SIMproductengids Digitale dienstverlener voor e-gemeenten
Voorwoord Beste lezer, Voor u ligt onze eerste versie van de SIMproductengids. Wij zijn zeer verheugd met deze mijlpaal en willen jaarlijks een nieuwe editie van deze gids gaan uitbrengen. We hopen dat we ons enthousiasme met u kunnen delen. Met de SIMproductengids geven wij u een kijkje in onze keuken. Door u inzicht te geven Als gemeente heeft u waarschijnlijk hoge ambities wat betreft het verbeteren van de dienstverlening in de mogelijkheden die onze aan hun burgers. software biedt, hopen wij u te helpen om uw gemeente een stap verder te brengen in uw SIM heeft deze ambities vertaald in concrete producten die u daarbij kunnen helpen. Denk Wij hebben een zeer uitgebreid partnerprogramma, waarmee we uw complete e-dienstverlening kunnen invullen digitale dienstverlening. Niet bijvoorbeeld aan SIMagenda, alleen met onze eigen ontwikkelde producten, maar ook met koppelingen naar systemen van partners. Om een goede digitale frontoffice in te kunnen richten werkt SIM namelijk met diverse partners. Wij hebben een zeer waarbij burgers online een afspraak kunnen maken met de gemeente. Hiermee kunt u de toestroom van aanvragen kanaliseren en daarbij bespaart u de burger wachttijden. Een ander product wat u verder brengt uitgebreid partnerprogramma, in uw dienstverlening aan de waarmee we uw complete burger is SIMkcs. Met SIMkcs e-dienstverlening kunnen invullen. zorgt u dat uw organisatie alle klantvragen vanuit de verschillende kanalen op een efficiënte manier kunt verwerken. Hiermee drukt u de kosten van uw dienstverlening en zorgt u voor een hogere klanttevredenheid, omdat burgers en bedrijven sneller geholpen worden. Dit zijn slechts twee voorbeelden van producten die u kunt terugvinden in deze productengids. Veel succes bij het matchen van uw ambities met de producten van SIM en wij hopen dat u door middel van deze nieuwe SIMproductengids een duidelijk inzicht krijgt in ons scala aan oplossingen om zo uw digitale dienstverlening optimaal te kunnen verbeteren. Isa Kahraman Commercieel Directeur
Leeswijzer Om in één oogopslag te achterhalen welke producten bij een bepaald thema ingezet kunnen worden, is hiervan in de binnenflap van deze SIMproductengids een grafische weergave ontwikkeld. In de kern van ieder thema vindt u de SIM producten die als basis dienen voor de digitale dienstverlening van het betreffende thema. Deze producten zijn veelal binnen meerdere thema s inzetbaar. Hoe verder het product van de kern af gepositioneerd is, hoe specifieker dit product voor de dienstverlening binnen het thema is. SIM adviseert om, wanneer u uw dienstverlening in een bepaald thema wilt optimaliseren, te beginnen met de implementatie van de applicaties die dichtbij de kern staan en vanuit daar steeds verder naar buiten te werken. Leeswijzer In de SIMproductengids vindt u alle applicaties in ons huidige productportfolio. Deze applicaties kunnen ingezet worden ten behoeve van de digitale dienstverlening van uw gemeente. De gemeentelijke digitale dienstverlening voor burgers en bedrijven is momenteel onder te verdelen in een aantal thema s, namelijk Nieuws, Digitaal loket, KCC, Midoffice, RIS en Beleid, Wonen en Leefomgeving en Diensten. De applicaties van SIM kunnen binnen één of meerdere thema s ingezet worden om de digitale dienstverlening uit te breiden of te optimaliseren. Ook biedt SIM een aantal diensten om u te ondersteunen bij de invulling van uw digitale dienstverlening. Deze zijn ondergebracht in een eigen thema, namelijk Diensten. De zeven thema s vormen de leidraad van de SIMproductengids. Voor ieder thema is een eigen, herkenbaar icoon ontwikkeld. Op de volgende pagina s vindt u allereerst een uitgebreide omschrijving per thema. Hierin wordt per thema besproken hoe de dienstverlening er in optima forma uitziet. Ook wordt er een bestpractice getoond van een SIMgemeente die haar dienstverlening, binnen het betreffende thema, goed heeft ingericht. In de inhoudsopgave vindt u per thema de SIM producten die ingezet kunnen worden om de dienstverlening te optimaliseren en waar u meer informatie over deze producten kunt vinden. Na de themabeschrijvingen volgt de uitgebreide informatie over de producten en diensten die SIM aanbiedt. Bij alle producten is middels icoontjes aangegeven binnen welk(e) thema( s) dit product ingezet kan worden. Het aantal icoontjes per applicatie geeft aan hoe breed het product inzetbaar is. Mocht u bij het lezen van de SIMproductengids vragen hebben over een bepaald product, de samenhang van producten binnen een thema of de impact van de implementatie van een product binnen uw gemeente? Aarzel dan niet om contact op te nemen. Veel leesplezier gewenst! 2
Thema s Nieuws Digitaal loket KCC Nieuws Dit betreft producten die betrekking hebben op het thema Nieuws. Digitaal loket Dit betreft producten die betrekking hebben op het thema Digitaal loket. KCC Dit betreft producten die betrekking hebben op het thema KCC. Midoffice RIS en Beleid Omgeving Midoffice Dit betreft producten die betrekking hebben op het thema Midoffice. RIS en Beleid Dit betreft producten die betrekking hebben op het thema RIS en Beleid Wonen en Leefomgeving Dit betreft producten die betrekking hebben op het thema Wonen en Leefomgeving. Diensten Diensten Dit betreft producten die betrekking hebben op het thema Diensten.
