december 2013 Rijndam Nieuwsbrief 8 ICT-Programma Uitrol blijkt een pittige opdracht De afgelopen weken zijn er meer dan 500 nieuwe pc s uitgerold binnen Rijndam. Hiermee is ook het nieuwe netwerk en de nieuwe kantoorautomatisering in gebruik genomen. Een bijzonder grote operatie, die ondanks de stevige voorbereidingen tot onaangename verrassingen heeft geleid. De afdeling ICT probeert met man en macht de omzetting op alle onderdelen zo snel mogelijk goed te krijgen, maar helaas kan niet worden voorkomen dat bepaalde zaken niet direct lopen zoals iedereen zou willen. Oplossingen in zicht Dit neemt echter niet weg dat er een megaprestatie is geleverd door de afdeling ICT, waarvoor complimenten op zijn plaats zijn. Gedurende een periode van 6-7 weken is er dagelijks enorm hard gewerkt, inclusief de avonden en weekenden, om de omzetting zo goed mogelijk te laten verlopen. Het is daarom ook voor de afdeling ICT zuur als bepaalde zaken dan niet blijken te werken zoals de bedoeling is. Dit gaat tegen het principe in van het optimaal willen bedienen van de gebruikers en de realisatie van een enorme verbeterslag met elkaar. Het blijkt onvermijdelijk om toch even door de zure appel heen te moeten bijten. Gelukkig worden de meeste problemen in een hoog tempo opgelost, met ook inzet van externe deskundigen. We verwachten snel in een stabiele situatie te komen waarin alle basisfuncties goed werken en er weer ruimte ontstaat om maatwerkoplossingen te vinden voor individuele vraagstukken. Kortom, er komt licht aan het einde van de tunnel. Dat sluit in elk geval mooi aan op de Kerstgedachte. Overzicht 25 projecten Thema Projecten Projectleider Technische 1. Optimaliseren infrastructuur Infrastructuur 2. Verbindingen 3. Werkplekken 4. Migratie Ecaris 3.x Gerrit Niestijl 5. Upgrade en opleiden 6. Papierloos werken 7. Documentbeheersysteem 8. Facilitair management systeem 9. Borging applicatiebeheer Ecaris 3.1 Kantoorautomatisering Applicatiebeheer Implementatie R-EPD 10. Analyseren R-EPD 11. Inrichten R-EPD 12. Randvoorwaarden R-EPD 13. Uitrol en borging R-EPD Intranet en extranet 14. Website Rijndam Kelly Schultink 15. Intranet medewerkers Kelly Schultink 16. Extranet klanten Kelly Schultink Upgrade e-hr 17. Optimaliseren HRM-systeem Menno Westland 18. Borging HR-applicaties Jan den Biggelaar 19. Implementatie LMS Machteld Straatemeier 20. Gewenste managementinformatie Gerrit Niestijl 21. Digitaal beveiligingsbeleid Proeftuin e-health 22. TeleNu Peter van Bragt (opdrachtnemer) 23. Zorgportaal Rijnmond Peter van Bragt (opdrachtnemer) 24. Breath-controlled apps Peter van Bragt (opdrachtnemer) Aanvullend 25. Upgrade Exact Fabian Boedhoe Managementinformatie Beveiligingsbeleid
