ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 186 Archief van de FOD Sociale Zekerheid Directie-generaal Beleidsondersteuning Archiefselectielijst 2015 door Kathleen DEVOLDER Actualisatie van de selectielijst opgemaakt door François Antoine (2009) Brussel Bruxelles 2016
ARCHIEF VAN DE FOD SOCIALE ZEKERHEID DIRECTIE-GENERAAL BELEIDSONDERSTEUNING ARCHIEFSELECTIELIJST 2015
ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 186 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/ Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/fr/ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Identificatienummer Numéro d identification : Publ. 5589 Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles
ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 186 Archief van de FOD Sociale Zekerheid Directie-generaal Beleidsondersteuning Archiefselectielijst 2015 door Kathleen DEVOLDER Actualisatie van de selectielijst opgemaakt door François Antoine (2009) Brussel Bruxelles 2016
DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL Archieven zijn documenten die, ongeacht de datum, vorm of drager, door uw instelling worden opgemaakt of ontvangen bij het uitoefenen van uw taken of activiteiten, en die gedurende een bepaalde periode moeten worden bewaard. Het betreft allerlei soorten documenten, zowel op papieren als op magnetische, optische, elektronische of andere dragers. Archieven hebben een dubbele functie. Ze hebben in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde. Archieven zijn van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering en onmisbaar in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht van overheidsinstellingen tegenover de maatschappij. Archieven hebben daarnaast ook een potentiële cultuurhistorische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van uw instelling en haar impact op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is daarom dat de Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden en dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden. Omdat het in de praktijk nogal omslachtig zou zijn om de vernietiging of de overdracht van archieven geval per geval te organiseren, stelt het Rijksarchief archiefselectielijsten ter beschikking van de administraties. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle, door een instelling gevormde archiefreeksen, op papieren of digitale dragers, met vermelding van hun administratieve en hun definitieve bestemming, dit is de bestemming die de documenten krijgen na het verstrijken van het administratief nut. Het geeft aan welke documenten na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke documenten wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak van de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de administratieve vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed documentbeheer; de toepassing ervan kan belangrijke voordelen opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. De steeds snellere aangroei van de papiermassa en de digitalisering van de werkprocessen hebben in de administraties geleid tot een complexe, hybride documentproductie, en van informatiebeheer een belangrijke uitdaging gemaakt. Indien het personeel van uw instelling zelf zou moeten beslissen welke papieren en digitale archieven al dan niet bewaard moeten blijven, en hoe of waar dit moet gebeuren, dan zou dit funeste gevolgen kunnen hebben voor de instelling. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van documenten met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar kan ook leiden tot ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke documenten. Een archiefselectielijst is een essentieel instrument voor een kwaliteitsvol beheer van de werkprocessen, in het bijzonder voor het document- en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat documenten met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, 5
economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 6
