INHOUDSTAFEL WEGWIJZER Voorwoord 1 De redactieleden en auteurs 3 Afkortingenlijst 4 1 I. TERREINVERKENNING Hoofdstuk I.1 Situering van het begrip informatie 1 1.1 Afbakening informatie, data en kennis 1 1.2 De rol van informatie in de organisatie 3 1.2.1 Het wegwerken van onzekerheden 3 1.2.2 Innovatie 4 Hoofdstuk I.2 Informatie als een uitdaging 1 1.1 Informatie als een organisatorische uitdaging 2 1.1.1 Wederzijdse beïnvloeding 2 1.1.2 Informatiestromen 3 1.1.3 Informatieprocessen 3 1.2 Wat is zinvolle en betrouwbare informatie? 5 1.3 Informatie als een technologische uitdaging 8 1.3.1 Gevaar voor overbudgettering 8 1.3.2 Evolutie in opslag en beheer 9 1.3.3 Van IT- naar informatiestrategie 10 1.3.4 Efficiënte informatie genereren 10 1.3.5 Implementatie van een managementsysteem 11 1.3.6 Ergonomie en usability 11 1.3.7 Besluit 12 1.4 Informatie als een cognitieve uitdaging 12 1.4.1 Informatieoverdaad 12 Afl. 6, mei 2013 Wegwijzer / 7
1.4.2 Informatieverslaving 14 1.4.3 Gebrek aan mediawijsheid 15 1.4.4 Bounded rationality en hidden flaws 15 1.5 Besluit 16 Hoofdstuk I.3 Normen en standaarden in informatiemanagement en -beveiliging 1.1 Algemeen overzicht 1 1.1.1 Wat is een standaard of norm? 1 1.1.2 Standaarden voor geautomatiseerde systemen 2 1.1.2.1 Unicode 2 1.1.2.2 Andere 2 1.1.3 Standaarden voor gegevensuitwisseling 3 1.1.3.1 Z39.50 3 1.1.3.2 SGML 3 1.1.3.3 XML 3 1.1.3.4 URI 3 1.1.4 Specifieke vormen van data 4 1.1.4.1 ISO 10303 (informatie in productie en ontwikkeling) 4 1.1.4.2 SDMX (statistische informatie) 5 1.1.4.3 NEN 2082 (archiefstukken) 5 1.1.5 Standaarden voor metadata 5 1.1.5.1 Bibliografie- en archiefformaten 6 1.1.5.2 Webdocumenten 7 1.1.6 Citatieformaten 8 1.1.6.1 APA 8 1.1.6.2 MLA 8 1.1.6.3 CMOS 9 1.1.6.4 Harvard referencing 9 1.1.6.5 Andere 9 1.1.7 Standaarden voor informatiebeveiliging 9 1.1.7.1 ISO/IEC 27000-serie 9 1.1.7.2 NEN 10 1.1.8 Enkele specifieke standaardiseringsorganisaties 11 1.1.8.1 NISO 11 1.1.8.2 OASIS 11 1.1.8.3 AIIM 12 1.2 ISO 27001: de standaard voor informatiebeveiliging 12 Inleiding 12 1.2.1 Het beveiligen van informatie 13 1.2.2 De ISO 2700X-familie 13 1.2.2.1 De normen 14 1.2.2.2 ISO 27001 versus ISO 27002 14 Wegwijzer / 8 Afl. 6, mei 2013
1.2.3 Information Security Management System (ISMS) 15 1.2.3.1 Procesbenadering 15 1.2.3.2 Opzet en implementatie van een ISMS 16 1.2.4 Valkuilen 21 1.2.5 Kosten van implementatie 21 1.2.6 Case: voor en na 22 1.2.6.1 Situering 22 1.2.6.2 Resultaten 23 1.2.7 Conclusie 23 1.2.8 Bronnen 24 1.3 OSLO informatie op zoek naar beleid 25 1.3.1 Waar zit de broodnodige informatie nu? 25 1.3.2 Is het dan allemaal kommer en kwel? 26 1.3.3 Hoe de Babylonische spraakverwarring ontwarren? 26 1.3.4 Over semantiek en semantische interoperabiliteit 27 1.3.5 OSLO: de datastandaard voor lokale besturen in Vlaanderen 28 1.3.6 Europese context 29 1.3.7 Verdere verankering van OSLO 30 1.3.8 Wat zit er onder de motorkap? 