Principes voor goed toezicht, dilemma s en pijnpunten; via regalis of via dolorosa? Congres: toezichthouden in de toekomst mei 2015 Dick Ruimschotel, directeur CMC en T11 Company 13.30 Het boek: wat is goed toezicht? 13.40 De enquête: top 3 dilemma s en pijnpunten 14.50 Oplossingsrichtingen in samenspraak 14.05 Wat voor toezichthouder bent u?
Achtergrond DR Opleiding: recht, sociale wetenschappen, filosofie; proefschrift: wat is een verklaring (sociale wetenschappen); 1987 Professioneel: 28 jaar in toezicht zowel universitair (EUR, VU, UVA, Florence) als onderzoeksinstituten (Veldkamp, Intomart, TG, AEF); strategie, risico-analyse, kennismanagement Huidige situatie: directeur CMC en T11 Company (1998); Projecten toezicht en opzetten en uitvoeren leergangen Goed Toezicht voor overheid en maatschappelijk organisaties start up Job Carousel (2014) voor verhoging van vrijwillige mobiliteit binnen en tussen grote organisaties (o.a. ministerie van EZ) senior lecturer onderzoeksmethoden PDO change management (VU) (2015) contact: boek en leergang:
1. Het boek Principes van goed toezicht: professionaliteit, democratie en good governance Deel I. Grondslagen, methodiek en strategie Deel II. Specifieke toezichtsgebieden in Nederland: overheid, semi-overheid, bedrijfsleven, samenleving Deel III. Democratisch toezicht: macht, toezicht en good governance
Goed hangt af van het soort toezicht dat men uitoefent nalevingstoezicht (compliance) risico toezicht kwaliteitstoezicht primair toezicht vs secundair toezicht: toezicht op toezicht intern toezicht vs extern toezicht systeemtoezicht, stelseltoezicht horizontaal en verticaal toezicht constructief toezicht, beleidstoezicht, collegiaal toezicht
Soorten toezicht: horizontaal en verticaal toezicht internationale overheden (EU en VN) internationale regelingen sector, sectorcode, sectoraal toezicht accountants andere adviseurs zoals banken (potentiële) leveranciers overheid, wetgeving, minister; overheidsbeleid parlement, Rekenkamer samenleving wettelijke regelingen richting organisaties externe toezichthouder vanuit overheid (clusters A-D) organisatie, beleid (RvB) interne toezichthouders (internal audit, risk en compliance manager e.d.) interne organisatie: werknemers wettelijke regelingen over RvB, RvC en AVA (BW) beurstoezicht, ondernemingskamer intern toezicht aandeelhouder, toezichthouder op beleid (RvC, RvT) maatschappelijk toezicht klanten wettelijke regeling over beurs potentiele eigenaren eigenaar (AVA) samenleving burgers potentiële klanten
Wat is goed? Effectiviteit. Wat levert effectief toezicht op? Procedurele definitie: toezicht is goed als het een bepaalde methodiek, proces of procedure doorloopt. Wat is dan die procedure?
De Adequate Toezichtscyclus (ATC) fase 1. analyse fase 2. prioritering en strategie fase 3. uitvoering fase 4. evaluatie fase 1. analyse fase 2. prioritering en strategie incidentenan prioritering (van alyse doeleinden, probleeman problemen, alyse doelgroepen e.d.) risicoanalyse strategie nalevingsana tactiek lyse planning doelgroepan alyse fase 3. uitvoering projectmatige uitvoering preventieve en reactieve uitvoering standaarduitvoer ing en maatwerk fase 4. evaluatie meting, monitoring, evaluatie (van interventies, output, effecten, beleid) feedback aan management feedback aan andere stakeholders
Principes en criteria voor adequaat toezicht - en voor falend toezicht: werking 1. Taakanalyse 1a. probleemanalyse Zorg voor inzicht in problemen, (non- )compliance en risico s. 1b. risico governance Zorg tussen stakeholders en adviseurs voor uitwisseling van informatie over risico s. 1c. prioritering Pas een overzichtelijke methode van prioritering toe qua toezichtsobjecten. 2. Strategie 2a. strategie gepland Stel op basis van de uitkomsten van de taakanalyse een strategie op, gebruikmakend van alle mogelijke methoden en instrumenten. 3. Uitvoering 3a. uitvoering Voer de geplande strategie uit. 3b. open uitvoering Blijf op een algemene manier alert voor signalen. 3c reactie 4. Evaluatie 4. monitoring en evaluatie Reageer adequaat op onverwachte zaken (signalen, risico s). Evalueer periodiek, zowel intern als extern.