Nieuws Inhoudsopgave Nieuws P. 18 SIMsite, Content Management Systeem P. 22 SIMweb P. 33 SIMmobiel P. 37 SIMwebcast P. 39 Google Search Appliance P. 40 SIMfaq P. 51 SIMbroker - informatie P. 58 SIMarchivering P. 59 SIMwebassistent Eén van de belangrijkste redenen voor burgers om naar uw gemeentelijke website te komen, zijn de actuele berichten rondom nieuws, persberichten, evenementen en wegwerkzaamheden. Voor burgers en bedrijven levert deze informatie belangrijke input over actuele vraagstukken binnen de gemeente. Dankzij een scala aan publicatiewijzen in SIMweb kan uw gemeente de actualiteit op orde houden en via diverse kanalen presenteren. Op zowel internet, intranet en mobiele websites, maar ook op een persoonlijke internetpagina waar het actuele nieuws op maat gepresenteerd wordt. Met de komst van web 2.0 zijn ook nieuwe technieken inzetbaar, zodat de actualiteit nog sneller en op maat aankomt. Denk hierbij aan RSS feeds, attendering en Twitter. De website is vaak een startpunt voor informatievergaring rondom vragen die betrekking hebben op uw gemeente, zoals informatie over adressen van gemeentelijke instellingen en verenigingen, bekendmakingen of regelgevingen. Ook andere websites, zoals bijvoorbeeld de informatie van de zwembaden, bieden bij uitstek informatie in uw digitale informatievoorziening. De applicaties van SIM bevatten diverse oplossingen om de actualiteiten te presenteren. Met SIMsite en SIMweb kan uw gemeente met bijgeleverde publicatiewijzen als bijvoorbeeld evenementen, bekendmakingen en items een actuele website optuigen. Aangevuld met full text search en Google wordt de informatie ook toegankelijk via geavanceerde zoektechnologiën. SIMfaq en een online SIMwebassistent zorgen ervoor dat ook veel gestelde vragen snel de benodigde informatie presenteren. Leuke extra koppelingen, als de weermodule bieden uw burger een aantal gebruiksgemakken. Met deze functionaliteiten zijn burgers of bedrijven optimaal geïnformeerd over wat er binnen uw gemeente speelt. 4
Nieuws Inwoners en ondernemers bezoeken om verschillende redenen een gemeentelijke website. Naast de praktische informatie waarvoor men in eerste instantie de site bezoekt, zoals contactgegevens en routebeschrijving, wordt de website veelal bezocht omdat men geïnteresseerd is in nieuws en actualiteit. De gemeente Gorinchem heeft dit goed begrepen. Met een grote banner waarin actuele onderwerpen worden getoond, probeert de Gorcumse website nieuws en actualiteit op de homepage direct onder de aandacht te brengen. Om het nieuws dat op de website gepubliceerd wordt gemakkelijk te kunnen verspreiden maakt de gemeente gebruik van Social media. Met de geïmplementeerde share this functie, die bij elk nieuwsbericht staat, kunnen bezoekers gemakkelijk berichten via sociale netwerken (media) delen. Ook maakt de gemeente actief gebruik van de mogelijkheid de nieuwsberichten direct op de eigen Twitteraccount te publiceren. We zien duidelijk in de statistieken dat bezoekers de sociale media mogelijkheden waarderen, aldus Klaas Dolman, webmaster van de gemeente. Vooral de mogelijkheid om nieuwsberichten direct naar Twitter door te sturen levert ons veel op. Niet alleen bezoeken meer personen de website, maar ook wordt extra publiciteit gegenereerd doordat de journalisten ons op Twitter volgen. Voor veel bezoekers is het verder vanzelfsprekend om met een zoekmachine snel informatie over actualiteiten binnen een website op te zoeken, op dezelfde manier zoals men dat van Google gewend is. Om die reden heeft de gemeente Gorinchem gekozen voor een zoekmachine op basis van de Google technologie (GSA). De zoekmachine is door de specialisten van SIM volledig geïntegreerd en geoptimaliseerd voor de website van de gemeente Gorinchem. Dit naar volle tevredenheid van de gemeente, zo geeft Klaas aan; Uit ervaring wist ik dat het optimaliseren van zoekresultaten best een pittige klus kan zijn. En dan merk je in de samenwerking dat je bij de mensen van SIM aan het juiste adres bent. 5
Digitaal loket Inhoudsopgave Digitaal loket P. 18 SIMsite, Content Management Systeem P. 24 SIMintra P. 25 Subsitegenerator P. 26 SIMloket P. 29 SIMeForm P. 30 SIMkassa P. 32 SIMkluis P. 38 SIMmeldpunt P. 39 Google Search Appliance P. 40 SIMfaq P. 43 SIMbroker - dienstverlening Midoffice P. 46 SIMbroker - dienstverlening P. 56 SIMagenda P. 57 Omgevingsrapportage P. 58 SIMarchivering P. 59 SIMwebassistent Het Digitaal loket is, samen met RIS en Beleid en Nieuws, één van de drie belangrijkste pijlers in de gemeentelijke website. Vanuit besluitvorming en actualiteit zal een burger of bedrijf, voor het afnemen van producten en diensten, doorgeleid worden naar het digitale loket. In het digitale loket kan een burger of bedrijf zichzelf op diverse manieren informeren over een vraag of behoefte. Dit kan mogelijk gemaakt worden via een thema-gerichte ingang, maar ook op basis van een ABC, levensgebeurtenissen of via een geavanceerde zoekmachine. Andere mogelijkheden van het digitaal loket zijn dat relaties tussen producten en vragen getoond kunnen worden, zodat de bezoeker diagonaal door de informatie kan. Op het moment dat uw burger een dienst wil aanvragen, kan dit middels een aanvraagformulier. Vanuit de midoffice kan de aanvraag, door prefill van bekende gegevens, vereenvoudigd en direct gecontroleerd worden, zodat de burger deze aanvraag gemakkelijk in kan dienen. In het digitaal loket krijgt een burger of bedrijf informatie over de laatste stand van zaken rondom aangevraagde diensten. Via een mijn gemeente kan deze informatie op maat verkregen worden. Attenderingen op nieuwe informatie, maar ook mogelijkheden om in te schrijven op nieuwbouwwoningen en bouwkavelverkoop of het opvragen van omgevingsrapportages zijn allemaal voorbeelden van diensten en mogelijkheden die in een digitaal loket te vinden zijn. Toegang tot deze diensten gebeurt met behulp van DigiD en DigiD machtigen voor burgers. Voor bedrijven gebeurt dit met eherkenning. Om bovengenoemde zaken te realiseren kan uw gemeente met SIMloket (producten), SIMeForm (eformulieren), SIMkluis ( mijn gemeente ) en SIMbroker een volwaardig digitaal loket inrichten. Dit digitaal loket maakt gebruik van de midoffice en kan ingezet worden in een KCC groeipad. 6
