1 Samenwerkingsbeleid VKGE Beleid Goedgekeurd door Raad van Toezicht op 10 april 2013 Versie: Maart 2013
Inhoudsopgave 2 Inhoud 1. Inleiding en toelichting achtergrond VKGE 3 2. Achtergrond samenwerkingspartnerbeleid 3 3. Samenwerkingspartners 4 4. Samenwerkingspartner voorwaarden 5 5. Toelichting Adviesraad van de VKGE 6 6. Acquisitie: Selectie en eerste contacten samenwerkingspartners 6 7. Onderhouden contacten met bestaande samenwerkingspartners 7 8. Contractvorming 7
3 1. Inleiding en toelichting achtergrond VKGE De geschiedenis van de VKGE gaat terug tot 6 maart 1980. Op initiatief van Wout Heesius komen enkele koks bij elkaar om de mogelijkheid te bespreken een vereniging op te richten voor hoofden van keukens in de regio Eindhoven. Op 11 maart 1981 wordt daadwerkelijk de notariële akte getekend en is de oprichting van de VKGE een feit. Anno 2011 staan de letters van de VKGE voor Vereniging Keukenmanagement Gezondheidszorg. De VKGE heeft zich ten doel gesteld zich te positioneren als een exclusieve kennispartner op het gebied van eten, drinken en gastvrijheid. Via deze exclusieve kennisoverdracht wil de VKGE de zorg beter maken op het gebied van eten, drinken en gastvrijheid in de gezondheidszorg. De VKGE wil deze exclusieve kennisoverdracht nadrukkelijk spiegelen aan de ontwikkelingen in de markt. Door deelname aan de activiteiten uit de jaarkalender van de VKGE kunnen leden hun professionele dienstverlening op hoog niveau blijven uitvoeren. De VKGE heeft bewezen een uitstekende en kwalitatief goede en gerespecteerde vakvereniging te zijn. De inzet van de VKGE op institutioneel voedingsgebied staat al langdurig bij velen zowel interne als externe samenwerkingsrelaties als zeer goed bekend. Het is een vereniging met een prettige sfeer en een goede cultuur. De organisatiestructuur bestaat uit korte lijnen tussen bestuur en leden. Het bestuursbeleid wordt getoetst en gewogen door een onafhankelijke Raad van Toezicht. Om de belangen van de samenwerkingspartners optimaal aan bod te laten komen wordt het bestuur geadviseerd door een adviesraad. 2. Achtergrond samenwerkingspartnerbeleid Voor het bestuur geldt dat de leden en de samenwerkingspartners gezamenlijk het bestaansrecht van de VKGE genereren. Passend binnen de visie van de VKGE ziet het bestuur meer belang in een meervoudige samenwerking met partners dan in de vaak enkelvoudige werkwijze van sponsorschap. Vandaar dat binnen de VKGE gesproken wordt over samenwerkingspartners. Door in twee van de drie samenwerkingsvormen volwaardig lidmaatschap te integreren worden samenwerkingspartners uitgenodigd actief te participeren. Inbreng van financiële ondersteuning (geld) is en blijft belangrijk om te komen tot een kwalitatieve jaarkalender met als resultaat exclusieve kennisoverdracht om zo gezamenlijk de zorg beter te maken op het gebied van eten, drinken en gastvrijheid in de gezondheidszorg.
Wat mag van het lidmaatschap VKGE worden verwacht? 4 Leden worden in de gelegenheid gesteld exclusieve kennis te vergaren. Doel is om te leren en waar nodig worden externe professionals hiervoor ingehuurd; Een gezellige ambiance; Leden hebben inbreng in het jaarprogramma; Mogelijkheden het eigen netwerk te vergroten; Van leden wordt verwacht. Enthousiaste en representatieve inzet. Men is er trots op om lid van de VKGE te zijn; Aanwezige kennis beschikbaar stellen aan de vereniging; Actief aanwezig zijn bij verenigingsactiviteiten; Initiatief nemen om actief mee te denken en mee te doen; Gemaakte afspraken nakomen. 3. Samenwerkingspartners In het Samenwerkingspartner beleid onderkennen we volgende samenwerkingspartners; Hoofd- samenwerkingspartners Sub- samenwerkingspartners Vrienden
5 4. Samenwerkingspartnervoorwaarden Geniet als samenwerkingspartner absolute exclusiviteit als enige partner binnen de eigen branche Mag het bedrijf voorstellen op de VKGE site Wordt publicitair betrokken bij activiteiten van de vereniging Logo bedrijf op communicatie middelen (bijv. briefpapier, banners, presentaties) en journalistieke, en redactionele stukken van de VKGE Mag tijdens presentaties van de VKGE het eigen logo uitgebreid presenteren Heeft recht op volwaardig VKGE lidmaatschap Heeft het recht om actief deel te nemen aan de VKGE adviesraad Wordt via de onafhankelijk voorzitter van de adviesraad vooraf geïnformeerd bij de aanname keuze van nieuwe samenwerkingspartners Bedrijf mag via en in afstemming met het bedrijfsbureau van de VKGE