Confrérie de la Chaîne des Rôtisseurs ASSOCIATION MONDIALE DE LA GASTRONOMIE BAILLIAGE NÉERLANDAIS www.chainedesrotisseurs.nl Inschrijving nummer Kamer van Koophandel: 41091548 Notulen van de Algemene Ledenvergadering op zaterdag 20 April 2013 in Huize Scherpenzeel te Scherpenzeel Aanvang vergadering 15.30 uur. Bezwaren en of opmerkingen over dit verslag kunt u schriftelijk indienen bij de Chancelier. Indien er voor 30 juni 2013 geen bezwaren binnen zijn gekomen, is het verslag goedgekeurd en zal dit officieel bekrachtigd worden op de jaarlijkse ledenvergadering van 2014. 1. Welkom door de Bailli Délégué en vaststellen agenda Gerrit de Kiewit, onze Bailli Délégué, opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom en bedankt een ieder op voorhand voor de interesse wat betreft het wel en wee van de vereniging. Er zijn geen extra agendapunten toegevoegd. 2/3.Tekenen van de presentielijst en vaststellen van het aantal stemgerechtigde leden en ingekomen volmachten. Aanwezig: 29 leden, inclusief bestuursleden. Aantal ingezonden volmachten: 34 Afwezig met kennisgeving: 6 1. Ton van de Linden met volmacht aan Harry Zijlstra 2. Jan Prins met volmacht aan Harry Zijlstra 3. Stephan Stokkermans met volmacht aan Lidy Grisel 4. Arna Wijnhoven met volmacht aan Lidy Grisel 5. Paul van Mook met volmacht aan Hans Grisel 6. Vincent Stittelaar met volmacht aan Hans Grisel 7. Riet Düwell met volmacht aan Raymond Jorna 8. Jürgen Düwell met volmacht aan Raymond Jorna 9. Prof. van der Geld. 10. Rinel Marijnissen met volmacht aan Wim Sluijter 11. Vivian Vossenberg met volmacht aan Wim Sluijter 12. Gerard Wiegand met volmacht aan Gerrit de Kiewit 13. Nellie Hoek met volmacht aan Gerrit de Kiewit 14. Ted Janssen met volmacht aan Piet van de Bosch. 15. Thijs Duindam met volmacht aan Piet van de Bosch 16. Bob Oei met volmacht aan Lars Wynia Pagina 1 van 5
17. Jan Wever met volmacht aan Jaap Postma 18. Ab van Balen met volmacht aan Jaap Postma 19. Peter Russ met volmacht aan Mario Blom 20. Hetty Ophorst met volmacht aan Mario Blom 21. Kees Kramer met volmacht aan Mario Blom 22. Niels de Vos met volmacht aan Albert de Vink 23. Tijn Bresser met volmacht aan Albert de Vink 24. Dolf Meijers 25. Jan van Broeckhuijsen met volmacht aan Caroline de Bruijn 26. Cox van Broeckhuijsen met volmacht aan Caroline de Bruijn. 27. Duuk Esmann met volmacht aan Siebe Stellingwerff Beintema 28. Walter Rietbergen met volmacht aan Siebe Stellingwerff Beintema 29. Adèle van Houten met volmacht aan Rini Netten 30. Maarten Westerhof met volmacht aan Liz Boers 31. Tonnie Westerhof met volmacht aan Liz Boers 32. Erik van Diffelen met volmacht aan Mirella Soyer. 33. Wilfried Koster 34. José Pagano met volmacht aan Joost Boers 35. Cor-Jan van Heesewijk met volmacht aan Dirk van den Broek 36. Monica Tsang 37. Marcel Jorna met volmacht aan An de Bijll Nachenius 38. Guus Morjan met volmacht aan Maxine Morjan 39. Robert Sinke 40. Margriet Sinke-Sanderse 4. Goedkeuring verslag van de Algemene Leden Vergadering van 14 april 2012. Er zijn geen bezwaren, bij het bestuur, binnengekomen naar aanleiding van het verslag van de vorige vergadering van 14 april 2012. Wel zijn de onderstaande opmerkingen gemaakt ter aanvulling op het verslag: a) de heer Jan Wever meldt dat hij in het verslag zijn opmerking gemist heeft, zijnde: Chaîne lunches/diners ook eens te houden op Hotelscholen, leerlingen zouden het op prijs stellen en waarderen als zo n bijzondere groep bij hen op bezoek zou komen. b) mevrouw An de Bijll Nachenius meldt het volgende: Punt 9 eerste regel: 2011 moet zijn 2010 Punt 11 beleidsverkenning onder a) en b). De Chargée de Missions stelt voor een enquête te organiseren, welk voorstel door de ALV wordt goedgekeurd. (Deze enquête heeft intussen plaats gevonden). Met deze aanvullingen is het verslag van 14 april 2012 goedgekeurd. De Bailli Délégué bedankt de Chancelier, Argentier en Chargée de Missions voor het verslag. 