Een mega-operatie Op het moment dat jullie deze nieuwsbrief lezen is de migratie naar de nieuwe netwerkomgeving vanuit logistiek oogpunt afgerond. Een mega-operatie, waarbij meer dan 500 pc s zijn vervangen en 900 netwerkaccounts zijn verhuisd naar een nieuw netwerk. En dit alles over 9 verschillende locaties. Alleen al vanuit logistiek oogpunt is het een hele klus om dit gepland en geregeld te krijgen. Te zorgen dat de oude apparatuur wordt afgekoppeld en afgevoerd en dat de nieuwe apparatuur wordt geplaatst en aangesloten. Alleen al de hoeveelheid verpakkingsmateriaal dat hierbij komt kijken is immens. Gelukkig heeft de afdeling ICT hulp gekregen van medewerkers van de afdeling Hoteldienst en Technische dienst, die wij daarvoor uiteraard bedanken. Had het beter gekund? Deze operatie heeft veel energie gekost. Niet alleen voor de technische mensen maar ook voor de gebruikers. Zeker als alles niet direct werkt zoals je zou willen en er extra moeite gedaan moet worden om je eigen ICT-omgeving op orde te krijgen. De afdeling ICT heeft gedaan wat in haar vermogen ligt om dit zo goed mogelijk te laten lopen. Echter, hoe goed zaken ook worden voorbereid het blijkt enorm lastig om vooraf te bepalen welke issues er allemaal gaan ontstaan en op welke wijze deze het beste opgelost of voorkomen kunnen worden. We zullen proberen uit te leggen waardoor dit komt, in de hoop daarmee antwoord te geven op de vraag of dit niet beter had gekund? Spaghetti De ICT-situatie van Rijndam voorafgaand aan het ICT-Programma is het best te vergelijken met een bord spaghetti. Alle lijnen, systemen en locaties liepen kriskras door elkaar en waren in de loop van de jaren uitgegroeid tot een behoorlijk vol bord. Elke uitbreiding van locaties kwam bij de grote hoop, evenals elk nieuw software. Kortom, een warboel van lijnen en verbindingen. Met het ICT-Programma 2013-2014 is besloten hierin een grote verbeterslag te maken. Door het netwerk te vernieuwen, door de verbindingen te moderniseren, door de apparatuur van deze tijd te maken én door de software over te zetten op nieuwere versies met meer mogelijkheden. Het bord spaghetti moest dus vervangen worden door haute cuisine; uitstekend van kwaliteit en perfect van samenstelling en structuur. Bij een dergelijke omzetting is het lastig om te kunnen bepalen welke spaghetti-sliertje nu precies moet worden vervangen en met welke onderdelen het is verbonden. Een groot deel van de sliertjes is niet te zien waardoor vooraf ook niet kan worden ingeschat wat je precies gaat tegenkomen. Voor de afdeling ICT zijn daarom sommige storingen geheel onverwacht ontstaan en gingen bepaalde andere onderdelen verbazingwekkend goed. Het is geen kwestie van dat iemand z n werk niet goed heeft gedaan. Dit proces had niet echt op een betere manier kunnen worden gedaan. De omvang en samenstelling van het bord spaghetti is bepalend voor de issues die naar voren gaan komen. Vooraf kun je maar tot op zekere hoogte inschatten wat dit zal zijn. Er wordt hard gewerkt Zoals gezegd wordt er met man en macht gewerkt om alle issues zo snel mogelijk op te lossen. De afdeling ICT werkt hierbij goed samen met externe deskundigen. We begrijpen dat het voor gebruikers lastig is als de ICT niet werk zoals je verwacht. Het is vervelend als deze overlast ontstaat en we doen er alles aan om de situatie voor iedereen goed werkbaar te krijgen. Dank voor jullie begrip hiervoor!
