Examineringsorganisatie op de kop (Conferentie kwaliteitsnetwerk MBO oktober 2015)
Wat was er aan de hand bij ROC A12 medio 2013? Reputatieprobleem in de regio Dalend studentenaantal Kwaliteit onderwijs & examinering staat onder druk Zorgelijke cultuur t.a.v. eigenaarschap en kwaliteitsbewustzijn Grote afstand tussen management en onderwijsuitvoering Enz., enz.
Het was duidelijk, er moest iets gebeuren, dus.. Breed samengestelde werkgroep is op zoek gegaan naar inspirerende oplossingen.
Wat waren belangrijke bevindingen? Teams zijn verwaarloosd (geen aandacht, geen info) Capaciteit medewerkers wordt onvoldoende gezien en benut Wel eenheid in beleid maar er is een te grote variatie in uitvoeringskwaliteit Onvoldoende eigenaarschap ( mensen handelen vanuit een tweedehands-verantwoordelijkheid) Onvoldoende onderwijskundig leiderschap (ook de afdelingsmanager staat te ver van teams en studenten af ) Examinering: beleidsrijk maar uitvoeringsarm Kwaliteitszorg: Sterk gebaseerd op vullen van de systemen Om financieel gezond te blijven moeten we reorganiseren
Conclusie: We moeten andersom denken, dus.. Ga uit van de Bedoeling! Inspiratie: Verdraaide organisatie (Wouter Hart)
De Pijl draait bij ROCA12 De systeemwereld van de doelen overwoekerde bij ons de leefwereld van de bedoeling; Door teveel focus op de systeemdoelen beantwoorden we niet meer aan onze bedoeling Dus nu zeggen we: - Stel de Bedoeling centraal; - Geef de Bedoeling betekenis; - de Bedoeling wordt geladen met leidende principes.
Essentie van verandering Focus op leren in de organisatie Oplossingen van de mensen die er mee moeten werken Systemen zijn nuttig en noodzakelijk maar denken en doen start vanuit de Bedoeling: wat is het effect voor student? Organisatie kantelen: oriëntatie niet langer op boven (de leidinggevende) maar op buiten (de student) De Pijl moet gaan draaien! NB: eerste reacties intern: vaag, onconventioneel, onzeker, licht chaotisch
: vooral op de klant
Leidende principes Algemeen: veranderen van A naar B volgens de principes van B Minder beleid Regelruimte geven aan teams Benoemen van gewenst gedrag Teams moeten het snappen, moeten gegevens en informatie tot hun beschikking hebben waar ze mee uit de voeten kunnen Teams: inbreng en invloed op hun eigen werk De lijn bepaalt en vraagt; De staf adviseert en geeft support Teamplannen: geen format (nou, eh, vooruit, drie A s (Analyse, Ambitie, Actie))
Aansturing ROC Niet langer 5 ROC-directeuren met een portefeuille (en eigen afdelingen en bureaus ) en 11 afdelingsmanagers die elk 3 á 4 teams aanstuurden Maar nu 4 locatiedirecteuren (en 1 algemeen directeur) Onderwijsteams hebben teamleiding (kan 1 zijn, kunnen 2 zijn, kunnen 3 zijn,.): variatie mag ( eindelijk!) Dus: Een forse afslanking van het management.
Wat waren de gevolgen voor onze Examenorganisatie? 7 DomeinExamenCommissies, bestaande uit en onder aansturing van afdelingsmanager(s) zijn ter ziele. De stafdienst die de DEC s op de achtergrond ondersteunde werd opgeheven. Dus. Behoefte aan een herontwerp van de Examenorganisatie, maar nu ingestoken vanuit de Bedoeling, de Procesarchitectuur Examinering en de interne behoefte om binnen ROC-verband duidelijke locaties te positioneren.