30 1.3.9 OSLO in de praktijk 33 1.3.10 Samenvatting 34 II. BELEID Hoofdstuk II.1 Rol van informatie in de strategie 1 1.1 Wat is strategisch informatiemanagement? 1 1.2 Het belang van strategisch informatiemanagement 3 1.3 Het doel van strategisch informatiemanagement 4 1.4 Case: strategisch informatiemanagement bij de overheid 5 Hoofdstuk II.2 De informatie-audit 1 1.1 Inleiding 1 1.2 Een informatie-audit uitvoeren 4 1.2.1 Promotie- en planningsfase 4 1.2.2 Identificatie- en analysefase 5 1.2.2.1 Aanpak 5 1.2.2.2 Bronnen voor de analyse 10 1.2.2.3 Informatiearchitectuur opstellen 10 Afl. 8, november 2013 Wegwijzer / 9
1.2.3 Verwerking en berekening 11 1.2.4 Synthese en rapportage 13 1.3 Case: het Maarifa-quickscanmodel 14 Hoofdstuk II.3 De informatiekaart 1 1.1 Inleiding 1 1.2 Het Negenvlak 2 1.3 De Balanced Score Card 6 1.4 Het Maarifa-model 8 1.4.1 Algemeen 8 1.4.2 Informatiedimensies 8 1.4.3 De rijen 9 1.4.4 De kolommen 10 1.4.5 Uitwerking 13 1.4.6 Gebruik van de informatiekaart voor een quickscan 15 1.4.7 Voorbeeld van een procesbeschrijving van een quickscan 15 1.5 Case: managementsamenvatting van een gemeenteadministratie 16 1.5.1 Belangrijke en dringende werkpunten 16 1.5.2 Belangrijke, maar minder dringende werkpunten 17 1.5.3 Nice-to-have 17 1.6 Case: adressenbeheer bij een organisatie 18 Hoofdstuk II.4 Informatieprocessen* Hoofdstuk II.5 Juridische aspecten van informatiemanagement 1.1 Privacywetgeving op informatiesystemen en het internet 1 1.1.1 Welke privacywetgeving bestaat er? 1 1.1.2 Op wie is ze van toepassing? 2 1.1.2.1 Organisatie 2 1.1.2.2 Persoonsgegevens 3 1.1.2.3 Verwerking 3 1.1.3 Welke organisatie is verantwoordelijk? 4 1.1.3.1 Verantwoordelijke voor de verwerking 4 1.1.3.2 Verwerker 5 1.1.4 Welke verplichtingen draagt de verantwoordelijke organisatie? 5 1.1.4.1 Basisverplichtingen 6 1.1.4.2 Rechten van de betrokken individuen 8 1.1.4.3 Verplichtingen bij specifieke verwerkingen 10 1.1.4.4 Beheersverplichtingen 12 1.1.5 Casestudie: gegevensverwerkingen in de cloud 16 1.2 De bescherming van persoonsgegevens in de cloud 18 Inleiding 18 1.2.1 Algemeen 19 1.2.1.1 Begrip cloud computing 19 Wegwijzer / 10 Afl. 8, november 2013
1.2.1.2 Cloud computing en de bescherming van persoonsgegevens 20 1.2.2 De Privacywet en cloud computing 20 1.2.2.1 Verwerking van persoonsgegevens 20 1.2.2.2 Territoriaal toepassingsgebied van de Privacywet 21 1.2.2.3 Verantwoordelijke voor de verwerking 21 1.2.2.4 Onderaanneming 23 1.2.2.5 Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen 23 1.2.2.6 Rechten van gebruikers 24 1.2.2.7 Transfers naar derde landen 25 1.2.3 De interesse van opsporingsautoriteiten in de cloud 26 1.2.3.1 Toegang tot de cloud door opsporingsautoriteiten 26 1.2.3.2 Toegang tot de cloud door Belgische opsporingsautoriteiten 27 1.2.3.3 Toegang tot de cloud vanuit de Verenigde Staten 28 1.2.3.4 Gegevensbeschermingsrecht in de cloud 29 1.2.4 Op naar een Belgische cloud? 