Voetbal Vereniging Peize Communicatieplan Juni 2012 1
INHOUD 1 Inleiding 3 2 Waarom een communicatieplan 3 3 Doelgroepen 4 4 Hoofdactiviteit per doelgroep 5 5 Verantwoordelijkheden 6 6 Communicatiemiddelen 6 7 Richtlijnen 7 2
1. Inleiding Tijdens de ledenvergadering van 9 februari 2012 hebben de leden een nieuw bestuur gekozen en is ingestemd met een aangepaste structuur. Zo is er geen jeugdbestuur meer en is het hoofdbestuur uitgebreid naar 9 personen met ieder een portefeuille waarbinnen coördinatoren en werkgroepen aan de slag zijn. Dit was nodig omdat de vereniging op te weinig schouders rustte hetgeen een bedreiging vormde voor de toekomst. Voorafgaand aan deze verandering heeft een kleine werkgroep een zogenaamde dwarsdoorsnede van de vereniging gemaakt. Tijdens de gevoerde gesprekken bleek een belangrijk irritatiepunt het gebrek aan communicatie, de wijze waarop en de miscommunicatie. Om die reden is er in het nieuwe bestuur iemand verantwoordelijk gesteld voor representatie en communicatie en is daarnaast besloten een communicatieplan op te stellen. 2. Waarom een communicatieplan Doel van dit communicatieplan is inzicht te verschaffen in de diverse communicatielijnen binnen onze vereniging en de daarbij behorende doelgroepen. Het bestuur van vv Peize wil met dit plan zoveel mogelijk duidelijkheid verstrekken over vragen als: Wie is waarvoor verantwoordelijk Wat wordt er van een ieder bij vv Peize verwacht (lid, commissielid, bestuurslid, ouder, vrijwilliger, toeschouwer, etc.) Welke communicatiemiddelen gebruiken we bij vv Peize Hoe gaan we met elkaar om 3
Dit is een proces waarvoor constant aandacht nodig is. We zullen dit plan dan ook na een jaar evalueren. 3. Doelgroepen Dit communicatieplan is geschreven om de achterliggende doelstellingen zichtbaar te maken. Immers niet voor alle doelgroepen is dezelfde informatie van belang. Zo moeten àlle doelgroepen binnen de club goed, open en eerlijk geïnformeerd zijn wat er binnen de club speelt, welke activiteiten (gaan) plaatsvinden en wat van mensen wordt verwacht c.q. wat men van de club mag verwachten. Daarnaast moeten actieve leden en ouders direct toegang hebben tot alle relevante informatie met betrekking tot het voetbal binnen de vv Peize. Het verkrijgen van informatie over de aanvangstijden van wedstrijden en trainingen is hiervan een goed voorbeeld. In dit verband onderscheiden we de volgende doelgroepen: Kader: coördinatoren, leiders, scheidsrechters, commissieleden Spelende (jeugd) leden Ouders van jeugdleden Overige vrijwilligers Supporters en bezoekers Gemeente en KNVB Sponsoren Media 4
In de bijlage bij dit plan is vanuit ieder bestuurslid in feite de jaarkalender activiteiten en communicatie weergegeven voorzien van de verantwoordelijkheden: wie doet wanneer wat. 4. Hoofdactiviteit per doelgroep Zoals in de vorige paragraaf aangegeven, zijn de doelen per doelgroep verschillend, maar de hoofddoelen betreft het bewerkstelligen en verzekeren van betrokkenheid, draagvlak, inzet, respectvolle opstelling en samenwerking. Communicatie is in 1 e instantie de verantwoordelijkheid van het bestuur. Het kader is met name verantwoordelijk voor de uitvoering, maar zij niet alleen!(zie hoofdstuk 5). In onderstaande tabel zijn de hoofdactiviteiten van bestuur en kader naar de doelgroepen aangegeven. Kader het enthousiast uitdragen van nut en noodzaak van het beleid van vv Peize het zichtbaar maken van reeds behaalde doelstellingen het helder en duidelijk doorgeven van afspraken en terugkoppeling daarvan Spelende leden een toegankelijke, duidelijke en gestructureerde informatie-uitwisseling tussen spelende leden en kader + bestuur Ouders het inzichtelijk maken van de ontwikkelingen van het kind het aantonen van nut en noodzaak van de betrokkenheid bij het kind/de kinderen Overige vrijwilligers Supporters en bezoekers Gemeente en KNVB