Digitaal loket Producten c.q. diensten moeten zeven dagen per week, 24 uur per dag kunnen worden aangevraagd en betaald. Door goed gebruik te maken van onder andere de producten SIMloket, SIMeForm, SIMkassa, SIMkluis en een koppeling van deze producten naar de midoffice van Centric heeft de gemeente Skarsterlân invulling kunnen geven aan bovenstaande visie. der Veen, adviseur nieuwe media bij de gemeente, legt uit: Door naast onze balies ook een digitale balie aan te bieden geven we onze klanten de keus. We merken dat veel klanten zich inlezen in het product op de web- ook diensten online aangevraagd site. Als we de klant kunnen helpen via ons digitaal loket scheelt worden. Zo weet de gemeente Skarsterlân de digitale dienstverlening te optimaliseren en dichter- en geld. Het zal nog een tijdje dat zowel de klant als ons tijd bij de burgers te krijgen. duren voordat de investering zichzelf terugverdient, maar als De gemeente Skarsterlân probeert het hun klant zo gemak- onszelf niet permitteren om dit modern bedrijf kunnen we het kelijk mogelijk te maken. Jan van kanaal te negeren. SIM is in We merken dat veel klanten zich inlezen in het product op de website De gemeente presenteert de producten en diensten op de website in het digitaal loket. Hier is alle informatie over deze producten en diensten georganiseerd terug te vinden. Burgers en bedrijven kunnen op verschillende manieren zoeken naar de producten en diensten van de gemeente. Zo kunnen zij, als ze precies weten welk product of dienst ze zoeken, gebruik maken van een ABC-balk, maar ook is er de mogelijkheid om te zoeken op onderwerp of kan er gebruik gemaakt worden van een zoekfunctie met uitgebreide zoekopties. dit traject een prettige partner geweest en is dat nog altijd. Samen doen we ons best om het de klant zo gemakkelijk mogelijk te maken. Ook op persoonlijk niveau ( mijn Skarsterlân ) is de informatie over producten en diensten terug te vinden. Van daaruit kunnen 7
KCC Inhoudsopgave KCC P. 18 SIMsite, Content Management Systeem P. 24 SIMintra P. 26 SIMloket P. 29 SIMeForm P. 30 SIMkassa P. 36 SIMextra P. 39 Google Search Appliance P. 40 SIMfaq P. 41 SIMkcs P. 43 SIMbroker - dienstverlening Midoffice P. 46 SIMbroker - dienstverlening P. 51 SIMbroker - informatie P. 56 SIMagenda P. 58 SIMarchivering P. 59 SIMwebassistent Het Klant Contact Centrum (KCC) wordt een centraal punt in uw gemeentelijke organisatie. Doelstelling is dat gemeenten in 2015 een Klant Contact Centrum hebben ingericht, waar burgers en bedrijven terecht kunnen met hun vragen over de gemeente of de regio. Dit KCC heeft per kanaal (balie, telefoon, internet) een duidelijke ingang. Herkenbaar door een 14+netnummer, één fysieke informatiebalie en één website. Kortom één frontoffice waar 80% van de vragen aan de overheid direct beantwoord wordt. Welk kanaal de burger ook kiest, overal wordt hetzelfde betrouwbare antwoord gegeven en zo kan de overheid worden gehouden aan overheidsbrede kwaliteitsnormen. Via een overzicht van FAQ s, zoekmachine, beslisbomen en eventueel een webassistent kan de informatie op diverse manieren toegankelijk worden gemaakt. Zowel vraaggericht als zaakgericht werken kan worden ondersteund in een KCC. De combinatie tussen de informatie in de veelgestelde vragen en productbeschrijvingen, in relatie tot de bijbehorende aanvraagformulieren, zaakstatussen en contacten van de burger, zorgt ervoor dat een KCC een totaal klantbeeld kan scheppen. Dit kunt u via internet, mijn gemeente, maar ook via een KCS/medewerkersportaal creëren. Op deze manier kunnen alle kanalen gebruik maken van dezelfde informatie en digitale diensten. Door een integratie van de productteksten met veel gestelde vragen ontstaat er een ware kennisbank. Via SIMbroker kunnen de producten, veel gestelde vragen, eformulieren en zoekmachine als webservice in een eigen CRM opgenomen worden. Zo kunt u de kennisbank met daarbij de formulieren, gekoppeld aan de midoffice, ook gebruiken bij een klantcontact en de registratie daarvan. 8
KCC Wanneer je als burger het gemeentehuis van de gemeente Bronckhorst binnenloopt tref je niet de verwachte hokjes aan waar je steeds wordt doorverwezen, maar slechts één balie waarachter de klantadviseurs van de gemeente Bronckhorst te vinden zijn. De klantadviseurs van de gemeente zijn zodanig getraind dat zij in staat zijn om het merendeel van alle klantvragen van burgers en bedrijven te kunnen beantwoorden en bijbehorende producten en diensten aan te kunnen bieden. Dit sluit helemaal aan bij de kernwaarden van de gemeente Bronckhorst, namelijk flexibel, transparant, doelmatig en vooral klant- en omgevingsgericht werken. verschillende vragen en onderwerpen. Om ook dit laatste te kunnen heeft de gemeente Bronckhorst, in prettige samenwerking met SIM, een apart infoportaal voor de klantadviseurs gemaakt en dat geïntegreerd in het KCC-portaal. Door deze toevoeging heeft de klantadviseur inzicht in de productencatalogus (SIMloket) en diverse vraag-antwoord combinaties (SIMfaq). Naast deze algemene informatie hebben de klantadviseurs hier per dienst ook werkinstructies en een personeelswijzer beschikbaar, waarin de betrokken ambtenaren te vinden zijn. Ook belangrijk is het onderdeel laatste nieuws, waarmee alle klantadviseurs op de hoogte worden gebracht van de actuele onderwerpen. Door deze combinatie zijn de klantadviseurs van gemeente Bronckhorst in staat om een totaal klantbeeld te verkrijgen en antwoord te geven op nagenoeg alle vragen van burgers en bedrijven. Hierdoor wordt de klant sneller en beter geholpen en hoeft hij geen onnodige informatie aan te leveren die al bekend is. Het benchmark onderzoek waar staat je gemeente bewijst dat de gemeente Bronckhorst op de goede weg is, aldus Henk Olthaar, adviseur bij de gemeente. Om de klantadviseurs goed te faciliteren is de gemeente Bronckhorst gestart met het zogenaamde medewerkersportaal van PinkRoccade LG. Met behulp van dit portaal kan de klantadviseur het totale klantbeeld oproepen. Denk hierbij aan persoons-, belasting-, sociale dienst- en zaakgegevens. Voor de klantadviseurs ontbreekt er dan echter nog de informatie om antwoord te kunnen geven op 9