30 1.2.5 Enkele praktische richtlijnen 31 1.2.5.1 Alvorens een contract aan te gaan 31 1.2.5.2 Tijdens het contract en bij de beëindiging ervan 32 1.3 Het auteursrecht in tekst en beeld 32 1.3.1 Is het werk auteursrechtelijk beschermd? 33 1.3.2 Wie is de auteur van het werk, of wie exploiteert het werk namens de auteur? Welke rechten komen hem toe? 35 1.3.3 Bestaat er een wettelijke uitzondering die me toelaat bepaalde gebruikshandelingen te stellen zonder toestemming van de rechthebbende? 37 1.3.4 Wat zijn de contractuele gebruiksbeperkingen en waar kan ik terecht om toestemming te verkrijgen voor een bepaald gebruik? 42 1.3.5 Bronnen 45 1.3.6 Beheersvennootschappen voor auteurs (tekst- en beeldsector) 45 1.3.7 Beheersvennootschappen voor uitgevers (tekst- en beeldsector) 47 Hoofdstuk II.6 Financieel beleid 1 1.1 De kost van de informatiehuishouding 1 1.1.1 De productiviteitsparadox 1 1.1.2 Het mislukken van IT-projecten 1 1.1.2.1 Enkele cases 1 1.1.2.2 Oorzaken van de mislukking 3 1.1.3 Succesvolle IT-projecten 5 1.1.4 De wet van de afnemende opbrengsten en stijgende kosten van informatie 6 Afl. 8, november 2013 Wegwijzer / 11
1.1.5 Competenties: de verborgen kosten 7 1.1.5.1 De kostprijs van het gebrek aan competenties 7 1.1.5.2 Aanbevelingen 8 1.1.6 Outsourcen 8 1.1.6.1 Wat is outsourcing? 8 1.1.6.2 Voordelen van outsourcing 9 1.1.6.3 Voorwaarden voor succesvolle outsourcing 10 1.1.6.4 Checklist outsourcing 10 Hoofdstuk II.7 Kwaliteitscontrole op informatiesystemen* Hoofdstuk II.8 Gedragscode en informatie-afspraken* Hoofdstuk II.9 Informatiecompetenties 1 1.1 Informatievaardigheden op de werkvloer 1 1.1.1 Inleiding 1 1.1.2 Wat betekent informatievaardigheden? 2 1.1.3 Het waarom inzake informatievaardigheden 9 1.1.4 Wie en wanneer? 11 1.1.5 Informatievaardigheden in de praktijk 13 1.1.6 De informatievaardighedencyclus stap voor stap beschouwd 15 1.1.6.1 Onderkennen van een informatiebehoefte 16 1.1.6.2 Formuleren van de informatievraag 16 1.1.6.3 Identificeren van de informatiebronnen 18 1.1.6.4 Het beheersen van de benodigde informatietechnologie 19 1.1.6.5 Selecteren, beoordelen en verwerken van de gevonden informatie 19 1.1.7 Trainen van informatievaardigheden 20 Meer weten? 23 Hoofdstuk II.10 Informatie en overheid 1.1 Algemene inleiding op e-government* 1 1.2 Lokale overheden + government cloud + open source = e-government 10 1 1.2.1 Onderzoeksmateriaal 2 1.2.2 ICT in de lokale overheden 2 1.2.3 Organisatie in de lokale overheden 3 1.2.4 Lokale overheden en ICT-leveranciers 3 1.2.5 Lokale besturen en e-government 4 1.2.6 Lokale overheid en security 7 1.2.7 Verwachtingen van de burgers 7 1.2.8 Open data 8 1.2.9. Cloudcomputing 9 Wegwijzer / 12 Afl. 8, november 2013
