STRATEGISCH PLAN 2013-2016 INLEIDING Het Gelders Archief staat voor een belangrijke omslag in het primaire proces. De focus lag tot nu toe op het beheer van fysieke, voornamelijk papieren bronnen. Maar de digitale dimensie van deze eeuw vraagt om een andere oriëntatie. Het roer moet om naar digitale archivering en online beschikbaarstelling. Daar ligt de toekomst van het Gelders Archief. Overheden werken nagenoeg digitaal, maar dit werken en de dienstverlening sluiten onvoldoende aan bij de archivering. Het Gelders Archief wil een leidende rol nemen in het overbruggen van die kloof. Dat betekent ook een verschuiving van de aandacht van erfgoed naar (digitale) informatie. Online beschikbaar stellen van bronnen krijgt de voorrang in onze dienstverlening. Daartoe willen wij ons virtuele aanbod drastisch verbreden, allereerst door het aanbieden van gedigitaliseerde collecties, maar óók door het aanbieden van (actuele) overheidsinformatie via onze website. Stadsarkiv Stockholm is daarbij een inspirerend voorbeeld. Dit archief is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid en presentatie van alle overheidsinformatie, van vroeger en nu en speelt een sleutelrol in de communicatie naar de burger. Het is onze ambitie die brede rol in de nabije toekomst te gaan vervullen. De wijze waarop het Gelders Archief de bovenstaande ontwikkelingen gaat doorvoeren in de organisatie is opgenomen in dit strategisch plan 2013-2016. Het plan is ingericht als een resultaatgericht besturingsmodel, waarbij vanuit de missie (wie zijn we) en visie (wat willen we bereiken) de strategische doelstellingen worden geformuleerd (welke resultaten moeten we daarvoor behalen). Het plan heeft een horizon van vier jaar, met een nadere uitwerking in de te behalen beleidsresultaten in het komende jaar. Het plan, inclusief de (meerjaren) begroting, wordt jaarlijks geactualiseerd. MISSIE EN VISIE Het Gelders Archief is een betrouwbare partner voor het beheren van de collecties (zowel fysiek als digitaal) van en voor zijn publieke en particuliere relaties. Door optimalisering van de toegankelijkheid van de collectie, draagt het bij aan een transparante overheid en aan kennisverspreiding over het verleden van Gelderland. Om deze missie te verwezenlijken wil het Gelders Archief een organisatie zijn die: 1. deskundig de fysieke en (in toenemende mate) digitale collecties beheert; 2. professioneel de collecties toegankelijk maakt; 3. klantgericht de collecties (fysiek, maar vooral digitaal) beschikbaar stelt; 4. in samenwerking het verleden van Gelderland presenteert aan een breed publiek; 5. uitdagend werk biedt aan medewerkers in een specialistische organisatie; 6. adequaat de bedrijfsvoering voert, gericht op de continuïteit van de organisatie. DOELSTELLINGEN Vanuit bovengenoemde missie en visie richt het Gelders Archief zich op een aantal concrete doelstellingen in de komende planperiode. Per visie-onderdeel worden de doelstellingen nader uitgewerkt in een beschrijving van de situatie, de te behalen resultaten en afsluitend de beleidsresultaten voor het komend jaar. 1
1. Deskundig beheren van de fysieke en (in toenemende mate) digitale collecties. Doelstelling 1.1 : het deskundig beheren van de fysieke collecties Bij het deskundig beheer van fysieke collecties gaat het allereerst om adequate huisvesting. Daartoe wordt in 2013 een nieuw gebouw opgeleverd aan de Westervoortsedijk 67 d te Arnhem, met een archiefbewaarplaats die volledig voldoet aan de wettelijke regelingen. In samenwerking met de provincie Gelderland worden drie extra depots gerealiseerd: een (koude) depot voor audiovisuele (AV) collecties, een depot voor de opslag van realia van Gelderse erfgoedorganisaties en een depot voor de tijdelijke opslag in geval van calamiteiten bij Gelderse Erfgoedorganisaties. In 2013 wordt de volledige collectie van het Gelders Archief vanuit de huidige vier locaties verhuisd naar het nieuwe gebouw. Het depotbeheer en de materiële verzorging richten zich in de planperiode op de dienstverlening aan de bezoekers door de restauratie en digitalisering van kwetsbare (en dus niet presenteerbare) stukken. Daarnaast wordt het laatste deel van de collectie (3 km1) in de vereiste goede staat gebracht. 