakoop is de inkoopcoöperatie van de zorg. Zij vertegenwoordigt de inkoopbelangen van ongeveer 475 zorginstellingen met ruim 4.000 locaties. Intrakoop ondersteunt haar leden op strategisch, tactisch en operationeel niveau bij het behalen van hun inkoopdoelstellingen. Intrakoop sluit raamovereenkomsten af met leveranciers in de productgroepen Diensten, Energie, Huishouding & Inrichting, Kantoor & Automatisering, Techniek & Onderhoud, Verpleging & Verzorging en Voeding. Daarnaast levert Intrakoop op specialistische gebieden hoogwaardige dienstverlening aan haar leden met: - Energie voor Zorg - Facilitair & Logistiek voor Zorg - Intrakoop Services - Intrakoop E-inkopen Colofon Uitgave: Jaarverslag 2008 Tekst: Intrakoop, Waardenburg Vormgeving en productie: Adform ontwerp, Zaltbommel Druk: Leerdam Druk, Leerdam
Voorwoord Meedenken met uw vereniging is belangrijk, meedoen cruciaal In 2009, het jaar waarin dit jaarverslag 2008 verschijnt, vieren wij ons vijftigjarig bestaan. Dat doen we sámen met u, want Intrakoop is ván de zorg. Een inkoopcoöperatie die al zo lang bestaat: dat is uniek. Want ook 2008 stond in het teken van veranderingen in de gezondheidszorg. Wisselingen bij raden van bestuur van zorginstellingen, inkopers die van werkgever veranderen, zorgorganisaties die fuseren, fusies die ongedaan worden gemaakt, veranderende wetgeving. Intrakoop is de stabiele factor in die dynamische markt. Want naast kwaliteit, transparantie en efficiënt inkopen speelt continuïteit een belangrijke rol in de bedrijfsvoering van zorginstellingen. In 2008 zijn we die dingen gaan doen waarvan we in 2007 hebben gezegd dát we ze zouden gaan doen. We laten u als lid steeds meer zelf bepalen wat uw coöperatieve vereniging u te bieden heeft. In 2008 zijn onder de noemer leden in de lead verschillende aanbestedingstrajecten opgestart op initiatief van Intrakoopleden: de aanbestedingen van medische groothandel en til- en transporthulpmiddelen zijn hier voorbeelden van. Wij zullen u in de toekomst steeds meer in de gelegenheid stellen een actieve bijdrage te leveren aan uw coöperatie. Nog steeds wordt in de zorg te vaak hetzelfde wiel uitgevonden. En dat kost veel geld. Samen kunnen we markten bewegen: door gecoördineerde inkoopsamenwerking tussen u en uw coöperatie kunnen wij onze gezamenlijke invloed inzetten om tot een efficiëntere inkoop in de zorg te komen. Meedenken met uw vereniging is belangrijk, meedoen cruciaal. Intrakoop biedt naast collectieve, steeds meer individuele dienstverlening. De strategische allianties met partijen voor energieinkoop en strategisch advies op facilitair en logistiek gebied zijn een feit. Ook op het gebied van elektronisch inkopen biedt Intrakoop een inkoopoplossing die zorgt voor een vereenvoudiging van uw inkoop, meer transparantie in en controle over uw uitgaven. Intrakoop Services biedt inkoopondersteuning op individueel niveau. Frank Kaptein, directeur/bestuurder 3
Inhoudsopgave Verantwoording raad van toezicht 5 Strategische koers 6 Doelstellingen 6 Versterken verenigingsgevoel 6 Verbreden dienstverlening 6 Interne organisatie 20 Organisatiestructuur en personeelsbestand 20 Deelname netwerken 21 Samenvatting jaarrekening 2008 22 Toelichting staat van baten en lasten 24 Nieuwe dienstverlening 9 Nieuwe initiatieven, individuele dienstverlening Energie voor Zorg 9 Facilitair & Logistiek voor Zorg 9 Intrakoop Services 10 Intrakoop E-inkopen 10 Intrakoop Benchmarkservice 10 Raad van toezicht Aanbestedingsteams 2008 Relatiebeheer leden 11 Ledenbeheer en kerncijfers 11 Ledenservice 11 Adviseurs 11 Ledenonderzoeken 13 Ledenbijeenkomsten 14 Intrakoop en publiciteit 15 Inkoopdienstverlening 16 Een breder aanbod aan aanbestedingstrajecten 16 Leden in de lead 16 Aanbestedingen 16 Nieuwe overeenkomsten 18 Vervallen overeenkomsten 19 4
Verantwoording raad van toezicht Het jaar 2008 was voor Intrakoop een belangrijk jaar. De stra tegie van de coöperatieve vereniging is aangescherpt, de interne organisatie is daarop aangepast en de dienstverlening voor de leden is verbeterd en uitgebreid. Als gevolg daarvan is de ondernemingsstructuur aangepast en beschikt Intrakoop nu over een coöperatie en twee werkmaatschappijen (Besloten Vennootschappen). Zowel in het bestuur als in het toezicht is sprake van personele unies tussen de coöperatieve vereniging en deze werkmaatschappijen. Vanzelfsprekend is de coöperatieve vereniging volledig eigenaar van de werkmaatschappijen. Door deze veranderingen is Intrakoop beter toegerust op de vragen van de leden. Bovendien speelt Intrakoop op deze manier in op de toenemende complexiteit van de inkoopprocessen. De strategische heroriëntatie en de daarbij behorende organisatorische veranderingen zijn niet alleen voor de Intrakooporganisatie en de leden onderwerp van gesprek geweest. Ook de raad van toezicht heeft de ontwikkelingen op de voet gevolgd. Waar mogelijk is de directeur/bestuurder met