Een paar praktische zaken Veel medewerkers hebben een nieuw mailadres gekregen. Wij raden deze medewerkers aan om in de standaard handtekening een tekst op te nemen waarin externen hierop worden gewezen. De mail wordt automatisch nog minimaal een half jaar doorgestuurd naar het nieuwe mailadres. Mocht dit tot problemen leiden, dan heeft de afdeling ICT hiervoor een oplossing en kan hierover te zijner tijd contact worden opgenomen. De komende tijd zullen er ICT medewerkers op de diverse locaties aanwezig zijn om te assisteren in het verplaatsen van data naar de R-schijf. Hiervoor zullen vooraf afspraken worden gemaakt, zodat er op de afdelingen medewerkers beschikbaar kunnen zijn om de gewenste indeling te bepalen. In Office 2010 staan nieuwe sjablonen voor de brief, fax, memo, agenda, notulen en powerpoint. Ook komt er een automatische e-mailhandtekening. In alle documenten staat standaard het nieuwe lettertype Calibri 11 pnt, de juiste afmetingen, het logo en de vormgeving. Als je eenmalig je persoonlijke gegevens invoert (kost je vijf minuten) worden deze gegevens bij alle onderdelen automatisch ingevoerd. Deze gegevens voer je in onder de knop persoonlijke instellingen in de werkbalk van Word. Met de nieuwe sjablonen en de e-mailhandtekening zorgen we voor een uniforme, professionele uitstraling van Rijndam. We hebben ons best gedaan om de in te vullen gegevens zo compleet mogelijk te maken. Maar mis je nog wat of kun je in informatie niet kwijt? Laat het weten aan de afdeling communicatie of kijk in de LearningGuide. Er wordt geen vervolgpapier meer gemaakt. Dit is erg kostbaar en, op enkele uitzonderingen na, niet nodig. Je kunt gewoon wit papier gebruiken. De nieuwe printers worden zo ingesteld dat er automatisch dubbelzijdig geprint wordt. Als je enkelzijdig wilt printen, moet je dit handmatig instellen.
Voortgang overige projecten Migratie Ecaris Er zijn twee nieuwe processoren voor de Ecaris-server besteld om de problemen met de performance op te lossen, na een onderzoek naar de oorzaak hiervan. We hebben daarover eerder een extra nieuwsbericht gestuurd. Indien mogelijk qua levering worden de processoren eind week 50 of begin week 51 geplaatst. We zitten hier bovenop om dit zo snel mogelijk gerealiseerd te krijgen. De processoren liggen niet zomaar ergens op de plank maar zijn speciaal afkomstig uit een van de HP-fabrieken in Amerika. De verwachting is dat de performance naar tevredenheid zal zijn als beide processoren in de Ecaris-server zijn geïnstalleerd. We houden jullie op de hoogte. Revalidatie EPD Kaders De werkgroep randvoorwaarden is bezig met het uitzetten van de kaders. Wij verzamelen (juridische) informatie uit WBP, WGBO, NEN en toetsen deze aan de technische mogelijkheden van het R-EPD. Ook de documenten van De Hoogstraat en Adelante worden hierbij meegenomen. De werkgroep streeft ernaar eind januari 2014 advies te kunnen uitbrengen aan de Stuurgroep ICT over de juridische aspecten die van belang zijn voor het werken met het Revalidatie EPD in Rijndam. Leerzaam bezoek aan De Hoogstraat De werkgroep techniek heeft een werkbezoek gebracht aan De Hoogstraat. Mark Nuijten, hoofd I&A van De Hoogstraat heeft de werkgroepleden zijn ervaringen verteld met de technisch kant van de implementatie van het R-EPD. De werkgroepleden hebben hierover nu een duidelijker beeld. Ook zal de kennis en ervaring van Adelante op dit gebied worden opgevraagd. De werkgroep streeft ernaar om begin februari 2014 met een technisch voorstel voor Rijndam te komen. Inrichting en beoordeling R-EPD De werkgroep inrichting en beoordeling van het R-EPD heeft een goede respons gehad op de vragenlijsten en is nu bezig met het verwerken van de informatie. Naast toegang tot de testversie van het R-EPD is er nu voor de werkgroepleden ook de mogelijkheid om de volledig ingerichte versie te bekijken zoals die bij Adelante wordt gebruikt. Dit is handig om naast de inhoud ook de inrichting van bijvoorbeeld de schermen te beoordelen. Werkprocessen In de afgelopen periode heeft de werkgroep werkprocessen een Quick Scan laten uitvoeren door de VIR. De uitkomsten zijn bekend. Door de VIR zijn de meeste grote werkprocessen middels interviews tegen het licht gehouden. Daarbij is advies gegeven hoe deze werkprocessen ingericht zouden moeten worden