Business Case Regionale Administratie leerplicht & RMC subregio Vallei Ede, Renswoude, Rhenen, Scherpenzeel, Veenendaal. Opdrachtgever : Gemeente Ede Namens RMC subregio Vallei Contactpersoon DENSA : Jans Speulman Status : definitief Datum : 28 augustus 2014
Inhoudsopgave MANAGEMENT SAMENVATTING... 4 1 INLEIDING... 6 1.1 Aanleiding... 6 1.2 Opdrachtnemer: faciliterende gemeente?... 7 1.3 Aansluiting leerplicht, RMC en leerlingenvervoer... 8 1.4 Proces... 8 1.4.1 Besluitvorming... 8 1.4.2 Start regionale administratie... 8 1.4.3 Kwaliteit dienstverlening: evaluatie... 9 2 WERKWIJZE EN ORGANISATIE... 10 2.1 Taken en werkwijze... 10 2.1.1 Wettelijk kader leerplicht en RMC... 10 2.1.2 Digitalisering gegevensstromen en efficiënt werken... 10 2.1.3 Huidige werkwijze... 11 2.1.4 Toekomstige taken regionale administratie... 12 2.1.5 Belang leerplicht/rmc i.v.m. toekomstige veranderingen sociaal domein... 13 2.2 Organisatie... 14 2.2.1 Juridische Vorm... 14 2.2.2 Regionaal Portefeuillehoudersoverleg onderwijs en jeugd... 14 2.2.3 Regionaal beleidsoverleg... 14 2.2.4 Inrichting Regionale administratie... 14 3 PERSONEEL... 16 3.1 Huidige formatie en personele invulling... 16 3.2 Toekomstige formatie regionale administratie... 17 3.3 Functiehuis Regionale administratie... 18 3.4 Personeelsbeleid... 18 3.4.1 Detacheren huidige medewerkers... 19 3.4.2 Secundaire arbeidsvoorwaarden... 19 3.4.3 Sociaal plan... 19 3.4.4 Invullen vacatureruimte... 19 3.4.5 Samenwerking Team... 20 3.4.6 Overige benodigde functies: inkoop bij faciliterende organisatie... 20 3.4.7 Kwartiermaker bij implementatie en start regionale administratie... 20 4 HUISVESTING... 22 5 ICT & ADMINISTRATIE... 23 5.1 ICT en regionale leerlingenadministratie... 23 5.1.1 Gebruikseisen... 24 5.1.2 Externe en interne hosting... 25 5.1.3 Conversie en ingebruikname... 26 5.2 Overige facilitering... 26 6 JURIDISCHE KADERS EN GEVOLGEN... 27 6.1 Dienstverleningsovereenkomst... 27 6.2 BRP... 27 6.3 Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)... 28 Versie 2.0: Definitief 28 augustus 2014 2
7 FINANCIËN... 29 7.1 Huidige kosten gemeenten... 29 7.2 Uitgangspunten begroting regionale administratie 2015-2017... 30 7.2.1 Formatieve kosten... 30 7.2.2 Uitvoeringskosten... 30 7.2.3 Frictiekosten... 31 7.2.4 Indexering en BTW... 31 7.2.5 Kosten softwaresysteem en implementatie regionale administratie... 31 7.3 Begroting Regionale Administratie... 32 7.3.1 Structurele kosten... 32 7.3.2 Dekking kosten... 32 7.3.3 Verdeelsleutel gemeentelijke bijdrage... 33 7.4 Te detacheren formatie en detacheringsvergoeding... 33 7.4.1 Eenmalige implementatiekosten (kwartiermaker-inkoop)... 34 7.5 Mogelijke overige kostenvoordelen... 34 8 LOKALE BUSINESS CASE/GEVOLGEN PER GEMEENTE... 35 8.1 Gemeente Ede (incl. regionale uitvoering RMC/KP)... 35 8.2 Gemeente Renswoude... 36 8.3 Gemeente Rhenen... 36 8.4 Gemeente Scherpenzeel... 37 8.5 Gemeente Veenendaal... 37 AFKORTINGEN/BEGRIPPEN... 39 BIJLAGE 1: SAMENWERKINGSOVEREENKOMST... 40 BIJLAGE 2: SERVICE LEVEL AGREEMENT BRP... 50 Versie 2.0: Definitief 28 augustus 2014 3
MANAGEMENT SAMENVATTING Meerwaarde regionale administratie leerplicht en RMC De RMC subregio Vallei (gemeenten Ede, Renswoude, Rhenen, Scherpenzeel en Veenendaal) heeft aan DENSA adviseurs opdracht gegeven om een business case uit te werken voor een regionale administratie voor Leerplicht en RMC. Op 9 januari 2014 hebben de portefeuillehouders de gewenste meerwaarde van een regionale administratie opgesteld, welke in februari en maart 2014 is bekrachtigd door alle colleges van de 5 gemeenten: 1. Bijdragen aan een meer eenduidige, herkenbare werkwijze richting jongeren, ouders en ketenpartners. Door de regionale administratie standaardiseren werkprocessen, werkafspraken en management informatie. Daarnaast ontstaat één goed bereikbaar meld- en contactpunt voor leerplicht en RMC, waardoor voor scholen het meldingsproces eenduidig wordt. De uitvoering van leerplicht, kwalificatieplicht en RMC wordt deels gestandaardiseerd door het samen administreren, wat een positief effect heeft op de eenduidigheid van werken. 2. Wegnemen van problemen met continuïteit en kwetsbaarheid van de leerplicht- en RMC administratie. 3. Regionaal meer efficiency in de administratieve uitvoering: door samenvoeging van 6 vrijwel identieke administraties tot één, kwaliteitsverbetering door specifieke formatie voor administratie (in plaats van combifuncties) en goede digitale koppelingen, kostenbesparing op ICT, één doorlopend dossier wat in de regio gevolgd kan worden bij switchgedrag, de verplichting met elkaar af te stemmen hoe werkprocessen lopen en een dossier vastgelegd wordt. 4. Bestuurlijke slagkracht bij bestrijden verzuim en VSV: meerwaarde door het deels standaardiseren van uitvoering leerplicht en de mogelijkheid van goede, betrouwbare management- en sturingsinformatie. 5. Behoud van lokale binding en betrokkenheid: leerplichtuitvoering blijft lokaal, terwijl facilitering en ondersteuning regionaal georganiseerd wordt. De business case is opgesteld in de periode april t/m juni 2014 en omvat alle relevante informatie over de inrichting van een regionale administratie. De beoogde startdatum van de regionale administratie is 1 januari 2015, maar kan verschuiven naar 1 augustus 2015 als een aanbesteding voor de aankoop van een nieuw leerlingenadministratiesysteem nodig blijkt. Contouren van de regionale administratie Met de business case zijn alle inhoudelijke, organisatorische, personele, financiële en juridische aspecten van een regionale administratie concreet uitgewerkt. Er is regionaal consensus over wat tot de taakuitvoering van een regionale administratie behoort en hoe deze de (lokale) taakuitvoering van leerplicht, kwalificatieplicht en RMC het beste kan ondersteunen. De regionale administratie komt tot stand door de administratieve taken van 4 gemeenten te mandateren aan het college van B&W van één centrumgemeente, die alle taken faciliteert en zorgt voor een goede uitvoering. In het portefeuillehoudersoverleg van 14 juli 2014 hebben de wethouders van de vijf gemeenten gezamenlijk de wens uitgesproken om de administratieve taakuitvoering te beleggen bij de gemeente Veenendaal die de rol van centrumgemeente op zich neemt. Tijdens de uitwerking van de business case is een samenwerkingsovereenkomst met juridische bijlagen opgesteld om de vorming van de administratie mogelijk te maken, inclusief de vereiste afspraken in het kader van privacy en persoonsgegevens. De medewerkers die de taken nu uitvoeren in de gemeenten worden gedetacheerd naar de centrumgemeente. Hiermee ontstaat een administratief team van 2,46 fte, wat voldoende is voor het uitvoeren van de taken. Voor alle medewerkers die nu bij gemeenten in dienst zijn, is formatieruimte beschikbaar. Met een regionale administratie geven de gemeenten invulling aan de belangrijke informatiepositie die de taakuitvoering van leerplicht en RMC innemen bij de komende veranderingen in het sociaal domein. Gemeenten zien zich in de nabije toekomst gesteld voor een aantal vraagstukken op het gebied van passend onderwijs, Jeugdzorg, arbeidsparticipatie en AWBZ die hen de regie geven, maar die in samenwerking met partners uitgevoerd moeten worden. De veranderingen in het sociale domein leiden er toe dat gemeenten hun aanpak steeds nadrukkelijker in een regionale context moeten plaatsen. Passend onderwijs voor alle leerlingen is alleen mogelijk door een effectieve inzet van en samenwerking met gemeenten en ketenpartners in zorg en welzijn. Gemeenten kunnen daar tegenover geen sluitende aanpak voor jeugdhulp realiseren zonder inzet van het onderwijs. Versie 2.0: Definitief 28 augustus 2014 4