GEBRUIKSAANWIJZING De archiefreeksen worden in de selectielijst volgens de organisatiestructuur of het organigram van de instelling geordend. De selectielijst bevat de volgende gegevens, verdeeld over de kolommen en de regels: De archiefvormende diensten Men beschouwt de verschillende onderafdelingen van de organisatie als archiefvormende entiteiten, met inachtneming van de hiërarchie der diensten. De diensten worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs is ingekleurd om de tabel gemakkelijker leesbaar te maken. Codes van de archiefreeksen Deze codes bieden de mogelijkheid om bij contacten met het Rijksarchief bijvoorbeeld voor het aanvragen van een toelating tot vernietiging van archieven de archiefreeksen moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Deze codes hebben geen enkel verband met eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat de reeksen de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren (en bijvoorbeeld niet op stukniveau) om een al te zware werkbelasting voor hen die met de uitvoering van de selectie belast worden, te vermijden. Voor meer informatie over de afbakening en inhoud van de archiefreeksen, zie het studiedossier. Administratieve (in de instelling) De wordt bepaald door uw instelling en geeft aan hoe lang u de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en uw instelling. De wordt doorgaans uitgedrukt in jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open en. Tenzij anders vermeld, vangt de steeds aan vanaf de afsluiting van het dossier, vanaf de datum van het meest recente document in het dossier. De geadviseerde is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. Voor meer informatie over de geadviseerde en, zie het studiedossier. van de documenten Dit is de bestemming die aan de documenten moet gegeven worden na het verstrijken van het administratief nut. De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis van de waarde van het archiefstuk voor het cultureel, wetenschappelijk en in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: bewaren en overbrengen : integrale bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief selecteren en overbrengen : gedeeltelijke bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief vernietigen: integrale vernietiging. 7
Krachtens de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009, gebeurt de overbrenging naar het Rijksarchief 30 jaar na het afsluiten van de dossiers (of na de datum van het laatste document in het dossier). Deze termijn kan verkort worden bij beslissing van het Rijksarchief. Indien u documenten wenst over te brengen die geen administratief nut meer hebben, maar die nog jonger zijn dan de voorgeschreven 30 jaar, neem dan contact op met het Rijksarchief bevoegd voor het ressort van uw instelling. De in voorliggende archiefselectielijst vermelde definitieve bestemmingen kunnen enkel met de toelating van het Rijksarchief aangepast worden. Bovendien mag een instelling niet vernietigen zonder een voorafgaandelijk toelating van het Rijksarchief. De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie. 8
A. DIENSTEN VAN DE DIRECTIE-GENERAAL SHARED SERVICES A1. ALGEMENE DIRECTIE Archieven met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst A1.001 Balanced Scorecard 10 jaar vernietigen A1.002 Dossiers inzake de beleidsplannen van DG Beleidsondersteuning 20 jaar bewaren en overbrengen Enkel definitieve versies bewaren (drafts en documentatie mogen vernietigd worden). A1.003 Dossiers inzake de opmaak van de bestuursovereenkomsten 20 jaar bewaren en overbrengen A1.004 Dossiers inzake de oprichting van DG Sociaal Beleid en DG Beleidsondersteuning 20 jaar bewaren en overbrengen A1.005 Dossiers inzake de begroting van DG Beleidsondersteuning 7 jaar vernietigen Archieven met betrekking tot de specifieke taken en opdrachten van de dienst A1.006 Stukken betreffende het directiecomité van de FOD Sociale Zekerheid 10 jaar vernietigen Deze reeks wordt bewaard door het secretariaat van de diensten van de voorzitter van de FOD Sociale Zekerheid. 1 1 LELOUP G., Archief van de FOD Sociale Zekerheid. Diensten van de voorzitter. Archiefselectielijst 2015, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2015, p. 12, reeks A1.005. 9
A1.007 Bevorderingsdossiers voorgelegd aan het directiecomité van de FOD Sociale Zekerheid A1.008 Dossiers inzake de personeelsplanning en de opvolging van het taalkader 20 jaar vernietigen 10 jaar vernietigen A1.009 Managementplan van de FOD Sociale Zekerheid (2004-2008) 10 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van de diensten van de voorzitter. A1.010 Dossiers inzake het BPR Copersoc (2002) 10 jaar bewaren en overbrengen A1.011 Dossiers inzake het basisoverlegcomité 10 jaar vernietigen Deze reeks wordt bewaard door het secretariaat van de diensten van de voorzitter van de FOD Sociale Zekerheid. 2 A1.012 Dossiers inzake de ontwikkeling van de organisatie en van Shared Services 20 jaar bewaren en overbrengen 2 LELOUP G., Archief van de FOD Sociale Zekerheid. Diensten van de voorzitter. Archiefselectielijst 2015, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2015, p. 12, reeks A1.006. 10