5. Jaarverslag 2012 door de Bailli Délégué/Chancelier De Bailli Délégué/Chancelier heeft het jaarverslag geschreven en rondgestuurd. Er zijn geen vragen, op- of aanmerkingen op dit verslag. Het ledenbestand blijft een voortdurend punt van aandacht, alle ideeën om nieuwe leden te werven zijn van harte welkom en kunnen aan de Chancelier of het bestuur gemeld worden. 6. Financieel jaarverslag 2012 en begroting 2013 door de Argentier De Argentier heeft het financiële jaarverslag 2012 en de begroting 2013 reeds eerder toegestuurd aan alle leden en geeft nog een extra toelichting. De ledenvergadering gaat akkoord met het financieel jaarverslag 2012. Pagina 2 van 5
Begroting 2013 De begroting 2013 wordt unaniem goedgekeurd met die aantekening dat in het laatste kwartaal 2013 de begroting 2014 gepresenteerd dient te worden. Er zijn diverse vragen gesteld met betrekking op de begroting, deze zijn tijdens de vergadering beantwoord en daarom niet in dit verslag opgenomen. 7. Verslag van de kascontrolecommissie en décharge verlening van het bestuur De kascontrolecommissie 2012 bestond uit Dhr. Rini Netten en Dhr. Erik van Diffelen. De heer Netten leest het kascontrole verslag van de Kascommissie voor. De aanbevelingen van de kascommissie worden door de ALV overgenomen. De voorzitter bedankt de kascommissie van 2012. De ledenvergadering gaat akkoord en dechargeert het bestuur. Het verslag van de commissie zal bij de notulen van deze vergadering gevoegd worden. 8. Benoeming kascontrolecommissie 2013 De heer van Diffelen heeft zich bereid verklaart, om de continuïteit te waarborgen, nog voor één additioneel jaar lid te willen zijn van de kascontrole commissie. Mevrouw Wicky Barreveld wordt benoemd als 2 e lid van deze commissie. De heer Rini Netten is bereid als reserve lid aangeduid te worden. 9. Goedkeuring Statuten. De voorzitter (Bailli Délégué) stelt de vergadering op de hoogte dat het bestuur in 2012 Mevr. Fien Stellingwerff Beintema verzocht heeft, namens het bestuur, de aanpassing van Statuten en HHR in samenwerking met een externe notaris in goede banen te leiden, en dit vanwege haar opleiding en grote ervaring op het juridische en notariële vlak. Als dank voor haar inzet wordt er een bos bloemen en een ander presentje aan Fien uitgereikt. Het in de ALV van 2012 goedgekeurde Huishoudelijk Reglement was niet in overeenstemming met de eerder goedgekeurde Statuten van de vereniging. Specifiek op het punt van het Rooster van Aftreden van bestuursleden. Tegelijkertijd is grammaticaal en inhoudelijk de nu voorliggende Statuten in lijn gebracht met het nu voorliggende HHR. De heer Jan van Os merkt op dat er in de statuten art. 9 BD niet meer volledig wordt uitgeschreven en dat er in het statuut geen verwijzing is. En art. 24 pt. 2 staat stemmen in plaats van stemgerechtigde leden. Mevr. Fien Stellingwerff Beintema geeft aan dat de punten van de heer van Os zullen worden aangepast in het statuut. De gepresenteerde Statuten (incl aanpassingen) worden met grote meerderheid geaccepteerd en kunnen gedeponeerd worden. 10. Goedkeuring Huishoudelijk Reglement Het nu voorliggende HHR met datum 29 maart 2013 wordt met meerderheid van stemmen door de ALV geaccepteerd. 11. Goedkeuring Financieel Reglement Het voorliggende financiële reglement met datum 28 maart 2013 het 1 e financiële reglement voor de vereniging, wordt met algemene stemmen geaccepteerd. Pagina 3 van 5