Door de administratieve taken van leerplicht en RMC samen in te voegen: a) Beschikken gemeenten over een eigen sluitend administratiesysteem met de gegevens van alle jongeren tot 23 jaar in hun werkgebied. Bekend is of jongeren naar school gaan en waar, of ze een diploma halen en of ze werk en/of inkomen hebben. Leerplicht is één van de partijen die als eerste in beeld heeft dat er in een gezin of bij een jongere iets mis gaat. Problemen uiten zich bij kinderen onder meer in verzuim en voortijdig schoolverlaten. Dit is maatschappelijk en financieel een groot probleem voor de maatschappij en gemeenten. b) Beschikken gemeenten over een sluitend informatiesysteem met informatie over verzuim onder 16 uur, ziekteverzuim en luxe verzuim, specifiek signalen die kunnen duiden op meerdere problemen in een gezin. Leerplicht en het RMC richten zich in eerste instantie op verzuim en VSV, maar hebben meerdere indicatoren in beeld (verzuim, verkeerd gedrag van een jongeren, bijvoorbeeld gebruik geweld/agressie). Daardoor kunnen gemeenten een risicoprofiel maken van jongeren op onderwijs en werk & inkomen. Door gegeven vast te leggen in een sluitend en betrouwbaar systeem beschikken gemeenten over alle informatie om integraal naar jongeren te kijken. Financieel De kosten voor de regionale administratie bestaan uit personeelskosten, organisatiekosten en de kosten voor de leerlingenadministratie. Voor de organisatiekosten is uitgegaan van 25% overhead. Uit vergelijkbare samenwerkingsvoorbeelden in het land is bekend dat dit een reëel percentage is en dat de specifiek aan de regionale administratie toe te rekenen kosten nog wat lager kunnen uitvallen. In de business case is 25% percentage toegepast. De kosten van de regionale administratie worden gedekt door de structurele rijksbijdrage RMC, het regionale budget voor kwalificatieplicht en vanuit het gemeentefonds van de deelnemende gemeenten. Van de totale kosten nemen de gemeenten 75% voor rekening en 25% wordt bekostigd uit regionale Rijksmiddelen. De bijdrage per gemeente is berekend naar rato van het aantal leerplichtige jongeren per gemeente van 5 tot 18 jaar op 1 januari van elk jaar. Gemeenten die formatie inbrengen ontvangen voor de formatie die zij inbrengen een detacheringsvergoeding. Deze vergoeding wordt verrekend met het bedrag dat elke gemeente aan de regionale administratie dient bij te dragen. Deelname aan de samenwerking is voor alle gemeenten voordeliger ten opzichte van de huidige situatie. In de ene gemeente is het voordeel groter dan in andere gemeenten. Gemeenten dienen een oplossing te vinden voor de in de gemeenten achterblijvende overhead en eventuele andere frictiekosten (zoals achterblijvende formatie). Feit is dat deelname aan de regionale administratie voor alle gemeenten in ieder geval budget neutraal mogelijk is. Advies Door deel te nemen aan de regionale administratie wordt voor alle gemeenten geborgd dat de regio beschikt over een betrouwbaar en sluitend administratiesysteem, waarin jongeren gedurende hun gehele schoolloopbaan kunnen worden gevolgd. De professionals krijgen meer tijd om jongeren te begeleiden wat de dienstverlening aan leerlingen, ouders, scholen en ketenpartners in de regio Vallei ten goede komt. Een regionale administratie waarin alle medewerkers eenduidig gegevens vastleggen binnen afgesproken werkprocessen draagt bij aan uniformiteit in de benadering en begeleiding van jongeren, terwijl de eigen lokale uitvoering blijft zoals gemeenten dat wensen. Door samen te werken in een grotere organisatie neemt de continuïteit toe. Voor de scholen in Vallei is er 1 aanspreekpunt dat altijd bereikbaar is, waardoor in alle gemeenten de bereikbaarheid van de leerplichtfunctie is geborgd. Er is breed bestuurlijk en ambtelijk draagvlak en deelname aan de regionale administratie is budget neutraal mogelijk voor alle gemeenten. Vanuit de business case adviseert zowel de projectgroep als DENSA positief over de business case om de huidige lokale administratieve taakuitvoering van de RMC- en leerplichtfunctie onder te brengen bij een centrumgemeente. Versie 2.0: Definitief 28 augustus 2014 5
1 INLEIDING 1.1 Aanleiding De RMC subregio Vallei (gemeenten Ede, Renswoude, Rhenen, Scherpenzeel en Veenendaal) heeft aan DENSA adviseurs opdracht gegeven om een business case uit te werken voor een regionale administratie voor Leerplicht en RMC. De business case is samengesteld uit een regionaal deel, 5 lokale delen (per gemeente) en een implementatieplan. Met de business case zijn alle inhoudelijke, organisatorische, personele, financiële en juridische aspecten van een regionale administratie concreet uitgewerkt. De business case is opgesteld in de periode april t/m juni 2014 en omvat alle relevante informatie over de inrichting van een regionale administratie en de wijze waarop aansluiting wordt behouden met de lokale uitvoering van leerplicht en de regionale uitvoering van kwalificatieplicht en RMC. In de 2 e helft van 2013 is door DENSA een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd naar de vooren nadelen van een regionale administratie voor leerplicht en RMC. Dit haalbaarheidsonderzoek was een vervolg op een eerder in 2012 door DENSA uitgevoerd verkennend onderzoek naar regionale samenwerking op het gebied van leerplicht en RMC. Op basis van dit onderzoek werd voor de regio Vallei, inclusief de gemeente Wageningen, de Startnotitie Regionale Samenwerking Leerplicht en RMC [DENSA, 15 januari 2013] opgesteld. In deze startnotitie zijn scenario s verkend waarbij regionaal en lokaal meerwaarde ontstaat door verdergaande regionale samenwerking. Uitkomst van de verkenning is dat er meerwaarde behaald zal worden door het realiseren van een regionale leerlingenadministratie. De te behalen meerwaarde richt zich met name op: 1. Bijdragen aan een meer eenduidige, herkenbare werkwijze richting jongeren, ouders en ketenpartners. Door de regionale administratie standaardiseren werkprocessen, werkafspraken en management informatie. Daarnaast ontstaat één goed bereikbaar meld- en contactpunt voor leerplicht en RMC, waardoor voor scholen het meldingsproces eenduidig wordt. De uitvoering van leerplicht, kwalificatieplicht en RMC wordt deels gestandaardiseerd door het samen administreren, wat een positief effect heeft op de eenduidigheid van werken. 2. Continuïteit en kwetsbaarheid van de leerplicht- en RMC administratie: meerwaarde door toename continuïteit en vermindering kwetsbaarheid administratie van de deelnemende gemeenten. Door de administratieve functie te regionaliseren wordt het de uitvoerende leerplichtambtenaren mogelijk gemaakt zich volledig te richten op casuïstiek. 3. Efficiency in de administratieve uitvoering: meerwaarde door samenvoeging van 6 vrijwel identieke administraties tot één, kwaliteitsverbetering door specifieke formatie voor administratie (in plaats van combifuncties) en goede digitale koppelingen, kostenbesparing op ICT, één doorlopend dossier wat in de regio gevolgd kan worden bij switchgedrag, de verplichting met elkaar af te stemmen hoe werkprocessen lopen en een dossier vastgelegd wordt. Voor de uitvoering leerplicht worden processen gestroomlijnd, maar in eigen beheer lokaal uitgevoerd. 4. Bestuurlijke slagkracht bij bestrijden verzuim en VSV: meerwaarde door het deels standaardiseren van uitvoering leerplicht en de mogelijkheid van goede, betrouwbare management- en sturingsinformatie. 5. Behoud van lokale binding en betrokkenheid: door lokaal blijvende uitvoering leerplicht blijft de binding grotendeels zoals hij is. De leerplichtambtenaren kunnen zich nu echter geheel richten op jongeren, ouders, onderwijs en hun netwerk, waardoor zij effectiever kunnen gaan werken en meer kunnen doen in dezelfde tijd. Door het verplicht maken van afspraken over werkprocessen en kwaliteit van administratie wordt de werkwijze enigszins gestandaardiseerd, maar blijft de professionele inschatting en geleverde ondersteuning geheel in eigen hand. Naar aanleiding van de in 2012 gemaakte Startnotitie is door 5 van de 6 gemeenten (Ede, Renswoude, Rhenen, Scherpenzeel en Veenendaal) positief besloten over het verder uitwerken van de regionale leerlingenadministratie en het bepalen van de haalbaarheid hiervan. Dit haalbaarheidsonderzoek werd door DENSA uitgevoerd in de 2 e helft van 2013. Naar aanleiding van het haalbaarheidsonderzoek hebben de wethouders van de 5 gemeenten in januari 2014, in het regionale bestuur RMC, de wens uitgesproken om: - In de eerste helft van 2014 de regionale administratie concreet uit te werken in een business case op basis van in februari/maart 2014 te nemen collegebesluiten; Versie 2.0: Definitief 28 augustus 2014 6