Volgen RvT/RvC de Adequate toezichtcyclus (ATC), Principes van Adequaat Toezicht (PAT)? Nee, meer horizontaal toezicht; ze volgen, evt. sturen en beoordelen, het beleid en het toezicht van de RvB Volgt de RvB dan de ATC? Vaak wel, soms niet. Als de RvB of de RvT de maat wordt genomen (door zichzelf of door inspectie of Onderzoeksraad voor Veiligheid, dan hanteert die wel de ATC.
2. De enquête: Clusters Principes: hoe doe ik het goede, doe ik het goed? Bronnen en criteria: hoe weet ik dat ik het goed doe? Dilemma s: welke moeilijke, (quasi)strijdige keuzen of spanningen Problemen en pijnpunten: waar heb ik last van Evaluaties: van hoofdactoren en aspecten Verschil tussen dilemma s en probleem/pijnpunten!
Basisuitkomsten Clusters Gemiddelde Min-Max Spreiding Principes 4 3,1 4,5 Bronnen-criteria 3,8 3,0-4,4 Dilemma s 2,4 1,9-2,7 Probleem- & pijnputen 2,2 1,6-2,8
Oftewel We weten hoe we het moeten doen (principes en criteria) en de lijdensdruk is niet te hoog (dilemma s en problemenpijnpunten)!
Basisuitkomsten 2 gemiddelde zekerheid Hoe goed doet de RvT het? 7,4 8 Hoe goed doet u het in de RvT? 7,4 7,8 Hoe goed doet de RvB/directie het? 7,7 8,1 Hoe goed doet de voorzitter van de RvB/directie het? 7,7 8,2
Cluster 1. Principes: hoe doe ik het goede en hoe doe ik het goed? overall Ss onderwijs DS onderwijs DS zorg 134 44 16 16 Zorg voor een goede RvB/directie. Wees onafhankelijk, kritisch en constructief in het eigen oordeel. Vraag door totdat je de relevante problemen inziet en de te maken keuzes overziet Bereid vergaderingen goed voor en wees alert tijdens vergaderingen. 4,54 Zorg dat er een goed systeem is van monitoring, meldingen, signalen waardoor je steeds goed weet in hoeverre je als organisatie op de goede/verkeerde weg zit. 4,48 Wees onafhankelijk, kritisch en constructief in het eigen oordeel. Vraag door totdat je de relevante problemen inziet en de te maken keuzes overziet 4,44 Zorg voor een goede RvB/directie. Zorg voor een goede RvB/directie. Werk goed samen in de RvT en werk goed samen met de RvB/directie. Wees onafhankelijk, kritisch en constructief in het eigen oordeel. Vraag door totdat je de relevante problemen inziet en de te maken keuzes overziet 4,6 Zorg voor een goede RvB/directie. 4,5 Bereid vergaderingen goed voor en wees alert tijdens vergaderingen. 4,4 Zorg dat de RvB op grond van een probleem- en risico- analyse van de organisatie en de omgeving een strategie heeft (doel, middelen, uitvoering, evaluatie). 4,9 4,7 4,6
Cluster 2. bronnen/criteria: hoe weet ik dat ik het goed doe? Overall SS Onderwijs DS Onderwijs DS Zorg 134 44 16 16 zelfevalua(e van de RvT 4,5 zelfevalua(e van de RvT 4,4 B_zelfevalua(e van de RvT 4,6 B_zelfevalua(e van de RvT 4, 6 goede procesgang van vergaderingen: voorbereiding, uitvoering, rap- portage, follow up 4,2 goede procesgang van vergaderingen: voorbereiding, uitvoering, rappor- tage, follow up 4,3 B_feedback van de RvB/ direc(e 4,3 B_feedback van externe stake- holders (klanten/ cliënten en/of subsidiegevers) 4, 3 B_feedback van de RvB/direc(e 4,1 feedback van de RvB/ direc(e 4,1 goede procesgang van vergaderingen: voorbereiding, uitvoering, rappor- tage, follow up 4,1 goede procesgang van vergaderingen: voorbereiding, uitvoering, rappor- tage, follow up 4, 2
Cluster 3. Dilemma: tegenspraken, spanningen, keuzen Overall 134 Ss Onderwijs 44 DS Zorg 16 risico's voorkomen of juist risico's nemen. 2,7 (1) de ambitie om een maatschappelijke missie te vervullen vs. de moeilijkheid om hier operationeel zicht 2,5 risico's voorkomen of (1) juist risico's nemen. 2,9 (1) afstand houden en betrokkenheid de ambitie om een maatschappelijke missie te vervullen vs. de moeilijkheid om hier operationeel zicht en greep op te hebben informatievoorziening intern en extern 2,6 (2) 2,6 (3) 2,5 (4) en greep op te hebben afstand houden en betrokkenheid D- risico's voorkomen of juist risico's nemen. informatievoorziening intern en extern 2,5 (2) 2,5 (3) 2,4 (4) de ambitie om een maatschappelijke missie te vervullen vs. de moeilijkheid om hier operationeel zicht en greep op te hebben informatievoorziening intern en extern D- afstand houden en betrokkenheid 2,8 (2) 2,6 (3) 2,3 (6)
