CONVOCATIE ALGEMENE LEDENVERGADERING Het bestuur van ALTA nodigt de leden uit tot het bijwonen van de Algemene Ledenvergadering in het clubhuis aan de Mr. Th. Heemskerklaan op dinsdag 11 oktober 2011 om 20.00 uur. De notulen van de ALV van 17 maart 2011, alsmede het definitieve ontwerp van de architect en de financiële meerjarenraming en het definitieve voorstel voor besluit zoals geagendeerd bij punt 6 staan tenminste 2 weken vóór de ledenvergadering op de ALTA-website. AGENDA 1. Opening 2. Ingekomen stukken en mededelingen van het bestuur 3. Vaststelling notulen van de Algemene Ledenvergadering van 17 maart 2011 (zie ook blz. 5 t/m 9 van Service no. 3 2011) 4. Installatie dhr. B-J. van Geijtenbeek als lid van de Bouwcommissie 5. Verbouwing clubhuis - Inleiding/achtergrond noodzaak verbouwing - Toelichting ontwerp architect - Toelichting kosten verbouwing clubhuis - Toelichting financiering verbouwing clubhuis (subsidie en financiële meerjarenraming) 6. Besluitvorming m.b.t. verbouwing clubhuis, kosten verbouwing clubhuis en wijze van financiering 7. Voorlopig financieel verslag van de penningmeester over 2011 en voorlopige begroting 2012 8. Vaststelling contributie 2012. Het bestuur stelt voor om de contributie in 2012 niet te verhogen en derhalve vast te stellen op: 225 voor seniorleden, 123 voor juniorleden en 70 voor minileden. 9. Uitloting premieobligaties 10. Resultaat vertrouwenscommissie 11. Rondvraag 12. Sluiting
ALGEMENE LEDENVERGADERING ALTA De verbouwing van ons clubhuis: wat vooraf ging door Chris Frowein Op de ALV van 11 oktober a.s. is het belangrijkste agendapunt het besluiten over de verbouwing van ons clubhuis. In dit artikel geef ik een overzicht van de historie van dit hele project en een toelichting op de werkwijze en keuzes die gaandeweg zijn gemaakt. Waarom is deze verbouwing nodig? De belangrijkste reden waarom we aan dit project zijn begonnen, is de ouderdom van het clubhuis. Dat is al 28 jaar oud, zonder dat er nu heel veel aan onderhoud en vernieuwing is gedaan. Die leeftijd toont zich op vele plaatsen. Niet in het minst vanwege de rioollucht die ons nu al jarenlang teistert en waarvoor geen oplossing kan worden gevonden. Ook is het dak lek. Daarnaast hebben we een aantal praktische wensen: Een mindervalidentoilet, wat tegenwoordig een maatschappelijke verantwoordelijkheid is. Een afgescheiden vergaderruimte voor commissies en andere gezelschappen. Het kunnen afsluiten van de horeca tijdens rustige uren, maar toch toegankelijkheid van sanitaire voorzieningen voor tennissers. Een eis die vooraf is opgelegd is dat het geheel contributieneutraal moet zijn, ook als ons ledental iets zou teruglopen (we zitten nu aan ons maximum). De stappen tot nu toe Het vorige bestuur is in 2009 begonnen. Een programma van eisen is opgesteld, al was dat summier. Hierbij zijn ook de richtlijnen van de KNLTB als uitgangspunt genomen. Met hulp van een ontwerper en bouwkostenadviseur is een eerste verkenning uitgevoerd en zijn plannen gemaakt. In de loop van 2010 is het bestuur van koers gewijzigd. Het project is toen vooral uitgevoerd door John Derks, die een nieuwe architect (VAB) in de hand nam en de plannen ontwikkelde zoals die in de Service van november 2010 zijn verschenen. De architect gaf ook een eerste schatting van de bouwkosten af. In het voorjaar van 2010 is een subsidieaanvraag bij de gemeente ingediend, in het kader van de zogenaamde 1/3-regeling. Deze aanvraag is door de gemeente afgewezen, omdat die incompleet was. De ALV s waren nogal hectisch op dit punt. Tijdens de ALV van november 2010 trad John Derks af en is ad hoc besloten een bouwcommissie in te stellen onder voorzitterschap van Gezinus Kappe. Deze commissie is feitelijk in januari 2011 met haar werkzaamheden begonnen. Begin 2011 heeft het oude bestuur o.b.v. een drietal offertes gekozen voor aannemer Stegeman. En tevens voor het werken in bouwteamverband. Dit houdt in dat de aannemer een volledig transparante begroting opstelt, waarmee hij ons in staat stelt op elke post te sturen. Voor renovaties is dit een gebruikelijke constructie. Aannemer Stegeman heeft kort daarna een gedetailleerde kostenraming opgesteld van 381.000,- (inclusief btw), beduidend hoger dan de schatting van de architect. Een nieuw bestuur Na de ALV van 17 maart 2011 trad een volledig nieuw bestuur aan. Tijdens die ALV is besloten om de leden meer te betrekken bij het bouwproject. Dat is vormgegeven middels de ideeënbus in het clubhuis en de informatieavond op 25 augustus jl. (zie verslag en presentatie op de ALTA-website). Veel meer bleek helaas niet mogelijk, want er was haast geboden. De subsidieaanvraag bij de gemeente moest namelijk voor 1 mei zijn ingediend. Ondanks de vele vragen die we als nieuwe (en op dit punt onwetend) bestuur bij het hele voortraject hadden, besloten we dat vanwege deze deadline en vanwege het steeds meer lekkende dak de verbouwing komende winter moet plaatsvinden. Uitstel was geen optie meer. Wel zijn we als bestuur vanaf dag 1 intensief met de bouwcommissie opgetrokken, o.a. door in een gezamenlijke brainstormsessie (ook met architect en aannemer) het programma van eisen aan te scherpen. Dat heeft geleid tot een ontwerp binnen de bestaande grenzen van het gebouw. Subsidie Zoals hierboven gemeld is dit onze laatste kans op subsidie van de gemeente, omdat de regeling gaat verdwijnen. In deze tijden van bezuinigen zal daar niet iets anders voor in de plaats komen. We hebben noodge-
