Uw Bedrijf TOP SCOPE plan

Uw Bedrijf TOP SCOPE plan Datum:. Auteur: Erik Lauwers Collaboration Coach Erik.lauwers@ubeon.com +32 476 428 222 copyright ubeon business excellence 1/16

Inleiding. 3 Uw Bedrijf: het Team vandaag. 3 Meta-profiel van het Uw Bedrijf team. 4 Basis van het teamprofiel. 4 Meta-programma grafiek en verklarende tabel. 4 Criteria/Maatstaven/Waarden. 6 Tegengestelde van de waarden. 7 EquiCircles Teambuilding dd.. 8 EquiCircles Feedback enquête. 10 Synthese van de observaties 12 Conclusies 14 Actieplan en aanbevelingen 15 Doelstellingen 15 Project Uw Bedrijf: team-ontwikkeling 15 1. Richting en grenzen geven 15 2. Kennis delen 15 3. Evaluaties organiseren 16 4. Interne communicatie versterken 16 5. Uitstraling 16 Persoonlijke trajecten: aanbevelingen 16 1. Meta-profiel coaching trajecten 16 2. Coaching traject CEO 16 copyright ubeon business excellence 2/16

Inleiding. Voorliggend document is de samenvatting van het Verbeter je Team Plus traject bij Uw Bedrijf dat liep tussen en. Het doel is om een duidelijk en helder beeld te geven van de toestand van Uw Bedrijf team en aanbevelingen te doen voor een eventueel verder vervolg. Ik sta uiteraard ter beschikking voor het verstrekken van meer informatie en voor het beantwoorden van vragen. Ik wens de lezer een aangename lectuur. Uw Bedrijf: het Team vandaag. Uw bedrijf heeft een tweetal jaren van groei op zitten, niet enkel qua aantal medewerkers (7 naar 19) maar ook in omzet en klantenbasis. Uw bedrijf heeft ook een ontwikkeling van zijn dienstenaanbod doorgevoerd in de richting van verduurzaming en MVO. Momenteel draaien medewerkers en externe werkkrachten op meer dan volle toeren om alle opdrachten af te werken. Dit dreigt een beperking te worden voor de toekomstige groei. Uit gesprekken met de medewerkers komt naar voren dat er nood is aan structurering van werkwijze. Uw Bedrijf bestaat uit een aantal projectteams die wel alle gelijksoortige projecten uitvoeren, doch momenteel weinig onderlinge cohesie hebben. De vraag naar meer samenhang leeft echter wel bij management en bij de interne en externe medewerkers. copyright ubeon business excellence 3/16

Meta-profiel van het Uw Bedrijf team. Basis van het teamprofiel. Tussen en werd van elk teamlid van Uw Bedrijf een MPAprofiel opgesteld en individueel besproken. Al deze individuele profielen werden gecombineerd tot het Uw Bedrijf Teamprofiel wat hieronder nader besproken wordt. Meta-programma grafiek en verklarende tabel. Meta programma Score Std Dev. Commentaar Pa: Proactive 4,2 1,3 Als team heeft Uw Bedrijf een voorkeur voor reactief. In Ra: Reactive 5,8 1,3 het team zijn er slechts drie leden met een lichte voorkeur en één met een uitgesproken voorkeur voor Proactief. TW: Towards 6,5 1,3 Het team toont een sterke voorkeur voor Naar toe. AW: Away 3,5 1,3 Slechts twee teamleden hebben een lichte tot zeer lichte voorkeur voor weg van. It: Internal reference Ex: External 4,4 5,6 1,1 1,1 Uit de meting komt een lichte voorkeur voor Externe referentie naar voren. Drie teamleden hebben een lichte tot zeer lichte voorkeur voor Interne referentie en één Reference heeft een sterke voorkeur. Op: Options 5,8 1,5 Het team vertoont een sterke voorkeur voor Opties. De Pr: Procedure 4,2 1,5 scores van de teamleden t.o.v. elkaar liggen hier wel verder uit elkaar (zie standaard deviatie). Ma: Matching 6,2 1,4 Uit de meting blijkt dat het team zeer sterk matchend Mi: 3,8 1,4 denkt. Slechts twee teamleden zorgen voor een tempering Mismatching en tonen een zeer sterke mismatching denkwijze. Ilc: Internal Locus of Control 6,6 0,9 Niemand in het team heeft een externe locus of Control en bovendien liggen de scores dicht in elkaars buurt. Dit team heeft een zeer sterk gevoel van Interne controle. Elc: External Locus of Control 3,4 0,9 copyright ubeon business excellence 4/16

