Beschrijvend document 1. INLEIDING 1.1 Algemeen Voor u ligt het Beschrijvend document behorende bij de openbare aanbesteding voor server, storage, netwerkcomponenten en accessoires. Dit betreft o.a. levering, installatie en advisering betreffende rekencentrumhardware zoals servers, storage, netwerkcomponenten, racks, kabels en accessoires. Deze openbare aanbesteding wordt uitgevoerd ten behoeve van Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), Overheid Datacenters Noord (ODC-Noord) en Dienst ICT Uitvoering (DICTU), hierna te noemen Opdrachtgever, met aanbestedingsnummer 14920 (Negometrix) Aanleiding is het aflopen van het Raamcontract Levering Windows servers en Storagecomponenten per medio 2014 van Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). In november 2014 loopt het contract voor de server, storage en netwerkcomponenten af binnen Dienst ICT Uitvoering (DICTU). Om de rechtmatigheid van de levering van servers, storage en netwerkcomponenten te handhaven wordt deze Aanbesteding gestart. 1.2 Beschrijving van de Opdrachtgever Aanbestedende dienst Deze aanbesteding wordt uitgevoerd door het Inkoop Uitvoeringscentrum Noord (hierna verder te noemen IUC-N) in opdracht van de volgende Aanbestedende diensten: Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO); Overheid Datacenters Noord (ODC-Noord); Dienst ICT Uitvoering (DICTU). DUO DUO verzorgt als uitvoeringsorganisatie, zijnde onderdeel van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap de uitvoering van complexe wet- en regelgeving en heeft een uitgebreid dienstenpakket. DUO financiert en informeert onderwijsdeelnemers en onderwijsinstellingen. Voor verdere informatie wordt verwezen naar de website www.duo.nl DUO verzorgt als uitvoeringsorganisatie, zijnde onderdeel van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap de uitvoering van complexe wet- en regelgeving en heeft een uitgebreid dienstenpakket. DUO financiert en informeert onderwijsdeelnemers en onderwijsinstellingen. Voor verdere informatie zie www.duo.nl ODC-Noord In het kader van het Uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst brengt het Rijk 66 datacentra terug tot vier grote locaties. Overheidsdatacenter (ODC Noord) is het tweede datacenter dat nu is geopend. Ze is eigendom van het ministerie van OCW en is organiek onderdeel van Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Het gaat in eerste instantie ruimte bieden aan de servers van Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB), de Rechtspraak, Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), Rijksdienst Wegverkeer (RDW), Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR), de provincie Groningen, de gemeente Groningen en de ministeries van Economische Zaken en Onderwijs, Cultuur en Wetenschap DICTU (Dienst ICT Uitvoering) Dienst ICT Uitvoering (DICTU), bestaande uit circa 700 enthousiaste en gedreven medewerkers, is een onderdeel van het Ministerie van Economische Zaken (EZ). DICTU is de ICT-dienstverlener van EZ. Als shared service center en batenlasten dienst wordt hij gestuurd op het kostenefficiënt leveren van ICT diensten. DICTU richt zich op services voor werkplekken, applicaties, ontwikkeling- en beheer van maatwerkapplicaties, telefonie en datacommunicatie. Daarnaast fungeert DICTU als inkooporganisatie voor hardware, software en ICT dienstverlening ten behoeve van EZ en de daartoe behorende organisaties. 1
DICTU is bezig met het ontwikkelen van een High Availability Platform (Cloud Services). Hiervoor heeft DICTU een aparte aanbesteding gestart en inmiddels een contract gesloten. Opdrachten inzake de aanschaf van hardware en aanhangende diensten die gerelateerd zijn aan de Cloud Services vallen derhalve niet onder de reikwijdte van deze opdracht. In specifieke omstandigheden van het geval kan DICTU alsnog besluiten de aanschaf van hardware en aanhangende diensten gerelateerd aan de Cloud Services bij deze Raamovereenkomst uit te vragen. Het betreft hier een optie van Opdrachtgever. DICTU is daartoe niet verplicht en Opdrachtnemer kan hieraan geen rechten aan ontlenen. Indien DICTU een dergelijk verzoek indient, is Opdrachtnemer verplicht uitvoering te geven aan dit verzoek. IUC-Noord (Inkoop Uitvoeringscentrum) IUC-Noord vormt sinds 1 juli 2013 de tweede interdepartementale inkooporganisatie binnen het Rijk. Ze is eigendom van het ministerie van OCW en is organiek onderdeel van Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). IUC-Noord bedient vanaf 1 juli 2013 het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) en OCW als klanten. IUC-Noord draagt in het kader van deze aanbesteding zorg voor het inkoopproces van Server, storage, netwerkcomponenten, racks, kabels, accessoires en housing ten behoeve van het DICTU, DUO en ODC-Noord. Voor deze aanbesteding is een projectteam geformeerd, bestaande uit vertegenwoordigers van de aanbestedende diensten en het Inkoop- en Uitvoeringscentrum Noord (IUC-Noord). 