Wijzigingen in het ECD na update versie

Wijzigingen in het ECD na update versie 2018.2 Inhoud Startscherm... 2 Overzicht weergave cliëntdoelen... 2 Aanmaken van vrijheidsbeperkingen... 3 Rapportage... 3 Wijzigingen in algemeen rapportagescherm... 3 Overdrachtsrapportage... 4 Rapportage niet zichtbaar op cliëntportaal... 5 Rapportage belangrijk voor evaluatie... 5 Evaluatie en ondertekening cliëntplan... 5 Vereenvoudigde werkwijze cliëntplanevaluatie... 5 Ondertekenen cliëntplan via cliëntportaal... 7 Handtekeningenblad toevoegen bij ondertekening cliëntplan... 7 Alert bij overschreden evaluatietermijn... 8 Rechtspositie van de cliënt... 8 Vrijheidsbeperkingen... 9 Duur van vrijheidsbeperking... 9 Cliëntportaal... 9 Bijlagen bij rapportage... 9 Evaluatie cliëntplan zichtbaar op cliëntportaal... 9 Afsluiten cliëntportaal na melding uit zorg... 9 Teamperiodes... 9 Gewijzigde weergave in schermen... 9

Startscherm De menublokken die op het startscherm van het ECD weergegeven waren, zijn vervangen door een nieuw startscherm, waarop allerlei handige informatie te vinden is. Denk daarbij aan overdrachtsrapportage, mededelingen, bijzonderheden van cliënten, etc. Ook wordt het scherm hierdoor sneller geladen dan voorheen. De menublokken die voorheen in het startscherm te zien waren, zijn gelijk aan de menu items links in het scherm. Door te klikken op de 3 streepjes onder elkaar links bovenin het scherm, komt er een beschrijving bij de pictogrammetjes. Door opnieuw op de streepjes te klikken, klapt het menu dicht en heb je meer ruimte op je scherm. Overzicht weergave cliëntdoelen Via Cliëntplan Cliëntdoelen en uitvoeringen, wordt er een overzicht van doelen en bijbehorende uitvoeringen getoond. Je kunt nu zelf kiezen welke weergave je daarbij prettig vindt. Je kunt kiezen uit de volgende mogelijkheden: - Lijstweergave: dit is de standaard weergave, zoals je nu ook al gewend bent. - Tegels: elk cliëntdoel wordt in een aparte tegel weergegeven, met de bijbehorende uitvoering. - Tijdlijn: de cliëntdoelen worden in een tijdlijn weergegeven in de standaardperiode van een jaar. Deze periode is aanpasbaar. Standaard opent de weergave op Lijstweergave. Hieronder de weergave met keuze voor Tegels en daaronder voor Tijdlijn: Wijzigingen n.a.v. release 2018.2 / oktober 2018 / RB / versie 1.0 Pagina 2 van 10

Aanmaken van vrijheidsbeperkingen Via het overzicht van cliëntdoelen en uitvoeringen kan een nieuwe uitvoeringstaak of vrijheidsbeperking aangemaakt worden. Voorheen kon je op een uitvoeringstaak aanvinken of deze vrijheidsbeperkend moet zijn. Vanaf deze versie van het ECD is dit niet meer mogelijk en moet een vrijheidsbeperking met de daarvoor bestemde knop apart aangemaakt worden (+ nieuwe maatregel). Rapportage Wijzigingen in algemeen rapportagescherm Het scherm van de rapportageweergave is aangepast. Je kunt nu snel kiezen uit een overzicht van alleen de cliënten waarvoor je verantwoordelijke bent, of voor een overzicht van alle cliënten bij het team. Ook is er een tabblad bijgekomen: Ontbrekende rapportages. Op een uitvoeringstaak kun je aangeven of er verplicht op gerapporteerd moet worden. Betreffende uitvoeringstaken zijn in dit overzicht terug te vinden, zodat je hier ook snel op kunt rapporteren en je een beter overzicht hebt van de verplichte rapportages. Onder de uitvoeringstaak staat ook aangegeven dat de rapportage verplicht is. Wijzigingen n.a.v. release 2018.2 / oktober 2018 / RB / versie 1.0 Pagina 3 van 10