- Voor de zomer collegebesluiten te nemen over het al dan niet realiseren van de regionale administratie op basis van de uitgewerkte business case; - Bij positieve besluitvorming in de tweede helft van 2014 de implementatie ter hand te nemen, met als streefdatum in gebruik name van de regionale administratie per 1-1- 2015. Hierbij zijn de volgende randvoorwaarden geformuleerd: - In het hele project dient de toegevoegde waarde zoals vermeld in het haalbaarheidsonderzoek daadwerkelijk gerealiseerd te kunnen worden. - De gewenste regionale leerlingenadministratie wordt uitgewerkt in een dienstverleningsovereenkomst, programma van eisen en gewenst werkproces. De gevolgen op het gebied van inhoud, financiën (begroting), personeelszaken, organisatie en juridisch worden per gemeente vastgelegd in lokale business cases. De lokale business cases zijn de onderbouwing van de lokale besluitvorming. - In het programma van eisen wordt aansluiting gezocht met de ontwikkelingen op passend onderwijs en jeugdzorg in de regio. - De samenwerkingsvorm die uitgewerkt wordt dient open te staan voor deelname van andere gemeenten die mogelijk later willen aansluiten. - De gemeenten Ede en Veenendaal zijn in principe bereid om de regionale taken uit te voeren op basis van hun huidige administratieve systeem. De voorkeur van het bestuur gaat uit naar aansluiten op een bestaande situatie als die al conform de uitwerking van de regionale administratie (programma van eisen) vormgegeven is. - Indien geen van beide huidige administraties voldoet aan de wensen en eisen, dan wordt overwogen een aanbesteding te starten voor een nieuw administratiesysteem. De doelstelling van de business case is aan de 5 deelnemende gemeenten alle informatie te bieden op basis waarvan de gemeenten voor de zomer van 2014 een besluit kunnen nemen over al dan niet realiseren van de regionale administratie per 1 januari 2015. De Business Case biedt duidelijkheid over de gevolgen van deelname per individuele gemeente en schept alle voorwaarden om tot implementatie van een regionale administratie voor leerplicht en RMC over te kunnen gaan. De beoogde startdatum van de regionale administratie is 1 januari 2015, maar schuift op naar 1 augustus 2015 als na besluitvorming blijkt dat voor aanschaf van een ICT applicatie een openbare aanbestedingsprocedure nodig is. In het portefeuillehoudersoverleg van 14 juli 2014 hebben de wethouders van de vijf gemeenten gezamenlijk uitgesproken dat de doelstelling moet zijn dat het voor de regio beste systeem wordt aangeschaft en dat daarvoor, indien nodig, een aanbestedingsprocedure dient te worden overwogen, teneinde vooraf geen van de op de markt beschikbare systemen en softwareleveranciers uit te sluiten. Voor het opstellen van de business case is een projectorganisatie ingericht waarin een projectgroep, enkele werkgroepen en DENSA hun bijdrage hebben geleverd. Onderdelen van de business case zijn uitgewerkt in werkgroepen, waarin medewerkers van de verschillende gemeenten participeerden. Door DENSA opgebouwde kennis en kunde uit vergelijkbare opdrachten in andere regio s in Nederland zijn meegenomen bij de uitwerking van de diverse onderdelen in de business case. De projectgroep, bestaande uit de beleidsmedewerkers leerplicht en RMC, zag daarnaast toe op de voortgang en de totstandkoming van de business case. De business case is opgesteld in de periode april tot en met juni 2014. De werkwijze om te komen tot de business case kenmerkt zich door het opstellen van enkele discussiedocumenten op belangrijke onderwerpen, waarin verschillende mogelijkheden met hun voor- en nadelen afgewogen zijn. Op basis daarvan heeft de projectgroep gediscussieerd en de portefeuillehouders onderbouwd geadviseerd. Op deze wijze zijn de gemaakte keuzes binnen de business case onderbouwd. De aanbevelingen zijn op 19 juni 2014 en 14 juli 2014 afgestemd met de wethouders van de 5 gemeenten in het regionale bestuur RMC. De door de bestuurders tijdens deze bijeenkomst gemaakte richtinggevende keuzes en opmerkingen zijn in de business case verwerkt voordat deze ter besluitvorming is aangeboden aan de colleges. 1.2 Opdrachtnemer: faciliterende gemeente? De faciliterende gemeente neemt een speciale positie in de regio in. Zij is de opdrachtnemer van de regionale administratie. Dat betekent dat bij het opstellen van de business case besproken is hoe de regionale administratie vormgegeven zou moeten worden om binnen de kaders van de organisatie van de faciliterende gemeente optimaal te kunnen functioneren. Versie 2.0: Definitief 28 augustus 2014 7
Twee gemeenten hebben vooraf interesse getoond de faciliterende gemeente te zijn: Ede en Veenendaal. In het portefeuillehoudersoverleg van 14 juli 2014 hebben de wethouders van de vijf gemeenten uitgesproken dat zij kiezen voor Veenendaal als centrumgemeente die de regionale administratie zal uitvoeren. 1.3 Aansluiting leerplicht, RMC en leerlingenvervoer Het is de intentie van de gemeenten om de administratieve taken op het gebied van leerplicht en RMC bij de centrumgemeente onder te brengen. Een aantal gemeenten maakt op dit moment in de huidige leerplichtadministratie ook gebruik van de module leerlingenvervoer. Leerlingenvervoer is en blijft een lokale taakuitvoering. Wanneer gemeenten de administratieve taken voor leerplicht en RMC regionaal uitbesteden wordt het gebruik van het huidige administratiesysteem beëindigd en de overeenkomsten met de leveranciers worden opgezegd. Dat heeft tot gevolg dat leerlingenvervoer niet meer in het huidige systeem kan worden geregistreerd. Dit kan worden opgelost door de applicatie die voor de regionale administratie gebruikt zal worden ook te voorzien van de module leerlingenvervoer. De medewerkers in de gemeenten die lokaal het leerlingenvervoer uitvoeren kunnen dan op afstand (via internet) gebruik maken van deze module en de taakuitvoering net als voorheen in het systeem registreren. In het formuleren van de technische en functionele eisen voor de applicatie is hierin voorzien. Gemeenten dienen nog wel afspraken te maken over de kosten die voor deze facilitering worden berekend. In deze business case zijn die kosten niet in beeld gebracht. 1.4 Proces De planning is dat in de maanden augustus en september 2014 alle gemeenten de business case ter besluitvorming kunnen voorleggen aan het college en, indien nodig, vervolgens aan de raad. Bij positieve besluitvorming kan vanaf oktober de implementatie van de regionale administratie worden uitgevoerd met als doel de regionale administratie te starten op 1 augustus 2015, bij het begin van het schooljaar 2015/2016. De wethouders van de vijf gemeenten hebben in het portefeuillehoudersoverleg van 14 juli 2014 aangegeven dat de doelstelling moet zijn dat het voor de regio beste systeem wordt aangeschaft en dat vooraf geen van de op de markt beschikbare systemen en softwareleveranciers dient te worden uitgesloten. Gezien deze doelstelling ligt het voor de hand dat een openbare aanbestedingsprocedure nodig is. De duur van de implementatieperiode tot de zomer van 2015 is ruim voldoende om deze aanbesteding te kunnen uitvoeren. 1.4.1 Besluitvorming Op basis van de business case nemen de colleges van burgemeester en wethouders van de vijf gemeenten in september 2014 een besluit over deelname aan de regionale administratie. Zij besluiten dan over de juridische overeenkomst op basis waarvan de samenwerking wordt uitgevoerd en de juridische documenten die de levering van persoonsgegevens uit de Basis Registratie Personen mogelijk maken. Toestemming van de gemeenteraden voor het aangaan van de overeenkomst is niet vereist, wel dienen de gemeenteraden te worden geïnformeerd. Toestemming van de gemeenteraden is wel vereist als voor het aangaan van de samenwerking een wijziging nodig van de inmiddels vastgestelde begroting. Op basis van deze business case lijkt dat laatste niet aan de orde. In de planning voor de vergaderingen van de colleges dient nu al rekening te worden gehouden om in september 2014 de besluitvorming te kunnen afronden. 1.4.2 Start regionale administratie De beoogde start van de regionale administratie is op 1 augustus 2015. Op deze datum gaat de samenwerkingsovereenkomst in. De overeenkomst wordt aangegaan voor drie jaar met de intentie deze daarna voor onbepaalde tijd te verlengen. Na het eerste en tweede jaar vindt een tussenevaluatie plaats om vast te stellen of de regionale administratie op koers ligt en worden, indien nodig, de afspraken bijgesteld. In het voorstel voor het college is opgenomen dat het regionale portefeuillehoudersoverleg de colleges ten behoeve van het besluit tot regionalisering adviseert akkoord te gaan met deelname aan de regionale administratie. De toegevoegde waarde en het voordeel voor alle partijen is gemaximaliseerd. Gemeenten zijn het eens dat de regionale administratie bij voorkeur wordt geïmplementeerd bij deelname van alle vijf gemeenten. Versie 2.0: Definitief 28 augustus 2014 8