Midoffice Inhoudsopgave Midoffice P. 18 SIMsite, Content Management Systeem P. 29 SIMeForm P. 30 SIMkassa P. 32 SIMkluis P. 43 SIMbroker - dienstverlening Midoffice P. 46 SIMbroker - dienstverlening Uw gemeente wil haar diensten zoveel mogelijk 24 uur per dag en 7 dagen per week online kunnen aanbieden aan uw burgers. In de ideale situatie zijn de diensten zoveel mogelijk op maat aan te vragen door de burger, zodat uw medewerker een zo volledig en correct mogelijke aanvraag te verwerken krijgt. Als er leges gekoppeld zijn aan de aan te vragen producten, dan zijn deze reeds betaald, voordat de aanvraag verzonden wordt en de ingediende aanvraag is dan door uw burger via een persoonlijke internetpagina te volgen. Deze manier van dienstverlening kan alleen in een optima forma bestaan als er gebruik wordt gemaakt van een midoffice. SIM levert, in samenwerking met diverse partners, een aantal oplossingen die ervoor zorgen dat uw gemeente conform de gemeentelijke architectuur modellen (GEMMA) haar systemen kan inrichten. Door gebruik te maken van het beschikbare gegevensmagazijn in de midoffices van PinkRoccade LG en Centric, kunnen grote delen van de dienstverlening geautomatiseerd verlopen. Door de inzet van een midoffice wordt het mogelijk om vanuit een productbeschrijving een formulier op te vragen, waarbij er een specifieke aanvraag gedaan kan worden. De formulieren en de interne processen worden op elkaar afgestemd, zowel in techniek als in organisatie. Er vinden diverse controles plaats op vragen en documenten, waarna de aanvraag in behandeling kan worden genomen. Met behulp van de oplossingen van SIM en haar partners kan uw gemeentelijke website een ingang bieden om via de midoffice zaken te regelen. Een greep uit de mogelijkheden: het ophalen van WOZ- en taxatieverslagen, indienen van bezwaren, het aanvragen van uittreksels, indienen van verhuizingen vanuit de burgerlijke stand, maar ook het maken van online afspraken. Bovendien kunnen de formulieren en de informatie die aan uw burger worden aangeboden ook 1-op-1 gebruikt worden door uw medewerkers aan de balie en telefoon. 10
Midoffice Burgers en bedrijven verlangen tegenwoordig steeds betere en snellere dienstverlening van lokale overheden. Aangezien gemeenten vanaf 2007 meer dan de helft van hun publieke dienstverlening via de elektronische weg moeten aanbieden is door de gemeente Zoetermeer een grondige modernisering van de gemeentelijke informatievoorziening ingezet. Vanuit het ANDEZ-traject hebben de gemeente Zoetermeer, Centric en SIM de digitale dienstverlening, zowel front- als midoffice, bij de gemeente opgetuigd. Hierbij zijn de digitale aanvraagprocessen voor burgers en medewerkers in grote mate vereenvoudigd en gedigitaliseerd, wat het werkproces heeft versneld en vergemakkelijkt. Eenvoud aan de voorkant (website), efficiënt geregeld aan de achterkant (processen). 90% en 60%. Uit verschillende onderzoeken blijkt dat de klanten tevreden zijn over de website en het digitaal zaken doen met de gemeente, geeft Annette de Croo, projectmanager digitale publiekshal en teammanager functioneel beheer bij de gemeente aan. Bij de gemeente Zoetermeer wordt momenteel veel dienstverlening op basis van generieke adapters ingeregeld, waardoor het zaakgericht werken ingevuld kan worden. Bovendien zijn er door SIM voor de meest aangevraagde producten en diensten ook specifieke adapters geïmplementeerd, zodat er voor deze producten en diensten direct controles op de juistheid van gegevens plaatsvinden tijdens het aanvraagproces. Goede voorbeelden van deze specifieke adapters zijn bijvoorbeeld het aanvragen van een uittreksel uit het GBA of het ophalen van grofvuil. De gemeente Zoetermeer is tevreden over de effecten die de aanschaf van de midoffice suite heeft gehad. De samenwerking met de aanbestedingsleveranciers is goed en de gekozen ICT componenten functioneren naar verwachting. De beschikbaarheid van de nieuwe voorzieningen zijn belangrijk geweest voor de stappen die de gemeente Zoetermeer de afgelopen jaren heeft kunnen maken en voor de stappen die ze nog wil zetten in de digitale dienstverlening. Deze wijziging in de organisatie heeft direct effect gehad op de mate waarin de digitale dienstverlening van de gemeente Zoetermeer gebruikt werd. Het eerste jaar na de implementatie is de digitale dienstverlening met maar liefst 115% gegroeid en het tweede en derde jaar respectievelijk nog eens met 11
RIS en Beleid Inhoudsopgave RIS & Beleid P. 18 SIMsite, Content Management Systeem P. 24 SIMintra P. 25 Subsitegenerator P. 33 SIMmobiel P. 34 SIMbri Publicatie & Registratie P. 36 SIMextra P. 37 SIMwebcast P. 39 Google Search Appliance P. 41 Bekendmakingen P. 50 SIMbroker - informatie DMS P. 51 SIMbroker - informatie rest P. 55 Decentrale Regelgeving P. 58 SIMarchivering De beleids- en raadsinformatie is, naast Digitaal loket en Nieuws, een belangrijke pijler in de gemeentelijke website. Door de integratie van deze drie thema s kan de gemeentelijke besluitvorming naadloos overvloeien naar de actualiteit om vervolgens vertaald te worden naar een digitale dienst in het digitaal loket. Papierloos werken is mogelijk door het thema RIS en Beleid goed door te voeren in zowel de ambtelijke als de bestuurlijke organisatie. Het proces van en de controle op de bestuurlijke besluitvorming begint met het aanmaken van een stuk in een Document Management Systeem (DMS). Vanuit het DMS wordt dit stuk gepubliceerd naar de agenda en vervolgens wordt er een webcast klaargezet. Deze informatie kan via verschillende devices opgevraagd en ook achteraf geraadpleegd worden. Rondom het thema papierloos werken en tabletpc s als een ipad, is de website een prima middel om de informatie beschikbaar te stellen. Dit geldt voor zowel burgers via het internet, als voor medewerkers via het intranet en raadsleden via een eigen RIS omgeving op een extranet, aangevuld met een eigen app voor op de Ipad. Door goed gebruik te maken van de functionaliteiten van SIMsite, SIMextra, SIMbri en de koppeling naar een DMS, is het papierloos werken al jaren een feit. Met SIMregelgeving, SIMwebcast en SIMarchivering kan het papierloos werken verder ondersteund worden. In combinatie met het taggen van informatie, het kunnen attenderen op deze tags of andere onderwerpen en het verkrijgen van extra informatie via het extranet, zijn uw raadsleden altijd op de hoogte van de lopende dossiers. Ook via een mobiele website, waarbij een eigentijdse app te gebruiken is, hebben raadsleden en burgers altijd offline beschikking over de gewenste informatie voor een vergadering. 12
