functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Agentschap voor Natuur en Bos zoekt een dossier-en gegevensbeheerder Statutair Niveau: C Rang: C1 Graad: Medewerker Met standplaats: VAC Gent Vacaturenummer: 2018/09/S14 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als dossier- en gegevensbeheerder ben je een AD-ICT-medewerker. Je bent de draaischijf binnen het AVESteam Oost-Vlaanderen. Daarnaast registreer je alle binnenkomende adviesvragen en verdeel je deze onder de medewerkers. Je staat in voor telefoonpermanentie en beheert de mailbox voor AVES Oost-Vlaanderen. 2 FUNCTIECONTEXT De vacature bevindt zich binnen de entiteit AVES (Adviezen, vergunningen, erkenningen en subsidies). Het Agentschap voor Natuur en Bos, een agentschap van de Vlaamse overheid, werkt elke dag aan het behoud, de bescherming en de ontwikkeling van natuur in Vlaanderen. De missie van het agentschap is: Meer, beter en samen. Het Agentschap voor Natuur en Bos werkt dan ook samen met veel verschillende partners en creëert zo een groter draagvlak voor natuur. Daarnaast beheert het agentschap zo'n 80.000 hectare bossen, natuurgebieden en domeinen en zorgt daarmee voor beleefbare natuur in de buurt van iedereen. De 750 gemotiveerde medewerkers staan met twee 'botten' op het terrein. Die terreinkennis en ervaring vormen belangrijke pijlers om het beleid te helpen voorbereiden. Meer informatie over het Agentschap voor Natuur en Bos vind je op de website www.natuurenbos.be.
3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Beheren en behandelen van financiële dossiers en gegevens met als doel ervoor te zorgen dat de (interne) processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. intern moet opgevat worden als de hele Vlaamse overheid en daaraan verbonden organisaties. Interne processen sluiten niet uit dat er externe gevolgen, externe input of externe doelgroepen zijn. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Voorbeelden van activiteiten pagina 2 van 8
Gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens met als doel dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens met als doel te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens met als doel via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden met als doel klanten en andere betrokkenen correct te informeren. - Ontbrekende gegevens opzoeken - Gegevens importeren in een digitaal systeem - Ontvangst van facturen bevestigen en facturen ingeven - Bevestiging van rekeningnummer vragen bij leveranciers - Samenstellen van een dossier - Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren - Vaststellen van foutieve boekingen en voorstellen doen voor correctie - Controleren of aanvragen in lijn zijn met de onderrichtingen - Problemen detecteren en oplossingspistes voorstellen - Controleren en goedkeuren van een aanvraag tot bestelbon - Berekeningen uitvoeren - Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, - Uitzoeken hoe wetgeving het best kan toegepast worden - Opmaken van overzichten en rapporten - Voorbereiden en uitvoeren van financiële verrichtingen - Ondersteuning geven bij uitwerking van nieuwe financiële processen - Blokkeringsrapporten opvolgen - KPI s opvolgen en aanpassingen doen - Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren - Fungeren als aanspreekpunt voor (interne) klanten - Informatie verstrekken aan leveranciers en interne klanten - Rapporteren over de stand van zaken - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen en agendapunten aanbrengen - Praktijkgerichte feedback geven op financiële instructies - Bespreken van dossiers met collega s pagina 3 van 8
Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. - Contacten met betrokken instanties onderhouden, bvleveranciers,, FB - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen - Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier - Relevante informatie delen met collega s - Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten - Samenwerken aan en voorstellen doen voor verbeterprojecten - Zicht houden op overkoepelende financiële werking 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): 1) Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen het Agentschap voor Natuur en Bos. Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen het Agentschap voor Natuur en Bos in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen het Agentschap voor Natuur en Bos en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Ann Lodewyckx, ann.lodewyckx@vlaanderen.be, 0492/23.63.85). 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 4 van 8
4.2 COMPETENTIES Technische competenties Kennis om methoden en technieken, werkprocedures en processen toe te passen en/of bekwaamheid in het gespecialiseerd gebruik van materialen, technieken, apparatuur en gereedschappen. Grondige kennis en begrip van de specifieke reglementeringen, normen, Kennis van de organisatie en inzicht in formele structuren. Administratief-organisatorische vaardigheden. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van overplaatsing moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: pagina 5 van 8
1. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. 2. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 3. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt ingezet in de graad van Medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 4 maart 2019. Indien slechts 1 kandidaat na CV-screening voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden, kan deze procedure afgehandeld worden op basis van het dossier. pagina 6 van 8
6.2 JURYGESPREK MET PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het jurygesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van ANB en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Visie op en inzicht in de functie Motivatie en verwachtingen Technische competenties Persoonsgebonden competenties Inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel in de week van 11 maart 2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.3 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 28/02/2019. pagina 7 van 8
Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier via mail naar sollicitatiesanb@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer. Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 28/02/2019 naar ons stuurt (de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Je vindt het sollicitatieformulier bij deze vacature op 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Gert Van Hoydonck Gert.vanhoydonck@vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Ann Lodewyckx selectieverantwoordelijke ann.lodewyckx@vlaanderen.be 0492/23.63.85 Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 29/03/2019. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kunt hiervoor een mail sturen naar sollicitatiesanb@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 8 van 8