In het startscherm, onder Let op, onderneem actie kun je een alert vinden, als er nog niet gerapporteerd is op de verplichte onderdelen. Door op deze alert te klikken, worden betreffende doelen of uitvoeringen getoond. Overdrachtsrapportage Op een rapportageregel kun je aangeven of deze bestemd is voor de overdracht en aan welke teams dit overgedragen moet worden. Het is nu mogelijk om dit per team in te stellen. Ook kun je in een oogopslag zien wie deze rapportageregel kan lezen, bv. de vertegenwoordiger via het cliëntportaal. De overdrachtsrapportage is ook zichtbaar op het startscherm van het ECD bij betreffend team. Wijzigingen n.a.v. release 2018.2 / oktober 2018 / RB / versie 1.0 Pagina 4 van 10

Rapportage niet zichtbaar op cliëntportaal Als er een rapportageregel geschreven is in het vak Aanvullende rapportage, niet tonen op cliëntportaal, dan kun je tijdens het lezen van de rapportage nu zien dat deze rapportageregel niet zichtbaar is op het cliëntportaal. Kies slechts in uitzonderlijke gevallen voor deze optie! Rapportage belangrijk voor evaluatie Op een rapportageregel kun je aangeven of deze belangrijk is voor de evaluatie. Na de update van 21 november is dit alleen nog mogelijk voor verantwoordelijken. Als je geen verantwoordelijke voor de cliënt bent, kun je dus ook niet aangeven dat betreffende rapportageregel belangrijk is voor de evaluatie. Evaluatie en ondertekening cliëntplan Vereenvoudigde werkwijze cliëntplanevaluatie Via Evaluatie Evaluatiekalender wordt het cliëntplan geëvalueerd. Deze werkwijze was altijd wat ingewikkeld en soms lastig te begrijpen. Dit is vereenvoudigd in deze nieuwe versie van het ECD. Na het openen van de cliëntplanevaluatie zijn er nu bovenin het scherm de 3 stappen te zien, die doorlopen moeten worden om een cliëntplan te evalueren. Deze 3 stappen worden hieronder uitgelegd: 1. Voorbereiding - In de voorbereiding van de evaluatie stel je een agenda op. Deze agenda kun je nu in het ECD vullen. Zie onderstaand voorbeeld. - Bij deelnemers geef je aan wie er aanwezig zijn bij de evaluatie. Hierbij kun je kiezen uit de betrokkenen bij de cliënt. Deze betrokkenen zijn te wijzigen via Cliëntgegevens betrokkenen. Er kunnen ook overige deelnemers toegevoegd worden met vrije tekst. Wijzigingen n.a.v. release 2018.2 / oktober 2018 / RB / versie 1.0 Pagina 5 van 10

