Reglement voor de gemeentelijke Bevolkingsadministratie Den Haag 2016

Transcriptie

1 GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente 's-gravenhage. Nr december 2016 Reglement voor de gemeentelijke Bevolkingsadministratie Den Haag 2016 HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, gelet op: - de wet Basisregistratie personen; - de wet Bescherming persoonsgegevens; - de Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Den Haag 2014; - het RNI convenant Dienstverlening tussen de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en het college van burgemeester en wethouders van Den Haag van inzake de uitvoering van taken voor de bijhouding van de registratie niet-ingezetenen (RNI). Besluit: vast te stellen het Reglement voor de gemeentelijke bevolkingsadministratie Den Haag H OOFDSTUK1 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Begripsbepalingen In dit reglement wordt verstaan onder: - aangehaakt gegeven: omvat de persoonsgegevens die niet worden opgenomen op grond van de artikelen 2.7 en 2.69 van de Wet, maar bij de uitvoering van processen binnen de Burgerzakenmodules wel van belang zijn; - aangewezen derden: elke natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, nog met enig openbaar gezag is bekleed die door de minister of het college van burgemeester en wethouders is aangewezen; - basisregistratie: de basisregistratie personen als bedoeld in artikel 1.2 van de Wet; - beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie en aan wie de bevoegdheden van de verantwoordelijke inzake de uitvoering van de Wet en in samenhang daarmee de Wet bescherming persoonsgegevens zijn gemandateerd; - betrokkene: een ingezetene, een ingeschrevene of een niet-ingezetene; - bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisregistratie personen, de aangehaakte gegevens, de Haagse Bron en de kernregistratie natuurlijke personen; - CDS: Centrale Directory Service. Het bestand met NAW-gegevens, dat gebruikt wordt voor de elektronische dienstverlening; - (gegevens)verstrekking: elke verstrekking van gegevens in welke vorm en aan welke persoon of instantie dan ook; - Haagse Bron: de verzameling die toegang geeft tot gegevens van de basisregistratie, en aangehaakte gegevens; - ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1.1 van de Wet, in de basisregistratie van de gemeente is opgenomen; - ingezetene: de ingeschrevene, die zijn adres heeft in een gemeente in Nederland, en op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen; - kernregistratie (natuurlijke personen): de verzameling die toegang geeft tot gegevens van de basisregistratie en aangehaakte gegevens; - minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; - niet-ingezetene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1.1 van de Wet, in het Register Niet-Ingezetenen is opgenomen; - overheidsorgaan: een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, of een ander persoon of college, met enig openbaar gezag bekleed; 1

2 - protocollering: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan een orgaan van de gemeente of derde; - raadpleger: de persoon of instelling die op basis van de Wet bescherming persoonsgegevens toegang heeft tot de Haagse Bron of de kernregistratie natuurlijke personen; - Registratie Niet-Ingezetenen (RNI): het gedeelte van de basisregistratie personen waarin de persoonsgegevens van de niet-ingezetenen zijn geregistreerd; - verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde het college van burgemeester en wethouders; - verordening: de Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Den Haag 2014; - Wet: de Wet basisregistratie personen (Stb. 2013, 315). Artikel 2 Beheer van de bevolkingsadministratie Beheerder van de bevolkingsadministratie is de directeur van de Dienst Publiekszaken. Artikel 3 Toepasselijke regelgeving 1. De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als één geheel, onder toepassing van de Wet behandeld. 2. Ten aanzien van de onderwerpen waarover de Wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet-gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast. 3. Op de kernregistratie natuurlijke personen is de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing. 4. Op de Haagse Bron is de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing. HOOFDSTUK 2 DOEL EN INHOUD VAN DE BEVOLKINGSADMINISTRATIE Artikel 4 Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie 1. De bevolkingsadministratie heeft tot doel: a. overheidsorganen te voorzien van de in de registratie opgenomen gegevens, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van hun taak; b. organen van de gemeente en aangewezen derden te voorzien van de in de registratie opgenomen gegevens, in bij of krachtens de wet, de Wet bescherming persoonsgegevens of de verordening aangewezen gevallen; 2. De aangehaakte gegevens worden alleen gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken. Artikel 5 Categorieën van personen van wie gegevens in de bevolkingsadministratie voorkomen In de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen, ingezetenen en nietingezetenen. Artikel 6 Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging 1. Naast de gegevens die op grond van de Wet in de bevolkingsadministratie worden opgenomen en op de in de Wet vermelde wijze worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals: a. Bijhoudingsgegevens, bestaande uit: - onderzoeks- en signaleringsgegevens - gegevens inzake systeembeheer en autorisaties - aliassen/pseudoniemen - historische gegevens - rijbewijsgegevens - dienstplichtcode - code lid stembureau 2