raad ter zijde gestaan en, waar dat aan de orde was, heeft de raad van toezicht zijn goedkeuring uitgesproken over de besluiten van de directeur/bestuurder. Ondanks de ten opzichte van de begroting achterblijvende groei in de bemiddelde omzet wordt het boekjaar 2008 conform begroting met een positief resultaat afgesloten. Met de modernisering van de organisatie en de heroriëntatie op de strategie zijn de vooruitzichten voor Intrakoop gunstig. In het verslagjaar 2008 heeft de raad van toezicht afscheid genomen van de heren Bijlhout en Ter Avest. Bert Bijlhout heeft gedurende tien jaren deel uit gemaakt van de raad van toezicht vanuit de sector gehandicaptenzorg. Henk ter Avest heeft gedurende twaalf jaren hetzelfde gedaan vanuit de sector geestelijke gezondheidszorg. Hij heeft Intrakoop daarmee de statutair bepaalde maximale termijn als toezichthouder gediend. Voor beiden geldt dat zij een belangrijke bijdrage hebben geleverd aan de ontwikkeling van de coöperatieve wvereniging. Hiervoor willen wij hen ook langs deze weg bedanken. Tegelijkertijd is er in 2008 versterking gevonden voor de raad van toezicht. De heer drs. J.G. den Hollander is als bestuurder van het Diaconessenhuis Leiden vanuit de sector ziekenhuizen tot de raad toegetreden en de heer drs. A.C.M. van Osch als lid van de raad van bestuur van BrabantZorg vanuit de sector verpleging & verzorging. Per 1 januari 2009 treedt de heer J.M. Tromp, lid van de raad van bestuur van de GGZ Breburggroep vanuit de sector geestelijke gezondheidszorg toe. Hiermee is de raad van toezicht weer voltallig en zijn alle sectoren van de gezondheidszorg op goede wijze gerepresenteerd. De raad van toezicht heeft vier maal vergaderd. Tijdens deze vergaderingen is gesproken over vele zaken die actueel zijn op het gebied van inkoop in de gezondheidssector. Uiteraard zijn ook de onderwerpen aan de orde geweest die statutair zijn voorbehouden aan de raad van toezicht. Tevens heeft de raad zijn eigen functioneren geëvalueerd. In 2008 zijn twee algemene ledenvergaderingen gehouden, waarin opnieuw het belang is aangetoond van de samenwerking tussen leden en Intrakoop op het gebied van inkoop. Marten de Bruine, voorzitter 5
Strategische koers Doelstellingen De volgende stap. De strategische koers van Intrakoop staat als een huis. Waren we in 2007 voornamelijk bezig met het bepalen van de nieuwe koers, in 2008 zijn we volop aan de slag gegaan met de invulling daarvan. Meer raamovereenkomsten, een ruimere keuze, verschillende deelnamemogelijkheden. Onze doelstellingen op hoofdlijnen: Versterken verenigingsgevoel Intrakoop positioneert zich steeds meer als inkoopcoöperatie ván de zorg. Onder de naam leden in de lead starten in 2008 meerdere aanbestedingstrajecten waarbij het initiatief voor een aanbesteding bij individuele leden ligt. Op die manier beïnvloeden leden nog directer het reilen en zeilen binnen hún coöperatie. Verbreden dienstverlening Het aantal raamovereenkomsten stijgt van ± 55 eind 2007 naar ruim 70 eind 2008. Naast een uitgebreider aanbod aan raam overeenkomsten kunnen Intrakoop-leden op verschillende manieren deelnemen aan overeenkomsten met dezelfde leveranciers: vooraf met commitment of achteraf door in te tekenen. Op operationeel niveau adviseren Intrakoop-leden binnen de verschillende aanbestedingsteams Intrakoop bij diverse aanbestedingstrajecten. Zij leveren een bijdrage aan de operationele activiteiten van hun coöperatie. In 2008 gaat het management team van Intrakoop op zoek naar sparringspartners die een bijdrage willen leveren aan de tactisch/strategische discussie binnen Intrakoop. In het eerste kwartaal van 2009 wordt de klankbordgroep opgericht en wordt de eerste bijeenkomst georganiseerd. Ook in haar communicatie-uitingen stelt Intrakoop haar leden steeds meer centraal, wat bijvoorbeeld naar voren komt in de vernieuwde redactionele formule voor het Intrakoop Bulletin. De basis is hiervoor gelegd in 2008 en zal in 2009 doorgevoerd worden. Waar mogelijk biedt Intrakoop haar leden bij aanbestedingen de keuze: deelname aan een Europees aanbestedingstraject of deelname aan een niet-europees aanbestedingstraject. Deze trajecten worden parallel aangeboden. Intrakoop is strategische allianties aangegaan met Hellemans Consultancy en met Inteon op het gebied van respectievelijk energieadvies en inkoop en strategisch advies op facilitair en logistiek vlak. Hiermee is een belangrijke stap gezet naar meer individuele dienstverlening aan Intrakoop-leden. 6