1.2.10. Open source 10 1.2.11. Government cloud 11 1.2.12. LO + OS + GC = e-government tot de tiende macht 12 1.3 Open data: digitale brandstof of marketingtool? Ervaringen van Stad Gent 13 1.3.1 Waarom open data? 14 1.3.2 Wat zijn open data nu echt? 15 1.3.3 Vòòr de publicatie 16 1.3.3.1 Welke data? 17 1.3.3.2 Technische uitdagingen 19 1.3.4 Het dataportaal 21 1.3.4.1 Voor wie? 21 1.3.4.2 De URL 21 1.3.4.3 Disclaimers 21 1.3.4.4 Link, API of dump 22 1.3.4.5 Platform? 22 1.3.4.6 Machine readable vs. human readable 23 1.3.4.7 Context is king 23 1.3.5 Hergebruik 24 1.3.5.1 Daar is een app voor 24 1.3.5.2 Duurzaam? 24 1.3.5.3 Hackaton 25 1.3.5.4 Datadives 25 1.3.5.5 Feedback 26 1.3.6 Tot slot 26 III. INSTRUMENTEN Hoofdstuk III.1 Een overzicht van softwareoplossingen* Afl. 8, november 2013 Wegwijzer / 12 1
Hoofdstuk III.2 Open Source 1 1.1 De verborgen kost van open source 1 1.1.1 Wat is open source? 1 1.1.2 Overzichten van open source 2 1.1.3 De maatschappelijke context van open source 2 1.1.4 Open source in de lage landen 4 1.1.5 Open source: de voordelen 4 1.1.6 Open source: de kost en risico's 5 1.1.7 Businessmodellen 6 1.1.8 Besluit 8 Hoofdstuk III.3 Cloud computing 1 1.1 Alles in de cloud? 1 1.1.1 Wat is cloud computing? 1 1.1.2 Soorten 2 1.1.3 Voordelen 3 1.1.4 Risico's en bezwaren 4 1.1.4.1 Dataveiligheid 4 1.1.4.2 Datacontrole en privacy 5 1.1.4.3 Performantie 6 1.1.5 De kosten van de cloud 7 1.1.6 Het belang van een goed Service Level Agreement (SLA) 8 1.1.7 De cloud bij de overheid 9 1.1.8 Conclusie 11 Hoofdstuk III.4 Contentmanagementsystemen (CMS) 1 1.1 Overzicht 1 1.2 Joomla! 2 1.2.1 Joomla! als platform voor informatieportalen 2 1.2.1.1 Inleiding 2 1.2.1.2 Wat is Joomla!? 2 1.2.1.3 Hosting en installatie 3 1.2.1.4 Template 4 1.2.1.5 Extensie 4 1.2.1.6 Beveiliging 5 1.2.1.7 Access Control Levels of toegangsniveaus 6 1.2.1.8 Meer weten? 6 1.2.1.9 Joomla! in de praktijk 7 1.2.2 Project: uniforme websites voor de politie 8 1.2.2.1 Vijf pilootzones aan de slag met Joomla! 9 1.2.2.2 Globaal aanbod 10 1.2.2.3 Groeipijnen 11 1.2.2.4 Politieplatform 11 1.2.2.5 Samenwerking 15 Afl. 7, september 2013 Wegwijzer / 13
1.2.2.6 Intranet 15 1.2.2.7 Toekomst 15 Hoofdstuk III.5 Enterprise Resource Planning (ERP) en Customer Relationship Management (CRM)* Hoofdstuk III.6 Management Decision Systems* Hoofdstuk III.7 Document Management Systems (DMS)* Hoofdstuk III.8 Mobiele toepassingen* Hoofdstuk III.9 Sociale media 1.1 Inleiding tot de sociale media 1 1.1.1 Wat zijn sociale media? 1 1.1.2 Welke sociale media zijn er? 2 1.1.2.1 Facebook 5 1.1.2.2 Twitter 6 1.1.2.3 LinkedIn 7 1.1.2.4 YouTube 7 1.1.2.5 Instagram 7 1.1.2.6 Pinterest 8 1.1.3 Waarom sociale media? 8 1.1.3.1 Torenhoge verwachtingen dwingen organisaties voorbij het hokjesdenken 9 1.1.3.2 Het informatietijdperk vergroot het bereik 11 1.1.4 Hoe sociale media? 12 1.1.4.1 De top moet mee 12 1.1.4.2 Iedereen ambassadeur 13 1.1.4.3 Eén twee drie start 15 1.1.5 Conclusie 17 Hoofdstuk III.10 Linked data en informatieontsluiting 1.1 Inleiding 1 1.2 Wat zijn linked data 2 1.3 Linked data: grondgedachten 3 1.3.1 Van documenten naar data 4 1.3.2 Betekenis 5 1.4 Het semantisch web: datamodel en componenten 6 1.4.1 RDF: het datamodel voor het semantisch web 6 1.4.2 Componenten van het semantisch web 8 1.5 Basisprincipes van linked data 9 Wegwijzer / 14 Afl. 7, september 2013