Cluster 4. Probleem- en pijnpunten: wat is problematisch; waar heeft de toezichthouder last van? Overall 134 Onderwijs (SS) 44 Zorg (DS) 16 2,7 bemoeienis van de 2,6 moeilijke tijden voor (1) overheid en/of (1) de hele sector bemoeienis van de overheid en/of overheids- inspecties moeilijke tijden voor de hele sector onduidelijkheid over de effectiviteit van het toezicht (wanneer doe je het goed?) PP_afhankelijkhei d van bestuurder voor informatie 2,6 (2) 2,5 (3) 2,5 (4) overheidsinspecties afhankelijkheid van bestuurder voor informatie PP_onduidelijkheid over de effectiviteit van het toezicht (wanneer doe je het goed?) PP_moeilijke tijden voor de hele sector 2,5 (2) 2,3 (3) 2,2 (4) bemoeienis van de overheid en/of overheidsinspecties PP_afhankelijkheid van bestuurder voor informatie PP_onduidelijkheid over de effectiviteit van het toezicht (wanneer doe je het goed?) 3 (1) 2,6 (2) 2,5 (3) 2,3 (4)
Cluster 5. Evaluatie: actoren en aspecten
Algemene waardering voor verschillende aspecten en actoren RvT Positionering de helderheid van de verantwoordelijkheden of functies die de RvT heeft op grond van statuten of formele afspraken Tussen positionering en werking in de helderheid, geldigheid en toepasbaarheid van het beoordelingsframe Werking de toegankelijkheid, omvang en kwaliteit van de informatie die u uit andere bronnen ontvangt Waardering gemid. Zeker- heid 8,2 8,4 7,0 7,5 6,8 7,7 zelfstandig vergaren van informatie door de RvT 6,5 7,7 de openheid van de organisatie naar de RvT 7,5 7,8 De pro- activiteit van de RvT, d.w.z. de mate waarin ze zaken anticipeert, ontwikkelingen vroeg signaleren en problemen preventief willen oplossen 7,0 7,7 de voorspelbaarheid en consistentie van de oordelen van de RvT (grote voorspelbaarheid en consistent is goed) 7,5 7,8 de aard en omvang van interventie- mogelijkheden 7,2 7,7 de responsiviteit en het leervermogen de RvT 7,4 7,8
Algemene waardering voor verschillende aspecten en actoren RvB de kwaliteit van de informatie die u ontvangt van de RvB/ directie de responsiviteit en het leervermogen van de RvB en de organisatie Organisatie de cultuur van de organisatie, d.w.z. de mate waarin de hele organisatie committed is aan de missie en functie van de organisatie de mate waarin het management van de organisatie in algemene zin 'in control' is. de mate waarin de organisatie een adequaat antwoord op (problemen in) haar maatschappelijke omgeving weet te formuleren Waardering gemid. Zeker- heid 7,5 8,0 7,3 7,8 7,4 7,7 7,4 7,8 7,3 7,8 Algemene waarderingen de samenwerking met de voorzitter van de RvB 7,9 8,3 de samenwerking met de RvB in zijn geheel 7,9 8,2 het vertrouwen in de voorzitter van de RvB 8,0 8,3 het vertrouwen in de RvB 7,9 8,2
Enkele conclusies en aanbevelingen Belangrijkste principes en bronnen zijn mensgericht (dus available/beschikbaar). Naar eigen maatstaven zou men het dus makkelijk goed moeten doen. Maar 1 van de grootste probleem- en pijnpunten is zicht krijgen op de eigen effectiviteit (doen we het goed) en afhankelijkheid van informatie van het bestuur. Dat wringt; men voelt dat hier een probleem ligt. Zie ook dilemma van nabijheid en afstand houden met bestuur. (verschil tussen cogn. en emot.) Probleem- en pijnpunten vooral extern, last van overheid en slechte tijden voor de sector; fijn en jammer tegelijk. Dilemma: risico s voorkomen of juist risico s nemen
3. Oplossingsrichtingen in samenspraak Opzet: 1. kies favoriete dilemma dan wel probleem- of pijnpunt 2. loop de andere leden van uw groepje langs 3. wissel kaartjes en wissel uw oplossingsrichting uit 4. zeg daar evt. nog iets constructiefs of aardigs over 5. ga naar de volgende persoon 6. overpeins even wat iedereen tegen u gezegd heeft in relatie tot uw eigen oplossingsrichting Vraag: bent u er nu uit?
