1) Maken van de installatie afspraak Identiteit & Diensten B.V. (ID&D) zal in de maand augustus 2015 telefonisch contact opnemen om een afspraak te maken voor de installatie. Tijdens dit contactmoment worden de volgende zaken geverifieerd: 1. Openingstijden van uw locatie 2. Controle adres(sen) huidige aanvraagstation apparatuur ( = afleveradres nieuwe aanvraagstation apparatuur) 3. Bereikbaarheid van de afleverlocatie voor de vervoerder van de nieuwe aanvraagstation apparatuur (denk ook aan evt. tijdelijke wegobstakels). 4. Adres(sen) RAAS server en RAAS werkstations 5. Toegankelijkheid van de RAAS server ruimte tijdens de installatiedag (ook als het beheer is uitbesteed aan een derde partij) 6. Het huidige aantal aanvraagstations 7. Het huidige aantal aanvraagstations ingesteld als Centraal Aanvraag Station 8. Het huidige aantal vingerafdrukscanners 9. Het huidige aantal MVA s 10. Naam autorisatie bevoegde De belangrijkste aandachtspunten van de installatieprocedure zijn opgenomen in de bijlagen 2 tot en met 4 van deze brief. Deze zullen we tijdens dit telefonische contactmoment met u doornemen. ID&D stuurt u na dit telefonische contactmoment een email met daarin een overzicht van de gemaakte afspraken. Van u wordt verwacht dat u de inhoud van deze email controleert en per email bevestigt aan ID&D dat de inhoud hiervan correct is. Tenslotte stuurt Identiteit & Diensten B.V. u enkele dagen voor de installatiedatum nog een herinneringsemail met de gemaakte afspraken. Pagina 1 van 7
2) De installatiedag Let op: Er is geen mogelijkheid tot het doen van aanvragen tijdens installatie Op de installatiedag kan er niet gewerkt worden op de aanvraagstations, MVA s of het RAAS. Derhalve kunnen er ook geen aanvragen voor reisdocumenten en identiteitskaarten plaatsvinden. Ook kunnen er geen reisdocumenten en identiteitskaarten op de installatiedag worden ingeklaard en/of uitgereikt. Dit geldt ook voor spoedaanvragen. Wij vragen u om uw inwoners hiervan op de hoogte te stellen. A) Afleveren nieuwe aanvraagstation apparatuur Op de installatiedag ontvangt u de nieuwe aanvraagstation apparatuur. De nieuwe apparatuur wordt door een transporteur afgeleverd bij uw uitgiftelocatie. Er dient door de installateur getekend te worden bij ontvangst van de nieuwe apparatuur. De installateur voert bij ontvangst een controle uit op de volledigheid van de zending. Indien de installateur onverhoopt de levering niet in ontvangst kan nemen, neemt een door de gemeente aangewezen medewerker de zending in ontvangst. Deze medewerker tekent uitsluitend voor het in ontvangst nemen de rolcontainer. De nieuwe apparatuur is verpakt in grijze kunststof boxen die op een rolcontainer geplaatst zijn. De kunststof boxen mogen alleen geopend worden door de installatiemedewerker van Identiteit & Diensten B.V.. Voor de nieuwe apparatuur geldt het volgende: - Iedere locatie krijgt evenveel apparatuur als er nu in gebruik is; - De volgende aanvraagstation apparatuur wordt geleverd: Verwerkingseenheid (Dell Optiplex XE2, incl. stroomkabel); Opstartkaartlezer (OMNIKEY CardMan 3121 FW2.04); Documentlezer (ARH PRMc 133RPLF, incl. USB kabel en stroomkabel); Netwerkswitch (NetGear ProSafe GS105, incl, adapter); Vingerafdruklezer (Morpho MS1300E2, één-vingerscanner); Naast bovengenoemde bevatten de kunststof boxen ook: Sealpacks (voor gevoelige componenten); Een checklist kwaliteit. - De nieuwe apparatuur wordt op dezelfde uitgiftelocatie geïnstalleerd als de huidige apparatuur. Dit geldt voor zowel de aanvraagstations met randapparatuur, als voor de RAAS interne smartcard. - De afmetingen van het nieuwe aanvraagstation en randapparatuur zijn anders dan van het huidige. In onderstaande tabel zijn de wijzigingen weergegeven: Item Verwerkingseenheid/ Aanvraagstation Huidige maatvoering (hxbxd) Nieuwe Maatvoering (hxbxd) Opmerking 31.63 x 9.26 x 34 cm 29.0 x 9.3 x 31.2 cm Geen bijzonderheden Opstartkaartlezer 8,0 x 6,7 x 2,8 cm Ongewijzigd Documentlezer 14,5 x 16,8 x 21,2 cm Ongewijzigd Netwerkswitch 2,7 x 9,9 x 10,2 cm Ongewijzigd Geen bijzonderheden Geen bijzonderheden Geen bijzonderheden 1 Vingerafdruklezer 5 x 6 x 8,5 cm 1,53 x 3,97 x 6,87 cm Lengte huidige kabel was 180 cm, wordt 192 cm. Pagina 2 van 7
