De bijhouding in de BRP beter geregeld

Transcriptie

1 NOTITIE De bijhouding in de BRP beter geregeld Aan de leden van de Tweede Kamer der Staten Generaal. De wet Basisregistratie Personen (BRP) is in behandeling bij uw Kamer. Op 26 oktober jl. heeft uw Kamer van de minister van BZK de Nota naar aanleiding van het Verslag ontvangen. Daarin beantwoordt de minister uw vragen over het wetsvoorstel BRP. Op 1 juni jl. heeft de VNG 1, mede namens de NVVB 2, u per brief geïnformeerd over lacunes die het wetsvoorstel BRP vertoont en voorstelen gedaan voor aanpassing van het wetsvoorstel (zie bijlage). In de vragen die u aan de minister heeft gesteld middels het verslag van de commissie Binnenlandse Zaken, komen deze lacunes en voorstellen ook aan de orde. Het betrof de plaatsonafhankelijke bijhouding 3 van de BRP en de reikwijdte van de bestuurlijke boete. De Nota van de minister komt niet tegemoet aan de bezwaren van de VNG en de NVVB als het gaat om het plaatsonafhankelijk bijhouden van de BRP (zie hoofdstuk 4 van de Nota). In deze notitie leggen wij u uit waarom het beter voor de burger en goedkoper voor de overheid is als ons advies wordt gevolgd. Een advies dat aansluit bij de voornemens van het huidige kabinet zoals lastenverlichting en terugdringen van onnodige regels. Uitgangspunten VNG en NVVB over plaatsonafhankelijke bijhouding van de BRP sporen met de uitgangspunten van het kabinet Het nieuwe kabinet heeft in de plannen voor de komende jaren kostenbesparing van de overheid opgenomen die voor een belangrijk deel door gemeenten moet worden gerealiseerd. Verwacht wordt dat gemeenten deze besparingen gaan realiseren door efficiënter te werken en onder meer door de inzet van ICT. Ook gaat men er vanuit dat gemeenten meer zullen gaan samenwerken voor elkaars inwoners. Daarnaast wordt verwacht dat verdergaande automatisering administratieve lastenverlichting brengt voor de overheid en de burger. De door de VNG en NVVB voorgestelde wijze van plaatsonafhankelijke bijhouding van de BRP spoort hier volledig mee. Wij stellen als hoofdregel voor de bijhouding in de BRP voor: dat het college van burgemeester en wethouder van de gemeente waar een rechtsfeit in een akte van de burgerlijke stand wordt opgetekend of een buitenlandse akte wordt aangeboden de noodzakelijke gegevens in de BRP bij alle betrokken personen registreert. 1 Vereniging van Nederlandse Gemeenten 2 Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken 3 Bijhouding houdt in, het opnemen en wijzigen van persoonsgegevens

2 Hiermee wordt bereikt dat: ingewikkelde procedures van meldingen over en weer tussen gemeenten worden opgeheven, de kans op fouten of onvolledige registratie aanmerkelijk vermindert, de registratie zonder vertraging wordt uitgevoerd en samenwerking tussen gemeenten een stuk eenvoudiger wordt. Tevens leidt dit voorstel tot kostenreductie bij gemeenten en het Rijk. Waarom neemt de minister deze hoofdregel niet over? Kern van het geschil tussen minister en gemeenten is: Dat volgens de minister een woongemeente alleen verantwoordelijk kan zijn voor de gegevensset van zijn inwoners als zij de bijhouding zelf uitvoert. VNG en NVVB zijn van mening dat de woongemeente prima verantwoordelijk kan zijn voor deze gegevensset als dit goed is verankerd in de wet. Bijvoorbeeld door te bepalen dat de woongemeente verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de totale set gegevens van haar inwoners, omdat alleen zij een gegeven in onderzoek kan zetten en de mogelijkheid van correctie van de hele set gegevens heeft en de rechtsfeitgemeente alleen de eenmalige vastlegging van de gegevens rond het rechtsfeit doet. In het wetsvoorstel wordt bij de registratie van rechtsfeiten in de BRP uitgegaan van de persoon en zijn woongemeente en niet van het te registreren rechtsfeit en de daarbij betrokken personen. Het college van b&w van de woongemeente heeft het alleenrecht om de gegevens van zijn ingezetenen bij te houden in de BRP. De minister geeft, in de Nota naar aanleiding van het Verslag, hierbij als reden dat de woongemeente de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de persoonsgegevens in de BRP alleen kan waarborgen, als opname en mutatie van de gegevens door die gemeente wordt uitgevoerd. Daarnaast moet de burger die vragen heeft over dan wel wijziging wil van zijn of haar gegevens bij de meest nabije overheid (de gemeente waar hij of zij woont) terecht kunnen. De regel dat de verantwoordelijkheid van de woongemeente alleen kan worden waargemaakt als die gemeente ook zelf de bijhouding doet, stamt uit de tijd van de invoering van de persoonsregistratie op kaarten. Later doorgezet in de decentrale bestanden van de Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (de huidige GBA). In de GBA betreft het registraties die decentraal en via het uitwisselen van berichten (per post of elektronisch) door de betreffende woongemeente moeten worden bijgehouden. De gegevensverzamelingen van de GBA berusten in die woongemeenten. De rechtsfeitgemeente 4 is daardoor niet in staat om de betreffende bestanden bij te werken als het gaat om personen die niet in die gemeente woonachtig zijn. Onder de wet GBA is het dus logisch dat de bijhouding alleen door de woongemeente wordt uitgevoerd maar wel omslachtig en traag. De burger wordt geconfronteerd met vertraagde dienstverlening omdat de rechtsfeitgemeente eerst de woongemeente moet meedelen dat er iets gemuteerd moet worden. Hierna gaat de woongemeente op een door haar gekozen tijdstip de mutatie aanbrengen. Deze situatie vergroot ook de kans op fouten in de registratie. Het programma modernisering GBA realiseert centrale BRP-voorzieningen waarin alle ingezetenen zijn geregistreerd en alle gemeenten de bijhouding uitvoeren. Ook bevat de BRP de registratie van 4 Rechtsfeitgemeente is de gemeente alwaar het te registreren feit is vastgelegd in een akte van de burgerlijke stand of waar een brondocument over een (buitenlands)rechtsfeit is aangeboden. Het kan bij een brondocument gaan om een rechtsfeit waarbij niet alleen een ingezetene van de rechtsfeitgemeente is betrokken maar ook een ingezetene van een andere gemeente. Voor beide betrokkenen moeten gegevens worden opgenomen in de BRP. 2

