Beleidskaders en beleid 2018 Bestuur Stichting Pensioenfonds Scildon (SPS)

Beleidskaders en beleid 2018 Bestuur Stichting Pensioenfonds Scildon (SPS)

Revision history Version Status Date Summary of changes V 1.0 Approved 2014 2014 version V 1.9 Updated 2015 Tekstuele details en lettertypes History distribution toegevoegd Chrystal Marbles >> First Pensions Inhoudsopgave V 2.0 Approved 30 juni 2015 InfoWeb > Mijn L&G V 2.9 Updated 19 mei 2016 Toevoegen onderdeel 1,2,3 V 3.0 Approved 23 mei 2016 V 3.9 Updated 3 april 2017 Beleggingsuitgangspunten en communicatiebeleid bestuur V 4.0 Approved 10 april 2017 V 4.1 Updated 13 nov 2018 Naamswijziging en actualisatie (akkoord vergadering 19 november 2018) 1 Distribution (R=Review, I=Information, A=Approval) Nr. Name of receiver Function/role 1.0 1.9 2.0 2.9 3.0 3.9 4.0 4.1 Bestuur Approval A Bestuur Review R Bestuur Approval A VO Information I Bestuur Review R Bestuur Approval A A A A

Table of Contents 1 MISSIE... 4 2 VISIE... 4 3 DOELSTELLINGEN... 4 4 BESTUUR HANDELT CONFORM GESTELDE IN STATUTEN VAN SPF... 4 5 STATUTEN... 4 6 ALGEMENE UITGANGSPUNTEN... 5 7 BELEIDSUITGANGSPUNTEN MET BETREKKING TOT (ONDERHOUD VAN) HET REGLEMENT... 5 8 UITGANGSPUNTEN MET BETREKKING TOT (ONDERHOUD VAN) DE ABTN... 5 9 BELEIDSUITGANGSPUNTEN MET BETREKKING TOT DE BELEGGINGEN... 5 10 BELEIDSUITGANGSPUNTEN MET BETREKKING TOT UITBESTEDING... 6 11 TOETSING VAN BELEID... 6 12 BIJLAGE COMMUNICATIEBELEID BESTUUR... 7

1 MISSIE SPS wil voor zowel haar deelnemers als de werkgever een betrouwbaar pensioenfonds zijn. Het bestuur voert hiertoe een solide financieel beleid en toetst of afspraken in overeenstemming zijn met wet- en regelgeving. Belangrijke onderdelen van het beleid zijn onder meer de medezeggenschap van alle belanghebbenden, de beginselen van goed pensioenfondsbestuur en een gedegen risicomanagement-, uitbestedings- en communicatiebeleid, prudent beleggingsbeleid en een voorwaardelijk indexatiebeleid. 2 VISIE De pensioensector staan ingrijpende veranderingen te wachten die zorgen voor onzekerheid. De uitdaging daarbij is om te voldoen aan de verwachtingen van belanghebbenden. Zowel binnen de huidige als de komende wettelijke kaders streeft SPS naar een goede pensioenvoorziening door een transparante uitvoering van de in de CAO afgesproken pensioentoezeggingen. Communicatie en transparantie acht SPS van groot belang teneinde betrokkenheid te realiseren alsook pensioenbewustzijn en verwachtingen te managen. Teneinde de missie te kunnen uitvoeren, moet er sprake zijn van een robuust beleidskader, goed pensioenfondsbestuur en moet goed worden samengewerkt met de sponsor, adviseurs en uitvoerende partijen op het gebied van vermogensbeheer en pensioenuitvoering. 3 DOELSTELLINGEN Transparante vertaling van de afspraken in de cao met betrekking tot pensioen Uitvoering van dit reglement conform de beginselen van goed pensioenfondsbestuur Het monitoren van de in de risicomatrix opgenomen risico s en het daar waar nodig nemen van mitigerende maatregelen Het voeren van een prudent beleggingsbeleid in overeenstemming met de beperkte omvang van het fonds Het gestand doen van de nominale toezegging en daar waar mogelijk het realiseren van de indexatieambitie 4 BESTUUR HANDELT CONFORM GESTELDE IN STATUTEN VAN SPS De basis is de toezegging van de werkgever aan de werknemer Om die toezegging uit te voeren is SPS opgericht Toezegging werkgever is de pensioenovereenkomst, zoals uitgewerkt in het pensioenreglement Uitgangspunt daarbij zijn de CAO afspraken voor de verzekeringssector Bestuur handelt conform de principes voor goed pensioenfondsbestuur 5 STATUTEN De statuten bepalen het doel van de Stichting: geven van pensioen conform reglement De grondslagen voor het fonds zijn vastgelegd in de actuariële en bedrijfstechnische nota (ABTN) Taken bestuur: o Opstellen beleid Beleid met betrekking tot dekkingsgraad Opstellen/onderhouden reglement Opstellen/onderhouden actuariële nota/abtn Opstellen/onderhouden beleggingsbeleid conform prudent person principe o Uitvoering geven aan statuten en reglementen