1.4.3 Kwaliteit dienstverlening: evaluatie Voor het bepalen van de kwaliteit van de dienstverlening wordt elk jaar een jaarplan vastgesteld. Het eerste jaarplan wordt opgesteld in de implementatiefase. Voor het monitoren van de regionale administratie worden kwartaalrapportages over de werkzaamheden van de administratie opgemaakt. Tijdens de implementatiefase wordt de inhoud van deze rapportages bepaald en worden evaluatiecriteria opgesteld om te kunnen meten of de regio met de regionale administratie de beoogde doelen zal behalen. Versie 2.0: Definitief 28 augustus 2014 9
2 WERKWIJZE EN ORGANISATIE 2.1 Taken en werkwijze 2.1.1 Wettelijk kader leerplicht en RMC De leerplicht en RMC administratie zijn wettelijke verplichtingen voor de gemeenten voortkomend uit de leerplichtwet en RMC regeling. Kwalificatieplicht maakt onderdeel uit van de leerplichtwet. De gemeente moet in het kader van de leer- en kwalificatieplicht controleren of alle kinderen en jongeren van 5 tot 18 jaar ingeschreven staan op school en regelmatig de school bezoeken. Doen zij dat niet, dan is sprake van absoluut (niet op school ingeschreven staan) of relatief (wel ingeschreven staan, maar niet aanwezig in de klas) verzuim en dient de leerplichtambtenaar op onderzoek uit te gaan. Veelal is er in deze gevallen sprake van een signaal van achterliggende problematiek. De leerplichtadministratie houdt hiervoor bij: - Welke jongeren van 5 tot 18 jaar in de gemeente wonen (actuele koppeling met BRP); - Welke jongeren ingeschreven staan op school (actuele koppeling DUO BRON); - Welke ingeschreven jongeren niet op school aanwezig zijn (verzuim/spijbelen, actuele koppeling DUO verzuimloket). Na geconstateerd verzuim gaat de leerplichtambtenaar op onderzoek uit en bepaalt op welke wijze de schoolgang van het kind/de jongere hersteld kan worden. Hierbij wordt een dossier opgebouwd wat vervolgens digitaal in de leerplichtadministratie bijgehouden wordt. In het kader van de wettelijke leerplichttaken wordt, op basis van aantallen (management informatie) uit de leerplichtadministratie en een toelichting hierop verantwoording afgelegd aan het Ministerie van OCW en de gemeenteraad (jaarverslag). Daarnaast zijn de gemeenten verantwoordelijk voor het voeren van een RMC administratie: een administratie van voortijdig schoolverlaters (VSV-ers). VSV-ers zijn jongeren zonder diploma op HAVO/VWO of MBO-niv2 niveau die niet naar school gaan of al langer dan 30 dagen niet op school verschenen zijn. Hiervoor wordt een administratie bijgehouden van jongeren van 18 tot 23 jaar met, net zoals bij leerplicht, hun schoolhistorie, actuele inschrijving en gemeld verzuim. Voor een volledige RMC administratie dienen aanwezig te zijn: een GBA koppeling, DUO BRON koppeling en DUO verzuimloket koppeling. Voor de aansluiting leerplicht en RMC is landelijk de tendens om een integrale leerlingenadministratie te realiseren van 5 tot 23 jaar. Hiermee wordt een doorlopende leerlijn (dossier) gerealiseerd waarin de jongere gedurende de gehele schoolloopbaan wordt gevolgd, overdracht indien nodig goed ondersteund en wordt inefficiënte dubbele administratie voorkomen. Daarnaast kan voor beide administraties gebruik gemaakt worden van dezelfde digitale koppelingen. 2.1.2 Digitalisering gegevensstromen en efficiënt werken De afgelopen 10 jaar zijn de leerplicht- en RMC administratie sterk gedigitaliseerd. Voorheen was handmatig invoerwerk en het opsturen van gegevens op papier normaal. Het was een tijdrovend en lastig werk om sluitend te administreren. Tegenwoordig is het mogelijk met de meeste leerlingenadministratiesystemen om volledig digitaal te werken. Deze werkwijze heeft naast voordelen voor de efficiency en effectiviteit tevens grote voordelen voor de snelheid van handelen. De reactietijd op signalen van jongeren (verzuim) kan zeer kort zijn bij een goed werkend en up-to-date systeem. Daarnaast is de volledigheid van de administratie belangrijk: geen jongere raakt meer buiten beeld. Een goed geautomatiseerde leerlingenadministratie kan dit verzorgen en heeft: - Volledig automatische en actuele digitale koppelingen met BRP (dagelijks), DUO BRON (wekelijks) en DUO verzuimloket (dagelijks); - Goede inrichting van de administratie zodat alle gegevens direct op de juiste plaats ingelezen worden, controles automatisch worden uitgevoerd en brieven geautomatiseerd verstuurd kunnen worden; - Geautomatiseerde werkprocessen, waardoor vanaf binnenkomst van gegevens direct een werkproces kan worden aangemaakt voor de juiste gebruiker van het systeem en gestart kan worden met een dossier. Dat betekent ook dat het werk van de administratief medewerkers in de afgelopen jaren van karakter veranderd is. Dat geeft het volgende beeld voor de administratieve functie: Versie 2.0: Definitief 28 augustus 2014 10
- Met minder formatie kan meer gedaan kan worden, de administratief medewerkers kunnen werkzaamheden op administratief gebied overnemen van de uitvoerders die zich met jongeren bezig houden, waardoor meer ruimte ontstaat voor de begeleiding van jongeren - Een gedegen kennis van de geautomatiseerde systemen is vereist; - Het kunnen analyseren en checken van grote hoeveelheden gegevens is belangrijker geworden; - Door samen te werken in een regionale organisatie neemt efficiency toe en kan met minder formatie worden volstaan. - Het werk is meer inhoudelijk geworden. Controleren van gegevens, opvragen van informatie bij scholen, op eigen initiatief maken en versturen van brieven, afspraken maken voor leerplichtambtenaren, klaarzetten dossiers en ondersteunen tijdens het leerplichtproces is nu deel van het dagelijks werk. 2.1.3 Huidige werkwijze In de huidige situatie zijn er 6 verschillende leerlingenadministratiesystemen in gebruik in de regio van 3 verschillende leveranciers (zie onderstaande tabel). Gedurende hun schoolloopbaan worden leerlingen gevolgd van 5 tot 23 jaar, tot het behalen van hun startkwalificatie. Leerplicht en kwalificatieplicht in het VO worden lokaal geadministreerd, kwalificatieplicht MBO en RMC regionaal. Huidige software systemen leerlingenadministratie Gemeente Leverancier systeem Contractduur Opzeg termijn Ede LP Eljakim Carel Tot 31-12-14 31-12-2014 RMC/KP regio (in Ede) Eljakim Infra Per schooljaar Vóór 15 mei Renswoude* Centric Key2jongerenmonitor Jaarcontract per 1/1 3 maanden Rhenen* Centric Key2jongerenmonitor Jaarcontract per 1/1 3maanden Scherpenzeel** PinkRoccade Civision Onderwijs Onbepaalde tijd 6 maanden Veenendaal Centric Key2Jongerenmonitor Jaarcontract per 1/1 3 maanden *In Renswoude en Rhenen wordt het gebruik van Key2Jongerenmonitor gefaciliteerd door de gemeente Veenendaal **In Scherpenzeel wordt de ICT gefaciliteerd door de gemeente Barneveld. Onlangs is de GBA vervangen (het nieuwe is Centric). Een koppeling op de leerlingenadministratie is nog niet gerealiseerd en hierover wordt besloten nadat duidelijk is of wordt aangesloten bij de regionale administratie. Leerlingen komen tot het behalen van hun startkwalificatie in ieder geval voor in de leerplichtadministratie van de woongemeente en bij verzuim/vsv in de regionale RMC/KP administratie. Indien zij binnen de regio Vallei verhuizen, dan komen zij voor in meerdere administraties bij gemeenten. Er zijn echter geen koppelingen tussen de systemen voor het overdragen van dossierinformatie, waardoor het overdragen van een leerling en dossier op handmatig mensenwerk berust.. De kwaliteit en betrouwbaarheid van de geregistreerde gegevens in de lokale administraties is divers. In het eind 2013 gemaakte verkennend onderzoek zijn per gemeente de knelpunten weergegeven. De regionale taakuitvoering (RMC en kwalificatieplichtigen in het MBO) is georganiseerd bij de gemeente Ede. De taakuitvoering en de ondersteuning van jongeren worden geregistreerd in een systeem dat niet wordt gevuld met persoonsgegevens vanuit de GBA. Een koppeling op de basisregistratie personen van de gemeenten is i.v.m. privacywetgeving niet toegestaan. Jongeren die regionaal worden opgepakt worden gemeld aan de lokale leerplichtadministraties, maar niet altijd overal verwerkt en ook komt het voor dat gegevens dubbel worden verwerkt. Hierdoor ontstaan deels onbetrouwbare, deels onvolledige administraties. Versie 2.0: Definitief 28 augustus 2014 11