1.6 De architectuur van het semantisch web 12 1.6.1 Een bijzonder web 13 1.6.2 Ontologieën 13 1.6.3 Semantic Web stack 14 1.7 Big, open en linked data 15 1.7.1 Big data 15 1.7.2 Open data 16 1.7.3 Kosten en baten van open data 17 1.8 Linked data en overheid 19 1.8.1 Linked dataontwikkelingen 19 1.8.2 Beweging naar linked open data 20 1.8.2.1 Overheidsdata toegankelijk 20 1.8.2.2 Initiatieven in België en Nederland 22 1.8.2.3 Linked open data en transparantie 22 1.8.2.4 Parlementaire en politieke informatie 23 1.8.2.5 Wetgeving 24 1.8.3 De waarde van open data 24 1.8.4 Aandachtspunten 26 Bronnen 27 IV. AAN DE SLAG Hoofdstuk IV.1 Informatiesystemen uitwerken 1 1.1 Een projectmatige aanpak van informatiesystemen 1 1.1.1 Het projectplan 1 1.1.2 Formele IT-projectmanagement-methodieken 3 1.1.3 Conclusie 5 1.2 Projectmanagement van de informatietechnologie 5 1.2.1 Inleiding 5 1.2.2 Begrippen 5 1.2.2.1 Portfoliomanagement 6 1.2.2.2 Programmamanagement 6 1.2.2.3 Projectmanagement sensu strictu 6 1.2.3 Portfoliomanagement: tussen strategie, veranderinitiatieven en de dagelijkse werking 7 1.2.3.1 Inleiding 7 1.2.3.2 Voordelen van portfoliomanagement 8 1.2.3.3 Principes van portfoliomanagement 8 1.2.3.4 De opzet van portfoliomanagement 9 1.2.3.5 De uitwerking van portfoliomanagement 11 Afl. 7, september 2013 Wegwijzer / 15
1.2.4 Programmamanagement: van veranderinitiatief naar aantoonbare voordelen 13 1.2.4.1 Wat is een programma? 13 1.2.4.2 Voordelen van programmamanagement 13 1.2.4.3 Principes van programmamanagement 13 1.2.4.4 Thema s van programmamanagement 16 1.2.4.5 Processen in programmamanagement 17 1.2.5 Projectmanagement: nieuwe of geoptimaliseerde capaciteiten binnen de organisatie 19 1.2.5.1 Inleiding 19 1.2.5.2 Principes van projectmanagement 20 1.2.5.3 Thema s in projectmanagement 22 1.2.5.4 Processen van projectmanagement 24 1.2.6 Bestaande methodologieën 26 1.3 Make or buy in een IT-omgeving 27 1.3.1 Inleiding 27 1.3.2 Definitie 27 1.3.3 Probleemstelling voor organisaties met een IT afdeling 28 1.3.3.1 Vanuit de businesszijde 28 1.3.3.2 Vanuit het IT-departement 28 1.3.3.3 Vanuit de directie 29 1.3.4 Pragmatische aanpak 29 1.3.4.1 Buy 29 1.3.4.2 Make 31 1.3.5 Probleemstelling voor organisaties zonder IT-afdeling 32 1.3.5.1 Klikt het met de IT-partner? 32 1.3.5.2 Intellectuele eigendom 32 1.3.5.3 Re-usable code 33 1.3.6 Conclusie: Make or buy? 33 1.3.7 Beslissingstabel 34 1.4 Outsourced IT Service Management 34 1.4.1 Introductie 34 1.4.2 Outsourcing is niet nieuw 35 1.4.3 Outsourcing is Big Business 36 1.4.4 Welke IT-competenties worden uitbesteed? 36 1.4.5 Service Management en ITIL 36 1.4.6 De servicecatalogus 37 1.4.7 Partnerschap 40 1.4.8 Afspraken maken 41 1.4.9 Conclusie 44 Wegwijzer / 16 Afl. 7, september 2013