2013 een volledige verhuizing van de collectie een volledige vindplaatsregistratie Doelstelling 1.2 : het, in nationaal verband, beheren van de digitale collecties Het Gelders Archief staat aan de vooravond van de digitale archivering. Overheden werken nagenoeg digitaal, maar dit sluit onvoldoende aan bij de archivering. Digitale informatie zal verloren gaan als er niet al bij creatie wordt nagedacht over duurzaam beheer en beschikbaarstelling aan een breder publiek. Dit vergt bewustwording bij de archiefvormers en een proactieve houding van het Gelders Archief. In de komende periode wordt samen met de publieke archiefvormers (rijk, provincie en gemeenten) in Gelderland nagedacht over deze toekomst. Actief zal worden deelgenomen aan het landelijke e-depot van regionaal historische centra (rhc s) en Nationaal Archief, dat op dit moment nog volop in ontwikkeling is. De overdracht van digitale archiefbescheiden moet voorbereid worden. Ook aan de verwerving van particuliere digitale collecties zullen eisen gesteld worden voor duurzaam beheer. Er wordt een organisatiebreed kernteam e-depot ingesteld dat een plan van aanpak zal ontwikkelen voor de aansluiting op het landelijke e-depot. Daarin worden ook de benodigde middelen (o.a. infrastructuur, scholing en formatie) meegenomen. Na het realiseren van deze aansluiting kan gestart worden met het opnemen van digitale archiefbescheiden. 2013 bewustzijn en samenwerking in digitaal beheer publieke archiefvormers een plan van aanpak aansluiting landelijk e-depot een regeling voor verwerving en beheer van digitale collecties een intern documentmanagementsysteem 2
2. Professioneel toegankelijk maken van de collecties. Doelstelling 2.1: het professioneel toegankelijk maken van de collecties Een deel van de collectie is nog onvoldoende toegankelijk voor het publiek; in de planperiode wordt daaraan gewerkt. Voorrang krijgt het ontsluiten van collecties van voor 1900, omdat het daarvoor benodigde specialisme nu nog aanwezig is, maar door pensionering van medewerkers de komende jaren verdwijnt. Om diezelfde reden krijgt ook het (nader) toegankelijk maken van de (AV-) collecties met betrekking tot de Tweede Wereldoorlog prioriteit. Verwerving van nieuwe collecties zal geschieden volgens een vastgesteld acquisitieprofiel. Verder zal een systematisch overzicht van archiefvormers worden voltooid en worden bestaande digitale toegangen verbeterd. Kaarten, foto s, prenten en ander AV-objecten worden beschreven aan de hand van daarvan gemaakte scans. Zo is het mogelijk om daarbij veel meer vrijwilligers te betrekken, die hun werkzaamheden via de website op afstand verrichten. Naar verwachting kan op deze wijze in relatief korte tijd een substantiële verbetering van de toegankelijkheid gerealiseerd worden. Bewegend beeld en geluid wordt bovendien gedigitaliseerd en ontsloten als 2 e lijnsondersteuning van Gelders erfgoedinstellingen in het project AV Archief Gelderland (AVAG) dankzij provinciale subsidie. De bibliotheekcollectie wordt volledig beheerd en toegankelijk gemaakt in de bibliotheekcatalogus van de Gelderland Bibliotheek, welke is gekoppeld aan de Nederlandse Centrale Catalogus en daarmee wereldwijd doorzoekbaar. Aangezien het Gelders Archief ook enkele honderden titels bezit die nog niet in de landelijke catalogus voorkomen kunnen werken worden gevonden die bij geen enkele andere instelling te vinden zijn. 2013 alle collecties kleiner dan 1,5 m 1 zijn voorzien van een toegang