2.1.4 Toekomstige taken regionale administratie Bij de faciliterende gemeente, die de rol heeft van centrumgemeente, wordt een administratief team geformeerd, waar de administratieve taken voor leerplicht en RMC worden uitgevoerd. Naar externe partners toe (scholen en ketenpartners) heeft deze regionale administratie, in verband met herkenbaarheid en bereikbaarheid, de status van een regionaal administratief bureau, echter zonder rechtspersoonlijkheid of andere formele status. De administratieve taken die nu nog lokaal worden uitgevoerd worden overgedragen aan de centrumgemeente. Het administratieve werk verdwijnt daardoor uit de gemeenten en de huidige administratief medewerkers gaan in principe over naar de regionale administratie. Gemeenten hebben echter zelf de keuze of zij de huidige formatie willen overdragen naar de centrumgemeente of dat zij deze behouden. In gemeenten waar de administratieve medewerker ook andere taken uitvoert ligt het voor de hand dat de medewerk(st)er niet over gaat naar de centrumgemeente. Over de taakuitvoering (wat gaat de regionale administratie doen?) heeft afstemming plaats gevonden met de uitvoerenden van de deelnemende gemeente. Er is regionaal consensus over wat tot de taakuitvoering van een regionale administratie behoort en hoe deze de overige taakuitvoering van leerplicht, kwalificatieplicht en RMC het beste kan ondersteunen. De regionale administratie biedt aan de deelnemende gemeenten: a) Basisadministratie met alle inwoners uit de deelnemende gemeenten van 5 tot 23 jaar (GBA koppeling, digitaal) b) verwerken van alle in- en uitschrijvingen (digitaal) c) controle op juistheid in- en uitschrijvingen en indien nodig check bij scholen d) constatering absoluut verzuim, (administratieve check, vergelijking persoonsgegevens (BRP) met in- en uitschrijvingen van DUO (BRON); versturen 1 ste en 2 de controlebrief e) Verwerken antwoord op deze controlebrief f) klaarzetten dossier en koppelen aan LPA/KP n.a.v. absoluut verzuim g) Verwerken meldingen relatief verzuim en VSV (DUO koppeling) h) Opvragen verzuimstaten bij scholen n.a.v. relatief verzuim i) Klaarzetten dossier relatief verzuim en koppeling aan LPA j) Opvragen ontbrekende informatie bij verzoeken om vrijstelling, verrijken dossier zodat de leerplichtambtenaar in de gemeenten een verzoek kan beoordelen en een besluit kan nemen. k) Afsluiten en archiveren dossiers n.a.v. opdracht LPA l) Uitnodigingen versturen, afspraken inplannen en bij de woongemeente of school reserveren van ruimtes voor gesprekken, dit is maatwerk per gemeente. Leerplichtambtenaren kunnen ook zelf hun eigen agenda beheren m) Beantwoorden telefonische vragen over in- en uitschrijvingen en ontvangen meldingen n) Het zijn van aanspreekpunt voor scholen en anderen en zorgdragen voor doorverwijzing als de leerplichtambtenaar in gemeenten niet aanwezig is. Daardoor is de leerplichtfunctie altijd bereikbaar o) Actieve controle op goed gebruik van de leerlingenadministratie. B.v. niet ingevulde velden, lang openstaande dossiers, dossiers die niet opgepakt worden, opvallende verschillen tussen gemeenten en/of personen in afhandeling etc. p) Functioneel applicatiebeheer: onderhouden van digitale koppelingen, controle op congruentie database, opstellen en onderhouden digitale brieven en rapportages q) Opstellen van vooraf afgesproken management informatie en deze aanbieden aan de deelnemende gemeenten r) Opstellen van ad-hoc management informatie (in redelijkheid en bij beschikbare tijd) Meldingen komen binnen bij de regionale administratie, worden daar geregistreerd, geanalyseerd en verrijkt en vervolgens ter behandeling toegewezen aan een leerplichtambtenaar in een gemeente, een kwalificatieplichtambtenaar of een RMCtrajectbegeleider. Registratie en toewijzing gebeurt via onderstaand proces-schema. Versie 2.0: Definitief 28 augustus 2014 12
Sub proces toewijzing casus Ontvangst melding Registratie melding Analyse melding Leerplicht of RMC LP 16/17 jarige MBO nee toegewezen school J/N nee Leerling bekend J/N RMC ja ja ja Toewijzing aan RMC trajectbegeleider Toewijzing aan KPA Toewijzing aan toegewezen LPA in gemeente Toewijzing aan LPA in gemeente die leerling kent Toewijzing aan afd hoofd / coordinator in gemeente De wijze waarop de werkzaamheden plaats vinden (wie doet wat?) dient tijdens de implementatie in werkprocessen te worden uitgewerkt en vastgelegd. Bij de inrichting van het programma van eisen en wensen worden de nog te formuleren werkprocessen als basis genomen. Bij de totstandkoming van de Business case is met uitvoerenden de toekomstige werkwijze grotendeels in beeld gebracht en zijn werkprocessen grofmazig gemodelleerd. In de implementatiefase dienen deze werkprocessen verder te worden uitgewerkt. Met betrekking tot de meest rechtse processtap (toewijzing aan afd. hoofd/coördinator in gemeente) wordt opgemerkt dat dit alleen relevant is voor gemeenten met meer dan een leerplichtambtenaar. In die gemeente beslist een hoofd of coördinator over aan wie de casus in die situatie wordt toegewezen. In gemeenten met 1 leerplichtambtenaar wordt de casus altijd aan die leerplichtambtenaar toegewezen. 2.1.5 Belang leerplicht/rmc i.v.m. toekomstige veranderingen sociaal domein Met een regionale administratie geven de gemeenten invulling aan de belangrijke informatiepositie die de taakuitvoering van leerplicht en RMC innemen bij de komende veranderingen in het sociaal domein. Gemeenten zien zich in de nabije toekomst gesteld voor een aantal vraagstukken op het gebied van passend onderwijs, Jeugdzorg, arbeidsparticipatie en AWBZ die hen de regie geven, maar die in samenwerking met partners uitgevoerd moeten worden. De veranderingen in het sociale domein leiden er toe dat gemeenten hun aanpak steeds nadrukkelijker in een regionale context moeten plaatsen. Passend onderwijs voor alle leerlingen is alleen mogelijk door een effectieve inzet van en samenwerking met gemeenten en ketenpartners in zorg en welzijn. Gemeenten kunnen daar tegenover geen sluitende aanpak voor jeugdhulp realiseren zonder inzet van het onderwijs. Door de administratieve taken van leerplicht en RMC samen in te voegen: c) Beschikken gemeenten over een eigen sluitend administratiesysteem met de gegevens van alle jongeren tot 23 jaar in hun werkgebied. Bekend of jongeren naar school gaan en waar, of ze een diploma halen en of ze werk en/of inkomen hebben. Leerplicht is één van de partijen die als eerste in beeld heeft dat er in een gezin of bij een jongere iets mis gaat. Problemen uiten zich bij kinderen onder meer in verzuim en voortijdig schoolverlaten. Dit is maatschappelijk en financieel een groot probleem voor de maatschappij en gemeenten. d) Beschikken gemeenten over een sluitend informatiesysteem met informatie over verzuim onder 16 uur, ziekteverzuim en luxe verzuim, specifiek signalen die kunnen duiden op meerdere problemen in een gezin. Leerplicht en het RMC richten zich in eerste instantie op verzuim en VSV, maar hebben meerdere indicatoren in beeld (verzuim, verkeerd gedrag van een jongeren, bijvoorbeeld gebruik geweld/agressie). Daardoor kunnen gemeenten een risicoprofiel maken van jongeren op onderwijs en werk & inkomen. Door gegeven vast te leggen in een sluitend en betrouwbaar systeem beschikken gemeenten over alle informatie om integraal naar jongeren te kijken. Versie 2.0: Definitief 28 augustus 2014 13