- Bij planning geef je aan wat de datum van evalueren is en op welke datum de cliëntplanevaluatie zal plaats vinden. 2. Evaluatie Nu begint de eigenlijke evaluatie klik hiervoor bovenin het scherm op Evaluatie: Vervolgens kun je stap voor stap de onderdelen van het cliëntplan evalueren. 1. In het tabblad Rapportages (1) kun je alle rapportages teruglezen die vallen in de evaluatieperiode. Let erop dat standaard het vinkje aanstaat bij Alleen wat belangrijk is voor evaluatie. Wil je alle rapportages zien van deze evaluatieperiode, dan moet dit vinkje dus uitgezet worden. Vervolgens kun je als verantwoordelijke hier aanvinken wat belangrijk is voor de evaluatie. 2. In het tabblad Risico s (2) beoordeel je de risico s die van toepassing zijn bij de cliënt en geef je een nieuwe beoordelingsdatum. Het is handig om deze beoordelingsdatum gelijk te zetten met de beoordelingsdatum van de volgende evaluatie. 3. Op het tabblad cliëntdoelen (3) evalueer je de cliëntdoelen. Heb je op de rapportageregels bij dit cliëntdoel aangegeven dat deze belangrijk zijn voor de evaluatie, dan kun je deze hier terugvinden in het scherm van de evaluatie (tabblad rapportages). Het cijfertje geeft aan hoeveel rapportageregels belangrijk zijn voor de evaluatie van dit doel. 4. Op het tabblad Ondersteuningsafspraken (4) (alleen van toepassing voor Siloah) evalueer je de ondersteuningsafspraken. Let op dat je niet doorwerkt in de evaluatie van de vorige evaluatieperiode, maar start per evaluatieperiode een nieuwe evaluatie! Anders komt de tekst van deze evaluatie niet mee in de afdruk van de totale evaluatie. 5. Op het tabblad Vrijheidsbeperkingen (5) evalueer je (indien van toepassing) de vrijheidsbeperkingen. Als je klaar bent met evalueren, zet dan het vinkje aan bij afgerond. Daarmee geef je aan dat je klaar bent met de evaluatie van deze vrijheidsbeperking voor deze periode. 3. Afronding Als laatste klik je bovenin het scherm op Afronding. Je schrijft een algemene conclusie en benoemt eventueel gemaakte afspraken. Vervolgens klik je rechts bovenin het scherm op afdrukken. Daarmee wordt de volledige evaluatie, inclusief agenda en deelnemers, afgedrukt. Deze afdruk kun je laten ondertekenen en uploaden bij de evaluatie. Je kunt de evaluatie pas afronden, als er een ondertekende evaluatie is toegevoegd. Eerder kan de evaluatie niet afgerond worden (zie onderstaande afbeelding). Wijzigingen n.a.v. release 2018.2 / oktober 2018 / RB / versie 1.0 Pagina 6 van 10

Ondertekenen cliëntplan via cliëntportaal Bij het aanbieden van een cliëntplan ter ondertekening via het cliëntportaal wordt er automatisch een email gestuurd aan degene die het cliëntplan moet ondertekenen. Zo krijgt deze persoon een herinnering en hoeft de eerste verantwoordelijke hiervoor geen verdere vervolgacties meer te ondernemen. (i.v.m. privacy is de naam van de persoon in onderstaand voorbeeld onzichtbaar gemaakt). In het startscherm van het ECD, onder Let op, onderneem actie, is een alert te zien dat er cliëntplanafdrukken geaccordeerd moeten worden. Deze melding is ter info, zodat je vanuit het startscherm kunt zien wie er nog moet ondertekenen via het cliëntportaal. Door te klikken op de alert, worden de details getoond. Handtekeningenblad toevoegen bij ondertekening cliëntplan Als een cliënt(vertegenwoordiger) schriftelijk akkoord geeft op een cliëntplan, dan is het vanaf nu verplicht om een handtekeningenblad te uploaden als een cliëntplan vastgelegd wordt. Zonder handtekeningenblad kan voor het cliëntplan geen akkoord gegeven worden. Het ECD geeft daarbij ook een melding: Het handtekeningenblad kun je nu apart downloaden door te klikken op de blauwe hyperlink achter Handtekeningenblad, op het tabblad begeleidingsplan accorderen. Zie onderstaande afbeelding. Wijzigingen n.a.v. release 2018.2 / oktober 2018 / RB / versie 1.0 Pagina 7 van 10