De overeenkomsten met deze vooraanstaande partijen garanderen een hoogwaardige dienstverlening op deze specialistische gebieden aan Intrakoop-leden op de lange termijn. Intrakoop kiest ervoor de genoemde dienstverlening als aparte labels in de markt te zetten: zo ontstaan Energie voor Zorg en Facilitair & Logistiek voor Zorg. Onder de naam Intrakoop E-inkopen biedt Intrakoop vanaf eind 2008 een inkoopoplossing aan op het gebied van elektronisch inkopen. Intrakoop richt eind 2008 Intrakoop Services bv op. Hiermee kunnen Intrakoop-leden ook op het gebied van individuele inkoopondersteuning profiteren van hun lidmaatschap. Onze missie blijft onveranderd. Transparantie en een integrale kostenbenadering blijven kernbegrippen bij het afsluiten van raamovereenkomsten voor onze leden en bij het aanbieden van nieuwe vormen van dienstverlening. Intrakoop blijft transparant aanbesteden en zal Europese aanbestedingstrajecten opstarten wanneer dit voordeel (in tijd, geld of het beperken van juridische risico s) kan opleveren voor Intrakoop-leden. 7
Nieuwe dienstverlening Nieuwe initiatieven, individuele dienstverlening Leden profiteren in 2008 voor het eerst van de individuele dienstverlening van hun vereniging met Energie voor Zorg, Facilitair & Logistiek voor Zorg en Intrakoop Services. Deze drie initiatieven, in het derde en vierde kwartaal van 2008 opgestart, hebben voor het einde van dat jaar al meerdere opdrachten in portefeuille. Collectieve dienstverlening 70+ raamovereenkomsten kennisplatform Coöperatie Intrakoop Individuele dienstverlening nieuwe labels nieuwe dienstverlening Energie voor Zorg Om op de complexe energiemarkt steeds de beste dienstverlening aan onze leden te kunnen bieden, werkt Intrakoop op strategisch niveau samen met Hellemans Consultancy. Op 27 mei is de duurzame samenwerking tussen Hellemans Consultancy en Intrakoop een feit. De samenwerking draagt de naam Energie voor Zorg. Naast de collectieve en individuele inkoop van aardgas en elektriciteit, verzorgt Energie voor Zorg factuurcontroles en factuurbeheer, stelt Energie voor Zorg energie besparingsplannen op en voert warmtekrachtstudies uit. Figuur 1: Positionering Intrakoop-labels Intrakoop Services Facilitair & Logistiek voor Zorg Met organisatieadviesbureau Inteon BV introduceert Intrakoop Facilitair & Logistiek voor Zorg aan haar leden. Op 29 augustus wordt hiertoe een samenwerkingsovereenkomst getekend. Facilitair & Logistiek voor Zorg richt zich exclusief op Intrakoopleden en biedt individueel strategisch advies, interim-management, projectmanagement en werving & selectiediensten op facilitair en logistiek gebied. 9
Intrakoop Services Met de oprichting van Intrakoop Services bv in het vierde kwartaal van 2008 is Intrakoop volledig eigenaar van de werkmaatschappijen Intrakoop Holding bv en Intrakoop Services bv. Vanuit Intrakoop Services biedt Intrakoop individuele inkoopondersteuning aan haar leden aan. Deze dienstverlening bestaat uit het maken van inkoopscans, het doorlopen van aanbestedingstrajecten, het opzetten van inkoopafdelingen of het vervullen van inkoopfuncties voor korte of lange tijd. In 2008 heeft Intrakoop Services vijf opdrachten in portefeuille. voordelen op: zij kunnen eenvoudig en zonder bijkomende kosten in het inkoopsysteem geïntegreerd worden, al dan niet met hun eigen webshop-omgeving. Veel Intrakoop-leveranciers zullen op termijn gekoppeld worden aan dit systeem, waar gewenst met hun eigen webshop. Ook niet-intrakoop-leveranciers kunnen eenvoudig aangesloten worden op het systeem. De belangstelling voor Intrakoop E-inkopen is groot en de workshops hierover, georganiseerd in het vierde kwartaal van 2008, worden zeer goed bezocht. Intrakoop E-inkopen Intrakoop heeft uitgebreid onderzoek gedaan naar de mogelijke oplossingen op het gebied van elektronisch inkopen. In het vierde kwartaal van 2008 wordt een overeenkomst gesloten met software-leverancier TBlox. Onder de naam Intrakoop E-inkopen biedt Intrakoop voortaan een unieke manier van elektronisch inkopen aan. Op basis van een prepaid abonnement maken leden gebruik van een digitale bestelomgeving. Het unieke aan Intrakoop E-inkopen is, naast de lage kosten, de laagdrempeligheid en het gebruikersgemak. Bovendien is de software modulair op te bouwen. Het systeem is web-based en werkt volgens het innovatieve SaaS-principe (Software as a Service): gebruikers hoeven software niet lokaal te installeren en beheren. Daarmee hebben zij altijd en overal toegang tot hun eigen inkoopomgeving. Ook voor Intrakoop-leveranciers levert Intrakoop E-inkopen Intrakoop Benchmarkservice In juni 2008 introduceert Intrakoop de Intrakoop Benchmarkservice. Om meer transparantie en meer inzicht in markten en hun prijsopbouw te krijgen, kunnen leden gebruik maken van deze benchmarkservice. In 2008 wordt een benchmark van sanitaire disposables uitgevoerd. Tachtig instellingen nemen hieraan deel. De benchmark wordt geheel anoniem verwerkt en vindt digitaal plaats: vanaf de vraag tot deelname tot en met het toesturen van de eindrapportage aan deelnemende leden. Meest opvallende resultaat van deze benchmark is de grote prijsverschillen op artikelniveau opgegeven door de verschillende instellingen. Slechts in de helft van de gevallen gaat een hogere afname gepaard met een lagere prijs. De benchmark kan voor vele instellingen voldoende aanleiding zijn voor nader onderzoek over de gekozen prijsstelling door de betreffende leverancier. Op basis van de resultaten wordt besloten ook in 2009 door te gaan met het aanbieden van deze service. 10