RIS en Beleid De gemeente Boxmeer is hard op weg om papierarm te gaan werken. Politici kregen eerst alle stukken die zij moeten bestuderen op papier toegestuurd of moesten deze bij het gemeentehuis ophalen. De kosten voor papier, drukwerk, kaften en de postzegels hiervoor bedroegen, nadat al een flinke reductie was toegepast, 17.500 euro per jaar. Reden genoeg dus om hier vanaf te willen. Om papierarm te gaan werken is de gemeente gestart met het Raadsinformatiesysteem van SIM: SIMbri. Doordat griffiemedewerkers de agenda s en bijbehorende documenten hierin kunnen aanmaken en aanleveren, is het mogelijk gemaakt om de papierstroom terug te brengen van 300 naar 75 documenten per bundel. Dit scheelde per raadslid al vele kilo s en veel tijd, omdat men selectiever de pagina s kan oproepen waarin men zich nog verder wil verdiepen. goed toegankelijk archief. Deze functionaliteit bespaart veel vragen en zoekwerk. Voorwaarde is wel dat het toegespitst op de gebruiker wordt ingericht, eenvoud is hier het sleutelwoord. SIM biedt daarvoor de juiste tools, aldus de griffier van de gemeente, Toon Cornelissen. Daarnaast heeft de gemeente Boxmeer ervoor gekozen om de raadsvergaderingen, met SIMwebcast, online uit te zenden, zodat ook de papierstroom rondom het notuleren nagenoeg geheel is opgedroogd. De agenda s en achterliggende stukken worden met de verslaglegging automatisch in het systeem geïntegreerd. Dit scheelt veel zoekwerk en is handig in het gebruik. Recent is de gemeente Boxmeer overgegaan op de ipad. Zo kunnen alle raadsvoorstellen en rapporten voortaan digitaal toegestuurd worden en overal ingezien worden. De kasten met stapels papier kunnen binnenkort dus worden uitgeruimd; men beschikt over een goede digitale ingang waar de griffiemedewerkers met het raadsinformatiesysteem van SIM voor iedereen op dezelfde wijze structuur kunnen aanbrengen en up-to-date kunnen houden. Wanneer straks met een simpele druk op de knop alle documenten van een vergadering naar de Ipad gehaald kunnen worden is de digitalisering compleet. Echter, niet alleen de raadsleden blijken met het systeem vertrouwd. Ook burgers en de ambtelijke organisatie gebruiken het systeem om zich te oriënteren op de vergaderingen en als 13
Omgeving Inhoudsopgave Omgeving P. 18 SIMsite, Content Management Systeem P. 22 SIMweb P. 25 Subsitegenerator P. 36 SIMextra P. 38 SIMmeldpunt P. 39 Google Search Appliance P. 40 SIMfaq P. 51 SIMbroker - informatie P. 57 Omgevingsrapportage P. 58 SIMarchivering P. 59 SIMwebassistent Monumenten, projectenwebsites voor nieuwbouwwoningen, bouwkavels, informatie rondom bestemmingsplannen, meldingen openbare ruimte en dit allemaal op een geografische kaart gepresenteerd. Stuk voor stuk onderwerpen die u op de gemeentelijke website wilt tonen om uw burgers en bedrijven optimaal te informeren over hun woon- en leefomgeving. Bij de presentatie van een website wordt er zoveel mogelijk in hoofdlijnen getoond, zodat het duidelijk is voor een bezoeker wat er bij de gemeente aan informatie te halen is. De detailinformatie over onderwerpen wordt middels een verdiepingsslag getoond in onderliggende pagina s of subsites. Dit wordt vaak gedaan voor onder andere bouwprojecten, zwembaden, brandweer, beeldbank en buurtprojecten. Samen met uw geografische gegevens kunnen er themakaarten ingeladen worden, zodat de informatie van een pagina ook op een kaart getoond kan worden. Denk hierbij aan scholen in de buurt en meldingen van onvolkomenheden van openbare ruimtes. Op die manier kunnen uw burgers een goed beeld krijgen wat er in de woonomgeving te vinden is. Om de burgerparticipatie en betrokkenheid bij uw gemeente te vergroten is het mogelijk om aan te sluiten bij landelijke initiatieven. Via een mobiele applicatie kan bijvoorbeeld een melding over openbare ruimte aangeleverd worden en via een overzicht op de website is dan in te zien welke meldingen er in de buurt zijn. Meer op detailniveau is het ook mogelijk om presentaties te geven van een bepaalde locatie. Door gebruik te maken van cyclorama s kunnen bezoekers een 360 impressie krijgen van een monument, een belangrijke locatie in uw gemeente of van een bepaald perceel. 14
Wonen en leefomgeving Burgers zijn door de moderne informatietechnologie en het internet steeds zelfstandiger, beter geïnformeerd en maken eigen keuzes over wonen en leefomgeving. De gemeente Veere heeft naar een manier gezocht om hier goed mee om te gaan en is daar, onder andere door de inzet van diverse applicaties van SIM, zeer goed in geslaagd. Om burgers te informeren over wonen in de gemeente Veere en hun leefomgeving wordt op de website van de gemeente uitgebreide informatie over de diverse woonkernen gepubliceerd. Hierbij kan gedacht worden aan algemene informatie en de geschiedenis van de woonkern, maar ook aan foto s en informatie rondom de stads- of dorpsraad, de kernwethouder, belangrijke plaatsen, werk in uitvoering, monumenten en ruimtelijke plannen. steeds vaker op basis van kaartmateriaal informatie zoeken. Momenteel gaat het om een statische kaart die onderdeel uitmaakt van de vormgeving van de website. Maar Veere kijkt, samen met SIM en andere partners, vooruit. Op dit moment wordt gewerkt aan het implementeren van programmatuur van Ned- Graphics op de website, waardoor straks snel en gemakkelijk verschillende kaarten en bijbehorende informatie kunnen worden gepresenteerd. Bijvoorbeeld voor een project met informatie over de basisscholen binnen de gemeente Veere. Die scholen worden per kern gepresenteerd, waarbij administratieve gegevens uit bijvoorbeeld het handelsregister worden opgehaald. Dit wordt straks verder uitgebreid door integratie met de producten- en dienstencatalogus, zodat direct ook een aanvraag leerlingenvervoer kan worden ingediend, legt Cor de Rijke, adviseur informatiebeleid bij de gemeente, uit. Naast deze ontwikkeling is het verder ook mogelijk om een zogenaamde virtuele tour door de gemeente te maken door 360 -kijkjes die met behulp van een koppeling met CycloMedia op de website gepubliceerd zijn. Al deze informatie is ook terug te vinden op een op maat gemaakte kaart van de gemeente Veere, waar alle woonkernen gepresenteerd worden. De gemeente Veere heeft voor deze zoekingang gekozen, omdat mensen 15