een systematisch archiefvormersoverzicht is gereed de digitale toegangen zijn gestructureerd een virtuele omgeving voor beschrijving van AV-materiaal en WieWasWie via internet de bibliotheekcollectie is toegankelijk via de catalogus van de Gelderland Bibliotheek Doelstelling 2.2 : het digitaliseren van collecties Voor het virtueel kunnen presenteren van de collecties is digitalisering noodzakelijk. Voorrang daarbij krijgen vier categorieën: 1. collecties die veel geraadpleegd worden, zoals de burgerlijke stand, de doop-, trouw- en begraafboeken, de memories van successie, etc.; 2. AV-collecties zoals kaarten, foto s, films en geluidsfragmenten. Dit materiaal is zeer beperkt fysiek beschikbaar vanwege de omvang (zowel qua formaat als qua hoeveelheid) en kwetsbaarheid. 3. verzoeken van de klanten (scanning on demand); 4. materieel kwetsbare stukken, zoals gezegelde charters, stukken met schade, etc.. Vanwege een andere inrichting van de nieuwe fysieke studiezaal (geen papieren naslagwerken, toegangen, etc.) en het deels niet vervangen van personeel bij pensionering, vind een verschuiving plaats van middelen ten behoeve van deze digitalisering. 2013 burgerlijke stand en doop-, trouw- en begraafboeken volledig digitaal beschikbaar faciliteiten voor digitalisering op verzoek en van kwetsbare collecties gerealiseerd 3
3. Klantgericht beschikbaarstellen van de collecties. Doelstelling 3.1 : een volwaardige virtuele studiezaal De website wordt in de beleidsperiode omgevormd tot een volwaardige virtuele studiezaal, waardoor de meeste bezoekers hun onderzoek thuis kunnen uitvoeren. Dit past bij de huidige eisen en wensen van de samenleving om 24/7 op afstand bediend te worden. Alleen voor specialistisch onderzoek zal de bezoeker de gang naar de fysieke studiezaal nog moeten maken. De virtuele studiezaal is meer dan het online aanbieden van bronnen. Het is ook een virtuele onderzoeksruimte, waarin onderzoekers bronnen kunnen verrijken, trefwoorden kunnen toevoegen, transcripties van akten kunnen maken enz. Ook worden virtuele hulpmiddelen aangeboden die het onderzoek ondersteunen. Daarnaast zal de bediening van de klant ook buiten de website van het Gelders Archief plaatsvinden. Derden digitaliseren documenten, in kleine maar ook enorm grote aantallen (FamilySearch), en presenteren deze in overleg met het Gelders Archief op het internet. Ook door het Gelders Archief zelf worden gedigitaliseerde bronnen geplaatst op sociale media zoals Flickr en Youtube. De ontwikkeling om alle documenten te voorzien van contextinformatie, ongeacht het medium waar het document verschijnt, is bij presentatie elders van groot belang. Het Gelders Archief streeft naar open data, die het derden mogelijk maakt gegevens ten behoeve van eigen ontwikkelingen, onderzoek, enz. te benutten. Er wordt een organisatiebreed kernteam virtuele dienstverlening ingesteld dat een blauwdruk van de strategische informatiearchitectuur moet ontwikkelen voor de virtuele studiezaal. 2013 een blauwdruk strategische informatiearchitectuur voor de virtuele studiezaal inbedding van sociale media in de presentatie van bronnen Doelstelling 3.2 : een goed geoutilleerde fysieke studiezaal Voor de onderzoeker die specialistisch onderzoek verricht wordt een goed geoutilleerde fysieke studiezaal ingericht. Daar kunnen bezoekers niet alleen gebruik maken van alle digitale bronnen die zich in de virtuele studiezaal bevinden, maar ook van bronnen die (nog) niet zijn gedigitaliseerd en van de uitgebreide bibliotheek. Naast individueel onderzoek biedt de studiezaal faciliteiten voor onderzoek in (kleine) groepen. De nieuwe studiezaal heeft een beperkte omvang vanwege de vermindering van het aantal fysieke bezoekers en de inzet op de virtuele dienstverlening. Overwogen wordt om enerzijds de openingstijden te beperken, maar anderzijds om de openstelling voor specialistisch onderzoek te verbreden. 2013 opening nieuwe studiezaal met klantgerichte openingstijden 4