1.3 Doel van de aanbestedingsprocedure Het doel van deze aanbestedingsprocedure is het afsluiten van een Raamovereenkomst voor servers, storage, netwerkcomponenten, racks, kabels en accessoires. Opdrachtgever zal Raamovereenkomsten afsluiten met 3 Opdrachtnemers. Opdrachtgever beoogt met de onderhavige aanbesteding te komen tot een Raamovereenkomst met een flexibele leveringsomvang. De Raamovereenkomst zal dan ook verschillende voorzieningen bevatten die gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst van invloed kunnen zijn op de uiteindelijke leveringsomvang van de Opdracht. U dient in dit kader rekening te houden met de volgende kenmerken van de Raamovereenkomst c.q. Opdracht (in deze verdere paragraaf ook wel aangeduid als voorbehouden ): Opdrachtgever zoekt een Opdrachtnemer(s) die beschikt over goede inkoopcondities, merkonafhankelijk is en een zo breed mogelijk merkenassortiment biedt, waarbij de kwaliteitsarbo- en milieueisen die worden gesteld vanuit de wet- en regelgeving aan het leveren van servers, storage, netwerkcomponenten en accessoires, alsmede bijbehorende logistieke diensten gewaarborgd blijven. Contractvorm en -duur Het doel van deze aanbestedingsprocedure is het afsluiten van een Raamovereenkomst voor de periode van 4 jaar met drie Opdrachtnemers ten behoeve van levering, installatie en advisering betreffende rekencentrum hardware. De looptijd van de Raamovereenkomst is 3-1. 1.4 Opdrachtgever en Aanbestedende Dienst De aanbestedende dienst voor deze aanbesteding bestaat uit DICTU, DUO en ODC-Noord. Deze partijen worden hierna in het Aanbestedingsdocument, of de Bijlagen daarvan, aangeduid als Aanbestedende dienst. Na het sluiten van de Raamovereenkomst met de Inschrijver aan wie de opdracht zal worden gegund worden ze aangeduid als Opdrachtgever. De aanbestedende dienst is tevens opdrachtgever en verantwoordelijk voor de inhoudelijke aspecten van deze aanbestedingsprocedure. Opdrachtgever (ODC-Noord) sluit de Raamovereenkomst niet alleen af ten behoeve van zichzelf, maar ook ten behoeve van de Deelnemers van Opdrachtgever (ODC-Noord). Zij fungeert in dit opzicht als een intermediair. Opdrachtgever (ODC-Noord) neemt Diensten af onder de Raamovereenkomst en levert die weer door aan de Deelnemers. Op die wijze 2
combineert Opdrachtgever (ODC-Noord) de behoefte van de Deelnemers. Alle in de Bijlage Mogelijke deelnemers ODC-Noord genoemde overheden c.q. overheidsorganisaties, inclusief de daartoe behorende Opdrachtgever, kunnen deelnemende partij zijn in het kader van deze aanbesteding. De behoefte van Opdrachtgever en/of de Deelnemers kan gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst toe- en afnemen. Wijzigingen in de organisatie van Opdrachtgever en/of de Deelnemers, alsook wijzigingen in het verzorgingsgebied van Opdrachtgever kunnen gevolgen hebben voor de leveringsomvang van de Opdracht. Bij wijzigingen in de organisatie van Opdrachtgever en/of de Deelnemers dient te worden gedacht aan ontwikkelingen waardoor de organisaties van de in Bijlage Mogelijke deelnemers ODC-Noord genoemde entiteiten groeien dan wel krimpen. Een mogelijk voorbeeld hiervan is de samenvoeging van een deelnemende partij met een andere overheid c.q. overheidsorganisatie. Het verzorgingsgebied van Opdrachtgever heeft betrekking op de klanten van Opdrachtgever. Opdrachtgever behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om, voor zover aanbestedingsrechtelijk toegestaan, in een later stadium meer overheden c.q. overheidsorganisaties te laten aansluiten als deelnemende partij in die zin dat Opdrachtgever ook ten behoeve van hen Diensten kan afnemen onder de Raamovereenkomst. 1.5 Scope van de opdracht Tot de scope van de Opdracht wordt gerekend: Server, storage en netwerkcomponenten en accessoires De levering van de Categorieën: Servers, Storage, actieve netwerkcomponenten, racks, kabels, Accessoires en Additionele Dienst(verlening) bestaande uit: uitpakken van de Producten; stickeren van de Producten en het registreren in het gegevensbestand van de Aanbestedende dienst; configureren van de Producten; software pre-installatie (imaging); onsite support op aanvraag bij Server & Storage op aanwijzing van de Aanbestedende dienst het plaatsen van Producten op de overeengekomen plaats in het gebouw; aansluiten van Producten op het netwerk; op aanwijzing van de Aanbestedende dienst testen van de Producten op de juiste werking nadat de Producten zijn aangesloten