We kiezen voor: ExamenCommissieOpLocatie (ECOL) De leden van de ECOL zien we als bewakers én als dragers van de examenkwaliteit
Rolverdeling t.a.v. Examinering Gezamenlijk referentiekader (o.a. Handboek, reglement, OER,...) Examencommissie 1. Bewaakt kwaliteit: Examenplan Exameninstrumenten Afname en beoordeling Voorbereiden diplomeren Deskundigheid 2. Diplomeren 3. Daarnaast: Vrijstellingsverzoek Aangepast examen Klachten/onregelmatigheid Onderzoek/evaluatie Rapportage/Advies Onderwijsteam (uitvoering) Eigenaar examenplan Inkoop/constructie examens Afnemen examen Beoordelen student Diplomadossier student Diplomeren voorbereiden Teamleiding ( = ROC-afhankelijk): Verantwoordelijk voor de actuele bedrijfsvoering Verantwoordelijk voor de actuele examineringskwaliteit Verantwoordelijk voor de deskundigheid van medewerkers
Organogram examenorganisatie
Samenstelling ECOL ECOL-leden zijn docenten die werken bij de aangesloten opleidingenclusters; één ECOL-lid voor de generieke vakken; Deskundigheid ECOL-leden staat voorop bij deze samenstelling. ECOL-leden zijn voor het eigen OT zowel de examineringsautoriteit als ambassadeur; Focus op een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering; Voorzitter stimuleert het werken vanuit een gemeenschappelijk referentiekader Secretaris komt uit het team OO
Stelling1 Een locatie EC is beter voor de student dan een domein EC eens oneens
Stelling 2 Lijnmanagers moeten beter geen deel uitmaken van de examencommissie voor tegen
Samenstelling en rol CEC Lid ROC-directie is voorzitter van de CEC Leden zijn de ECOL-vz en leden van de CVC Zorgt voor legitimering en articulatie van de spelregels op ROCA12- niveau Leden van de CEC gericht op de interactie tussen locaties, processen, besturing en het afleggen van verantwoording op ROCA12-niveau. De CEC adviseert de directie over beleidskaders voor examinering en borging van de kwaliteit op ROCA12-niveau
Kwaliteitsborging van de examinering Welk resultaat willen we bereiken? De Examencommissie moet met gepaste trots kunnen zeggen: Een diploma is terecht afgegeven en is van waarde voor de student. Als consequentie betekent deze grondhouding: strikte diplomering naleven door ECOL; Op korte termijn gedoe met OT; Perspectief op kwaliteitsbewustzijn.
ECOL-lid als kwaliteitsbewaker Wat is hier voor nodig? Drie dominante aspecten (bron Cinop):
Waar hebben we het over?
Kortom: we hebben een uitdaging!! Maar: Veel is al op ons ROC beschikbaar en We werken met de Procesarchitectuur Examinering
Stelling 3 Bij ons op school voelt iedere examenfunctionaris zich eigenaar van de examenkwaliteit ja Nee
Hoe pakken we de verandering aan? Route A: de invoeringsbenadering Doel 1 : Actualiseren van thema s uit het handboek examinering per uitvoeringslocatie in samenhang met de examenorganisatie op ROC-niveau. Doel 2: Invoeren en implementeren van handboek examinering per locatie. Hanteren van een zelfgekozen, planmatige aanpak. NB: ROC- en Locatieleiding zal gaandeweg ondersteunen, faciliteren, controleren en monitoren van het veranderproces Route B: de betrokkenheidsbenadering Doel 1: Professionaliseren van examenfunctionarissen; Doel 2: Vanuit betrokkenheid werken aan examinering, dus oog en aandacht voor knelpunten die per locatie het veranderproces in de weg staan, terugkerende problemen en de eigen rol daarbij. ECOL-leden denken en handelen pro-actief.
Dat betekent voor de ECOL-leden: Keuzes maken Fouten durven maken
Succesfactoren ECOL is een volwaardige gesprekspartner voor het locatiemanagement ECOL wordt door de onderwijsteams gezien (en aanvaard) als bewaker van de examenkwaliteit De rol van de ECOL is goed gelegitimeerd en gefaciliteerd
Stelling 4 Bij ons op school is de EC een gelijkwaardige gesprekspartner voor het Ja management Nee
Stelling 5 Onderwijsteams aanvaarden de ECOL als bewaker van de examenkwaliteit. Nodig Hoeft niet
Stelling 6 Bij ons op school past de facilitering van de EC bij de rol van de EC Ja Nee
Zelfevaluatie oktober 2015 a.d.h.v. thema s Procesarchitectuur 1. KADERS STELLEN : glas voor 80 % gevuld 2. Leren (formatief/summatief): glas voor 90 % gevuld 3. Construeren/vaststellen : glas voor 70 % gevuld 4. Examineren : glas voor 50 % gevuld 5. Diplomeren : glas voor 60 % gevuld 6. Kwaliteitsborging : glas voor 50 % gevuld
Tenslotte: Een bewezen strategie Het pad ontstaat door erop te lopen
Stelling 7 Een cultuurverandering is hard werken en duurt minimaal 2 jaar klopt onzin
Behoefte aan de presentatie? j.vanschuppen@roca12.nl