B) Werkzaamheden ID&D tijdens installatie: De installateur voert tijdens de installatiedag onder andere de volgende werkzaamheden uit: - Aansluiten van de nieuwe aanvraagstations en randapparatuur. - Handelingen op de RAAS-Server. - Handelingen op het MVA (indien van toepassing). - Installeren en configureren van de geplaatste systemen. Dit betreft o.a. configureren van de netwerkinstelling op de aanvraagstation met behulp van de netwerkbeheerder. - Uitvoeren van testen ter controle van een juiste werking van de nieuwe apparatuur. - Verwijderen en verpakken van de gevoelige delen zoals harddisks en (opstart)kaarten. Deze artikelen worden in sealpacks verpakt en overdragen aan de autorisatiebevoegde van de uitgiftelocatie, die de sealpacks in de kluis dient op te slaan. Zie voor verdere afhandeling punt 4 van deze bijlage De dagen na de installatiedag. - Invullen van het proces verbaal en ondertekening hiervan door de installateur en de autorisatiebevoegde van de uitgiftelocatie. - Het verpakken in sealpacks en overdragen van de huidige aanvraagstation apparatuur en randapparatuur aan de transporteur die deze op de dag van installatie op komt halen. Er worden op de dag van de installatie van de nieuwe apparatuur geen andere werkzaamheden verricht dan de werkzaamheden in het kader van deze installatie. C) Werkzaamheden locatie tijdens installatie: - installateur ontvangen en voorzien van benodigde middelen - toegang verschaffen tot de aanvraagstations, het werkstation van de RAAS en de RAAS server - het opslaan van de seal packs in de kluis D) Voorwaarden voor installatie: 1. Identiteit & Diensten B.V gaat er vanuit dat een installatie binnen kantooruren dat wil zeggen tussen 08:00 uur en 17:00 uur kan worden uitgevoerd. Door lokale bijzonderheden kan de installatie echter uitlopen. Mocht dat gebeuren, dan is het noodzakelijk dat de benodigde medewerker(s) langer aanwezig is. Afhankelijk van de situatie kunnen dat meerdere medewerkers zijn. 2. Op de installatiedag is het noodzakelijk dat de volgende mensen aanwezig zijn: o Autorisatiebevoegde van het aanvraagstation; o Lokaal beheerder van het aanvraagstation; o Autorisatiebevoegde van het RAAS; o Een persoon met lokaal-beheerder-rechten van RAAS; o Systeembeheerder; o Netwerkbeheerder; o Een medewerker die de installateur toegang kan verlenen tot de ruimtes waar de huidige apparatuur staat (bijv. de server ruimte); o Een medewerker die kan inloggen op het MVA. 3. Op de installatiedag moeten ook aanwezig zijn: o Opstartkaarten van de huidige aanvraagstations; o Authenticatiekaart van de huidige MVA; o Authenticatiekaart van de autorisatiebevoegde voor het RAAS; o Extra monitor met VGA aansluiting; o De kleine envelop met nieuwe kaarten (opgeslagen in de kluis van de locatie). Pagina 3 van 7
4. De huidige aanvraagstations dienen vrij toegankelijk te zijn. Uw locatie is zelf verantwoordelijk voor het eventueel verwijderen van bevestigingsmateriaal waarmee het huidige aanvraagstation is bevestigd. Als op de installatiedag blijkt dat de huidige aanvraagstations niet toegankelijk zijn of dat er niets geregeld is om dit als nog te doen, wordt de installatie afgebroken en opnieuw ingepland. 5. Indien van toepassing wordt de Netwerk/Systeembeheerder geacht de firewall-instellingen en DNS, te wijzigen om zo de netwerkcommunicatie naar de nieuwe aanvraagstations mogelijk te maken. 6. Medewerkers van de uitgiftelocatie zijn beschikbaar om te helpen bij de fysieke werkzaamheden zodat voor zowel de medewerker van de uitgiftelocatie als voor de installatiemedewerker de ARBO regels worden gerespecteerd. Indien een installatie niet succesvol kan worden uitgevoerd als gevolg van het niet voldoen aan bovenstaande voorwaarden, dan worden de kosten die voortvloeien uit het maken van een nieuwe installatieafspraak en het uitvoeren van de installatie op een andere datum, in rekening gebracht bij de uitgiftelocatie. Pagina 4 van 7