Alert bij overschreden evaluatietermijn Via Evaluatie Evaluatiekalender kun je een lijst van uit te voeren evaluaties inzien. Als de periode van evaluatie verstreken is, dan is dit nu zichtbaar op de evaluatie met een oranje driehoekje. In onderstaande afbeelding is te zien dat de evaluatie uiterlijk op 18-07-2018 plaats had moeten vinden. Rechtspositie van de cliënt De rechtspositie van de cliënt wordt vanaf nu afgeleid van de keuze bij de wettelijk vertegenwoordigers. Als een cliënt een curator heeft, dan staat de cliënt blijkbaar onder curatele. Je kunt dit aanpassen via Cliëntgegevens betrokkenen, tabblad Familie & Vrienden. Na het klikken op de naam van een relatie, kun je in het rechterdeel van het scherm aangeven wat de rechtspositie is en hier een bijlage toevoegen. Wijzigingen n.a.v. release 2018.2 / oktober 2018 / RB / versie 1.0 Pagina 8 van 10

Vrijheidsbeperkingen Duur van vrijheidsbeperking Je kunt nu vastleggen hoe lang een vrijheidsbeperking is toegepast. Dat kan in een rapportageregel of in een incidentmelding. Cliëntportaal Bijlagen bij rapportage Als er een bijlage toegevoegd is aan de rapportageregel, is dit nu ook inzichtelijk voor de gebruikers van het cliëntportaal. Als er meerdere bijlagen zijn, dan worden deze onder elkaar getoond. Evaluatie cliëntplan zichtbaar op cliëntportaal De gebruiker van het cliëntportaal kan nu het verslag van de afgeronde evaluatiebijeenkomsten inzien en downloaden. Afsluiten cliëntportaal na melding uit zorg Als een cliënt uit zorg gemeld wordt, dan wordt het cliëntportaal in het vervolg ook op deze datum afgesloten en is daarmee niet meer toegankelijk voor de gebruikers. Het account zal enkele dagen daarna opgeruimd worden door de applicatiebeheerder. Mocht het toch gewenst zijn dat het cliëntportaal ook na de datum uit zorg beschikbaar blijft voor de gebruikers, stuur hiervoor dan een verzoek aan helpdesk@sirjon.nl. Teamperiodes Gewijzigde weergave in schermen Op het scherm van de teamperiode kan de productie van een periode voor akkoord worden gegeven. Voorheen kon dat alleen met een exceloverzicht. De inhoud van het exceloverzicht is nu gelijk zichtbaar gemaakt met behulp van verschillende tabbladen. Het soort team bepaald welke tabbladen er getoond worden. De tabbladen bij een team van dagbesteding kunnen dus anders zijn als bij een team van thuiszorg. Wijzigingen n.a.v. release 2018.2 / oktober 2018 / RB / versie 1.0 Pagina 9 van 10

1. Op het tabblad Presentie dagbesteding (1) wordt voortaan in een overzicht gelijk getoond wie er aanwezig is en wie niet. De aan- of afwezigheid kan ook op dit scherm gewijzigd worden door met de rechtermuisknop te klikken op de presentiecel en te kiezen voor Afspraken annuleren Na het annuleren krijgt de afspraak een oranje kleur, zodat gelijk te zien is dat de cliënt afwezig is. Door met de rechtermuisknop te klikken op dit oranje vakje, kan de afspraak gedeannuleerd worden. 2. Op het tabblad Vervoer (2) wordt getoond wat er van toepassing is voor vervoer. Als je er met je muis op gaat staan, dan zie je in de hinttekst nog meer toelichting. 3. Op het tabblad Urenverantwoordingen (3) kun je in een oogopslag terugzien hoeveel uren er op deze dag bij deze cliënt zijn geregistreerd en is er een totaaltelling voor de hele maand. Als er nog dagstaten gefiatteerd moeten worden, komt er links bovenin het scherm een melding, met een doorverwijzing, waarmee je rechtstreeks op de dagstaat uitkomt. 4. Via Rapport & Accorderen (4) kom je in het oude scherm uit, waar alsnog een rapport van de teamperiode gemaakt kan worden en waar ook akkoord gegeven kan worden op de totale periode. Wijzigingen n.a.v. release 2018.2 / oktober 2018 / RB / versie 1.0 Pagina 10 van 10