12. Benoeming bestuursleden De heer Jan van Os heeft, voorafgaand aan de behandeling van dit agenda punt, het woord gevraagd en heeft de leden toegesproken. De heer van Os geeft een toelichting op zijn kandidaatstelling, over het proces dat gevolgd is en wat voor hem centrale thema s zijn voor onze vereniging te weten; ledental, de vereniging en representatie. Vervolgens heeft hij het bestuur gevraagd hem mandaat te geven om de uitgangspunten zoals binnen het GOP geventileerd uit te mogen werken met als doel groei van het leden aantal. De heer van Os eindigt zijn betoog met de mededeling dat hij zich terug trekt als kandidaat BD. Bovenstaande is een erg korte samenvatting van het betoog van de heer van Os. Het volledige betoog van de heer van Os is bij dit verslag gevoegd. Volgens het bestaande Rooster aftreden Bestuursleden zijn de volgende bestuursfunctionarissen Bailli Délégué alsmede de Chargé de Missions aftredend en herkiesbaar. Voor de functie van Bailli Délégué heeft de huidige functionaris, Gerrit de Kiewit, zich herkiesbaar gesteld. a) Bailli Délégué: de vergadering verkiest unaniem Gerrit de Kiewit, als Bailli Délégué voor een nieuwe periode van 3 jaar. b) Chargé de Missions: een vacante positie binnen het huidige bestuur. De heer Jan van Os stelt zich, tijdens de ledenvergadering, beschikbaar voor deze functie en wordt hierbij voorgedragen door het bestuur. De vergadering gaat akkoord met deze benoeming. c) Chancelier: een vacante positie binnen het huidige bestuur. Caroline de Bruijn-Eriks heeft zich interim beschikbaar gesteld voor deze functie. En wordt voorgedragen door het bestuur. De vergadering gaat akkoord met haar benoeming. d) Chargé de Presse: met het, vanwege drukke werkzaamheden, tussentijds opgeven van deze functie door Mirella Soyer, is deze functie beschikbaar gekomen. Joost Boers heeft zich aangemeld voor deze functie en wordt hierbij voorgedragen door het bestuur. De vergadering gaat akkoord met deze benoeming. Mirella Soyer wordt heel hartelijk bedankt door de voorzitter voor haar werk in het afgelopen jaar als Chargée de Presse. Vooral haar vernieuwend denken, visueel gemaakt via vernieuwde website en nieuwsbrieven worden zeer gewaardeerd. Zij krijgt een mooie bos bloemen aangeboden. Deze benoemingen zullen bevestigd worden bij de Kamer van Koophandel. 13. Beleidsverkenning op basis van Toekomst a) Grand Chapitre 2013. Olv Wim Sluijter, Regional Bailli voor het zuiden van het land en in samenwerking met onze leden Rini Netten en Jan Wever is een mooi en aansprekend programma op papier gekomen. Dit programma is alle leden toegestuurd, op de eigen website en op de website van Parijs geplaatst en verder aan alle Bailli Délégué s waar ook ter wereld toegestuurd. Dit met een verzoek het programma te distribueren aan al hun leden. Pagina 4 van 5
b) Lunches of Diners. Het verzoek, gedaan in de ALV van 2012, om een evenwichtig aantal lunches en diners te bewerkstellingen, blijft gehandhaafd. Tevens is invulling gegeven aan de geuite wens om naar 4-gangen lunch te gaan. c) Er zal meer aandacht besteedt worden aan aanvullende middagprogramma s. 14. Rondvraag Mevr. Beynes-Heijmeijer van Heemstede vraagt of het geen idee is om kooklessen te gaan doen. Het bestuur laat weten dat hier al aan wordt gewerkt. Er is reeds eerder een verzoek binnen gekomen om een speciaal BOB tarief te introduceren. Het bestuur laat weten, dat organisatorisch dit moeilijk te verwezenlijken is. 15. Sluiting De voorzitter dankt alle aanwezigen voor hun komst en inbreng en wenst iedereen een genoeglijk diner. Vervolgens wordt de vergadering om 17.20 uur gesloten. Pagina 5 van 5