A1.013 Dossiers inzake het NOVO-project 20 jaar bewaren en overbrengen A1.014 Dossiers inzake vergaderingen van beheersorganen (raad van bestuur, begeleidingscomité, enz.) van de vzw s Sigedis 3 en CIMIRe 4, van het Kunstensteunpunt enz. A1.015 Dossiers inzake het project COCA ( Courrier Cabinet ), een gemeenschappelijk project met DG Communicatie met het oog op een coherente aanpak van de briefwisseling met de burger 10 jaar bewaren en overbrengen 5 jaar vernietigen A2. P&O Archieven met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst A2.001 Dossiers inzake de ontwikkelcirkels zolang de medewerker in dienst is vernietigen Het betreft kopieën. De originele documenten worden bewaard door de dienst Personeel & Organisatie van de FOD. Eventuele originele documenten dienen overgemaakt te worden aan P&O. A2.002 Dossiers inzake het administratief beheer van de cel P&O 10 jaar vernietigen 3 Sigedis: Sociale individuele gegevens Données individuelles sociales. 4 CIMIRe: Comte individuel multisectoriel - Multisectoriële individuele rekening. 11
A2.003 Balanced Scorecard 10 jaar vernietigen Archieven met betrekking tot de specifieke taken en opdrachten van de dienst A2.004 Individuele dossiers van de personeelsleden van DG Beleidsondersteuning, DG Sociaal Beleid en van de dienst Communicatie zolang de medewerker in dienst is vernietigen Het betreft kopieën. Het eigenlijk personeelsdossier wordt bewaard door de dienst Personeel & Organisatie van de FOD. Eventuele originele documenten dienen overgemaakt te worden aan P&O. A2.005 Personeelslijsten en dossiers inzake de opvolging van het personeelsbeheer 10 jaar vernietigen A2.006 Selectiedossiers per domein 10 jaar vernietigen A2.007 Stukken betreffende het ziekteverlof (attesten, verslagen controlebezoeken enz.) A2.008 Stukken betreffende zendingen (toestemmingen, afrekeningen, bewijsstukken, ) 5 jaar vernietigen 7 jaar vernietigen A2.009 Stagerapporten 5 jaar na het einde van de stage vernietigen Het betreft kopieën. De originelen worden bewaard door de dienst Personeel & Organisatie. 12
A2.010 Dossiers inzake jobstudenten 5 jaar vernietigen A2.011 Documentatiedossiers nut voor de administratie vernietigen B. DOMEIN EVOLUTIE SOCIALE BESCHERMING B.001 Dossiers inzake het beheer van het domein Evolutie Sociale Bescherming 10 jaar bewaren en overbrengen Het betreft o.a. beleidsnota s, nota s over de structuur van de dienst enz. B.002 Dossiers inzake de opvolging van wetenschappelijke projecten/ studies over diverse onderwerpen: geriatrie, active ageing, gezondheidsstatistieken, pensioenhervorming enz. Het betreft zowel studies die intern gebeuren, als onderzoek dat wordt uitbesteed. 10 jaar na einde project selecteren en overbrengen Bewaren en overbrengen: de projectfiche, de tussentijdse verslagen, het eindverslag, het onderzoeksverslag, het eindproduct (al dan niet gepubliceerd) Vernietigen: dossiers openbare aanbestedingen, financiële documenten. B.003 Dossiers inzake de opvolging van wetenschappelijke projecten gefinancierd door de POD Wetenschapsbeleid (Belspo) 10 jaar na einde project selecteren en overbrengen Idem. B.004 Dossiers inzake de gezondheidsstatistieken 20 jaar bewaren en overbrengen B.005 Dossiers inzake de voorbereiding van de pensioenhervorming (verslagen en bijhorende documenten van de Taskforce pensioenhervorming en de Commissie pensioenhervorming) 20 jaar bewaren en overbrengen 13
