Het doel van de sollicitatiebrief is uitgenodigd te worden voor een gesprek. De brief (van brevis wat kort betekent) moet daarom informatief zijn en de belangstelling opwekken van de selecteur om nader met je kennis te maken. Een simpele formule die in de marketingcommunicatie zijn waarde heeft bewezen is de zogenaamde AIDA-formule. A = Attention I = Interest D = Desire A = Action Een goede brief trekt meteen de aandacht (A) van de lezer, die zijn belang herkent in hetgeen je aan de orde stelt (I). Dit zal het verlangen (D) oproepen om je te spreken en vervolgens zal de ontvanger stappen ondernemen om met je in contact te komen (A). Ga ervan uit dat je één minuut de tijd krijgt om bij de lezer AIDA te realiseren. Bij sollicitatiebrieven is een onderscheid te maken tussen de gerichte sollicitatiebrief en de open sollicitatiebrief. Gerichte sollicitatiebrieven schrijf je naar aanleiding van een vacature. Open sollicitatiebrieven schrijf je naar bedrijven waar je zou willen werken zonder dat je weet of er vacatures zijn. In een sollicitatiebrief zijn drie gedeelten te onderscheiden: 1. De inleiding 2. Het middenstuk 3. De afsluiting ad. 1. De inleiding In de inleiding schrijf je om welke vacature het gaat en in welk medium van welke datum je de advertentie hebt gelezen. Ook geef je aan geïnteresseerd te zijn in de functie. Soms heb je over een vacature telefonisch contact gehad met iemand van het betreffende bedrijf. In dat geval is het goed om iets over dit contact te vermelden. Bij een open sollicitatiebrief geef je in de inleiding aan dat je op zoek bent naar een andere functie en waarom je het betreffende bedrijf een brief schrijft. Misschien heb je in de krant gelezen dat het bedrijf gaat uitbreiden of heb je via een kennis vernomen dat dit bedrijf zich gaat specialiseren in een bepaalde richting waarin juist jouw ervaring ligt. December 2009 1
ad. 2. Het middenstuk In de kern van de brief noem je jouw redenen om te solliciteren. Geef duidelijk en nauwkeurig aan waarom de functie en het bedrijf je zo interesseren. Ga kort in op de gestelde functie-eisen (zeker als niet alle eisen worden gedekt door je CV). Schrijf over je studie, je ervaring, je kwaliteiten en je interesses wanneer deze zaken van toepassing zijn op de functie. Herhaal echter niet je hele CV. Het is belangrijk om informatie te verzamelen over het bedrijf, de functie en de werkzaamheden omdat je daarop in je brief moet inspelen. Open sollicitatie: geeft zo concreet mogelijk aan wat je zoekt en wat je voor het bedrijf kunt betekenen. ad. 3. De afsluiting Geef in de laatste zin aan dat je graag uitgenodigd wilt worden voor een sollicitatiegesprek. In de afsluiting verwijs je ook naar je bijgevoegde CV. Open sollicitatie: idem als bij gerichte sollicitatiebrief. December 2009 2
Opzet van een sollicitatiebrief Naam bedrijf Afdeling T.a.v.: titel, voorletters, naam (voorvoegsel met kleine letter) Functie Adres (straat, postcode, woonplaats) Plaats, datum Geachte mevrouw Hoofdletter / heer Van Hoofdletter, Deel 1: Inleiding Aanleiding voor sollicitatie en belangstelling Vermeldt naam contactpersoon Deel 2: Middenstuk Motivatie voor de functie Inhaken op de eisen die het bedrijf aan de functionaris stelt of op de bijzonderheden uit de advertentie. Deel 3: Afsluiting Slotzin Verwijzing naar bijlagen Hoogachtend, Handtekening Naam Adres (straat, postcode, woonplaats) Telefoonnummer Bijlage: Curriculum Vitae December 2009 3
Tips voor het schrijven van een sollicitatiebrief Vertel in maximaal twee pagina s iets over jezelf als persoon en waarom jij denkt dat je de beste kandidaat bent voor de baan Maak zoveel mogelijk gebruik van actieve zinnen De sollicitatiebrief is meestal het eerste contact met het bedrijf waar je solliciteert. Zorg daarom dat je hiermee een goede indruk maakt. Laat het geheel er verzorgd en netjes uitzien. Staat er in de advertentie geen naam van de geadresseerde vermeld, bel dan het bedrijf en vraag aan wie de brief gericht kan worden. Een persoonlijke adressering is te verkiezen boven het onpersoonlijke Afdeling Personeelzaken. Alleen wanneer daar uitdrukkelijk om gevraagd wordt, is het nodig om de brief met de hand te schrijven. Met je brief roep je een beeld van jezelf op bij de lezer. Het is belangrijk dat dit een waarheidsgetrouw beeld is. Vermeld dus geen onwaarheden en zorg dat je in een eventueel gesprek kunt waarmaken wat je hebt geschreven. Breng goed onder woorden wat je motivatie is: waarom dat bedrijf, waarom die functie en waarom jij? Gebruik geen negatieve woorden als helaas, hoewel, ondanks etc. Dus niet: ondanks het feit dat ik op dit moment een goede baan heb, solliciteer ik hierbij toch. of Hoewel ik niet helemaal aan de functie-eisen voldoe. Dit soort nuanceringen kun je gewoon weglaten. Let erop dat de sollicitatiebrief in foutloos Nederlands is geschreven. Geef een brief iets eigens mee: kopieer niet klakkeloos de standaardbrieven van internet. Maak het niet te zakelijk, maar ook niet te familiair. Vermijd clichés als teamplayer, communicatief, creatief, flexibel. Toon zelfvertrouwen, geen wensen of hopen. Vermijd afkortingen of verklaar ze als je ze gebruikt. Wanneer je iemand aanspreekt met u of mijnheer gebruik dan geen hoofdletter. Natuurlijk wel als dat woord aan het begin van de zin staat. December 2009 4
Lees de brief hardop aan jezelf voor, dan hoor je meteen waar de tekst eventueel nog aangepast kan worden. Laat de brief daarna ook nog door iemand anders lezen. Er is geen standaardbrief, d.w.z. als je een brief voor een bepaalde functie in een bepaald bedrijf hebt geschreven kun je die niet gebruiken voor een andere functie in een ander bedrijf. Schrijf steeds een nieuwe brief die goed past bij de functie, de functie-eisen en het bedrijf (bij de informatie uit de advertentie). Zorg voor een overzichtelijke indeling van het papier. Begin met een nieuw onderwerp in een nieuwe alinea. Wees duidelijk en to the point. Gebruik afwisselend korte en langere zinnen. Dat verhoogt de muzikaliteit van je brief. Houd tussenzinnen kort en plaats ze tussen komma s. Bewaar een kopie van je sollicitatiebrief en bijgevoegde documenten zodat je later precies weet wanneer je wat aan wie hebt geschreven. Stuur - indien gevraagd - nooit originele diploma s, cijferlijsten, getuigschriften e.d. op, maar altijd een kopie. December 2009 5