3 - historische bewoning - begin gezin - brondocumenten b. ABS-gegevens, bestaande uit: 1 akten: - naamkeuze; - erkenning ongeboren vrucht; - ontkenning vaderschap. 2 de gegevens die aan deze akten ten grondslag liggen. c. procesgegevens d. gemeentelijke tabellen, bestaande uit: - Ambtenaren Burgerlijke Stand; - stemdistricten, stembureaus, stembureauleden; - trouwlocaties; - uitvaartondernemers. 2. Aangehaakte gegevens kunnen, voor zover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van een orgaan van de gemeente of aangewezen derde in het kader van wettelijke bepalingen. Artikel 6a Soorten van gegevens in de kernregistratie en de wijze van verkrijging In de kernregistratie worden de gegevens uit de bevolkingsadministratie opgenomen met uitzondering van gegevens met betrekking tot afnemersindicaties en proceshistorie. Artikel 6b Soorten van gegevens in de Haagse Bron en de wijze van verkrijging In de Haagse Bron worden de gegevens uit de bevolkingsadministratie opgenomen met uitzondering van gegevens met betrekking tot afnemersindicaties en proceshistorie. Artikel 7 Verwijdering van opgenomen gegevens Verwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats: a. op grond van bepalingen bij of krachtens de Wet; b. op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie. HOOFDSTUK 3 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE VERSTREKKING VANGEGEVENS Artikel 8 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben: a. de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de Dienst Publiekszaken; b. de medewerkers die belast zijn met taken als beheer en onderhoud van de systemen; Artikel 9 Rechtstreekse toegang tot de Haagse Bron, de kernregistratie natuurlijke personen en de CDS door organen van de gemeente 1. De in volgende organen van de gemeente zijn geautoriseerd voor rechtstreekse toegang tot de gegevens in de Haagse Bron, de kernregistratie natuurlijke personen en in de CDS voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van hun taak. a. BSD b. CVO c. DPZ 3

4 d. DSB e. DSO f. GBD g. HGR h. OCW i. SZW Het overzicht inclusief de gegevens die verstrekt worden aan de organen van de gemeente is aanwezig bij de Stelselbeheerorganisatie 2. De directeur van de betreffende dienst wijst schriftelijk de medewerkers aan die bevoegd zijn de Haagse Bron, de kernregistratie natuurlijke personen en de CDS te raadplegen, of persoonsgegevens op te halen uit een andere Nederlandse gemeente. 3. De organen van de gemeente dienen de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer na te leven. De beheerder is bevoegd hiertoe controles te (doen) houden. Artikel 9a Rechtstreekse toegang tot de Haagse Bron, de kernregistratie natuurlijke personen en de CDS door raadplegers 1. De volgende raadplegers hebben rechtstreekse toegang tot de gegevens in de Haagse Bron, de kernregistratie natuurlijke personen en in de CDS voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van hun taak. a. woningbouwvereniging: - Arcade - Haagwonen - Vestia b. Stichting Huiselijk Geweld c. WIGO4IT d. Florence (woonzorgcentra) e. Kodision Het overzicht inclusief de gegevens die verstrekt worden aan de raadplegers is aanwezig bij de Stelselbeheerorganisatie. 2.De directeur van de raadpleger wijst schriftelijk de medewerkers aan die bevoegd zijn de Haagse Bron, de kernregistratie natuurlijke personen en de CDS te raadplegen. 3.De raadplegers dienen de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer na te leven. De beheerder is bevoegd hiertoe controles te (doen) houden. Artikel 10 Systematische gegevensverstrekkingen aan organen van de gemeente 1. Aan organen van de gemeente kunnen, met inachtneming van de artikelen van hoofdstuk 3, Wet BRP, systematisch gegevens worden verstrekt. 2. Teneinde voor een systematische verstrekking in aanmerking te komen: a. dient de verstrekking van de gegevens noodzakelijk te zijn voor de uitvoering van de bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken van het orgaan van de gemeente; b. dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt; c. dient aangegeven te worden welke persoon of categorieën van personen het verzoek behelst; 3. De verstrekkingen mogen slechts verwerkt worden voor het doel waarvoor deze zijn gedaan. Bij de verwerking van de verkregen gegevens dient conform de geldende privacywetgeving gehandeld te worden. 4. Voor alle verstrekkingen geldt dat de daaruit verkregen informatie na zes maanden niet meer mag worden gebruikt dan na toestemming van de verantwoordelijke. De toestemming is niet nodig de verzoeker zelf zorgdraagt voor actualisering van de gegevens. 4