4. Typologie: intern (zelf) vs extern en cognitief vs emotioneel Aantal kenmerken: intern (zelf) vs extern emotioneel vs cognitief subjectief vs objectief vertrouwen vs controle inhoud, proces
De coördinaten van de : intern (zelf) vs extern en cognitief vs emotioneel intern (zelf) cognitief emotioneel extern (anderen)
Typologie: intern (zelf) vs extern en cognitief vs emotioneel GEOBJECTIVEERD denker INTERN/ZELF doener SUBJECTIEF COGNITIE/CONTROL INHOUD PROCES EMOTIE/VERTROUWEN OBJECTEIF toetser EXTERN/ANDER samenwerker INTER- SUBJECTIEF
DENKER cognitief TOETSER intern (zelf) extern (anderen) DOENER emotioneel SAMEN- WERKER
Typische mensen of typische nadruk GEOBJECTIVEERD denker professional adviseur compliance COGNITIE/ CONTROL kwaliteiten toetsingsframe feedback INTERN/ ZELF INHOUD visie, zelfvertrouwen overtuiging, gevoel SUBJECTIEF doener voorzitter actie EMOTIE/ VERTROUWEN accountant auditcommissie toetser OBJECTEIF processen, procedures, kengetallen PROCES EXTERN/ ANDER vertrouwen gevend, verbinding zoekend vrouwelijk lid van de RvT samenwerker INTER- SUBJECTIEF
GEOBJECTIVEERD DENKER: reflector, ideeënmens, begrips- en plichtsorientatie, macht en professionaliteit, kracht en kwaliteit feedback, leren, groeien (jullie) COGNITIE/ CONTROL controle, invloed, objectieve kwaliteiten, signalen (zij) corrector, feitenmens, proces oriëntatie TOETSER OBJECTIEF Monitor (specialist, afronder) Uitvoerder coordinator bron- onderzoeker Vormer (Plant) Groepswerker (zorgdrager) SUBJECTIEF DOENER: stimulator, zelfvertrouwen, wilsoriëntatie, macht en tegenmacht intuïtie, inzet, zelfvertrouwen, groei, openheid (ik) EMOTIE/ VERTROUWEN vertrouwen gevend, stimuleren (wij) faciltator, mensenmens, harmonie oriëntatie, stakeholders- oriëntatie, draagvlak, SAMEN WERKER: INTER- SUBJECTIEF
dimensies typen activiteiten (kern oriëntatie) management type argumenta tie wijze foucs systeem nadruk GEOBJECTIVEERD denker expliciterings- beoordelings- procedures ik begrijp het (niet); ik kan het niet beargumenteren quality management of performance management inhoud: argumentatie feedback, leren, groeien (jullie) INTERN/ ZELF human resource management (ik) inhoud: overtuiging intuïtie, inzet, zelfvertrouwen, groei, openheid beoordelingsframe kwaliteiten income en outcome COGNITIE doener SUBJECTIEF overtuigings=procedures het voelt (niet) goed, ik kan het (niet) rechtvaardigen missie EMOTIE toetsbare strategie throughput, processen, kengetallen toetsingsprocedures inhoud: Ik zie het (niet) goed, ik heb (te weinig) evidentie controller OBJECTEIF evidentie controle, invloed, objectieve kwaliteiten, kennis- management (zij) EXTERN/ ANDER cultuur, normen en waarden inhoud: convergentie vertrouwen gevend, stimuleren responsibility management (wij) gedeelde visie samenwerkings procedures we zitten(niet) op 1 lijn, er is (te weinig) convergentie samenwerker INTER- SUBJECTIEF
Conclusies en aanbevelingen Voorlopig: conceptuele typologie empirische typologie Typering van toezichthouders of typering van toezicht? Krijg uw eigen profiel. Van type (samenhangende kenmerken) en stijl naar typerende strategie Flexibele strategie afhankelijk van sector of groeimodel Balansmodel; model voor compenserende kwaliteiten: beter dan man/vrouw of jong/oud. Uit elkaar: u gaat steeds beter toezicht doen; wij hopen steeds beter te kunnen definiëren wat goed toezicht is. [uw type opgeplakt bij uitgang; kaartje in mandjes als door willen denken over oplossingsrichtingen]