2.2 Organisatie 2.2.1 Juridische Vorm Voor het samenbrengen van de wettelijke leerplicht- en RMC taken op het gebied van administratie en registratie is met de vijf deelnemende gemeente een Dienstverleningsovereenkomst opgesteld. Deze overeenkomst is afgestemd met juristen van de deelnemende gemeente en over de inhoud is brede consensus. De overeenkomst is als bijlage bij de Business Case gevoegd Als bestuurlijk en ambtelijk uitgangspunt voor de business case is meegegeven dat gemeenten zelf verantwoordelijk willen blijven voor de over te dragen taakuitvoering en dat zij rechtstreeks bestuurlijk invloed willen houden op uitvoering en beleid. Dit impliceert dat delegatie, het volledig overdragen van alle bevoegdheden en ook alle verantwoording, geen optie is en een juridische vorm met mandatering als basis de enige optie is om de regionale administratie in de regio Vallei te realiseren. De gemeentelijke taken met betrekking tot de administratie en registratie van leerplicht en RMC worden daarom op basis van mandatering overgedragen aan de centrumgemeente Veenendaal. De gemeentelijke taken met betrekking tot de administratie van leerplicht en RMC worden gemandateerd aan het college van B&W van Veenendaal. Het college van de Veenendaal draagt zorg voor uitvoering van de administratieve taken die aan hen zijn gemandateerd. Het college van B&W van de centrumgemeente Veenendaal besluit zelf over de gemandateerde taakuitvoering, maar houdt rekening met wat in het regionaal portefeuillehouders wordt afgesproken Door aan te haken bij al bestaande overlegstructuren (portefeuillehoudersoverleg en projectgroep) wordt verdere bestuurlijke en ambtelijke vergaderdrukte beperkt. 2.2.2 Regionaal Portefeuillehoudersoverleg onderwijs en jeugd In het al bestaande regionale portefeuillehoudersoverleg onderwijs en jeugd vindt afstemming plaats over beleid en uitvoering. Dit heeft als voordeel dat ook automatisch afstemming ontstaat over de overige lokale taakuitvoering van leerplicht. Ook vindt hier afstemming plaats met de gemeente Wageningen die weliswaar niet aan de samenwerking deelneemt, maar voor wie wel in het kader van RMC en kwalificatieplicht regionaal jongeren worden opgepakt. 2.2.3 Regionaal beleidsoverleg Beleidsmatige aspecten voor leerplicht en RMC worden, ter voorbereiding op bestuurlijke bijeenkomsten, afgestemd in het regionale ambtelijke beleidsoverleg, de huidige projectgroep leerplicht/rmc, waaraan beleidsmedewerkers van de 5 gemeenten deelnemen. In dit overleg vindt afstemming plaats over beleid en uitvoering en verdere planvorming. 2.2.4 Inrichting Regionale administratie Het administratieve team wordt ingebed in de bestaande organisatiestructuur bij de centrumgemeente Veenendaal, waar nu ook leerplicht is geplaatst. Voor een uniforme taakuitvoering en aanwezigheid en bereikbaarheid van de leerplichtfunctie is het noodzakelijk dat de medewerkers fysiek op 1 locatie bij elkaar zitten. Op afstand werken ( het nieuwe werken ) op verschillende locaties is weliswaar technisch geen probleem, maar waarborgt onvoldoende dat alle medewerkers op dezelfde wijze hun werk doen en gegevens op dezelfde wijze worden geregistreerd. Bovendien wordt dan ook de bereikbaarheid van de leerplichtfunctie niet verbeterd. Door bij elkaar op één locatie te zitten is geborgd dat er altijd iemand namens leerplicht/rmc aanwezig en bereikbaar is. Medewerkers worden voor de uitvoering van hun taken aangestuurd door de leidinggevende die nu ook leerplicht aanstuurt. De medewerkers van de regionale administratie blijven in dienst bij hun huidige gemeente gedurende de duur van de overeenkomst (3 jaar). Na 3 jaar wordt de overeenkomst stilzwijgend verlengd tenzij gemeenten dan besluiten de samenwerking te beëindigen of anders vorm te geven. Tot de verlenging van de samenwerking na 3 jaar worden de medewerkers gedetacheerd aan de faciliterende gemeente. Bij voortzetting van de Versie 2.0: Definitief 28 augustus 2014 14
samenwerking na drie jaar maken de gemeenten een keuze of de detachering van de werknemers wordt gecontinueerd of dat zij in dienst treden bij de centrumgemeente. De manager die leiding geeft aan de regionale administratie legt inhoudelijk verantwoording af aan het college van B&W van de centrumgemeente Veenendaal. De manager is voor wat betreft facilitering van de regionale administratie aangewezen op de organisatie van de faciliterende gemeente. De faciliterende gemeente zorgt voor een zodanige facilitering dat de regionale administratie de opgedragen taken kan uitvoeren. Hiertoe behoren de zorg voor huisvesting en werkplekken, de generieke ICT (computers, generieke software en netwerkvoorziening) en ondersteuning vanuit verschillende afdelingen (zoals juridische zaken, P&O, financiën en facilitair). Als op het gebied van uitvoering en facilitering sprake is van escalatie dan bespreekt de manager die de regionale administratie aanstuurt dit met de binnen de faciliterende gemeente voor facilitering verantwoordelijke manager. Versie 2.0: Definitief 28 augustus 2014 15
3 PERSONEEL Voor het samenbrengen van de huidige medewerkers van de gemeenten en het overdragen van de administratieve taakuitvoering van leerplicht en RMC aan de centrumgemeente, met als consequentie dat dit werk in de gemeenten verdwijnt, is gekozen voor detachering van de medewerkers aan de faciliterende gemeente. Deze medewerkers treden in principe na 3 jaar, bij verdere continuering van de samenwerking in dienst bij de centrumgemeente. Indien gewenst kunnen gemeenten er echter in onderling overleg ook voor kiezen om op dat moment de detachering te continueren. Tot dat moment blijven de medewerkers in dienst bij de huidige werkgever en worden zij gedetacheerd aan de faciliterende gemeente. Rechtspositioneel verandert er op dit moment weinig, behalve de standplaats waar vandaan gewerkt wordt. Voor alle medewerkers bij de centrale administratie geldt gedurende de detachering de faciliterende gemeente als standplaats. De facilitering en aansturing van de medewerkers gaat naar de centrumgemeente. Voordeel voor de gemeente die formatie inbrengt is dat indien zij haar deelname aan de samenwerking staakt, zij de medewerker met de kennis en kunde weer terugkrijgt in haar organisatie, wat ook nodig is omdat de taakuitvoering dan ook weer bij de gemeente terugkomt. Voordeel voor de medewerker is dat de impact op de arbeidsvoorwaarden relatief klein is en de mogelijkheid bestaat om terug te keren naar de oorspronkelijke werkgever. De verschillende arbeidsvoorwaarden bij de gemeenten zijn geïnventariseerd en hieruit is niet van grote verschillen gebleken. Administratief medewerkers zijn in alle gemeenten op het zelfde functieniveau (salarisschaal) ingeschaald. Verschillen in secundaire arbeidsvoorwaarden dienen tijdens de implementatiefase in beeld te worden gebracht en indien nodig dienen hiervoor aanvullende afspraken te worden gemaakt. Uitgangspunt is dat de gedetacheerde medewerkers de huidige secundaire arbeidsvoorwaarden behouden en er dient zoveel mogelijk te worden voorkomen dat door verplaatsing van werkplek naar de centrumgemeente de medewerker nadeel ondervindt. In geval van detachering bestaat het risico dat er twee leidinggevenden ontstaan voor verschillende taken die met elkaar conflicteren (functioneel leidinggevende bij de centrumgemeente en hiërarchisch leidinggevende bij de gemeente van herkomst). Gedurende de implementatiefase dient de regionale administratie zodanig te worden ingericht dat deze situatie zoveel mogelijk wordt voorkomen. Voor het detacheren van de medewerkers naar de faciliterende gemeente wordt tijdens de implementatiefase een detacheringovereenkomst opgesteld. Het voorbeeldmodel detacheringovereenkomst van de VNG wordt als basis gebruikt voor de op te stellen overeenkomst en aangepast aan de situatie en wensen van de gemeenten in de regio Vallei. In onderstaande paragrafen is de benodigde formatie bepaald en een vergelijk gemaakt met de huidige formatie. Daarnaast is de opbouw van het functiehuis van de regionale administratie weergegeven en de procedure voor de vorming van het administratieve team bij de centrumgemeente. 3.1 Huidige formatie en personele invulling Voor het opstellen van de business case is geïnventariseerd welke administratieve formatie de gemeenten op dit moment inzetten in het kader van leerplicht en RMC. De huidige formatie is vastgesteld op basis van de door de regiogemeenten aangeleverde gegevens. Bij de berekening van de benodigde formatie bij de regionale administratie is aangesloten op de conclusies uit het verkennend onderzoek van DENSA uit 2013, waarin in algemene zin is geconcludeerd dat de gemeenten in de regio Vallei gezamenlijk over voldoende administratieve formatie voor leerplicht en RMC beschikken. Onderstaande tabel bevat de geïnventariseerde gegevens van de huidige formatie die op het gebied van administratie wordt ingezet. Voor leerplicht wordt lokaal administratieve formatie ingezet. Voor RMC en kwalificatieplicht wordt regionaal administratieve formatie ingezet die in dienst is bij de gemeente Ede. Versie 2.0: Definitief 28 augustus 2014 16