B.006 Dossiers inzake het Belgisch Voorzitterschap van de Europese Unie in 2010 10 jaar bewaren en overbrengen De dienst stond in voor de coördinatie van de politieke onderhandelingen en voor de organisatie van een aantal conferenties rond sociale zaken. B.007 Dossiers inzake MIMOSIS, het microsimulatiemodel voor sociaal beleid in België (MIcrosimulation MOdel for Belgian Social Insurance) 5 tot vervanging selecteren en overbrengen Bewaren en overbrengen naar het RA: de resultaatnota s van de simulaties (m.a.w. de antwoorden op vragen van het kabinet, de sociale zekerheidsadministraties, enz.) B.008 Dossiers inzake het overleg met de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid over samenwerking rond het Datawarehouse Arbeidsmarkt en Sociale Bescherming (DWH AM&SB) voor onderzoeksdoeleinden 10 jaar selecteren en overbrengen Bewaren en overbrengen naar het RA: verslagen van vergaderingen en documenten waaruit de input van DG Beleidsondersteuning blijkt. B.009 Dossiers inzake de inrichting van het burgerportaal van de sociale zekerheid, de informatieve koepelsite van alle Belgische instellingen van de sociale zekerheid met informatie en online-diensten bestemd voor burgers, ondernemingen en professionals van de Sociale Zekerheid tot aanpassing/ vervanging vernietigen 5 Het microsimulatiemodel MIMOSIS maakt het mogelijk om hervormingen in een aantal beleidsdomeinen van de sociale zekerheid te simuleren op basis van geanonimiseerde maar individuele administratieve gegevens afkomstig uit het Datawarehouse Arbeidsmarkt en Sociale Bescherming (DWH AM&SB) van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. http://www.socialsecurity.fgov.be/rapport/2008/fr/opdrachten-per-dg/beleidsondersteuning/sociale-bescherming/mimosis.htm. 14
B.010 Dossiers inzake de organisatie van studiedagen/conferenties 5 jaar selecteren en overbrengen Bewaren: programma, teksten van toespraken, presentaties, persteksten, ev. foto s. Vernietigen: documenten betreffende de voorbereiding en de praktische organisatie (briefwisseling, uitnodigingen, reservaties enz.) B.011 Verslagen van de redactieraad van het Belgisch Tijdschrift voor Sociale Zekerheid 10 jaar bewaren en overbrengen B.012 Belgisch Tijdschrift voor Sociale Zekerheid 10 jaar 1 exemplaar in elke taal bewaren en overbrengen Tweetalig tijdschrift, opgericht in 1959, uitgegeven door de FOD Sociale Zekerheid. Sinds 2001 wordt het BTSZ ook on line ter beschikking gesteld: 6 B.013 Andere publicaties uitgegeven door de dienst Publicaties: - Vademecum van de financiële en statistische gegevens over de sociale bescherming in België (jaarlijks) - Beknopt overzicht van de Sociale Zekerheid in België (een bondige, maar zo volledig mogelijke uiteenzetting van de wetgeving inzake sociale zekerheid; jaarlijkse uitgave) - andere, bijvoorbeeld brochures 10 jaar 1 exemplaar in elke taal bewaren en overbrengen 6 http://socialsecurity.fgov.be/nl/nieuws-publicaties/publicaties/btsz/nummers.htm. 15
B.014 Dossiers inzake het boekhoudkundig beheer van de dienst Publicaties 7 jaar vernietigen C. DOMEIN BILATERALE RELATIES C.001 Presentaties of bijdragen van medewerkers (bijvoorbeeld op studiedagen, conferenties, ) 5 jaar bewaren en overbrengen C.002 Documentatie (o.a. documentatie verzameld n.a.v. studiedagen en conferenties) nut voor de administratie vernietigen C.003 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen 5 jaar vernietigen Parlementaire vragen worden gepubliceerd. C.004 Definitieve teksten van bilaterale akkoorden betreffende de sociale zekerheid C.005 Processen-verbaal van de onderhandelingen en geparafeerde teksten van akkoorden met niet-europese landen C.006 Dossiers inzake bilaterale akkoorden met Europese landen, met uitzondering van grenslanden 30 jaar bewaren en overbrengen 30 jaar bewaren en overbrengen 30 jaar bewaren en overbrengen Het betreft de originele, getekende versies van de uitvoeringsakkoorden. 7 De originele versie van de verdragen wordt bewaard door de Dienst Verdragen van de FOD Buitenlandse Zaken. Processen-verbaal, geparafeerde teksten, interpretaties. 7 In een minderheid van de gevallen betreft het een kopie en wordt het origineel bewaard bij de FOD Buitenlandse Zaken. 16
C.007 Dossiers inzake bilaterale akkoorden met grenslanden 30 jaar bewaren en overbrengen C.008 Dossiers inzake bilaterale akkoorden met niet-europese landen 30 jaar bewaren en overbrengen Processen-verbaal, geparafeerde teksten, interpretaties. Het betreft hier de interpretatieve beslissingen. C.009 Dossiers inzake akkoorden vakantie werk 10 jaar vernietigen Deze dossiers worden beheerd door de FOD Buitenlandse Zaken. DG Beleidsondersteuning heeft slechts een beperkte inbreng in het proces. C.010 Dossiers inzake zetelakkoorden (voorbereidende dossiers) 30 jaar selecteren en overbrengen Bewaren en overbrengen naar het RA: interpretatieve stukken en stukken die het standpunt van het Ministerie/FOD Sociale Zekerheid weerspiegelen. C.011 Dossiers inzake internationale coöperatieakkoorden 30 jaar bewaren en overbrengen Het betreft de originele, getekende akkoorden. C.012 Dossiers inzake Europese samenwerkingsprojecten 5 jaar vernietigen 17