Relatiebeheer leden Ledenbeheer en kerncijfers Meer locaties, meer omzet. Het jaar 2008 kenmerkt zich door een sterke stijging van het aantal deelnemende locaties. Van bijna 3.700 aan het einde van 2007 naar ruim 4.300 aan het einde van 2008. Het aantal leden blijft nagenoeg gelijk: op 31 december 2008 heeft Intrakoop 475 leden (stand 31 december 2007: 480). Deze lichte daling is te verklaren doordat leden onderling fuseren. In het jaar 2008 verwerkt de afdeling Ledenservice bijna 40 fusies en verwelkomen we achttien nieuwe leden. De bemiddelde omzet in 2008 bedraagt ruim 271 miljoen: een stijging van ruim 12 procent ten opzichte van het voorgaande jaar. In 2008 wordt een totaalbedrag van bijna 5 miljoen uitgekeerd: de hoogste bonusuitkering sinds 2004. Het hoogste bonusbedrag dat aan één Intrakoop-lid uitgekeerd wordt, bedraagt 271.407,55. De afronding van het hele bonusproces 2007 loopt wel vertraging op door een onjuiste aanlevering van omzetcijfers door een aantal Intrakoopleveranciers. Ledenservice Doelgroepen gesegmenteerd benaderen. Omdat Intrakoop haar leden meer gesegmenteerd wil benaderen, heeft de afdeling Ledenservice in 2008 hard gewerkt aan het vullen en up to date houden van het CRM-systeem. Op die manier kan Intrakoop behalve inkopers en facilitair managers ook leden van raden van bestuur en managers voeding apart benaderen. Intekenen makkelijker gemaakt. Minder bonussen mislopen. In oktober en november houdt Intrakoop een grote intekenactie. Jaarlijks lopen leden bonussen mis doordat niet in alle gevallen de juiste locaties correct staan ingetekend, of omdat locaties niet bekend zijn bij Intrakoop. Om dit te voorkomen stelt Intrakoop voor om de intekeningen binnen alle locaties gelijk te trekken: staat één locatie ingetekend op een overeenkomst, dan tekent Intrakoop op verzoek van het betreffende lid alle locaties in. De actie heeft succes: de actie levert 4.000 extra intekeningen op, waardoor de kans op misgelopen bonussen geminimaliseerd wordt. Op de Intrakoop-portal wordt het leden eenvoudiger gemaakt centraal in te tekenen. Adviseurs Specifieke kennis ten behoeve van leden. De adviseurs zetten hun kennis en ervaring steeds meer in op heel specifieke kennisgebieden (facilitaire dienstverlening, de inkoop van voeding en van energie) om leden optimaal van dienst te kunnen zijn. Zij spelen een actieve rol bij de ondersteuning van individuele leden bij het doorlopen van de verschillende aanbestedingsprocedures (waaronder energie, schoonmaak en voeding). De adviseurs signaleren de behoeften van leden aan de nieuwe dienstverleningsvormen van Intrakoop: Energie voor 11
Zorg, Facilitair & Logistiek voor Zorg en Intrakoop Services. Zij zijn nauw betrokken bij het opzetten en uitrollen van deze initiatieven. Door de intensievere samenwerking tussen adviseurs en leden ontstaat het initiatief leden in de lead: Intrakoop start op verzoek van één van haar leden een specifiek aanbestedingstraject. De leden initiëren, Intrakoop coördineert en begeleidt, terwijl de leden hun specifieke inhoudelijke kennis leveren. Telefoon Fax E-mail Schriftelijk 20% 40% 60% 80% 100% 58% 70% 54% 28% Inkoopsamenwerkingsverbanden binnen Intrakoop krijgen in 2008 speciale aandacht: de adviseurs steken extra tijd in het benaderen van de grotere, meest regionale inkoopinitiatieven. Door meer en beter samen te werken kunnen deze inkoopinitiatieven betere resultaten halen uit hun lidmaatschap van Intrakoop. Ledenonderzoeken In juni 2008 houdt Intrakoop de Ledenraadpleging Intrakoop Webshop. Het doel van dit onderzoek: inzicht verkrijgen in de wijze waarop Intrakoop-leden bestellingen plaatsen en meer in het bijzonder het gebruik van integrale elektronische bestelsystemen in de zorg. 31% Van de leden geeft aan veel interesse te hebben in integrale elektronische bestelsystemen. Figuur 2 geeft een overzicht van de bestelwijzen in de zorgsector. Online via portal/website(s) van leverancier(s) Via een integraal electronisch bestelsysteem 12% Figuur 2: Bestelwijzen in de zorgsector 67% Mede op basis van de uitkomsten van dit onderzoek besluit Intrakoop om in 2008 samen met softwareleverancier TBlox een nieuw elektronisch bestelsysteem aan te bieden: Intrakoop E-Inkopen. In augustus 2008 nemen 227 contactpersonen deel aan de Ledenraadpleging autolease. Het doel van dit onderzoek is het peilen van de belangstelling onder leden voor een eventuele raamovereenkomst op het gebied van autoleasecontracten. Figuur 3 laat zien dat automobiliteit vooral voor instellingen in de gehandicaptenzorg en de thuiszorg relevant is. 13
Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek besluit Intrakoop vooralsnog geen diensten op dit gebied aan te bieden. Gehandicaptenzorg GGZ 0% 10% 20% 30% 40% 18% 31% Ledenbijeenkomsten Leden beoordelen de twee ledenbijeenkomsten in 2008 positief. Tijdens de Algemene Ledenvergadering op 17 juni worden de heren drs. J.G. den Hollander en drs. A.C.M. van Osch geïntroduceerd als nieuwe leden van de raad van toezicht van Intrakoop. De presentaties over elektronisch inkopen, inkopen in het buitenland en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen worden positief gewaardeerd. Thuiszorg 32% V&V 7% Ziekenhuizen 9% Overig 9% Figuur 3: Bedrijfsmatige inzet auto s, per instellingssoort De Evaluatie Algemene ledenbijeenkomst van december 2008 laat zien dat leden bijzonder geïnteresseerd zijn in de nieuwe dienstverlening van Intrakoop. Leden en Intrakopers die betrokken zijn bij de initiatieven Energie voor Zorg, Facilitair & Logistiek voor Zorg, Intrakoop E-inkopen en Intrakoop Services komen uitgebreid aan het woord. De bijeenkomst krijgt een hoge eindwaardering met een gemiddelde score van 8,3. Op 11 december vindt de tweede ledenbijeenkomst plaats. Frank Kaptein presenteert het Plan van Aanpak voor 2009 en geeft aan dat de zwaartepunten voor 2009 zullen liggen op het versterken van het verenigingsgevoel, het versterken van interne processen en het verbreden van de dienstverlening aan de Intrakoop-leden. Het Plan van Aanpak wordt goedgekeurd. De heer J.M. Tromp wordt voorgedragen als lid van de raad van toezicht van Intrakoop. De presentaties van Energie voor Zorg, Facilitair & Logistiek voor Zorg, Intrakoop Services en Intrakoop E-inkopen worden zeer positief beoordeeld. Intrakoop-leden kunnen zich van te voren aanmelden voor zogenaamde speeddates met de mensen achter deze initiatieven. Enkele tientallen leden maken hier gebruik van. 14
Intrakoop en publiciteit Meer naar buiten treden. In het jaarverslag 2007 noemde directeur/bestuurder Frank Kaptein Intrakoop het best bewaarde geheim in de zorg in Nederland. Hij zei ook dat dat anders moest. Naast de introductie van een nieuwe huisstijl voor het jubileumjaar 2009, heeft Intrakoop de ambitie haar naamsbekendheid bij verschillende doelgroepen (raden van bestuur, functionele afdelingshoofden) te verhogen. In september en oktober bericht onder andere het Financieele Dagblad uitgebreid over de aanbestedingen van de levering van energie die leiden tot overeenkomsten met aardgas leveranciers Nuon en RWE. Enkele tientallen media berichten hierover naar aanleiding van persberichten verstuurd door Intrakoop. Daarnaast verschijnt een aantal artikelen en publicaties over Intrakoop in vakbladen. Ook levert Intrakoop een bijdrage aan een publicatie over de rol en het belang van de coöperatie op het gebied van inkoop. Intrakoop heeft een bijdrage geleverd aan de totstandkoming van het rapport Uitgavenbeheer in de gezondheidszorg van de Raad voor Volksgezondheid en Zorg. Intrakoop toont in haar bijdrage aan dat de gezondheidszorg in Nederland door inkoopsamenwerking ten minste 1 miljard kan besparen. Op 1 december 2008 overhandigt de commissie het rapport aan minister Ab Klink van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. De RVZ en Intrakoop plannen verdere gezamenlijke acties in 2009 om het belang van inkoopsamenwerking onder de aandacht van de raden van bestuur van zorginstellingen te brengen. Intrakoop wordt gevraagd een hoofdstuk te schrijven in het boek Aanbesteden en mededinging in de gezondheidszorg. Het boek beschrijft de betekenis van het recht inzake aanbesteding, mededinging en marktordening voor de gezondheidszorg. Dit boek, met name bedoeld voor inkoopadviseurs werkzaam in de gezondheidszorg, is verkrijgbaar via uitgeverij Bohn Stafleu van Loghum. 15
Inkoopdienstverlening Een breder aanbod aan aanbestedingstrajecten In 2008 zijn meerdere aanbestedingstrajecten opgestart en doorlopen. Naast de inzet van de inkopers en de afdeling Ledenservice, is Intrakoop voor een belangrijk deel afhankelijk van de input van haar leden voor het welslagen van aanbestedingstrajecten. De deelnemers in de verschillende aanbestedingsteams leveren een belangrijke inhoudelijke bijdrage aan de invulling van de verschillende aanbestedingstrajecten. Leden in de lead Intrakoop-leden nemen het initiatief. Intrakoop is van de zorg. De Intrakoop-leden bepalen de koers die Intrakoop als coöperatie vaart. In 2008 hebben meerdere leden de handschoen opgepakt: zij zijn samen met Intrakoop aan de slag gegaan met specifieke aanbestedingstrajecten. Intrakoopleden nemen het initiatief voor de aanbesteding en leveren de inhoudelijke input vanuit hun zorgorganisaties, de coöperatie ondersteunt waar nodig en levert een inspanning om zoveel mogelijk leden te laten meeprofiteren van de uiteindelijke overeenkomst. Op deze manier zijn in 2008 de volgende aanbestedingen opgestart: medische groothandel II zorg- en transferhulpmiddelen onderzoekshandschoenen Ook in 2009 zal Intrakoop haar leden volop de kans geven