6 ALGEMENE UITGANGSPUNTEN Het Bestuur heeft grote affiniteit met het fonds en streeft in de uitvoering van het gestelde in de statuten de volgende zaken na: o Zorgvuldige besluitvorming o Besluitvorming in consensus met vastlegging van afwijkende standpunten o Betrouwbare uitvoering o Beleid dat past bij de maat van het fonds met name inzake beleggingen en risico; d.w.z. risicomijdend en uitgaand van het gestand doen van de nominale toezegging o Vermijden van conflicterende belangen door gelijke vertegenwoordiging van (gewezen) werknemers en werkgever en een gelijke verdeling van rollen over deze geledingen. Daar waar conflicterende belangen toch zouden spelen worden ze expliciet vastgelegd in de notulen van de bespreking van het betreffende onderwerp. 7 BELEIDSUITGANGSPUNTEN MET BETREKKING TOT (ONDERHOUD VAN) HET REGLEMENT Het reglement is in goed overleg tussen de vertegenwoordigers van werknemers en werkgever opgesteld rekening houdend met de relevante wet- en regelgeving en de CAO voor de verzekeringstak Onderhoud aan het reglement vindt plaats o op grond van wet- of regelgeving o op grond van wijzigingen in de CAO o of op initiatief van de werkgever. In geval van wet- en regelgeving of CAO wordt de betreffende wijziging door het bestuur doorgevoerd na raadpleging van externe deskundigen In geval van een initiatief tot wijziging van het reglement door de werkgever zal hierover eerst in het Bestuur overeenstemming dienen te worden bereikt. Bij aanpassing zullen de deelnemers over de wijziging worden geinformeerd. 8 UITGANGSPUNTEN MET BETREKKING TOT (ONDERHOUD VAN) DE ABTN Het bestuur heeft in de ABTN het beleid op het gebied van herverzekering en beleggingen opgenomen. Voor het beleggingsbeleid wordt verwezen naar de volgende paragraaf. Uitgangspunt voor herverzekering zijn de in hoofdstuk 6 van de ABTN opgenomen maxima. Het bestuur heeft verder in de actuariële nota beleidspunten op de volgende terreinen, opgenomen in reglement, statuten of CAO, conform wet- en regelgeving laten uitwerken: o Interne beheersingssystemen en administratieve organisatie o Beloningsbeleid bestuurders o Procedures voor de aansluiting van werknemers o De uitvoeringsovereenkomst o De financiële opzet en sturingsmiddelen van het fonds o Korting pensioenaanspraken en rechten. 9 BELEIDSUITGANGSPUNTEN MET BETREKKING TOT DE BELEGGINGEN Gezien de beperkte omvang van het pensioenfonds van Scildon heeft het bestuur gekozen voor een beleggingsbeleid met een strategische mix met vastrentend en aandelen. Het beleid met betrekking tot deze waarden is volledig uitgewerkt in de ABTN in hoofdstuk 7.3. Met de inwerkingtreding van het nieuwe financiële toetsingkader van DNB heeft het bestuur aanvullend besloten de vastrentende waarden zoveel mogelijk op duration gelijk te trekken aan de duration van de verplichtingen om de invloed van rentewijzigingen op de dekkingsgraad te minimaliseren. In het beleggingsbeleid van 2018 is een herziening van de strategische mix vastgelegd. Op basis van de voorkeur van deelnemers is een stappenplan geformuleerd om de returnportefeuille uit te breiden.

10 BELEIDSUITGANGSPUNTEN MET BETREKKING TOT UITBESTEDING Gezien de beperkte omvang van het fonds heeft het bestuur gekozen voor uitbesteding van: Administratie Beleggingen Jaarwerk Actuariële ondersteuning Uitbesteed wordt aan professionele partijen op basis van een tender proces, waarbij minimaal twee partijen worden betrokken Uitbestede processen worden door het Bestuur gemonitord Uitbesteding is als risico opgenomen in de risicomatrix en wordt in elke vergadering besproken Uitbesteding wordt eenmaal per 3 jaar geëvalueerd Om het beleid op deze vijf punten mogelijk te maken/uit te voeren wordt zorggedragen voor: Inrichting en onderhoud van riskmanagement (zie riskmatrix) Inrichting en onderhoud van deskundigheid (zie deskundigheidsmatrix) Inrichting en onderhoud van uitbesteding (zie uitbestedingsovereenkomst) Inrichting en onderhoud communicatiebeleid (zie bijlage voor overzicht uitingen) Het bestuur zal DNB van toekomstige voorgenomen nieuwe uitbestedingen in kennis stellen. 11 TOETSING VAN BELEID afleggen verantwoording aan verantwoordingsorgaan en deelnemers jaarlijks wordt het beleid en de uitvoering daarvan getoetst door een externe visitatiecommissie

12 BIJLAGE OVERZICHT COMMUNICATIEUITINGEN naar actieve Deelnemers 12.1.1 Intern Pensioenreglement op Mijn Scils Verkort reglement op Mijn Scils Klachten- en geschillenregeling op Mijn Scils Belangrijke onderwerpen via mail en/of Wat ons Beweegt Deelnemersvergadering 12.1.2 Via Appel Welkomstbrief Startbrief + UPO indienst 1x per jaar UPO Brief bij indexatie Bevestigingsbrief bij mutatie Bij inkomende waardeoverdracht bevestiging nieuwe afspraken Bij uitgaande waardeoverdracht correspondentie met nieuwe uitvoerder Uit dienstbrief + UPO uitdienst naar Ex-deelnemers/ex-partners (Slapers) 12.1.3 Via Appel 1x per jaar UPO (inclusief indexatie) Brief bij relevante onderwerpen naar Pensioengerechtigden 12.1.4 Via Appel maandelijks pensioenspecificatie Brief bij indexatie Brief bij relevante onderwerpen naar verantwoordingsorgaan Het verantwoordingsorgaan wordt na elke bestuursvergadering door de voorzitter geinformeerd over de besproken onderwerpen. Daarnaast heeft het verantwoordingsorgaan digitaal toegang tot alle vergaderstukken. Extern Correspondentie naar derden wordt door 2 bestuursleden geaccordeerd. Algemeen (inzage in) Jaarverslag via Website scildon.pensioenfonds.nl Bij elke bestuursvergadering wordt er een besluit genomen over onderwerpen die gecommuniceerd moeten worden, aan welke groep en de wijze waarop.