5 5. De verantwoordelijke kan nadere voorwaarden stellen. Artikel 11 Andere gegevensverstrekkingen aan organen van de gemeente 1. Aan organen van de gemeente kunnen, met inachtneming van de artikelen van hoofdstuk 3, Wet BRP op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeling van de verantwoordelijke, is dat het verzoek afkomstig is van een orgaan van de gemeente, hij de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn taken en dient uit het verzoek duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt. 2.De bepalingen genoemd in artikel 10, derde tot en met vijfde lid, zijn van overeenkomstige toepassing. Artikel 12 Systematische gegevensverstrekking aan aangewezen derden 1. Aan aangewezen derden kunnen, met inachtneming van de artikelen van hoofdstuk 3, Wet BRP, systematische gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits zij deze gegevens niet reeds langs systematische weg verkrijgen krachtens een besluit van de Minister. 2. Teneinde voor een systematische verstrekking in aanmerking te komen: a. dient de identiteit van de verzoeker deugdelijk te zijn vastgesteld; b. dient de verstrekking van de gegevens noodzakelijk te zijn voor de uitvoering van de taken van de aangewezen derde; c. dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt; d. dient aangegeven te worden welke persoon of categorieën van personen het verzoek behelst; e. dienen door de verantwoordelijke te bepalen bewijsstukken, zoals bijv. een identiteitsbewijs of schriftelijke toestemming van een betrokkene, te worden overgelegd. 3. De bepalingen genoemd in artikel 10, derde tot en met vijfde lid, zijn van overeenkomstige toepassing. Artikel 13 Andere gegevensverstrekkingen aan aangewezen derden 1. Aan aangewezen derden kunnen, met inachtneming van de artikelen van hoofdstuk 3, Wet BRP en artikel 2 van de verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen, gegevens worden verstrekt. 2. De bepalingen genoemd in artikel 12, tweede lid en artikel 10 derde tot en met vijfde lid, zijn van overeenkomstige toepassing. Artikel 14 Verbanden met andere bestanden Op grond van een besluit van de verantwoordelijke kunnen aan een andere verantwoordelijke zoals bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens voor verwerking van persoonsgegevens gegevens uit de bevolkingsadministratie worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit twee of meer bestanden. Artikel 15 Terugmeldverplichting 1. Een orgaan van de gemeente of een raadpleger die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hem verstrekt is uit de bevolkingsadministratie, doet hiervan mededeling aan de beheerder. 2. Organen van de gemeente en raadplegers doen de beheerder op diens verzoek onverwijld schriftelijk mededeling van door hen geconstateerde afwijkingen tussen gegevens die zij uit de bevolkingsadministratie hebben gekregen en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen. 3. De beheerder kan de wijze bepalen waarop de terugmeldingen dienen te worden gedaan. 4. De beheerder kan de wijze bepalen waarop de kennisgeving aan het orgaan van de gemeente of raadpleger naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan. 5

6 HOOFDSTUK 4 PROTOCOLLERING Artikel 16 Protocollering De beheerder legt gegevens vast inzake de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 1.10 en 3.11 van de Wet. HOOFDSTUK 5 DE OUDE REGISTERS Artikel 17 Toepasselijkheid Reglement Dit Reglement is, voor zover de Wet niet anders bepaalt, van overeenkomstige toepassing op de registers als bedoeld in hoofdstuk 4, Afdeling 2, paragraaf 1 van de Wet. HOOFDSTUK 6 SLOTBEPALINGEN Artikel 18 Beveiliging 1. De beheerder treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging. 2. De beheerder beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer. Artikel 19 Intrekking Het Reglement voor de Haagse bevolkingsadministratie (RIS ) wordt ingetrokken. Artikel 20Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking in het gemeenteblad en werkt terug tot 28 juni Artikel 22Toezending De beheerder zendt het reglement aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Artikel 23Citeertitel Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement voor gemeentelijke bevolkingsadministratie Den Haag Den Haag, 13 december 2016 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, mw. A.W.H. Bertram de burgemeester, J.J. van Aartsen Toelichting Door de invoering van de Wet Basisregistratie personen en de gefaseerde vervanging van de kernregistratie natuurlijke personen door de Haagse Bron is het noodzakelijk om het Reglement voor de Haagse bevolkingsadministratie te actualiseren. Het nieuwe reglement biedt, in tegenstelling tot het voorgaande reglement, voldoende mogelijkheden voor deze ontwikkelingen. 6