D. DOMEIN MULTILATERALE RELATIES D.001 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen 5 jaar vernietigen Parlementaire vragen en antwoorden worden gepubliceerd. D.002 Dossiers inzake de terugbetaling van vertaalkosten (Verordening (EEG) nr. 1408/71) D.003 Dossiers inzake de organisatie van evenementen (workshops, conferenties enz.) D.004 Dossiers inzake sociale dumping (waakzaamheid, deelname aan werkgroepen, enz. ) 10 jaar vernietigen 5 jaar selecteren en overbrengen 10 jaar selecteren en overbrengen Bewaren: programma, teksten van toespraken, presentaties, persteksten, ev. foto s. Vernietigen: documenten betreffende de voorbereiding en de praktische organisatie (briefwisseling, uitnodigingen, reservaties enz.) Bewaren en overbrengen: inhoudelijk belangrijke documenten, verslagen van vergaderingen opgemaakt door medewerkers van de dienst, achtergrondnota s, Belgische posities. 18
D.005 Dossiers inzake de voorbereiding van Europese verordeningen, richtlijnen en andere besluiten 10 jaar na de aanneming van het besluit selecteren en overbrengen Bewaren: adviezen ingewonnen bij Belgische instanties, rapporten opgemaakt door de dienst, documenten die een Belgisch standpunt weerspiegelen. Vernietigen: officiële verslagen en documenten van de Europese instellingen (deze zullen op Europees niveau gearchiveerd worden). D.006 Dossiers inzake het Europees Comité voor sociale bescherming (deelname aan diverse werkgroepen over de sociale diensten en de vergrijzing, en aan de activiteiten i.v.m. de strategie Europa 2020 ) 10 jaar selecteren en overbrengen Bewaren: rapporten opgesteld door de dienst, achtergrondnota s en documenten die een Belgisch standpunt weergeven. Vernietigen: verslagen en documenten opgemaakt door het Comité voor sociale bescherming (deze worden op Europees niveau gearchiveerd). 19
D.007 Dossiers inzake deelname aan de werkzaamheden van de Administratieve Commissie voor de coördinatie van de socialezekerheidssystemen 8 D.008 Dossiers inzake de vertegenwoordiging van België bij de Raad van Europa (Europees Comité voor de sociale cohesie en Comité van deskundigen over de sociale zekerheid) 10 jaar selecteren en overbrengen 10 jaar selecteren en overbrengen Bewaren: verslagen van vergaderingen opgesteld door de dienst, documenten die een Belgisch standpunt weergeven, rapporten/antwoorden op vragenlijsten namens België. Vernietigen: notulen en documenten opgemaakt door de Administratieve Commissie (archivering op Europees niveau). Bewaren: Belgische rapportages. Vernietigen: Europese verslagen en documenten (zullen op Europees niveau bewaard worden). 8 Deze commissie een gemengde instelling bestaande uit ambtenaren van de Europese Commissie en afgevaardigden van de lidstaten staat vnl. in voor het begrijpelijker maken van de verordeningen inzake geneeskundige verzorging, werkloosheidsuitkeringen, pensioenen enz., en voor een betere toepassing ervan bij de instellingen van sociale zekerheid. http://www.socialsecurity.fgov.be/rapport/2013/nl/activiteiten/beleidsondersteuning/internationale_relaties.htm. 20
D.009 Dossiers inzake de opvolging van Europese inbreukprocedures (precontentieuze en contentieuze procedures) 10 jaar na afsluiten van het dossier selecteren en overbrengen Bewaren: dossiers inzake geschillen over Belgische sociale zekerheidswetgeving waarin de dienst de verdediging van de Belgische Staat moet behartigen. Vernietigen: dossiers waarin de dienst slechts de rol van tussenpersoon vervult. D.010 Dossiers inzake de opvolging van de omzetting van de Europese richtlijnen D.011 Dossiers inzake deelname aan Eurostat-werkgroepen (bijvoorbeeld: sociale bescherming, gezondheidsstatistieken care) 10 jaar vernietigen 10 jaar selecteren en overbrengen Bewaren: verslagen van vergaderingen opgemaakt door medewerkers van de dienst, Belgische rapportages, documenten die een Belgisch standpunt weergeven. Vernietigen: verslagen en documenten ontvangen van Eurostat. Deze zullen op Europees niveau gearchiveerd worden. 21
