Wij baseren ons onder meer op een bericht van Wille Donker Advocaten te Alphen aan den Rijn.

Transcriptie

1 Afwegingskader voor schoolbesturen die geconfronteerd zijn met het faillissement van OSGMetrium versie 0.6, 17 september 2015 (op onze website vindt u steeds de meest actuele versie van dit afwegingskader) Inleiding OSGMetrium heeft op 7 september 2015 meegedeeld dat men faillissement heeft aangevraagd en een doorstart heeft voorbereid. Naast de medewerkers van OSGMetrium zijn 350 schoolbesturen in PO en VO zijn getroffen door dit faillissement. Deze besturen zien zich nu voor de vraag gesteld hoe op korte en langere termijn de continuïteit van de financiële en de personeels- en salarisadministratie gewaarborgd kan worden. Op korte termijn gaat het om de uitbetaling van de salarissen en het verrichten van betalingen, op de wat langere om het verkrijgen van tussentijdse financiële rapportages 2015 en de productie van de jaarrekening 2015 en de begroting De beschikbare opties verschillen van schoolbestuur tot schoolbestuur, onderstaand zijn een paar voorbeelden uitgewerkt, nadat wij eerst algemene informatie op een rij hebben gezet. Het lijkt onvermijdelijk dat deze kwestie veel schoolbesturen de komende periode veel tijd, energie en waarschijnlijk ook wel geld gaat kosten. Met dit afwegingskader hopen we schoolbesturen bij deze ondankbare taak te ondersteunen en de negatieve gevolgen tot een minimum te beperken. Wat is nu de feitelijke juridische situatie? De feitelijke situatie is de volgende. OSGMetrium en OGSMetrium Advies hebben faillissement aangevraagd. Beide zijn inmiddels failliet verklaard en ingeschreven in het faillissementsregister. Het faillissement van OSGMetrium Advies is op 9 september gepubliceerd en dat van OSG Metrium (het administratiekantoor) op 10 september. Curator is mr. C.G. Klomp te Tiel, De curator heeft primair als taak de belangen van de schuldeisers te dienen. De boedel van OSGMetrium is nu in handen van de curator. De afgelopen periode heeft stille bewindvoering (ook wel pre-pack genoemd) plaatsgevonden. Er is door de rechtbank op verzoek van de onderneming een stille bewindvoerder aangesteld, die onderzocht heeft of er doorstartmogelijkheden bestaan. Kennelijk is er een positieve conclusie uit dit onderzoek naar voren gekomen. OSGMetrium heeft meegedeeld dat als gevolg van de ontstane situatie de contracten van rechtswege ontbonden zijn. Juristen 1 weerspreken dit. In een door Helder en Raet georganiseerd webinar op dinsdagmiddag 15 september is dit bevestigd. De contracten zijn nog vigerend. Schoolbesturen hebben nu de keus uit drie opties, die we verderop in deze notitie noemen (webinar 15 september). 1 Wij baseren ons onder meer op een bericht van Wille Donker Advocaten te Alphen aan den Rijn.