Hoofdstuk IV.2 Datamanagement 1 1.1 Gegevensmodellering 1 1.1.1 Inleiding 1 1.1.2 Wat is gegevensmodellering? 2 1.1.3 Waarom gegevens modelleren? 4 1.1.4 Modellen op verschillende niveaus 5 1.1.4.1 Zeer hoog niveau-model 5 1.1.4.2 Hoog niveau-model 6 1.1.4.3 Logisch gegevensmodel 7 1.1.4.4 Fysiek gegevensmodel 8 1.1.5 Componenten van conceptuele en logische modellen 9 1.1.5.1 Concepten 9 1.1.5.2 Entiteiten 10 1.1.5.3 Attributen 11 1.1.5.4 Primaire sleutel 14 1.1.5.5 Relaties 15 1.1.5.6 Vreemde sleutels 17 1.1.5.7 Supertype en subtype 17 1.1.6 Kwaliteit van een gegevensmodel 18 1.1.7 Benaderingen voor gegevensmodellering 21 1.1.8 Tools voor gegevensmodellering 22 1.1.9 Samenvatting en besluit 24 Hoofdstuk IV.3 Databescherming* Hoofdstuk IV.4 Van informatiestrategie tot webcontent 1 Hoofdstuk IV.4.1 Van websites naar webdiensten 1 1.1 Inleiding 1 1.2 Service design: online en offline diensten op elkaar afstellen 2 1.3 De theorie: principes voor gebruiksvriendelijke webdiensten 3 1.3.1 Begin met eindgebruikersbehoeften 4 1.3.2 Doe minder 5 1.3.3 Ontwerp op basis van data 5 1.3.4 Werk hard aan vereenvoudiging 5 1.3.5 Verbeter, en blijf verbeteren 6 1.3.6 Bouw voor inclusie 6 1.3.7 Begrijp de context 7 1.3.8 Bouw digitale diensten, geen websites 7 1.3.9 Wees consistent, niet uniform 8 1.3.10 Wees open, en maak je product open 8 1.4. De praktijk: een aanpak voor webprojecten 9 1.4.1 Analyseer eindgebruikers en hun noden 9 1.4.2 Kader online diensten in een organisatiestrategie 10 Afl. 7, september 2013 Wegwijzer / 17
1.4.3 Stel gebruikersscenario s op 10 1.4.4 Kader online diensten in een webstrategie 10 1.4.5 Informatiearchitectuur als grondplan 11 1.4.6 Prototype als maquette 11 1.4.7 Gefaseerd en flexibel bouwproces 11 1.4.8 Huisstijl en design 12 1.4.9 Copywriting en vindbaarheid 12 1.4.10 Monitoring in functie van voortdurende optimalisering 13 Wie doet wat? 13 Conclusies 14 Bronnen 14 Hoofdstuk IV.5 Richtlijnen voor het uitbouwen van kennisbeheer in uw organisatie 1 1.1 Aan de slag met kennismanagement* 1 1.2 Kennismanagement: een kennisgids voor uw organisatie 3 1.2.1 Wat is kennismanagement of kennisbeheer? 3 1.2.2 Een kennisgids voor uw organisatie 4 1.2.2.1 Doel en voordelen 5 1.2.2.2 Aandachtspunten voor een succesvolle implementatie 6 1.2.2.3 Wat moet er op een kennisfiche staan? 6 1.2.3 De context voor kennismanagement 7 1.2.3.1 Organisatorische context 7 1.2.3.2 Systeem 7 1.2.3.3 Cognitieve context 8 1.2.4 Stappenplan voor het uitbouwen van een kennisgids 8 1.2.5 Besluit 10 Meer weten? 10 V. Trefwoordenregister De onderdelen aangeduid met * zullen worden toegevoegd in een aanvulling op deze publicatie. Wegwijzer / 18 Afl. 7, september 2013