3 niet-ingezetenen 5 waarbij de bijhouding gebeurt door onder andere 18 gemeenten, onder verantwoordelijkheid van de minister van BZK. De centrale positionering van de voorzieningen opent in tegenstelling tot de GBA, de mogelijkheid dat de registratie van rechtsfeiten, in de gegevensverzameling van de daarbij betrokken personen, in één handeling door het college van b&w van de rechtsfeitgemeente in de BRP wordt uitgevoerd. Waarmee de dienstverlening aan de burger alleen maar verbetert vanwege de snelheid, juistheid enzovoort. De minister van BZK meent echter dat als deze mogelijkheid in de wet wordt verankerd, de woongemeente niet meer verantwoordelijk kan worden gehouden voor de kwaliteit van de gegevens, omdat de bijhouding niet door die gemeente wordt uitgevoerd. Tevens zet dit, volgens de minister, de deur open voor het bijhouden van de BRP door andere instanties zoals rechtbanken, de IND enz. De minister geeft aan dat waar velen een verantwoordelijkheid voor de bijhouding hebben uiteindelijk niemand meer verantwoordelijk is. Dat zou de rechtszekerheid van de burger geweld aan doen. Hiermee gaat de minister voorbij aan ons uitgangspunt dat uitsluitend het college van b&w van een gemeente verantwoordelijk kan zijn voor de bijhouding in de BRP. Daarnaast wordt door de woongemeente de verantwoordelijk te geven klachten en/of correctieverzoeken van de eigen ingezetenen volledig te behandelen, de rechtszekerheid voor de burger juist geborgd. De minister weigert het onderscheid te erkennen tussen rechtsfeitgemeenten en woongemeenten, waardoor de bestaande onduidelijkheid en risico s van onjuiste registratie van rechtsfeiten blijft bestaan. Hij ontkent de werkelijkheid van de ingewikkelde procedures die voor gemeenten al jaren een doorn in het oog zijn. Daarnaast worden hierdoor ook de, mede door hem, aan het programma mgba opgedragen doelstellingen, waaronder de administratieve lastenverlichting, ten dele behaald. De door de minister in de Nota n.a.v. het Verslag voorgestelde ICT-oplossing (automatisch fiatteren) is een complexe en dure oplossing voor een eenvoudig via de wet op te lossen probleem. VNG en NVVB waarborgen de kwaliteit en integriteit van de BRP en de verantwoordelijkheid jegens de burger Het voorstel van de VNG en NVVVB waarborgt de kwaliteit en de integriteit van de persoonsregistratie en de verantwoordelijkheid van de gemeenten jegens haar burgers omdat: de bijhouding van de persoonsgegevens van ingezetenen ook in ons voorstel uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van colleges van b&w van gemeenten wordt uitgevoerd; de kwaliteit van de gegevens in ons voorstel juist beter wordt gewaarborgd, omdat de rechtsfeitgemeente, op basis van de daar opgemaakte akte of het beschikbare brondocument, het rechtsfeit eenduidig en op hetzelfde moment opneemt in de BRP voor alle bij dat rechtsfeit betrokken personen, ook wanneer een betrokken persoon elders woont; door de eenduidige gelijktijdige vastlegging van rechtsfeiten er in de BRP geen verschillen meer kunnen ontstaan over de status van de bij het rechtfeit betrokken personen; de woongemeente dé aangewezen gemeente is en blijft voor het borgen van de kwaliteit van de gegevens van de in haar gemeente woonachtige burgers en daarop aanspreekbaar is. Een en ander op basis van haar verantwoordelijkheid jegens haar inwoners; de burger dus altijd terecht kan bij zijn eigen woongemeente, indien hij vragen of klachten heeft over zijn in de BRP geregistreerde gegevens of indien hij van zijn correctierecht gebruik wenst te maken; 5 Niet-ingezetenen zijn personen die niet in Nederland wonen, maar wel een relatie met de Nederlandse overheid hebben. 3