Meta programma Score Std Dev. Commentaar Gl: Global 5,5 1,6 Het Uw Bedrijf is net iets meer Globaal dan specifiek Sp: Specific 4,5 1,6 georiënteerd. Van de vijf teamleden die op een Specifieke wijze denken zijn er vier waarbij dat op (zeer) uitgesproken wijze gemeten werd. De scores liggen hier ver uit elkaar. Mn: Maintenance Dv: 1,8 4,5 1 0,8 Het team voelt zich, volgens deze meting, het prettigst bij een evolutionaire ontwikkeling met af en toe een kleine revolutie. Slechts twee personen hebben hier een Development Ch: Change 3,7 1,2 afwijkend profiel, waarbij er slechts in één geval een grotere voorkeur voor maintenance opvalt. Pp: People 3,1 0,7 Hier mag gerust gesteld worden dat het team evenveel Ac: Activity 3,4 1 voorkeur heeft voor elk van de meta-programma s If: Information 3,4 0,7 (denkwijzen). Bovendien liggen de scores dicht bij elkaar. Co: Concept 3,8 1,5 Ook hier zijn de denkwijzen redelijk in evenwicht met St: Structure 3,4 1,1 elkaar. Toch ligt er een lichte voorkeur op concept ten Us: Use 2,9 1,4 nadele van Use. Tg: Together 3,2 1,5 Het team heeft een sterke voorkeur voor de denkwijze Px: Proximity 4,8 1,1 Proximity. Slechts twee personen hadden een sterke So: Solo 2 1,3 voorkeur voor Solo. Pt: Past 1,5 0,5 Present en nog meer Future dragen overduidelijk de Pr: Present 4 1,1 voorkeur weg van het team. De scores voor Past lagen Fu: Future 4,5 1,4 bovendien kort bij elkaar. Vi: Visual 3,4 0,8 Het team vertoont als geheel een redelijk evenwichtige Au: Auditory 3 0,9 verdeling, met een zeer lichte voorkeur voor Visual en Ki: Kinestetic 3,6 1,1 Kinestetic (gevoelsmatig). copyright ubeon business excellence 5/16

Criteria/Maatstaven/Waarden. De eerste woordwolk hieronder toont welke Criteria (vertaald naar waarden) de deelnemers in de MindSonar genoemd hebben als belangrijk. Hoe groter het woord, hoe vaker dat werd genoemd. De mate waarin aan deze criteria voldaan wordt, bepaalt het welbevinden en de performantie van het team. Anders gezegd: het team streeft zoveel mogelijk naar: Bij deze woordwolk vallen twee zaken op: - Samenwerking en communicatie zijn belangrijke criteria voor het team. Dit lijkt ook logisch omdat communicatie tegelijk een onderdeel van en een voorwaarde voor samenwerking vormt. - Veruit de meeste van de criteria die genoemd werden zijn op de persoon zelf gericht. Slechts één (klantgerichtheid) kan geïnterpreteerd worden als extern gericht. copyright ubeon business excellence 6/16

Tegengestelde van de waarden. De tweede wolk toont de tegengestelden van de bovenstaande waarden(volgens de deelnemers). De grootte van het woord geeft hier ook aan hoe vaak een bepaald woord (of synoniem ervan) werd genoemd (hoe groter, hoe vaker). Dit is dus een beeld van de situaties die het team niet wil of weg wil. Als het team veel van onderstaande situaties ervaart, komt het functioneren in het gedrang. Bij deze woordwolk vallen drie zaken op: - Eentonig (vaak ook Saai ) werd het vaakst genoemd als wat men niet wil. - Alleen werken is ook een gruwel voor dit team. - Chaos (ook als synoniem voor onduidelijkheid) kwam vaak aan bod. Uit vele gesprekken ontstond overigens het beeld dat er momenteel veel chaos ervaren wordt in het team. copyright ubeon business excellence 7/16