2 Waarschijnlijk zal een schoolbestuur eerst meer willen weten over de organisatie Helder Onderwijs BV, alvorens hier mee in zee te gaan. Ook speelt mee het punt van de (Europese) aanbesteding. De huidige aanbestedingswet (die in 2016 wijzigt) zegt, zo kan uit jurisprudentie worden afgeleid, dat een opdracht niet mag worden gegund aan een doorstarter. De doorstarter (in dit geval Helder Onderwijs BV) is een nieuwe partij die niet mee heeft gedaan aan de oorspronkelijke aanbestedingsprocedure. Het wijzigen van de contractspartij is een wezenlijke wijziging en bij wezenlijke wijzigingen moeten opnieuw worden aanbesteed. Er moet dus een nieuwe (Europese) aanbesteding worden gevolgd voordat getekend kan worden bij een nieuw administratiekantoor. Juristen wijzen er wel op dat er in deze situatie van faillissement sprake is van zogenaamde dwingende spoed en daarmee (tijdelijke) vrijstelling van aanbestedingsplicht. Schoolbesturen kunnen dan, mits zij de verdere regels in acht nemen, voor 1 jaar (evt. 16 maanden) een contract afsluiten bij andere aanbieder. Wat is nu de feitelijke administratieve situatie? Ook ná de bekendmaking van de faillissementsaanvraag werd de dagelijkse dienstverlening door OSGMetrium vooralsnog gecontinueerd, de digitale systemen bleven in de lucht. Onduidelijk is hoe lang dit nog het geval zal zijn, in elk geval voor schoolbesturen die zich nog niet bij Helder Onderwijs BV hebben aangemeld. OSGMetrium werkt zowel voor de financiële als de personeels- en salarisadministratie voor haar klanten met meerdere softwaresystemen. Voor de personeels- en salarisadministratie zijn dit AFAS en RAET (You Force), voor de financiële administratie zijn dit AFAS en Exact. De data in deze administraties zijn eigendom van de schoolbesturen. OSGMetrium voert deze data-opslag in zogenaamde multi-useromgevingen. De servers met de data staan in de meeste gevallen bij de betreffende software leverancier. Een multi-useromgeving impliceert dat het bewerkelijk is data van één schoolbestuur af te scheiden. De overdracht van data, aan de orde indien een schoolbestuur kiest voor een ander administratiekantoor, verloopt gemakkelijker indien het nieuwe administratiekantoor met dezelfde software werkt. Met andere woorden van RAET naar RAET en van AFAS naar AFAS gaat sneller dan van AFAS naar RAET en omgekeerd. Deskundigen ramen de werkzaamheden in de ene situatie op weken en in de andere situatie op maanden. Softwareleveranciers zelf geven aan dat het in bijzondere, dringende omstandigheden sneller kan. Een periode van weken houdt in dat de verloning via een ander administratiekantoor voor het vaste personeel in ieder geval in oktober mogelijk zou moeten zijn, mits snel gestart. De septembersalarissen van het vaste personeel moeten dan wellicht via voorschotten uitbetaald worden. Belangrijk aandachtspunt hierbij is dat overlegd moet worden met de Belastingdienst, omdat de aanlevering van de informatie via een andere aanbieder komt. De uitbetaling van salarissen aan invalkrachten is een nog complexer vraagstuk, waar we in later stadium op in zullen gaan. Raet en Helder hebben op 15 september een webinar georganiseerd over de ontstane situatie. In dit webinar is onder meer het

3 volgende aan de orde gekomen. De doorstart via Helder is definitief (dit is op 17 september door de curator middels een brief per e- mail ook aan alle relaties van OSGMetrium meegedeeld). Met bewindvoerder en rechtercommissaris waren vooraf een aantal scenario s overeengekomen. Op basis van thans door Helder afgesloten harde contracteringen is (in ieder geval) het minimum scenario gehaald. Juridisch zijn er voor de klanten van (voormalig) OSGMetrium drie opties: 1. De curator vragen het huidige contract gestand te doen (die zal dit dan uitbesteden aan Helder) 2. Hercontractering met Helder (zelfde looptijd, prijsstelling en voorwaarden) 3. Opzeggen, moet bij Stichting OSG Metrium (feitelijk de curator). Is zonder opzegtermijn: data FA en PSA komen beschikbaar, het werk stopt per direct. Raet ondersteunt drie scenario s: - naar Helder, - naar een ander onderwijsadministratiekantoor, - zelf doen. AFAS organiseerde voor alle klanten van OSGMetrium op woensdag 16 september een informatiebijeenkomst. In deze bijeenkomst is onder meer verteld dat er op 13 september een kopie gemaakt is van alle AFAS data in de multi-useromgeving van OSGMetrium. Schoolbesturen die per direct weg willen kunnen via een andere dienstverlener (AFAS-partner) toegang krijgen tot deze omgeving en verder muteren e.d. Daarmee is voor AFAS klanten de korte termijn keus die gemaakt moet worden feitelijk gereduceerd tot: laat ik de komende maanden Helder-handen of andere handen voor mij het werk doen in de (kopie)multi-useromgeving van OSGMetrium/AFAS. Geadviseerd wordt deze handen-keus uiterlijk 18 september 2015 te maken. De kopie-omgeving kent tijdelijk wel beperkingen (InSite is tijdelijk niet beschikbaar en Metris komt niet meer beschikbaar, hiervoor komt te zijnertijd een eigen AFAS alternatief). Nadat de continuïteit voor de komende maanden is veilig gesteld, kan het schoolbestuur gaan nadenken en besluiten over de verdere toekomst. Hierbij speelt mee dat AFAS op termijn af wil van contracten met onderwijsadministratiekantoren. Men wil toe naar individuele licenties per schoolbestuur, waarbij het schoolbestuur er dan eigen mensen op laat werken of een dienstverlener (AFAS-partner) vraagt dit te doen (dan wel een combinatie). Voorbeeld 1 Een niet al te groot schoolbestuur Kleine en middelgrote schoolbesturen zullen op een administratieve dienstverlener aangewezen blijven, tenzij men kiest voor de oprichting van een shared service center in samenwerking met andere schoolbesturen (zie voorbeeld 2). In de meeste gevallen zullen de contractsommen onderwijsadministratie bij dit type schoolbesturen onder de grens voor Europees aanbesteden blijven (zie eveneens voorbeeld 2). De overgang naar een administratiekantoor dat met dezelfde software werkt zal sneller verlopen dan de overgang naar een kantoor dat met andere software werkt. Maar het is onverstandig de keus voor een nieuw administratiekantoor louter te baseren op de software die men hanteert. Ook meegaan in de doorstart via Helder Onderwijs BV is een optie. Er zijn sinds een aantal jaren ook