D.012 Dossiers inzake de deelname aan de Groep Sociale vragen van de Raad van de Europese Unie D.013 Dossiers inzake deelname aan comités, expert- en werkgroepen van de OESO 10 jaar selecteren en overbrengen 50 jaar selecteren en overbrengen Bewaren en overbrengen: verslagen opgemaakt door de medewerkers van de dienst, achtergrondnota s en posities. Vernietigen: inkomende verslagen en documenten vanwege de Groep Sociale vragen (archivering op Europees niveau). Bewaren en overbrengen: verslagen opgemaakt door de medewerkers van de dienst, achtergrondnota s en posities. Vernietigen: OESO-verslagen en documenten (deze worden gearchiveerd op het niveau van de OESO). 22
D.014 Dossiers inzake de werkzaamheden van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO)* D.015 Dossiers inzake de vertegenwoordiging van België bij de VN ( post-2015 raamwerk voor duurzame ontwikkeling, VNwerkgroep vergrijzing enz.) 10 jaar selecteren en overbrengen 10 jaar selecteren en overbrengen *De coördinatie is in handen van de FOD Tewerkstelling. Bewaren: nota s van de dienst (bijvoorbeeld over de toepassing van de verdragen i.v.m. de sociale bescherming), documenten die een Belgisch standpunt weergeven. Vernietigen: verslagen, documenten en publicaties van IAO (deze worden op het niveau van de IAO gearchiveerd). Bewaren: verslagen van de vergaderingen opgemaakt door de medewerkers van de dienst, achtergrondnota s en posities. Vernietigen: VN-verslagen en documenten (archivering op het niveau van de VN). 23
D.016 Dossiers inzake de federale coördinatie van het Verdrag inzake de rechten van personen met een handicap (UNCRPD) 9, zowel federaal als voor de deelstaten D.017 Dossiers inzake de coördinatie van de redactie van het sociale gedeelte van het Nationaal Hervormingsprogramma (NHP) 10 en van het Nationaal Sociaal Rapport (NSP) 11 10 jaar selecteren en overbrengen 10 jaar selecteren en overbrengen Bewaren: verslagen van (coördinatie)vergaderingen, achtergrondnota s en documenten die het Belgisch standpunt weergeven. Vernietigen: VN-verslagen, documenten en publicaties (archivering op het niveau van de VN). Bewaren: verslagen van coördinatievergaderingen, de jaarlijkse rapporten (NHP) en de Belgische antwoorden op de vragenlijst over het sociaal beleid (strategisch sociaal verslag). 9 Verdrag goedgekeurd door de VN op 13 december 2006; in België in werking sinds juli 2009. http://www.socialsecurity.fgov.be/rapport/2013/nl/activiteiten/beleidsondersteuning/internationale_relaties.htm. 10 Het NHP beschrijft wat de lidstaat gedaan heeft met de aanbevelingen van de Ministerraad (o.a. over het beleid inzake sociale zekerheid) voor het land in kwestie en wat de lidstaat ondernomen heeft om zijn nationale kwantitatieve doelstelling betreffende het terugdringen van kansarmoede en sociale uitsluiting te halen. http://www.socialsecurity.fgov.be/rapport/2013/nl/activiteiten/beleidsondersteuning/internationale_relaties.htm. 11 Sinds 2013 dienen de lidstaten een vragenlijst over hun sociaal beleid (strategisch sociaal verslag) in te vullen. Het antwoord op deze vragenlijst kan als een aanvulling bij het NHP worden beschouwd en bestaat telkens uit een analyse van de sociale situatie in de betreffende lidstaat en een beschrijving van de specifieke nationale maatregelen op vlak van sociale insluiting, pensioenen, geneeskundige verzorging en langdurige verzorging. http://www.socialsecurity.fgov.be/rapport/2013/nl/activiteiten/beleidsondersteuning/internationale_relaties.htm. 24
D.018 Projectdossiers sociale bescherming (bijv. project H5NCP, SIMS, ) 12 10 jaar selecteren en overbrengen Bewaren: projectfiche, verslagen van het opvolgcomité/stuurgroep, eindverslag of eindproduct. D.019 Dossiers inzake het ESSOBS-project (Europees systeem voor geïntegreerde socialebeschermingsstatistieken) D.020 Dossiers inzake statische gegevens overgemaakt aan internationale instellingen zoals het OESO of Eurostat D.021 Rapportages bij nationale en internationale organisaties over de toepassing in België van internationale verdragen die bepalingen bevatten i.v.m. de sociale zekerheid. 50 jaar selecteren en overbrengen 10 jaar bewaren en overbrengen 10 jaar bewaren en overbrengen Bewaren: verslagen opgesteld door de dienst, documenten die een Belgisch standpunt weergeven, statistieken, Belgische publicaties over de ESSOBS-data. Vernietigen: verslagen en documenten van de werkgroep rond ESSOBS (archivering op Europees niveau). D.022 Dossiers inzake de sociale zekerheid van de rijnvaartschippers 10 jaar selecteren en overbrengen Bewaren: verslagen van de tweejaarlijkse vergaderingen, inhoudelijk belangrijke stukken. 12 H5NCP: Activating National Contact Points in the framework of Decision H5. SIMS: Social Impact of Migration. Ibid. 25