Diensten Inhoudsopgave Diensten P. 60 Vormgeving P. 62 Consultancy P. 63 SIMeducatie Voor de meest uiteenlopende thema s heeft SIM oplossingen. Dankzij SIMsite zijn deze oplossingen geïntegreerd in één systeem. Zo kan uw gemeente met één totaaloplossing voor de frontoffice werken, zonder dat daarbij moeilijke koppelingen gemaakt hoeven te worden tussen verschillende frontoffice oplossingen. SIM heeft de implementatietrajecten rondom haar oplossingen al meerdere malen doorlopen. De hier opgedane kennis delen we graag met u door verschillende ondersteunende diensten aan te bieden tijdens het inrichten, implementeren en het dagelijkse beheer van uw website. SIM kan u in een consultancy-traject ondersteunen en adviseren hoe u het digitaal loket in optima forma kunt inrichten, maar ook hoe de algemene website het beste ingericht kan worden. Natuurlijk hoort ondersteuning bij het inrichten van een goede beheerorganisatie daar ook bij. Op het moment dat uw website in productie is kan SIM op diverse manieren ondersteuning bieden om nog meer resultaten te behalen uit de gehele digitale frontoffice. Door consultancy rondom verbeteringen over de inrichting van de content en het toevoegen van nieuwe informatie kan uw dienstverlening verbeterd worden. De programma s vanuit de overheid, zoals bijvoorbeeld inup, kunnen daarbij als basis gebruikt worden. Om optimaal gebruik te kunnen maken van het systeem biedt SIM ook educatie rondom basisfunctionaliteiten, publicatiewijzen, SIMeForm, SIMbri, SIMloket of een Expertcursus. Onze vormgevers kunnen een nieuwe website voor u ontwikkelen, zodat u weer klaar bent voor de nabije toekomst. Conform Webrichtlijnen en opgemaakt met de nieuwste functionaliteiten kan een website naar uw wens worden vormgegeven. Op deze manier kan uw gemeente de actualiteiten, de raads- en beleidsinformatie en het digitaal loket met een eigen identiteit presenteren. 16
Diensten De gemeente Noord-Beveland gingen aan de monitor heeft SIM hechtte veel waarde aan de ranglijst van de Overheid.nl Monitor. bovendien in totaal nog geen 80 uur werk gekost. De gemeenteraad heeft digitale dienstverlening hoog in het vaandel De gemeente Noord-Beveland staan en wilde daarom ook een oplossing voor de lage notering op de ranglijst. heeft dit project als erg leuk om te doen ervaren en bovendien was de scan voor de gemeente Door de quick-scan en het verbeteren van de punten die hieruit naar voren kwamen is de gemeente flink gestegen op de monitor Middels een Quick-scan, zijn SIM zeer nuttig. Robbert en de gemeente hier samen mee Lievense, senior medewerker aan de slag gegaan. De lijst met punten van de Monitor hebben we erbij gepakt en gekeken op dienstverlening bij de gemeente, geeft aan: We zijn in één keer 161 plekken gestegen en hadden welke vragen Noord-Beveland op dat moment nog wel een lijst scoorde en waar ze punten misliepen. met onderdelen die we konden Met deze quickscan werd al snel duidelijk op welke vlakken de gemeente vooruitgang kon boeken. aanpassen. In de laatste meting zijn we dan ook nog eens 167 plaatsen gestegen. Om verder te kunnen stijgen moeten we ons richten op onderdelen waar we grote investeringen voor moeten doen. Dit leggen we voor aan de gemeenteraad. De monitor is in die zin namelijk betrekkelijk, je kunt Noord-Beveland niet gaan vergelijken met een gemeente als Rotterdam of Amsterdam. Zo is voor ons bijvoorbeeld het interactief beleid een hele grote investering. Hebben we het ervoor over om op die manier weer hoger te scoren op de lijst? Ons volgende doel is nu om nummer 1 van Zeeland te worden. Dat is een mooi streven! Toen de nieuwe lijst bekend werd gemaakt bleek dat gemeente Noord-Beveland, door de quickscan en het verbeteren van de punten die hieruit naar voren kwamen, maar liefst 161 plekken was gestegen. Deze scan, het uitvoeren van de verbeteringen en het aanleveren van de wijzi- 17
SIMsite Dé totaaloplossing voor uw frontoffice Bent u op zoek naar dé totaaloplossing, waarmee u uw gehele e-gemeente frontoffice kunt beheren? SIMsite is het toonaangevende Content Management Systeem en platform om uw webportal, actualiteit, digitale dienstverlening, beleidsinformatie en interactieve onderdelen vorm te geven. Nieuws Omgeving RIS en Beleid Midoffice Digitaal loket KCC Veel gemeenten zijn op zoek naar een kwalitatief hoogstaande webportal, die op een gebruiksvriendelijke en efficiënte manier onderhouden kan worden, vanuit één centrale applicatie. SIM heeft hiervoor SIMsite ontwikkeld! Vanuit de basis is SIMsite een Content Management Systeem (CMS). Dit CMS wordt onder andere ingezet om de informatie op de gemeentelijke website te actualiseren; het toevoegen, wijzigen, vervangen of verwijderen van tekst, beeld en video, waarbij de vormgeving en navigatiestructuur intact blijven. Een scheiding van vorm en inhoud. Alle applicaties van SIM worden beheerd in SIMsite en de informatie die in dit systeem is ingevoerd, is onderling veelal te hergebruiken. De basis voor de kwaliteit en het up-to-date houden van de door u gepubliceerde informatie, is het gebruiksvriendelijke systeem en een gemotiveerde internetredactie. SIMsite heeft een consistente structuur, een prettig ogende vormgeving en is volledig Nederlandstalig uitgevoerd, inclusief een uitgebreide handleiding. SIMsite biedt u de mogelijkheid om een navigatiestructuur aan te maken. Deze valt uiteen in een hoofdmenu met daaronder submenu s. Op de pagina s van het submenu wordt de informatie ingevoerd. De volgorde van Alle applicaties van SIM worden beheerd in SIMsite de navigatiestructuur staat niet vast en is door een webmaster op ieder willekeurig moment aan te passen. De modulaire opzet van SIMsite maakt het systeem heel flexibel. SIM heeft inmiddels een breed scala aan sjablonen ontwikkeld die in SIMweb gebruikt kunnen worden voor het inrichten van de internetpagina s. SIMsite is verder voorzien van een uitgebreid autorisatiemodel en kent ook voor webmasters de nodige hulpmiddelen om het systeem goed te beheren. Hierbij kunt u denken aan een logboek, zoekfuncties, een controle op doodlopende links en centrale instellingen. Afhankelijk van de inrichting van de beheerorganisatie kan gekozen worden om met een redactie te werken en compleet decentraal beheer toe te passen op uw website. Een redacteur kan nieuwe informatie invoeren en klaarzetten voor publicatie. Een hoofdredacteur kan de nieuwe informatie vervolgens bekijken en vrijgeven voor publicatie. Verbindende schakel In feite is SIMsite een compleet ingerichte regiekamer. Alle oplossingen, van SIMeForm tot SIMkassa en van SIMkluis tot SIMbri, zijn geïntegreerd in SIMsite. Deze oplossingen zijn op dezelfde wijze opgebouwd en maken gebruik van elkaars mogelijkheden. Op deze wijze zijn uw gebruikers heel snel in staat om nieuwe oplossingen eigen te maken. SIMsite heeft 18
