Het Bloso werft aan in statutair dienstverband via horizontale mobiliteit binnen de Vlaamse overheid 1 AANKOOPVERANTWOORDELIJKE - JURIST (M/V) Afdeling: Beleidsdomein Niveau: Graad: Standplaats: Algemene afdeling Cultuur, Jeugd, Sport en Media A Adjunct van de directeur Arenberggebouw, Arenbergstraat 5, 1000 Brussel 1 ALGEMENE FUNCTIECONTEXT Bloso voert als agentschap binnen het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media het sportbeleid van de Vlaamse Regering uit en is dus één van de diensten van de Vlaamse overheid. De hoofdzetel is gevestigd in Brussel, maar Bloso beschikt in Vlaanderen eveneens over dertien Bloso-centra en vijf provinciale Bloso-promotiediensten. Het Bloso is een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid. Aan het hoofd van het Bloso staat een administrateur-generaal, bijgestaan door een algemeen directeur. Het agentschap bestaat uit drie generieke en zes functionele afdelingen. Naast ondermeer het aanbieden en erkennen van trainersopleidingscursussen (sportkaderopleidingen), de subsidiëring van de Vlaamse sportfederaties en van gemeenten en provincies (lokaal Sport voor Allen-beleid), de uitvoering van het Vlaams topsportbeleid, en het beheer en de exploitatie van de dertien Bloso-centra, is ook het promoten van Sport voor Allen, een decretaal vastgelegde kernopdracht van het Bloso. Binnen Bloso is er een uitgebouwde sportinfrastructuurafdeling, die de projecten in de Bloso-centra uitvoert en/of opvolgt. Deze afdeling verleent ook adviezen inzake sportinfrastructuur aan andere Vlaamse actoren. 2 SPECIFIEKE FUNCTIECONTEXT De algemene afdeling staat in voor de horizontale dienstverlening binnen het Bloso en omvat onder meer een juridische cel, een informaticacel en een cel internationale betrekkingen. Deze afdeling ressorteert rechtstreeks onder de leiding van de algemeen directeur. Als aankoopverantwoordelijke rapporteer je met betrekking tot het aankoopbeleid van Bloso rechtstreeks aan de algemeen directeur. 1
3. INHOUD VAN DE FUNCTIE Als aankoopverantwoordelijke vervul je een coördinerende rol in de aankoop van alle facilitaire goederen en diensten op het hoofdbestuur en in de buitendiensten (Bloso-centra en Bloso-promotiediensten). In samenspraak met de verantwoordelijke aankopers van elke afdeling werk je uniforme richtlijnen uit, stroomlijn je de bestaande procedures, onderzoek je waar efficiëntiewinsten en/of betere financiële voorwaarden kunnen bereikt worden en sta je in voor de correcte toepassing ervan. Je evalueert op regelmatige basis het aankoopbeleid van Bloso en stuurt bij waar nodig. Je voert deze opdracht uit met het oog op een realistische kostenbeheersing, steeeds binnen de marges van de toegekende kredieten. Alle aankopen worden jaarlijks statistisch verwerkt per afdeling. Als jurist heb je een goede kennis van de wetgeving op overheidsopdrachten en ervaring in de praktische toepassing ervan. Deze functie omvat de ondersteuning bij, de uitwerking van procedures/interne richtlijnen en de interne controle van alle overheidsopdrachten binnen het Bloso. Naast de opvolging van raamcontracten, behoort ook adviesverlening aan derden in het kader van specifieke dossiers zoals bijvoorbeeld PPS-projecten, tot je takenpakket. Op termijn ligt een uitbreiding van het takenpakket tot het globaal facilitair management van het Bloso binnen de mogelijkheden. Resultaatgebieden 1. Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Evalueren van de huidige dienstverlening Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Uitvoeren van (probleem)analysen Analyseren van ad hoc vragen en problemen 2. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse, het definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein, teneinde de de organisatie op de best mogelijke manier juridisch te ondersteunen. Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening Akkoord bereiken rond de dienstverlening De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren Actieplan opstellen, werkmethode definiëren Definiëren van langere termijnplanning Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort De verschillende Bloso-afdelingen ondersteunen bij de toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten en hen begeleiden bij het voeren van een gecoördineerd aankoopbeleid Aankoopbeleid implementeren (coördineren van aanbestedingen, offertevragen, opvolgen raamcontracten, bestellingen) 2
Uitwerken van procedures ten behoeve van de andere afdelingen en aankopers van het Bloso 3. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken, in nauw overleg met verschillende Bloso-afdelingen teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Innovatieve ideeën ontwikkelen Meewerken aan projecten Uitwerken van procedures en richtlijnen Ontwikkelen van opleidingen 4. Adviesverlening Het verstrekken van interne en externe adviezen vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Antwoorden op vragen van klanten Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Gebruikers adviseren over interpretatie van regelgeving Management adviseren over thema s die te maken hebben met het functionele domein Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Pro-actief knelpunten signaleren 5. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Bewaken van correcte toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Input leveren voor management rapportering Toezien op naleving van kwaliteitsnormen Evalueren van klanttevredenheid Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie 6. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening binnen de eigen organisatie en naar derden teneinde hen te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. De dienstverlening pro-actief kenbaar maken Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt Feedback vragen over de geleverde dienstverlening 3
7. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen en tendensen Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied 8. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Adviseren, controleren en bijsturen van projecten Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Projecten plannen, coördineren en (bege)leiden Deelnemen aan cross functionele projectgroepen Je rapporteert rechtstreeks aan de algemeen directeur. 4 JE COMPETENTIEPROFIEL 4.1 DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je hebt een master Rechten; Je bent reeds tewerkgesteld als statutair adjunct van de directeur binnen de diensten van de Vlaamse overheid die onder het VPS vallen OF Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie in rang A1 binnen de diensten van de Vlaamse overheid die onder het VPS vallen en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte Je beschikt over minimaal 3 jaar relevante beroepservaring inzake de praktische toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten en/of facilitair management. 4.2 JE VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Goede kennis van de wetgeving overheidsopdrachten en de praktische toepassing ervan Basiskennis van facilitair management Kennis van overheidsbegroting en boekhouding (of bereid zijn deze op korte termijn te leren) 4.3 JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen 4
Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Helpt anderen en pleegt overleg - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen 5
- Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Probleemanalyse (analytisch denken) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie Legt verbanden en ziet oorzaken - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Oordeelsvorming (synthetisch denken) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is - Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese - Betoont een gezonde kritische ingesteldheid - Weegt alternatieven tegen elkaar af - Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel) - Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht - Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren - Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken - Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd - Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden Organisatiesensitiviteit Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen entiteit - Maakt gebruik van expertise binnen de eigen entiteit - Neemt geen beslissing zonder het effect op andere delen van de eigen entiteit te hebben ingeschat - Is op de hoogte van gebeurtenissen in de verschillende delen van de eigen entiteit en houdt daar op voorhand rekening mee 6
- Betrekt andere diensten binnen de eigen entiteit bij overleg en besluitvorming - Onderkent de invloed en gevolgen van eigen beslissingen op andere entiteiten binnen de eigen entiteit Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen - Richt zich tot zijn gesprekspartner - Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is - Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen - Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet - Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ) - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft leesbare teksten ) - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen Visie (Conceptueel denken) De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context - Schat de ruimere consequenties van de eigen acties, voorstellen en beslissingen correct in - Kan disciplineoverschrijdend denken (bv. bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten, gebruikt informatie uit andere domeinen) - Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden - Maakt zich los van de dagelijkse problematiek, neemt de tijd om vooruit te denken en geeft de grote lijnen aan 5 WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING SOLLICITEREN KAN TOT EN MET 28 JULI 2014. Vul uiterlijk op maandag 28 juli 2014 het standaard-cv in op www.jobpunt.be. Ga via de knop bekijk onze jobs naar de vacature. Klik rechts onderaan op solliciteer nu en vul het standaard-cv in. Bij je eerste aanmelding, dien je je eerst te registeren. Je vindt hier ook een uitgebreide functiebeschrijving. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als je tijdig solliciteert via het online standaard-cv op www.jobpunt.be 7
6 VERLOOP VAN DE SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-screening De eerste selectie gebeurt aan de hand van het door jou ingevulde standaard-cv en op basis van de formele diploma- en ervaringsdeelnemingsvoorwaarden. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. 6.2. Voorselectie Indien er meer dan 8 kandidaten geschikt bevonden worden op basis van de cv-screening kan er een voorselectie (een case) georganiseerd worden. Geschikt bevonden kandidaten worden toegelaten tot de volgende stap in de selectieprocedure m.n. het diepteinterview. De voorselectie kan plaatsvinden begin augustus (timing onder voorbehoud). Deze selectiefase is eliminerend. 6.3. Jurygesprek In dit gedeelte wordt via een diepteinterview gepeild naar de vaardigheden, de motivatie en de interesse, de attitude, de werkervaring en de vaktechnische kennis. Dit gedeelte is eliminerend. Je krijgt een beoordeling niet voldoende of voldoende. Het jurygesprek vindt plaats in de week van 18 augustus 2014 (timing onder voorbehoud). Rekening houdend met dit jurygesprek en de resultaten van de volledige selectieprocedure kiest de administrateur-generaal de meest geschikte kandidaat voor de functie. 7 ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft Je krijgt ruime mogelijkheden inzake vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal Relevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige kan verloond worden, met een maximum tot 20 jaar. Je aanvangssalaris met 3 jaar relevante ervaring is minimaal 39 775.73 euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 3 314.64 euro Je eerste twaalf maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing als je als Vlaams vastbenoemd ambtenaar al in de graad van adjunct van de directeur werkt De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan 8
8 INFO Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Paul Rowe, Algemeen directeur Tel. : 02 209 47 14 E-mail : paul.rowe@bloso.be Website: www.bloso.be Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen via het emailadres personeel@bloso.be. Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden kun je terecht op de website http://www.werkenvoorvlaanderen.be 9