3) Werkzaamheden locatie in de weken voor de installatie Weken voor de installatie A) Controleren of het mogelijk is om het aanvraagstation en de randapparatuur met gewijzigde afmetingen te kunnen installeren. De afmetingen van het aanvraagstation en de vingerafdruklezer zijn gewijzigd. Indien plaatsing op de werkplek niet mogelijk is moet de locatie de werkplek wijzigen zodat het mogelijk wordt het aanvraagstation en de randapparatuur te installeren. B) Op de hoogte brengen van inwoners dat er op de installatie dag geen mogelijkheid tot het doen van (spoed)aanvragen Op de installatiedag kan er niet gewerkt worden op de aanvraagstations, MVA s of het RAAS. Derhalve kunnen er ook geen aanvragen voor reisdocumenten en identiteitskaarten plaatsvinden. Ook kunnen er geen reisdocumenten en identiteitskaarten op de installatiedag worden ingeklaard en/of uitgereikt. Dit geldt ook voor spoedaanvragen. Wij vragen u om uw inwoners hiervan op de hoogte te stellen. C) Regelen dat medewerkers aanwezig zijn voor installatie Regelen dat op de installatiedag de volgende mensen aanwezig zijn minimaal tussen 08.00-17.00 uur (met mogelijkheid tot uitloop): o Autorisatiebevoegde van het aanvraagstation; o Lokaal beheerder van het aanvraagstation; o Autorisatiebevoegde van het RAAS; o Een persoon met lokaal-beheerder-rechten van RAAS; o Systeembeheerder; o Netwerkbeheerder; o Een medewerker die de installateur toegang kan verlenen tot de ruimtes waar de huidige apparatuur staat (bijv. de server ruimte); o Een medewerker die kan inloggen op het MVA. Dagen voor installatie D) Geleverd krijgen van nieuwe (opstart)kaarten Enkele dagen voor de installatiedatum ontvangt u per aangetekende post een envelop, t.a.v. de door u opgegeven autorisatiebevoegde. Deze envelop bevat een begeleidende brief en een kleinere envelop. De kleinere envelop dient gesloten te blijven en mag alleen op de installatiedag door een autorisatiebevoegde en de installateur geopend worden. Tot de installatiedag dient de kleine envelop opgeslagen te worden in de kluis van de locatie. De kleinere envelop bevat de (opstart)kaarten die nodig zijn voor het nieuwe aanvraagstation. De locatie dient ervoor te zorgen dat deze kleinere envelop beschikbaar is op de installatiedag. Dag voor installatie E) Handelingen op de dag vóór de installatie: De dag vóór de installatie wordt u geacht om alle aanvragen te verwerken door de volgende handelingen te verrichten: 1. Alle met het huidige aanvraagstation opgenomen aanvragen moeten op het RAAS ontvangen zijn zodat deze gegevens bij vervanging van de aanvraagstations niet verloren gaan. 2. Alle met het MVA opgenomen aanvragen moeten door een huidig aanvraagstation ontvangen zijn zodat deze gegevens niet verloren gaan. Pagina 5 van 7
F) Controleren op de dag vóór de installatie Controleren dat de volgende zaken aanwezig zijn: o Opstartkaarten van de huidige aanvraagstations; o Authenticatiekaart van de huidige MVA; o Authenticatiekaart van de autorisatiebevoegde voor het RAAS; o Extra monitor met VGA aansluiting; o De kleine envelop met nieuwe kaarten (opgeslagen in de kluis van de locatie). Pagina 6 van 7
4) De dagen na de installatiedag Het is de verantwoordelijkheid van de uitgiftelocatie om de sealpacks op te slaan in de kluis van de uitgiftelocatie. Enkele dagen na de succesvolle afronding van de installatie neemt de waardetransporteur telefonisch contact op met uw locatie voor het maken van een afspraken voor het ophalen van de sealpacks. Voor vragen kunt u contact opnemen met de servicedesk van Identiteit & Diensten B.V. op telefoonnummer 088 6500052 of per e-mail vervangenaanvraagstation@ogd.nl. Pagina 7 van 7