op het netwerk; het afvoeren van de overtollige oude Producten met een gegarandeerde verwijdering van alle data. Ontwikkelingen zoals wijzigingen in de specificaties van de huidige installed base van servers, storage en netwerkcomponenten zullen binnen deze Raamovereenkomst verder uitgevraagd kunnen worden. De uitvraag zal altijd geschieden op basis van de huidige installed base of gelijkwaardig. De Aanbesteden diensten wensen mee te kunnen gaan in de nieuwe ontwikkelingen. Daarnaast kan het zijn dat er wegens insourcingstrajecten nieuwe producten en diensten worden toegevoegd aan de installed base. De mogelijkheid voor het bijkopen van garantie op server, storage en netwerkcomponenten. Onderhoud Onderhoud voor de aan te schaffen servers, storage en netwerkcomponenten en de huidige installed base valt niet standaard onder de reikwijdte van deze Aanbesteding. Dit geldt voor zowel de Aanbestedende dienst DICTU, DUO en ODC-Noord. Opdrachtgever heeft wel de intentie om in voorkomende gevallen onderhoud of support onder dit contract te kunnen afnemen. Als dat voorkomt zal het in een Nadere Offerteaanvraag worden meegenomen. 3
1.6 Buiten de scope van de opdracht Buiten de scope van de Opdracht wordt gerekend: Beheer Het beheer (diensten) wordt buiten deze Raamovereenkomst gehouden. Dit is geen onderdeel van de huidige scope. Availability Platform (Cloud Services) DICTU is bezig met het ontwikkelen van een High Availability Platform (Cloud Services). Hiervoor heeft DICTU een aparte aanbesteding gestart en inmiddels een Raamovereenkomst gesloten. Opdrachten inzake de aanschaf van hardware en aanhangende diensten die gerelateerd zijn aan de Cloud Services vallen derhalve niet onder de reikwijdte van deze opdracht. In specifieke omstandigheden van het geval kan DICTU alsnog besluiten de aanschaf van hardware en aanhangende diensten gerelateerd aan de Cloud Services wel bij deze Raamovereenkomst uit te vragen. Het betreft hier een optie van Opdrachtgever. DICTU is daartoe niet verplicht en Opdrachtnemer kan hieraan geen rechten aan ontlenen. Indien DICTU een dergelijk verzoek indient, is Opdrachtnemer verplicht uitvoering te geven aan dit verzoek. 1.7 Lopende (Raam)overeenkomsten Op dit moment nog lopende (Raam)overeenkomsten die van invloed zijn op deze Raamovereenkomst worden gerespecteerd tot de einddatum. DUO/ODC-Noord Levering EASI2010 Rekencentrum Hardware, perceel Netwerken. Deze (Raam)overeenkomst loopt tot 31-07-2016. Onderhoud op de huidige installed base wordt afgenomen via derde partijen. DICTU Levering De huidige (Raam)overeenkomsten lopen af per medio november 2014. Onderhoud op de huidige installed base wordt afgenomen via derde partijen. 1.8 Perceelindeling Deze aanbesteding is niet opgedeeld in percelen. Opdrachtgever is voornemens om met drie (3) leveranciers een Raamovereenkomst af te sluiten. Deelopdrachten zullen via een minicompetitie tussen deze 3 leveranciers worden verstrekt. Nadere Overeenkomsten. Indien Opdrachtgever een Nadere Overeenkomst heeft te vergeven, met een geraamde waarde gelijk of groter dan 5.000,00, roept zij de drie (3) gecontracteerde Opdrachtnemers middels de Nadere Offerteaanvraag gelijktijdig op tot het indienen van een Nadere Offerte. Na beoordeling van de Nadere Offertes wordt een Nadere Overeenkomst gesloten, met in acht neming van alle voorwaarden, bepalingen, eisen en wensen zoals opgenomen in de Raamovereenkomst. Kleiner dan 5.000,00 Indien Opdrachtgever een Nadere Overeenkomst met een geraamde waarde kleiner dan 5.000,00 heeft te vergeven, kan dit door een Nadere Offerte aan te vragen bij één (1) of alle drie (3) gecontracteerde Opdrachtnemer(s). Dit ter voorkoming van een onevenredig hoge administratieve last voor zowel de gecontracteerde Opdrachtnemer(s) als Opdrachtgever. 4
2.0 Huidige Situatie (installed base) Servers die staan opgesteld in een servergroep zijn ten behoeve van de continuïteit van de bedrijfsvoering allemaal van hetzelfde type. Bij de uitbreiding van een bestaande servergroep behoudt Opdrachtgever zich het recht voor om van de leveranciers te eisen dat zij een server leveren van exact hetzelfde merk en type als het merk en type dat in de servergroep aanwezig is. De servers ten behoeve van de werkplekvoorziening (VDI) vallen buiten de scope van deze aanbesteding. 3.0 Gewenste Situatie/toekomstverwachting Het ODC-Noord levert vanaf 2015 diensten aan OCW en de deelnemers van het ODC-Noord. Er worden ontwikkelingen verwacht op gebied van IAAS. Het ODC-Noord heeft aangegeven, mogelijk, de werkplek te willen/moeten gaan leveren. De exacte omvang van deze levering is onduidelijk evenals de kans dat ODC Noord ook dat werkelijk deze werkplek moet gaat leveren. 5