Formatie Leerplicht Huidige formatie (incl applicatiebeheer) Beschikbaar om in te brengen Ede 0,80 fte 0,80 fte RMC + KP (in Ede, incl. KP) 0,70 fte 0,70 fte Renswoude 0,10 fte 0,10 fte Rhenen * 0,15 fte - Scherpenzeel ** 0,08 fte - Veenendaal *** 0,86 fte 0,86 fte TOTAAL 2,69 fte 2,46 fte * In Rhenen worden de administratieve taken deels uitgevoerd door een administratief medewerker die ook andere taken in de gemeente doet. Een deel van de administratieve taken wordt tevens uitgevoerd door de leerplichtambtenaar. Bij het ontstaan van een regionale administratie bij een centrumgemeente krijgt de leerplichtambtenaar meer tijd om jongeren te begeleiden. Rhenen zal geen formatie aan de regionale administratie bijdragen. ** In Scherpenzeel doet de medewerkster die zich met administratie bezig ook andere taken buiten leerplicht. Het is niet waarschijnlijk dat Scherpenzeel deze formatie zal inbrengen, maar een definitieve keuze daarin moet nog worden gemaakt. *** In Veenendaal wordt de administratieve formatie extern van WSW ingehuurd. 3.2 Toekomstige formatie regionale administratie Voor het bepalen van de administratieve formatie die regionaal nodig is, is voor de taakuitvoering van leerplicht aansluiting gezocht bij de standaard formatierichtlijn van Ingrado, de branchevereniging voor leerplicht en RMC. Voor de taakuitvoering van RMC is er geen landelijke richtlijn en daarom wordt, ook omdat gemeenten hebben aangegeven dat de huidige ingezette formatie toereikend voor de administratieve taakuitvoering van RMC, uitgegaan van de formatie die momenteel wordt ingezet. Aantal jongeren 5 t/m 15 16 en 17 Totaal LP + KP Perc. 18 t/m 22 Totaal 5 t/m 22 Totaal RMC 16 t/m 22 Ede 15942 2912 18854 52,45% 7927 26781 10839 Renswoude 832 118 950 2,64% 320 1270 438 Rhenen 2838 465 3303 9,19% 1021 4324 1486 Scherpenzeel 1455 259 1714 4,77% 583 2297 842 Veenendaal 9479 1646 11125 30,95% 3807 14932 5453 TOTAAL 30546 5400 35946 100% 3807 49604 19058 (bron CBS, peildatum 18-4-2014) De richtlijn voor leerplicht gaat uit van 1 fte per 3800 leerplichtige jongeren in de leeftijd van 5 tot 18 jaar. Dat is inclusief het aantal kwalificatieplichtige jongeren waar in de regio Vallei regionaal op wordt ingezet. De formatie voor de taakuitvoering van leerplicht wordt volgens de richtlijn opgesplitst in leerplichtfunctie (60%), administratie (25%), applicatiebeheer (5%), beleid (5%) en coördinatie (5%). Bij regionale samenwerking behoort functioneel applicatiebeheer tot de taakuitvoering van het administratieve team. Dat betekent dat voor elke 3800 leerplichtigen er 0,3 fte nodig is voor de administratie taakuitvoering van leerplicht. Uit voorbeelden in het land is bekend dat bij regionale samenwerking en samenvoeging van formatie er direct 25% efficiencywinst kan worden toegepast, omdat in een groter team het werk efficiënter en met minder formatie kan worden gedaan, ten opzichte van lokale uitvoering in de verschillende gemeenten. Volgens deze berekening (richtlijn Ingrado + huidige administratieve formatie voor RMC, verminderd met 25% efficiencybesparing) is in de regio Vallei 2,43 fte nodig voor administratie (incl. applicatiebeheer). In deze business case is uitgegaan van de 2,46 fte die in de gemeenten daadwerkelijk beschikbaar is, waarbij als uitgangspunt geldt dat er geen formatie wordt ingebracht door Rhenen en Scherpenzeel. De 2,46 fte is een fractie meer dan wat volgens de berekening nodig is, maar geeft Versie 2.0: Definitief 28 augustus 2014 17
nauwelijks meerkosten (de berekende meerkosten voor 0,03 fte inclusief overhead bedragen 1627,50). Formatie Leerplicht Huidige formatie die beschikbaar om in te brengen Benodigde formatie volgens Ingrado richtlijn (ADM + APPL, min 25% efficiency) Ede 0,80 fte 1,12 fte RMC + KP (in Ede, incl. KP) 0,70 fte 0,30 fte Renswoude 0,10 fte 0,06 fte Rhenen - 0,20 fte Scherpenzeel - 0,10 fte Veenendaal 0,86 fte 0,66 fte TOTAAL 2,46 fte 2,43 fte Uit vorenstaande tabel blijkt dat de formatie die in de gemeenten beschikbaar is om aan het administratieve team bij te dragen voldoende is en nagenoeg overeenkomt met de formatie die regionaal nodig is. Met betrekking tot het verschil tussen aanwezige en benodigde administratieve formatie in Ede wordt het volgende opgemerkt: In Ede wordt lokaal 0,6 fte ingezet voor administratie, en 0,2 fte voor functioneel applicatiebeheer. In Ede is 0,7 fte die regionaal wordt ingezet, waarvan 0,4 fte voor RMC en 0,3 fte voor kwalificatieplicht. De formatie voor kwalificatieplicht behoort tot de leerplichtformatie. Uit de tabel kan worden opgemaakt dat de formatie in Ede op dit moment achter loopt op wat er volgens de berekening nodig is, ondanks dat daarop al 25% efficiencybesparing is toegepast. Als Ede de taakuitvoering lokaal blijft uitvoeren is er volgens de o.b.v. landelijke gemiddelde problematiek vastgestelde richtlijn van Ingrado, 1,49 fte voor administratie nodig. Die formatie is minimaal nodig om de problematiek aan te kunnen en uit het eerder onderzoek naar regionale samenwerking (Startnotitie Regionale Samenwerking Leerplicht en RMC [DENSA, 15 januari 2013]), is gebleken dat Ede meer problematiek heeft dan het landelijk gemiddelde. De lokaal benodigde formatie is meer dan wat er nu lokaal wordt ingezet. Het verschil kan deels worden gezocht in een stukje formatie die regionaal wordt opgepakt (KP), maar ook is het zeer waarschijnlijk dat in Ede op dit moment administratieve werkzaamheden worden uitgevoerd door de leerplichtambtenaren, die eigenlijk bij de administratie dienen te worden belegd. Dat betekent dat bij samenwerking de dienstverlening aan jongeren zal verbeteren, aangezien de leerplichtambtenaren dan efficiënter worden ingezet. 3.3 Functiehuis Regionale administratie Voor de regionale administratie geldt de functiewaardering die in het algemeen in Nederland wordt toegepast. Administratieve medewerkers worden in het algemeen ingedeeld in schaal 6 van de CAR UWO. Aangezien medewerkers worden gedetacheerd aan de faciliterende gemeente blijven de huidige arbeidsvoorwaarden op hen van toepassing.. Uitgangspunt is dat wordt aangesloten bij de structuur en het functiehuis van de faciliterende gemeente. Omdat medewerkers worden gedetacheerd aan de faciliterende gemeente blijven de huidige arbeidsvoorwaarden, van de gemeente waar zij nu in dienst zijn, van toepassing. In de implementatiefase wordt deze functie nader beschreven en vastgesteld. Omdat er in de regio geen verschillen zijn in functiewaardering ligt het voor de hand dat de huidige functiebenaming en waardering kan worden gehandhaafd. 3.4 Personeelsbeleid De samenwerking krijgt vorm door de huidige medewerkers onder te brengen in één team. Het principe mens-volgt-werk is het uitgangspunt. Dit houdt in dat voor de meeste in dienst zijnde medewerkers een vergelijkbare functie beschikbaar is. Hierbij wordt niet alleen gekeken naar de functienaam/functiebeschrijving maar ook naar de werkbeschrijvingen van de functies in de regio. Voor formatie die niet kan worden geplaatst dienen gemeenten zelf een oplossing te zoeken. Versie 2.0: Definitief 28 augustus 2014 18