EquiCircles Teambuilding dd.. Tijdens de EquiCircles teambuilding vielen volgende zaken op: 1. Vele teamleden werken graag in kleinere subgroepen. Wanneer de oefening expliciet vermeldt dat het hele team aan eenzelfde doel werkt, dan werken de teamleden nog in sub-groepen. 2. Er ontstaat makkelijk wat irritatie over de onbezonnen aanpak van enkelen. 3. Het stellen van doelen (aantal paarden, aantal sprongen, aanpak, welke rollen) werd chaotisch aangepakt. Ook hierbij hadden velen het gevoel dat er onbezonnen te werk gegaan werd. 4. De doelstellingen werden gehaald met trial and error. 5. De vraag naar feedback werd geregeld gehoord in het team. Hoe goed hebben we dit gedaan? 6. Sommige teamleden hebben oog voor het resultaat, anderen voor de grenzen waarbinnen dat behaald kan worden, nog anderen combineren beide. De resultaat gerichte leden zijn minder geneigd om de weg ernaar toe achteraf te bespreken. 7. Het team veranderde van aanpak als iets niet snel genoeg werkte. Zelfs bij de onmogelijke opdracht bleef men proberen om het toch voor elkaar te krijgen. 8. Het team gaf blijk van luisterbereidheid naar ieder ander teamlid. Vaak werd met de informatie echter weinig gedaan. 9. Bij de opdracht met de sprongen, schoot het team letterlijk alle richtingen uit. Na enkele interventies van de coach en van enkele van copyright ubeon business excellence 8/16

de deelnemers, werd bijna het hele team gemobiliseerd en ging het derde paard over de laatste hindernis. copyright ubeon business excellence 9/16

EquiCircles Feedback enquête. Enkele cijfers : - 12 ingevulde enquêtes - Over de MPA-profielen en bijhorende gesprekken waren de deelnemers best te spreken. 11 van de teamleden willen hier verder actief mee aan de slag. De feedback enquête peilde, naast naar de beleving van de deelnemers, ook naar wat er volgens hen prioritair aangepakt dient te worden. De lijst van punten werd samengesteld uit de MindSonar-rapporten en gesprekken en de Teambuilding zelf. Naast de relatief concrete punten, hierboven, werd er ook gevraagd naar welke criteria voor het team belangrijk zijn en wat de teamleden willen vermijden of willen wegwerken. copyright ubeon business excellence 10/16

copyright ubeon business excellence 11/16

Synthese van de observaties Het Uw Bedrijf team werkt heel graag naar een doel toe (Towards) op basis van duidelijke afspraken en rollen (Proximity). De meeste leden hebben externe feedback nodig en zullen zelf de verantwoordelijkheid nemen over de nodige acties (External reference, reactive, internal Locus of control). Het team heeft geen moeite met veranderingen en voelt zich prettig met constante verbeteringsinitiatieven in een evolutiemodel (change, development). De meerderheid kijkt vooruit en heeft aandacht voor wat er momenteel aan de hand is (Future, present). Het Uw Bedrijf team put zijn energie ook uit wat er goed gaat en wat er wel aanwezig is (Matching). Het Uw Bedrijf team vraagt heel expliciet naar communicatie en duidelijkheid. De prioritair aan te pakken punten zijn daar ook in lijn mee: - een gezamenlijke waardenset leidt tot een gemeenschappelijke taal. Iedereen zal hetzelfde beeld hebben bij waarden als, bijvoorbeeld, klantgerichtheid en kwaliteit. - - meer kennisdeling is op zich al meer communicatie. Bovendien kan hier een aantal andere gunstige (leer)effecten aan gekoppeld worden: o men krijgt een duidelijk beeld over hoe anderen de teamwaarden concreet invullen o het is een goeie manier van samenwerken in een organisatie als Uw Bedrijf, waar met kleine projectgroepen gewerkt wordt o de teamleden leren van elkaar wat ze concreet kunnen doen om klantgericht te werken en een hogere kwaliteit te leveren. o Een gemeenschappelijke werkwijze kan door het team zelf bijgestuurd worden indien noodzakelijk of gewenst o Ideeën kunnen besproken worden en sterker gemaakt, alvorens ze bij de klant met trial and error ingevoerd worden. evaluatiegesprekken vormen een belangrijk kanaal van feedback voor een team dat open staat voor feedback (externe referentie). Deze feedback zal de duidelijkheid vergroten en kwaliteitsverhogend werken. Bovendien zijn ze een mogelijkheid om erkenning ook formeel te laten blijken. Graag wil ik nog enkele markante uitspraken en opmerkingen aanhalen die richtinggevend kunnen zijn voor het vervolg: - CEO had al enkele keren de vraag geuit of zijn mensen wel trots waren op waar Uw Bedrijf voor staat, of er trots was om voor Uw Bedrijf te werken. Tijdens de teambuilding kwam er een opmerkelijke reactie: Wij zijn best wel trots op Uw Bedrijf, misschien denk je dat omdat het bij jou niet zo is?. copyright ubeon business excellence 12/16

- - Er werd niet ontkend dat de uitstraling van Uw Bedrijf een update kan gebruiken. Website, logo, kantoor, kaartjes, documenten. Moeten eens onderhanden genomen, vinden velen. In de feedback enquête werd enkele keren de hoop uitgedrukt om met de uitkomsten van de teambuilding (inclusief MindSonar en enquête zelf) verder te werken. Zoals aangegeven zijn er heel wat teamleden die daar zelf willen aan meewerken. copyright ubeon business excellence 13/16