aanbestedingen op te starten in samenwerking met Intrakoop. Aanbestedingen Een overzicht van alle aanbestedingstrajecten in 2008: Schoonmaak Medio 2007 is Intrakoop gestart met het aanbestedingstraject voor schoonmaakdienstverlening en glasbewassing voor de periode 2009-2011. De aanbesteding kent een unieke aanpak: Nederland wordt opgedeeld in vier regio s en in een centrale aanbestedingsprocedure selecteert Intrakoop per regio minimaal drie leveranciers (landelijke en regionale partijen) op basis van prijs van schoonmaak en glasbewassing en een ruim aantal kwaliteitseisen. Vervolgens maken gecommitteerde leden uit deze leveranciers hun keuze door hun individuele schoonmaakprogramma s te laten prijzen en door prijzen van additionele diensten (zoals terreinonderhoud en graffitiverwijdering) te vergelijken en daarnaast een presentatie van deze leveranciers te beoordelen. In totaal nemen 14 instellingen met ruim 300 locaties deel aan deze aanbesteding, die een totale waarde van ruim 4,5 miljoen vertegenwoordigt. Met de gecontracteerde leveranciers zijn ook afspraken gemaakt over intekenovereenkomsten. 16
Energie Intrakoop blijft actief op de energiemarkt. In 2008 worden twee aanbestedingstrajecten voor de levering van aardgas doorlopen. Daarnaast sluit Intrakoop een instroomovereenkomst af op het gebied van elektriciteit. Aardgas In 2008 biedt Intrakoop voor het eerst twee parallelle aanbestedingstrajecten voor de levering van aardgas aan: Euro pees en niet-europees. Het totale volume gemoeid met deze aanbestedingen is weer groter dan de vorige aanbestedingen: ruim 250 miljoen m3 per jaar. Het merendeel van de deelnemende leden kiest voor het Europese aanbestedingstraject. Ten opzichte van de vorige overeenkomsten, onderscheiden deze overeenkomsten zich door nog meer keuzevrijheid en maatwerk. Zo kunnen leden hun eigen inkoopmomenten bepalen en wordt een onderscheid gemaakt tussen leden met een zogenaamd vlak verbruikersprofiel en leden met een zomer/winter-profiel. Door haar grote inkoopvolume kan Intrakoop aardgas inkopen op twee energiemarkten: de Gasterra-markt (de opvolger van de Gasunie, deze bepaalt een eigen prijspositie op de Nederlandse markt) en de TTF-markt (Title Transfer Facility, de zogenaamde vrije gashandelmarkt). Deze manier van inkopen zorgt voor meer keuzevrijheid bij het inkopen van aardgas. Grootverbruikers die deelnemen aan het Europese aanbestedingstraject besparen bij een verbruik van 1 miljoen m3 ruim 20.000,-. Kleinverbruikers besparen bij een verbruik van 120.000 m3 ruim 4.300,- op jaarbasis. De totale besparing voor deelnemers aan het niet-europese aanbestedingstraject bedraagt 1,4 miljoen. Elektriciteit Op basis van de in 2007 Europees aanbestede raamovereenkomst voor de levering van elektriciteit met Eneco krijgen leden in 2008 de mogelijkheid in te tekenen op een nieuwe elektriciteitsovereenkomst met deze leverancier. Tegen betaling van een instapfee maken inmiddels 16 instellingen met in totaal 487 locaties gebruik van deze mogelijkheid. Textielvoorziening In mei 2008 start de aanbesteding van textielvoorziening. Een pittige uitdaging, aangezien het onderwerp diep in de logistiek van zorginstellingen ingrijpt en een klein aantal leveranciers samen een zeer groot marktaandeel heeft. De nodige kennis en ervaring van Intrakoop-leden wordt via het aanbestedingsteam ingebracht. Strategisch partner Inteon begeleidt het aanbestedingstraject, dat een totale waarde van ruim 4 miljoen op jaarbasis vertegenwoordigt. Na meerdere bijeenkomsten van het aanbestedingsteam in 2008 wordt in het eerste kwartaal van 2009 een groot aantal leveranciers, landelijke en regionale, gevraagd offerte uit te brengen. Conform planning zullen in de tweede helft van 2009 de eerste raamovereenkomsten afgesloten worden. Medische groothandel I en II De eerste aanbesteding van medische groothandel gaat van start in 2007 en wordt in maart 2008 afgesloten. Brocacef krijgt de opdracht, ter waarde van in totaal 7 miljoen, gegund. 17
nieuwe overeenkomsten In 2008 worden raamovereenkomsten met de volgende leveranciers afgesloten: Dienstverlening Leverancier intekenen Commitment Schoonmaakdiensten Hectas bedrijfsdiensten, Asito, Atris Groep, EW, Clean Vision, VSP, HAGO, GOM, BSO Group -* 3 Energielevering Eneco (elektriciteit) 3 3 RWE (aardgas) 3 Huishouding & inrichting Jos ten Berg 3 Telefonie Intrakoop Telecom 3 Papier Papyrus Office 3 Elektronica BCC Business 3 Voedingsmiddelen Friesland Foods Fresh 3 Voedingsdistributie Distrivers (Dagvers, Diepvries, DKW) 3 3 Inversco-Van Hoeckel (Dagvers, Diepvries - DKW) 3 3 * Gepland voor 2009