Voordelen op een rijtje: Decentraal beheer eenvoudig Eenmalige registratie, meervoudig gebruik Integratie met gemeentelijke leveranciers Eén systeem voor het gehele beheer zich bewezen als een zeer gebruiksvriendelijk en efficiënt systeem. Doordat u met het systeem meerdere webproducten en websites kunt beheren, draagt SIMsite effectief bij aan de consistentie en de kwaliteit van de gemeentelijke presentatie op internet. Door gebruik te Redactiemodule Als aanvulling op SIMsite kunt u gebruik maken van de module redactie. Met deze applicatie kunnen burgers zelf pagina s bewerken, items op een pagina aanmaken, beheren en verwijderen. SIM volgt de ontwikkelingen binnen de gemeentelijke markt op de voet maken van eenmalige opslag SIM volgt de ontwikkelingen binnen en meermalige ontsluiting, de gemeentelijke markt op zorgt het systeem ook voor een lagere beheerlast. SIMsite is met behulp van widgets bovendien helemaal in te richten naar uw eigen, ideale versie. de voet. Het actief betrekken van burgers en bedrijven bij de dienstverlening en het beleid van de gemeente is typisch één van die onderwerpen waar gemeenten vaak mee stoeien. Door het SIMsite op zichzelf is een zeer uitgebreid Content Management Systeem en bevat vele functionaliteiten. Het is echter ook inzetten van de juiste technologie is het mogelijk om deze burgers actiever te betrekken en ze meer te binden aan de gemeente. nog uit te breiden met additionele functionaliteiten ten behoeve van het beheer van de webportal. Het CMS zelf is niet geschikt om openbaar te maken voor burgers. Daarom heeft SIM een nieuwe applicatie opgezet waarbij de burger in staat wordt gesteld Nieuws eigen content aan te bieden op een eigen pagina. Deze publicatiewijze wordt bijvoorbeeld gebruikt voor het publiceren van eigen projecten (plannen) op een projectpagina. Via de redactiemodule is de burger dus in staat zelf pagina s te bewerken, items op een pagina aan te maken, beheren en verwijderen. Het redactiesysteem voor burgers werkt op basis van autorisaties die door medewerkers van de gemeente worden gegeven aan burgers. Burgers kunnen via e-mail een toegangscode aanvragen en een medewerker van de gemeente kan deze persoon dan invullen in de personenlijst in het CMS en hem of haar toegang geven tot bepaalde pagina s. SIMstat Nieuws Omgeving RIS en Beleid Midoffice Digitaal loket KCC Meten is weten! Indien u over de juiste informatie beschikt over het bezoek van uw website, kunt u de ontwikkeling» 19
SIMsite vervolg Nieuws Omgeving RIS en Beleid Midoffice Digitaal loket KCC» van uw website daarop afstemmen. SIM heeft hiertoe SIMstat ontwikkeld. Met dit statistieken programma bent u als gemeente in staat de organisatie achter uw website te optimaliseren en eventueel bij te sturen. U krijgt met SIMstat informatie over onder meer de bezoekers van uw website, welke route deze bezoekers volgen, of uw site goed te vinden is via zoekmachines en waar de bezoekers van uw site naar op zoek zijn. Doordat de menustructuur van FTP account Bekendmakingen Omgeving RIS en Beleid Nieuws RIS en Beleid KCC Door afname van een FTP account stelt uw gemeente zichzelf in staat om grote bestanden beschikbaar te stellen via het internet. Extra ruimte kan bijvoorbeeld nodig zijn om geluidsverslagen Het doel van het project bekendmakingen is het beschikbaar stellen en vindbaar maken van bekendmakingen van de decentrale overheid op internet. Hiervoor is een publica- in MP3 formaat tiestandaard ontwikkeld, een op de site beschikbaar te stellen. Deze bestanden zijn vaak zogenaamd Internet Publicatie Model (IPM). 10 MB en groter, dit vereist een uitbreiding van de opslagcapaciteit. Door afname van de FTP account wordt voor uw gemeente extra diskruimte op de server SIM heeft binnen SIMsite een publicatiewijze ontwikkeld, waarmee u eenvoudig de bekendmakingen volgens deze standaard kunt publiceren. De bekendma- U krijgt met SIMstat informatie over onder kingen worden vervolgens ook automatisch aangeboden aan de meer de bezoekers van uw website en welke landelijke voorziening van route deze bezoekers volgen de ICTU, waardoor ze ook op www.overheid.nl worden gepubliceerd. Uw burgers kunnen dus SIMsite eenvoudig is aan te passen kunt u naar aanleiding van deze informatie voortdurend inspelen op de wensen van de bezoekers van uw website. gegenereerd. De gemeente is zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de gegevens die op de server komen te staan en de periodieke zowel via www.overheid.nl, als via de website van uw gemeente naar bekendmakingen zoeken. De statistieken van SIMstat aanlevering op deze stellen u in staat verantwoorde beslissingen te nemen als het gaat om investeringen in uw website. SIMstat is een onmisbaar instrument als u het rendement van uw site wilt verbeteren. server. Bij afname van een FTP account krijgt uw gemeente ook de koppelbox FTP functie erbij. De gemeente kan dan gemakkelijk bestanden vanaf de FTP account, via de koppelbox, op de gemeentelijke website plaatsen. 20
21
SIMweb Bepaal uw eigen contentstructuur Wilt u de navigatiestructuur van uw gemeentelijke website geheel op maat aanmaken? Of informatie presenteren in een uitstraling die past bij uw gemeente? Met SIMweb kan de redacteur of webmaster, zonder enige programmeerkennis, zelf aan de slag. SIMweb biedt u legio aan mogelijkheden, want de navigatiestructuur staat niet vast en kan gemakkelijk worden voorzien van nieuwe onderwerpen, media of extra pagina s. Nieuws Omgeving SIM heeft inmiddels een breed scala aan publicatiewijzen ontwikkeld die gebruikt kunnen worden voor het inrichten van de internetpagina s, welke allemaal beschikbaar zijn in SIMweb. Voorbeelden hiervan zijn de publicatiewijze startpagina (vergelijkbaar met het populaire startpagina.nl), items (voor nieuwsberichten en algemene informatie), bestuursorganen, weblog, imagemap, nieuwsbrief, politieke partijen, vacature en zoeken. Ook interactieve web 2.0 onderdelen zoals fora, peilingen en poll zijn standaard onderdeel van SIMweb. Door gebruik te maken van deze publicatiewijzen worden pagina s op internet in de bijbehorende vorm getoond. Een redacteur hoeft met SIMweb, bij het plaatsen van een bericht, dus geen rekening te houden hoe dit bericht getoond wordt. Behalve de beschikbare publicatiewijzen heeft SIMweb meerdere functionaliteiten. Zo is het met SIMweb mogelijk om Twitterberichten op uw website te tonen, maar ook om berichten die aangemaakt worden in SIMweb te publiceren