4. In samenwerking presenteren van het verleden van Gelderland. Doelstelling 4.1 : samen doelgroepgericht presenteren van het verleden Het Gelders Archief werkt nauw samen met andere partijen wanneer dit het belang van onze klanten en de efficiency c.q. kwaliteit van het werk ten goede komt. Daartoe maakt het Gelders Archief deel uit van een netwerk op verschillende niveaus, van internationaal tot regionaal. 1. Op internationaal niveau neemt het Archief deel aan het project APEX (Archives Portal Europe) / Europeana en vindt uitwisseling plaats, zowel binnen de International Council on Archives als rechtstreeks met archiefdiensten in omliggende landen. 2. Op nationaal niveau heeft het Archief een convenant afgesloten met het Nationaal Archief en de andere rhc s ten behoeve van de ontwikkeling van het e-depot en wordt deelgenomen aan het platform WieWasWie. 3. Op provinciaal niveau wordt samengewerkt met de andere Gelderse archiefdiensten. Binnen de Gelderse erfgoedsector als geheel positioneert het Gelders Archief zich samen met Gelders Erfgoed via de coöperatie Erfgoed Gelderland en het Gelders Erfgoed Platform. 4. In de regio Arnhem is het Archief lid van het Cultuur Netwerk Arnhem, maakt het deel uit van het initiatief Modekern en wordt samengewerkt met de Bibliotheek Arnhem en het Museum voor Moderne Kunsten Arnhem in het nieuwe erfgoedcentrum (Kenniscluster Rijnboog). Deze verschillende niveaus en verbanden brengen ook verschillende doelgroepen en projecten met zich mee. Hierbij worden digitale gegevens die het Gelders Archief aanbiedt, slechts op één plaats en onder verantwoordelijkheid van het Gelders Archief opgeslagen. 2013 strategische samenwerking met Erfgoed Gelderland en Stichting Gelders Erfgoed presentatie content via meerdere websites (o.a. WieWasWie, mijngelderland) Doelstelling 4.2 : educatie, kennisverspreiding over het verleden van Gelderland Het atrium in het nieuwe gebouw wordt ingericht voor educatie, informatieoverdracht en contacten tussen bezoekers onderling. Hier kunnen nieuwe doelgroepen, zowel individueel als groepsgewijs, worden bediend. Het aanbod van educatie en informatie wordt, mede dankzij de samenwerking met Gelders Erfgoed binnen en buiten de coöperatie Erfgoed Gelderland, gericht op de tweedelijns ondersteuning van collega archieven, musea, historische verenigingen, onderzoeksinstituten (Radboud Universiteit, ArtEz, etc.) en aangesloten overheden. 2013 (gezamenlijk) beleid doelgroepen en educatie programma gebruik atrium 5
5. Uitdagend werk voor medewerkers in een specialistische organisatie. Doelstelling 5.1 : een optimale organisatie en formatie De organisatie is langs de lijnen van front- en backoffice ingericht met twee afdelingen: Publiek en Collectie. De organisatie wordt ondersteund door een afdeling Bedrijfsvoering. Vanwege een structureel tekort in het bedrijfsresultaat (zie visiepunt 6) en de kosten van de digitalisering vindt er een verschuiving van middelen plaats door het afbouwen van de formatie naar een minimaal niveau (minder dan 40 fte); dit gebeurt door het natuurlijk verloop van personeel. In de onderstaande overzichten is de leeftijdsopbouw van het Gelders Archief opgenomen (stand 2011): Leeftijdopbouw Gelders Archief Aantal in FTE. 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 0,0 1,8 0,4 1,9 1,0 4,0 8,0 8,2 12,5 20-24 25-29 30-34 35-39 40-44 45-49 50-54 55-59 60-65 Leeftijd 2013 een evenredige leeftijdsopbouw van het personeelsbestand deels gerealiseerd Doelstelling 5.2 : een gedragen opleidings- en ontwikkelingsplan In de planperiode verlaten relatief veel medewerkers vanwege pensionering de organisatie. Dit vertrek van kennis moet worden opgevangen door de (eventueel nieuwe) medewerkers die het werk overnemen. Daarnaast vraagt de realisatie van dit strategisch plan om kennis en competenties die op dit moment niet voldoende binnen de organisatie aanwezig zijn. Om te kunnen voorzien in deze kennisvraag wordt op basis van het personeelsplan een organisatiebreed opleidings- en ontwikkelingsplan opgesteld. Dit plan wordt jaarlijks geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. Individuele opleidingen en ontwikkelingsmogelijkheden zullen altijd het organisatiebrede plan als uitgangspunt hebben. 2013 een organisatiebreed opleidings- en ontwikkelingsplan 6