onderwerpen aandragen t.b.v. academiedagen op de eigen locatie en participeren in de organisatie ervan. Mag deelnemen aan de activiteiten zoals opgenomen in de VKGE jaarkalender. Hoofd Partner Sub Partner Vriend Uitgebreid voorstellen met tekst en logo met doorlink Alleen logo met doorlink Alleen naam met doorlink Ja, Ja, max 1 persoon Neen Max 2 personen Ja, conform lidmaatschap VKGE Ja, conform lidmaatschap VKGE Neen Bedrijf mag nieuwsberichten aanleveren ter plaatsing Ja Ja Neen op de website van de VKGE. Wordt uitgenodigd voor de nieuwjaarsreceptie Ja Ja Ja Participeert minimaal voor een periode van: 3 jaar, overeenkomst is daarna jaarlijks opzegbaar conform contract 3 jaar, overeenkomst is daarna jaarlijks opzegbaar conform contract 3 jaar, overeenkomst is daarna jaarlijks opzegbaar conform contract Het directe ledenbestand van de VKGE mag worden gebruikt. Wordt op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen Ja Ja Ja van de VKGE d.m.v. de nieuwsbrief en het jaarverslag Mag actief participeren in diverse werkgroepen. Ja, mits lid van de Ja, mits lid van de Neen vereniging vereniging Kosten partnership 7.500,-- 3.000,-- 1.000
5. Toelichting Adviesraad van de VKGE Doel van de Adviesraad? Doel van de Adviesraad van de VKGE is het optimaliseren en toetsen van haar strategie en meedenken met haar beleidsplan. Dit via een groep mensen die gewend zijn te acteren op hoog 6 niveau in een organisatie en met hun ervaring de VKGE kunnen helpen. Wat is de rol van de Adviesraad? Belangrijkste rol van de Adviesraad is meedenken met de strategie/beleid van de VKGE. Het betreft een puur adviserende rol; het bestuur bepaalt uiteindelijk wat te doen met het advies. Zaken die aan bod komen in de Adviesraad zijn onder meer: Meedenken over het samenwerkingspartnerbeleid, onderwerpen jaarkalender VKGE, hoe kan ik als bedrijf meer uit de VKGE halen, leren van elkaar, delen ven kennis over de zorg, meer uit de samenwerking/sponsoring halen en natuurlijk netwerken. Wie mogen er in de Adviesraad plaats nemen? Alle hoofdsamenwerkingspartners hebben het recht en dus de mogelijkheid iemand af te vaardigen in de Adviesraad. Daarnaast zijn op voorspraak van de Adviesraad ook maximaal 2 subsamenwerkingspartners onderdeel van de Adviesraad. Vertegenwoordigers in de Adviesraad zijn directie/mt leden of personen met een vergelijkbare functie binnen het bedrijf. Naast vertegenwoordigers van samenwerkingspartners neemt de voorzitter VKGE en één of meerdere andere bestuursleden deel aan het overleg. Hoe vaak moet de Adviesraad bij elkaar komen? 2x per jaar komt men bij elkaar met daarnaast de mogelijkheid op afroep wanneer de VKGE dit wenst. 6. Acquisitie: Selectie en eerste contacten samenwerkingspartners Het leggen van de eerste contacten/gesprek is de verantwoordelijkheid van het bedrijfsbureau van de VKGE. Dit contact of gesprek is erop gericht om potentiële samenwerkingspartners: 1. Zorgvuldig te informeren over de actuele situatie van de vereniging; 2. Op basis van een gericht interview te screenen op welk niveau zij kunnen en wensen te participeren; 3. Te toetsen of zij die meerwaarde opleveren die in de criteria zijn geformuleerd t.o.v. de doelstellingen die de vereniging heeft; 4. Te toetsen op imago t.o.v. het imago van de vereniging (antecedenten);
7 Ter voorbereiding ontvangt de samenwerkingspartner het samenwerkingspartnerbeleid en andere relevante stukken van de vereniging waarin de belangrijkste beleidskaders en doelstellingen zijn vastgelegd. Deze stukken geven antwoord op: Wie zijn we; Wat hebben we te bieden; Wat verwachten we van samenwerkingspartners; Hoe kunt u samenwerkingspartner worden; Het financiële participatiebeleid. 7. Onderhouden contacten met bestaande samenwerkingspartners Verantwoordelijk voor het onderhouden van contacten met de bestaande samenwerkingspartners is naast het bestuur, het bedrijfsbureau van de VKGE. Het doel is elkaar goed op de hoogte te houden, de samenwerking te evalueren en waar nodig actie te ondernemen. 8. Contractvorming Het bestuur van de VKGE draagt via het bedrijfsbureau zorg voor een overzichtelijk samenwerkingscontract. Deze overeenkomst moet inhoudelijk weergeven wat de wederzijdse afspraken, rechten en plichten omvatten die tussen partijen zijn overeengekomen. De voorzitter of een gevolmachtigd bestuurslid van de vereniging en een gemachtigde van de samenwerkingspartner draagt zorg voor het ondertekenen van het samenwerkingscontract.