3.4.1 Detacheren huidige medewerkers In deze business case is bepaald hoeveel formatie elke gemeente in principe naar rato hoort bij te dragen om op een gelijk ambitieniveau (zie hoofdstuk 3.2) deel te nemen. Door de keuze van het plaatsen van de huidige administratieve formatie die vast in dienst is te detacheren bij de faciliterende gemeente wordt er vanuit gegaan dat iedere gemeente in principe zelf verantwoordelijk is om de te leveren formatie over te dragen. 3.4.2 Secundaire arbeidsvoorwaarden Bij detachering blijven de huidige secundaire arbeidsvoorwaarden van toepassing. Om onderlinge verschillen in voorwaarden op te heffen ligt het voor de hand om zoveel mogelijk aan te sluiten bij de regelingen van de faciliterende gemeente. De verschillen tussen de gemeenten in secundaire arbeidsvoorwaarden worden tijdens de implementatiefase in kaart gebracht. De impact van de verschillen is individueel per medewerker en kan pas bepaald worden bij de teamsamenstelling. De werkgroep die de verschillen uitwerkt dient oplossingen hiervoor aan te dragen. Oplossingen voor de verschillen kunnen in de detacheringovereenkomst vastgelegd worden. 3.4.3 Sociaal plan Bij detachering is het in principe niet nodig een sociaal plan op te stellen. Een sociaal plan dient wel te worden opgesteld wanneer er door het mens volgt werk principe bij detachering frictie kan ontstaan omdat er meer mensen met een vergelijkbare functie zijn. Ook is een sociaal plan verplicht als medewerkers in de toekomst, nadat gemeenten daartoe een keuze hebben gemaakt, in dienst treden bij een regionale uitvoeringsorganisatie of een faciliterende gemeente. Als in een gemeente al is voorzien in een sociaal plan dan geldt in die betreffende gemeente dat sociaal plan. Gemeenten die nog geen sociaal plan hebben dienen deze op te stellen, afgestemd met GO en OR. Iedere gemeente kan afzonderlijk een sociaal plan met de benodigde overgangsbepalingen vaststellen. Het is ook een optie dat die gemeenten gezamenlijk één sociaal plan met de benodigde overgangsbepalingen voor die gemeenten maken. In dat geval dient dit in de implementatiefase te worden uitgewerkt en daarna in elke afzonderlijke gemeente vastgesteld. Hierbij is in elke gemeente een advies van de eigen OR nodig. In het sociaal plan dient onder meer te worden geregeld: Dat de functie van de medewerker vervalt, dat het werk overgaat naar de faciliterende gemeente en dat de medewerker voor de uitvoering van die overgedragen taken een passende functie bij de faciliterende gemeente dient te accepteren (mens-volgt-werk); Wat de gevolgen voor de medewerker zijn als deze de passende functie niet accepteert; De criteria voor passende functie; De plaatsingsprocedure; Wat de gevolgen zijn voor de medewerker(s) die word(t)en geplaatst; Wat de gevolgen zijn van verschillen in beloning; Wat de gevolgen zijn van verschillen in secundaire voorwaarden. Bij detachering blijven de huidige secundaire voorwaarden van toepassing, bij indiensttreding gelden de secundaire voorwaarden van de organisatie waar de medewerker in dienst treedt. Als dit voor medewerkers een achteruitgang betekent geldt er een overgangssituatie. Indien meer medewerkers interesse hebben in dezelfde functie en zij conform hun huidige functie aannemelijk kunnen maken dat deze functie vergelijkbaar is met de huidige functie, dan treedt het sociaal plan in werking en daarbij wordt aansluiting gezocht bij de plaatsingsprocedure van de faciliterende gemeente. 3.4.4 Invullen vacatureruimte Het principe mens volgt werk houdt in dat voor de huidige medewerkers een vergelijkbare passende functie beschikbaar is. Hierbij dient niet alleen te worden gekeken naar de functienaam/functiebeschrijvingen maar ook naar werkbeschrijvingen van vergelijkbare functies in de regio. Na de besluitvorming in de gemeenten over deelname aan de regionale administratie wordt duidelijk hoeveel formatie elke gemeente zal bijdragen. Hier zijn twee situaties te onderscheiden: a) Gemeenten hebben meer formatie dan wat zij dienen bij te dragen; Versie 2.0: Definitief 28 augustus 2014 19
b) Gemeenten hebben minder formatie of brengen minder formatie in dan zij dienen bij te dragen. In deze business case is aangenomen dat de huidige formatie die gemeenten gezamenlijk kunnen inbrengen (2,46 fte) daadwerkelijk bij de regionale administratie kan worden geplaatst. Deze huidige formatie is een fractie meer dan wat er nodig is (0,03 fte meer), maar het teveel is dusdanig klein dat het nauwelijks leidt tot hogere kosten en hiermee wordt voorkomen dat er in de gemeenten die formatie inbrengen een overschot blijft. Hierbij is buiten beschouwing gelaten of de huidige formatie in Veenendaal (externe inhuur) al dan niet kan worden geplaatst. In deze business case wordt er van uit gegaan dat gemeenten het met elkaar eens zijn dat de formatie kan worden ingebracht en ook wordt aangenomen dat Scherpenzeel en Rhenen geen formatie zullen inbrengen. Indien er bij de regionale administratie vacatureruimte ontstaat, dan geldt het uitgangspunt dat de gemeente van herkomst verantwoordelijk is voor de blijvende invulling van haar formatieve bijdrage. Indien de gemeente van herkomst de formatie niet kan invullen wordt deze ingevuld conform de afspraken en procedures bij de faciliterende gemeente. Hierbij geldt het principe dat eerst geworven wordt bij de deelnemende gemeenten en dat kandidaten uit de deelnemende gemeenten worden behandeld als interne kandidaat, zonder dat een van de gemeenten doorzettingsmacht heeft (b.v. bij herplaatsen/boventalligheid). Indien geen interne kandidaat gevonden wordt kan extern worden geworven. 3.4.5 Samenwerking Team Medewerkers van verschillende gemeentelijke organisaties gaan samenwerken in 1 team. Van belang is dat aandacht wordt besteed aan de vorming van een team waarin medewerkers op uniforme wijze werken en worden aangestuurd en voor elkaar zaken kunnen overnemen. De leidinggevende van de regionale administratie zal aandacht moeten besteden aan teamvorming en het overbruggen van cultuurverschillen. 3.4.6 Overige benodigde functies: inkoop bij faciliterende organisatie De regionale administratie wordt in opdracht van de gemeenten gefaciliteerd door de faciliterende gemeente. Deze gemeente verzorgt niet alleen de tastbare facilitering zoals de werkplekken en ICT voorzieningen. De faciliterende gemeente verzorgt tevens de facilitering van specifieke kennis en kunde die de administratie formatief niet zelf in huis kan hebben. Deze ondersteuning wordt ingekocht bij de faciliterende gemeente, die deze kosten doorberekend aan de andere gemeenten. De kosten hiervoor, alsmede de kosten voor aansturing van het administratieve team, behoren tot de organisatiekosten (overhead) die door de faciliterende gemeente aan de andere gemeenten worden doorbrekend. De kennis die ingekocht wordt is: ICT ondersteuning voor de werkplek planning en control ondersteuning door juridische zaken ondersteuning door P&O ondersteuning bureau inkoop 3.4.7 Kwartiermaker bij implementatie en start regionale administratie Nadat de besluitvorming in alle colleges heeft plaatsgevonden kan vanaf september 2014 worden begonnen met de implementatie van de regionale administratie. Voor het opzetten van de implementatie en de vorming van de regionale administratie wordt door de faciliterende gemeente, mede namens de andere gemeenten, een kwartiermaker aangesteld die de implementatie ter hand neemt. De kwartiermaker start direct na besluitvorming in de gemeenten met de werkzaamheden en krijgt de opdracht om: de inrichting van de regionale administratie vorm te geven, de facilitering te organiseren, besluitvorming in de gemeenten te begeleiden, de inrichting van het administratiesysteem ter hand te nemen, inclusief opzetten van gegevenslevering uit de Basis Registraties Personen (BRP), bewaken conversie bestaande systemen en eventueel voorbereiden en begeleiden van een aanbestedingsprocedure als wordt besloten tot aanschaf van een nieuw systeem werkprocessen, kwaliteitscriteria, meetpunten en procedures vast te stellen, Versie 2.0: Definitief 28 augustus 2014 20