D.023 Documentatie nut voor de administratie vernietigen D.024 Dossiers Presoc 50 jaar selecteren en overbrengen naar het RA Selecteren in overleg met het RA op basis van een inventaris van de dossiers. E. DOMEIN SOCIALE INDICATOREN E.001 Dossiers inzake de Indicatoren Subgroep van het Sociaal Beschermingscomité van de Europese Unie 10 jaar vernietigen Deze documenten zullen op het niveau van de Europese Commissie bewaard worden. E.002 Dossiers inzake de coördinatie van de Werkgroep Sociale Indicatoren Nationaal Hervormingsprogramma (NHP)/ Nationaal Sociaal Rapport (NSR) 10 jaar selecteren en overbrengen Bewaren en overbrengen naar het RA: documenten die een Belgisch standpunt weergeven en eigen verslagen van vergaderingen (verslagen opgemaakt door de medewerkers van de dienst). E.003 Indicatorenbijlage bij het sociale luik van het NHP en het NSR 10 jaar bewaren en overbrengen E.004 Documentatie nut voor de administratie vernietigen 26
F. DOMEIN GOVERNANCE F.001 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen 5 jaar vernietigen Parlementaire vragen en antwoorden worden gepubliceerd. F.002 Koninklijke en ministeriële besluiten (originele versies): benoemingen, bestuursovereenkomsten, samenstelling van de basisoverlegcomités van de OISZ enz. 30 jaar bewaren en overbrengen Ingebonden in chronologische volgorde. Opmerking: minuten en eensluidend verklaarde afschriften mogen vernietigd worden. F.003 Organieke besluiten die het statuut van de OISZ wijzigen 30 jaar bewaren en overbrengen Originele besluiten worden apart bewaard (zie F.002). F.004 Kopieën van organieke wetten betreffende de OISZ nut voor de administratie vernietigen F.005 Dossiers inzake de bestuursovereenkomsten tussen de Federale Staat en de openbare instellingen van de sociale zekerheid (OISZ) 30 jaar bewaren en overbrengen De originele besluiten worden apart bewaard (zie F.002). 27
F.006 Dossiers inzake de benoeming van revisoren bij de openbare instellingen van de sociale zekerheid (aanwijzing op basis van een dienstencontract gegund door een beperkte offerteaanvraag) 13 10 jaar vanaf de gunningsdatum of vanaf de datum waarop wordt afgezien van het gunnen van de opdracht vernietigen De originele benoemingsbesluiten worden wel bewaard (zie F.002). F.007 Dossiers inzake de benoeming van regeringscommissarissen 30 jaar of langer (minstens tot 3 jaar na de vervanging/ het ontslag als regeringscommissaris) bewaren en overbrengen De originele benoemingsbesluiten worden in een aparte reeks bewaard (zie reeks F.002). F.008 Dossiers inzake de benoeming van managementfuncties in OISZ F.009 Dossiers inzake de benoeming van de leden van de beheerscomités van de OISZ 30 jaar bewaren en overbrengen 30 jaar bewaren en overbrengen De originele benoemingsbesluiten worden in een aparte reeks bewaard (F.002). De originele benoemingsbesluiten worden in een aparte reeks bewaard (zie reeks F.002). 13 Art. 15 van het koninklijk besluit van 14 november 2001 inzake de uitoefening van de opdracht van de revisoren bij de openbare instellingen van sociale zekerheid. Belgisch Staatsblad, 20.12.2001. 28
F.010 Dossiers inzake de samenstelling van het directiecomité van de OISZ 30 jaar bewaren en overbrengen De originele besluiten worden in een aparte reeks bewaard (zie reeks F.002). F.011 Dossiers inzake de beheerscomités van de OISZ: huishoudelijke reglementen en vaststelling van het presentiegeld (voor de leden) en van de jaarlijkse vergoeding (voor de voorzitter) 30 jaar vernietigen De originele besluiten worden wel bewaard (in een aparte reeks, zie F.002). F.012 Personeelsdossiers van de OISZ 75 jaar na geboortedatum vernietigen F.013 Dossiers inzake de benoeming van de geneesheren-inspecteurs van de Dienst voor geneeskundige evaluatie en controle (RIZIV) en van de inspecteurs van de Controledienst voor de ziekenfondsen en de landsbonden van ziekenfondsen 75 jaar na geboortedatum vernietigen De originele benoemingsbesluiten worden wel bewaard (in een aparte reeks, zie F.002). F.014 Dossiers inzake het personeelsbeheer binnen de OISZ (personeelsplan, taalkader, weddenschalen) F.015 Dossiers inzake de samenstelling van de basisoverlegcomités van de OISZ F.016 Dossiers inzake contacten met de Vaste Commissie voor Taaltoezicht (klachten, opmerkingen, ) 10 jaar vernietigen Eventuele originele besluiten worden in een aparte reeks bewaard (zie F.002). 10 jaar vernietigen Originele besluiten worden wel bewaard (in een aparte reeks, zie F.002). 10 jaar vernietigen 29