ALGEMENE LEDENVERGADERING ALTA dwongen het plan ingediend zoals dat in de Service van november 2010 is gepubliceerd, dus het plan met uitbouw en opbouw. De stand van zaken op dit moment is: - De gemeente heeft onze aanvraag in behandeling genomen. De aanvraag was dus correct en compleet, in tegenstelling tot die van vorig jaar. - De gemeente vindt de opbouw met een bestuurskamer en dakterras te luxe en vroeg ons de plannen op dit punt aan te passen. Nu hadden we dat toch al gedaan, dus dat kwam goed uit. - Het lijkt erop dat de aanvraag wordt gehonoreerd. Zekerheid hebben we pas na 27 september als het college van B&W erover besloten heeft. - Bij goedkeuring kunnen we een bedrag van ongeveer 50.000 subsidie krijgen. Waarom dit ontwerp? Zoals gezegd kiezen we voor een nieuw ontwerp binnen de bestaande muren van het gebouw. Hieraan liggen twee redenen ten grondslag. Ten eerste komen we in het clubhuis nooit ruimte te kort, het is er zelden vol. Ook zal het ledenaantal niet meer sterk stijgen zolang we geen extra banen kunnen aanleggen. Ten tweede vinden we het financiële risico van een investering boven 350.000,- te groot. Dit is al een fors bedrag, waarvan we de lasten binnen de bestaande begroting kunnen opvangen, zonder dat we onszelf helemaal klem zetten. Denk aan mogelijk andere grotere uitgaven of een afnemend ledenaantal. Wat krijgt u als lid voor deze forse investering? Helaas veel dat onzichtbaar is, zoals een volledig nieuwe water- en elektriciteitsinstallatie en een nieuw dak. Zichtbaar zullen in ieder geval beneden de vernieuwde sanitaire ruimten zijn. Boven zal vooral opvallen dat die onhandige trap verplaatst is naar een hoek van het gebouw, zodat de ruimte groter zal lijken. In plaats van een tent op het terras zullen we een overkapping van een deel van het terras krijgen, met daarin zowel binnen als buiten een loungehoek met haard. De huidige wedstrijdleidingruimte wordt vergroot en omgebouwd tot vergaderzaal. De constructie met vouwwand in de ene hoek en klein kantoor in de andere is inmiddels uit kostenoogpunt vervallen. De elders in deze Service opgenomen plattegrond is op dit punt dus al weer achterhaald, maar we hebben nog geen nieuwe tekening. Recent zijn we overgegaan op een nieuwe bierleverancier, te weten Heineken. Heineken levert ook een binnenhuisarchitect die een nieuwe bar en inrichting van het clubhuis ontwerpt. Dat resultaat zien we binnenkort en zal op de ALV kunnen worden getoond (inclusief begroting). Het clubhuis zal daarmee een heel andere sfeer krijgen. Wat gaat het kosten en kunnen we het betalen? De exacte kosten zijn op dit moment nog niet bekend. Deze week (ik schrijf dit op 16 september) heeft de aannemer zijn offerte ingediend, inclusief de onderaannemers. Die hebben we uitgebreid met hem doorgenomen, waarbij we aangegeven hebben dat we die te hoog vinden. We hebben hem als huiswerk meegegeven om met een fors lager voorstel te komen en daar zijn ook suggesties voor gedaan. We hebben goede hoop dat dit gaat lukken, zonder dat we veel aan functionaliteit inleveren. Daarnaast weten we ook nog niet wat de inrichting op de bovenverdieping gaat kosten, daarvoor krijgen we volgende week een eerste voorstel. In ieder geval zullen we tijdens de ALV een volledige calculatie kunnen presenteren. Ook weten we dan of we subsidie van de gemeente krijgen. Het bestuur heeft in ieder geval een grens gesteld aan de beschikbare middelen, namelijk de hypotheek van 350.000 die we van de bank kunnen krijgen. Meer mag het niet worden, om de redenen zoals boven toegelicht. Dan kunnen we het betalen zonder onszelf snel in de problemen te brengen. Wanneer gaat het gebeuren? Als we op 11 oktober tot deze verbouwing besluiten, dan kan de aannemer half november starten met de bouw. Hij is dan uiterlijk 1 april 2012 klaar, op tijd voor het nieuwe seizoen. Het is van belang dat we dit cruciale besluit met zo veel mogelijk mensen nemen, het gaat om een groot belang en veel geld. Ik hoop dat we velen van u tijdens de ALV mogen begroeten.
ALTA CLUBHUIS IMPRESSIE
ALTA CLUBHUIS IMPRESSIE