6. Adequate bedrijfsvoering, gericht op de continuïteit van de organisatie. Doelstelling 6.1 : een adequaat financieel beheer Meerjarenbegroting In bijlage 1 is de meerjarenbegroting van het Gelders Archief opgenomen voor alle basisactiviteiten van de organisatie. Iedere extra activiteit, subsidie of dienstverlening wordt als project of zakelijke dienstverlening in de begroting opgenomen indien de directie nagenoeg zeker is van de daadwerkelijke realisatie hiervan. Bij de prijscompensatie wordt rekening gehouden met een beperkte stijging van 1% per jaar. Het Gelders Archief streeft naar een sluitend bedrijfsresultaat op basis van de structurele lumpsum en inkomsten. Vanwege boventallig personeel vanaf de fusie is dat nog niet het geval; het zal tot 2015 duren voordat dit evenwicht door natuurlijk verloop van personeel is hersteld. Extra projecten en zakelijke diensten zijn noodzakelijk om het tekort in het bedrijfsresultaat om te buigen tot een positief exploitatieresultaat. Hieronder een beperkte toelichting per post (in 1.000): 1) Lumpsum : de bedragen zijn gebaseerd op de lumpsum van 2011. 2) De reguliere inkomsten betreffen de inkomsten van materiële dienstverlening door de studiezaal en subsidies voor personeel vanuit het Nationaal Archief en de gemeente Arnhem (voor ID-ers). 3) De personele omvang en kosten zullen iets afnemen vanwege het vertrek van personeel; een aantal tijdelijke/externe medewerkers vallen tijdelijk onder kosten voor herhuisvesting. 4) De kosten reguliere diensten betreffen m.n. de kosten materiële dienstverlening. 5) De afschrijvingskosten zijn gebaseerd op de investeringen nieuwbouw. 6) De huisvestingskosten betreffen de exploitatiekosten van het nieuwe gebouw. 7) De organisatiekosten en financiële baten en lasten komen redelijk overeen met voorgaande jaren. 8) De projecten en zakelijke diensten betreffen de inkomsten uit extra activiteiten door het Gelders Archief. Het Gelders Archief heeft vanaf de fusie in 2003 een negatief bedrijfsresultaat. Door de projecten en de zakelijke diensten is de begroting 2013 e.v. kostendekkend. Hierbij is nauwelijks rekening gehouden met prijsstijgingen. De financiële positie van het Gelders Archief (het eigen vermogen) is op dit moment een bedrag van 80. Risicoparagraaf In het onderstaande worden verschillende financiële ontwikkelingen en risico s nader toegelicht. 1. Exploitatie. Het Gelders Archief heeft nog een structureel (maar dalend) negatief bedrijfsresultaat. Door het volgen van het huidige personeelsbeleid (minder fte door natuurlijke uitstroom) is dit probleem medio 2015 definitief opgelost. De kredietcrisis heeft invloed op de organisatie door achterwege blijven van prijscompensatie. Daarnaast hebben mogelijke bezuinigingen vanuit de overheid een negatieve invloed op het resultaat, zeker indien onvoldoende rekening wordt gehouden met frictiekosten. 2. Digitalisering en e-depot. Het Gelders Archief is innovatief in diverse pilots, maar er zal nog veel geïnvesteerd moeten worden in digitalisering. Hiervoor blijven extra gelden en nieuwe geldstromen noodzakelijk. Voor de tien belangrijkste projecten is een investering benodigd van ruim 1,2 miljoen, naast de vervolgens hogere exploitatiekosten. Hiermee is in de begroting geen rekening gehouden. Bij de herhuisvesting wordt uitgegaan van een verregaande digitalisering. Ook voor het zo optimaal kunnen bedienen van onze klanten, zijn extra investeringen noodzakelijk. Daarnaast is aanvullende financiering nodig voor de inrichting van een e-depot. Het is dringend gewenst om dit landelijk te ontwikkelen en te organiseren. Deze ontwikkeling is onvermijdbaar. 7