naar uw eigen Twitteraccount. Bijvoorbeeld handig bij de informatievoorziening tijdens evenementen en daarnaast kiezen steeds meer gemeenten voor communicatie via sociale media tijdens rampen of crises. Naast de uitgebreide mogelijkheden die in SIMweb beschikbaar zijn, kan het systeem met diverse speciale publicatiewijzen worden uitgebreid. Hiermee wordt het bijvoorbeeld mogelijk om nog meer informatie duidelijk op uw website te tonen: Google Maps Omgeving Zo is er een speciale publicatiewijze beschikbaar die belangrijke plaatsen binnen uw gemeente op een kaartje inzichtelijk maakt. De basis voor deze module is Google Maps. Met behulp van de wereldstandaard is het ook goed mogelijk om andere Geo-locaties op uw website te publiceren. Een mooi voorbeeld is te zien op www.veere.nl. Gemeente Veere heeft de publicatiewijze gebruikt om de kernen van deze gemeente extra te positioneren op de website. Weermodule Nieuws Een andere speciale publicatiewijze is de weermodule. Met de weermodule kunt u weerinformatie tonen op de website. Deze informatie wordt opgehaald op de server van Meteo Consult en getoond op de homepage. SIM haalt deze informatie elk uur op en verwerkt dit op uw website. 22
Voordelen op een rijtje: Een uiterst gebruiksvriendelijke tool waarmee een goed beheerbare navigatiestructuur kan worden opgezet en onderhouden Geen programeerkennis nodig Vele interactieve web 2.0 publicatiewijzen aanwezig Maximale flexibiliteit Weergave sociale media 23
SIMintra Voor optimale interne informatie voorziening Onafhankelijk van tijd en plaats de communicatie tussen uw medewerkers verbeteren en vergroten? SIMintra gebruikt u om dé intranetsite te maken, met specifiek voor de interne gemeentelijke organisatie ontwikkelde sjablonen. Door gebruik te maken van SIMintra faciliteert u efficiënt en effectief de gehele interne communicatie binnen uw gemeente. RIS en Beleid Digitaal loket KCC Uw intranet is, met de applicatie SIMintra, in hetzelfde systeem te beheren als uw webportal. SIMintra is een extra gereedschapskist, met specifieke intranet publicatiewijzen om uw intranet te managen en door te ontwikkelen tot een professioneel medium voor effectieve interne communicatie. Met deze applicatie bent u in staat gemakkelijk een intranetsite op te zetten, door gebruik te maken van de beschikbare publicatiewijzen. Hierbij valt onder andere te denken aan een personengids, reserveringssysteem, prikbord, vakantierooster en verjaardagenoverzicht. Ook de publicatiewijzen die SIMweb standaard bevat zijn te gebruiken op het intranet. U krijgt dus al direct veel handige publicatiewijzen meegeleverd. Hier geldt het concept eenmalige registratie, meervoudige publicatie. Alle informatie in SIMsite kan op zowel het internet als op intranet getoond worden. Informatie op SIMintra is interessant voor verschillende doelgroepen. Daarom is het mogelijk deze informatie apart te publiceren. Voor ieder document dat met SIMsite is ingevoerd, bepaalt u zelf waar dit getoond mag worden. Zo is bijvoorbeeld onderscheid te maken tussen stukken voor medewerkers, het MT, de raad of een specifieke afdeling. Dit geeft een lagere beheerlast en zorgt er bovendien voor dat bij wijziging van de informatie, dit slechts eenmaal hoeft te gebeuren en er dus geen inconsistentie ontstaat. Voordelen Onafhankelijk van plaats en tijd de communicatie tussen uw medewerkers verbeteren en vergroten Informatie wordt op een centrale plaats aangeboden en actueel gehouden. Een verouderde telefoonlijst op uw bureau is hiermee verleden tijd Beschikbaar voor iedereen of juist alleen specifiek voor bepaalde doelgroepen Lagere beheerlast door meervoudig gebruik van informatie, automatisch verwijderen en archiveren 24
Subsitegenerator Zelf nieuwe subsites aanmaken Een eigen website voor de brandweer, alle informatie over trouwen overzichtelijk op één site of iedere wijk een eigen website. Dit zijn maar een paar voorbeelden van subsites die binnen veel gemeenten voorkomen. Met de subsitegenerator wordt het voor u mogelijk om zelf meerdere subsites aan te maken, die binnen het systeem van uw gemeente worden beheerd. Omgeving RIS en Beleid Digitaal loket Het aanmaken van subsites kan door het gebruik van een subsitegenerator zelfstandig gedaan worden door de webmaster van uw gemeente. De subsitegenerator wordt geleverd met een standaardvormgeving die tijdens het implementatietraject wordt bepaald. Bij het aanmaken van een nieuwe subsite wordt deze standaard vormgeving toegepast. Uw gemeente kan binnen een subsite een eigen menustructuur aanmaken en informatie toevoegen, de subsite kan dan direct in gebruik worden genomen. De homepage bepaalt u zelf, door één van de pagina s van de subsite aan te wijzen als startpagina/homepage. Uiteraard is het ook mogelijk om de subsite van een specifieke vorm- geving te voorzien. Het is mogelijk om een sjabloon voor een homepage te laten ontwikkelen die naar wens bij elke subsite in te zetten is. Vanuit dit sjabloon is het mogelijk om per subsite zelf de kleurstellingen en de afbeeldingen als onderdeel van de vormgeving te configureren. Uw gemeente kan voor de subsite alle, in SIMweb beschikbare, publicatiewijzen gebruiken. Door hergebruik van informatie kan het concept eenmalige registratie, meervoudige publicatie echt tot zijn recht komen. Een nieuwsbericht over de opening van een nieuw buurthuis kan bijvoorbeeld eenvoudig in één keer op de internetsite van de gemeente én op de subsite van de wijk of kern, waarvoor het geldt, worden geplaatst. Per subsite is de toegang op de doelgroep af te stemmen. Zo kan de subsite als openbaar worden ingesteld, waarbij iedereen op het internet toegang tot deze subsite heeft. Daarentegen kan de subsite ook met login worden afgeschermd. Door de subsitegenerator in zijn meest uitgebreide vorm te gebruiken kunt u bijvoorbeeld meer uit uw nieuwbouwproject halen door een wervende website met een geheel eigen uiterlijk te tonen. Voeg de makelaarsmodule toe om vraag en aanbod met Funda-achtige functionaliteit bij elkaar te brengen. Publiceer een nieuwsbrief voor belangstellenden en potentiële kopers. Breng de eerste bewoners via de publicatiewijze forum met elkaar in contact en beantwoordt veel gestelde vragen met SIMfaq. Voordelen Zelf subsites aanmaken en beheren Naast standaardvormgeving ook eigen look and feel mogelijk Alle publicatiewijzen ook beschikbaar binnen uw subsite Beheer vanuit uw bestaande CMS 25