In 2008 wordt Intrakoop door één van haar leden benaderd met de vraag een tweede aanbestedingstraject medische groothandel op te zetten. Dit traject wordt opgestart in september van dat jaar. Het totale volume in deze aanbesteding komt op ongeveer 5 miljoen. Deze Europese aanbesteding zal, conform planning, in het tweede kwartaal van 2009 worden afgerond. Zorg- en transferhulpmiddelen In directe samenwerking met één van haar leden start Intrakoop in september 2008 de aanbesteding van zorg- en transferhulpmiddelen. Het aanbestedingsteam stelt het programma van eisen op, waarin de nadruk gelegd wordt op passieve tilliften (over vloer verrijdbare en plafondlift systemen) en actieve tilliften, waar gewenst inclusief tilbanden en/of tilmatten, hoog-laag toilet/douchestoelen, douchebrancards en baden en onderhoud. Het grootste deel van dit traject zal plaatsvinden in 2009. Onderhandelingen Medeco Op verzoek van een groep leden heeft Intrakoop de onderhandelingen over een mogelijke intekenovereenkomst met medische groothandel Medeco gestart. Hiervoor is in november een e-mailbericht naar alle leden verstuurd met het voorstel volumes te bundelen en samen de onderhandelingen in te gaan. Diverse instellingen hebben zich hiervoor aangemeld. In het tweede kwartaal van 2009 wordt dit traject voortgezet. Voeding: meer keuze, meer producten. Leden krijgen meer keuze op het gebied van voedingsdistributie. Vanuit de Europese aanbestedingen van voeding in 2006 hebben alle gecommitteerde leden hun individuele leveringsovereenkomst met de voedingsdistributeur van hun keuze in 2007 en in 2008 afgesloten. Voortvloeiend uit dit aanbestedingstraject zijn in 2008 bovendien intekenovereenkomsten met Distrivers en Inversco-Van Hoeckel gesloten. Beide leveranciers bieden het totale voedingspakket aan en hebben landelijke dekking. Onderzoekshandschoenen Aan het eind van 2008 gaat de aanbesteding onderzoekshandschoenen van start. Dit traject heeft als onderwerp de levering van nitrile en latex onderzoekshandschoenen aan ziekenhuizen en zorginstellingen en heeft een looptijd van drie jaren, met één optiejaar. In 2009 zal de aanbesteding onderzoekshandschoenen afgerond zijn. Veel bypassovereenkomsten voeding worden in 2008 verlengd en vernieuwd. Opvallend zijn de uitbreiding van de overeenkomst met Friesland Foods Out of Home voor houdbare melk en de nieuwe raamovereenkomst voor verse melk met Friesland Foods Fresh. Vervallen overeenkomsten De overeenkomsten met Bonduelle en met Van Brussel Trends in Meat worden per 31 december 2008 beëindigd. 19
Interne organisatie Organisatiestructuur en personeelsbestand De focus binnen de Intrakoop-organisatie ligt op leden inkoop de interne organisatie Het aanbod aan leden wordt uitgebreider. Om haar leden optimaal van dienst te kunnen zijn, wordt het voor Intrakoop steeds belangrijker interne processen integraal te benaderen en goed op elkaar af te stemmen. Het aanstellen van een manager bedrijfsvoering is een belangrijke stap op weg naar een solide organisatiestructuur en heldere interne afspraken. Management assistentie ALV Raad van Toezicht Directie coöperatie Personeel & Kwaliteit Raad van Commissarissen Holding B.V. Intrakoop Services B.V. De manager communicatie & advies focust steeds meer op de Intrakoop-leden en heeft tegelijkertijd de verantwoordelijkheid voor Intrakoop Services B.V. Met het aantrekken van een manager inkoop is niet alleen het inkoopteam compleet, ook het management team is hiermee weer op volle sterkte gebracht. Adviseurs Communicatie Advies Ledenservice Fin. Adm. Controle Bedrijfsvoering Beleidsontwikkeling Marktonderzoek Inkoop Inkopers Met de oprichting van Intrakoop Services B.V. is de ondernemingsstructuur aangepast. Tussen de twee opgerichte werkmaatschappijen en de coöperatieve vereniging is zowel in het bestuur als in het toezicht sprake van een personele unie. De coöperatieve vereniging is volledig eigenaar van de werkmaatschappijen en de Algemene Ledenvergadering blijft het hoogste orgaan binnen de coöperatie Intrakoop. ICT Figuur 5: Organigram Intrakoop 20
Personeelsbestand Per ultimo aantal medewerkers in fte 2008 24 21,7 2007 23 18,9 2006 23 19,4 2005 24 22,9 2004 25 23,2 Figuur 6: ontwikkeling personeelsbestand in aantal medewerkers en in fte Het ziekteverzuimpercentage in 2008 komt uit op 6,37. Het streven in 2008 was om op 4% uit te komen. De uiteindelijke afwijking ten opzichte van deze doelstelling is te verklaren door de langdurige ziekte van een kleine groep Intrakopers. Het gemiddeld aantal ziekmeldingen in 2008 was met 1,6 relatief laag. In 2007 was dit 1,7. Deelname in netwerken Intrakoop wil optimaal gebruik maken van bestaande netwerken om de coöperatie zelf, maar zeker ook inkoopsamenwerking als cruciaal proces binnen zorginstellingen, te profileren bij beleidsmakers en beïnvloeders. Intrakopers zijn actief in de volgende netwerken: adviseur Gijs van Leeuwen is lid van de NVTG (de Nederlandse Vereniging voor Technisch Facilitair Management in de Gezondheidszorg) adviseur Mascha Limpens is lid van het FMG (Facilitair Management Gezondheidszorg) adviseur Frans Smits is lid van FMN (Facility Management Nederland) Frans is daarnaast actief in het Foodservice Netwerk beleidsmedewerker/inkoper Daan van Gent is lid van YPP (Young Purchasing Professionals, een sectie binnen de NEVI) inkoper Maaike Galama is voorzitter van Facilitaire Inkoop FMN-NEVI Maaike is tevens actief als lid van het Algemeen Bestuur van de NEVI, de Nederlandse Vereniging van Inkoopmanagement. Daarnaast is zij lid van het zogeheten convent, het adviesorgaan van het bestuur van FMN (Facility Management Nederland) directeur/bestuurder Frank Kaptein is lid van de NVZD Vereniging van bestuurders in de gezondheidszorg Intrakoop is als organisatie lid van het Zorgnetwerk 21