Conclusies Uw Bedrijf heeft een snelle groei doorgemaakt (van 7 naar ong. 20) op korte tijd. Dat is traditioneel een drempel die organisaties voor uitdagingen zet. De familiale waarden die voor CEO zeer belangrijk zijn, zullen een andere invulling moeten krijgen. In verband met communicatie en werkprocessen dient een aantal stappen gezet te worden. Niet iedereen kan nog alles doen en meteen van alles op de hoogte zijn. De fundamenten voor dit veranderingstraject zijn duidelijk aanwezig, maar niet oneindig rekbaar. Indien Uw Bedrijf wil groeien op een manier die tegelijk de zakelijke kant vrijwaart van grote schokken en, anderzijds, in lijn met de waarden die aangehaald werden zijn er enkele acties te ondernemen. Een overzicht van een voorstel daartoe vindt de lezer in volgend hoofdstuk. Met plezier zullen ik en mijn collega s daarbij ondersteuning bieden, mocht dat wenselijk zijn. copyright ubeon business excellence 14/16

Actieplan en aanbevelingen Doelstellingen De doelstelling van onderstaande aanbevelingen is: De periode van chaos zo snel mogelijk afsluiten en de Uw Bedrijfleiding en het team daarbij te ondersteunen. a. Expliciet de visie en de waarden binnen Uw Bedrijf formuleren. b. De uitstraling van Uw Bedrijf laten aansluiten op die waarden c. Interne processen, werkmethoden en communicatie verbeteren d. De cohesie verhogen en de retentie-risico s verlagen. e. Individuele ondersteuning bieden voor teamleden en leidinggevenden die daar nood aan hebben. Project Uw Bedrijf: team-ontwikkeling Uitstraling Evaluaties en communicatie Kennisdeling Individuele & Team Coaching Richting en Grenzen 1. Richting en grenzen geven - Met de waarden die hierboven beschreven staan en met de waarden en visie van Uw Bedrijf als input worden gesprekken opgestart om een gedragen waardenlijst te produceren. Hierbij besteden we specifiek aandacht aan de betekenis en de concrete invulling van de waarden. - Tegelijkertijd wordt met het management een duidelijk geformuleerde visie ontwikkeld over waar Uw Bedrijf voor staat en haar doelstellingen. 2. Kennis delen - De ontwikkeling van een gemeenschappelijke taal en werkwijze is belangrijk om de kennis effectief en efficiënt te kunnen delen. copyright ubeon business excellence 15/16

- Een projectmethode wordt opgesteld en uitgerold en een goed gestructureerde kennisbank wordt geïmplementeerd. 3. Evaluaties organiseren - Op regelmatige basis worden de mensen geëvalueerd. Dit kan kalendermatig (bvb. jaarlijks) en bij het einde van elk project. Er kan gediversifieerd worden op basis van functie. - Ook projectevaluaties vormen hier een sterk instrument met grote leereffecten. 4. Interne communicatie versterken - Voor een organisatie als Uw Bedrijf is het niet eenvoudig om de interne communicatie goed op gang te houden. Er wordt aanbevolen om minstens maandelijks een - Een tweede actie zou eruit kunnen bestaan om een zakelijk social media tool ter beschikking te stellen van de medewerkers. 5. Uitstraling Hierbij gaat het met name om de uitstraling naar de buitenwereld, klanten en prospecten. De elementen die hier in het oog springen en reeds genoemd zijn: - website en andere uithangborden - Logo - Stroomlijning schriftelijke communicatie (stationery, email templates, etc ) - Visitekaartjes - Kantoorruimte Persoonlijke trajecten: aanbevelingen 1. Meta-profiel coaching trajecten - Voor de mensen die een verdere coaching nodig vinden, wordt er een persoonlijk traject opgestart. - Een aantal vragen zal wellicht leven bij meerdere personen. In dergelijk geval worden groepssessies georganiseerd. - De coach zal overigens ook observaties houden van bvb. Vergaderingen of project-presentaties om bij te staan mocht zulks noodzakelijk zijn. 2. Coaching traject CEO Voor CEO is het belangrijk om de stap te maken naar een andere omgangsvorm met het team. Met de meta-profielen als basis en de wil om zelf mee te veranderen is er een vruchtbare grond voor een succesvolle transitie van ondernemersbedrijf naar een sterke, professionele en gestructureerde organisatie. copyright ubeon business excellence 16/16