4 administratiekantoren actief die anders werken dan de traditionele onderwijsadministratiekantoren. Het bestuur sluit dan een contract voor het gebruik van software en het kantoor levert de mensen voor de werkzaamheden die het schoolbestuur niet zelf kan uitvoeren. Voorbeeld 2 Een groot schoolbestuur Grote schoolbesturen kunnen de situatie bij OSGMetrium aangrijpen om (versneld) over te gaan tot het insourcen van de financiële en de personeels- en salarisadministratie. Dit vergt een voorbereidingstijd van minstens een aantal maanden, die ingeval van (Europese) aanbesteding op zal lopen tot meer dan een half jaar. Met name de software voor personeels- en salarisadministratie is duur, zodat de aanbestedingsgrens ( in 48 maanden) al snel bereikt wordt. De aanschaf van software voor personeels- en salarisadministratie en financiële administratie moet in dit geval gelijktijdig plaatsvinden (en dus de contactsommen opgeteld worden). Wanneer schoolbesturen kiezen voor insourcen vergt dit gezien de voorbereidingstijd tegelijkertijd ook een tussenoplossing (zie voorbeeld 4). Voorbeeld 3 Het schoolbestuur was al voornemens te vertrekken Het schoolbestuur had het contract met OSGMetrium reeds opgezegd per en al een nieuwe partner gecontracteerd (dan wel in vergevorderd stadium). In deze situatie ligt het voor de hand dat met de toekomstige partner overlegd wordt of de aanvang van de dienstverlening naar voren gehaald kan worden. Twee belangrijke aandachtspunten hierbij zijn de overdracht van de data uit de personeels- en salarisadministratie en de financiële administratie, alsmede de uitbetaling van de salarissen in september (zie ook voorbeeld 4). Voorbeeld 4 Tussenoplossingen In bepaalde situaties is een tussenoplossing gewenst of noodzakelijk. Een mogelijke tussenoplossing is het afsluiten van een tijdelijk contract met Helder Onderwijs BV. Naar verluidt is men bereid dit type contracten op nacalculatiebasis af te sluiten. Over tarief en voorwaarden is nog geen informatie bekend. Wij adviseren schoolbesturen die deze optie overwegen geen open eind contract af te sluiten (aantal uren maximeren). Een andere tussenoplossing is die waarbij een medewerker van een ander administratiekantoor toegang krijgt tot de gegevens van het betreffende schoolbestuur en de administratie tijdelijk gaat voeren. De gegevens van het betreffende schoolbestuur worden dan afgeschermd van die van alle andere klanten. Deze oplossing is technisch mogelijk, maar vergt de medewerking van OSGMetrium. Ons is nog niet bekend of men bereid is deze medewerking te verlenen. Vragen? Heeft u vragen over de inhoud van deze notitie of suggesties voor aanvullingen in een volgende versie van dit afwegingskader, neemt u dan contact met ons op via. Vanzelfsprekend zijn wij ook bereid u te ondersteunen, bijvoorbeeld in het opstellen van een programma van eisen voor uw nieuwe contract met een administratiekantoor, het begeleiden van insourcing en de op- en inrichting van een shared service center.

5 Hoewel Infinite Financieel dit afwegingskader met de grootst mogelijke zorgvuldigheid heeft samengesteld en steeds actualiseert, kunnen aan deze notitie geen rechten ontleend worden.