om gebruikt te kunnen worden voor het R-EPD. Tevens zijn er aanbevelingen gedaan om werkprocessen te uniformeren, vanuit de noodzaak van het R-EPD. De werkgroep werkprocessen komt binnenkort bijeen en bespreekt hoe ze hiermee verder wil gaan. De huidige werkprocessen zullen bekeken worden en waar nodig worden herschreven. Ook zullen er processen zijn die alsnog beschreven moeten worden, ook dit zal de werkgroep gaan oppakken. Hierbij zal de input van gebruikers welkom zijn, die we te zijner tijd zullen vragen. Werkbezoek Adelante Op 18 december staat een werkbezoek aan Adelante gepland. De voorzitters van werkgroep techniek (René Putting) en werkgroep inrichting en beoordeling (Karlijn van Beek) en de applicatiebeheerder R-EPD (Dik de Groot) ontmoeten daar hun inhoudelijk sparringpartner. Doel is kennismaking en te leren van de kennis en ervaringen die in Adelante is opgedaan bij de implementatie van het R-EPD. Intranet en Extranet Intranet Het programma van eisen van het intranet krijgt steeds meer vorm. Functioneel is een en ander uitgewerkt. Technisch zijn er nog een aantal zaken te concretiseren. Het programma van eisen zal in december ter beoordeling worden aangeboden aan de Stuurgroep ICT. De leveranciersverkenning heeft geleid tot drie potentiële partijen. Deze zullen begin januari 2014 uitgenodigd worden voor een presentatie. Ouderportaal Het programma van eisen is door de stuurgroep goedgekeurd. Voor het extranet wordt nu de vergelijking gemaakt tussen zelf bouwen of een bestaande applicatie gebruiken. In december zal er een presentatie plaatsvinden aan de leden van de werkgroep vanuit kinderrevalidatie. Daarna kunnen we een concrete inschatting maken van de vervolgstappen.
Optimaliseren HR-systeem Keuze LMS Upgrade Exact De projectgroep Optimaal HR-systeem is druk bezig met de voorbereidingen op het implementatietraject. De tijdelijke werkgroepen richten zich op dit moment op het opschonen van het huidige systeem Raet, zodat alleen de benodigde data straks over zal gaan naar het nieuwe systeem van AFAS. Verder zijn er gesprekken met AFAS gaande over de implementatie. In december en januari moet de projectgroep belangrijke keuzes maken wat betreft het implementatietraject. Je kunt je voorstellen dat een goede gefaseerde tijdsplanning essentieel is om tot een gebruiksvriendelijk HR-systeem te komen dat echt bij Rijndam past en aan de wensen van de gebruikers voldoet. In de volgende nieuwsbrieven zal nader worden ingegaan op de verschillende stappen tijdens de implementatie. De projectgroep heeft veel zin in de implementatie in 2014. Blijf je nieuwsgierig? Houd deze nieuwsbrieven dan goed in de gaten! In samenwerking met de leverancier van het LMS (Leermanagementsysteem) worden op dit moment voorbereidingen getroffen voor het opzetten van een koppeling van het geprefereerde LMS met het HR-systeem van Rijndam. Een aantal scenario s zijn uitgedacht en worden binnenkort in een proefopstelling getest. Als deze test naar wens verloopt, zal begin volgende jaar gestart worden met het inrichten van het LMS van Infolearn. Het projectplan Upgrade Exact is nog under construction en daarom nog niet definitief vastgesteld door de Stuurgroep ICT. Het staat echter vast dat het project zal bestaan uit drie deelprojecten. 1. Het eerste deelproject is het daadwerkelijk upgraden van de huidige versie van Exact naar de meest recente versie, namelijk Exact Globe Next. Dit is tevens de meest belangrijke stap omdat de huidige versie sterk verouderd is en geen ondersteuning biedt voor de aanstaande IBAN/SEPA betalingen. Ook is het van cruciaal belang dat we in de nieuwe ICT-infrastructuur compatible zijn en de voortgang van het facturatieproces kunnen waarborgen. 2. Het tweede deelproject betreft het digitaal scannen en koppelen van (inkoop)facturen. 3. Het derde deelproject zal de implementatie zijn van het inkomend factuurregister waarmee tevens digitaal gefiatteerd kan worden. Op 28 november jl. is besloten om op 29 november deelproject 1 uit te gaan voeren. Een spoedopdracht, vooruitlopend op de uitrol van de nieuwe hardware en kantoorautomatisering op de Westersingel. Door extra inzet van de administratie, de afdeling ICT en externe adviseurs is dit deelproject succesvol afgerond. Nu gaan we op weg naar deelprojecten 2 en 3.