F.017 Dossiers inzake de Interparastatale stagecommissie van de OISZ* 10 jaar selecteren en overbrengen *Deze bevoegdheid is overgegaan naar de FOD P&O. Bewaren: algemene documentatie en omzendbrieven. F.018 Dossiers inzake de instelling van een Raad van beroep voor de instellingen van openbaar nut die onder toezicht staan van de Minister van Sociale Voorzorg 14 F.019 Dossiers inzake de vergaderingen van het Sectorcomité XX en XII F.020 Dossiers inzake de opmaak van tabellen (fiches) met gegevens over het personeel van de OISZ die overgemaakt moeten worden aan de representatieve vakorganisaties (KB van 10 april 1995, art. 9, paragraaf 3 herverdeling van de arbeid) F.021 Diverse briefwisseling (vragen vanwege het kabinet, vragen om info enz.) 30 jaar vernietigen De originele besluiten worden bewaard in een aparte reeks (zie F.002). 10 jaar bewaren en overbrengen 5 jaar vernietigen 10 jaar* vernietigen *De administratie kan beslissen om stukken met precedentswaarde langer te bewaren. F.022 Circulaires en dienstnota s ter attentie van de OISZ zolang als geldig bewaren en overbrengen 14 Ministerieel besluit van 22 juni 1973 tot instelling van een Raad van beroep voor de instellingen van openbaar nut die onder toezicht staan van de Minister van Sociale Voorzorg, Belgisch Staatsblad, 27.10.1973. 30
F.023 Dossiers inzake opmerkingen van het Rekenhof 10 jaar vernietigen F.024 Adviezen en informatie overgemaakt aan de regeringscommissarissen bij de beheerscomités van de OISZ 10 jaar vernietigen F.025 Documentatie nut voor de administratie vernietigen F.026 Dossiers inzake de toepassing van het administratief en geldelijk statuut 30 jaar selecteren en overbrengen naar het RA Selecteren in overleg met het RA op basis van een inventaris van de dossiers. G. BUSINESS DEVELOPMENT MANAGEMENT/DOMEIN UNDECLARED WORK G.001 Dossiers inzake projecten/studies over sociale fraude (sociale bescherming) 10 jaar na einde project selecteren en overbrengen Bewaren en overbrengen naar het RA: projectfiche, tussentijdse verslagen, eindverslag, eindproduct. Vernietigen: overige documenten. 31
G.002 Dossiers inzake deelname aan internationale werkgroepen rond sociale dumping 10 jaar selecteren en overbrengen Bewaren en overbrengen: verslagen opgesteld door de medewerker van DG Beleidsondersteuning, achtergrondnota s, documenten waaruit een Belgisch standpunt blijkt. Vernietigen: officiële verslagen en documenten ontvangen van deze werkgroepen. G.003 Stukken betreffende het Optifed-project Belincosoc, een project voor de internationale samenwerking op het vlak van sociale bescherming (Belgian International Cooperation on Social Protection) 15 10 jaar na einde project selecteren en overbrengen Bewaren en overbrengen naar het RA: projectfiche, tussentijdse verslagen, eindverslag, eindproduct(en). Vernietigen: overige documenten. H. KNOWLEDGE CENTRE H.001 Dossiers inzake de opmaak en opvolging van de begroting van de dienst 7 jaar vernietigen H.002 Bestelbonnen 7 jaar vernietigen H.003 Vastleggingsbulletins 7 jaar vernietigen 15 http://www.belincosoc.be. 32
H.004 Facturen 7 jaar vernietigen H.005 Rekeninguittreksels 7 jaar vernietigen H.006 Dossiers inzake overheidsopdrachten: - Gunningsdossiers - Uitvoeringsdossiers voor leveringen en diensten H.007 Dossiers inzake de opmaak en wijziging van het bibliotheekreglement 10 jaar vanaf de gunningsdatum of vanaf de datum waarop wordt afgezien van het gunnen van de opdracht 30 maanden na de betekening van het proces-verbaal van voorlopige oplevering tot opmaak nieuwe versie vernietigen vernietigen bewaren en overbrengen H.008 Aanwinstenregister van de bibliotheek tot vervanging bewaren en overbrengen H.009 Data betreffende het beheer van de bibliotheek (beheer van de lezers, ontleningen, enz.) 10 jaar vernietigen Voor het beheer van de bibliotheek wordt gebruik gemaakt van PMB. 33
H.010 Projectdossiers 10 jaar na einde project vernietigen Deze reeks zal bewaard worden op het niveau van epmd. H.011 Allerhande vragen (m.b.t. boeken, abonnementen, informatieaanvragen enz.), meestal via e-mail 3 jaar vernietigen I. INFORMATIEAMBTENAAR I.001 Informatievragen en klachten (vnl. via mail) 5 jaar vernietigen 34
5589