een wervende en reële voorlichting over de werkzaamheden van vv Peize en inzet die nodig is om de vereniging draaiende te houden het tonen van voorbeeldgedrag op het gebied van respect en sportiviteit een goed onderhouden en verzorgd complex een duidelijke en directe informatie-uitwisseling het profileren van vv Peize in het algemeen en de rol in de gemeenschap het regelmatig deelnemen aan bijeenkomsten, symposia, e.d. die worden geïnitieerd door de gemeente en KNVB uitnodigen leden gemeentebestuur en gemeenteraad Sponsoren het zichtbaar maken van de effecten van de sponsorbijdragen gestructureerde informatie-uitwisseling en tenminste 1x per jaar speciale bijeenkomst bijwonen van netwerkbijeenkomsten wedstrijdsponsoren uitnodigen bij thuiswedstrijden van Peize 1 Media het profileren van vv Peize in het algemeen deelnemen aan bijeenkomsten waar informatie-uitwisseling 5
met de media mogelijk is (pro-)actief contacten onderhouden met bijv. De Krant, DvhN, RTV Drenthe, DitisPeize, enz. 5. Verantwoordelijkheden De eindverantwoordelijkheid ligt bij het bestuur. Het bestuur stelt het communicatieplan vast en ziet toe op de uitvoering ervan. Eén van de bestuursleden heeft communicatie in zijn portefeuille en is verantwoordelijk voor het tot stand komen en up-to-date houden van het communicatieplan. Elk bestuurslid ziet erop toe dat de leden uitvoering geven aan het communicatieplan. De kaderleden zijn met name verantwoordelijk voor de uitvoering van het communicatieplan. Zij spelen een sleutelrol in het geheel. Zij verzorgen de informatievoorziening in zowel verticale als horizontale richting. Kaderleden zijn de ambassadeurs van vv Peize, zij vertolken het beleid naar interne partners (o.a. leden, ouders en bezoekers) en zijn ook vaak het gezicht naar andere voetbalverenigingen. Alle leden, ouders en bezoekers zijn medeverantwoordelijk voor een goede informatie-uitwisseling. Van hen wordt verwacht dat zij relevante informatie tot zich nemen dan wel doorgeven aan de juiste personen. Communicatie is informatie-uitwisseling: het gaat niet alleen over informatie halen, maar ook over informatie brengen!! Goed geïnformeerd zijn impliceert een actieve houding richting diverse informatiebronnen. 6. Communicatiemiddelen 6
1. Bewaarnummer KLUBBLAD (jaarlijks in augustus/september) 2. (Leden)vergaderingen 3. Bijeenkomsten 4. Activiteiten 5. Website: www.vvpeize.nl 6. Teletekst 342 RTV Drenthe 7. Prikbord Kantine 8. TV kantine 9. Programmaboekjes wedstrijden Peize 1 10. Introductiebrochure nieuwe leden 11. E-mail 12. Media (krant, tv, radio) 13. Sociale media (facebook, twitter) 7. Richtlijnen Er zijn vele definities voor communicatie. En. communicatie is een complex onderwerp. Het is immers meer dan praten. Het is vooral ook praten mèt en niet praten over Het bestuur wil dat de vv Peize wordt gezien en ervaren als een gezellige vereniging, waar iedereen welkom is en zich thuis voelt. Daarbij gaat het om een open communicatie waarin respect, waardering en feedback vrijelijk geuit kan worden. Binnen een voetbalvereniging wemelt het van de communicatiemomenten. Het risico op miscommunicatie (de boodschap komt niet aan, de boodschap wordt niet of verkeerd begrepen) is groot. Zorgvuldig communiceren is heel belangrijk. Dat geldt ook voor bijvoorbeeld het woordgebruik op de website. Bij de vv Peize hanteren we daarnaast een communicatiestijl die positief, informerend en enthousiasmerend is! In toenemende mate verloopt communicatie digitaal en via sociale media. Ook binnen de vv Peize merken we dat vooral veel via mail wordt gecommuniceerd. Daarbij hanteren we het volgende principe: Via de mail alleen gerichte (praktische) informatie: uitnodigingen, contributie, wedstrijdtijden, indelingen, schorsingen, enz. Bedenk daarbij ook vooraf wie je via cc wilt informeren. Persoonlijke zaken altijd in een gesprek! 7
8