E-health FaceTalk Experimenten op Rijndam met Facetalk lopen. Het landelijke project is met 2 maanden verlengd en zal worden afgesloten met een symposium op de Haagse Hogeschool; daar zullen de resultaten van de experimenten met Facetalk worden gepresenteerd. Zorgportaal Rijnmond Het afasieteam ontwikkelt een educatiefilm over de afasie die via ZorgInfoTV zal worden aangeboden. Er heeft overleg plaatsgevonden met het management van Zorgportaal Rijnmond. Er wordt momenteel bekeken of wij willen participeren in een project gericht op de introductie van beeldcommunicatie in de regio. Nader bericht hierover volgt. Breath-controlled Apps voor op de ipad Dit project loopt prima op koers. Men is druk doende met het testen en het ontwikkelen. In de komende periode zal er meer aandacht komen voor het borgen van de opbrengsten in de reguliere zorg en voor de vervolgactiviteiten die moeten worden ondernomen op het terrein van de Breath Controlled Apps in het volgende jaar. Telerevalidatie Het handenteam op de locatie Gorinchem zal het toepassen van Telerevalidatie gaan uitproberen. Op de locatie Vlietland gaat men zeer waarschijnlijk met Telerevalidatie aan de slag voor Parkinson patiënten. Voorbereidingen om onderdelen uit het Move-it Now programma via Telerevalidatie en Zorg- InfoTV aan te bieden zijn in volle gang. Geplande lunchbijeenkomsten 6 januari Gorinchem 12.30-13.00 7 januari SFG 12.15-12.45 9 januari Roerdomplaan 12.30-13.00 13 januari Ringdijk 12.00-12.30 / 12.30-13.00 16 januari Westersingel 12.00-13.00 / 12.30-13.00 20 januari Sitterstraat 12.30-13.00 21 januari Dordrecht 12.30-13.00 23 januari Vlietland 12.15-12.45 27 januari Westersingel 12.00-13.00 / 12.30-13.00 Documenten op Intranet Alle documenten die in het kader van het ICT-programma worden gemaakt en ter besluitvorming worden voorgelegd aan de Stuurgroep ICT, verschijnen na vaststelling ook op intranet. Daar kun je vrijwel alles over het ICT-Programma terugvinden. Kijk er gerust eens rond. Mochten er vragen zijn dan horen we het graag. Meer weten? Heb je naar aanleiding van deze nieuwsbrief vragen of wil je meer weten over het ICT-Programma 2013-2014 bij Rijndam? Stuur dan een e-mail naar ictprogramma@rijndam.nl. Via dit e-mailadres kun je ook zaken melden die je wilt meegeven aan de projectleiders. Je ontvangt iedere maand deze nieuwsbrief. Houd ook het intranet in de gaten voor meer informatie over het ICT-Programma. Colofon Rijndam revalidatiecentrum Westersingel 300 3015 LJ Rotterdam Telefoon 010 241 24 12 E info@rijndam.nl I www.rijndam.nl Tekst en redactie Robert van Schijndel, Projectleiders Coördinatie en eindredactie Robert van Schijndel Fotografie Shutterstock Vormgeving John Dupuis