4 de woongemeente van de BRP een bericht van bijhouding krijgt en hierop zelfstandig dan wel op verzoek van de betreffende burger een onderzoek kan instellen naar de juistheid van de gegevens; in geval van een onderzoek, de woongemeente, vanwege de technische mogelijkheden van logging, direct de betreffende gemeente of ambtenaar kan benaderen met vragen over de uitgevoerde bijhouding; de woongemeente ook in het voorstel van VNG en NVVB de gemeente is die uiteindelijk de mogelijke correcties kan aanbrengen; voor de burger het beter te begrijpen is hoe het proces van de bijhouding plaatsvindt dan onder de huidige wetgeving of de conceptwet BRP; Andere overwegingen om te kiezen voor het voorstel van de VNG / NVVB Bij het voorstel van de minister gebeurt controle van de gegevens vooraf en in het voorstel van de VNG/NVVB achteraf. Indien bij handhaving van het wetsvoorstel alle gemeenten gebruik maken van het automatisch fiatteren, dat door de minister wordt gefaciliteerd, gebeurt in beide gevallen de controle achteraf. Dit pleit voor ons voorstel omdat dit daar bij een grote vereenvoudiging van de regelgeving, uitvoering en ICT voorzieningen met zich meebrengt. Het is daarnaast niet ongebruikelijk, dat bij de uitvoering van wetgeving de gemeentelijke uitvoerder uitgaat van door andere instanties vastgelegde gegevens dan wel andere gemeenten. Naar onze mening gebeurt dit dagelijks vele malen. Bijvoorbeeld bij een verhuizing van een persoon naar een andere gemeente. Daarbij moet de nieuwe woongemeente de persoonsgegevens, vastgelegd door de vorige gemeente(n) inclusief mogelijke fouten, overnemen anders kan de persoon niet (administratief) verhuizen. Formeel accepteert de nieuwe gemeente in dat geval de gegevens (en kan feitelijk niet weigeren) en accepteert daarmee dan ook de verantwoordelijkheid voor die gegevens. In de door ons geformuleerde aanpassing van de wet is voorzien in een goede verantwoordelijkheidsverdeling van de bijhouding en is dan ook zonder meer acceptabel en wordt door de gemeenten ondersteund. Wet BRP in relatie tot programma mgba en kosten De wet BRP is de basis voor de ICT-voorzieningen die in het programma mgba worden gerealiseerd. Om plaatsonafhankelijke bijhouding op basis van de huidige conceptwet enigszins te kunnen verwezenlijken heeft de minister erin toegestemd dat in de BRP een voorziening wordt gerealiseerd, die het voor de woongemeenten mogelijk maakt een algemeen fiat te geven aan mutaties die andere gemeenten aandragen (automatisch fiatteren). Hiervoor moet zowel voor de centrale voorzieningen als voor de gemeenten zeer complexe programmatuur worden ontwikkeld, omdat er vanuit moet worden gegaan dat een gemeente beslist deze faciliteit niet te gebruiken waardoor aanvullende procedures moeten worden ingericht. De meerkosten hiervan, zijn voor de centrale voorzieningen geraamd op De kosten van het beheer van dit deel van de programmatuur wordt geschat op tot per jaar. Gemeenten sluiten met Burgerzakenmodules 6 aan op de centrale BRP-voorzieningen. De extra kosten die door de gemeenten moeten worden gemaakt bij aanschaf van de modules, zijn nog niet inzichtelijk gemaakt. Op basis van de verhouding in de ontwikkelkosten voor de centrale voorzieningen ten opzichte van de Burgerzakenmodules kan worden 6 Burgerzakenmodules omvatten de locale software die gemeenten nodig hebben om persoonsgegevens in de BRP te verwerken. 4

5 uitgegaan van minstens eenzelfde bedrag per softwareleverancier. Nog afgezien van de kosten is het realiseren en onderhouden van dergelijke complexe programmatuur risicovol voor de kwaliteit van de geregistreerde gegevens. Kosten en risico s die niet aan de orde zijn wanneer de voorstellen van de VNG en NVVB worden overgenomen. Den Haag, 22 november 2012 Bijlage: brief VNG 1 juli 2012, kenmerk BABVI/U