Weerstandvermogen Tot op heden is er geen mogelijkheid geweest voor de opbouw van een weerstandvermogen. Vanaf 2012 zal het eigen vermogen worden verdeeld in een deel gevormd uit een eventueel positief bedrijfsresultaat (hetgeen als weerstandvermogen wordt gereserveerd) en een deel gevormd uit de positieve resultaten van projecten en zakelijke dienstverlening, hetgeen door het Gelders Archief wordt gerealiseerd ter inzet van extra activiteiten, digitalisering, etc. 2013 een sluitende, goedgekeurde jaarrekening een sluitende urenverantwoording een sluitende, goedgekeurde, projectverantwoording (bij afronding projecten) Doelstelling 6.2 : een adequaat facilitair beheer Het in 2013 op te leveren gebouw van het Gelders Archief behoort tot de kern van het primaire proces van de organisatie. Het betreft een goed geoutilleerd depot voor de collecties, optimale voorzieningen voor de bezoekers en een adequate kantooromgeving voor de medewerkers. De depots worden voorzien van een optimale inrichting met verrijdbare stellingen en de vereiste klimaatinstallaties voor luchtzuivering, -vochtigheid en temperatuur. Het gebouw is met aandacht voor mogelijke calamiteiten ontworpen (extra draagconstructie fundering, vloeren en verrijdbare stellingen en branddetectie op hoog niveau met tegelijk een structurele verlaging van het zuurstofpeil in de depots voor brandpreventie). 2013 een nieuw gebouw, binnen budget en planning een volledige verhuizing kantooromgeving contractuele en financiële afsluiting afgestoten huisvesting een sluitende verantwoording herhuisvestingproject Doelstelling 6.3 : het verstevigen van de continuïteit Door het verbreden van de activiteiten, inhoudelijk c.q. in omvang, ziet het Gelders Archief mogelijkheden om de continuïteit binnen het Gelders erfgoed te verstevigen. Door goed cultureel ondernemerschap wordt extra aandacht gegeven aan het behalen van efficiëntievoordelen van betrokken partijen. Hierbij wordt met name gedacht aan het vervroegd overnemen van DIV-materiaal, het verbreden van de activiteiten in depotopslag (in nieuwe depots) van realia van musea, bibliotheken, archeologie, etc. en eventuele toetreding van nieuwe partners. 8
GELDERS ARCHIEF OPBRENGSTEN Begroting Begroting Begroting Begroting 2013 2014 2015 2016 prijscompensatie = 1% 1% 1% 1% Lumpsum Rijk 2.158.989 2.180.579 2.202.385 2.224.409 Lumpsum prv. Gelderland 470.562 475.268 480.020 484.820 Lumpsum gem. Arnhem 1.078.959 1.089.749 1.100.646 1.111.653 Lumpsum gem Rheden 192.616 194.542 196.488 198.452 Lumpsum gem. Renkum 149.771 151.269 152.781 154.309 Lumpsum gem. Rozendaal 3.981 4.021 4.061 4.102 Lumpsum 4.054.878 4.095.427 4.136.381 4.177.745 Reguliere diensten 113.800 88.800 88.800 79.750 KOSTEN TOTAAL OPBRENGSTEN 4.168.678 4.184.227 4.225.181 4.257.495 Personeelskosten 2.115.496 2.103.445 2.095.699 2.089.913 Overige personeelskosten 90.000 90.000 90.000 90.000 Kosten reguliere diensten 35.000 35.000 35.000 35.000 Afschrijvingskosten 325.000 325.000 325.000 325.000 Huisvestingskosten 1.105.082 1.105.082 1.105.082 1.105.082 Exploitatiekosten huisvesting 352.500 352.500 352.500 352.500 ICT-kosten 100.000 110.000 120.000 130.000 Organisatiekosten 100.000 100.000 100.000 100.000 Financiele baten en lasten 5.600 3.200 1.900 0 OVERIGE RESULTATEN TOTAAL KOSTEN 4.228.678 4.224.227 4.225.181 4.227.495 BEDRIJFSRESULTAAT -60.000-40.000 0 30.000 Resultaat projecten 10.000 5.000 0-30.000 Resultaat zakelijke diensten 50.000 35.000 0 0 EXPLOITATIERESULTAAT 0 0 0 0 9