Samenvatting jaarrekening 2008 balans per 31 december (x 1.000) (na resultaatbestemming) 2008 2007 activa Vaste activa Immateriële vaste activa 5 141 Materiële vaste activa 59 82 Financiële vaste activa 52 24 116 247 Vlottende activa Vorderingen Kantoorbijdragen 495 1.005 Bonussen voor leden 5.879 4.487 Belastingen en premies sociale verzekeringen 16 49 Overige vorderingen en overlopende activa 128 103 6.518 5.644 Liquide middelen 1.671 856 2008 2007 passiva Eigen vermogen Entreegelden 0 285 Wettelijke reserve 5 141 Bestemde reserve 327 327 Liquiditeitsreserve 0 364 Algemene reserve 1.617 800 Totaal eigen vermogen 1.949 1.917 Kortlopende schulden Bonussen aan leden 5.925 4.519 Belastingen en premies sociale verzekeringen 72 69 Pensioenen 9 6 Handelscrediteuren 120 84 Overige schulden en overlopende passiva 230 152 6.356 4.830 Totaal 8.305 6.747 Totaal 8.305 6.747 De grondslagen voor opstelling van de jaarrekening en de toelichtingen op de balans en staat van baten en lasten zijn opgenomen in de jaarrekening 2008. 22
staat van baten en lasten (x 1.000) 2008 2008 begroting 2007 BATEN Contributies/entreegelden 265 226 209 Kantoorbijdragen 2.346 2.733 2.161 2.611 2.959 2.370 lasten Personeelskosten 1.546 1.638 1.620 Reis- en representatiekosten 165 171 154 Huisvestingskosten 124 133 123 Afschrijving op (im)materiële vaste activa 199 227 204 Kantoorkosten 41 52 48 Automatiseringskosten 141 138 120 Algemene kosten 21 19 21 Verenigingskosten 47 95 53 Communicatiekosten 159 227 103 Diensten derden 208 258 194 Diverse baten en lasten -39-3 -34 2.612 2.955 2.606 Saldo baten en lasten -1 4-236 financiële resultaten Financiële resultaten 40 20 46 Exploitatiesaldo 39 24-190 Vennootschapsbelasting -8-5 40 Saldo boekjaar 31 19-150 Alle cijfers in de samenvatting jaarrekening 2008 zijn verkregen uit de jaarrekening 2008, waarbij op 15 april 2009 een accountantsverklaring is verstrekt. 23
Toelichting op de staat van baten en lasten baten Contributies Met ingang van 2008 worden de entreegelden verantwoord via de Staat van Baten en Lasten. Voorheen is deze post rechtstreeks geboekt ten gunste van het Eigen Vermogen. Dit verklaart de stijging van de contributies. Kantoorbijdrage De kantoorbijdrage is in 2008 lager dan begroot als gevolg van een lagere bemiddelde omzet dan verwacht. Belangrijkste reden is dat de contracten die via de in 2007 gestarte mini-aanbestedingsprocedure tot stand komen, zich in 2008 niet conform begroting hebben ontwikkeld. lasten Personeelskosten Door minder werkelijke kosten op vrijwel alle personeelsgerelateerde rekeningen en ontvangen inkomsten vanuit de ziektekostenverzekering blijft deze post ruim onder de begroting. Reis- en representatiekosten Er zijn minder dienstreizen gedeclareerd dan in de begroting opgenomen. Huisvestingskosten De gerealiseerde huisvestingskosten zijn lager dan begroot. In de begroting was een reservering opgenomen voor extra huur van vergaderruimte bij derden. Dit is niet geëffectueerd. Kantoorkosten De werkelijke kosten komen lager uit dan begroot door een afname in met name de kantoorbehoeften, kantinekosten en telefoon- en faxkosten. Automatiseringskosten De realisatie is nagenoeg gelijk aan de begroting. Algemene kosten De geringe overschrijding van de begroting is toe te wijzen aan het te laag begroten van abonnementen en lidmaatschappen. Verenigingskosten De verenigingskosten zijn minder dan begroot door geringere kosten van de aanbestedingsteams en het lager uitvallen van kosten gerelateerd aan de ledenvergaderingen. Communicatiekosten Omdat Intrakoop steeds meer digitale communicatiemiddelen gebruikt, worden hier besparingen gerealiseerd. Diensten derden Voor marktonderzoek, productontwikkeling en inhuur adviesdiensten zijn minder kosten gerealiseerd dan begroot. Afschrijvingskosten Geen bijzonderheden. 24
Diverse baten en lasten De baten hebben vooral betrekking op de vergoeding van leveranciers voor deelname aan de ledenbijeenkomst en de instapfee die leden hebben betaald bij deelname aan de instroomovereenkomsten energie. Financiële resultaten Dit is het saldo van ontvangen rente en bankkosten. Exploitatieresultaat Tijdens de algemene vergadering wordt aan de leden voorgesteld het positieve exploitatieresultaat toe te voegen aan het eigen vermogen. Dit is al verwerkt in de Algemene reserves. 25